Порядок составления и оформления документов в РФ
Методическое пособие - Юриспруденция, право, государство
Другие методички по предмету Юриспруденция, право, государство
ия. Направление писем-подтверждений относится к обязательной части деловых отношений, т.к. позволяет снять вопрос с контроля. Ниже приведен образец письма-подтверждения.
Текст письма-напоминания сообщает о приближении, ускорении или истечении срока исполнения, какого-либо действия, мероприятия, события.
Письмо направляют адресату тогда, когда не удается получить ответ с помощью личного контакта или телефонных переговоров.
Текст письма-напоминания сообщает о приближении, ускорении или истечении срока исполнения, какого-либо действия, мероприятия, события.
Письмо направляют адресату тогда, когда не удается получить ответ с помощью личного контакта или телефонных переговоров.
В тексте гарантийного письма адресату дают гарантии, оплаты выполненной работы или предоставление каких-либо услуг (работы, помещения, жилья и т.п.).
В письме организация-адресант берет на себя определенные обязательства, поэтому письмо имеет правовую силу.
Письма-претензии обычно посылают предприятия-покупатели в адрес нерадивой организации-поставщика.
В тексте указывают требования и претензии заявителя, обосновывают эти требования и, если необходимо, указывают подробный расчет суммы, которую заявитель просит ему перечислить.
Текст письма-ответа зависит от инициативного документа. Ответа посылают на письма, запросы, просьбы, обращения, предложения, требования.
Письмо-ответ должно содержать ссылку на индекс и дату инициативного (входящего) письма, на который дается ответ: "На №______ от __". Если инициативное письмо поступило от частного лица, в ссылке указывают дату поступления входящего документа.
В тексте излагают решение, принятое по инициативному документу: отказ от предложения, выполнение просьбы, ответ на запрос. Ответ должен быть изложен в конкретной, четкой форме. Если в письме содержится отказ, он должен быть хорошо аргументирован.
Письмо иностранному партнеру должно иметь четкую структуру. Размер полей на бланке по 1 дюйму (2.54 мм). Реквизиты на нем располагают в следующем порядке.
- Документы, создаваемые в процессе подготовки совещаний. Составление и оформление протокола
Среди основных документов для подготовки к совещанию можно выделить:
паспорта зданий и сооружений - памятников архитектуры, находящихся под охраной государства;
- акты, ведомости переоценки и определения износа основных средств;
- штатные расписания (если они хранятся в бухгалтерии);
- лицевые счета по учету основного фонда.
Если по какой-либо причине подлинники этих документов отсутствуют, на хранение оставляют заверенные копии документов.
Бухгалтерские документы являются неотъемлемой частью всех документов организации (фирмы). Они обрабатываются и сдаются в архив по общим правилам подготовки документов к архивному хранению.
Протокол документ, в котором фиксируются обсуждение вопросов и принятые решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части заполняются реквизиты: председатель, секретарь, количество присутствовавших, повестка дня.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Доклады, решения прилагаются к протоколу.
- Понятие ценность документа, экспертиза ценности. Принципы и критерии экспертизы ценности документа
Экспертиза ценности документа это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.
Экспертиза ценности документов в организации проводится:
в делопроизводстве при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;
в архиве в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.
Экспертиза ценности документов проводится на основе:
- действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;
- типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;
- нормативно-методических документов Федеральной архивного агентства (Росархива) и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.
Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) совместно с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) организации под методическим руководством архива организации.
При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется:
- отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации;
- отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях;
- выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.
Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. При этом не допускается отбор докуме?/p>