Роботу з об'єктами, до яких відносяться таблиці бази даних, запити, а також об'єкти додатків для роботи з базою даних: форми, звіти, сторінки, макроси І модулі

Вид материала

Документы

Содержание Код постачальника Форми створити автоформу стрічкову для таблиці Поставка Запити на вибірку Запит з параметрами Запити на зміну даних Запит на вибірку даних Умова відбору Запит з обчислюваним полем Поле порожнього стовпця (тут знаходитиметься обчислюване поле); клацнути мишкою по кнопці Побудувати Запит з груповими обчисленнями Групові операції Параметричні запити Умова відбору Перехресний запит Запит, Перехресного Групова операція Запит на створення нової таблиці Запуск (!) на панелі інструментів; повернутися з перегляду в режим Конструктор Запит, Створення таблиці Запит на додавання записів з однієї таблиці в іншу ... Полное содержание

Подобный материал:

• План уроку: Порівняльна характеристика типів баз даних. Особливості реляційних баз, 83.01kb.
• Могилянська Академія " Реферат з курсу, 44.73kb.
• Інтерфейс системи керування базами даних access. Створення бази даних. Таблиці. Запити, 156.05kb.
• Тема. Поняття про бази даних. Системи управління базами даних (субд) Мета, 35.04kb.
• Конспект уроку в 11 класі Тема: «Поняття баз даних. Моделі баз даних. Робота з файлами., 35.75kb.
• Лабораторна робота №13: “ ms ассеss. Проектування бази даних”, 356.07kb.
• Урок 3 практична робота №1 тема: Створення структури бази даних І введення даних, 27.48kb.
• Відповідальність за порушення законодавства у сфері захисту персональних даних, 26.54kb.
• Методичні рекомендації до вивчення теми 4 Державний стандарт освіти «Бази даних. Системи, 1008.1kb.
• Урок 1 тема. Поняття про бази даних. Системи управління базами даних (субд) Мета: показати, 36.11kb.

4.У вкладці Форми створити автоформу стрічкову для таблиці Постачальники, форму назвати Постачальники. Задати заголовок форми - Форма ПОСТАЧАЛЬНИКИ, створити дві кнопки – кнопку виходу з форми і кнопку пошуку запису. За допомогою створеної форми ввести наступні дані.

Код постачальника	Постачальник	Місто	Київський
101	Галактон	Київ	
223	Кагма	Кагарлик
241	Білосвіт	Умань

5. У вкладці Форми створити автоформу стрічкову для таблиці Поставка, форму назвати Поставка. Задати заголовок форми - Форма ПОСТАВКА, створити дві кнопки – кнопку виходу з форми і кнопку пошуку запису. За допомогою створеної форми ввести наступні дані.

Індекс товару	Код постачальника	Дата надходження	Закупівельна ціна	Кількість
123	101	05.10.01	2,10	100
123	223	05.10.01	2,00	50
124	223	05.10.01	3,00	20
123	101	06.10.01	2,10	100
126	241	06.10.01	7,00	20
126	241	07.10.01	7,00	110
153	101	06.10.01	9,50	20
153	223	07.10.01	10,00	30
123	241	07.10.01	1,90	120

6. Створити складові форми, використовуючи майстра форм:

• для таблиць Товари і Поставка;
  
• для таблиць Постачальники і Поставка.
  

У форми додати заголовки форм і дві кнопки: кнопку виходу з форми і кнопку пошуку запису.

3. ЗАПИТИ
   
   1. Типи запитів
      

Запити - це програми, написані на мові програмування SQL, що виконують різні операції з даними, яки зберігаються в таблицях бази даних.

Існує декілька різних типів запитів:

Запити на вибірку даних вибирають окремі поля (стовпці) з однієї або кількох зв‘язаних таблиць чи інших запитів на вибірку даних, та створюють з них тимчасові таблиці, які не зберігається в базі даних, а виводяться на екран.

В ці тимчасові таблиці можна відбирати не всі записи (рядки) вихідних таблиць, а лише ті, що відповідають умовам відбору, накладеним на значення окремих полів. Таки запити на вибірку називають умовними.

Запити на вибірку даних дозволяють не тільки відбирати до тимчасової таблиці існуючи поля, але и створювати нові. Властивості створюваних полів визначаються у запиті. Значення створюваних полів також визначаються у запиті за допомогою виразу, до якого можуть входити існуючі поля, константи (числові, текстові, …), функції, оператори, тощо. Таки запити називають запитами з обчислюваним полем.

Запити на вибірку даних дозволяють проводити статистичні підрахунки (суми, кількість записів і середні значення …) за даними одного або декількох полів таблиці. Таки запити називають запитами з груповими операціями.

Як що запит з груповими операціями містить лише одно поле, яке статистично оброблюється, та два інших поля, призначених для виведення на екран, він може бути перетворений на перехресний запит, який представляє результати підрахунків в більш наглядної формі перехресної таблиці. Результати статистичної обробки вибраного поля представляються в комірках перехресної таблиці на перетині рядків і стовпців, відповідних до двох інших полів.

Запит з параметрами дозволяє ввести конкретне значення параметра - змінної яка входить до виразу умови відбору, побудови або оновлення поля, тощо - під час виконання запиту.

Запити всіх вище наведених типів не змінюють даних, що зберігаються в таблицях бази даних. Вони вибирають з таблиць дані, проводять їх статистичну обробку, створюють нові поля, але таблиці, отримані в результаті цих дій, не зберігаються в базі даних, а виводяться на екран і зникають, коли запит закривається. Таблиці бази даних залишаються незмінними.

Напроти, робота запитів на зміну даних впливає на дані, які містяться в таблицях бази даних. Зміни іноді зберігаються замість старої інформації, яка в такому разі не може бути відновлена.

Запити на зміну даних виконують різні операції із записами, що задовольняють заданим критеріям:

запит на видалення видаляє з таблиці вибрані записи;

запит на оновлення змінює значення окремих полів у вибраних записах таблиці;

запит на додавання додає в кінець таблиці вибрані з іншої таблиці записи, відповідні заданим умовам відбору;

запит на створення таблиці створює нові таблиці, що складаються із записів, сформованих з полів інших таблиць, та відповідних заданим умовам відбору.

Всі створені і збережені запити знаходяться у вкладці Запити вікна бази даних. Для запуску запиту і перегляду результатів його роботи достатньо двічі клацнути по рядку з його ім'ям (або клацнути на ім'я запиту і по кнопці Відкрити). Після виконання запиту на вибірку на екран будуть виведені тільки задані поля кожного запису, що задовольняє критеріям відбору. Після виконання запиту на зміну даних на екран нічого не виводиться, але відбуваються відповідні зміни в таблицях бази даних.

Пряме програмування запитів вимагає від користувача знання мови програмування запитів SQL та навичок програміста. Тому MS Access надає можливість побудови запитів за допомогою шаблонів, майстра, та в режимі Конструктор, який дозволяє створювати широке коло запитів без спеціальної підготовки в зручний інтуїтивно зрозумілий спосіб.

2. Створення запитів в режимі Конструктор
   

4. ЗАПИТ НА ВИБІРКУ ДАНИХ
   

Порядок дій по створенню запиту:

Відкрити вкладку Запити;

Створити, Конструктор, ОК (відкривається графічне вікно запиту на вибірку даних та вікно вибору таблиць);

вибрати таблиці, що беруть участь в запиті (для вибору таблиці клацають на ім'я таблиці і по кнопці Додати, повторюють ці дії для кожної вибираної таблиці);

вибрані таблиці з’являються у верхньої частині вікна запиту, закрити вікно вибору таблиць (клацання по кнопці Закрити);

в нижньої частині вікна запиту міститься бланк запиту - тимчасової таблиці, що формується запитом, с порожніми стовпцями;

вибрати поля, що беруть участь в запиті (для вибору поля двічі клацають на ім'я поля або перетягують його в черговий порожній стовпець бланку запиту, вибране поле повинне з'явиться в цьому стовпці);

задати умову відбору записів (умову задають в рядку Умова відбору в стовпці, по якому проводиться відбір записів).

Приклади умов:

• знайти товари, що починаються на букву С – в стовпці Найменування в рядку Умова відбору написати “С*” (Лапки потрібні саме “прямі”, а не «парні», їх ставити не обов‘язково, але бажано; символ * замінює довільну кількість довільних символів, з яких складається назва товару);
  
• знайти товари з датою надходження 1.10.01 – в стовпці Дата надходження в рядку Умову відбору написати #01.10.01# (символи # також необов‘язкові, але бажані; формат дати залежить від регіональних установок Windows);
  
• знайти товари, для яких дати надходжень потрапляють в інтервал від 5.10.01 до 6.10.01, – в стовпці Дата надходження в рядку Умову відбору написати Between #05.10.01# And #06.10.01#;
  
• знайти товари, для яких поле Кількість має значення більше 100, – в стовпці Кількість в рядку Умову відбору написати >100;
  

перевірити роботу запиту, знаходячись в режимі Конструктор, (клацнути по кнопці Запуск (!) на панелі інструментів); повернутися з перегляду в режим Конструктор (клацнути по кнопці Вигляд на панелі інструментів);

зберегти запит, клацнувши по кнопці Зберегти на панелі інструментів, ввести ім'я запиту (окрім імені вкажіть номер запиту, наприклад: Запит на вибірку по найменуванню (1а) );

вийти з режиму конструювання запиту(закрити вікно конструктора запитів).

ЗАПИТ З ОБЧИСЛЮВАНИМ ПОЛЕМ

Порядок дій:

Створити, Конструктор, ОК;

вибрати таблиці, що беруть участь в запиті (для вибору таблиці клацають на ім'я таблиці і по кнопці Додати, повторюють ці дії для кожної вибираної таблиці), закрити вікно вибору таблиць (клацання по кнопці Закрити);

вибрати поля, що беруть участь в запиті; для вибору поля двічі клацають на ім'я поля або перетягують його в черговий порожній стовпець, вибране поле повинне з'явиться в порожньому стовпці в бланку запиту;

стати (клацнути мишкою) в рядку Поле порожнього стовпця (тут знаходитиметься обчислюване поле); клацнути мишкою по кнопці Побудувати на панелі інструментів; при цьому ми потрапляємо у вікно Будівника виразів;

створити формулу для обчислень, використовуючи кнопки для набору знаків арифметичних операцій; для вибору полів, що беруть участь в обчисленнях, поступають таким чином – двічі клацають по слову Таблиці, щоб з'явився список таблиць бази даних, клацають один раз на ім'я потрібної таблиці, потім клацають на ім'я потрібного поля і по кнопці Вставити (поле при цьому потрапляє у формулу); вибір таблиць і полів повторюють для кожного поля, що бере участь в обчисленнях, після того, як формула створена, клацають по кнопці ОК. Наприклад, формула, що збільшує закупівельну ціну на 20% буде наступною: =[Поставка]![Закупівельна ціна]*1,2

для завдання заголовка і формату обчислюваного поля (курсор знаходиться в обчислюваному полі) клацають по кнопці Властивості на панелі інструментів, в рядку Підпис задають ім'я обчислюваного поля, в рядку Формат вибирають із списку потрібний формат, в рядку Число десяткових знаків вибирають із списку кількість цифр після коми;

перевірити роботу запиту в режимі Конструктор (клацнути по кнопці Запуск (!) на панелі інструментів); повернутися з перегляду в режим Конструктор (клацнути по кнопці Вигляд на панелі інструментів);

зберегти запит, клацнувши по кнопці Зберегти на панелі інструментів, ввести ім'я запиту, вийти з режиму конструювання.

ЗАПИТ З ГРУПОВИМИ ОБЧИСЛЕННЯМИ

Порядок дій:

Створити, Конструктор, ОК;

вибрати таблиці, що беруть участь в запиті (для вибору таблиці клацають на ім'я таблиці і по кнопці Додати, повторюють ці дії для кожної вибираної таблиці), закрити вікно вибору таблиць (клацання по кнопці Закрити);

вибрати поля, що беруть участь в запиті (для вибору поля двічі клацають на ім'я поля або перетягують його в черговий порожній стовпець, вибране поле повинне з'явиться в порожньому стовпці в бланку запиту);

перетворити запит на вибірку в запит з груповими обчисленнями, для цього клацнути по кнопці Групові операції на панелі інструментів, в бланк запиту додасться рядок, де буде написане Угрупування;

у стовпці, що бере участь в обчисленні, замінити слово Угрупування на потрібну групову функцію (Sum – підсумовування, Count – підрахунок кількості і т. д.), вибір функції здійснити із списку;

перевірити роботу запиту в режимі Конструктор (клацнути по кнопці Запуск (!) на панелі інструментів); повернутися з перегляду в режим Конструктор (клацнути по кнопці Вигляд на панелі інструментів);

зберегти запит, клацнувши по кнопці Зберегти на панелі інструментів, ввести ім'я запиту, вийти з режиму конструювання.

ПАРАМЕТРИЧНІ ЗАПИТИ

Порядок дій:

Створити, Конструктор, ОК;

вибрати таблиці, що беруть участь в запиті (для вибору таблиці клацають на ім'я таблиці і по кнопці Додати, повторюють ці дії для кожної вибираної таблиці), закрити вікно вибору таблиць (клацання по кнопці Закрити);

вибрати поля, що беруть участь в запиті (для вибору поля двічі клацають на ім'я поля або перетягують його в черговий порожній стовпець, вибране поле повинне з'явиться в порожньому стовпці в бланку запиту);

у рядку Умова відбору і в стовпці, по якому здійснюється пошук, в квадратних дужках ставлять питання, відповідь на яке буде умовою пошуку. Наприклад: знайти записи з найменуванням товару, яке запрошується. У стовпці Найменування в рядку Умову відбору можна, наприклад, написати [Введіть найменування товару];

перевірити роботу запиту в режимі Конструктор (клацнути по кнопці Запуск (!) на панелі інструментів); повернутися з перегляду в режим Конструктор (клацнути по кнопці Вигляд на панелі інструментів);

зберегти запит, клацнувши по кнопці Зберегти на панелі інструментів, ввести ім'я запиту, вийти з режиму конструювання.

ПЕРЕХРЕСНИЙ ЗАПИТ

Порядок дій:

Створити, Конструктор, ОК;

вибрати таблиці, що беруть участь в запиті (для вибору таблиці клацають на ім'я таблиці і по кнопці Додати, повторюють ці дії для кожної вибираної таблиці), закрити вікно вибору таблиць (клацання по кнопці Закрити);

вибрати поля, що беруть участь в запиті (для вибору поля двічі клацають на ім'я поля або перетягують його в черговий порожній стовпець, вибране поле повинне з'явиться в порожньому стовпці в бланку запиту);

перетворити запит на вибірку в перехресний запит, для цього вибрати пункти меню Запит, Перехресного, в бланку запиту з'являться додаткові рядки Перехресна таблиця, Групова операція;

для поля, значення якого повинні стати заголовками рядків, в рядку Перехресна таблиця вибрати Заголовки рядків;

для поля, значення якого повинні стати заголовками стовпців, в рядку Перехресна таблиця вибрати Заголовки стовпців;

для поля, значення якого повинні виводитися на перетині рядка і стовпця, в рядку Перехресна таблиця вибрати Значення, а в рядку Групова операція – групову функцію (Sum, Count і т. д.) із списку;

якщо необхідно задати умову по якомусь четвертому полю, то для нього в рядку Групова операція вибрати Умову, в рядку Умову відбору задати умова пошуку;

перевірити роботу запиту в режимі Конструктор, клацнути по кнопці Запуск (!) на панелі інструментів; повернутися з перегляду в режим Конструктор (клацнути по кнопці Вигляд на панелі інструментів);

зберегти запит, клацнувши по кнопці Зберегти на панелі інструментів, ввести ім'я запиту, вийти з режиму конструювання запиту.

ЗАПИТ НА СТВОРЕННЯ НОВОЇ ТАБЛИЦІ

Порядок дій:

Створити, Конструктор, ОК;

вибрати таблицю, записи з якої використовуються для створення нової таблиці;

вибрати всі поля;

задати умову відбору записів, що відправляються в нову таблицю. Наприклад, якщо необхідно запрошувати дату, в рядку Умову відбору для дати можна записати [Введіть дату];

перевірити правильність вибору записів, що відправляються в нову таблицю, клацнути по кнопці Запуск (!) на панелі інструментів; повернутися з перегляду в режим Конструктор (клацнути по кнопці Вигляд на панелі інструментів);

перетворити запит на вибірку в запит на створення нової таблиці, вибрати пункти меню Запит, Створення таблиці, ввести ім'я нової таблиці, ОК;

зберегти запит, клацнувши по кнопці Зберегти на панелі інструментів, ввести ім'я запиту, вийти з режиму конструювання;

запустити запит, щоб створити нову таблицю, для цього виділити ім'я запиту і клацнути по кнопці Відкрити, підтвердити створення таблиці.

ЗАПИТ НА ДОДАВАННЯ ЗАПИСІВ З ОДНІЄЇ ТАБЛИЦІ В ІНШУ

Порядок дій:

Створити, Конструктор, ОК;

вибрати таблицю, з якої вибиратимуться записи для додавання;

вибрати з таблиці всі поля;

задати умову відбору записів, що додаються в іншу таблицю. Наприклад, якщо необхідно запрошувати дату, в рядку Умову відбору для дати можна записати [Введіть дату];

перевірити правильність вибору записів, що додаються в іншу таблицю (клацнути по кнопці Запуск (!) на панелі інструментів); повернутися з перегляду в режим Конструктор (клацнути по кнопці Вигляд на панелі інструментів);

перетворити запит на вибірку в запит на додавання записів, для цього вибрати пункти меню Запит, Додавання, вибрати із списку ім'я таблиці, куди треба додати запису;

зберегти запит, клацнувши по кнопці Зберегти на панелі інструментів, ввести ім'я запиту, вийти з режиму конструювання;

запустити запит, щоб додати запису в таблицю, для цього виділити ім'я запиту і клацнути по кнопці Відкрити, підтвердити додавання записів.

5. ЗАПИТ НА ВИДАЛЕННЯ ЗАПИСІВ
   

Порядок дій:

Створити, Конструктор, ОК;

вибрати таблицю, з якої віддалятимуться записи;

вибрати всі поля;

задати умову відбору записів, що видаляються. Наприклад, якщо необхідно запрошувати дату, в рядку Умову відбору для дати можна записати [Введіть дату];

перевірити правильність вибору записів, що видаляються (клацнути по кнопці Запуск (!) на панелі інструментів); повернутися з перегляду в режим Конструктор (клацнути по кнопці Вигляд на панелі інструментів);

перетворити запит на вибірку в запит на видалення записів, для цього вибрати пункти меню Запит, Видалення;

зберегти запит, клацнувши по кнопці Зберегти на панелі інструментів, ввести ім'я запиту, вийти з режиму конструювання;

запустити запит, щоб видалити записи з таблиці, для цього виділити ім'я запиту і клацнути по кнопці Відкрити, підтвердити видалення.

6. ЗАПИТ НА ОНОВЛЕННЯ
   

Порядок дій:

Створити, Конструктор, ОК;

вибрати таблицю, в якій обновлятимуться поля;

вибрати поля, що обновляються;

перетворити запит на вибірку в запит на оновлення записів, для цього вибрати пункти меню Запит, Оновлення; в результаті цих дій в бланк запиту буде доданий рядок Оновлення;

для поля, що обновляється, в рядку Оновлення задати нове значення, яке може бути задане як формула. Наприклад, збільшити роздрібну ціну на 10 %, для цього в рядку Оновлення для поля Роздрібна ціна можна записати =[Роздрібна ціна]*1,1; інший приклад, збільшити роздрібну ціну на відсоток, який запрошується, для цього в рядку Оновлення можна записати =[Роздрібна ціна]*(100+[Введіть відсоток])/100 ;

зберегти запит, клацнувши по кнопці Зберегти на панелі інструментів, ввести ім'я запиту, вийти з режиму конструювання;

запустити запит, щоб відновити записи в таблиці, для цього виділити ім'я запиту і клацнути по кнопці Відкрити, підтвердити оновлення.


Лабораторна робота № 3

СТВОРЕННЯ ЗАПИТІВ


Створити наступні запити.

Створити три запити на вибірку даних з таблиць Товари і Поставка, в кожен запит включити наступні поля: Найменування, Сортність, Дата надходження, Закупівельна ціна, Кількість.

• У першому запиті задати умову – найменування починається на букву «М».
  
• У другому запиті задати умову – дата надходження потрапляє в інтервал від 05.10.01 до 06.10.01.
  
• У третьому запиті задати умову – найменування починається на букву «М» і кількість більше 90.
  

Створити запит, в якому до полів пункту 1 додати обчислюване поле, – закупівельна ціна, збільшена на 20 %. Для обчислюваного поля задати заголовок «Ціна з ПДВ» і вибрати грошовий формат з двома знаками після коми.

Створити запит з груповими обчисленнями, в запит включити з таблиць Товари і Поставка поля Індекс товару, Найменування, Кількість, Роздрібна ціна. По полю Кількість провести підсумовування.

Створити параметричні запити, в які включити з таблиць Товари і Поставка поля Індекс товару, Найменування, Сортність, Дата надходження, Кількість, Роздрібна ціна:

• всі записи з найменуванням товару, яке запрошується;
  
• всі записи з певною датою надходження, яка запрошується.
  

Створити перехресний запит по таблицях Товари, Поставка, Постачальники, в запиті відобразити:

• у рядках значення з поля Постачальник;
  
• у стовпцях значення з поля Найменування;
  
• на перетині рядків і стовпців поле Кількість, по якій провести підсумовування.
  

Створити два варіанти запитів, в другому варіанті додати умову по полю Дата надходження, задати дату 07.10.01.

Створити запит на створення нової таблиці Архів поставок з таблиці Поставка. Відправити до архіву всі записи з певною датою надходження, дата запрошується.

Створити запит на додавання записів в таблицю Архів поставок з таблиці Поставка, що відносяться до певної дати, дата запрошується.

Створити запит на видалення записів з таблиці Архів поставок. Віддаляються записи, що відносяться до певної дати. Дата запрошується.

Створити запит на оновлення поля Роздрібна ціна в таблиці Товари. Ціну збільшити на певний відсоток, який запрошується.

4. ЗВІТИ
   
   1. Способи створення звітів
      

Звіт – форма об'єднання інформації з однієї або декількох таблиць. Крім даних, одержуваних розрахунковим шляхом, звіти можуть включати елементи оформлення, схеми і діаграми, графічні елементи оформлення, зокрема фотографії і ілюстрації. Для створення звітів існує декілька способів. Щоб створити звіт, потрібно перейти у вкладку Звіти і клацнути по кнопці Створити. Потім із списку вибирають як джерело даних таблицю або запит, а з меню – спосіб створення звіту. При цьому можна скористатися допомогою майстра звітів або майстрів автозвітів. У режимі Конструктор звіт створюють самостійно або коректують вже створений звіт.

У режимі Конструктор макет звіту складається з декількох областей. Спочатку макет звіту має три стандартні області – верхній колонтитул, область даних і нижній колонтитул. Заголовок і примітка звіту можна додати в макет звіту за допомогою пункту меню Формат. Заголовок і примітка групи можна додати в макет звіту за допомогою пунктів меню Вигляд, Сортування і угрупування або за допомогою кнопки Сортування і угрупування стандартної панелі елементів. Заголовок звіту виводиться у верхній частині першій сторінки звіту, примітка звіту – в нижній частині останньої сторінки звіту.

Верхній колонтитул виводиться у верхній частині кожної сторінки звіту, як правило, у верхній колонтитул поміщають назви граф. Нижній колонтитул виводиться в нижній частині кожної сторінки звіту.

Область даних використовується для відображення інформації з полів запису. Кожне поле з області даних в звіті повторюється стільки раз, скільки записів в базі даних.

Заголовок групи виводиться на початку кожної групи записів.

Примітка групи виводиться в кінці кожної групи записів.

2. Створення звіту за допомогою майстра звітів
   

Для створення звіту за допомогою майстра звітів необхідно здійснити наступні дії.

1. Вкладка Звіти, кнопка Створити, Майстер звітів, ОК (або подвійне клацання по фразі Створення звіту за допомогою майстра).
   
2. У діалоговому вікні Створення звітів в полі Таблиці і запити вибирають ім'я таблиці із списку, після вибору таблиці або запиту імена полів з'являються у вікні Доступні поля, у вікні Доступні поля виділяють клацанням ім'я поля і клацають по кнопці >, виділене поле потрапляє у вікно Вибрані поля. Потім ці дії повторюють для інших полів.
   

Наприклад:

• у полі Таблиці і запити вибирають таблицю Товари, потім у вікні Доступні поля клацають по полю Найменування і по кнопці >; поле Найменування потрапляє у вікно Вибрані поля;
  
• вибирають в полі Таблиці і запити таблицю Постачальники, потім у вікні Доступні поля клацають по полю Постачальник і по кнопці >, поле Постачальник потрапляє у вікно Вибрані поля і т.д.
  

Після того, як всі поля вибрані, клацають по кнопці Далі.

3. У наступному вікні вибирають вид представлення даних, клацнувши на ім'я головної таблиці (наприклад, Поставка), клацають по кнопці Далі.
   
4. У наступному вікні треба додати рівні угрупування (завдання угрупування записів по певному полю). Для цього виділяють ім'я поля угрупування і клацають по кнопці > (наприклад, клацають по полю Індекс товару і по кнопці >). Потім клацають по кнопці Далі.
   
5. У наступному вікні можна задати рівні сортування усередині групи записів (необов'язкові дії).
   

Клацнувши по кнопці Підсумки… потрапляють в додаткове вікно, де для числових полів можна задати обчислення за допомогою групових функцій (Sum – сума, Avg – середнє і т.д.). Для цього виставляють клацанням відповідні прапорці і клацають по кнопці ОК. При цьому повертаються в попереднє вікно і клацають по кнопці Далі.

6. У наступному вікні вибирають вид макету для звіту. Рекомендується вибрати: макет по лівому краю 1, орієнтація Альбомна. Потім клацають по кнопці Далі.
   
7. У наступному вікні вибирають стиль. Рекомендується стислий. Потім клацають по кнопці Далі.
   
8. У останньому вікні задають ім'я звіту або погоджуються із запропонованим ім'ям і клацають по кнопці Готово.
   

3. Створення звіту в режимі Конструктор
   

Для створення звіту в режимі Конструктор необхідно здійснити наступні дії.

Створення запиту для звіту.

Запит створюють, якщо в звіт включені дані з різних таблиць або, якщо звіт створюють на основі запиту:

• Вкладка Запити, Створити, Конструктор, ОК;
  
• Вибрати таблиці;
  
• Вибрати поля;
  
• Якщо необхідно, задати умову пошуку;
  
• Кнопка Зберегти, ввести ім'я запиту (наприклад: Запит для звіту 1);
  
• Вийти з Конструктора.
  

Вибір режиму створення звіту.

Вкладка Звіти, Створити, Конструктор, вказати джерело даних (наприклад, Запит для звіту 1), ОК.

Додавання в макет звіту заголовка і примітки звіту.

Вибирають пункти меню Вигляд, Заголовок/примітку звіту.

Угрупування записів в звіті.

• Вибирають пункти меню Вигляд, Сортування і угрупування;
  
• У діалоговому вікні, що відкрилося, вибрати із списку поле для угрупування (наприклад, поле Індекс товару);
  
• У рядку Заголовок групи замінити Ні на Так;
  
• У рядку Примітку групи замінити Ні на Так;
  
• Закрити діалогове вікно.
  

Заповнення смуги Заголовок звіту.

Смуга звичайно містить заголовок документа.

• Заголовок документа створюють за допомогою кнопки Напис (Аа). Кнопка знаходиться на панелі елементів.
  
• Для створення написи клацають по кнопці і в смузі Заголовок звіту.
  
• Набирають заголовок і натискають клавішу Enter, тоді створений напис буде в рамці з чорними квадратами і її можна редагувати.
  
• Для поліпшення написи змінюють розмір шрифту, колір, розташування і т.д.
  
• Якщо напис видно не повністю, то або збільшують рамку напису, перетягуючи рамку за чорний квадрат, або вибирають пункти меню Формат, Розмір, за розміром даних.
  
• Якщо напис необхідно перемістити, то її виділяють клацанням, ставлять покажчик миші на рамку напису (не на чорний квадрат), одержують «чорне гроно руки» і переміщають в потрібному напрямі.
  

Заповнення смуги Верхній колонтитул.

Смуга звичайно містить назви граф. Назву графи створюють за допомогою кнопки Напис (Аа), обмальовування роблять за допомогою кнопки Прямокутник.

Заповнення смуги Заголовок групи.

Смуга звичайно містить загальні для групи відомості.

Якщо необхідно вставити в смугу поля з таблиць з відповідними написами, то клацають на панелі інструментів по кнопці Список полів, при цьому відкривається список доступних полів, перетягують в дану смугу потрібні поля.

Заповнення смуги Область даних.

Смуга звичайно містить поля з таблиць і обчислювані поля.

Для вставки полів з таблиць клацають на панелі інструментів по кнопці Список полів і перетягують в область даних потрібне поле. Звичайно поля в цій частині документа виводять без написів. Щоб стерти напис і залишити тільки поле, виділяють ліву частину подвійного об'єкту і натискають клавішу Delete.

Створення обчислюваного поля здійснюють таким чином:

• Клацають на панелі елементів по кнопці Поле ( аб|) і у області даних, де буде обчислюване поле (буде створений об'єкт, що складається з двох частин: поле, вільний );
  
• Виділяють лівий об'єкт (поле) і видаляють його (клавішею Delete);
  
• Виділяють правий об'єкт (вільний) і вносять в нього формулу;
  
• Для створення формули можна викликати будівника виразів, для цього виділяють «вільний», клацають по кнопці Властивості на панелі інструментів, вибирають вкладку Дані і клацають в рядку Дані по кнопці …;
  
• При цьому потрапляють у вікно Будівник виразів, в якому набирають формулу;
  
• Для включення у формулу полів з таблиць або запитів поступають так, як описано в таблиці:
  

  [Кількість]*[Роздрібна ціна] ОК Вставити
  Повинне бути виділене ім'я звіту, з яким працюють в даний момент, наприклад: <отчет 1>	Виділити рядок <список полей>	Виділити ім'я потрібного поля і клацнути по кнопці Вставити, при цьому полі потрапляє у формулу у верхню частину вікна

• Аналогічно вибирають інші поля;
  
• Після створення формули клацають по кнопці ОК; при цьому виходять їх будівника виразів;
  
• Для вибору формату поля вибирають вкладку Макет; у рядку Формат поля вибирають формат із списку; у рядку Число десятковий знаків вибирають із списку кількість знаків після коми;
  
• Закривають вікно властивостей.
  

Заповнення смуги Примітка групи.

Смуга звичайно містить підсумкові обчислення по групі записів.

Підсумкове обчислення організовують як обчислюване поле, що містить групову функцію. Наприклад, сумарна вартість поставки по кожному індексу товару обчислюється по формулі = Sum([Роздрібна ціна]*[Кількість]).

Обчислюване поле створюється за допомогою кнопки Поле (аб|). У об'єкт Поле вносять підпис (наприклад: Разом). У об'єкт Вільний – формулу. Створення формули розглянуте в пункті 8.

Заповнення смуги Нижній колонтитул.

Смуга може містити номер сторінки.

Вставка номера сторінки:

• Пункти меню Вставка, Номери сторінок;
  
• Вибирають формат сторінки і розташування (перемикач нижній колонтитул), ОК.
  

Заповнення смуги Примітка звіту.

Смуга звичайно містить підсумкові обчислення по всіх записах звіту.

Підсумкове обчислення організовують як обчислюване поле, що містить групову функцію. Наприклад, сумарна вартість поставки по всіх записах звіту обчислюється по формулі

= Sum([Роздрібна ціна]*[Кількість])

Обчислюване поле створюється за допомогою кнопки Поле ( аб| ). У об'єкт Поле вносять підпис (наприклад: Загальний підсумок). У об'єкт Вільний – формулу. Створення формули розглянуте в пункті 8.


Лабораторна робота № 4

СТВОРЕННЯ ЗВІТІВ ЗА ДОПОМОГОЮ МАЙСТРА ЗВІТІВ

І В РЕЖИМІ КОНСТРУКТОР

1.Створити звіт за допомогою майстра звітів

У звіт включити дані з таблиць Товари, Постачальники і Поставка. Записи згрупувати по індексу товару. Розрахувати сумарну кількість і середню закупівельну ціну для кожного товару.

ПОСТАВКА ТОВАРІВ

Найменування

Постачальник

Дата надходження

Кількість

Закупівельна ціна

Індекс товару _______________

_________ ______ ______ ___ ____

Сумарне Середня

кількість закупівельна

ціна

2.Створити звіт на основі трьох таблиць в режимі Конструктор

А) Створити запит на основі таблиць Товари, Постачальники, Поставка. У запит включити поля Індекс товару, Найменування, Сортність, Роздрібна ціна, Постачальник, Дата надходження, Кількість.

Б) На основі даного запиту створити звіт. Записи в звіті згрупувати по полю Індекс товару.

В) Розрахувати вартість поставленого товару по кожному рядку.

Г) Підсумувати розраховану вартість по кожному індексу товару і відомості в цілому.


ЗВЕДЕНА ТОВАРНА ВІДОМІСТЬ

Постачальник

Дата надходження

Кількість

Вартість

Індекс _____________ Роздрібна ціна ______________

Найменування _____________Сортность ______________

______________ ___________ _________ ___________

______________ ___________ _________ ___________

Разом ___________

Індекс _____________ Роздрібна ціна ______________

Найменування _____________Сортность ______________

______________ ___________ _________ ___________

______________ ___________ _________ ___________

Разом ___________

Загальний підсумок ___________


Лабораторна робота № 5

СТВОРЕННЯ ЗВІТІВ В РЕЖИМІ КОНСТРУКТОР НА ОСНОВІ ЗАПИТІВ

1.Створити звіт на основі параметричного запиту в режимі Конструктор

Запрошується Індекс товару, видаються відомості про нього у вигляді таблиці, поля для запиту вибираються з таблиць Товари, Поставка, Постачальники.

Індекс товару ___________

Найменування _____________ Сортність _____________

Роздрібна ціна ____________ Ед. вимірювання ___________

Постачальник

Дата Надходження

Кількість

Вартість

-------------------- -------------- -------------- ---------------

-------------------- -------------- -------------- ---------------

2.Створити звіт на основі трьох таблиць в режимі Конструктор

а) Створити запит на основі таблиць Товари, Постачальники, Поставка. У запит включити поля Найменування, Сортність, Роздрібна ціна, Код постачальника, Постачальник, Місто, Дата надходження, Кількість.

б) На основі даного запиту створити звіт. Записи в звіті згрупувати по полю Код постачальника.

в) Розрахувати вартість поставленого товару по кожному рядку.

г) Підсумувати розраховану вартість за кожним кодом постачальника і по відомості в цілому.

Поставка товарів

Найменування

Сортність

Дата надходження

Роздрібна ціна

Кількість

Стої-мость

Код постачальника ______________ Місто _________________

Постачальник _____________________

_____________ _____ _______ ______ _____ ______

_____________ _____ _______ ______ _____ ______

Разом ----------

Код постачальника ______________ Місто _________________

Постачальник _____________________

_____________ _____ _______ ______ _____ ______

_____________ _____ _______ ______ _____ ______

Разом ----------

Загальний підсумок ______


СПИСОК РЕКОМЕНДОВАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ


1. Тіхоміров Ю., Мішків А. Microsoft Access для Windows 95 одним поглядом.- СПб.: BHV-Санкт-Петербург, 1996.

2. Вейськас Дж. Ефективна робота з Access 2 / Пер. з англ. Г.Корневой, Т. Чебоксарової. - СПб.: Пітер, 1996.

3. Беллер З. MS Access 2.0: Пер. з німий.- СПб.: BHV-Санкт-Петербург, 1995.

4. Microsoft Access 97: наочно і конкретно: Пер. з англ. - М.: Видавничий відділ "Російська редакція" ТОО "Channel Trading Ltd", 1997.

5. Бекаревіч Ю.Б., Пушкина Н.В. Microsoft Access 2000.- СПб.: БХВ – Санкт-Петербург, 1999.

6. Сергєєва Т.І. Розробка додатків в середовищі СУБД Access: Навчань. допомога; Під ред. С.Л. Підвального. Вороніж: ВГТУ, 2002.