Документы по личному составу

Вид материала

Документы

Подобный материал:

• Ех организационно-правовых форм Республики Казахстан, составляют документы по личному, 461.43kb.
• Рабочей учебной программы дисциплины Б. 03. Б. 07 Кадровое делопроизводство и архивы, 15.33kb.
• «Государственный архив Калининградской области», 6690.55kb.
• «Государственный архив Калининградской области», 6945kb.
• Аннотация основной образовательной программы по направлению подготовки 034700. 62 «Документоведение, 119.78kb.
• Решением дирекции гу «Республиканский государственный архив документов по личному составу», 60.75kb.
• Государственное учреждение, 978.71kb.
• М учреждении Новосибирской области «Фонд социальной поддержки населения Новосибирской, 7.75kb.
• Приказ от № Москва По личному составу студентов заочной (договорной) формы обучения, 48.87kb.
• Администрация багаевского района, 203.4kb.

Документы по личному составу


Распорядительная деятельность органов управления заключается в том, что они занимаются подбором и расстановкой кадров, принимают на работу, переводят и увольняют граждан, издают ряд документов, необходимых гражданам при отсутствии ими права на труд. Как правило, эти вопросы решаются в отделах кадров этих учреждений, организаций и предприятий.

Документы, создаваемые при оформлении приёма, увольнения, перевода сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, создают группу документов по личному составу. К этим документам относятся: документы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, все документы, входящие в состав личного дела.

Приём на работу оформляется приказом по личному составу. Приказ должен быть объявлен работнику под расписку. Трудовой договор заключается с гражданами, которым исполнилось 16 лет. Лишь в исключительных случаях могут приниматься на работу лица, достигшие 15 лет, но обязательно по соглашению с администрацией предприятия, которая выясняет причины оставления школы (училища) и решает, на каком производственном участке могут быть созданы наилучшие условия для труда и профессионального обучения этих лиц.

При поступлении на работу необходимо предъявить администрации паспорт и трудовую книжку.

При приёме на работу, требующую специальных знаний (например, в качестве врача, шофёра и т. п.), администрация вправе потребовать от работника предъявление диплома или иного документа о соответствующем образовании и профессиональной подготовке. Лица, моложе 18 лет, при поступлении на работу, должны предъявить медицинское заключение о возможности выполнения ими избранной работы.

В трудовом договоре молодых рабочих, окончивших ПТУ, в соответствии с полученным направлением должна быть определена профессия, специальность, квалификация, присвоенные после сдачи выпускных квалификационных экзаменов и указанные в аттестате, выданном окончившему соответствующее учебное заведение.

Закон запрещает требовать от лиц, принимаемых на работу, документы, представление которых не предусмотрено законодательством.

Документация по личному составу ведётся с начала поступления трудящихся на предприятии. Она выделена в самостоятельную группу, что обусловлено её исключительной важностью и рядом особенностей документирования.

В настоящее время разработана и применяется подсистема унифицированных форм документов по обеспечению кадрами органов государственного управления. Эта подсистема входит составной частью в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации. Целью её разработки явилось создание унифицированных документационных комплексов, в условиях традиционных методов обработки документов. Эта подсистема документов рекомендована для использования на всех уровнях управления.

В состав подсистемы входят унифицированные формы документов, обеспечивающие реализацию задач по приёму, переводу, увольнению, поощрению, предоставлению отпусков и т.п.

Секретарь руководителя может и должен оказать руководителю помощь в подготовке, составлении, оформлении документов по личному составу.

В учреждениях 4-й категории, как правило, отдела кадров нет. Поэтому все операции, связанные с приёмом, перемещением, расстановкой и увольнением сотрудников, выполняет руководитель. В этих случаях особенно велико значение квалифицированной работы секретаря по работе с докум5ентами по личному составу.

При приёме на работу граждан секретарь должен проверить все сведения, внесённые в анкету и автобиографию, по подлинникам документов (паспорт, диплом). После издания приказа о приёме на работу секретарь заполняет на сотрудника личную карточку, формирует личное дело.

Основным документом по учёту личного состава в учреждении является личная карточка рабочих и служащих. Форма карточки – типовая (форма Т2).

Все записи в карточки должны быть документально обоснованы. На основании паспорта указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, национальность, серия и срок действия паспорта, кем и когда он выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника указывают на основании записей в трудовой книжке.

В обязательно порядке проставляется дата заполнения карточки и подпись лица, на которое она была заведена. При увольнения работника в карточке проставляется дата и номер приказа и причины увольнения. Эти сведения должны заполняться с особой тщательностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа. Заполняются личные карточки рукописным или машинописным способом. Графы, в которых возможно частое внесение изменений, заполняются карандашом. По краям личной карточки предусмотрены зоны для кодирования содержащейся в ней информации о работнике, что даёт возможность оперативного поиска нужной карточки с помощью соответствующих технологических средств.


Виды заявлений, правила составления и оформления их


При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность.

Заявление о приёме на работу составляется в произвольной форме рукописным способом. Для заявления характерны следующие реквизиты: адресат (кому адресуется заявление); автор; место проживания автора; наименование вида документа (заявление); текст; подпись составителя; Дата составления.

В заявлении не принято писать предлог «от» (кого), а также употреблять архаизмы и канцеляризмы (весьма убедительно, заранее вам признателен, прошу не отказать и т.п.).

Заявление о приёме на работу принято составлять на бумаге формата А4(это обеспечивает одноформатность листов документов личного дела, в которое заявление о приёме на работу помещается).

Заявление о приёме на работу, как правило, адресуются на имя руководителя учреждения. Заявление о приёме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными необходимыми документами является основанием для издания приказа о приёме на работу. В случае принятия отрицательного решения заявителю сообщается о нём устно или письменно (по указанному в заявлении адреса).

Заявление о переводе на другую должность оформляется иначе.


Оформление личных дел

Личное дело- это совокупность документов содержащих наиболее полные сведения о работнике и трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приёме на работу. Порядок работы с личными делами не регламентирован общегосударственными нормативами, в связи, с чем предприятия по-разному решают вопросы их формирования и ведения.

Как правило, личные дела ведутся на руководящих постах работников, специалистов, материально-ответственных лиц т и.д.

Первоначально в личные дела группируются дела оформляющие процесс приёма на работу, а в последствии все остальные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника на предприятии. Состав документов помещаемых в личное дело при поступлении на работу, зависит от того, на какую должность принимается работник, в какой конкретной службе он будет работать, какова специфика его трудовой деятельности и т.д. Наиболее рациональным представляется следующий состав и порядок расположения документов при заведении личного дела.


Внутренняя опись документов дела

• Дополнение к личному листку по учёту кадров (дополнение к анкете).
  
• Личный листок по учёту кадров (анкета).
  
• Автобиография.
  
• Копия документов об образовании.
  
• Копия документа (или выписка из него) об утверждении в должности (в случаях представленных законодательством).
  
• Характеристики или рекомендательные письма.
  
• Заявление о приёме на работу или трудовой контракт.
  
• Копия приказа о приёме на работу.
  

Наряду с перечисленными документами в личное дело включаются и некоторые специфические требования, сопровождающих приём на работу определяющих категорий специалистов, например:

• Список научных трудов и изобретений, выписка из протокола заседания совета (для научных сотрудников и преподавателей вузов, участвующих в конкурсном замещении вакантных должностей);
  
• Выписка из протокола собрания трудового коллектива (для руководителей, которые избираются на должность трудовым коллективом) и т.д.
  

В дальнейшем в личное дело включают:

• Подтверждающие изменение анкетно-биографических данных работника, например: копия сведений о браке.
  
• Характеризующие деловые, политические и личные сведения работника: характеристики, отзывы, представления о назначении аттестационные листы, копии актов ревизии, справки-объективки (биографические справки, содержащие анкетные данные работника и краткое описание его трудовой деятельности), листок учёта краткосрочных зарубежных командировок (для лиц, характер работы которых связан с частыми служебными командировками за границу) и т.д.
  

В практике работы многих предприятий принято включать в состав личного дела копии приказов (или выписки из них) о переводе на другую работу, освобождение от должности, поощрениях, наложении и снятии дисциплинарных взысканий, изменении фамилии и т.д.

Однако вся эта информация содержится в «Дополнении к личному листку по учёту кадров». В связи с тем не рекомендуется включать названные документы в личное дело.

Личные дела имеют длительный срок хранения. В связи с этим в личные дела не должны входить документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения. К этим документам относятся, например: справка с места жительства и о жилищных условиях, черновики документов и т.д.

Все допустимые в личное дело документы должны располагаться в хронологическом порядке.

При работе с личными делами следует обратить внимание на правильности составления и оформления, входящих в него документов.

«Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле», содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их дате заголовку.

При нумерации страниц дела листы внутренней описи нумеруются отдельно. При подготовке личных дел к передаче на хранение к внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включённых в неё документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается её составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления описи. Опись составляется на отдельном листке по установленной форме. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Основу личного дела составляют «Личный листок по учёту кадров» и «Дополнение к личному листку». Личный листок по учёту кадров представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, пребывании за границей, семейное положение и другое. Личный листок заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. На все вопросы работник должен давать полные ответы, не допуская сокращений, прочерков, исправлений и помарок. Ответы на вопросы личного листка даются в строгом соответствии с теми записями, которые содержатся в личных документах работника.

При заполнении личного листка используются следующие документы: паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании (диплом, удостоверение, свидетельство, аттестат), Документы Высшей Аттестационной комиссии (ВАК). О присуждении ученой степени и присвоения учёного звания (диплом, аттестат), документы об имеющихся изобретениях.

Необходимо обратить внимание на некоторые графы личного листка по учёту кадров, при заполнении которых часто допускаются ошибки и неправильные формулировке: «высшее», «незаконченное высшее», «среднее специальное», «среднее», «неполное среднее», «начальное» в зависимости от того, какой документ имеется у работника об образовании.

В графе 13 «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности». Сведения о работе отражаются в соответствии с записями в трудовой книжке. Если трудовая деятельность работника началась с обучения в высшем или среднем специальном учебном заведении, в профессионально-техническом училище и т.п., то этот период также отмечается в данной графе. Сюда вносятся и сведения о перерывах в работе в связи с болезнью, учёбой, нахождении на иждивении и т.д. Если работник в одной и той же организации занимал в разные периоды разные должности, то следует указывать с какого и по какое время он работал в каждой должности.

В графе 19 «Семейное положение в момент заполнения личного листка» сначала указывается: женат (замужем), разведён (разведена), вдовец (вдова), а затем перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (отец, мать, жена, муж, сын, дочь и т.д.) проживающие совместно с работником. При этом указывается фамилия, имя, отчество и год рождения каждого члена семьи.

Отрицательные ответы в графах личного листка записываются без повторения вопроса, например: учёная степень, учёное звание – не имею; пребывание за границей – не был и т.п.

Работник кадровой службы, принимая от поступающего личный листок по учёту кадров, должен проверить полноту его заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявленными сведениями.

Наряду с личным листком по учёту кадров в практике исполняется другая аналогичная учётная форма – анкета, которая в основном содержит те же графы, что и личный листок. В состав анкеты входят некоторые дополнительные вопросы, отсутствующие в личном листке, например: вопрос об изменении фамилии, имени, отчества и т.д. Ответы на вопросы анкеты формулируются аналогично ответам в личном листке. Однако анкета подписывается не только самим поступающим, но и принимающим его работником кадровой службы после соответствующей сверки внесённых в анкету сведений.