Книги, научные публикации Pages: | 1 | 2 | 3 | 4 |

Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота Руководство системного технолога Том 1 Глава 1-9 Москва, 2005 Система автоматизации делопроизводства и документооборота ...

-- [ Страница 3 ] --

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников Из окна Изменение кабинета можно просмотреть информацию о пользователях кабинета, если такой список уже сформирован технологом системы. Для этого:

1. Откройте окно Изменение кабинета (см. пп. 1-3 правил изменения кабинета).

2. Щелкните на заголовке закладки Списки пользователей.

Откроется окно этой закладки (см. Рис. 3-70). Оно содержит оформленный в виде таблицы список пользователей, которые имеют доступ хотя бы к одной из папок кабинета (по умолчанию переключатель Доступ к папкам установлен в положение к любым). Для каждого пользователя указывается:

Х фамилия и инициалы;

Х условное изображение восьми папок кабинета, среди которых доступные папки отмечены красным значком (порядок папок соответствует столбцу флажков Доступ к папкам);

Х доступные группы документов.

Для просмотра всех граф таблицы внизу окна расположена полоса горизонтальной прокрутки.

3-122 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 10. Справочники Номенклатура дел, Кабинеты Рис. 3-70 Просмотр информации о пользователях 3. Если требуется просмотреть список пользователей, имеющих доступ к определенным папкам:

Х установите переключателе Доступ к папкам в положение к выбранным из;

Х Установите флажки с наименованиями требуемых папок (первоначально они могут быть установлены случайным образом). В списке останутся только те пользователи, которые имеют доступ хотя бы к одной из выбранных папок;

Х Чтобы вернуться к полному списку пользователей, установите переключатель Доступ к папкам в положение к любым.

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников Ведение справочника Настройка реквизитов Элементами справочника являются основные реквизиты РК и РКПД, а также дополнительные реквизиты РК и тематических рубрик.

Справочник Настройка реквизитов предназначен для настройки отображения критериев отбора регистрационных карточек в таких режимах поиска, как Обобщенный поиск и Поиск РКПД.

Дополнительные реквизиты РК и рубрик, созданные в данном справочнике, используются при формировании набора дополнительных реквизитов для тех групп документов, для которых набор основных реквизитов, существующий в системе, является недостаточным.

Настройка отображения критериев отбора для режимов Обобщенный поиск и Поиск РКПД При поиске РК в режиме Обобщенный поиск в качестве поисковых реквизитов используются основные реквизиты РК и дополнительные реквизиты РК и рубрик. Аналогично, для поиска проектов документов в режиме Поиск РКПД качестве поисковых реквизитов используются основные реквизиты РКПД.

Перечень критериев отбора РК и РКПД в этих поисковых режимах сгруппирован по семантической принадлежности и представлен в виде дерева. Названия реквизитов и их расположение в дереве устанавливаются при создании базы данных системы.

Системный технолог в справочнике Настройка реквизитов может отредактировать названия тех или иных реквизитов и изменить их расположение в дереве критериев. Кроме того, системный технолог может создать новые дополнительные реквизиты РК и тематических рубрик, которые также могут быть использованы в качестве критериев отбора РК.

При выборе в окне Ведение справочников (см. главу 7) команд Справочники, Справочники Делопроизводства, Настройка реквизитов открывается окно, показанное на Рис. 3-71.

3-124 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 10. Справочники Номенклатура дел, Кабинеты Рис. 3-71 Окно справочника Настройка реквизитов Окно справочника разделено на 2 части. В левой части находится перечень реквизитов, представленный в виде дерева.

Дерево реквизитов содержит только вершины, являющиеся своеобразными папками, в которых собраны реквизиты РК (РКПД), сгруппированные по какому-либо признаку. При выделении в дереве реквизитов наименования той или иной вершины, в правой части окна справочника отображается список всех элементов (вершин и листьев), входящих в выделенную вершину.

Чтобы развернуть дерево реквизитов полностью, выберите из меню Управление команду Раскрыть дерево или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов.

В поле-заголовке левой части окна справочника устанавливается значение, определяющее, дерево каких именно реквизитов отображается ниже:

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников Х Основные реквизиты РК;

Х Основные реквизиты РКПД;

Х Доп. реквизиты РК;

Х Доп. реквизиты Рубрик.

Нужное значение выбирается из раскрывающегося списка.

Если требуется настроить отображение критериев отбора РК для режима Обобщенный поиск, установите в этом поле значение Основные реквизиты РК. Чтобы настроить отображение критериев отбора РКПД для режима Поиск РКПД - значение Основные реквизиты РКПД.

8 Чтобы отредактировать название элемента дерева реквизитов:

1. В дереве реквизитов найдите и выделите щелчком мыши название вершины, в которую входит нужный элемент. В правой части окна справочника отобразится список всех элементов (вершин и листьев), входящих в выбранную вершину.

2. Щелчком мыши выделите в этом списке наименование нужного элемента и выберите из меню Управление команду Редактировать или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов. Откроется окно редактирования выбранного элемента.

Если для редактирования была выбрана вершина, то изменить можно только название этой вершины (см. Рис.

3-72). Под этим названием вершина будет отображаться в дереве реквизитов справочника Настройка реквизитов и в дереве критериев отбора РК в режиме Обобщенный поиск (в дереве критериев отбора РКПД в режиме Поиск РКПД).

3-126 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 10. Справочники Номенклатура дел, Кабинеты Рис. 3-72 Окно редактирования вершины дерева реквизитов Если же для редактирования был выбран лист, то изменить можно и название этого листа в дереве, и название соответствующего ему поля в запросной форме поискового режима:

Рис. 3-73 Окно редактирования листа дерева поисковых реквизитов 3. Вводом с клавиатуры отредактируйте нужные значения и щелкните на кнопке Записать, чтобы сохранить введенную информацию. Кнопка Отменить используется для выхода из режима редактирования без сохранения внесенной информации.

8 Если требуется изменить расположение элементов дерева в пределах одной вершины:

1. Найдите и выделите в дереве реквизитов название нужной вершины. В правой части окна отобразится список всех элементов (вершин и листьев), входящих в выбранную вершину.

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников 2. Щелчком мыши выделите в этом списке наименование нужного элемента и выберите из меню Управление команду Строку вверх или Строку вниз, в зависимости от направления движения. Или щелкайте на кнопках и, соответствующих этим командам, до тех пор, пока выделенный элемент не займет нужную позицию.

Установленный таким образом порядок расположения элементов в выделенной вершине дерева будет отображаться и в дереве реквизитов справочника Настройка реквизитов и в дереве критериев отбора РК в режиме Обобщенный поиск (в дереве критериев отбора РКПД в режиме Поиск РКПД).

8 Чтобы создать новую вершину:

1. Найдите и выделите в дереве реквизитов название вершины, в которую должна входить новая вершина.

2. Выберите из меню Управление команду Добавить вершину или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов. Откроется окно, показанное на Рис. 3-74.

Рис. 3-74 Окно добавления новой вершины в дерево реквизитов 3. Введите с клавиатуры название вершины и щелкните на кнопке Записать, чтобы сохранить введенную информацию.

3-128 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 10. Справочники Номенклатура дел, Кабинеты Замечание. Поскольку в дереве основных реквизитов РК (РКПД) представлены все основные реквизиты карточек, то при настройке отображения критериев отбора для режимов Обобщенный поиск и Поиск РКПД нет необходимости создавать новые реквизиты-листья. Однако система позволяет создавать вершины, которые играют роль папок, содержащих реквизиты, сгруппированных по какому-либо признаку.

В связи с этим, при настройке отображения критериев отбора карточек для режимов Обобщенный поиск и Поиск РКПД команда Добавить реквизит из меню Управление и соответствующая ей кнопка панели инструментов будут неактивны.

8 Перемещение элементов из одной вершины в другую:

1. Найдите и выделите в дереве реквизитов название вершины, элемент которой должен быть перемещен в другую вершину.

В правой части окна отобразится список всех элементов (вершин и листьев), входящих в выбранную вершину.

2. Щелчком мыши выделите в этом списке наименование нужного элемента (вершины или листа) и выберите из меню Управление команду Вырезать. Выбранный элемент будет помещен в буфер обмена.

3. В дереве реквизитов найдите и выделите щелчком мыши название вершины, в которую требуется вставить вырезанный элемент.

4. Выберите из меню Управление команду Вставить. Элемент из буфера обмена будет помещен в выделенную вершину.

8 Чтобы удалить вершину из дерева реквизитов:

1. В дереве реквизитов найдите и выделите щелчком мыши название вершины, в которую входит вершина, подлежащая удалению. В правой части окна отобразится список всех элементов (вершин и листьев), входящих в выбранную вершину.

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников 2. Выделите в этом списке название нужной вершины и выберите из меню Управление команду Удалить или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов. Система выведет на экран запрос:

3. Щелкните на кнопке Да, чтобы удалить выбранную вершину (кнопка Нет предназначена для отказа от удаления).

4. Если удаляемая вершина содержит какие-либо элементы, на экране появится сообщение:

Чтобы продолжить удаление, щелкните на кнопке Да.

После удаления вершины, все элементы, входившие в нее, сохраняются и автоматически переходят в вершину, которая являлась родительской для удаленной вершины.

Внимание. Реквизиты-листья удалению не подлежат, поэтому при выделении в списке элементов названия какого-либо листа команда Удалить из меню Управление и соответствующая ей кнопка панели инструментов будут неактивны.

3-130 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 10. Справочники Номенклатура дел, Кабинеты Работа с дополнительными реквизитами РК и тематических рубрик Если набор основных реквизитов РК и рубрик, используемый при регистрации и редактировании документов, является недостаточным для какой-либо группы документов, в справочнике Настройка реквизитов можно сформировать дополнительные реквизиты, а затем прикрепить их к этой группе в справочнике Группы документов (см. Прикрепление дополнительных реквизитов к группам документов).

Дополнительные реквизиты РК, прикрепленные к какой-либо группе документов отражаются в РК этой группы на странице Доп. реквизиты, а дополнительные реквизиты тематических рубрик - в разделе Рубрики.

Дополнительные реквизиты РК и рубрик могут быть, также, использованы в качестве критериев отбора РК в режиме Обобщенный поиск.

Чтобы перейти к работе с дополнительными реквизитами РК или рубрик установите в поле-заголовке левой части окна справочника (см. Рис. 3-71) значение Доп. реквизиты РК или Доп. реквизиты рубрик соответственно. Под полем-заголовком будет сформировано дерево указанных реквизитов.

Первоначально дерево содержит только одну папку Доп.

реквизиты РК (или Доп. реквизиты тем).

Добавление новых вершин в дерево реквизитов, редактирование их названия, перемещение элементов из одной вершины в другую, а также удаление вершин описано выше (см. Настройка отображения критериев отбора для режимов Обобщенный поиск и Поиск РКПД).

Особенности создания и редактирования дополнительных реквизитов РК и рубрик (листьев справочника) аналогичны.

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников 8 Чтобы создать дополнительный реквизит:

Внимание. Для версии системы, использующей СУБД MS SQL Server, операция добавления новых дополнительных реквизитов может производиться только при использовании идентификатора и пароля владельца БД. Они задаются при создании базы данных системы ДЕЛО (см. руководство администратора).

1. Найдите и выделите в дереве реквизитов название вершины, в которую требуется добавить новый реквизит.

2. Выберите из меню Управление команду Добавить реквизит или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов. Откроется окно, показанное на Рис. 3-75.

Рис. 3-75 Окно дополнительного реквизита 3-132 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 10. Справочники Номенклатура дел, Кабинеты 3. В поле на экране введите наименование дополнительного реквизита, которое будет отображаться в РК (рубрикаторе), в дереве реквизитов справочника Настройка реквизитов и в дереве критериев отбора РК в режиме Обобщенный поиск.

4. В поле в API введите латинскими символами наименование дополнительного реквизита, под которым он будет числиться в базе данных системы.

Внимание. Название реквизита в базе данных системы (значение поля в API) должно быть уникальным.

В поле в API запрещается отдельно (без дополнительных символов) вводить слова, зарезервированные в СУБД как служебные, например: Date, Summ, Number, List, Flag, Text и т.д.

5. В поле Тип выбором из раскрывающегося списка установите тип данного дополнительного реквизита (лтекст, дата, число или флаг). От того, к какому типу будет отнесен дополнительный реквизит, зависит, в каком формате будут вводиться значения данного реквизита в РК (в рубрике).

6. Введите или измените, если требуется, значения в остальных полях, руководствуясь правилами, приведенными ниже.

Х Тип - Текст:

- Длина поля, в которое будет вводиться значение реквизита типа Текст, может содержать от 1 до символов. Вводом с клавиатуры установите нужное значение в поле Длина;

- Если значение дополнительного реквизита типа Текст должно быть ограничено списком фиксированных значений, установите флажок ограничены списком. Поля Тип и Длина станут недоступными для редактирования. Щелкните на кнопке Добавить значение и введите наименование элемента списка. Для ввода следующего значения снова щелкните на кнопке Добавить значение - первое введенное значение сохранится в списке, и курсор перейдет на следующую строку для ввода нового значения. Значения элементов списка должны ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников быть уникальны. При необходимости, отсортируйте введенные элементы списка с помощью кнопок и. Если требуется удалить какой-либо элемент из списка, выделите его щелчком мыши и нажмите кнопку Удалить значение.

Х Тип - Дата:

- При установке в поле Тип значения Дата все поля, кроме полей на экране, в API и Тип становятся недоступны для редактирования.

Х Тип - Число:

- Длина поля, в которое будет вводиться значение реквизита типа Число, может содержать до знаков. Вводом с клавиатуры установите нужное значение в поле Длина;

- Если значения реквизита типа Число могут быть десятичными числами, введите в поле Точность допустимое количество символов после запятой.

Количество символов, указанных в поле Точность учитывается в значении поля Длина.

- Если значение дополнительного реквизита типа Число должно быть ограничено минимальным и максимальным значениями, введите необходимые данные в поля min и max.

- Если значение дополнительного реквизита типа Число должно быть ограничено списком фиксированных значений, установите флажок ограничены списком. Поля Тип, Длина, Точность, min и max станут недоступными для редактирования.

Правила создания списка см. выше (п. Тип - Текст) Х Тип - Флаг:

- Реквизит типа Флаг имеет только два значения:

лустановлен и не установлен. При установке в поле Тип значения Флаг все поля, кроме полей на экране, в API и Тип становятся недоступны для редактирования.

3-134 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 10. Справочники Номенклатура дел, Кабинеты 7. Установив необходимые характеристики реквизита, щелкните на кнопке Записать. Откроется окно с запросом на подтверждение сохранения введенной информации.

Щелкните на кнопке Да. Новый дополнительный реквизит будет записан в справочник.

Внимание. После сохранения дополнительного реквизита, его удаление из списка становится невозможным.

8 Чтобы отредактировать дополнительный реквизит (лист справочника):

1. В дереве реквизитов найдите и выделите щелчком мыши название вершины, в которую входит нужный элемент-лист. В правой части окна отобразится список всех элементов (вершин и листьев), входящих в выбранную вершину.

Внимание. Доступными для редактирования дополнительного реквизита являются поля: на экране (для всех типов реквизитов);

min и max (для реквизита типа Число, если данный реквизит не ограничен списком значений);

а также флаг ограничены списком и непосредственно список фиксированных значений (для реквизитов типа Число и Текст).

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников Глава 11. Протоколирование работы пользователей со справочниками подсистемы Документы В некоторых справочниках подсистемы Документы ведется автоматическое протоколирование выполненных операций.

В справочнике Список организаций протоколируются следующие операции:

Х Создание нового элемента (организации);

Х Редактирование существующего элемента;

Х Проверка новой организации (смена признака Новая).

Внимание. В справочнике Список организаций протокол операций ведется только для элементов-листьев.

В справочниках Подразделения, Граждане и Номенклатура дел протоколируются такие операции как:

Х Создание нового элемента;

Х Редактирование существующего элемента.

В справочнике Группы документов ведется протокол следующих операций:

Х Создание нового элемента (группы документов);

Х Редактирование существующего элемента;

Х Редактирование счетчика номерообразования;

Х Редактирование шаблона номера.

3-136 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 11. Протоколирование работы пользователей 8 Чтобы открыть окно протокола:

1. Найдите и выделите наименование нужного элемента справочника, щелкнув на нем мышью.

2. В строке меню окна справочника щелкните пункт Управление и в раскрывшемся списке выберите команду Изменить (или щелкните на панели инструментов кнопку ). Откроется окно выделенного элемента справочника в режиме редактирования.

3. Нажмите клавишу F11. Откроется окно Протокол, показанное на Рис. 3-76.

Рис. 3-76 Окно Протокол В протоколах работы со справочниками подсистемы Документы указываются дата и время проведения каждой операции и ФИО пользователя, выполнившего данные действия.

В протоколе операций справочника Группы документов, в случае редактирования шаблона номера, после ФИО пользователя отображается предыдущее значение шаблона номера. В случае редактирования счетчика номерообразования - год, когда было проведено изменение счетчика, а также старое и новое значения счетчика.

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников Глава 12. Иерархические справочники подсистемы Архивное дело Подсистема Архивное дело использует следующие иерархические справочники:

Х Подразделения;

Х Сторонние организации;

Х Классификация фондов;

Х Сводные описи;

Х Перечень статей;

Х Адреса хранения.

Добавление, изменение и удаление элемента справочников производится по правилам, изложенным в соответствующих разделах главы 6.

Чтобы расположить элементы справочника в желаемом порядке, применяется сортировка (см. главу 6, раздел Сортировка списка элементов справочника). Можно сортировать списки любого уровня иерархии. При сортировке элементов по наименованиям список формируется по алфавиту, независимо от того, относится ли наименование к вершине или к листу.

Ведение справочника Подразделения В справочнике Подразделения содержатся сведения о подразделениях организации.

Чтобы приступить к работе с данным справочником, в окне Ведение справочников выберите из меню Справочники команды Справочники Архива, Подразделения. Откроется окно, показанное на Рис. 3-77.

3-138 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 12. Иерархические справочники подсистемы Архив Рис. 3-77 Окно справочника Подразделения В верхней части окна указывается год, которому соответствует структура организации, показанная ниже.

Список подразделений представлен в виде иерархического дерева. Все элементы дерева являются вершинами того или иного уровня иерархии.

Если какая-либо вершина содержит подчиненные вершины, то слева от ее наименования будет находиться значок. Щелчок на этом значке открывает список вершин более низкого уровня иерархии. Значок при этом меняет свой вид на. Щелчок на значке приводит к сворачиванию всех уровней иерархии, лежащих ниже этой вершины.

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников 8 Чтобы добавить в справочник вершину текущего уровня иерархии:

1. Выделите в структуре организации любую вершину, принадлежащую тому уровню иерархии, которому должна соответствовать новая вершина.

2. Выберите из меню Управление команду Добавить вершину или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов. Откроется окно, показанное на Рис. 3-78.

Рис. 3-78 Окно добавления вершины справочника Подразделения 3. С помощью клавиатуры введите значения полей:

Х Индекс - индекс подразделения. Заполнение этого поля является обязательным;

Х Название - название подразделения. Заполнение поля является обязательным;

Х Примечание - произвольный текст примечания.

4. При необходимости в полях Дата создания и Дата упразднения укажите соответствующие значения. Нужные даты вводятся с клавиатуры или выбираются из календаря.

3-140 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 12. Иерархические справочники подсистемы Архив 5. Если в организации присутствует несколько подразделений, имеющих указанный индекс, установите флажок Разрешить дубл. индексов. В противном случае система не позволит ввести в справочник другие подразделения с данным индексом.

6. Для сохранения введенной информации щелкните на кнопке Записать. Кнопка Отменить предназначена для выхода из режима создания элемента справочника без сохранения введенной информации.

8 Чтобы добавить в справочник подчиненную вершину:

1. Выделите в структуре организации наименование вершины, для которой требуется добавить подчиненную вершину.

2. Выберите из меню Управление команду Добавить подвершину или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов. Откроется окно, показанное на Рис.

3-78.

3. Введите нужные значения в поля окна, руководствуясь правилами, приведенными выше.

Значение поля Индекс подчиненной вершины наследуется от родительской вершины, но может быть отредактировано вводом с клавиатуры.

4. Для сохранения введенной информации щелкните на кнопке Записать. Кнопка Отменить предназначена для выхода из режима создания элемента справочника без сохранения введенной информации.

Редактирование значений элементов справочника, а также их удаление производится по правилам, изложенным в разделах Как изменить элемент и Как удалить элемент главы настоящего руководства.

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников Поиск нужных элементов справочника осуществляется по правилам, приведенным в разделе Как найти элемент иерархического справочника главы 6. Подразделения, отобранные в результате поиска, отображаются на закладке Поиск, при этом рядом с наименованием закладки появляется цифра, показывающая, сколько всего подразделений было найдено. Чтобы перейти к работе с нужным подразделением, дважды щелкните мышью на его наименовании. Откроется закладка Справочник, на которой выбранное подразделение будет выделено синим цветом.

Замечание. Если в Вашей организации, помимо подсистемы Архивное дело, установлена система ДЕЛО, то элементы, создаваемые в справочнике Подразделения этой системы, будут автоматически копироваться в одноименный справочник подсистемы Архивное дело. Редактировать такие элементы можно только в том справочнике, в котором они были созданы. В справочнике Подразделения подсистемы Архивное дело эти элементы будут недоступны для внесения изменений.

Внимание. Элементы, добавленные в справочник Подразделения подсистемы Архивное дело, НЕ отображаются в одноименном справочнике системы ДЕЛО.

Ведение справочника Сторонние организации Элементами справочника Сторонние организации являются организации, с которыми производится обмен документами, а также удаленные подразделения предприятия (филиалы).

Организации объединяются в группы по производственному или территориальному признаку.

Значения элементов справочника используются при формировании линейного справочника Фонды.

3-142 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 12. Иерархические справочники подсистемы Архив Для работы со справочником Сторонние организации в строке меню окна Ведение справочников щелкните пункт Справочники и в раскрывшемся списке выберите команду Справочники Архива. Откроется меню справочников подсистемы Архивное дело. Выберите пункт Сторонние организации, откроется окно, показанное на Рис. 3-79.

Все элементы справочника являются вершинами, поэтому команда Добавить лист и соответствующая ей кнопка панели будут неактивны.

Рис. 3-79 Окно справочника Сторонние организации 8 Чтобы добавить в справочник вершину:

1. Выберите из меню Управление команду Добавить вершину или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов. Откроется окно, показанное на Рис. 3- 2. Если вершина должна быть создана в уже существующей вершине, откройте нужную вершину и в меню Управление выберите команду Добавить вершину. Откроется окно ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников Добавить вершину [Архив - Сторонние организации - Название предыдущей вершины].

Рис. 3-80 Окно Добавить вершину справочника Сторонние организации 3. С помощью клавиатуры введите значения полей:

Х в поле Индекс - индекс группы сторонних организаций или организации;

Х в поле Наименование - наименование группы организаций или организации. Заполнение этого поля является обязательным;

Х в поле Примечание - произвольный текст примечания.

4. Для сохранения введенной информации щелкните на кнопке Записать.

Если вершина должна быть вставлена в уже существующую вершину, откройте нужную вершину и повторите пп.1Ц4.

3-144 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 12. Иерархические справочники подсистемы Архив Редактирование значений элементов справочника, а также их удаление производится по правилам, приведенным в разделах Как изменить элемент и Как удалить элемент главы 6.

Ведение справочника Классификация фондов В справочнике Классификация фондов содержатся значения, по которым ведется систематизация фондов.

Значения элементов справочника используются при формировании линейного справочника Фонды.

Для работы со справочником Классификация фондов в строке меню окна Ведение справочников щелкните пункт Справочники и в раскрывшемся списке выберите команду Справочники Архива. Откроется меню справочников подсистемы Архивное дело. Выберите пункт Классификация фондов, откроется окно, показанное на Рис. 3- Рис. 3-81 Окно справочника Классификация фондов ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников 8 Чтобы добавить в справочник вершину:

1. Выберите из меню Управление команду Добавить вершину или щелкните на кнопке Добавить вершину на панели инструментов. Откроется окно, показанное на Рис. 3-82.

2. Если вершина должна быть создана в уже существующей вершине, откройте нужную вершину и в меню Управление выберите команду Добавить вершину. Откроется окно Добавить вершину [Архив - Классификация фондов - Название предыдущей вершины].

Рис. 3-82 Окно Добавить вершину справочника Классификация фондов 3. Введите с помощью клавиатуры значения полей:

Х в поле Индекс - код выбранной классификации;

Х в поле Наименование - наименование классификации.

Заполнение этого поля является обязательным;

Х в поле Примечание - произвольный текст примечания.

3-146 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 12. Иерархические справочники подсистемы Архив 4. Для сохранения введенной информации щелкните на кнопке Записать.

8 Чтобы добавить в справочник лист:

1. Если лист должен быть вставлен в уже существующую вершину, откройте ее.

2. Выберите из меню Управление команду Добавить лист или щелкните на одноименной кнопке на панели инструментов. Откроется окно Добавить лист [Архив - Классификация фондов - Название открытой вершины].

Внешний вид этого окна и порядок заполнения его полей аналогичны внешнему виду и порядку заполнения окна Добавить вершину [Архив - Классификация фондов] (см Рис. 3-82).

Редактирование значений элементов справочника, а также их удаление производится по правилам, приведенным в разделах Как изменить элемент и Как удалить элемент главы 6.

Ведение справочника Сводные описи Внимание. Справочник Сводные описи может быть сформирован только после заполнения линейного справочника Фонды.

В справочнике Сводные описи содержится перечень описей дел, хранящихся в архиве. Справочник имеет следующую структуру:

Х вершинами высшего уровня иерархии являются наименования сводных описей дел;

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников Х второй уровень представляют вершины, соответствующие годам описей;

Х вершинами третьего и ниже уровней иерархии являются годовые разделы и подразделы сводных описей дел;

Х начиная с четвертой ступени иерархии, элементами справочника могут быть листья, характеризующие признаки дел, входящих в раздел или подраздел сводной описи (Дела временного хранения, Дела постоянного хранения, Дела по личному составу).

Для работы со справочником Сводные описи в строке меню окна Ведение справочников щелкните пункт Справочники и в раскрывшемся списке выберите команду Справочники Архива.

Появится меню справочников подсистемы Архивное дело.

Выберите пункт Сводные описи. Откроется главное окно справочника, показанное на Рис. 3-83.

Рис. 3-83 Главное окно справочника Сводные описи.

3-148 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 12. Иерархические справочники подсистемы Архив 8 Чтобы добавить в справочник вершину высшего уровня иерархии:

1. Находясь в главном окне справочника (см. Рис. 3-83), выберите из меню Управление команду Добавить вершину или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов. Откроется окно, показанное на Рис. 3-84.

Рис. 3-84 Окно Добавить вершину справочника Сводные описи 2. Введите значения следующих полей:

Х № описи - номер описи. Задается вводом с клавиатуры;

Х Наименование описи - наименование описи дел.

Задается вводом с клавиатуры. Заполнение этого поля является обязательным;

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников Х Фонд - наименование фонда, к которому относится данная опись. Задается выбором из раскрывающегося списка, содержащего элементы справочника Фонды.

Чтобы установить нужное значение щелкните на кнопке, примыкающей к правой границе поля, и в открывшемся списке выделите нужную запись, щелкнув на ней мышкой. Заполнение этого поля является обязательным;

Х Ист. справка - данные по истории описи. Задается вводом с клавиатуры;

3. Для сохранения введенной информации щелкните на кнопке Записать.

8 Чтобы добавить вершину второго уровня:

1. Откройте вершину высшего уровня иерархии, в которую требуется добавить вершину, соответствующую году описи.

Выберите из меню Управление команду Добавить вершину или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов. Откроется окно, показанное на Рис. 3-85.

3-150 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 12. Иерархические справочники подсистемы Архив Рис. 3-85 Создание вершины второго уровня иерархии 2. С помощью кнопок установите нужное значение в поле Год.

3. При необходимости укажите в поле Ист. справка данные по истории года описи;

4. Щелкните на кнопке Записать, чтобы сохранить внесенную информацию.

8 Чтобы добавить в справочник вершину, соответствующую годовому разделу (подразделу) сводной описи дел:

1. Откройте вершину второго уровня иерархии (вершину, соответствующую определенному году описи), в которую требуется добавить вершину - годовой раздел (подраздел) сводной описи дел.

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников 2. Выберите из меню Управление команду Добавить вершину или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов. Откроется окно, показанное на Рис. 3-86.

Рис. 3-86 Создание вершины, соответствующей разделу (подразделу) сводной описи 3. Введите с клавиатуры значения полей:

Х № описи - номер годового раздела (подраздела) сводной описи;

Х Наименование описи - наименование годового раздела (подраздела) описи дел. Заполнение этого поля является обязательным;

Х Ист. справка - данные по истории годового раздела (подраздела) описи;

4. В поле Фонд по умолчанию установлено значение, заданное предварительно в той вершине высшего уровня иерархии, к 3-152 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 12. Иерархические справочники подсистемы Архив которой относится данный годовой раздел (подраздел). Поле Фонд не доступно для изменений.

5. Установка флажка Печатать наименование подразделения приведет к тому, что при печати данного раздела (подраздела) сводной описи будут указываться наименования подразделений, сдавших дела, вошедшие в этот раздел (подраздел) описи.

6. Щелкните на кнопке Записать, чтобы сохранить внесенную информацию.

8 Чтобы добавить в справочник лист:

1. Откройте вершину, соответствующую годовому разделу (подразделу) сводной описи дел, в которую требуется добавить лист.

2. Выберите из меню Управление команду Добавить лист или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов. Откроется окно, показанное на Рис. 3-87.

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников Рис. 3-87 Окно Добавить лист справочника Сводные описи 3. Введите с помощью клавиатуры значения полей:

Х Наименование - наименование признака дел, относящихся к данному годовому разделу (подразделу).

Заполнение этого поля является обязательным;

Х Примечание - свободный текст примечания.

4. В поле Фонд по умолчанию установлено значение, заданное предварительно в той вершине высшего уровня иерархии, к которой относится данный лист. Поле Фонд не доступно для изменений.

5. В разделе Дела с помощью установки соответствующего переключателя укажите признак дел, входящих в текущий годовой раздел (подраздел) описи: Дела постоянного хранения, Дела временного хранения (свыше 10 лет) или Дела по личному составу.

3-154 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 12. Иерархические справочники подсистемы Архив 6. Для сохранения введенной информации щелкните на кнопке Записать.

Замечание. При необходимости можно провести проверку орфографии текста, находящегося в поле Ист. справка. Для этого установите курсор в данном поле и нажмите клавиши Ctrl+Пробел. Откроется специальное окно с текстом, введенным в поле Ист. справка. Нажмите клавиши Ctrl+8. Откроется стандартное окно, предназначенное для проверки орфографии средствами Microsoft Word. По окончании проверки произойдет возврат в окно с текстом. Чтобы закрыть его, щелкните на кнопке, расположенной в правом верхнем углу.

Ведение справочника Перечень статей В справочнике Перечень статей содержатся наименования статей документов с указанием сроков хранения дел по каждой статье.

Внимание. Формирование справочника Перечень статей возможно только после того, как сформированы линейные справочники Виды перечней и Сроки хранения.

Значения элементов справочника используются при формировании заголовка номенклатуры дел, а также при описании дел в подсистеме Архивное дело.

Для работы со справочником Перечень статей в строке меню окна Ведение справочников щелкните пункт Справочники и в раскрывшемся списке выберите команду Справочники Архива.

Откроется меню справочников подсистемы Архивное дело.

Выберите пункт Перечень статей, откроется окно, показанное на Рис. 3-88.

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников Рис. 3-88 Окно справочника Перечень статей В поле Перечень выберите вид перечня статей, который вы будете формировать. Для этого щелкните на кнопке, примыкающей к правой границе поля, и в открывшемся списке перечней, выделите нужный вид, щелкнув на ней мышкой.

8 Чтобы добавить в справочник вершину:

1. В меню Управление выберите команду Добавить вершину или щелкните на кнопке Добавить вершину, расположенной на панели инструментов. Откроется окно, показанное на Рис. 3-89.

2. Если вершина должна быть создана в уже существующей вершине, откройте нужную вершину и в меню Управление выберите команду Добавить вершину. Откроется окно Добавить вершину [Архив - Перечень статей - Название предыдущей вершины].

3-156 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 12. Иерархические справочники подсистемы Архив Рис. 3-89 Окно Добавить вершину справочника Перечень статей.

3. С помощью клавиатуры введите следующие значения полей:

Х в поле Имя группы - наименование группы статей документов. Заполнение этого поля является обязательным;

Х в поле Примечание - произвольный текст примечания.

4. Для сохранения введенной информации щелкните на кнопке Записать.

8 Чтобы добавить в справочник лист:

1. Если лист должен быть создан в уже существующей вершине, откройте ее.

2. В меню Управление выберите команду Добавить лист или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов. Откроется окно, показанное на Рис. 3-90.

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников Рис. 3-90 Окно Добавить лист справочника Перечень статей 3. Укажите нужные значения в полях окна:

Х в поле Статья № - номер статьи перечня. Заполнение этого поля является обязательным. Задается вводом с клавиатуры;

Х в поле Заголовок - название статьи хранения. Задается вводом с клавиатуры;

Х в поле Срок из раскрывающегося списка, содержащего элементы справочника Сроки хранения, выберите типовой срок хранения документов, соответствующий данной статье;

Х в поле Число лет значение устанавливается автоматически на основании значения, заданного в поле Срок. Если срок хранения дела определяется конкретным количеством лет (например, 1 год), то в поле Число лет будет установлено соответствующее количество лет хранения в годах (например, 1). Если же 3-158 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 12. Иерархические справочники подсистемы Архив срок хранения не имеет количественного выражения (например, До востребования, Постоянно и т.д.), то в поле Число лет не будет установлено никакого значения;

Х в поле Примечание вводом с клавиатуры укажите произвольный текст примечания.

4. Для сохранения введенной информации щелкните на кнопке Записать.

Замечание. В стандартный пакет поставки подсистемы Архивное дело входят Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения и Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения, которые при инсталляции системы автоматически помещаются в папку>

Процедура импорта описана в главе 6 настоящего руководства.

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников Ведение справочника Адреса хранения.

В справочнике Адреса хранения указываются места хранения документов.

Внимание. Формирование справочника Адреса хранения возможно только после того, как сформированы линейные справочники Фонды и Вид хранилища.

Для работы со справочником Адреса хранения в строке меню окна Ведение справочников щелкните пункт Справочники и в раскрывшемся списке выберите команду Справочники Архива.

Откроется меню справочников подсистемы Архивное дело.

Выберите пункт Адреса хранения, откроется окно, показанное на Рис. 3-91.

Рис. 3-91 Окно справочника Адреса хранения 3-160 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 12. Иерархические справочники подсистемы Архив В поле Фонд выберите наименование фонда, адреса хранения которого, вы будете формировать. Для этого щелкните на кнопке, примыкающей к правой границе поля, и в открывшемся списке, выделите нужную запись, щелкнув на ней мышкой.

8 Чтобы добавить в справочник вершину:

1. В меню Управление выберите команду Добавить вершину или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов. Откроется окно, показанное на Рис. 3-92.

2. Если вершина должна быть создана в уже существующей вершине, откройте нужную вершину и выберите из меню Управление команду Добавить вершину. Откроется окно Добавить вершину [Архив - Адреса хранения - Название предыдущей вершины].

Рис. 3-92 Окно добавить вершину справочника Адреса хранения.

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников Поле Фонд в этом окне не доступно для изменений. В нем указано наименование ранее выбранного фонда, для которого формируются адреса хранения.

3. Укажите значения следующих полей:

Х в поле Вид выберите вид хранилища документов. Для этого щелкните на кнопке, примыкающей к правой границе поля, и в открывшемся списке видов хранилищ, выделите нужный, щелкнув на нем мышкой;

Х в поле Наименование введите с клавиатуры наименование хранилища;

Х в поле Примечание - произвольный текст примечания.

4. Для сохранения введенной информации щелкните на кнопке Записать.

8 Чтобы добавить в справочник лист:

1. Если лист должен быть создан в уже существующей вершине, откройте ее.

2. Выберите из меню Управление команду Добавить лист или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов. Откроется окно Добавить лист [Архив - Адреса хранения - Название открытой вершины] Внешний вид этого окна и порядок заполнения его полей аналогичны внешнему виду и порядку заполнения окна Добавить вершину [Архив - Адреса хранения] (см. Рис. 3-92).

3-162 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 13. Линейные справочники подсистемы Архив Глава 13. Линейные справочники подсистемы Архивное дело Подсистема Архивное дело использует следующие линейные справочники:

Х Фонды;

Х Виды перечней;

Х Причина выбытия дела;

Х Особенности дела;

Х Вид хранилища;

Х Сроки хранения.

Ведение справочника Фонды.

Внимание. Формирование справочника Фонды возможно только после того, как сформированы иерархические справочники Сторонние организации и Классификация фондов.

Справочник Фонды содержит список архивных фондов организации.

Значения элементов справочника используются при формировании справочников Сводные описи и Адреса хранения, а также при описании и поиске дел в подсистеме Архивное дело.

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников Для работы со справочником Фонды в строке меню окна Ведение справочников щелкните пункт Справочники и в раскрывшемся списке выберите команду Справочники Архива.

Откроется меню справочников подсистемы Архивное дело.

Выберите пункт Фонды. Откроется окно, показанное на Рис.

3-93.

Рис. 3-93 Окно справочника Фонды.

8 Чтобы добавить элемент в справочник:

1. Выберите из меню Управление команду Добавить лист или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов. Откроется окно, показанное на Рис. 3-94.

3-164 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 13. Линейные справочники подсистемы Архив Рис. 3-94 Окно Добавить элемент справочника Архив - Фонды 2. Введите с помощью клавиатуры:

Х в поле Номер - номер фонда. Заполнение этого поля является обязательным;

Х в поле Наименование - название фонда. Заполнение этого поля является обязательным;

3. В группе переключателей Фондообразователь выберите тип организации - фондообразователя, щелкнув мышкой на нужном значении: Текущая организация или Сторонняя организация.

4. При установке переключателя в положение Сторонняя организация, активизируется поле Сторонняя организация.

Щелкните на кнопке, примыкающей к правой границе поля. В открывшемся окне справочника Сторонние организации мышкой отметьте нужное значение и щелкните ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников на кнопке Выбрать. В поле Сторонняя организация появится выбранная запись.

При установке переключателя в положение Текущая организация поле Сторонняя организация будет недоступно для изменений.

5. В поле Классификация выберите значение, которое соответствует данному фонду. Для этого щелкните на кнопке, примыкающей к правой границе поля. В открывшемся окне справочника Классификация фондов мышкой отметьте нужное значение и щелкните на кнопке Выбрать. В поле Классификация появится выбранная запись.

6. С помощью кнопок установите нужные значения в полях:

Х Год создания - год создания фонда;

Х Год закрытия - год закрытия фонда.

7. В поле Ист. справка с помощью клавиатуры введите информацию по истории фонда.

8. Чтобы сохранить введенную информацию, щелкните на кнопке Записать.

3-166 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 13. Линейные справочники подсистемы Архив Ведение справочника Виды перечней.

Справочник Виды перечней представляет собой список наименований перечней документов, образующихся в деятельности организации.

Значения элементов справочника используются при формировании иерархического справочника Перечень статей.

Для работы со справочником Виды перечней в строке меню окна Ведение справочников щелкните пункт Справочники и в раскрывшемся списке выберите команду Справочники Архива.

Откроется меню справочников подсистемы Архивное дело.

Выберите пункт Виды перечней. Откроется окно, показанное на Рис. 3-95.

Рис. 3-95 Окно справочника Виды перечней.

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников 8 Чтобы добавить элемент в справочник:

1. Выберите из меню Управление команду Добавить лист или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов. Откроется окно, показанное на Рис. 3-96.

Рис. 3-96 Окно Добавить элемент справочника Архив - Виды перечней 2. Введите с клавиатуры следующие значения полей:

Х в поле Наименование - название перечня статей.

Заполнение этого поля является обязательным;

Х в поле Кр. Наименование - сокращенное название перечня;

Х в поле Примечание - произвольный текст примечания.

3. Чтобы сохранить введенную информацию, щелкните на кнопке Записать.

3-168 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 13. Линейные справочники подсистемы Архив Редактирование значений элементов справочника, а также их удаление производится по правилам, приведенным в разделах Как изменить элемент и Как удалить элемент главы 6.

Ведение справочника Причина выбытия дела Справочник Причина выбытия дела содержит перечень возможных причин выбытия дела из архива.

Значения элементов справочника используются при поиске дел в подсистеме Архивное дело (см. функцию Контроль движения).

Для работы со справочником Причина выбытия дела в строке меню окна Ведение справочников щелкните пункт Справочники и в раскрывшемся списке выберите команду Справочники Архива. Откроется меню справочников подсистемы Архивное дело. Выберите пункт Причина выбытия дела. Откроется окно, показанное на Рис. 3-97.

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников Рис. 3-97 Окно справочника Причина выбытия дела.

8 Чтобы добавить элемент в справочник:

1. Выберите из меню Управление команду Добавить лист или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов. Откроется окно, показанное на Рис. 3-98.

3-170 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 13. Линейные справочники подсистемы Архив Рис. 3-98 Окно Добавить элемент справочника Архив - Причина выбытия дела 2. Введите с клавиатуры следующие значения полей:

Х в поле Наименование - наименование причины выбытия дела из архива. Заполнение этого поля является обязательным;

Х в поле Примечание - произвольный текст примечания.

3. Для сохранения введенной информации щелкните на кнопке Записать.

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников Ведение справочника Особенности дела.

Справочник Особенности дела содержит перечень особенностей, которое может иметь дело.

Значения элементов справочника используются при формировании заголовка номенклатуры дел, а также при регистрации и поиске дел в подсистеме Архивное дело.

Для работы со справочником Особенности дела в строке меню окна Ведение справочников щелкните пункт Справочники и в раскрывшемся списке выберите команду Справочники Архива.

Откроется меню справочников подсистемы Архивное дело.

Выберите пункт Особенности дела. Откроется окно, показанное на Рис. 3-99.

Рис. 3-99 Окно справочника Особенности дела.

3-172 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 13. Линейные справочники подсистемы Архив 8 Чтобы добавить элемент в справочник:

1. Выберите из меню Управление команду Добавить лист или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов. Откроется окно Добавить элемент справочника Архив - Особенности дела.

Внешний вид этого окна и порядок заполнения его полей аналогичны внешнему виду и порядку заполнения полей окна Добавить элемент справочника Архив - Причина выбытия дела, описанному выше (см. Ведение справочника Причина выбытия дела).

Ведение справочника Вид хранилища.

Справочник Вид хранилища содержит перечень объектов, входящих в состав архивного хранилища.

Значения элементов справочника используются при формировании иерархического справочника Адреса хранения.

Для работы со справочником Вид хранилища в строке меню окна Ведение справочников щелкните пункт Справочники и в раскрывшемся списке выберите команду Справочники Архива.

Откроется меню справочников подсистемы Архивное дело.

Выберите пункт Вид хранилища. Откроется окно, показанное на Рис. 3-100.

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников Рис. 3-100 Окно справочника Вид хранилища.

8 Чтобы добавить элемент в справочник:

1. Выберите из меню Управление команду Добавить лист или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов. Откроется окно Добавить элемент справочника Архив - Вид хранилища.

3-174 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 13. Линейные справочники подсистемы Архив Редактирование значений элементов справочника, а также их удаление производится по правилам, приведенным в разделах Как изменить элемент и Как удалить элемент главы 6.

Ведение справочника Сроки хранения Справочник Сроки хранения содержит перечень возможных сроков хранения документов. Значения элементов справочника используются при создании элементов справочника Перечень статей, а также при формировании номенклатуры дел в подсистеме Архивное дело.

Для работы со справочником в строке меню окна Ведение справочников щелкните пункт Справочники и в раскрывшемся списке выберите команду Справочники Архива.

Откроется меню справочников подсистемы Архивное дело.

Выберите пункт Сроки хранения. Откроется окно, показанное на Рис. 3-101.

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников Рис. 3-101 Окно справочника Сроки хранения 8 Чтобы добавить элемент в справочник:

1. Выберите из меню Управление команду Добавить лист или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов. Откроется окно, показанное на Рис. 3-102.

3-176 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 13. Линейные справочники подсистемы Архив Рис. 3-102 Окно Добавить элемент справочника Сроки хранения 2. Если срок хранения определяется конкретным количеством лет (например, 3 года) в поле Срок хранения введите с клавиатуры нужное значение. При этом в поле Лет хранения автоматически будет установлено соответствующее количество лет хранения в годах (например, 3).

Внимание. В поле Лет хранения записываются только первые три цифры, введенные в поле Срок хранения.

Если же срок хранения не имеет количественного выражения (например, До востребования, До ликвидации предприятия и т.д.), то в поле Число лет не будет установлено никакого значения.

3. Если срок хранения характеризуется стандартным признаком хранения (например, До минования надобности), установите нужный флажок. При этом в поле Срок хранения ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников автоматически устанавливается соответствующая стандартная формулировка (кроме случая установки флажка ЛС):

Х Флажок ЭПК устанавливается в том случае, когда срок хранения определяется решением экспертной комиссии.

Если в полях Срок хранения и Лет хранения ранее были установлены какие-либо значения, они сохраняются, а к значению поля Срок хранения добавляется признак ЭПК (например, 3 года ЭПК);

Х Флажок ЛС устанавливается в том случае, если речь идет о хранении дел по личному составу. Установка этого флажка не влияет на значения, находящиеся в полях Срок хранения и Лет хранения;

Х Установка флажка ДМН (ДЗН или Постоянно) приведет к тому, что в поле Срок хранения автоматически будет установлено значение До минования надобности (До замены новым или Постоянно, в зависимости от установленного флажка). Если же в этом поле ранее было введено какое-либо значение, оно будет заменено соответствующей стандартной формулировкой. Если в поле Лет хранения стояло какое-либо значение - оно будет удалено.

4. При необходимости укажите в поле Примечание произвольный текст примечания. Значение задается вводом с клавиатуры.

5. Для сохранения введенной информации щелкните на кнопке Записать.

3-178 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 13. Линейные справочники подсистемы Архив Слияние элементов справочника В системе предусмотрена возможность слияния нескольких элементов справочника, дублирующих друг друга, в один. При таком слиянии один элемент справочника поглощает другой (или несколько выбранных элементов). Все, существующие в подсистеме Архивное дело, ссылки на поглощенные элементы, автоматически переназначаются на тот элемент справочника, который поглотил все остальные. После объединения поглощенные элементы физически удаляются из справочника. Количество объединяемых элементов не ограничивается.

8 Чтобы объединить элементы справочника:

1. Находясь в окне справочника, нажмите клавишу Ctrl и, не отпуская ее, выделите щелчком мыши те элементы справочника, которые должны быть поглощены.

2. Из меню Управление выберите команду Вырезать или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов. Выбранные элементы справочника будут помещены в буфер.

3. Найдите элемент, с которым должны объединиться элементы, находящиеся в буфере, и установите рядом с ним курсор.

4. Из меню Управление выберите команду Соединить или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов. Система выведет на экран запрос:

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников 5. Для объединения элементов щелкните на кнопке Да. Щелчок на кнопке Нет приведет к отмене объединения элементов справочника.

Глава 14. Реорганизация справочников В процессе эксплуатации системы ДЕЛО может возникнуть необходимость реорганизации справочников в связи с изменением организационной структуры предприятия (например, отдел преобразуется в отделение), а также в связи с изменениями в правилах делопроизводства (например, изменяется порядок формирования номеров документов при их регистрации).

Вносимые в справочники изменения могут вызвать значительные изменения в структуре хранения документов, правах доступа пользователей и т. п.

В нижеследующих разделах даны пояснения к ситуациям, вызванным изменениями элементов справочников или их удалением.

Замечание. Формальные правила изменения и удаления элементов справочников приведены в главе 6, разделах Как изменить элемент и Как удалить, а также восстановить логически удаленный элемент.

3-180 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 14. Реорганизация справочников Общие правила, действующие при реорганизации справочников Как для элементовЦвершин и листьев иерархических справочников, так и для элементов линейных справочников действуют следующие общие правила реорганизации справочников (исключения приводятся в последующих разделах).

1. Изменение значений полей элемента справочника, которые отображаются в реквизитах РК, резолюций и т. п., а также при настройках системы, приводит к соответствующему изменению показываемого значения реквизитов, ссылающихся на этот элемент справочника. Например, при изменении наименования какой-либо организации, во всех РК, в реквизитах Корреспонденты, Адресаты, Соисполнители или Сопроводительный документ которых было указано старое наименование, оно заменится на новое.

2. Удаление элемента справочника, который ранее не использовался ни при формировании РК документов, ни при настройках системы, приводит к его уничтожению в базе данных без возможности его дальнейшего восстановления.

3. Удаление элемента справочника, который ранее использовался при формировании РК документов либо при настройках системы приводит к его логическому удалению.

Это означает следующее:

Х логически удаленный элемент не будет отображаться ни в одном из списков возможных значений реквизитов при формировании (регистрации) новых РК, новых значений настроек и т. п. Таким образом, значение логически удаленного элемента не может быть присвоено какому-либо реквизиту вновь формируемой РК или вновь устанавливаемому параметру настройки;

При этом, если сохранившаяся установка такого параметра может привести к ошибкам в логике работы системы, пользователю будут выдаваться предупреждения, относительно того, какой параметр может привести к некорректной работе программы, например:

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников При возникновении такого предупреждения следует войти в систему, переустановить параметры настройки для данного пользователя и перезапустить систему.

Х все реквизиты ранее сформированных РК, которые имеют значения логически удаленного элемента, сохраняются без изменений.

Внимание. При удалении вершины справочника, идет попытка удаления всех элементов, подчиненных данной вершине. Те элементы, на которые в системе нет ссылок (в реквизитах РК, резолюций, в настройках пользователя, в подсистеме Пользователи и т. п.) - удаляются физически, иначе - логически. Для вершин действует следующее правило: если на нее в системе нет ссылок, и она не имеет подчиненных элементов, имеющих такие ссылки, то она удаляется физически, иначе - логически.

4. Реквизиты логически удаленного элемента могут редактироваться по тем же правилам, что и обычный элемент справочника.

5. При формировании поисковых запросов (функция Поиск), а также отчетов (подсистема Отчеты), логически удаленные элементы справочников входят в списки возможных значений с пометкой и могут быть выбраны в качестве параметров поиска или отчета.

Реорганизация справочника Список организаций Прежде всего, реорганизация справочника связана с возникновением в нем ошибочных записей, введенных при регистрации документов.

3-182 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 14. Реорганизация справочников Подробно о правилах перемещения и слияния ошибочно введенных элементов справочника смотрите в разделе Ведение справочника Список организаций главы 8.

Внимание. Для облегчения работы системного технолога рекомендуется создать в справочнике вершину Новые и обязать отправлять в нее все наименования организаций, которые с точки зрения регистрирующего документ пользователя являются новыми записями (см. ч. 3, гл.16 Руководство пользователя). В этом случае определение места новой организации в справочнике возлагается исключительно на системного технолога и облегчается процесс поиска вновь введенных организаций.

Еще одна затруднительная ситуация может возникнуть при редактировании вершины справочника, а именно, при изменении значения поля Категория адресатов. В этом случае система сформирует запрос:

В том случае, если замена значений категорий подтверждается (нажатие кнопки Да), то все организации, находящиеся по отношению к редактируемой вершине на более низких уровнях иерархии, будут отнесены к новой категории адресатов. При этом состав текущих (закрытых, отправленных) реестров рассылки документов внешним адресатам не изменится. То есть, если документ уже рассортирован в какой-либо из реестров, то, несмотря на изменение категории адресата, автоматического перераспределения документов между реестрами происходить не будет.

В случае необходимости исключение документа из одного реестра и включение в другой следует произвести в режиме редактирования реестров (см. руководство пользователя).

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников Внимание. Изменение значения категории адресатов возможно только в многопользовательской версии.

Замечание. При удалении организации из справочника может возникнуть ситуация, когда наименование организации в явном виде в реквизитах РК не присутствует (например, в режиме поиска по данному критерию не найдено ни одной РК), но элемент справочника удаляется только логически. Следует помнить, что наименование организации также может входить в реквизиты элементов справочника Подразделения (см. главу 8, раздел Ведение справочника Подразделения). После удаления наименования организации из элементов справочника Пользователи, ее можно будет удалить физически из справочника Список организаций).

Реорганизация справочника Подразделения Внимание. Материалы данного раздела относятся только к многопользовательской версии.

Основные затруднения, могущие возникнуть при реорганизации справочника, связаны с его следующими особенностями:

Х вершины справочника, отображающие подразделения согласно организационной структуре организации, могут являться картотекообразующими, для каждой вершины справочника может быть создана своя картотека, в которой будут храниться РК, зарегистрированные в соответствующем подразделении или направленные в подразделение из других подразделений (см. главу 8, раздел Ведение справочника Подразделения);

Х при картотекообразующем подразделении могут быть созданы кабинеты, владельцами которых являются должностные лица, задаваемые листьями справочника 3-184 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 14. Реорганизация справочников Подразделения (см. главу 10, раздел Ведение справочника Кабинеты).

Удаление подразделения При удалении вершины справочника (подразделения) действуют следующие дополнительные правила:

1. Если данное подразделение является картотекообразующим и при картотеке создан кабинет, подразделение может быть удалено только логически.

2. Если в состав подразделения входят должностные лица, являющиеся владельцами какого-либо кабинета, то при логическом удалении подразделения они не удаляются из списка владельцев кабинета. Удаление может быть произведено по правилам работы со справочником Кабинеты.

Добавление картотеки Добавление картотеки является результатом редактирования вершины справочника (подразделения) и связано с установкой ранее не установленного флажка Картотека (см. главу 8, раздел Ведение справочника Подразделения). При этом соблюдаются следующие правила:

1. Создание новой картотеки будет прервано, если по отношению к подразделению, которое в результате редактирования должно стать картотекообразующим выполняется одно из следующих условий:

Х существует вышестоящее по иерархии картотекообразующее подразделение, при котором создан кабинет, среди владельцев которого существуют должностные лица, входящие в состав редактируемого подразделения;

Х При подразделении, которое в результате редактирования станет картотекообразующим создан кабинет, среди владельцев которого существуют ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников должностные лица, входящие в состав вышестоящего по иерархии подразделения.

При этом формируется следующее сообщение:

Замечание. Чтобы новая картотека была создана, требуется в режиме работы со справочником Кабинеты найти кабинеты, указанные в сообщении, и удалить из списка владельцев кабинетов указанных в сообщении должностных лиц.

2. Если в картотеке вышестоящего по иерархии подразделения (родительского подразделения) существуют документы, производится перераспределение данных документов с учетом вновь создаваемой картотеки. При этом все документы первоначально помещаются в личную папку пользователя, что предотвращает их потерю в случае возникновения сбоев во время реорганизации картотек (при большом количестве документов процесс может занять несколько часов).

3. Если при подразделении, которое в результате редактирования станет картотекообразующим, созданы кабинеты, то перед началом реорганизации будет сформировано информационное сообщение:

3-186 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 14. Реорганизация справочников Для начала реорганизации картотеки:

Х в режиме редактирования вершины справочника Подразделения выставите флаг в поле Картотека;

Х Введите название картотеки в поле Наименование;

Х нажмите на кнопку Записать.

Перед началом реорганизации система сформирует сообщение:

Нажмите Да, чтобы начать реорганизацию картотеки, нажмите Нет, чтобы отказаться от процесса реорганизации.

Процесс перераспределения документов по картотекам сопровождается открытием окна Реорганизация картотеки (см. Рис. 3-103).

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников Рис. 3-103 Окно с параметрами хода реорганизации картотек Окно содержит кнопку Прервать, при нажатии которой процесс реорганизации картотек прекращается. При этом в личной папке пользователя, проводившего реорганизацию, остаются все необработанные к моменту прерывания документы (то же самое происходит и при прерывании процесса в результате возможного сбоя).

8 Чтобы завершить процесс реорганизации картотек:

1. Перейдите в режим работы с личными папками (см. главу руководства пользователя, раздел Как пользоваться личными папками). Откроется окно со списком личных папок (см. Рис. 3-104).

2. В списке будет находиться папка Реорганизация картотеки.

Для продолжения процесса реорганизации картотек выделите данную папку в списке (см. Рис. 3-104) и нажмите функциональную клавишу F9. Откроется окно Реорганизация картотек (см. Рис. 3-103) и процесс реорганизации будет продолжен.

3-188 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 14. Реорганизация справочников Рис. 3-104 Окно списка личных папок пользователя Внимание. В результате реорганизации в старой (верхней) картотеке останутся все РК, которые там были до реорганизации. В новой - РК, которые:

Х пересылались в данное подразделение, или должностным лицам этого подразделений;

Х имеют резолюции, у которых автор или исполнители являются должностными лицами данного подразделения;

Х внутренним адресатом (с отметкой об отправке) является либо само подразделение, либо должностные лица, относящиеся к нему;

Х для РК исходящих документов, реквизиты Подписал и Исполнитель имеют значения, относящиеся к работникам подразделений, пользующихся новой картотекой.

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников Удаление картотеки Удаление картотеки является результатом редактирования вершины справочника (подразделения) и связано со снятием ранее установленного флажка Картотека (см. главу 8, раздел Ведение справочника Подразделения) 8 При этом соблюдаются следующие правила:

1. Если при удаляемой картотеке был создан кабинет, он прикрепляется к картотеке подразделения, находящегося на более высоком уровне иерархии по отношению к редактируемому подразделению (кабинет прикрепляется к родительской картотеке). В системе всегда есть такая картотека, (например, картотека Предприятия, создаваемая при создании БД).

2. Если в удаляемой картотеке содержатся документы, происходит перенос документов в картотеку более высокого уровня иерархии. При этом данный процесс полностью соответствует процессу, приведенному в п. 3 раздела Добавление картотеки.

3. Для всех документов, зарегистрированных в удаленной картотеке, картотека регистрации будет заменена родительской картотекой (будет считаться, что регистрация таких документов производилась в родительской картотеке).

4. Все записи журнала передачи документов, ранее относившиеся к удаленной картотеке, будут переведены в родительскую картотеку.

5. Все протоколы пересылки РК из удаленной картотеки будут переведены в родительскую картотеку.

6. У всех пользователей, имеющих права доступа к удаленной картотеке, эти права изымаются, включая права работы в кабинетах удаленной картотеки (хотя эти кабинеты и продолжают существовать в родительской картотеке).

3-190 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 14. Реорганизация справочников Реорганизация справочника Группы документов Основные проблемы при реорганизации справочника связаны с редактированием признака формирования номера для групп документов, к которым документы были отнесены при регистрации (в базе данных уже имеются РК данной группы).

Установка или снятие флажка Номерообразование (см. главу 8, раздел Ведение справочника Группы документов) может привести к возникновению двух документов с одинаковым регистрационным номером. Например, если группа документов с единой нумерацией разделена на две подгруппы, в одной из которых, в свою очередь, задана самостоятельная нумерация, то может возникнуть следующая ситуация:

Х документы первой подгруппы, формирование номеров которой определяется родительской группой, имеют текущий порядковый номер 200;

Х документы второй подгруппы с собственной нумерацией документов имеют текущий порядковый номер 500 (больше, чем у первой подгруппы).

Если для второй подгруппы в результате редактирования признак формирования номера будет снят, то очередной порядковый номер при регистрации документа в данной подгруппе будет определяться родительской группой, т. е.

системой будет предложен номер 201. А такой номер для второй подгруппы уже есть.

Система позволяет производить редактирование признака формирования номера, но предварительно делает запрос:

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников Внимание. Перед тем как подтвердить редактирование признака, убедитесь, что его переустановка не приведет к конфликтным ситуациям.

8 При работе со справочником Группы документов также следует соблюдать следующие дополнительные правила:

1. При изменении шаблона регистрационного номера документа все старые документы сохранят свой регистрационный номер, а вновь регистрируемые документы будут иметь новый шаблон.

Внимание. Менять шаблон регистрационного номера не рекомендуется.

2. При изменении текущего порядкового номера регистрации (см. главу 8, раздел Как установить начальный порядковый номер регистрации), открывается окно:

3-192 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 14. Реорганизация справочников Окно содержит оформленный в виде таблицы список текущих значений порядковых номеров с разбивкой по годам.

Существует возможность изменить порядковый номер за какой либо год как в большую, так и в меньшую сторону. Для этого введите в левое поле окна требуемый год, в правое - новый текущий порядковый номер и щелкните на кнопке Изменить значение. Система сформирует вопрос:

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников При щелчке на кнопке Да порядковый номер будет изменен и если система хранит ранее высвобожденные порядковые номера (например, в результате удаления РК), то они в формировании номеров участия принимать не будут ( при регистрации нового документа системой будет предложен установленный номер).

Если вы щелкнете на кнопке Нет, порядковый номер будет изменен, но ранее высвобожденные номера (например, в результате удаления РК), будут использоваться при формировании номеров. Поэтому, при регистрации нового документа системой может быть предложен меньший, по сравнению с установленным, номер.

Внимание. При изменении счетчика номеров в меньшую сторону, проверяется, есть ли уже зарегистрированные документы, занявшие номера, лежащие между текущим и устанавливаемым порядковыми номерами. Если такие документы есть, открывается окно с указанием причин отказа в изменении номеров и счетчик номеров сохраняется в прежнем состоянии.

Внимание. Рекомендации по изменению признака номерообразования и изменению порядкового номера относятся только к группам документов, в шаблоне регистрационного номера которых, одним из выбранных значений является: л{2} - порядковый номер 3-194 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 14. Реорганизация справочников Реорганизация справочника Кабинеты Внимание. Материалы данного раздела относятся только к многопользовательской версии.

Основные проблемы при реорганизации справочника связаны с удалением владельца кабинета (см. главу 10, раздел Ведение справочника Кабинеты), например по причине его увольнения или перевода в новое подразделение.

При удалении владельца кабинета формируется запрос на подтверждение удаления записей в папках (когда в папках кабинета существуют записи для данного должностного лица), относящихся к данному владельцу:

Если вы щелкнете на кнопке Да, то вместе с владельцем из кабинета будут удалены все записи о резолюциях, находящихся у него на исполнении и все контрольные резолюции и проекты резолюций, автором которых он является. Если в папке На контроле существуют резолюции, связанные с удаляемым владельцем кабинета, рекомендуется их предварительно снять с контроля или после удаления владельца из одного кабинета прикрепить его к другому кабинету.

При работе со справочником Кабинеты также следует соблюдать следующие дополнительное правило: кабинет не может быть удален, если хотя бы одна из его папок не пустая.

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Глава 15. Настройка шаблонов печатных форм ЧАСТЬ 4.

Настройка шаблонов Глава 15. Настройка используемых шаблонов печатных форм При выполнении пользователем операции, связанной с выводом на печать информации из БД, система обращается к параметрам пользователя (закладка Прочие, подзакладка Шаблоны).

Каждая такая операция связана со своим шаблоном, например, операция Печать РК связана с шаблоном Регистрационная карточка. Система ищет файл шаблона с именем, заданным в значении соответствующего шаблона (в нашем случае файл Rk.dot), и осуществляет вывод информации по правилам, заданным в этом шаблоне.

Шаблоны, используемые системой, являются шаблонами Word и Excel, созданными стандартными средствами этих программ.

Редактировать шаблоны системы ДЕЛО может пользователь, имеющий навыки работы в Microsoft Visual Basic и обладающий навыками работы с API (см. Руководство прикладного программиста).

Для работы с шаблонами в окне Ведение справочников выберите команды Шаблоны, Ведение шаблонов. Откроется окно Работа с шаблонами (см. Рис. 4-1) ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 4- Часть 4. Настройка шаблонов Рис. 4-1 Окно Работа с шаблонами При этом изменится строка меню главного окна, и под ней появится панель инструментов. Строка меню состоит из двух пунктов - Управление и Выход. На панели инструментов - шесть кнопок, соответствующих командам меню Управление.

Вид кнопки Выполняемая команда Добавить шаблон Удалить шаблон Сохранить Выгрузить в файл 4-2 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 15. Настройка шаблонов печатных форм Загрузить из файла Выход Две команды - Пакетная выгрузка и Пакетная загрузка - кнопок на панели задач не имеют и выполняются только из меню.

Окно Работа с шаблонами содержит таблицу из трех колонок, в которой перечислены шаблоны, используемые системой. Первая колонка содержит описание шаблона, вторая колонка - имя файла шаблона, третья - категория, к которой отнесен данный шаблон, или название операции, которая использует данный шаблон. Названия колонок одновременно являются кнопками сортировки таблицы в алфавитном порядке по содержанию колонок.

Загрузка шаблона в базу данных 1. После установки системы на компьютер в директорию Shablons устанавливаются шаблоны для печати. Если необходимо, системный технолог может сохранить шаблоны в базе данных, чтобы затем была возможность вернуться к изначальным файлам шаблона (например, если пользователи изменят файл шаблона). Чтобы загрузить шаблон в базу данных, установите курсор на описание шаблона и выберите из меню команды Управление, Загрузить из файла или щелкните на кнопке Загрузить из файла ( ) на панели инструментов. Откроется окно Загрузка шаблона, являющееся стандартным окном открытия файла. Найдите и выделите файл шаблона, затем щелкните на кнопке Открыть. Будет выдано окно:

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 4- Часть 4. Настройка шаблонов 2. Нажмите кнопку Да, для подтверждения записи файла шаблона в базу денных.

Эту же команду можно использовать, если в результате каких-либо действий, в базе оказался испорченный файл шаблона.

Выгрузка шаблона из базы данных 1. Если файл шаблона на локальном компьютере был изменен и требуется вернуться к первоначальному файлу шаблона, то системный технолог может воспользоваться командой Выгрузить в файл.

2. Для этого выберите из меню команды Управление, Выгрузить в файл или щелкните на кнопке Выгрузить в файл ( ) на панели инструментов. Откроется окно Выгрузка шаблона, являющееся стандартным окном сохранения файла. Укажите папку, в которую следует сохранить файл, и введите новое имя файла или оставьте предложенное системой. Затем щелкните на кнопке Сохранить. Файл шаблона будет сохранен в указанной директории. После этого технолог может скопировать файл шаблона из своей локальной директории всем пользователям системы.

Если выбранный шаблон в базе данных не хранится, об этом будет выведено соответствующее сообщение.

Слева от описания файла шаблона имеется флажок. Если этот флажок снят, то при вызове операции печати будут использоваться шаблоны, находящиеся в каталогах на локальных компьютерах пользователей системы ДЕЛО. В этом случае разные пользователи могут изменять свои шаблоны и использовать их при печати.

Если флажок установлен, то при вызове пользователем операции печати с использованием данного шаблона, файл на локальной машине будет заменен на шаблон из базы данных в случае их отличия.

4-4 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 15. Настройка шаблонов печатных форм Замечание. Флажок нельзя установить, если выбранный шаблон не загружен в базу данных.

Добавление нового шаблона При необходимости, можно добавить в систему новый шаблон для печати списка.

1. Чтобы добавить в систему новый шаблон, предварительно создайте его средствами программ Microsoft Office. Затем выберите из меню команды Управление, Добавить шаблон или щелкните на кнопке Добавить ( ) на панели инструментов. Откроется окно Выбор шаблона, являющееся стандартным окном открытия файла. Найдите и выделите созданный файл шаблона, затем щелкните на кнопке Открыть.

2. В таблице появится новая строка, причем в колонке Имя файла будет указано имя файла шаблона, а две другие будут пустыми. Щелкните на добавленной строке в колонке Описание и введите описание нового шаблона. Затем щелкните на добавленной строке в колонке Категория.

Выделенное поле приобретет вид раскрывающегося списка.

Выберите значение Печать списка.

3. Выбор из списка пустого значения приведет к тому, что шаблон не будет ассоциирован ни с какой операцией и не будет использоваться.

4. После добавления шаблона в список следует либо скопировать его всем пользователям в соответствующие папки системы ДЕЛО, либо загрузить его в базу данных и установить флажок около его описания. После выбора пользователем команды Выбор шаблона для печати списка (например, из списка найденных документов функции Поиск) появится список шаблонов, в котором будет присутствовать описание нового шаблона.

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 4- Часть 4. Настройка шаблонов Удаление нового шаблона 1. Чтобы удалить ненужный шаблон, выделите его строку и выберите из меню команды Управление, Удалить шаблон или щелкните на кнопке Удалить ( ) на панели инструментов.

Внимание. Удаляйте только те шаблоны, которые были ранее добавлены. Удаление одного из шаблонов, используемых системой ДЕЛО, может привести к нарушениям работы системы.

2. Чтобы сохранить изменения, сделанные в процессе работы в окне Работа с шаблонами, выберите из меню команды Управление, Сохранить или щелкните на кнопке Сохранить ( ) на панели инструментов.

Команды Управление, Пакетная выгрузка выгружают все шаблоны, имеющиеся в базе, в файл специального формата. Команды Управление, Пакетная загрузка загружают в базу шаблоны из файла, сформированного при выгрузке.

Команды выполняются аналогично описанным выше командам Выгрузить в файл и Загрузить из файла. Они предназначены для переноса шаблонов из одной базы в другую.

Печать с помощью компоненты List&Label Дополнительно в системе ДЕЛО имеется возможность печатать внутренний реестр и штампы РК не с помощью Microsoft Excel, а используя компоненту List&Label. Использование данной компоненты ускоряет процесс печати и позволяет рациональнее использовать системные ресурсы компьютера.

4-6 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 15. Настройка шаблонов печатных форм Для этого при установке системы на компьютер пользователя должна быть установлена подсистема печати List&Label с набором шаблонов (устанавливается при полной или выборочной установке). После того, как подсистема была установлена, в каталоге шаблонов появится 4 дополнительных шаблона с расширением л.xpn:

Х Qreestr1.xpn - файл шаблона для печати внутреннего реестра без возможности предварительного просмотра;

Х Reestr1.xpn - файл шаблона для печати внутреннего реестра с возможностью предварительного просмотра;

Х St_in.xpn - файл шаблона для печати штампа входящего документа;

Х St_out.xpn - файл шаблона для печати штампа исходящего документа.

Пользователю необходимо изменить шаблоны в настройках системы, введя в графу Текущее значение имена файлов соответствующих шаблонов.

Глава 16. Настройка параметров системы Настройка параметров системы позволяет жестко ограничить права пользователей на ввод отчетов об исполнении резолюций и на визирование/подписание проектов документов рамками одного права, а также запретить или разрешить пользователям самостоятельно изменять свой пароль на вход в систему ДЕЛО.

Чтобы настроить параметры системы:

1. Запустите подсистему Справочники (см. главу настоящего руководства).

2. В окне Ведение справочников (см. Рис. 3-3) щелкните пункт Настройки и в раскрывшемся списке выберите команду Параметры системы. Откроется окно, показанное на Рис. 4-2.

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 4- Часть 4. Настройка шаблонов Рис. 4-2 Окно Параметры системы В верхней части окна указывается Правило определения контрольности документов, используемое в данной системе ДЕЛО.

Если установлен переключатель Правило 1 - контрольность документов в системе определяется его резолюциями (т.е. документ автоматически ставится на контроль в тех картотеках, которым принадлежат его контрольные резолюции).

Если установлен переключатель Правило 2 - контрольность документа не зависит от контрольности его резолюций и может быть установлена и снята пользователем вручную.

Замечание. Правило, по которому определяется контрольность документов в системе ДЕЛО, устанавливается при создании базы данных системы и может быть изменено только системным администратором.

4-8 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 16. Настройка параметров системы 3. Установите переключатель Ввод отчетов только исполнителем резолюции в положение Да, если требуется, чтобы отчет исполнителя резолюции мог вводить только пользователь, обладающим абсолютным правом Исполнение резолюций за исполнителя резолюции.

По умолчанию переключатель находится в положении Нет и вводить отчет исполнителя могут также пользователи, имеющие право Ввод резолюции и/или Контроль исполнения резолюции за автора резолюции.

4. Установите переключатель Ввод виз/подписей только визирующим/подписывающим должностным лицом в положение Да, если требуется, чтобы визировать и подписывать проекты документов могли только пользователи, обладающие абсолютным правом Визировать проекты / Подписывать проекты за визирующих / подписывающих должностных лиц соответственно.

По умолчанию переключатель находится в положении Нет и визировать (подписывать) проекты документов могут также:

Х исполнитель проекта - пользователь, имеющий абсолютное право Исполнение резолюций может визировать и подписывать проект за любого визирующего/ подписывающего;

Х пользователи, имеющие абсолютное право Визировать проекты (Подписывать проекты) за должностных лиц, которых они добавили сами.

5. Если требуется запретить пользователям менять свой пароль на вход в систему, установите соответствующий переключатель в положение Да.

6. Щелкните на кнопке Записать. Сделанные изменения будут сохранены, окно Параметры системы закроется.

Кнопка Выход предназначена для выхода из режима изменения параметров системы без сохранения сделанных установок.

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 4- Глава 17. Запуск подсистемы Пользователи ЧАСТЬ 5.

Ведение справочника Пользователи Внимание. Материалы данной части относятся только к многопользовательской версии.

Глава 17. Запуск подсистемы Пользователи Чтобы запустить подсистему Пользователи, выполните следующие действия.

1. Щелкните на кнопке Пуск и выберите раскрывающееся меню Программы.

2. В открывшемся списке выберите раскрывающееся меню ДЕЛО, которое содержит команды запуска подсистем.

3. Щелкните на команде Пользователи. При этом на экране откроется окно Вход в систему ДЕЛО с запросом имени и пароля пользователя (см. Рис. 5-1).

Рис. 5-1 Окно Вход в систему ДЕЛО 4. Введите с клавиатуры в поле Имя имя технолога системы и нажмите клавишу TAB. Курсор перейдет в поле Пароль.

5. Введите с клавиатуры пароль технолога системы и щелкните на кнопке Ввод или нажмите клавишу ENTER.

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 5- Часть 5. Ведение справочника Пользователи Внимание. При первом входе в систему в качестве имени и пароля используются имя и пароль владельца базы, которые задаются при установке серверной части (при создании базы данных) системы ДЕЛО (см. руководство администратора).

Если имя и пароль введены правильно, откроется окно Ведение пользователей (см. Рис. 5-2).

Рис. 5-2 Окно Ведение пользователей В случае, когда база данных создавалась без демонстрационного примера (см. руководство администратора), изначально список будет пустым.

Главное окно содержит строку меню, панель инструментов, а также оформленный в виде таблицы список пользователей.

Заголовки граф таблицы одновременно являются кнопками для сортировки ее элементов. При открытии окна отображается список пользователей, отсортированный по подразделениям.

Строка меню окна имеет следующие пункты:

Х Управление - содержит команды для добавления, изменения и удаления элементов, установке параметров пользователя, созданию списков, а также команды перехода к режиму установки прав пользователя в системе ДЕЛО и подсистемах Поточное сканирование и Архивное дело;

5-2 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 17. Запуск подсистемы Пользователи Х Сортировка - содержит команды сортировки списка;

Х Отчет - содержит команды вывода полной информации по выбранному пользователю, по всем пользователям, статистики по пользователям, а так же команды просмотра протоколов работы со справочником;

Х Вид - содержит фильтр отбора пользователей, имеющих доступ к подсистемам: ДЕЛО, ДЕЛО-Web, FineReader, Поточное сканирование, Архив, обладающих правом электронно-цифровой подписи. Кроме того, фильтр позволяет отображать список пользователей как с логически удаленными записями пользователей, так и без них.

Х Справка - содержит команды вызова справки и вывода сведений о версии системы ДЕЛО.

Х Закрыть - завершает работу с подсистемой.

Панель инструментов содержит следующие кнопки.

Вид кнопки Выполняемая команда Добавить пользователя Изменить запись о пользователе Удалить пользователя Настройка прав пользователя в системе ДЕЛО Настройка прав пользователя в подсистеме Поточное сканирование Настройка прав пользователя в подсистеме Архивное дело Вывести данные по выбранному пользователю Вывести данные по всем пользователям ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 5- Часть 5. Ведение справочника Пользователи Вывести данные о количестве пользователей по подсистемам Вывести на экран окно Протокола работы с данными выделенного пользователя.

Выход Внимание. Подсистемы Поточное сканирование и Архивное дело, а также опция ЭЦП и шифрование являются дополнительно закупаемыми и не входят в стандартный комплект поставки системы ДЕЛО В списке для каждого пользователя системы указаны подразделение, ФИО и имя (логин), заданные технологом системы при регистрации пользователя.

В заголовке крайней левой графы таблицы, содержащей список пользователей системы, находятся иконки, соответствующие различным подсистемам и опциям:

- - подсистема Документы;

- - подсистема ДЕЛО-Web;

- - возможность использования пакета FineReader для сканирования и автоматического распознавания текста документа (см. главу 13 Руководства пользователя);

- - подсистема Поточное сканирование;

- - подсистема Архивное дело;

- - опция ЭЦП и шифрование.

5-4 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 18. Справочник Пользователи Подсистемы и опции, доступные пользователям, отмечены знаками л+, расположенными в строках пользователей под иконками соответствующих подсистем.

Записи логически удаленных пользователей отмечены в списке значком красного цвета, расположенным слева от записи.

Все окна, открывающиеся при работе в подсистеме Пользователи относятся к типу специальных окон, правила работы с которыми, описаны в разделе Специальные окна главы 5.

Глава 18. Справочник Пользователи Добавление нового элемента в справочник Пользователи Внимание. На компьютере пользователя, на котором будет установлена система ДЕЛО, предварительно должна быть установлена и настроена клиентская часть используемой вами СУБД - Oracle или MS SQL (см. Требования к клиентской части руководства администратора).

Чтобы добавить нового пользователя:

1. В строке меню окна Ведение пользователей (см. Рис. 5-2) щелкните пункт Управление и в раскрывшемся списке выберите команду Добавить (или щелкните на панели инструментов кнопку ). Откроется окно, показанное на Рис. 5-3.

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 5- Часть 5. Ведение справочника Пользователи Рис. 5-3 Окно установки параметров пользователя 2. Используя клавиатуру, в поле ФИО введите фамилию, имя и отчество пользователя.

3. В поле Подразделение укажите название подразделения, в котором работает пользователь.

Замечание. При заполнении поля Подразделение нужное значение можно выбрать из списка значений, заданных ранее в этом поле для других пользователей. Для этого введите в поле Подразделение первые буквы названия подразделения и нажмите клавишу Enter. Откроется окно, содержащее список ранее введенных значений, начинающихся с этих букв. Щелчком мыши выделите нужное значение и щелкните на кнопке Записать. Произойдет возврат в окно установки параметров пользователя. В поле Подразделение будет введено выбранное значение.

4. Чтобы предоставить пользователю право работать с той или иной подсистемой или опцией, установите соответствующие флажки (Дело, Поточное сканирование, Архив, ЭЦП и шифрование и т.д.).

5-6 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 18. Справочник Пользователи При установке флажка Дело пользователь получает доступ к подсистемам Документы и Отчетные формы, а если данный пользователь должен выполнять функции системного технолога, то и к подсистемам Справочники и Пользователи. Кроме того, при установке флажка Дело автоматически устанавливается флажок Дело WEB, поскольку, по умолчанию, всем пользователям, работающим в системе ДЕЛО, предоставляется доступ к подсистеме ДЕЛО-Web.

5. Если пользователь наделен полномочиями ЭЦП и шифрования и в системе существует сертификат открытого ключа, выданный на его имя, щелкните на кнопке. В открывшемся окне установите соответствие между данным пользователем и его сертификатом (см. Часть 6., раздел Настройка справочника Пользователи для работы с опцией ЭЦП и шифрование).

6. В поле Имя вводом с клавиатуры укажите имя (логин), под которым пользователь будет входить в систему ДЕЛО.

7. В поле Пароль - пароль, с которым пользователь будет входить в систему ДЕЛО.

8. Если требуется, чтобы при входе пользователя в систему ДЕЛО проводилась его аутентификация с помощью операционной системы, установите флажок Аутентификация с помощью ОС. При этом поле Пароль исчезнет.

В поле Имя через косую черту (знак л\) укажите домен (название группы компьютеров в сети) и имя учетной записи пользователя (например, GROUP\MAKAROVA).

Внимание. Если для работы системы ДЕЛО используется СУБД Oracle, то при заполнении поля Имя перед названием домена и именем учетной записи пользователя требуется указать символы OPS$. Например, OPS$GROUP\MAKAROVA.

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 5- Часть 5. Ведение справочника Пользователи Замечание. Аутентификация пользователя с помощью ОС позволяет при загрузке системы ДЕЛО идентифицировать пользователя по тем личным параметрам, которые он указывает при входе в ОС Windows. В этом случае при запуске системы ДЕЛО пользователю не требуется указывать свои имя и пароль на вход в систему, поэтому окно Вход в систему ДЕЛО (см. Рис.

5-1) формироваться не будет.

9. При необходимости, в поле Примечание введите свободный текст примечания.

10. Если требуется, чтобы права нового пользователя совпадали с правами, параметрами и списками пользователя, зарегистрированного ранее, установите флажок Взять настройки от и выберите из раскрывающегося списка фамилию нужного пользователя.

При этом в нижней части окна автоматически установится ряд флажков, соответствующих параметрам и возможностям выбранного пользователя: Права ДЕЛО, Параметры, Списки, Права поточного сканирования, Права Архива. Если права нового пользователя должны отличаться от прав выбранного пользователя, следует снять надлежащие флажки. Снятие флажков предотвратит перенос соответствующих прав.

Замечание. Копирование настроек ранее зарегистрированного пользователя ускоряет и упрощает создание учетной записи.

11. Заполнив все поля окна Пользователь БД и установив нужные флажки, щелкните на кнопке Записать. Произойдет возврат к окну Ведение пользователей (см. Рис. 5-2). При этом в списке пользователей добавится новая строка, соответствующая новому пользователю.

5-8 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 18. Справочник Пользователи Изменение элемента справочника Пользователи Для редактирования записи пользователя:

1. В окне Ведение пользователей (см. Рис. 5-2) выделите фамилию нужного пользователя, щелкнув на ней мышью.

2. В строке меню окна щелкните пункт Управление и в раскрывшемся списке выберите команду Изменить (или щелкните на панели инструментов кнопку ). Откроется окно, показанное на Рис. 5-4.

Рис. 5-4 Окно Пользователь БД в режиме редактирования.

3. Внесите необходимые изменения в поля ФИО, Подразделение и Примечание.

4. Установите или снимите флажки, предоставляющие пользователю доступ к соответствующим подсистемам.

5. Если пользователь наделен полномочиями ЭЦП и шифрования и в системе существует сертификат открытого ключа, выданный на его имя, установите флажок ЭЦП и ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 5- Часть 5. Ведение справочника Пользователи шифрование. Затем щелкните на кнопке и в открывшемся окне установите соответствие между данным пользователем и его сертификатом (см. часть 6, раздел Настройка справочника Пользователи для работы с опцией ЭЦП и шифрование).

6. Если требуется изменить имя, под которым пользователь входит в систему ДЕЛО, щелкните на кнопке Задать, расположенной у правой границы поля Имя. Откроется окно, показанное на Рис. 5-5.

Рис. 5-5 Окно редактирования Имени пользователя В поле Имя укажите новое имя (логин) пользователя. В поле Пароль - пароль, с которым пользователь будет входить в систему ДЕЛО. В поле Пароль повторно подтвердите пароль пользователя, указав его повторно. Щелкните кнопку ОК, чтобы сохранить данные, закрыть это окно и вернуться в окно Пользователь БД.

Замечание. Системный технолог имеет возможность редактировать значение поля Имя только в записях пользователей. Изменение имени (логина) в своей собственной записи ему не доступно. При работе с СУБД MS SQL технолог в своей записи не может редактировать также и поле Пароль.

7. Если требуется изменить пароль, с которым пользователь входит в систему ДЕЛО, щелкните на кнопке Задать, расположенной у правой границы поля Пароль. Откроется окно, показанное на Рис. 5-6.

5-10 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 18. Справочник Пользователи Рис. 5-6 Окно смены пароля В поле Пароль укажите новый пароль пользователя. В поле Пароль повторно подтвердите пароль, указав его повторно. Щелкните кнопку ОК, чтобы сохранить данные, закрыть это окно и вернуться в окно Пользователь БД.

Внимание. Пункты 6 и 7 выполняются в том случае, когда в окне Пользователь БД не установлен флажок Аутентификация с помощью ОС. В противном случае поле Пароль будет отсутствовать, а в поле Имя будет указан не логин, а домен (название группы компьютеров в сети) и имя учетной записи пользователя.

8. При необходимости установите/снимите флажок Аутентификация с помощью ОС:

Х При установке флажка открывается окно, показанное на Рис. 5-7.

Рис. 5-7 Окно для ввода логина ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 5- Часть 5. Ведение справочника Пользователи В поле Имя через косую черту (знак л\) введите домен и имя учетной записи пользователя в сети (например, GROUP\MAKAROVA) и щелкните на кнопке ОК. Поле Пароль при этом исчезнет.

Х При снятии флажка Аутентификация с помощью ОС формируется окно (см. Рис. 5-5), в котором требуется вести новое имя и пароль пользователя для входа в систему ДЕЛО. Заполните поля этого окна так, как описано в п. 6 и щелкните на кнопке ОК.

9. Если требуется, чтобы права пользователя совпадали с правами, параметрами и списками другого пользователя, установите флажок Взять настройки от и выберите из раскрывающегося списка фамилию нужного пользователя.

10. Если права редактируемого пользователя должны отличаться от прав выбранного пользователя, снимите надлежащие флажки.

11. Для сохранения сделанных изменений и выхода из режима редактирования щелкните на кнопке Записать. Для выхода из режима редактирования без сохранения, щелкните на кнопке Отмена. Произойдет возврат в главное окно подсистемы Ведение пользователей (Рис. 5-2).

5-12 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 18. Справочник Пользователи Удаление и восстановление элемента справочника Пользователи Чтобы удалить элемент справочника:

1. В окне Ведение пользователей (см. Рис. 5-2) выделите фамилию нужного пользователя.

2. В строке меню окна щелкните пункт Управление и в раскрывшемся списке выберите команду Удалить (или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов).

Пользователь будет логически удален. Запись о логически удаленном пользователе будет отмечена значком красного цвета, расположенным слева от записи.

Чтобы восстановить логически удаленный элемент справочника:

1. В окне Ведение пользователей (см. Рис. 5-2) выделите фамилию логически удаленного пользователя.

Элемент будет восстановлен, значок красного цвета, расположенный слева от записи о пользователе, исчезнет.

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 5- Часть 5. Ведение справочника Пользователи Сортировка списка элементов справочника Пользователи Для сортировки списка пользователей, находясь в окне Ведение пользователей (см. Рис. 5-2), выберите одну из команд меню Сортировка:

Х По подразделениям - в алфавитном порядке наименований подразделений (установлена по умолчанию).

Х По фамилиям - в алфавитном порядке фамилий.

Х По именам - в алфавитном порядке имен, под которыми пользователи работают в системе.

Кроме того, заголовки граф таблицы, содержащей список пользователей системы, одновременно являются кнопками сортировки. Щелчок на заголовке-кнопке приводит к сортировке записей таблицы в алфавитном порядке значений выбранной графы (от А до Я). Повторный щелчок на заголовке меняет порядок сортировки на противоположный текущему (от Я до А).

Установка и редактирование прав пользователя в системе ДЕЛО Чтобы установить или изменить права доступа пользователя к отдельным функциям, поддерживаемым подсистемами Документы, Отчетные формы, Справочники:

1. Выделите в списке пользователей требуемую фамилию и выберите команду Управление, Права в системе ДЕЛО или щелкните на кнопке на панели инструментов.

Откроется окно установки и редактирования прав выбранного пользователя (см. Рис. 5-8).

5-14 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 18. Справочник Пользователи Рис. 5-8 Окно установки прав пользователя 2. В не редактируемых полях Имя, ФИО, Подразделение отображаются реквизиты пользователя, заданные при его регистрации (см. раздел Добавление нового элемента в справочник Пользователи).

3. Назначьте или измените доступные пользователю картотеки (см. ниже раздел Назначение картотек).

4. Назначьте или измените абсолютные права пользователя (см. ниже раздел Назначение абсолютных прав пользователя).

5. Назначьте или измените права пользователя в картотеках (см. ниже раздел Назначение пользователю прав в картотеках).

6. Назначьте или измените разрешенные грифы доступа:

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 5- Часть 5. Ведение справочника Пользователи 7. Завершите установку (редактирование) прав пользователя, щелкнув на кнопке Записать чтобы подтвердить ввод данных, или Отменить, чтобы отказаться от него.

Произойдет возврат в главное окно подсистемы (см. Рис.

5-2).

Внимание. Каждому зарегистрированному пользователю необходимо сообщить его имя и пароль для входа в систему, а также его права при работе в системе.

Назначение картотек Для назначения доступных пользователю картотек:

1. Щелкните на закладке Картотеки. Откроется окно, показанное на Рис. 5-9. В левой части окна расположен список всех картотек, существующих в системе.

2. Выберите картотеки, которые должны быть доступны пользователю. Для этого последовательно установите флажки рядом с названиями нужных картотек. Около первой выбранной картотеки появится отметка в виде красной галочки. У всех следующих выбираемых картотек галочка будет черной. Красная галочка обозначает главную картотеку. Эта картотека будет открываться по умолчанию при входе пользователя в систему Документы.

5-16 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 18. Справочник Пользователи Рис. 5-9 Окно назначения картотек 3. Если требуется сделать главной другую картотеку, то выделите ее, а затем щелкните на кнопке Главная.

Если ни одна картотека не будет выбрана, то при записи Прав доступа пользователя будет выдано предупреждение:

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 5- Часть 5. Ведение справочника Пользователи Назначение абсолютных прав пользователя На закладке Абсолютные права назначаются права, не зависящие от доступных пользователю картотек.

Если же пользователь наделен полномочиями системного технолога, на этой закладке, при необходимости, ограничивается доступ данного пользователя к справочникам системы.

Для назначения абсолютных прав пользователя:

1. Щелкните мышью на закладке Абсолютные права.

Откроется окно, показанное на Рис. 5-10.

Рис. 5-10 Окно закладки Абсолютные права 5-18 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 18. Справочник Пользователи 2. Если пользователь наделен полномочиями технолога системы, установите флажок Системный технолог.

Права технолога предоставляют доступ к справочникам подсистемы Документы и справочнику Пользователи.

При установке этого флажка активизируется кнопка Справочники, и в поле, расположенном в правой части окна закладки появится значение Все справочники, говорящее о том, что данный пользователь получает полномочия для работы со всеми справочниками подсистемы Документы и справочником Пользователи.

Если требуется ограничить количество доступных пользователю справочников, щелкните на кнопке Справочники. Откроется окно, показанное на Рис. 5-11.

Рис. 5-11 Перечень справочников, доступных пользователю Оно содержит перечень системных справочников.

Справочники, доступные пользователю, отмечены флажками. Поскольку по умолчанию пользователь получает права для работы со всеми справочниками системы, то флажки установлены у всех справочников, находящихся в этом списке.

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 5- Часть 5. Ведение справочника Пользователи При необходимости вы можете закрыть пользователю доступ к отдельным справочникам. Для этого снимите флажки, установленные рядом с наименованием тех справочников, полномочий для работы с которыми пользователь не должен иметь, и щелкните на кнопке ОК.

Произойдет возврат на закладку Абсолютные права. В поле, расположенном в правой части закладки отобразится список доступных пользователю системных справочников.

3. Поиск по всем картотекам - дает право пользователю в задаче Поиск и в подсистеме ДЕЛО-Web искать РК во всех существующих картотеках, независимо от того, какие картотеки доступны этому пользователю.

4. Отправка документов по реестрам - дает пользователю право работы с функцией Реестры внешней отправки документов.

5. Просмотр всех резолюций - дает пользователю право просмотра РК во всех картотеках, которым она принадлежит. При отсутствии данного права пользователь имеет право просматривать РК и резолюции только в тех картотеках, к которым он имеет доступ.

6. Ввод резолюций - дает пользователю право ввода новых резолюций РК и право их последующего редактирования.

Пользователь, имеющий право ввода резолюции, может ввести и отредактировать все реквизиты резолюции, в т. ч.

отчет за любого исполнителя.

При установке этого флажка активизируется кнопка Подразделения. Щелкните на ней. Откроется окно, показанное на Рис. 5-12. В этом окне формируется список должностных лиц, за которых данный пользователь будет иметь право вводить резолюции. В список можно включать и подразделения, если пользователь имеет право вводить резолюции за всех должностных лиц этого подразделения.

5-20 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 18. Справочник Пользователи Рис. 5-12 Окно Права на работу с резолюциями и проектами Х при установке флажка За всех, пользователь будет иметь право вводить резолюции от имени любого должностного лица из справочника Подразделения;

Х если требуется ограничить круг лиц, за которых пользователь может вводить резолюции, сформируйте список этих должностных лиц и/или подразделений (если пользователь наделен полномочиями вводить резолюции за всех должностных лиц этих подразделений).

Для этого щелкните на кнопке Добавить. Откроется окно выбора значений из справочника Подразделения.

Выберите нужных должностных лиц и/или подразделения, руководствуясь правилами выбора значений из справочника (см. главу 6 настоящего руководства, раздел Выбор значения из иерархического справочника). Сформировав список, щелкните на кнопке ОК. Произойдет возврат на закладку Абсолютные права, в правой части которой будет отражен полученный список.

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 5- Часть 5. Ведение справочника Пользователи Внимание. При выборе данного права установка флажка За всех или формирование списка должностных лиц, за которых пользователь может вводить резолюции, является обязательным.

7. Исполнение резолюций - дает пользователю право вводить отчет об исполнении резолюции за ее исполнителя.

Кроме того, назначение этого права предоставляет пользователю работать с РК проектов документов:

Х создавать РК проектов документов;

Х редактировать значения всех реквизитов РК проектов;

Х удалять РК проектов документов;

Х отправлять проект документа на визирование;

Х отправлять проект документа на подписание.

При назначении права Исполнение резолюций системному технологу необходимо сформировать список подразделений и/или должностных лиц, за которых пользователь может вводить отчет об исполнении резолюции и работать с проектами документов. Создание такого списка является обязательным при выборе данного права. Порядок формирования списка должностных лиц/подразделений описан в п. 6.

8. Контроль исполнения резолюций - дает пользователю право редактировать следующие поля резолюции:

Х промежуточная дата контроля;

Х фактическая дата исполнения;

Х ход исполнения резолюции;

Х основание для снятия с контроля.

При назначении данного права необходимо сформировать список подразделений и/или должностных лиц, за которых пользователь может проводить контроль исполнения резолюций. Создание такого списка является обязательным при выборе данного права. Порядок формирования списка должностных лиц/подразделений описан в п. 6.

5-22 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 18. Справочник Пользователи 9. Добавление организаций и граждан - дает пользователю право добавлять новые элементы в справочники организаций и граждан, из основного приложения системы.

10. Редактирование организаций и граждан - дает пользователю право из основного приложения системы редактировать реквизиты элементов справочников Организации и Граждане.

С помощью установки одного из переключателей (Всех реквизитов или Не заполненных) системный технолог может определить, какие реквизиты элемента справочника пользователь может редактировать - все или только реквизиты, не заполненные ранее. По умолчанию установлен переключатель Не заполненных.

11. Редактирование регистрационного номера РК - дает пользователю право изменять регистрационный номер документа в режиме редактирования РК.

12. Визировать проекты - дает пользователю право визировать проекты документов.

При назначении данного права необходимо сформировать список подразделений и/или должностных лиц, за которых пользователь может визировать проекты документов.

Создание такого списка является обязательным при выборе данного права. Порядок формирования списка должностных лиц/подразделений описан в п. 6.

13. Подписывать проекты - дает пользователю право подписывать проекты документов.

При назначении данного права необходимо сформировать список подразделений и/или должностных лиц, за которых пользователь может подписывать проекты документов.

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 5- Часть 5. Ведение справочника Пользователи Если пользователю назначены права Ввод резолюций, Исполнение резолюций, Контроль исполнения резолюций, Визировать проекты и Подписывать проекты, то окно Права на работу с резолюциями и проектами может иметь вид, показанный на Рис. 5-13.

Рис. 5-13 Окно Права на работу с резолюциями и проектами 14. Постановка на контроль - дает пользователю право изменять контрольность документов.

В зависимости от настроек базы данных системы ДЕЛО, контрольность документов определяется в соответствии с одним из двух правил:

Х Правило 1 - контрольность документа определяется контрольностью его резолюции в данной картотеке.

Иными словами, если у резолюции есть плановая дата исполнения (т.е. она является контрольной), документ автоматически становится контрольным документом.

Х Правило 2 - контрольность документа не зависит от контрольности его резолюции и может устанавливаться и сниматься пользователем вручную.

Внимание. Флажок Постановка на контроль присутствует в списке абсолютных прав только в том случае, если в данной системе ДЕЛО для определения контрольности документов используется Правило 1.

5-24 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 18. Справочник Пользователи Правило, по которому определяется контрольность документов в вашей системе ДЕЛО указано в подсистеме Справочники, в окне Параметры системы (см. главу настоящего руководства).

Назначение пользователю прав в картотеках На закладке Права в картотеках устанавливаются права пользователя для работы в доступных для него картотеках и кабинетах этих картотек.

Чтобы назначить пользователю права в картотеках:

1. Щелкните мышью на закладке Права в картотеках.

Откроется окно, показанное на Рис. 5-14.

Рис. 5-14 Окно закладки Права в картотеках ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 5- Часть 5. Ведение справочника Пользователи 2. В поле, расположенном в верхней части закладки, устанавливается наименование картотеки. При этом в левой части закладки, находящейся под этим полем, отображается перечень прав, которые могут быть назначены пользователю для работы в указанной картотеке. По умолчанию отображается наименование картотеки, заданной для данного пользователя, как главная.

Чтобы перейти к установке прав в другой картотеке, щелкните на кнопке, примыкающей к правой границе поля, и выберите из раскрывающегося списка название нужной картотеки.

3. По умолчанию, в перечне прав установлен флажок Поиск документов. Т.е. пользователю доступна только функция Поиск, в которой можно осуществлять поиск и просмотр РК документов, находящихся в выбранной картотеке (с учетом грифа доступа пользователя).

Чтобы наделить пользователя другими полномочиями для работы в данной картотеке, установите флажки рядом с наименованиями соответствующих прав.

4. Регистрация документов - дает пользователю право регистрировать документы в выбранной картотеке.

Внимание. При назначении данного права пользователь имеет право Редактирования РК, Удаления РК, Пересылки РК и Переотметки документов (в рамках текущей картотеки) в режиме Зарегистрированные сегодня вне зависимости от остальных его прав в выбранной картотеке.

При назначении данного права необходимо сформировать список групп документов, которые пользователь имеет право регистрировать. Для этого щелкните на кнопке Группы док-в. Откроется окно выбора значений из справочника Группы документов (кнопка Группы док-в будет доступна только после установки флажка Регистрация документов).

5-26 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 18. Справочник Пользователи Выберите нужные группы документов, руководствуясь правилами выбора значений из справочников (см. главу 6).

В правой части закладки отобразится сформированный список.

Внимание. При формировании списка групп документов разрешается выбирать только значения, соответствующие листьям справочника Группы документов.

5. Редактирование РК - дает пользователю право редактировать все изменяемые реквизиты РК из функций Поиск, Кабинеты, Опись дел (если для этих реквизитов не предусмотрено предоставление отдельных прав).

При назначении права Редактирование РК системный технолог может установить определенные ограничения:

Х установка флажка Ограничить картотекой регистрации приведет к тому, что пользователь сможет редактировать РК только находясь в картотеке регистрации данной РК. Данный флажок появляется только после установки флажка Редактирование РК;

Х формирование списка групп документов (см. п. 4) приведет к тому, что пользователь сможет редактировать РК только указанных групп документов.

Если список не будет сформирован, пользователь сможет редактировать РК всех групп документов.

Внимание. При формировании списка групп документов разрешается выбирать как листья, так и вершины справочника Группы документов. При выборе вершины пользователь сможет редактировать РК, принадлежащие всем группам документов из выбранной вершины.

6. Удаление РК - дает пользователю право удалять РК из функций Поиск, Кабинеты, Опись дел.

При назначении права Удаление РК системный технолог может установить определенные ограничения:

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 5- Часть 5. Ведение справочника Пользователи Х установка флажка Ограничить картотекой регистрации приведет к тому, что пользователь сможет удалять РК только находясь в картотеке регистрации данной РК. Данный флажок появляется только после установки флажка Удаление РК;

Х формирование списка групп документов (см. п. 4) приведет к тому, что пользователь сможет удалять РК только указанных групп документов. Если список не будет сформирован, пользователь сможет удалять РК всех групп документов.

Внимание. При формировании списка групп документов разрешается выбирать как листья, так и вершины справочника Группы документов. При выборе вершины пользователь сможет удалять РК, принадлежащие всем группам документов из выбранной вершины.

7. Пересылка РК - если пользователю не дано право регистрировать документы в выбранной картотеке, то назначение права Пересылка РК обеспечит ему доступ к функции Переслать РК из окна Зарегистрированные сегодня и функций Кабинеты, Поиск и Опись дел.

8. Получение отчетов - дает пользователю право работать в приложении Отчетные формы и получать отчеты по документам, находящимся в выбранной картотеке.

9. Переотметка документов - дает пользователю право редактировать в выбранной картотеке дополнительный раздел РК Журнал передачи документов.

10. Списание документов в дело - дает пользователю право списывать документы в дела подразделений выбранной картотеки. При списании документа в дело (редактирование дополнительного раздела Журнал передачи документов) пользователь может выбирать дела подразделений всех доступных ему картотек.

5-28 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 18. Справочник Пользователи 11. Отметка ознакомления - дает пользователю право вносить изменения в дополнительный раздел Журнал ознакомления с документом выбранной картотеки.

12. Отправка по e-mail - дает пользователю право отправлять РК по электронной почте. Т.е. обеспечивает доступ к функциям Отправить по E-mail и Подготовить E-mail в выбранной картотеке.

13. Отметка отправки документов - дает пользователю право отмечать отправку документов, находящихся в выбранной картотеке, из дополнительного раздела РК Адресаты без обращения к функции Реестр (децентрализованная отправка).

14. Опись дел - дает пользователю право работать с одноименной функцией. При этом пользователь может выбирать дела подразделений всех доступных ему картотек.

Чтобы определить круг полномочий пользователя для работы в кабинетах выбранной картотеки:

1. Находясь в окне закладки Права в картотеках (см. Рис.

5-14), выберите из раскрывающегося списка наименование нужной картотеки и щелкните на кнопке Кабинеты.

Откроется окно, показанное на Рис. 5-15.

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 5- Часть 5. Ведение справочника Пользователи Рис. 5-15 Окно Кабинеты пользователя перед назначением кабинетов В окне представлен оформленный в виде таблицы список всех кабинетов, созданных при выбранной картотеке. Графы таблицы содержат следующие данные:

Х условный значок кабинетов ( - недоступный для пользователя, - доступный для пользователя);

Х Кабинеты - наименования кабинетов, созданных при текущей картотеке;

Х Папки - условное изображение восьми папок кабинета, расположенных в следующем в порядке: Поступившие, На исполнении, На контроле, У руководства, На рассмотрении, Управление проектами, На визировании, На подпись;

Х Ограничить доступ группой - название группы документов (листа или вершины), которая становится единственной группой, доступной пользователю при работе в данном кабинете. В случае если выбрана вершина групп документов, то доступными для работы в кабинете считаются все элементы данной вершины.

5-30 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 18. Справочник Пользователи 2. Установите указатель рядом с наименованием того кабинета, который должен быть доступен пользователю.

3. Щелкните на кнопке Кабинет, расположенной в нижней чести окна. При этом:

Х Условный значок кабинета (недоступный) будет заменен значком (доступный);

Х все папки выбранного кабинета будут отмечены значком - признак того, что пользователь может работать со всеми папками данного кабинета;

Х при назначении первого кабинета, около его названия автоматически появляется красная галочка, показывающая, что данный кабинет является главным для пользователя. Главный кабинет будет открываться по умолчанию при входе пользователя в систему или при смене картотеки;

Х все флажки, расположенные в нижней части окна, станут активными и будут автоматически установлены (т.е., по умолчанию, пользователю дается доступ ко всем папкам кабинета).

4. Чтобы ограничить доступ пользователя к каким-либо папкам кабинета, снимите флажки, соответствующие этим папкам.

Автоматически будут сняты красные галочки в надлежащих папках, расположенных в строке данного кабинета (см. Рис.

5-16). Для восстановления доступа пользователя к папкам вновь установите нужные флажки.

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 5- Часть 5. Ведение справочника Пользователи Рис. 5-16 Окно Кабинеты пользователя 5. Если при работе в кабинете требуется ограничить доступ пользователя к документам какой-либо одной группой:

Pages: | 1 | 2 | 3 | 4 |

Книги, научные публикации

Blog