Книги, научные публикации Pages: | 1 | 2 | 3 | 4 |

Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота Руководство системного технолога Том 1 Глава 1-9 Москва, 2005 Система автоматизации делопроизводства и документооборота ...

-- [ Страница 2 ] --

13. Если требуется изменить значения полей вершины, установите курсор на нужную вершину и выберите команду Управление, Изменить или щелкните на одноименной кнопке на панели инструментов. Отредактируйте требуемое значение и нажмите кнопку Записать. Введенные изменения будут сохранены.

14. Удаление вершины справочника производится по правилам, приведенным в разделе Как удалить элемент Главы 6.

Внимание. Если при редактировании вершины справочника менялась установка переключателя Картотека, то для дальнейшей работы может потребоваться реорганизация картотек (см. главу 14 Реорганизация справочника подразделений) 8 Чтобы добавить в справочник вершину (для однопользовательской версии):

1. Выберите из меню Управление команду Добавить вершину или щелкните на одноименной кнопке на панели инструментов. Откроется окно Добавить вершину [Подразделения] (см. Рис. 3-17).

2. Если вершина должна быть создана в уже существующей вершине, то откройте нужную вершину, дважды щелкнув на ней мышью, и выберите команду Добавить вершину [Подразделения - название открытой вершины].

3-26 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 8. Иерархические справочники подсистемы Документы Рис. 3-18 Окно Добавить вершину в справочнике Подразделение (однопользовательская версия) 3. В поле Индекс введите с клавиатуры индекс подразделения.

Этот значение используется при формировании шаблона регистрационного номера документа (см. раздел Ведение справочника Группы документов), во внутренних реестрах отправки, а так же в подсистеме Архивное дело.

4. Введите с клавиатуры в поле Подразделение название подразделения. Заполнение этого поля является обязательным 5. Если требуется добавить еще одну вершину на том же уровне иерархии, щелкните на кнопке Добавить. При этом будет произведена запись введенной информации и откроется новое окно для формирования реквизитов еще одной вершины справочника. Повторите процедуру заполнения полей.

6. Завершите ввод новой вершины, щелкнув на кнопке Записать для сохранения внесенных в справочник изменений или на кнопке Отменить, чтобы отказаться от сохранения.

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников 7. Если требуется изменить значения полей вершины, установите курсор на нужную вершину и выберите команду Управление, Изменить или щелкните на одноименной кнопке на панели инструментов. Отредактируйте требуемое значение и нажмите кнопку Записать. Введенные изменения будут сохранены.

8. Удаление значений элемента справочника производится по правилам, приведенным в разделе Как удалить элемент Главы 6.

Добавление листа в многопользовательской версии Найдите вершину, в которой нужно создать лист, и откройте ее, дважды щелкнув на ее названии. Выберите из меню Управление команду Добавить лист или щелкните на одноименной кнопке на панели инструментов. Откроется окно Добавить лист (см. Рис. 3-19).

Рис. 3-19 Окно добавления листа в справочник Подразделения (многопользовательская версия) 3-28 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 8. Иерархические справочники подсистемы Документы 8 Ввод значений в поля выполняется следующим образом:

1. Введите с клавиатуры в поле Индекс должностного лица, если соответствующий элемент используется при формировании шаблона регистрационного номера (см.

раздел Ведение справочника Группы документов) и/или во внутренних реестрах отправки.

2. Введите с клавиатуры в поле Должность название должности. Заполнение поля Должность является обязательным.

Замечание. При заполнении поля Должность нужное значение можно выбрать из списка значений, заданных ранее в этом поле для других листьев справочника. Для этого введите в поле Должность первые буквы названия должности и нажмите клавишу Enter. Откроется окно, содержащее список ранее введенных значений. Щелчком мыши выделите нужное значение и щелкните на кнопке Записать. Произойдет возврат в окно листа справочника. В поле Должность будет установлено выбранное значение.

3. Введите с клавиатуры в поле Фамилия фамилию, имя и отчество должностного лица. Заполнение поля Фамилия является обязательным.

4. Если должностное лицо является руководителем подразделения, установите флажок Начальник. В этом случае в списке должностных лиц подразделения рядом со значком листа справочника будет помещен значок руководителя подразделения Ц.

Внимание. В каждом подразделении необходимо ввести должностное лицо с признаком Начальник. Такое должностное лицо может быть одно в подразделении. При выполнении некоторых операций, например, Переслать РК, если РК адресована в подразделение, без указания конкретного адресата, ее будет получать должностное лицо с признаком Начальник.

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников 5. Если должностное лицо является сотрудником территориально удаленного подразделения, внесенного в справочник Список организаций, заполните поле Организация выбором соответствующего элемента из справочника (см. главу 6, раздел Выбор значения из иерархического справочника).

Если требуемая организация отсутствует в справочнике, введите ее в список организаций.

6. Введите с клавиатуры в поле Примечание текст примечания, если это необходимо.

7. Поля Дата начала действия и Дата окончания действия предназначены для хранения справочной информации о датах, когда была создана эта должность и когда эта должность была упразднена.

8. Если требуется добавить еще один лист, щелкните на кнопке Добавить. При этом будет произведена запись введенной информации и откроется новое окно для формирования реквизитов еще одного листа справочника на том же уровне иерархии. Повторите процедуру заполнения полей.

9. Завершите ввод нового листа, щелкнув на кнопке Записать для сохранения внесенных в справочник изменений или на кнопке Отменить, чтобы отказаться от сохранения.

10. Если требуется изменить значения полей листа, установите курсор на нужный лист и выберите команду Управление, Изменить или щелкните на одноименной кнопке на панели инструментов. Отредактируйте требуемое значение и нажмите кнопку Записать. Введенные изменения будут сохранены.

11. Удаление значений элемента справочника производится по правилам, приведенным в разделе Как удалить элемент Главы 6.

3-30 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 8. Иерархические справочники подсистемы Документы Добавление листа в однопользовательской версии Найдите вершину, в которой нужно создать лист, и откройте ее, дважды щелкнув на ее названии. Выберите из меню Управление команду Добавить лист или щелкните на одноименной кнопке на панели инструментов. Откроется окно Добавить лист (см. Рис. 3-20).

Рис. 3-20 Окно добавления листа в справочник Подразделения (однопользовательская версия) 1. Выполните пп. 1-4 предыдущего раздела.

2. В том случае, если добавляемый сотрудник обладает правом наложения резолюции, установите флажок Автор резолюции.

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников Внимание. Установка данного флажка приведет к тому, что при оформлении резолюции фамилия данного должностного лица появится в списке авторов резолюций (см. руководство пользователя).

3. Если требуется добавить еще один лист, щелкните на кнопке Добавить. При этом будет произведена запись введенной информации и откроется новое окно для формирования реквизитов еще одного листа справочника на том же уровне иерархии. Повторите процедуру заполнения полей.

4. Завершите ввод нового листа, щелкнув на кнопке Записать для сохранения внесенных в справочник изменений или на кнопке Отменить, чтобы отказаться от сохранения.

5. Если требуется изменить значения полей листа, установите курсор на нужный лист и выберите команду Управление, Изменить или щелкните на одноименной кнопке на панели инструментов. Отредактируйте требуемое значение и нажмите кнопку Записать. Введенные изменения будут сохранены.

6. Удаление значений элемента справочника производится по правилам, приведенным в разделе Как удалить элемент Главы 6.

Ведение справочника Группы документов В справочнике Группы документов содержатся сведения о группах, на которые делятся документы, регистрируемые в системе. В соответствии с тем, к какой группе отнесен регистрируемый в системе документ, определяется вид регистрационной карточки, состав дополнительных реквизитов и шаблон, по которому формируется регистрационный номер.

В справочнике для каждой группы документов можно задать значения отдельных реквизитов, которые будут устанавливаться по умолчанию при регистрации РК (и РКПД, если документы данной группы могут быть зарегистрированы как проекты документов).

3-32 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 8. Иерархические справочники подсистемы Документы Работа пользователя с документами может ограничиваться отдельными группами документов.

При выборе в окне Ведение справочников (см. главу 7) команд Справочники, Справочники Делопроизводства, Группы документов откроется окно, показанное на Рис. 3-21.

Рис. 3-21 Окно справочника Группы документов 8 Чтобы добавить в справочник вершину:

1. Выберите из меню Управление команду Добавить вершину или щелкните на одноименной кнопке на панели инструментов. Откроется окно Добавить вершину [Группы документов] (см. Рис. 3-22).

2. Если вершина должна быть создана в уже существующей вершине, то откройте нужную вершину, дважды щелкнув на ней мышью, и выберите команду Добавить вершину [Группы документов - название открытой вершины].

3. Если требуется, в поле Индекс введите с помощью клавиатуры индекс группы документов. Он может быть использован при образовании регистрационного номера документа.

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников Внимание. Если вершина создается в уже существующей вершине, то в поле Индекс создаваемой вершины по умолчанию копируется значение индекса родительской вершины, если для нее был задан индекс. Это значение может быть отредактировано.

Рис. 3-22 Окно добавления вершины в справочник Группы документов 4. Если предполагается, что в добавляемой вершине-группе в дальнейшем будет содержаться ряд подгрупп (как вершин, так и листьев) с собственной нумерацией документов, установите флажок Номерообразование. В этом случае все документы, отнесенные при регистрации к листьям данной вершины, или к листьям вершин, входящих в эту вершину, у которых не будет установлен флаг, будут иметь общую сквозную нумерацию. Вершины с установленным флажком Номерообразование отмечены в списке элементов синей галочкой.

3-34 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 8. Иерархические справочники подсистемы Документы При этом в эту вершину могут быть введены вершины и листья, которые будут иметь собственную нумерацию, если в них, в свою очередь, будет выставлен флажок Номерообразование.

5. Введите в поле Наименование название группы документов.

Заполнение этого поля является обязательным.

6. Если копии документов в создаваемой группе должны нумероваться, установите флажок Нумерация копий. Это поле существует только в многопользовательской версии системы.

Внимание. Установка флажка Нумерация копий приводит к тому, что при вводе РК этой группы в журнал передачи документов добавляется дополнительная графа для ввода номера копии документа.

7. Поле Шаблон заполняется автоматически после формирования шаблона регистрационного номера документов данной группы (см. Формирование шаблона регистрационного номера документов).

8. Поле Шаблон проекта заполняется автоматически после формирования шаблона регистрационного номера проектов документов данной группы (см. Формирование шаблона регистрационного номера проектов документов).

9. В поле Примечание введите с помощью клавиатуры текст примечания, если это необходимо.

10. Установите один из переключателей в группе Вид РК. Тем самым будет определен вид РК и состав основных реквизитов, заполняемых при регистрации документа данной группы. Вид РК, заданный в родительской вершине, наследуется дочерними элементами (вершинами и листьями).

Переключатель Не определена может быть установлен при создании вершины, включающей в себя группы входящих документов и писем граждан. При этом вид РК должен быть уточнен при добавлении элементов на более низком уровне иерархии.

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников Если вершина создается для регистрации внутренних документов, следует установить переключатель Исходящие.

Внимание. Установка переключателя, наследуемая от родительской вершины, не подлежит изменению. Исключение составляет случай, когда в вышестоящей вершине установлен переключатель Не определена. Тогда можно изменить установку переключателя на Входящие или на Письма граждан.

11. Если документы данной группы при отправке по электронной почте должны защищаться ЭЦП (электронной цифровой подписью) и/или шифрованием документов, установите соответствующие флажки.

12. Если документы данной группы могут быть зарегистрированы как проекты документов, установите флажок Проекты документов.

Внимание. Флажок Проекты документов присутствует только у групп документов, относящихся к исходящим документам (флажок появляется после установки переключателя Исходящие).

13. Если требуется добавить еще одну группу документов, щелкните на кнопке Добавить. При этом будет произведена запись введенной информации и откроется новое окно для формирования реквизитов очередного элемента справочника.

Повторите процедуру заполнения полей.

14. Для сохранения введенной информации и выхода из режима создания нового элемента справочника щелкните на кнопке Записать.

15. Для выхода из режима создания нового элемента без сохранения щелкните на кнопке Отменить.

3-36 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 8. Иерархические справочники подсистемы Документы 8 Чтобы добавить в справочник лист:

1. Выберите из меню Управление команду Добавить лист или щелкните на одноименной кнопке на панели инструментов.

Откроется окно Добавить лист [Группы документов] (см.

Рис. 3-23).

2. Если лист должен быть создан в уже существующей вершине, то откройте нужную вершину, дважды щелкнув на ней мышью, и выберите команду Добавить лист [Группы документов - название открытой вершины].

Рис. 3-23 Окно добавления листа в справочник Группы документов 3. Если требуется, введите с клавиатуры или отредактируйте индекс группы документов (поле Индекс). По умолчанию в этом поле устанавливается индекс вышестоящей вершины, если такой индекс задан.

4. Если документы этой группы должны иметь собственную нумерацию, установите флажок Номерообразование.

Листья с установленным флажком отмечены в списке элементов справочника синей галочкой.

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников Внимание. Если флажки Номерообразование у всех вышестоящих вершин и у данного листа не установлены, номерообразование будет определяться корневой вершиной, лежащей выше первого уровня иерархии. Таким образом, если ни у одного из элементов справочника (как вершин, так и листьев) не будет установлен этот флажок, то все группы документов будут иметь общую сквозную нумерацию.

5. Введите в поле Наименование название группы документов.

Заполнение этого поля является обязательным.

6. Если в шаблоне регистрационного номера нет элемента {2} (Порядковый номер), то для этой группы документов можно назначить проверку уникальности регистрационного номера документа. Для этого установите флажок Проверка уникальности номера. При записи РК система будет проверять уникальность номера документа среди других РК данной группы документов за данный календарный год.

7. Если копии документов в создаваемой группе должны нумероваться, установите флажок Нумерация копий. Это поле существует только в многопользовательской версии системы.

8. Если у вышестоящей вершины был сформирован шаблон регистрационного номера, он будет отображен в поле Шаблон. При необходимости его можно отредактировать.

Если у вышестоящей вершины шаблон сформирован не был, его нужно создать (см. Формирование шаблона регистрационного номера документов).

9. Если у вышестоящей вершины был сформирован шаблон регистрационного номера проектов документов, он будет отображен в поле Шаблон проекта. При необходимости его можно отредактировать. Если у вышестоящей вершины такой 3-38 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 8. Иерархические справочники подсистемы Документы шаблон сформирован не был, его нужно создать (см.

Формирование шаблона регистрационного номера проектов документов).

10. Введите, если требуется, текст примечания в поле Примечание.

11. Если у вышестоящей вершины в группе Вид РК был установлен переключатель Не определена, у добавляемого листа по умолчанию будет установлен переключатель Входящие. Если требуется, установите переключатель Письма граждан. В остальных случаях у добавляемого листа установлен тот же переключатель, что и у вершины, и изменить установку нельзя.

12. Если документы данной группы при отправке по электронной почте должны защищаться ЭЦП (электронной цифровой подписью) и/или шифрованием, установите соответствующие флажки (ЭЦП, Шифрование).

13. Если документы данной группы могут быть зарегистрированы как проекты документов, установите флажок Проекты документов.

Внимание. Флажок Проекты документов присутствует только у групп документов, относящихся к исходящим документам.

При установке флажка Проекты документов под ним появляются 3 дополнительных флага, установка которых приводит к автоматизации отдельных операций при работе с проектами документов.

14. Установка флажка Удалять РКПД после регистрации приведет к тому, что после регистрации документов, созданных на основе проектов данной группы, сами проекты документов будут автоматически удаляться из БД системы.

15. Установка флажка Автоматическая регистрация приведет к тому, что после утверждения проекта документа (после ввода информации о последней подписи проекта) автоматически будет зарегистрирован документ, созданный на его основе.

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников Внимание. Автоматическая регистрация возможна только для тех групп документов, шаблон номера которых не содержит элементов: {9}, {А}, {B}, {C}, {@}, {@2}, {1#}, {2#}, {3#}. В противном случае флажок Автоматическая регистрация будет недоступен для установки.

16. Установка флажка Применять ЭЦП приведет к тому, что при визировании и подписании проектов документов данной группы система будет требовать защиты с помощью ЭЦП файлов, прикрепленных к РКПД исполнителем проекта, а также визирующими и подписывающими должностными лицами.

Замечание. Флажки Удалять РКПД после регистрации, Автоматическая регистрация и Применять ЭЦП могут быть, также, установлены/сняты исполнителем проекта документа при работе с РКПД (см. Руководство пользователя, п. Параметры РКПД).

17. Если требуется добавить еще одну группу документов, щелкните на кнопке Добавить. При этом будет произведена запись введенной информации и откроется новое окно для формирования реквизитов очередного элемента справочника. Повторите процедуру заполнения полей.

18. Для сохранения введенной информации и выхода из режима создания нового элемента справочника щелкните на кнопке Записать.

19. Для выхода из режима создания нового элемента без сохранения щелкните на кнопке Отменить.

Редактирование значений элемента справочника, а также его удаление производится по правилам, приведенным в разделах Как изменить элемент и Как удалить элемент главы 6.

Внимание. При редактировании элементов справочника не рекомендуется изменять шаблон номера документа.

3-40 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 8. Иерархические справочники подсистемы Документы Формирование шаблона регистрационного номера документов Шаблон регистрационного номера документов используется для автоматического формирования номера РК при регистрации документов.

8 Чтобы сформировать шаблон регистрационного номера документов:

1. Войдите в режим формирования шаблона регистрационного номера, щелкнув на кнопке Шаблон. Откроется окно Шаблон индекса документа (см. Рис. 3-24) Рис. 3-24 Окно формирования шаблона индекса документа Окно состоит из следующих элементов:

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников Х Поле Исходный список, содержащие полный список элементов, которые могут входить в шаблон регистрационного номера документа;

Х Поле Итоговый список, в котором формируется шаблон регистрационного номера;

Х Вертикальные кнопки по центру окна:

- верхняя (>) - добавить элемент в итоговый список;

- нижняя (<) - удалить элемент из итогового списка.

Х Информационное поле Шаблон, в котором отображается последовательность элементов, составляющих шаблон.

Х Кнопка Закрыть.

2. Чтобы сформировать шаблон, выделяйте поочередно нужные элементы в поле Исходный список и щелкайте на верхней вертикальной кнопке (>). Выбранные элементы будут скопированы в поле Итоговый список.

3. Завершив формирование шаблона регистрационного номера, щелкните на кнопке Закрыть. Произойдет возврат в окно элемента справочника. Полученный шаблон номера будет автоматически записан в поле Шаблон.

Шаблон регистрационного номера документов может быть составлен из следующих элементов:

- {1} Индекс группы документов.

- {2} Порядковый номер - порядковый номер документа в пределах данной группы документов, для которой установлено единое номерообразование.

Замечание. Для групп документов, в шаблоне которых нет данного элемента, пользователь может устанавливать или отменять Проверку уникальности номера РК.

3-42 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 8. Иерархические справочники подсистемы Документы - {3} Индекс дела по номенклатуре. Если в шаблоне регистрационного номера был выбран этот элемент, то до момента сохранения РК необходимо выбрать номенклатуру дел.

- {4} Индекс лица, подписавшего документ. Элемент может быть добавлен в шаблон только для групп исходящих документов - {5} Индекс подразделения исполнителя. Элемент может быть добавлен в шаблон только для групп исходящих документов - {6} Префикс обращений граждан - начальная буква фамилии гражданина в письме или обращении.

- {7} - Индекс грифа доступа.

- {8} - Год регистрации документа - последняя цифра года регистрации РК.

- {9} - Индекс связки - индекс, определяющий наличие у документа связок определенного типа на момент регистрации. Если в шаблоне выбран этот элемент, то при регистрации РК в регистрационный номер в качестве значения будет проставлен индекс типа связки, стоящего первым в списке связок этой РК.

- {А} - Рег.№ связанного документа - если в шаблоне выбирается этот элемент, то в номер регистрируемой РК заносится регистрационный номер связанного документа.

- {B} - Порядковый номер связанного документа - если в шаблоне выбирается этот элемент, то в номер регистрируемого документа заносится порядковый номер связанного документа.

- {С} - Порядковый номер в пределах связанной РК - если в шаблоне выбирается этот элемент, то в номер регистрируемого документа, заносится число, соответствующее количеству связок у данной РК, включая и саму данную РК.

Внимание. Для элементов {9}, {A}, {B}, {C}, возможно задание ограничений по типу связок (см. ниже) ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников - - - Разделитель - знак, разделяющий элементы шаблона (знак минус).

- / - Разделитель - знак, разделяющий элементы шаблона (косая черта).

Внимание. Системный технолог может изменить знак разделителя (см. ниже).

- {@} - Свободный номер. При выборе данного элемента отменяется автоматическое формирование номера. В процессе регистрации документов, соответствующих группе документов со свободным номерообразованием, номер РК задается вручную вводом с клавиатуры. При этом возможна проверка на уникальность введенного номера (если установлен флажок Проверка уникальности номера).

Флажок Проверка уникальности номера устанавливается на нижнем уровне иерархии - в листах.

Сочетание элемента Свободный номер с другими элементами шаблона не допускается. При попытке добавить этот элемент в непустое поле Итоговый список будет выведено соответствующее предупреждение.

- {@2} - Свободный + порядковый номер. При выборе этого элемента, шаблон номера может состоять только из данного элемента, выбирать его в комбинации с другими элементами не разрешается.

Элемент {@2} объединяет в себе свойства элементов {@} и {2}. При регистрации документов с таким номерообразованием, автоматически формируется порядковый номер документа в пределах данной группы документов. Регистрационный номер может быть отредактирован как при создании РК, так и в дальнейшем, в режиме редактирования РК (если пользователь обладает правом Редактирование регистрационного номера РК).

В отличие от документов, шаблон номера которых включает элемент {2}, для документов с номерообразованием Свободный + порядковый номер можно проводить проверку на уникальность введенного номера (если установлен флажок Проверка уникальности номера).

3-44 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 8. Иерархические справочники подсистемы Документы - {1#} - Спец. элемент первичного документа - при включении данного элемента в шаблон в конец регистрационного номера добавляется суффикс -(0)-0, являющегося признаком первичности документа.

- {2#} - Спец. элемент повторного документа - при выборе данного элемента в шаблон номера, шаблон будет состоять только из этого элемента, выбирать его в комбинации с другими элементами невозможно. РК документов этой группы при регистрации обязательно должны иметь связку с РК, содержащей в шаблоне элемент {1#} (РК первичного документа).

Регистрационный номер будет состоять из следующих значений:

Х регистрационный номер первичного документа без суффикса;

Х порядковый номер регистрируемого документа, среди всех РК, имеющих шаблон {2#}, связанных с данным первичным документом;

Х 0.

В регистрационном номере значения будут разделяться дефисом.

Пример: В системе зарегистрирован первичный документ (с элементом шаблона {1#}) за рег. номером Вх/6-(0)-0. С ним связано 3 документа с элементом шаблона {2#} в рег.

номерах. При регистрации новой РК с элементом шаблона {2#} в рег. номере, ее номер будет следующий: Вх/6-(4)-0.

- {3#} - Спец. элемент ответов - при выборе данного элемента в шаблон номера шаблон будет состоять только из этого элемента, выбирать его в комбинации с другими элементами невозможно. РК документов этой группы при регистрации обязательно должны иметь связку с РК, содержащей в шаблоне элемент {1#} (РК первичного документа) или с РК, содержащей в шаблоне элемент {2#} (РК повторного документа).

Если имеется связка с РК первичного документа, то регистрационный номер будет состоять из следующих значений:

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников Х регистрационный номер первичного документа;

Х порядковый номер регистрируемого документа, среди всех РК, имеющих шаблон {3#}, связанных с данным первичным документом.

Пример: В системе зарегистрирован первичный документ (с элементом шаблона {1#}) за рег. номером Вх/6-(0)-0. С ним связано 2 документа с элементом шаблона {3#} в рег.

номерах. При регистрации новой РК с элементом шаблона {3#} в рег. номере, ее номер будет следующий: Вх/6-(0)-3.

Если имеется связка с РК повторного документа, то регистрационный номер будет состоять из следующих значений:

Х регистрационный номер повторного документа без суффикса;

Х порядковый номер регистрируемого документа, среди всех РК, имеющих шаблон {3#}, связанных с данным повторным документом.

Пример: В системе зарегистрирован повторный документ (с элементом шаблона {2#}) за рег. номером Вх/6-(4)-0. С ним связано 2 документа с элементом шаблона {3#} в рег.

номерах. При регистрации новой РК с элементом шаблона {3#} в рег.номере, ее номер будет следующий: Вх/6-(4)-3.

Внимание. Все элементы, кроме разделителей, могут быть добавлены в шаблон только один раз.

Элементы шаблона {2}, {А}, {B}, {C}, {2#}, {3#} являются обязательными, т.е. в шаблоне должен присутствовать хотя бы один из этих элементов. В противном случае система выдаст предупреждающее сообщение.

Если в шаблоне номера РК используются такие элементы, как {9}, {А}, {В} и {С}, то для каждого из них можно задать ограничение по типам связок. В этом случае, при формировании регистрационного номера будут учитываться только те документы, тип связки которых совпадает с типом связки, указанным в шаблоне.

3-46 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 8. Иерархические справочники подсистемы Документы Для установки ограничения по типам связок элемент шаблона нужно перенести в поле Итоговый список и выделить его, щелкнув на нем мышкой. Под полем Шаблон появится дополнительное поле Связки. Щелкнув на кнопке, примыкающей к правой границе поля, откройте справочник Типы связок и выберите из него нужные значения. Элемент, для которого установлено ограничение по типам связок, в полях Итоговый список и Шаблон будет помечен значком звездочка, располагающимся справа (например, {А*}).

Для элементов: {А}, {В}, и {С} можно установить признак обязательности наличия связок на момент регистрации РК данной группы документов. Для этого элемент шаблона нужно перенести в поле Итоговый список и выделить его, щелкнув на нем мышкой. Рядом с полем Шаблон появится дополнительный флажок Признак обязат. При установке этого флажка элемент в полях Шаблон и Итоговый список будет помечен значком звездочка, располагающимся слева (например, {*А}).

По умолчанию в системе установлено 2 вида разделителей элементов регистрационного номера - знак минус и косая черта. При формировании шаблона системный технолог может ввести в качестве разделителя другой символ (или набор символов).

Для изменения значения разделителя необходимо выделить в поле Итоговый список один из разделителей, щелкнув на нем мышкой и, в появившемся рядом с полем Шаблон безымянном поле ввести нужные символы-разделители. При установке курсора на другой элемент в поле Итоговый список или при нажатии кнопки Закрыть в поле Шаблон сформируется новое значение разделителя При редактировании разделителя следует учитывать следующие ограничения:

Х разделитель не может быть пустым (то есть не содержать ни одного значения);

Х разделитель не может содержать символы фигурных скобок, символ звездочка (*) и знак диеза (лрешетку - #) - это специальные символы шаблона;

Х длина разделителя не должна превышать 10 символов.

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников 8 Чтобы удалить какой-либо элемент шаблона:

1. Выделите элемент в итоговом списке;

2. Щелкните на вертикальной кнопке <. При этом выделенный элемент будет удален из поля Итоговый список, а также из поля Шаблон Завершите формирование шаблона, щелкнув на кнопке Закрыть. На экране снова появится окно, показанное на Рис. 3-22.

Внимание. Если при редактировании РК было изменено значение номерообразующего реквизита (например, изменился гриф доступа, а в шаблоне регистрационного номера присутствует элемент {7} или при сохранении не была установлена связка, а в шаблоне регистрационного номера присутствует элемент {9}), то регистрационный номер изменится в соответствии с измененным значением.

Изменение регистрационного номера осуществляется в режиме редактирования РК. Причем, такое редактирование доступно только тем пользователям, которым системный технолог в списке абсолютных прав назначил право Редактирование регистрационного номера РК.

Формирование шаблона регистрационного номера проектов документов Шаблон регистрационного номера проектов документов используется для автоматического формирования номера при регистрации проектов документов.

8 Чтобы сформировать шаблон регистрационного номера проектов документов:

1. Находясь в окне элемента справочника Группы документов, щелкните на кнопке Шаблон проекта (кнопка Шаблон проекта доступна только при установленном флажке Проекты документов). Откроется окно, показанное на Рис.

3-25.

3-48 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 8. Иерархические справочники подсистемы Документы Рис. 3-25 Окно Шаблон индекса проекта документа 2. Сформируйте шаблон регистрационного номера проектов документов, руководствуясь правилами, описанными в п.

Формирование шаблона регистрационного номера документов.

Такой шаблон может включать в себя следующие элементы:

- {1} Индекс группы документов;

- {2} Порядковый номер - порядковый номер документа в пределах группы, для которой установлено единое номерообразование;

- {5} Индекс подразделения исполнителя;

- - Разделитель - знак, разделяющий элементы шаблона (знак минус);

- / Разделитель - знак, разделяющий элементы шаблона (косая черта).

3. Сформировав шаблон, щелкните на кнопке Закрыть.

Произойдет возврат в окно элемента справочника.

Полученный шаблон номера будет автоматически записан в поле Шаблон проекта.

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников Установка начального порядкового номера регистрации В некоторых случаях бывает необходимо начинать нумерацию внутри созданной группы документов не с единицы, а с большего числа. Например, внедрение системы происходит в середине года и, естественно, порядковый номер последнего зарегистрированного старым способом документа отличен от единицы.

8 Чтобы установить начальный порядковый номер:

1. Установите курсор на элемент справочника Группы документов, для которого требуется изменить порядок формирования номеров.

Выделяемый элемент может быть:

Х формирующей номера вершиной;

Х формирующим номера листом;

Х элементом справочника не формирующим номера. В этом случае изменение порядка формирования номеров будет производиться относительно ближайшей вершины с установленным флажком Номерообразование, в которую входит этот элемент. Если такой вершины нет, то изменение будет производиться относительно корневой вершины.

2. Выберите команды Управление, Счетчик номерообразования или щелкните на кнопке на панели инструментов. Откроется окно для установки начального значения порядкового номера регистрации (см. Рис. 3-26) 3-50 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 8. Иерархические справочники подсистемы Документы Рис. 3-26 Окно Счетчик номерообразования Окно содержит имя номерообразующего элемента справочника, для которого меняется начальный номер, а ниже него - оформленный в виде таблицы список текущих порядковых номеров для документов выделенной группы с разбивкой по годам (если регистрация документов данной группы не производилась - список пустой);

два поля для ввода с клавиатуры;

кнопку Изменить значение;

кнопку Выход.

3. Введите в левое поле окна значение года, для которого нужно изменить нумерацию, в правое поле - значение начального порядкового номера и щелкните на кнопке Изменить значение. В таблицу текущих порядковых номеров добавится новая строка.

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников 4. Щелкните на кнопке Выход. Окно Счетчик номерообразования закроется, а первому документу, отнесенному при регистрации к группе, для которой (или для вершины которой) изменился порядковый номер, будет присвоено указанное (текущее по таблице) значение порядкового номера.

Внимание. Если при вводе начального порядкового номера был задан номер больше необходимого, повторным редактированием его можно уменьшить в том случае, если в соответствующей группе еще не зарегистрирован ни один документ.

Прикрепление дополнительных реквизитов к группам документов Замечание. Дополнительные реквизиты РК и тематических рубрик формируются в справочнике Настройка реквизитов.

Если набор основных реквизитов РК и рубрик, используемый при регистрации и редактировании документов, является недостаточным для какой-либо группы документов, к ней можно прикрепить набор дополнительных реквизитов.

Дополнительные реквизиты РК, прикрепленные к какой-либо группе документов отражаются в РК этой группы на странице доп. реквизитов, а дополнительные реквизиты тематических рубрик - в разделе Рубрики.

8 Прикрепление дополнительных реквизитов к группе документов:

Внимание. Дополнительные реквизиты можно прикреплять только к листьям справочника Группы документов.

3-52 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 8. Иерархические справочники подсистемы Документы 1. В справочнике Группы документов найдите и откройте вершину, к листу которой требуется прикрепить дополнительные реквизиты.

2. Установите курсор на листе, к которому необходимо прикрепить дополнительные реквизиты и выберите команду Управление, Доп. реквизиты РК или щелкните на кнопке, расположенной на панели. Откроется окно, показанное на Рис. 3-27.

Рис. 3-27 Прикрепление дополнительных реквизитов РК к листу справочника Группы документов Панель инструментов окна Доп. реквизиты содержит кнопки, дублирующие команды меню Управление:

Сохранить набор дополнительных реквизитов для данной группы документов;

Очистить форму (удалить все дополнительные реквизиты из формы);

Обновить форму (равнение полей формы после внесения в нее каких-либо изменений).

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников Окно Доп. реквизиты разбито на две части: слева находится перечень всех дополнительных реквизитов (РК или рубрик), а справа формируется набор дополнительных реквизитов для текущей группы документов.

3. В зависимости от того, набор каких реквизитов требуется сформировать, установите в поле-заголовке, расположенном в верхней части области реквизитов, значение Доп.

реквизиты РК или Доп. реквизиты рубрик. Нужное значение выбирается из раскрывающегося списка.

Перечень указанных дополнительных реквизитов, представленный в виде дерева, будет отображен в области реквизитов. Названия реквизитов и их расположение в дереве задаются системным технологом в справочнике Настройка реквизитов.

4. В левой части окна найдите и отметьте флажками названия тех дополнительных реквизитов, которые должны быть прикреплены к РК (рубрике). Выбранные реквизиты будут помещены в правую часть окна (см. Рис. 3-27).

Внимание. Выбирать можно только элементы-листья.

5. Реквизит, ошибочно помещенный в правую часть окна, можно удалить из формируемого набора дополнительных реквизитов. Для этого в области реквизитов снимите флажок, установленный рядом с его наименованием.

6. Если требуется удалить весь набор дополнительных реквизитов, выберите из меню Управление команду Очистить форму или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов. Все реквизиты будут удалены из правой части окна.

7. При необходимости, отредактируйте размеры полей реквизитов и полей их наименований, а также положение этих полей на экране:

Х Для увеличения ширины какого-либо поля установите курсор на этом поле. Нажмите на клавиатуре клавишу Shift и, удерживая ее, одновременно нажмите клавишу.

Ширина поля увеличится на один символ. Не отпуская 3-54 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 8. Иерархические справочники подсистемы Документы клавишу Shift, нажимайте клавишу до тех пор, пока ширина поля не достигнет нужной величины.

Одновременное нажатие клавиш Shift и приведет к уменьшению ширины поля. Для увеличения высоты поля используются клавиши Shift +, для уменьшения высоты - клавиши Shift +.

Х Чтобы изменить месторасположение поля на экране, установите курсор на нужный объект. Нажмите на клавиатуре клавишу Ctrl и, удерживая ее, одновременно нажмите клавишу. Поле переместится вправо. Для перемещения поля влево используются клавиши Ctrl +, вниз - Ctrl +, вверх - Ctrl +.

8. Сформировав нужный набор дополнительных реквизитов, выберите из меню Управление команду Записать, или щелкните на кнопке. Выбранные дополнительные реквизиты будут прикреплены к текущей группе документов.

Установка значений реквизитов РК и РКПД по умолчанию В справочнике Группы документов для каждой группы можно задать значения отдельных реквизитов, которые будут устанавливаться по умолчанию при регистрации РК (и в РКПД, если документы данной группы могут быть зарегистрированы как проекты документов).

При установке значений реквизитов по умолчанию используются элементы справочников Грифы доступа и Виды доставки, а также общие списки, относящиеся к виду Подразделения (должностные лица). Поэтому, прежде чем приступать к вводу значений реквизитов, требуется заполнить соответствующие справочники и сформировать нужные списки (формирование общих списков описано в главе 19 настоящего руководства).

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников 8 Чтобы задать значения реквизитов, которые должны устанавливаться в РК по умолчанию:

Внимание. Установить значения реквизитов по умолчанию можно только для групп, являющихся листьями справочника Группы документов.

1. В справочнике Группы документов найдите и откройте вершину, для листа которой требуется задать значения реквизитов.

2. Установите курсор на листе, соответствующем нужной группе документов и выберите команду Управление, Реквизиты по умолчанию РК или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов. Откроется окно Значения реквизитов РК по умолчанию, соответствующее выбранной группе документов (см. Рис. 3-28).

Рис. 3-28 Окно Значение реквизитов РК по умолчанию для Входящих из организаций 3. В полях окна задайте значения тех реквизитов, которые должны устанавливаться по умолчанию при регистрации РК данной группы документов.

4. Щелкните на кнопке Записать. Указанные значения реквизитов РК будут устанавливаться автоматически при регистрации документов этой группы.

3-56 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 8. Иерархические справочники подсистемы Документы Для групп, относящихся к видам Входящие и Письма граждан, можно задать следующие значения реквизитов:

- Срок исполнения. Количество дней, требуемое на исполнение документов данной группы. На основании этого значения в РК устанавливается Плановая дата исполнения документа. Если группа документов, для которой устанавливаются реквизиты по умолчанию, относится к виду Письма граждан, то при расчете Плановой даты исполнения документа значение, заданное в поле Срок исполнения, прибавляется к дате регистрации документа.

Если же группа документов относится к виду Входящие, то рядом с полем Срок исполнения будут находиться переключателя: от даты регистрации и от исх. даты корреспондента, с помощью которых можно определить, от какой именно даты должна рассчитываться Плановая дата исполнения документа (см. Рис. 3-28).

- Доступ. Гриф доступа, который соответствует данной группе документов. Нужное значение выбирается из раскрывающегося списка, содержащего перечень элементов справочника Грифы доступа.

- Доставка. Вид доставки, который используется для данной группы документов. Нужное значение выбирается из раскрывающегося списка, содержащего перечень элементов справочника Виды доставки.

- Кому. В этом поле задается значение, на основании которого будет заполняться множественный реквизит Кому в РК документов данной группы. Выбором из раскрывающегося списка в поле Кому требуется установить название одного из общих списков, относящихся к виду Подразделения (должностные лица). При регистрации документов этой группы в поле Кому РК автоматически будут записаны все должностные лица (подразделения), входящие в выбранный общий список.

- Журнал передачи. В этом поле задается значение, на основании которого будет заполняться Журнал передачи документа в РК документов данной группы. Выбором из раскрывающегося списка в поле Журнал передачи требуется установить название одного из общих списков, ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников относящихся к виду Подразделения (должностные лица).

При регистрации документов текущей группы в разделе Журнал передачи документа, в графе Держатель автоматически будут записаны все должностные лица (подразделения), входящие в выбранный общий список.

- Контрольность документа. Группа переключателей, определяющая контрольность регистрируемых документов, присутствует в окне Значения реквизитов РК по умолчанию только в том случае, если в Вашей системе для определения контрольности документов используется Правило 2 (контрольность устанавливается вручную пользователями, имеющими абсолютное право Постановка на контроль). По умолчанию установлен переключатель не контрольный. При установке переключателя на контроле все документы текущей группы при регистрации их пользователями, обладающими соответствующим правом, будут автоматически ставиться на контроль.

Для групп, относящихся к виду Исходящие документы, можно задать следующие значения реквизитов:

- Срок исполнения. Количество дней, требуемое на исполнение документов данной группы. На основании этого значения в РК устанавливается Плановая дата исполнения документа. При расчете Плановой даты исполнения документа значение, заданное в поле Срок исполнения, прибавляется к дате регистрации документа.

- Подписал. В этом поле задается значение, на основании которого будет заполняться множественный реквизит Подписал в РК документов данной группы. Выбором из раскрывающегося списка в поле Подписал требуется установить название одного из общих списков, относящихся к виду Подразделения (должностные лица). При регистрации документов данной группы в поле Подписал РК автоматически будут записаны все должностные лица (подразделения), входящие в выбранный общий список.

3-58 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 8. Иерархические справочники подсистемы Документы - Журнал передачи. В этом поле задается значение, на основании которого будет заполняться Журнал передачи документа в РК документов данной группы. Выбором из раскрывающегося списка в поле Журнал передачи требуется установить название одного из общих списков, относящихся к виду Подразделения (должностные лица).

При регистрации документов данной группы в РК, в графе Держатель раздела Журнал передачи документа автоматически будут записаны все должностные лица (подразделения), входящие в выбранный общий список.

- Контрольность документа. Группа переключателей, определяющая контрольность регистрируемых документов, присутствует в окне Значения реквизитов РК по умолчанию только в том случае, если в Вашей системе для определения контрольности документов используется Правило 2 (контрольность устанавливается вручную пользователями, имеющими абсолютное право Постановка на контроль). По умолчанию установлен переключатель не контрольный. При установке переключателя на контроле все документы текущей группы при регистрации их пользователями, обладающими правом Постановка на контроль, будут автоматически ставиться на контроль.

8 Чтобы задать значения реквизитов, которые должны устанавливаться в РКПД по умолчанию:

2. Установите курсор на листе, соответствующем нужной группе документов и выберите команду Управление, Реквизиты по умолчанию РКПД или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов. Откроется окно Значения реквизитов РКПД по умолчанию, соответствующее выбранной группе документов.

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников Внимание. Команда Реквизиты по умолчанию РКПД и соответствующая ей кнопка панели инструментов активны только для тех групп исходящих документов, которые могут быть использованы для регистрации проектов документов.

3. В полях окна задайте значения тех реквизитов, которые должны устанавливаться по умолчанию при регистрации РКПД данной группы документов:

- Доступ. Гриф доступа, который соответствует текущей группе документов. Нужное значение выбирается из раскрывающегося списка, содержащего перечень элементов справочника Грифы доступа.

- Визы. В этом поле задается значение, на основании которого будет формироваться список визирующих должностных лиц в РКПД данной группы документов.

Выбором из раскрывающегося списка в поле Визы установите название одного из общих списков, относящихся к виду Подразделения (должностные лица). При регистрации проекта этой группы документов в разделе Визы/подписи РКПД автоматически будет сформирован список визирующих лиц, состоящий из должностных лиц, входящих в выбранный общий список.

- Подписи. В этом поле задается значение, на основании которого будет формироваться список подписывающих должностных лиц в РКПД данной группы документов.

Выбором из раскрывающегося списка в поле Подписи установите название одного из общих списков, относящихся к виду Подразделения (должностные лица). При регистрации проекта этой группы документов в разделе Визы/подписи РКПД автоматически будет сформирован список подписывающих лиц, состоящий из должностных лиц, входящих в выбранный общий список.

4. Указав необходимые значения реквизитов, щелкните на кнопке Записать. Указанные значения реквизитов будут устанавливаться автоматически при создании РКПД данной группы документов.

3-60 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 8. Иерархические справочники подсистемы Документы Ведение справочника Рубрикатор Справочник Рубрикатор содержит иерархический список тематических рубрик, к которым могут быть отнесены документы. Каждая из рубрик может быть детализирована своим списком рубрик.

При выборе в окне Ведение справочников (см. главу 7) команд Справочники, Справочники Делопроизводства, Рубрикатор открывается окно Рубрикатор (см. Рис. 3-29).

Рис. 3-29 Окно справочника Рубрикатор 8 Чтобы добавить в справочник вершину:

1. Выберите из меню Управление команду Добавить вершину или щелкните на одноименной кнопке на панели инструментов. Откроется окно Добавить вершину [Рубрикатор] (см. Рис. 3-30).

2. Если вершина должна быть создана в уже существующей вершине, то откройте нужную вершину, дважды щелкнув на ней мышью, и выберите команду Добавить вершину [Рубрикатор - название открытой вершины].

3. Введите с клавиатуры в поле Код код рубрики. Заполнение поля является обязательным.

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников 4. Введите с клавиатуры в поле Наименование название рубрики. Заполнение этого поля является обязательным.

5. Введите с клавиатуры в поле Примечание текст примечания, если это необходимо.

6. Если требуется добавить еще один элемент на тот же уровень иерархии, щелкните на кнопке Добавить. При этом будет произведена запись введенной информации и откроется новое окно для формирования реквизитов очередного элемента справочника. Повторите процедуру заполнения полей.

7. Завершите ввод нового элемента, щелкнув на кнопке Записать для сохранения внесенных в справочник изменений или на кнопке Отменить, чтобы отказаться от сохранения.

Рис. 3-30 Окно добавления вершины в справочник Рубрикатор 3-62 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 8. Иерархические справочники подсистемы Документы 8 Чтобы добавить в справочник лист 1. Выберите из меню Управление команду Добавить лист или щелкните на одноименной кнопке на панели инструментов.

Открывается окно Добавить лист [Рубрикатор] (см.

Рис. 3-30).

2. Если вершина должна быть создана в уже существующей вершине, то откройте нужную вершину, дважды щелкнув на ней мышью, и выберите команду Добавить лист [Рубрикатор - название открытой вершины], найдите вершину, в которую необходимо вставить лист, и откройте ее.

Окно имеет те же элементы, что и окно для добавления вершины. Ввод значений тем производится в соответствии с пп. 3-7 приведенных выше правил.

Ведение справочника Стандартные тексты Справочник Стандартные тексты содержит набор наиболее распространенных вариантов текстов, которые используются в делопроизводстве данного предприятия.

Справочник имеет только два уровня иерархии: первый содержит вершины, носящие наименования реквизитов регистрационной карточки, которые могут формироваться с помощью выбора одного из стандартных текстов, второй в качестве листьев содержит сами стандартные тексты.

При выборе в окне Ведение справочников (см. главу 7) команд Справочники, Справочники Делопроизводства, Стандартные тексты открывается окно Стандартные тексты (см. рис. Рис. 3-31).

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников Список верхнего уровня иерархии, отображенный в окне, содержит наименования реквизитов. При этом в меню Управление и на панели инструментов не содержится активных команд (кнопок) для добавления, изменения и удаления вершины, так как список реквизитов постоянен и изменению не подлежит.

Рис. 3-31 Окно справочника Стандартные тексты 8 Чтобы добавить в справочник лист:

1. Найдите требуемую вершину и откройте ее.

2. Выберите из меню Управление команду Добавить лист или щелкните на одноименной кнопке на панели инструментов.

Откроется окно Добавить лист [Стандартные тексты - название открытой вершины] (см. Рис. 3-32).

3. В поле Текст введите с клавиатуры текст, являющийся одним из стандартных вариантов заполнения реквизита РК, совпадающего по названию с вершиной, в которую вводится лист.

3-64 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 8. Иерархические справочники подсистемы Документы 4. Если необходимо, введите с клавиатуры в поле Примечание текст примечания.

5. Если требуется добавить еще один элемент в эту вершину, щелкните на кнопке Добавить. При этом будет произведена запись введенной информации и откроется новое окно для формирования реквизитов очередного элемента справочника.

Повторите процедуру заполнения полей.

6. Завершите ввод нового элемента, щелкнув на кнопке Записать для сохранения внесенных в справочник изменений или на кнопке Отменить, чтобы отказаться от сохранения.

Рис. 3-32 Окно добавления листа в справочник Стандартные тексты Редактирование значений листов справочника, а также их удаление производится по правилам, приведенным в разделах Как изменить элемент и Как удалить элемент главы 6.

Замечание. Элементы справочника Стандартные тексты всегда удаляются физически, независимо от того, использовались они для заполнения полей или нет.

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников Ведение справочника Регионы При выборе в окне Ведение справочников (см. главу 7) команд Справочники, Справочники Организаций, Регионы открывается окно Регионы (см. Рис. 3-33).

Рис. 3-33 Окно справочника Регионы 8 Чтобы добавить в справочник вершину:

1. Выберите из меню Управление команду Добавить вершину или щелкните на одноименной кнопке на панели инструментов. Откроется окно Добавить вершину [Регионы] (см. Рис. 3-34).

2. Если вершина должна быть создана в уже существующей вершине, то откройте нужную вершину, дважды щелкнув на ней мышью, и выберите команду Добавить вершину [Регионы - название открытой вершины].

3-66 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 8. Иерархические справочники подсистемы Документы Рис. 3-34 Окно добавления вершины в справочник Регионы 3. Введите с клавиатуры в поле Код - код региона, в поле код ОКАТО - код этого региона в ОКАТО.

4. Введите с клавиатуры в поле Регион название региона.

Заполнение этого поля является обязательным.

5. Если необходимо, введите с клавиатуры в поле Примечание текст примечания.

6. Если требуется добавить еще один элемент на том же уровне иерархии, щелкните на кнопке Добавить. При этом будет произведена запись введенной информации и откроется новое окно для формирования реквизитов очередного элемента справочника. Повторите процедуру заполнения полей.

8. Если в процессе работы в системе вершина была логически удалена (см. раздел Как удалить элемент главы 6), то в поле признак удаления будет установлена галка Признак удаления. Поле недоступно для редактирования.

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников Рис. 3-35 Окно добавления листа в справочник Регионы 8 Чтобы добавить в справочник лист:

Откроется окно Добавить лист [Регионы] (см. Рис. 3-35).

2. Если вершина должна быть создана в уже существующей вершине, то откройте нужную вершину, дважды щелкнув на ней мышью, и выберите команду Добавить лист [Регионы - название открытой вершины] Окно имеет те же элементы, что и окно для добавления вершины. Ввод значений производится в соответствии с пп. 3-8 приведенных выше правил.

3-68 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 8. Иерархические справочники подсистемы Документы Ведение справочника Статус заявителя При выборе в окне Ведение справочников (см. главу 7) команд Справочники, Справочники Делопроизводства, Статус заявителя открывается окно Статус заявителя (см. Рис. 3-36).

Рис. 3-36 Окно справочника Статус заявителя 8 Чтобы добавить в справочник вершину:

1. Выберите из меню Управление команду Добавить вершину или щелкните на одноименной кнопке на панели инструментов. Откроется окно Добавить вершину [Статус заявителя] (см. Рис. 3-37) 2. Если вершина должна быть создана в уже существующей вершине, то откройте нужную вершину, дважды щелкнув на ней мышью, и выберите команду Добавить вершину [Статус заявителя - название открытой вершины] ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников Рис. 3-37 Окно добавления вершины в справочник Статус заявителя 3. Введите с клавиатуры в поле Наименование статус заявителя. Заполнение этого поля является обязательным.

4. Если необходимо, введите с клавиатуры в поле Примечание текст примечания.

5. Если требуется добавить еще один элемент на том же уровне иерархии, щелкните на кнопке Добавить. При этом будет произведена запись введенной информации и откроется новое окно для формирования реквизитов очередного элемента справочника. Повторите процедуру заполнения полей.

3-70 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 8. Иерархические справочники подсистемы Документы Рис. 3-38 Окно добавления листа в справочник Статус заявителя 8 Чтобы добавить в справочник лист.

Откроется окно Добавить лист [Статус заявителя] (см. Рис.

3-38).

2. Если вершина должна быть создана в уже существующей вершине, то откройте нужную вершину, дважды щелкнув на ней мышью, и выберите команду Добавить лист [Статус заявителя - название открытой вершины.

Окно имеет те же элементы, что и окно для добавления вершины. Ввод значений производится в соответствии с пп. 3Ц6 приведенных выше правил.

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников Глава 9. Линейные справочники подсистемы Документы Добавление, изменение и удаление элементов справочника производится так, как описано в соответствующем разделе главы 6.

Элементы будут отображаться на экране в зависимости от выбранного вида сортировки (раздел Сортировка списка элементов справочника главы 6). Эта процедура доступна при работе со всеми справочниками, кроме справочника Граждане и Текущая организация.

Ведение справочника Текущая организация Данный справочник содержит один элемент - наименование организации, в которой функционирует система ДЕЛО. Данное наименование используется при печати штампов документа и помещается в сообщение, формируемое при отправке документа по электронной почте.

При выборе в окне Ведение справочников (см. главу 7) команд Справочники, Справочники организаций, Текущая организация открывается окно Текущая организация (см. Рис. 3-39).

3-72 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 9. Линейные справочники подсистемы Документы Рис. 3-39 Окно справочника Текущая организация 8 Чтобы установить текущую организацию:

1. Введите в поле Название наименование вашей организации.

Данное наименование будет использоваться при печати штампов документа и при оформлении сообщений, отправляемых по электронной почте.

2. Если ваша организация заведена в Списке организаций, введите ее в поле Орг-ция, воспользовавшись выбором из справочника 3. Щелкните на кнопке Записать.

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников Ведение справочника Виды доставки Справочник Виды доставки содержит список средств (способов), которыми может быть доставлен в организацию входящий документ, а также может быть отправлен исходящий документ.

При выборе в окне Ведение справочников (см. главу 7) команд Справочники, Справочники Делопроизводства, Виды доставки открывается окно Виды доставки (см. Рис.

3-40).

Рис. 3-40 Окно справочника Виды доставки 8 Чтобы добавить в справочник элемент:

1. Выберите из меню Управление команду Добавить или щелкните на одноименной кнопке на панели инструментов.

Откроется окно Добавить элемент справочника Виды доставки (см. Рис. 3-41).

2. Введите с клавиатуры в поле Наименование наименование вида доставки. Заполнение этого поля является обязательным.

3. Если необходимо, введите с клавиатуры в поле Примечание текст примечания.

3-74 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 9. Линейные справочники подсистемы Документы 4. Если требуется добавить еще один элемент, щелкните на кнопке Добавить. При этом будет произведена запись введенной информации и откроется новое окно для формирования реквизитов очередного элемента справочника.

Повторите процедуру заполнения полей.

5. Завершите ввод нового элемента, щелкнув на кнопке Записать для сохранения внесенных в справочник изменений или на кнопке Отменить, чтобы отказаться от сохранения.

Рис. 3-41 Окно добавления элемента в справочник Виды доставки ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников Ведение справочника Категории адресатов При выборе в окне Ведение справочников (см. главу 7) команд Справочники, Справочники Организаций, Категории адресатов открывается окно Категории адресатов (см.

Рис. 3-42).

Рис. 3-42 Окно справочника Категории адресатов Помимо общих для линейных справочников команд, меню Управление содержит дополнительную команду Список адресатов, которая дублируется кнопкой на панели инструментов. При выполнении этой команды открывается окно со списком организаций или граждан. В список включаются те организации или граждане, которые отнесены к выделенной в списке категории адресатов.

8 Чтобы добавить в справочник элемент:

1. Выберите из меню Управление команду Добавить или щелкните на одноименной кнопке на панели инструментов.

Откроется окно Добавить элемент справочника Категории адресатов, которое по виду совпадает с окном, показанным на Рис. 3-41.

3-76 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 9. Линейные справочники подсистемы Документы 2. Введите с клавиатуры в поле Наименование наименование категории адресата. Заполнение этого поля является обязательным.

3. Если необходимо, введите с клавиатуры в поле Примечание текст примечания.

4. Если требуется добавить еще один элемент, щелкните на кнопке Добавить. При этом будет произведена запись введенной информации и откроется новое окно для формирования реквизитов очередного элемента справочника.

Повторите процедуру заполнения полей.

Если требуется просмотреть список организаций или граждан, отнесенных к какой-либо категории адресатов, установите курсор на требуемой категории в списке и выполните команду Управление, Список адресатов или щелкните на кнопке на панели инструментов. По умолчанию откроется окно списка организаций, в котором будут отображены все организации, у которых в справочнике установлена данная категория (см. Рис. 3-43).

Рис. 3-43 Окно со списком адресатов выбранной категории Чтобы просмотреть список граждан, у которых в справочнике установлена данная категория,, установите переключатель Показывать список адресатов: граждан.

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников Для возвращения в окно списка элементов справочника щелкните на кнопке Выход или нажмите клавишу Esc.

Ведение справочника Типы реестров Внимание. Материалы данного раздела относятся только к многопользовательской версии.

При выборе в окне Ведение справочников (см. главу 7) команд Справочники, Справочники Делопроизводства, Типы реестров открывается окно Типы реестров (см. Рис. 3-44).

Рис. 3-44 Окно справочника Типы реестров 3-78 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 9. Линейные справочники подсистемы Документы Окно содержит оформленный в виде таблицы список типов реестров (первоначально список пустой). Тип реестра однозначно определяется категорией адресата и видом отправки. Если в таблице существуют несколько реестров, для которых категория адресата и вид отправки совпадают, в графе таблицы Уник. (уникальность) для таких реестров формируется слово Нет.

Внимание. При формировании списка типов реестров рекомендуется заводить только один реестр, соответствующий определенному виду отправки и категории адресата. В противном случае сортировка отправляемых документов по реестрам будет сопровождаться промежуточными запросами на принадлежность документа тому или иному реестру.

8 Чтобы добавить в справочник элемент:

1. Выберите из меню Управление команду Добавить или щелкните на одноименной кнопке на панели инструментов.

Откроется окно Добавить элемент справочника Типы реестров (см. Рис. 3-45).

2. Введите с клавиатуры в поле Наименование наименование типа реестра. Заполнение этого поля является обязательным.

3. Установите категорию адресата, для которой заводится реестр. Для этого щелкните на кнопке, расположенной у правой границы поля Категория, и выберите из раскрывшегося списка элементов линейного справочника Категории адресатов требуемое значение.

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников Рис. 3-45 Окно добавления элемента в справочник Типы реестров Внимание. Помимо значений, введенных в справочник Категории адресатов, раскрывшийся список будет включать три категории, задаваемых системой:

Х Организации и граждане без категории - для создания реестров, в которые будут помещаться документы, отправляемые как организациям, так и гражданам, для которых в справочниках Список организаций или Граждане не указана категория адресата.

Х Организации без категории - для создания реестров, в которые будут помещаться документы, отправляемые организациям, для которых в справочнике Список организаций не указана категория адресата.

Х Граждане без категории - для создания реестров, в которые будут помещаться документы, отправляемые гражданам, для которых в справочнике Граждане не указана категория адресата.

3-80 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 9. Линейные справочники подсистемы Документы 4. Установите вид отправки, для которой заводится реестр. Для этого щелкните на кнопке, расположенной у правой границы поля Вид отправки, и выберите из раскрывшегося списка элементов линейного справочника Виды отправки требуемое значение.

5. Установите правила формирования номеров реестров одинакового типа. В том случае, если будет установлен переключатель Номерообразование: от счетчика, реестры одинакового типа будут нумероваться с единицы в порядке возрастания. Если устанавливается переключатель Номерообразование: редактируемый, очередному реестру данного типа по умолчанию будет присваиваться номер, совпадающий с регистрационным номером первого в реестре (пакете) документа. В дальнейшем этот номер может быть отредактирован.

6. Если необходимо, введите с клавиатуры в поле Срочность категорию срочности отправки документов, входящих в реестр. Данное значение будет использоваться при формировании выходных печатных форм.

7. Если необходимо, введите с клавиатуры в поле Важность категорию важности документов, входящих в реестр. Данное значение будет использоваться при формировании выходных печатных форм.

8. Если необходимо, введите с клавиатуры в поле Примечание текст примечания.

9. Если требуется добавить еще один элемент, щелкните на кнопке Добавить. При этом будет произведена запись введенной информации и откроется новое окно для формирования реквизитов очередного элемента справочника.

Повторите процедуру заполнения полей.

10. Завершите ввод нового элемента, щелкнув на кнопке Записать для сохранения внесенных в справочник изменений или на кнопке Отменить, чтобы отказаться от сохранения.

Замечание. Флажок Признак удаления видоизменяется на в том случае, если редактируемый элемент был логически удален.

В данном окне изменить состояние этого флажка нельзя.

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников Редактирование значений элемента справочника, а также его удаление производится по правилам, приведенным в разделах Как изменить элемент и Как удалить элемент главы 6.

Ведение справочника Грифы доступа При выборе в окне Ведение справочников (см. главу 7) команд Справочники, Справочники Делопроизводства, Грифы доступа открывается окно, показанное на Рис. 3-46.

Рис. 3-46 Окно справочника Грифы доступа 8 Чтобы добавить в справочник элемент:

1. Выберите из меню Управление команду Добавить или щелкните на одноименной кнопке на панели инструментов.

Откроется окно Добавить элемент справочника Грифы доступа (см. Рис. 3-47).

2. Заполните с клавиатуры поле Индекс. Данное поле может использоваться в механизме формирования регистрационного номера документа.

3. Введите с клавиатуры в поле Наименование наименование грифа доступа. Заполнение этого поля является обязательным.

3-82 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 9. Линейные справочники подсистемы Документы 4. Если при отправке по электронной почте документы данного грифа доступа должны защищаться ЭЦП и/или шифрованием, установите флажки ЭЦП и/или Шифрование.

5. Если необходимо, введите с клавиатуры в поле Примечание текст примечаний.

6. Если требуется добавить еще один элемент, щелкните на кнопке Добавить. При этом будет произведена запись введенной информации и откроется новое окно для формирования реквизитов очередного элемента справочника.

Повторите процедуру заполнения полей.

Рис. 3-47 Окно добавления элемента в справочник Грифы доступа Редактирование значений элемента справочника, а также его удаление производится по правилам, приведенным в разделах Как изменить элемент и Как удалить элемент главы 6.

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников Ведение справочника Типы связок Элементы этого справочника используются для фиксации логических связей между документами, вовлеченными в документооборот предприятия.

Первоначально справочник содержит следующие элементы:

Х Зарегистрирован - Проект. По умолчанию данная связка имеет категорию Проекты и используется для связывания документа, созданного на основе утвержденного проекта, с этим проектом. Устанавливается автоматически при регистрации документа;

Х Исполнен - Во исполнение. По умолчанию эта связка имеет категорию Исполнение и используется для связывания проекта документа с тем инициативным документом, в соответствии с которым данный проект был создан. Связка устанавливается автоматически при создании РКПД из РК обычного документа;

Х Первичный - Повторный. По умолчанию связка имеет категорию Повторность и используется для связывания первичного и повторного документов. Устанавливается автоматически при регистрации повторного документа.

Перечисленные элементы защищены от удаления, но их можно отредактировать.

Доступ к справочнику можно получить, находясь в окне Ведение справочников (см. главу 7). Для этого из меню Справочники выберите команды Справочники Делопроизводства, Типы связок. Откроется окно, показанное на Рис. 3-48.

Перечень связок, находящийся в этом окне, представлен в виде таблицы, в графах которой указываются типы прямой и обратной связок для каждого из элементов справочника. При связывании двух документов выбор прямой связки для первого документа приводит к автоматической установке обратной связки для второго.

Кроме того, для трех элементов справочника (как правило, это связки Зарегистрирован - Проект, Исполнен - Во исполнение и Первичный - Повторный) в таблице указывается категория, к которой относится данная связка.

3-84 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 9. Линейные справочники подсистемы Документы Рис. 3-48 Окно справочника Типы связок 8 Чтобы добавить в справочник элемент:

1. Выберите из меню Управление команду Добавить или щелкните на одноименной кнопке, расположенной на панели инструментов. Откроется окно, показанное на Рис. 3-49. Окно содержит 2 раздела: Прямая связка и Обратная связка.

2. Если требуется, в полях Индекс введите с клавиатуры индексы прямой и обратной связок. Эти индексы могут быть использованы при формировании регистрационного номера документов (см. п. Формирование шаблона регистрационного номера документов).

3. При необходимости в полях Примечание введите с клавиатуры свободный текст примечания.

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников Рис. 3-49 Окно добавления элемента в справочник Типы связок 4. В поле Связка раздела Прямая связка вводом с клавиатуры укажите тип прямой связки (например, В дополнение).

Значения, введенные в этом поле, формируют список, из которого, в дальнейшем, пользователь выбирает нужный ему тип связки при установлении связки между документами.

5. В поле Связка раздела Обратная связка укажите тип обратной связки (например, Дополнено). Значение задается вводом с клавиатуры. Если это поле оставить незаполненным, то такому элементу справочника будет соответствовать запись, в которой и прямая, и обратная связки имеют одно и то же наименование.

Замечание. Рекомендуется заполнять оба поля Связка. В противном случае при редактировании такой записи будут доступны только поля раздела Прямая связка.

6. Если требуется, в поле Категория укажите категорию, к которой относится данная связка. Значение задается выбором из раскрывающегося списка, содержащего 3 вида категорий: Проекты, Исполнение и Повторность.

3-86 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 9. Линейные справочники подсистемы Документы По умолчанию эти категории установлены для следующих связок:

Х Проекты - для связки Зарегистрирован - Проект;

Х Исполнение - для связки Исполнен - Во исполнение;

Х Повторность - для связки Первичный - Повторный.

Если в поле Категория установлено какое-либо значение, окно элемента справочника приобретает вид, показанный на Рис. 3-50.

Рис. 3-50 Окно элемента справочника Типы связок с заполненным полем Категория В нижней части окна отображается схема связки документов.

Направление связок, установленное по умолчанию в этой схеме, можно изменить, щелкнув на кнопке Изменить.

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников Внимание. Категория связки может быть установлена только для трех элементов справочника. Если для трех элементов категория уже определена, то при попытке установить категорию связки для какого-либо четвертого элемента справочника, указанная категория будет переустановлена с элемента, который ее уже имеет на новый элемент.

При переустановке категории на другой элемент справочника следует помнить, что каждая из категорий жестко закреплена за определенной парой документов: РКПДЦРК, РКЦРКПД и ПервичныйЦПовторный (см. описание типов связок на стр. 3 84). При связывании таких документов автоматически устанавливается тот тип связки, который имеет соответствующую категорию.

Таким образом, если переустановить, например, категорию Повторность со связки Первичный - Повторный на другой элемент справочника, то при связывании первичных и повторных документов автоматически будет использоваться та связка, которой присвоена категория Повторность.

7. Введя все необходимые значения, щелкните на кнопке Записать для сохранения изменений.

8. Если требуется добавить еще один элемент, щелкните на кнопке Добавить. При этом будет сохранена веденная информация и откроется новое окно для добавления очередного элемента справочника. Повторите процедуру заполнения полей и сохраните введенную информацию.

3-88 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 9. Линейные справочники подсистемы Документы Ведение справочника Типы виз Справочник содержит стандартные формулировки, используемые при визировании проектов документов.

При выборе в окне Ведение справочников (см. главу 7) команд Справочники, Справочники Делопроизводства, Типы виз открывается окно, показанное на Рис. 3-51.

Рис. 3-51 Окно справочника Типы виз Первоначально справочник содержит следующие элементы:

Х Согласен;

Х Не согласен;

Х Согласен с замечаниями;

Х Вопрос вне моей компетенции.

Все элементы справочника могут быть отредактированы или удалены, кроме элемента Согласен.

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников 8 Чтобы добавить в справочник элемент:

1. Выберите из меню Управление команду Добавить или щелкните на одноименной кнопке, расположенной на панели инструментов. Откроется окно, показанное на Рис. 3-52.

Рис. 3-52 Окно добавления элемента в справочник Типы виз 2. В поле Наименование введите с клавиатуры вариант визы, который может быть использован при визировании проектов документов.

3. При необходимости, в поле Примечания введите с клавиатуры свободный текст примечания.

4. Указав все необходимые значения, щелкните на кнопке Записать для сохранения изменений.

5. Если требуется добавить еще один элемент, щелкните на кнопке Добавить. При этом будет сохранена введенная информация и откроется новое окно для добавления очередного элемента справочника. Повторите процедуру заполнения полей и сохраните введенную информацию.

3-90 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 9. Линейные справочники подсистемы Документы Ведение справочника Категории резолюций Справочник содержит список категорий, которые могут быть присвоены резолюциям и проектам резолюций, чтобы отметить их для различных информационно-справочных целей (например, Срочно, Важно, Особый контроль и пр.).

Категория, присвоенная резолюции, как и другие реквизиты резолюции, может быть использована в качестве критерия отбора РК при поиске документов в режиме Обобщенного поиска.

При выборе в окне Ведение справочников (см. главу 7) команд Справочники, Справочники Делопроизводства, Категории резолюций открывается окно, показанное на Рис. 3-53.

Рис. 3-53 Окно справочника Категории резолюций 8 Чтобы добавить в справочник элемент:

1. Выберите из меню Управление команду Добавить или щелкните на одноименной кнопке, расположенной на панели инструментов. Откроется окно, показанное на Рис. 3-54.

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников Рис. 3-54 Окно добавления элемента в справочник Категории резолюций 2. В поле Наименование введите с клавиатуры название категории.

3. При необходимости, в поле Примечания введите с клавиатуры свободный текст примечания.

4. Указав все необходимые значения, щелкните на кнопке Записать для сохранения изменений.

Кнопка Отменить используется для выхода из режима создания элемента справочника без сохранения внесенной информации.

Редактирование элементов справочника, а также их удаление производится по правилам, приведенным в разделах Как изменить элемент и Как удалить элемент главы 6.

3-92 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 9. Линейные справочники подсистемы Документы Ведение справочника Виды подписей Справочник содержит виды электронно-цифровых подписей, которые могут быть использованы для подписания файлов, прикрепленных к РК документов и проектов документов (например, Авторская, Согласующая, Утверждающая и пр.).

При выборе в окне Ведение справочников (см. главу 7) команд Справочники, Справочники Делопроизводства, Виды подписей открывается окно, показанное на Рис. 3-51.

Рис. 3-55 Окно справочника Виды подписей Внимание. В справочнике Виды подписей нельзя добавлять и удалять элементы. Их можно только редактировать.

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников 8 Чтобы отредактировать элемент справочника:

1. Установите курсор на элементе, который требуется отредактировать, и выберите из меню Управление команду Изменить или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов. Откроется окно, показанное на Рис.

3-56.

Рис. 3-56 Окно редактирования элемента справочника Виды подписей 2. Если требуется, измените значение поля Текст подписи.

Внимание. Название вида подписи изменению не подлежит.

3. Щелкните на кнопке Записать для сохранения изменений.

Кнопка Отменить используется для выхода из режима редактирования без сохранения внесенной информации.

3-94 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 9. Линейные справочники подсистемы Документы Ведение справочника Граждане Добавление записей в справочник Граждане может производить не только технолог системы, но и другие пользователи (которым системным технологом дано такое право) при регистрации или редактировании документов.

При выборе в окне Ведение справочников (см. главу 7) команд Справочники, Справочники делопроизводства, Граждане открывается окно, показанное на Рис. 3-57.

Рис. 3-57 Окно справочника Граждане Замечание. Для данного справочника предусмотрена возможность сортировки по заголовкам граф таблицы.

Сортировка выполняется в прямом алфавитном порядке, а при повторном щелчке - в обратном алфавитном порядке.

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников В списке элементов справочника, представленных в рабочем окне, в каждой строке указаны следующие реквизиты:

Х Фамилия Х Город Х Адрес Х Индекс Х Регион В справочнике Граждане предусмотрена возможность поиска элемента по значениям всех пяти реквизитов. При этом в поиске участвуют только реквизиты, имеющие заполненное значение (например, если не введено значение поля ФИО, но выбрано значение поля Регион, то в результате отбора в списке будут представлены все граждане из этого региона). Кроме того, следует учитывать, что поиск по реквизиту Индекс происходит только при полном совпадении индекса с заданным поисковым значением.

В результате поиска в списке будут представлены записи, удовлетворяющие всем заданным критериям отбора.

8 Чтобы добавить в справочник элемент:

1. Выберите из меню Управление команду Добавить или щелкните на одноименной кнопке, расположенной на панели инструментов. Откроется окно Добавить элемент в справочник Граждане (см. Рис. 3-58).

3-96 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 9. Линейные справочники подсистемы Документы Рис. 3-58 Окно добавления элемента в справочник Граждане 2. Введите с клавиатуры в поле Фамилия фамилию, имя и отчество гражданина.

3. Введите с клавиатуры в поле Город:

Х для жителей административных центров субъектов РФ - название административного центра (например, Москва, Казань);

Х для остальных - название субъекта РФ (например, Московская обл., Татарстан), которые рекомендуется дублировать в поле Регион (при этом эти данные должны быть заранее внесены в справочник Регионы).

4. Введите с клавиатуры в поле Индекс почтовый индекс.

5. В поле Телефон введите с клавиатуры номер телефона.

6. В поле Адрес введите почтовый адрес гражданина.

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников 7. В поле Регион укажите название региона, выбрав нужное значение из справочника Регионы (чтобы открыть справочник, щелкните на кнопке ). Для выбора значения в данном поле предусмотрена возможность автопоиска. Для этого введите в поле несколько символов, содержащихся в искомом значении, и нажмите клавишу Enter. Откроется окно выбора из справочника Регионы, в котором будут показаны только элементы, содержащие указанное сочетание символов. Если набор введенных символов уникален для справочника, то система автоматически выставит нужную запись, без открытия справочника.

8. В поле Статус укажите значение статуса заявителя (правила заполнения поля аналогичны правилам заполнения поля Регион).

9. В поле Категория, при необходимости, укажите категорию адресата, к которой относится гражданин. Для этого щелкните на кнопке, примыкающей к правой границе поля, и выберите нужное значение из раскрывшегося списка элементов справочника Категории адресатов.

Замечание. Значение категории адресата определяет тип реестра рассылки, в который попадает документ, отправляемый данному гражданину.

10. Укажите пол гражданина, установив соответствующий переключатель (по умолчанию переключатель установлен на значении Не определен).

11. В поле ИНН введите с клавиатуры идентификационный номер налогоплательщика.

12. В полях Паспорт серия, № и выдан введите с клавиатуры паспортные данные гражданина.

13. В поле e-mail введите с клавиатуры адрес электронной почты гражданина, по которому будет осуществляться отправка документов, зарегистрированных в системе.

3-98 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 9. Линейные справочники подсистемы Документы 14. Если документы, отправляемые в адрес гражданина по электронной почте, требуется защищать электронной цифровой подписью (ЭЦП) установите флажок ЭЦП 15. Если документы, отправляемые данному гражданину по электронной почте, требуется защищать шифрованием, щелкните на кнопке. Откроется окно Выбор сертификата, содержащее оформленный в виде таблицы список сертификатов открытых ключей, лежащих в БД системы ДЕЛО. Найдите строку, соответствующую открытому ключу гражданина, выделите ее и щелкните на кнопке Выбрать. После выбора сертификата в поле Шифрование будет автоматически установлен флажок.

Внимание. ЭЦП и шифрование является дополнительно закупаемой опцией и не входит в стандартный комплект поставки системы ДЕЛО.

16. При необходимости в поле Прим. введите свободный текст примечания.

17. Если требуется добавить еще один элемент, щелкните на кнопке Добавить. При этом будет произведена запись введенной информации и откроется новое окно для формирования реквизитов очередного элемента справочника.

Повторите процедуру заполнения полей.

18. Завершите ввод нового элемента, щелкнув на кнопке Записать для сохранения внесенных в справочник изменений или на кнопке Отменить, чтобы отказаться от сохранения.

Все вновь введенные в справочник записи помечаются системой, как новая запись (окрашиваются в синий цвет).

Технолог может периодически просматривать такие записи и, при необходимости, корректировать справочник (см. ниже Слияние листьев справочника).

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников Для просмотра всех новых записей, введенных в справочник, выполните команду Вид, Только новые. В списке отобразятся записи, у которых не снят признак Новые записи. Для возврата к исходному списку выполните команду Вид, Все.

С записей, просмотренных системным технологом, можно снять пометку Новая запись. Для этого установите курсор на требуемом элементе. Выделите его, щелкнув на названии.

Можно выделить сразу несколько записей, щелкая на них при нажатой клавише CTRL. Выполните команду Управление, Снять признак Новая запись или щелкните на кнопке на панели инструментов.

8 Для поиска требуемого элемента в справочнике, выполните следующие действия:

1. Вызвав окно справочника (см. Рис. 3-57), задайте в полях ФИО, Город, Адрес, Регион условия поиска. Достаточно ввести несколько идущих подряд букв искомого элемента.

Значение поля Регион можно также задать выбором из справочника Регионы или с помощью автопоиска (см. выше).

В поле Индекс почтовый индекс указывается полностью.

Заполнение всех полей для поиска не обязательно.

2. Щелкните на кнопке Найти. В списке останутся только записи, удовлетворяющие условиям поиска. Если отбор проводится по нескольким параметрам (например, ФИО, Город и Регион), то в результате поиска в списке будут представлены записи, удовлетворяющие всем заданным критериям отбора.

3. С помощью мыши или клавиш управления курсором установите указатель 4 рядом с требуемым элементом.

4. Для восстановления полного списка щелкните на кнопке Возврат.

3-100 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 9. Линейные справочники подсистемы Документы Слияние листьев справочника Если сведения о гражданине вводится не системным технологом, а пользователем при регистрации или редактировании документа, возможен повторный ввод уже существующего элемента под другим названием. Технологу системы следует исправить такие ошибки. Для этого в системе предусмотрены возможность слияния нескольких элементов справочника в один. Эта процедуры выполняется в два действия - сначала элементы вырезаются из списка и помещаются в буфер, а затем объединяются с требуемым элементом.

8 Чтобы поместить элементы в буфер:

1. Найдите требуемое значение в списке граждан.

2. Выделите его, щелкнув на названии. Можно выделить сразу несколько записей, щелкая на них при нажатой клавише CTRL. При этом станет активной кнопка панели инструментов и команда Вырезать в меню Управление.

3. Щелкните на кнопке, выделенные элементы будут помещены в буфер. При этом станет активной кнопка, а также команда Соединить в меню Управление.

8 Чтобы выполнить объединение листьев справочника:

1. Поместите в буфер элементы, которые необходимо объединить с другим элементом (см. выше).

2. Найдите элемент, с которым будут объединяться элементы из буфера и установите курсор на этом элементе.

3. Щелкните на кнопке на панели инструментов или выберите команды Управление, Соединить. При этом откроется окно для подтверждения слияния листьев (см.

Рис. 3-59).

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников Рис. 3-59 Окно подтверждения объединения элементов Щелкните на кнопке Да для подтверждения объединения элементов. Произойдет слияние элементов справочника.

Если в каком-либо реквизите РК была задействована информация о гражданине, запись о котором в справочнике была объединена с другой записью, то после объединения в данном реквизите РК будет отражена информация из записи справочника, с которой произошло объединение.

Ведение справочника Типы организаций При выборе в окне Ведение справочников (см. главу 7) команд Справочники, Справочники организаций, Типы организаций открывается окно Типы организаций.

8 Чтобы добавить в справочник элемент:

1. Выберите из меню Управление команду Добавить или щелкните на одноименной кнопке на панели инструментов.

Откроется окно Добавить элемент справочника Типы организаций (см. Рис. 3-60).

2. Введите с клавиатуры в поле Название название добавляемого типа организации.

3. Если необходимо, введите с клавиатуры в поле Примечание текст примечания.

4. Если требуется добавить еще один элемент, щелкните на кнопке Добавить. При этом будет произведена запись введенной информации и откроется новое окно для 3-102 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 9. Линейные справочники подсистемы Документы формирования реквизитов очередного элемента справочника.

Повторите процедуру заполнения полей.

Рис. 3-60 Окно добавления элемента справочника Типы организаций Редактирование значений элемента справочника, а также его удаление производится по правилам, приведенным в разделах Как изменить элемент и Как удалить элемент главы 6.

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота Руководство системного технолога Том Глава 10- (Приложение А) Москва, Система автоматизации делопроизводства и документооборота ДЕЛО Выпуск Руководство системного технолога "Электронные Офисные Системы": 107023 Москва, ул. Электрозаводская, 52.

Тел/факс: (095) 580-75-15, e-mail: support@eos.ru В данном документе приведены сведения о составе, структуре и порядке ведения справочников системы. Приведены методические рекомендации по настройке системы на особенности технологии работы с документами в конкретной организации.

Система ДЕЛО постоянно совершенствуется и в связи с этим возможны некоторые несоответствия, касающиеся описания пользовательского интерфейса.

Документ предназначен для системного технолога, основными функциями которого являются настройка и ведение справочников системы ДЕЛО.

Документ разработан специалистами предприятия Электронные Офисные Системы.

Все упомянутые в данном издании товарные знаки и зарегистрированные товарные знаки принадлежат своим законным владельцам.

Оглавление Оглавление ВВЕДЕНИЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕ 1- ЧАСТЬ 1. МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО НАСТРОЙКЕ СИСТЕМЫ ДЕЛОЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕ. 1- Глава 1. Формирование справочников подсистемы Документы.....................................................................1- Справочник Подразделения....................................................1- Справочник Группы документов.............................................1- Справочник Кабинеты............................................................1- Справочник Грифы доступа..................................................1- Справочник Стандартные тексты.........................................1- Справочник Рубрикатор........................................................1- Справочник Виды доставки...................................................1- Справочник Категории адресатов........................................1- Справочник Типы реестров...................................................1- Справочник Типы связок.......................................................1- Справочник Типы виз.............................................................1- Справочник Номенклатура дел.............................................1- Справочник Регионы..............................................................1- Справочник Типы организаций.............................................1- Справочник Список организаций..........................................1- Справочник Статус заявителя..............................................1- Справочник Граждане............................................................1- Справочник Текущая организация........................................1- Справочник Категории резолюций.......................................1- Справочник Виды подписей..................................................1- Справочник Настройка реквизитов.......................................1- Глава 2. Формирование справочников подсистемы Архивное дело............................................................1- Глава 3. Формирование справочника Пользователи..........1- Глава 4. Шаблоны печатных форм системы............................1- Дело 8.6. Руководство системного технолога i Оглавление ЧАСТЬ 2. ПЕРВАЯ ВСТРЕЧА С СИСТЕМОЙ ДЕЛО.

ОСОБЕННОСТИ ИНТЕРФЕЙСАЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕ. 2- Глава 5. Окна подсистем................................................................ 2- Соглашения.................................................................................. 2- Элементы управления................................................................. 2- Главное окно подсистемы Справочники.............................. 2- Рабочие окна.............................................................................. 2- Специальные окна..................................................................... 2- Глава 6. Общие правила заполнения справочников............... 2- Добавление, изменение и удаление элемента справочника............................................................................... 2- Режим показа справочников..................................................... 2- Сортировка списка элементов справочника............................ 2- Выбор значения из иерархического справочника................... 2- Экспорт и импорт данных.......................................................... 2- Экспорт и импорт всех справочников системы....................... 2- ЧАСТЬ 3. ВЕДЕНИЕ СПРАВОЧНИКОВЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕ 3- Глава 7. Запуск подсистемы Справочники............................ 3- Запуск в многопользовательской версии.................................. 3- Запуск в однопользовательской версии.................................... 3- Глава 8. Иерархические справочники подсистемы Документы..................................................................... 3- Ведение справочника Список организаций........................... 3- Новые записи............................................................................. 3- Ведение справочника Подразделения................................. 3- Ведение справочника Группы документов.......................... 3- Ведение справочника Рубрикатор........................................ 3- Ведение справочника Стандартные тексты........................ 3- Ведение справочника Регионы............................................. 3- Ведение справочника Статус заявителя............................. 3- Глава 9. Линейные справочники подсистемы Документы................................................................... 3- Ведение справочника Текущая организация....................... 3- Ведение справочника Виды доставки.................................. 3- Ведение справочника Категории адресатов....................... 3- Ведение справочника Типы реестров.................................. 3- Ведение справочника Грифы доступа................................. 3- Ведение справочника Типы связок...................................... 3- ii Дело 8.6. Руководство системного технолога Оглавление Ведение справочника Типы виз............................................3- Ведение справочника Категории резолюций.......................3- Ведение справочника Виды подписей.................................3- Ведение справочника Граждане...........................................3- Ведение справочника Типы организаций...........................3- Глава 10. Справочники Номенклатура дел, Кабинеты и Настойка реквизитов...............................................3- Ведение справочника Номенклатура дел..........................3- Ведение справочника Кабинеты.........................................3- Ведение справочника Настройка реквизитов....................3- Глава 11. Протоколирование работы пользователей со справочниками подсистемы Документы.............3- Глава 12. Иерархические справочники подсистемы Архивное дело..........................................................3- Ведение справочника Подразделения...............................3- Ведение справочника Сторонние организации.................3- Ведение справочника Классификация фондов.................3- Ведение справочника Сводные описи...............................3- Ведение справочника Перечень статей.............................3- Ведение справочника Адреса хранения............................3- Глава 13. Линейные справочники подсистемы Архивное дело..........................................................3- Ведение справочника Фонды..............................................3- Ведение справочника Виды перечней...............................3- Ведение справочника Причина выбытия дела..................3- Ведение справочника Особенности дела..........................3- Ведение справочника Вид хранилища...............................3- Ведение справочника Сроки хранения..............................3- Глава 14. Реорганизация справочников..................................3- Общие правила, действующие при реорганизации справочников............................................................................3- Реорганизация справочника Список организаций............3- Реорганизация справочника Подразделения....................3- Реорганизация справочника Группы документов..............3- Реорганизация справочника Кабинеты..............................3- Дело 8.6. Руководство системного технолога iii Оглавление ЧАСТЬ 4. НАСТРОЙКА ШАБЛОНОВЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕ 4- Глава 15. Настройка используемых шаблонов печатных форм................................................................ 4- Глава 16. Настройка параметров системы.................................. 4- ЧАСТЬ 5. ВЕДЕНИЕ СПРАВОЧНИКА ПОЛЬЗОВАТЕЛИЕЕЕЕЕЕ 5- Глава 17. Запуск подсистемы Пользователи......................... 5- Глава 18. Справочник Пользователи....................................... 5- Добавление нового элемента в справочник Пользователи........................................................................... 5- Изменение элемента справочника Пользователи................ 5- Удаление и восстановление элемента справочника Пользователи......................................................................... 5- Сортировка списка элементов справочника Пользователи......................................................................... 5- Установка и редактирование прав пользователя в системе ДЕЛО........................................................................................... 5- Установка и редактирование прав пользователя в подсистеме Поточное сканирование................................... 5- Установка прав пользователя для работы с пакетом FineReader.................................................................................. 5- Установка и редактирование прав пользователя в подсистеме Архивное дело................................................... 5- Просмотр информации о пользователях................................. 5- Протоколирование работы со справочником Пользователи......................................................................... 5- Глава 19. Настройка системы...................................................... 5- Установка параметров группы Файлы................................. 5- Установка параметров группы Шаблоны............................. 5- Формирование общего списка (списка, доступного всем пользователям системы).......................................................... 5- iv Дело 8.6. Руководство системного технолога Оглавление ЧАСТЬ 6. ЗАЩИТА ИНФОРМАЦИИ С ПОМОЩЬЮ ЭЦП И ШИФРОВАНИЯЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕ 6- Глава 20. Настройка системы ДЕЛО для защиты данных с помощью ЭЦП и шифрования.......................................6- Опция ЭЦП и шифрование......................................................6- Организация работы системы ДЕЛО при установке опции ЭЦП и шифрование......................................................6- Настройка справочников системы ДЕЛО для работы с опцией ЭЦП и шифрование.................................................6- ПРИЛОЖЕНИЕ А.

ФОРМАТЫ ЭКСПОРТА-ИМПОРТА СИСТЕМНЫХ СПРАВОЧНИКОВЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕA- Глава 1. Справочник ТИПЫ ОРГАНИЗАЦИЙ (ORG_TYPE)........ A- Глава 2. Справочник РЕГИОНЫ (REGION).................................. A- Глава 3. Справочник КАТЕГОРИИ АДРЕСАТОВ (ADDRCATE). A- Глава 4. Справочник СТАТУС ЗАЯВИТЕЛЯ (STATUS)............... A- Глава 5. Справочник ОРГАНИЗАЦИИ (ORGANIZ)...................... A- Глава 6. Справочник СТАНДАРТНЫЕ ТЕКСТЫ (STTEXT)...... A- Глава 7. Справочник РУБРИКАТОР (RUBRIC).......................... A- Глава 8. Справочник ГРУППЫ ДОКУМЕНТОВ (DOCGROUP)................................................................... A- Глава 9. Справочник ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ (DEPARTME)........... A- Глава 10. Справочник ВИДЫ ДОСТАВКИ (DELIVERY)........... A- Глава 11. Справочник ТИПЫ РЕЕСТРОВ (REESTR)................ A- Глава 12. Справочник ТИПЫ СВЯЗОК (LINK)........................... A- Глава 13. Справочник НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ (NOMENKL)...... A- Глава 14. Справочник ГРИФЫ ДОСТУПА (SECURITY)............ A- Глава 15. Справочник ГРАЖДАНЕ (CITIZEN)............................ A- Дело 8.6. Руководство системного технолога v Часть 3 Ведение справочников Глава 10. Справочники Номенклатура дел, Кабинеты и Настойка реквизитов Ведение справочника Номенклатура дел Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в процессе деятельности организации, с указанием сроков их хранения.

Справочник Номенклатура дел содержит перечень дел, утвержденных для подразделений организации, с разбивкой по годам их действия.

Значения элементов справочника Номенклатура дел используются в процессе выполнения процедуры списания документа в дело, в процессе работы с функцией Опись дел, а также при определении регистрационного номера документа, если его шаблон включает номер дела (см. раздел Ведение справочника Группы документов).

При выборе в окне Ведение справочников (см. главу 7) команд Справочники, Справочники Делопроизводства, Номенклатура дел открывается окно, показанное на Рис. 3-61.

Строка меню главного окна Ведение справочников имеет пункты, перечисленные в главе 7, за исключением пункта Сортировка. Кроме того, в меню имеются дополнительные команды, частично продублированные кнопками на панели инструментов.

Кнопка Название или действие Только номенклатура (команды Вид, Только номенклатура) - показать в окне только список номенклатур Подразделения и номенклатура (команды Вид, Подразделения и номенклатура) - показать в окне оба списка 3-104 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 10. Справочники Номенклатура дел, Кабинеты Пункт меню Команда Вид, По умолчанию - восстанавливает вид справочника, принятый по умолчанию Пункт меню Команда Вид, Другой - открывает окно для выбора колонок, которые будут отображены в таблице Пункт меню Команда Управление, Проверка уникальности индексов - выполняет проверку уникальности индексов дел Пункт меню Команда Управление, Выделить все - выделяет все номенклатуры, относящиеся к подразделению, на котором установлен курсор в левой части окна Пункт меню Команда Управление, Очистить - снимает выделение с ранее выделенных элементов справочника номенклатур Пункт меню Команда Фильтр, Текущие - в списке номенклатур будут отображены только элементы, имеющие признак Текущие (год Ввода в действие и год Завершения должны быть равны текущему году) Пункт меню Команда Фильтр, Текущие и переходящие - в списке номенклатур будут отображены элементы, имеющие как признак Текущие, так и признак Переходящие. Признак Переходящие устанавливается для записей, в которых год Завершения не заполнен или не равен году Ввода в действие Пункт меню Команда Фильтр, Открытые - в списке номенклатур будут отображены элементы, у которых не выставлен флаг Закрыто Пункт меню Команда Фильтр, Открытые и закрытые - в списке номенклатур будут отображены элементы не зависимо от значения флага Закрыто ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников Пункт меню Команда Фильтр, Подразделения, с лог.

удаленными - в списке подразделений, расположенном в левой части окна, будут находиться все подразделения, с учетом логически удаленных подразделений Пункт меню Команда Фильтр, Подразделения, без лог.

удаленными - в списке подразделений, расположенном в левой части окна, будет отображен перечень подразделений без учета логически удаленных подразделений Команда Управление, Закрыть - закрывает выделенные дела (данные записи не могут в дальнейшем быть выбраны при формировании регистрационного номера РК и при списании документа в дело) Команда Управление, Открыть - открывает выделенные дела (данные записи могут быть выбраны при формировании регистрационного номера РК и при списании документа в дело) Рабочее окно, имеющее заголовок Номенклатура дел:

[наименование подразделения], состоит из двух областей, каждая из которых имеет полосу горизонтальной прокрутки.

Левая область содержит поле просмотра родительских вершин (см. главу 6, раздел Выбор значения из иерархического справочника), а также список элементов верхнего уровня иерархии справочника Подразделения.

Правая область содержит номенклатуру дел подразделения, выделенного в левой области окна. Для каждого дела (если в меню Вид установлен переключатель По умолчанию) указывается:

Х Состояние дела - в зависимости от того, какие дела должны быть отображены в списке (текущие, переходящие, открытые, закрытые) - необходимо установить фильтр, выбрав команду Фильтр;

3-106 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 10. Справочники Номенклатура дел, Кабинеты Х Индекс;

Х П - если дело является переходящим, в этой графе будет находиться знак л+;

Х Заголовок - наименование дела;

Х Номенклатура за год (внизу окна) - по умолчанию, текущий год. Если необходимо получить список всех номенклатур, независимо от года, удалите запись из этого поля. Если необходимо получить список номенклатур за год, отличный от текущего, измените запись;

Х Переключатели: Текущие и с Переходящими (дублируют команды Фильтр, Текущие и Фильтр, Текущие и переходящие соответственно).

Рис. 3-61 Окно справочника Номенклатура дел ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников Чтобы увеличить размер правой области до размера рабочего окна, выберите команды Вид, Только номенклатуры или щелкните на кнопке на панели инструментов. В окне сформируется только список дел.

Для восстановления первоначального вида окна выберите команды Вид, Номенклатуры и подразделения или щелкните на кнопке на панели инструментов.

8 Для добавления элемента в справочник:

1. В левой части рабочего окна выберите подразделение, к номенклатуре которого должно относится добавляемое дело (см. главу 6, раздел Выбор значения из иерархического справочника).

2. Выберите команды Управление, Добавить или щелкните на кнопке панели инструментов. При этом откроется окно Добавить элемент справочника Номенклатура дел (см.

Рис. 3-62).

3-108 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 10. Справочники Номенклатура дел, Кабинеты Рис. 3-62 Окно добавления элемента в справочник Номенклатура дел 3. Заполните поля этого окна:

Х Введите с клавиатуры в поле Заголовок дела наименование дела.

Х Введите с клавиатуры в поле Индекс индекс дела (по умолчанию в поле в качестве первого элемента индекса дела отображается индекс подразделения, который можно удалить).

Х Введите с клавиатуры в поле Срок хранения период времени, в течение которого должно храниться дело.

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников Замечание. При заполнении поля Срок хранения нужное значение можно выбрать из списка значений, заданных ранее в этом поле для других элементов справочника. Для этого введите в поле Срок хранения первые символы (буквы или цифры, характеризующие срок хранения дела) и нажмите клавишу Enter.

Откроется окно, содержащее список ранее введенных значений.

Щелчком мыши выделите нужное значение и щелкните на кнопке Записать. Произойдет возврат в окно элемента справочника. В поле Срок хранения будет установлено выбранное значение.

Х Введите с клавиатуры в поле Статья номер статьи, регламентирующий срок хранения.

Х Флажок Закрыто устанавливается в случае, если дело закрывается и, в дальнейшем, не будет использоваться при формировании регистрационного номера РК и при списании документа в дело в журнале передачи документов.

Х По умолчанию установлен переключатель Текущее дело (т.е. год ввода в действие равен году завершения), если же дело будет храниться больше года, то установите переключатель Переходящее.

Х Если установлен переключатель Текущее, то в полях Ввод в действие и Завершение автоматически устанавливается текущий год. При необходимости измените эти значения. Если поле Завершение не заполнено, то при сохранении элемента справочника переключатель Текущее - Переходящее автоматически будет установлен на значение Переходящее.

Х В поле Передано в архив указывается дата сдачи дела на архивное хранение. Данное поле заполняется автоматически при передаче дела в архив в подсистеме Архивное дело.

Х Введите с клавиатуры в поле Примечание текст примечания.

3-110 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 10. Справочники Номенклатура дел, Кабинеты Внимание. Заполнение полей Заголовок дела, Индекс и Ввод в действие является обязательным.

4. Если требуется добавить еще одно дело в номенклатуру дел того же подразделения, щелкните на кнопке Добавить. При этом будет произведена запись введенной информации, и откроется новое окно для добавления элементов. Повторите процедуру заполнения полей.

5. Завершите ввод нового элемента, щелкнув на кнопке Записать чтобы подтвердить ввод, или Отменить, чтобы отказаться от ввода.

8 Чтобы изменить элемент справочника:

1. Выберите подразделение, к которому относится изменяемый элемент.

2. В списке дел выделите изменяемый элемент.

3. Выберите команды Управление, Изменить или щелкните на кнопке на панели инструментов. При этом откроется окно Изменение элемента справочника Номенклатура дел, по виду совпадающее с окном для добавления элемента (см.

Рис. 3-62).

4. Измените требуемые значения полей в соответствии с приведенными выше указаниями.

5. Завершите редактирование элемента, щелкнув на кнопке Записать чтобы подтвердить внесенные изменения, или Отменить, чтобы отказаться от них.

8 Чтобы удалить элемент справочника:

1. Выберите подразделение, к которому относится удаляемый элемент.

2. В списке дел выделите удаляемый элемент.

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников 3. Выберите команды Управление, Удалить. При этом откроется окно с запросом на подтверждение удаления выделенного элемента справочника.

4. Щелкните на кнопке Да для подтверждения удаления или на кнопке Нет для отказа от удаления. При отказе окно Удаление закроется, а при подтверждении откроется окно с сообщением о результате удаления:

Х Если значение элемента справочника не использовалось для заполнения полей ни в одной из регистрационных карточек, элемент удаляется физически;

Х Если элемент справочника был использован при заполнении полей хотя бы в одной РК, откроется окно со следующим сообщением:

Для подтверждения закрытия дела щелкните на кнопке Да, дело изменит свой статус на Закрытое. Для отказа от закрытия дела щелкните на кнопке Нет.

Внимание. Для элементов справочника Номенклатура дел предусмотрена возможность сортировки по заголовкам граф таблицы. Сортировка выполняется в прямом алфавитном порядке, а при повторном щелчке - в обратном алфавитном порядке.

Для облегчения создания новых дел предусмотрена возможность их копирования.

3-112 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 10. Справочники Номенклатура дел, Кабинеты Чтобы скопировать дело, выделите его. Можно выделить сразу несколько дел, щелкая на них при нажатой клавише CTRL.

Можно выделить сразу все дела в данном подразделении командами Управление, Выделить все (чтобы снять выделение, выберите команды Управление, Очистить).

Выберите команду Управление, Копировать.

Затем выделите в левой панели подразделение, в которое дела будут копироваться и выберите команды Управление, Вставить.

Откроется окно, показанное на Рис. 3-63.

Рис. 3-63 Окно задания параметров копирования дел Задайте в этом окне, какие параметры дел следует установить заново, а какие наследовать от исходных дел, и щелкните на кнопке Продолжить. Скопированные дела будут вставлены в выбранное вами подразделение с указанными параметрами.

После копирования у нескольких дел могут оказаться одинаковые индексы, что в дальнейшем может затруднить работу пользователей.

Для поиска дел с одинаковыми индексами выполните команды Управление, Проверка уникальности индексов.

Откроется окно, показанное на Рис. 3-64.

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников Рис. 3-64 Окно задания параметров проверки Задайте год, за который будут проверяться дела, Укажите, будет ли выполняться проверка только в выделенном подразделении, или во всех подразделениях, а также среди всех дел, или только среди открытых. Затем щелкните на кнопке Продолжить.

Если одинаковых индексов нет, то будет выведено соответствующее сообщение. Если одинаковые индексы будут найдены, то откроется окно, подобное показанному на Рис. 3-65.

Рис. 3-65 Окно списка дел с одинаковыми индексами Если необходимо, отредактируйте дела (или удалите ненужные), чтобы избежать повторного использования индексов.

3-114 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 10. Справочники Номенклатура дел, Кабинеты Ведение справочника Кабинеты Внимание. Материалы данного раздела относятся только к многопользовательской версии.

Для оперативной работы с документами в системе предусмотрено создание кабинетов. В папки кабинета помещаются регистрационные карточки всех документов, направляемых должностным лицам, которые являются владельцами кабинета (или направляемых в подразделение, руководителем которого является владелец кабинета).

Внимание. Должностное лицо может быть владельцем только одного кабинета.

Как уже было сказано, пользователь может работать в кабинете только в том случае, если в справочнике Пользователи ему предоставлено на это право. Список пользователей, работающих в кабинете, из справочника Кабинеты доступен только для просмотра.

При выборе в окне Ведение справочников (см. главу 7) команд Справочники, Справочники Делопроизводства, Кабинеты открывается рабочее окно, показанное на Рис. 3-66. Строка меню главного окна Ведение справочников имеет пункты, перечисленные в разделе Главное окно подсистемы Справочники, за исключением пунктов Сортировка и Вид.

Меню Управление содержит команды добавления, изменения и удаления кабинета.

ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников Рис. 3-66 Окно справочника Кабинеты Панель инструментов содержит кнопки, дублирующие следующие команды:

Кнопка Название/Действие Добавить кабинет.

Изменить кабинет.

Удалить кабинет.

Закрыть режим работы с кабинетами.

3-116 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 10. Справочники Номенклатура дел, Кабинеты Рабочее окно, имеющее заголовок Кабинеты: [Наименование подразделения], состоит из двух областей:

Х верхняя область, которая содержит поле просмотра родительских вершин, а также список элементов верхнего уровня иерархии справочника Подразделения;

Х нижняя область содержит список кабинетов, относящихся к подразделению, выделенному в верхней области окна.

8 Чтобы добавить кабинет:

1. Выберите подразделение, при котором создается новый кабинет (щелкните на соответствующей строке списка).

2. Выберите команды Управление, Добавить или щелкните на кнопке на панели инструментов. Откроется окно Создание кабинета (см. Рис. 3-67).

Рис. 3-67 Окно Создание кабинета ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников Окно содержит три закладки:

Х Списки должностных лиц (закладка активна при открытии окна и содержит собственную панель инструментов);

Х Списки пользователей;

Х Доступ к папкам.

3. Введите с клавиатуры в поле Кабинет название создаваемого кабинета (заполнение этого поля является обязательным).

4. Сформируйте список владельцев кабинета. Для этого:

Х Щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов. Откроется окно выбора значений из справочника Подразделения. В нем будет представлен список подразделений. Владельцев кабинета можно выбирать как из этого подразделения, так и из любого другого, работающего с той же картотекой.

Должностные лица остальных подразделений организации не могут быть владельцами создаваемого кабинета;

Х Выберите из справочника должностных лиц - владельцев кабинета. Сформированный список этих лиц будет помещен на закладку Списки должностных лиц;

Х При необходимости, полученный список можно отсортировать с помощью кнопок ;

Х Чтобы исключить какое-либо должностное лицо из списка владельцев, установите указатель 4 рядом с фамилией этого должностного лица и щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов.

Более подробно об удалении владельца кабинета см.

главу 14.

3-118 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 10. Справочники Номенклатура дел, Кабинеты 5. Определите набор папок кабинета, открытых для поступления документов. Если папка закрыта, то в нее не будет помещен ни один документ. Чтобы определить набор открытых папок:

Х Щелкните на заголовке закладки Доступ к папкам.

Откроется окно закладки (см. Рис. 3-68) со списком флажков, имена которых совпадают с наименованиями папок кабинета;

Х Установите флажки, соответствующие папкам, открываемым для поступления документов. Если требуется открыть все папки сразу, щелкните на кнопке Открыть все;

Х В дальнейшем, если требуется закрыть какую-либо папку, снимите соответствующий флажок. Если же нужно закрыть весь кабинет - щелкните на кнопке Закрыть все.

Рис. 3-68 Закладка Доступ к папкам ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников Замечание. В последствии, если на момент закрытия папка не была пустой, то оставшиеся в ней документы будут обрабатываться по стандартным правилам вплоть до ухода из папки последнего документа. Таким образом, возможность закрытия папок может быть использована в период реорганизации предприятия, когда закрытие папок Поступившие и На исполнении ликвидируемого кабинета приводит к изменению направлений потока документов (вновь поступившие документы не попадают в кабинет), а оставшиеся в кабинете документы исполняются в прежнем порядке.

6. Завершите формирование нового кабинета, щелкнув на кнопке Записать чтобы подтвердить ввод информации, или Отменить, чтобы отказаться от ввода.

8 Чтобы изменить элемент справочника:

1. Выберите подразделение, к которому относится изменяемый кабинет (см. Рис. 3-66).

2. В списке кабинетов (нижняя область окна) выделите изменяемый элемент (если у данного подразделения один кабинет - он будет выделен автоматически).

3. Выберите команды Управление, Изменить или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов.

Откроется окно Изменение кабинета. Это окно имеет те же элементы, что и окно Создание кабинета (см. Рис. 3-67).

4. Измените нужные значения полей в соответствии с указаниями пп. 4-6 правил добавления нового кабинета.

5. Завершите редактирование кабинета, щелкнув на кнопке Записать, чтобы подтвердить внесенные изменения, или на кнопке Отменить, чтобы отказаться от них.

3-120 ДЕЛО 8.6. Руководство системного технолога Глава 10. Справочники Номенклатура дел, Кабинеты 8 Чтобы удалить кабинет:

1. Выберите подразделение, к которому относится удаляемый элемент.

2. В списке кабинетов выделите удаляемый элемент и выберите команды Управление, Удалить или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов. Откроется окно Удаление, содержащее предложение подтвердить удаление кабинета:

3. Щелкните на кнопке Да, чтобы подтвердить удаление, или на кнопке Нет, чтобы от него отказаться. При отказе окно Удаление закроется, а при подтверждении откроется окно с сообщением:

Х если в папках кабинета нет ни одной РК - о физическом удалении кабинета;

Х в противном случае - о том, что кабинет удалить невозможно (см. Рис. 3-69);

Рис. 3-69 Сообщение о невозможности удалить запись Х Щелкните на кнопке ОК, окно сообщения закроется.

Pages: | 1 | 2 | 3 | 4 |

Книги, научные публикации

Blog