Программа курса. Наименование разделов и тем Рейтинговые
| Вид материала | Программа курса |
- Тематическийплан по видам занятий курса "Статистика" Наименование разделов и тем, 202.52kb.
- Тематический план программы Водитель тс категории "В" № тем Наименование разделов, 263.85kb.
- Наименование программы дпо № Наименование дисциплин, разделов и тем Всего, час, 71.02kb.
- 3 Содержание обучения по профессиональному модулю (ПМ) (основная программа), 99.02kb.
- Тематический план курса "история экономических учений" по специальности "менеджмент, 229.15kb.
- Тематический план № п/п Наименование разделов и тем Всего, 121.34kb.
- Тематический план № п/п Наименование разделов и тем Всего, 43.29kb.
- Тематический план № п/п Наименование разделов и тем Всего, 125.28kb.
- Тематический план № п/п Наименование разделов и тем Всего, 107.12kb.
- Примерный тематический план наименование разделов и тем Кол часов, 67.84kb.
Практическая работа № 5.
Написание основных личных документов.
Цели: закрепить умение создавать автобиографию, резюме и другие виды документов; отработать навык грамотного написания разных видов документации; формировать умение использовать языковые средства, требуемые для стандартного оформления автобиографии, резюме.
Литература: Л. А. Введенская. Русский язык и культура речи./Пособие для вузов/. В. И. Максимов. Русский язык и культура речи. А. В. Дудников. Русский язык. М. Ю. Рогожин. Документы делового общения.
Задания.
Напишите автобиографию.
- Составьте своё резюме.
- Оформите любой вид информационного документа на выбор (заявление, доверенность, служебная записка).
Образец выполнения заданий.
Автобиография.
Я, Иван Петрович Соколов, родился 7 июня 1983 года в г. Москве.
Мои родители: Соколов Николай Иванович - заведующий складом Курского железнодорожного вокзала, Соколова Антонина Яковлевна – техническая служащая в МГУ.
С 1990 года обучался в МОУ СОШ №137, которую окончил в 2000 году.
В 2000 году поступил в Московский колледж железнодорожного транспорта, где обучаюсь до настоящего времени.
С 1993 года занимаюсь греко-римской борьбой, имею 1 взрослый разряд.
К автобиографии прилагается характеристика с места учебы.
4 июня 2003 г. Соколов
Резюме.
Иванова Полина Петровна родилась 5 января 1986 года в г. Саратове. Мои контактные телефоны: 12-45-67, 8-927-785-32-11.
Ищу работу секретаря-референта или офис-менеджера.
Опыта работы не имею.
В 2006 году успешно прошла производственную практику в администрации г. Саратова, рекомендация руководителя практики прилагается.
С 2004 года по настоящее время обучаюсь на дневном отделении в Саратовской академии государственного управления по специальности «Государственное и муниципальное управление».
В 2005 году окончила курсы автолюбителей и получила права на вождение легковой машины.
В 2003 году окончила курсы немецкого языка и прошла стажировку в Германии. Немецким языком владею свободно, читаю профессиональную литературу на языке.
В 2002 году с отличием закончила курсы при колледже права и системного управления по специальности «Секретарь-референт».
С 1993 по 2003 год обучалась в средней общеобразовательной школе №58 г. Саратова.
Дополнительно о себе: добросовестная, исполнительная, коммуникабельная, владею ПК.
14 февраля 2007г. Иванова
Доверенность.
Город Ростов-на-Дону, десятое марта две тысячи третьего года.
Я, Антонова Мария Николаевна, проживающая в г.Батайске, ул. Пушкинская, д.62, доверяю Демченко Ивану Петровичу, проживающему в г. Ростове-на-Дону, ул. Горького 140, кв. 2, получить в кассе завода Ростсельмаш причитающуюся мне заработную плату за октябрь две тысячи второго года в сумме 4 567рублей 32 копейки (четыре тысячи пятьсот шестьдесят семь рублей тридцать две копейки).
Паспортные данные Демченко И.П.: серия 1803 №438924, выдан в 2000 году ОВД Ленинского района г. Ростов-на-Дону.
В получении за меня расписаться и выполнить все действия, связанные с данным поручением.
Антонова
Консалтинговая фирма «Прометей»
^ Служебная записка.
Исполнительному директору Н. И. Полякову
14 декабря 2004 г.
Корректировка штатного расписания на 2005 г.
Согласно Вашим указаниям от 20 октября сего года мною проведен анализ эффективности работы сотрудников отдела снабжения в 1-3 кварталах текущего года (приложение 1 к настоящей «Записке»).
Результаты анализа подтверждают необходимость увеличения штатных сотрудников отдела, имеющих права на управление легковым автотранспортом.
Расчет обеспечения сотрудников мобильными средствами связи – в приложении 2.
Расчет-обоснование подготовлен и может быть передан Вам после соответствующего распоряжения.
Старший консультант отдела
правового обслуживания _______________ Михайлов Ю. В. (личная подпись)
Декану Донского гуманитарного факультета государственного технического
Юрьеву Г. Б.
студента 1 курса, группы УКНП - 3
Селиванова М. О.
ЗАЯВЛЕНИЕ.
Прошу освободить меня от занятий с 1 по 10 апреля 2006 г. для поездки домой по семейным обстоятельствам.
Прилагаю письмо с сообщением о болезни моего отца.
31.03.2006. Студент группы УКНП –3 _____________ /Селиванов М. О. /
(личная подпись)
^
Тема 5.3. Особенности служебно-делового общения. Деловая беседа, деловое совещание.
По итогам изучения темы Вы должны
знать:
особенности служебно-делового общения;
требования к деловой коммуникации в деловой среде;
цели, задачи и виды деловых бесед;
структуру беседы;
факторы успеха в проведении делового совещания;
виды деловых совещаний;
уметь:
вести деловую беседу;
формулировать вопросы корректно и грамотно;
ставить цели делового совещания.
^
5.3.1. Особенности служебно-делового общения. Деловая беседа.
Для каждого из нас очевидно, что разговор между сотрудниками одной и той же организации, обсуждающими деловой вопрос, или разговор между руководителем и подчинённым принципиально отличаются от разговоров между этими же людьми вне служебных рамок.
^ Деловое общение – это такое взаимодействие людей, которое подчинено решению определённой задачи (производственной, научной, коммерческой и т.д.), т.е. цель делового взаимодействия лежит за пределами процесса общения.
Принципы деятельности любой организации, фирмы накладывают определённые ограничения на поведение и общение людей. Рассмотрим следующие типы организаций:
- ^ Организация с достаточно жёсткой регламентацией целей и мотивов общения (за каждым работником закреплён стандарт поведения в виде прописанных прав и обязанностей, которым он должен следовать. Общение в такой организации будет формальным, отстранённым, «холодным»).
- Организация с иерархичным построением (между подразделениями и сотрудниками закрепляются отношения подчинения, зависимости, неравенства. Здесь преобладает «вертикальная коммуникация», т.е. общение вверх и вниз по иерархическим уровням. Его можно изобразить как лестницу, где работники одного уровня понимают друг друга «с полуслова», а работники разных уровней общаются редко или в письменном виде (приказы, распоряжения, решения).
- ^ Организация с мотивацией труда (принято стимулировать труд работника, относиться к нему как к конкретной целостной личности и как к представителю организации, т.е. носителю определённых профессионально-ролевых функций. Общение здесь будет горизонтальное: все конфликты, проблемы разбираются совместно руководителем с сотрудниками. Основная форма общения – беседа, где руководитель может критически оценить деятельность работника, помочь ему соориентироваться в своей работе, побудить работать успешнее и прибыльнее, либо поблагодарить за хорошо выполненную работу и поощрить).
Принципы жизнедеятельности любой организации предопределяют особенности служебно-делового общения и во многом объясняют характер требований к речевой коммуникации в деловой среде. Эти требования таковы:
1. Чётко определяйте цели своего сообщения.
2. Делайте сообщение понятным и доступным для восприятия разным группам работников: находите конкретные иллюстрации общих понятий, развивайте общую идею, используя яркие примеры.
3. Делайте сообщение по возможности кратким и сжатым, отказывайтесь от излишней информации, привлекайте внимание сотрудников лишь к тем проблемам, которые касаются их конкретно.
4. В разговоре с сотрудниками следуйте правилам активного слушания, демонстрируйте им ваше понимание и готовность к совместным действиям.
Рассмотрим виды служебно-делового общения. Наиболее распространённой формой является беседа. ^ Деловая беседа – это разговор преимущественно между двумя собеседниками на политические, научные, производственные и другие темы, рассчитанный на обмен мнениями между присутствующими. Цели деловой беседы: 1) стремление одного собеседника посредством слова оказать определённое влияние на другого, вызвать желание у другого человека или группы к действию, с тем, чтобы изменить существующую деловую ситуацию; 2) необходимость выработки руководителем соответствующих решений на основании анализа мнений и высказываний сотрудников.
В сравнении с другими видами служебно-делового общения деловая беседа имеет следующие преимущества: быстрота реагирования на высказывания собеседников, способствующая достижению целей; повышение компетентности руководителя благодаря учёту, критической проверке и оценке мнений, предложений, высказанных в беседе; возможность более гибкого дифференцированного подхода к предмету обсуждения. Деловая беседа благодаря эффекту обратной связи, который наиболее ярко проявляется в межличностном общении, позволяет руководителю реагировать на высказывание партнёра в соответствии с конкретной ситуацией, т.е. с учётом цели, предмета и интересов партнёров.
^ Элементы структуры деловой беседы включают: начало беседы (установление контакта, создание благоприятного для беседы климата отношений); изложение своей позиции и её обоснование; выяснение позиции собеседника; совместный анализ проблемы (устранение сомнений собеседника, опровержение его замечаний, поиск решений); принятие решения.
В зависимости от целей и методов ведения разговора, выделяют следующие виды деловых бесед:
- ^ Беседа при приёме на работу носит характер «приёмного» интервью, основная цель которого оценить деловые качества поступающего на работу. Беседа состоит из вопросов и соответствующих ответов на них. Форма вопросов может варьироваться, но их содержание направлено на получение информации. Могут быть заданы такие вопросы: «Что Вы за человек? Почему Вы ищите работу? Чем Вы можете быть полезны? Каковы Ваши сильные стороны? Каковы Ваши слабые стороны? Каким должен быть начальник на Ваш взгляд? Каковы Ваши самые сильные достижения? На какую зарплату Вы рассчитываете?» Проведение такой беседы носит творческий характер, здесь невозможно всё заранее запрограммировать.
- ^ Беседа при увольнении с работы имеет две разновидности: ситуацию незапланированного, добровольного ухода сотрудника и ситуацию, когда работника приходится увольнять или сокращать. Если работник сам увольняется, то необходимо выявить истинную причину увольнения, его мотивы: вызвано оно неудовлетворённостью производственным процессом, невниманием или обидой, какими-либо иными причинами. Если работника нужно уволить или сократить, то руководитель в корректной форме сообщает ему об этом, объясняет причины увольнения, иногда предлагает список вакантных мест на своём или другом предприятии, чтобы человек мог реабилитировать себя.
- ^ Проблемные и дисциплинарные беседы проводятся с целью критически оценить деятельность работника или разобрать факты нарушения дисциплины. Важнейшей особенностью проблемной беседы является глубокий и всесторонний анализ конфликта, выяснение причин и обстоятельств его возникновения, рассмотрение социальной практики снятия подобных конфликтов. Проведение дисциплинарных бесед требует от руководителя большой выдержки, такта, чувства меры. Готовясь к встрече, необходимо хорошо разобраться в ситуации, собрать и проанализировать нужную информацию. Целесообразно проводить такие беседы один на один, в доверительной обстановке.
При проведении разных видов бесед требуется умение формулировать грамотно и корректно вопросы, чтобы они прямо или косвенно приглашали собеседника высказать своё отношение к изложенному мнению. Вопросы можно классифицировать по разным основаниям. В управленческой деятельности полезно проводить различия между следующими категориями вопросов: 1) по характеру ожидаемых ответов бывают открытые вопросы (предполагают полный, развёрнутый ответ), закрытые вопросы (предполагают ответ да, нет, не знаю); 2) по заключённому в них содержанию бывают вопросы о фактах (предполагают получение информации), вопросы о мнениях, желаниях, установках (предполагают оценку, отношение человека, его мнение по предмету разговора); 3) по функциям, которые они выполняют бывают контрольные вопросы (служат проверке достоверности ответов), уточняющие вопросы (предполагают уточнение ранее сказанного собеседником), зондирующие вопросы (предполагают получение как можно больше информации о собеседнике, чтобы решить, в каком направлении действовать); 4) по функционально-психологическим особенностям могут быть зеркальные вопросы (повторение ответа собеседника или ключевого слова), косвенные вопросы (вопрос не о мнении собеседника, а о мнении коллег по работе или близких людей), эстафетные вопросы (подхватывает последние слова говорящего, чтобы развить тему), вопросы-мосты (используются для перехода к другой теме в беседе), заключающие вопросы (используют при завершении беседы, чтобы уточнить содержание достигнутых договорённостей).
Таким образом, каждый вопрос должен вносить свой вклад в обсуждение темы и содействовать решению поставленной в деловой беседе задаче.
^
5.3.2. Деловое совещание.
Деловое совещание – это деятельность, связанная с принятием решений группой заинтересованных лиц. Это своеобразный форум по выработке ключевых решений и способ координации людей и подразделений. Успех совещания зависит от поставленной цели, от тщательного планирования состава участников, повестки дня и места проведения. Также эффективность совещаний зависит от руководства ими. На всех этапах совещания необходимо воздействовать на участников с тем, чтобы они отождествляли себя с обсуждаемой проблемой и стремились к её решению. Благодаря этому возникает откровенная и доброжелательная конструктивно-критическая атмосфера, способствующая укреплению доверия. Избежать ошибок в проведении совещания помогут следующие рекомендации:
- Начинать совещание в точно назначенное время с представления участников, объявления повестки дня и изложения предмета и цели совещания.
- Чёткое и понятное всем присутствующим изложение проблемы, постановка вопросов, выделение основных моментов, что способствует возникновению на совещании творческой дискуссии.
- Тщательная фиксация выступлений участников совещания (ведение протокола).
- Стремление к достижению цели с позиции экономии времени.
- Корректное прерывание тех выступлений, которые повторяют изложенные факты, мнение других сотрудников, носят поверхностный и неконкретный характер.
- Обобщение достигнутого, чёткая формулировка задач, которые ещё нужно решить.
- Обобщение результатов в конце совещания, определение вытекающих из него задач, указание лиц, ответственных за исполнение, благодарность всем сотрудникам за участие в работе совещания.
^ Деловые совещания классифицируются по следующим основаниям:
1) принадлежность к сфере общественной жизни - деловые административные, научные или научно-технические семинары, симпозиумы, конференции, заседания политических, профсоюзных и других общественных организаций.
2) масштаб привлечения участников – международные, республиканские, отраслевые, региональные, областные, городские, районные, внутренние (внутри одной организации).
3) место проведения – местные, выездные.
- периодичность проведения – регулярные, постоянно действующие (собираются периодически).
5) количество участников – в узком составе (до 5 человек), в расширенном составе (до 20 человек), представительные (более 20 человек).
6) по основной задаче – инструктивные (передача сведений и распоряжений руководства), оперативные (получение информации о текущем состоянии дел), проблемные (поиск наилучших решений определённой проблемы в кратчайшие сроки).
Проведение совещаний необходимо для ускорения процесса принятия решений и повышения их обоснованности, для эффективного обмена мнениями и опытом, для более быстрого доведения конкретных задач до исполнителя, а также для эмоционального воздействия на персонал организации.
^
Задания для самоконтроля.
1. Выберите один ответ. При каком построении организации деловое общение будет формальным, «холодным»?
а) иерархичное построение;
б) организация с жесткой регламентацией общения;
в) организация, где есть мотивация труда работников.
2. Выберите один ответ. При каком построении организации деловое общение чаще происходит в письменной форме?
а) иерархичное построение;
б) организация с жесткой регламентацией общения;
в) организация, где есть мотивация труда работников.
3. Выберите один ответ. При каком построении организации деловое общение происходит в форме бесед руководителя с подчиненными?
а) иерархичное построение;
б) организация с жесткой регламентацией общения;
в) организация, где есть мотивация труда работников.
4. Выберите несколько ответов. Назовите правила делового общения?
а) говорите понятно и доступно;
б) говорите медленно;
в) настаивайте на своей точке зрения;
г) говорите кратко и конкретно;
д) следуйте правилам активного слушания.
5. Выберите несколько ответов. Назовите цели деловой беседы?
а) сообщение новостей;
б) оказать определенное влияние на собеседника;
в) выработка руководителем соответствующих решений;
г) общение;
д) передача информации.
6. Выберите один ответ. Какая цель у беседы при приеме на работу?
а) выявить истинную причину ухода, его мотивы;
б) критическая оценка деятельности работника;
в) оценить деловые качества поступающего на работу.
7. Выберите один ответ. Какая цель у дисциплинарной и проблемной беседы?
а) выявить истинную причину ухода, его мотивы;
б) критическая оценка деятельности работника;
в) оценить деловые качества поступающего на работу.
8. Выберите один ответ. Какая цель у беседы при увольнении?
а) выявить истинную причину ухода, его мотивы;
б) критическая оценка деятельности работника;
в) оценить деловые качества поступающего на работу.
9. Выберите несколько ответов. В чем заключаются преимущества беседы?
а) быстрота реагирования на высказывание собеседника;
б) налаживание личных контактов;
в) повышение компетентности руководителя;
г) расширение кругозора собеседников.
10. Выберите несколько ответов. Какие бывают вопросы по характеру ожидаемых ответов?
а) контрольные;
б) открытые;
в) зондирующие;
г) уточняющие;
д) закрытые.
11. Выберите несколько ответов. Какие бывают вопросы по функциям, которые они выполняют?
а) контрольные;
б) открытые;
в) зондирующие;
г) уточняющие;
д) закрытые.
12. Выберите несколько ответов. Назовите функционально-психологические вопросы.
а) вопросы-мосты;
б) вопросы о фактах;
в) вводные вопросы;
г) эстафетные вопросы;
д) вопросы-установки;
е) косвенные вопросы;
ж) зеркальные вопросы.
13.Расставьте в правильном порядке элементы структуры деловой беседы.
а) принятие решений;
б) изложение своей позиции и обоснование ее;
в) совместный анализ проблемы;
г) установление контакта;
д) выяснение позиций собеседника.
14.Выберите несколько ответов. Какие различают деловые совещания по основной задаче?
а) региональные;
б) представительные;
в) инструктивные;
г) проблемные;
д) оперативные.
15. Выберите несколько ответов. Какие факторы способствуют успеху делового совещания?
а) безапелляционное изложение руководителем своей позиции;
б) обобщение результатов в конце совещания;
в) не сформулированная цель совещания;
г) прерывание повторяющихся выступлений.
^ Ключ к тесту: 1б 2а 3в 4агд 5бвд 6в 7б 8а 9ав 10бд 11авг 12агеж 13гбдва 14вгд 15бг.