Автономной Республики Крым от 23 ноября 2005 года №545 Овнесении изменений в постановление Совета министров Автономной Республики Крым от 23 сентября 1998 года №295 о регламент

Вид материала

Регламент

Содержание Общие положения 2. Документирование управленческой деятельности 3. Прием, рассмотрение и регистрация до­кументов 3.2. Предварительное рассмотрение документов 3.3. Регистрация документов 4. Составление и оформление служебных документов 4.2. Оформление документов 4.3. Датирование документов 4.4. Индексация документов 4.5. Согласование документов Лист согласования 4.6. Заверение документов 4.7. Адресование документов

Подобный материал:

• Автономной Республики Крым от 23 сентября 1998 года №295 (в редакции постановления, 868.09kb.
• Заслушав доклад начальника городского финансового управления Судакского городского, 80.35kb.
• Автономной Республике Крым в 2012 году крымской акции «Успех года» Всоответствии, 189.22kb.
• Анализ регуляторного влияния проекта постановления Совета министров Автономной Республики, 77.34kb.
• Автономной Республике Крым в 2012 году крымской акции «Успех года» Всоответствии, 130.94kb.
• Положение о Почетной грамоте Совета министров Автономной Республики Крым и порядке, 371.01kb.
• Та министров Автономной Республики Крым от 31 марта 2010 года №128 «О некоторых вопросах, 1016.58kb.
• Автономной Республики Крым на 2011 год на культуру и искусство мероприятия по ознаменованию, 193.65kb.
• Кабинета Министров Украины по вопросам ценообразования на отдельные виды продовольственных, 82.62kb.
• Автономной Республики Крым Постановлением Верховной Рады Автономной Республики Крым,, 35.68kb.

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Инструкция определяет порядок ведения общего делопроизводства в аппарате Совета министров Авто­номной Республики Крым - Управлении делами. Ее положения распространяются на всю служебную документацию, в том числе созданную с помощью персональных компьютеров (ПК). Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документальной информации должны соответствовать требо­ваниям государственных стандартов.

1.2. Инструкция предусматривает единую систему дело­производства и должна обеспечить быстрое и тщательное рас­смотрение документов, их квалифицированную подготовку, оперативное выполнение поручений и указаний вышестоящих органов и Председателя Совета министров Автономной Республики Крым, учет и хранение документов, по­иск информации.

Порядок ведения делопроизводства, который содержит информацию с ограниченным доступом, и делопроизводства по обращениям граждан определяется специальными норматив­но-правовыми актами.

Изложенные в Инструкции правила и рекомендации о по­рядке осуществления делопроизводственных процессов в Со­вете министров Автономной Республики Крым (далее - Совете министров) разработаны в соответствии с Примерной ин­струкцией по делопроизводству в министерствах, других цен­тральных органах исполнительной власти, Совете министров, местных органах исполнитель­ной власти, утвержденной постановлением Кабинета Мини­стров Украины от 17.10.97 г. № 1153, и дополнены в соответствии с постановлением Кабинета Министров Украины от 28 июля 2003 г. N 1173.

1.3. Ответственность за организацию делопроизводства в Управлении делами несет Министр Совета министров. Ведение делопроизводства в соответст­вии с требованиями государственных стандартов и данной Ин­струкцией по делопроизводству возлагается на управление по делопроизводству. В управлениях, где по штатному расписанию не предусмотрены должности работни­ков по делопроизводству, эта работа возлагается на специально выделенных для этого лиц.

1.4. Министр Совета министров осуществляет общее руководство и контроль за обязательным соблюдением в Управлении делами, в министерствах, республиканских коми­тетах, комитетах, иных органах исполнительной власти требований по со­ставлению, оформлению документов и организации делопро­изводственных процессов, предусмотренных государственны­ми стандартами на организационно-распорядительную документацию, и данной Инструкцией.

1.5. В случае увольнения работника Управления делами, а также в случае его отпуска, командировки или продолжительного отсутствия по другим причинам, все неоформленные служебные документы по указанию руководителя передаются лицу, которое его заме­щает.


2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ


2.1. Документирование управленческой деятельности за­ключается в фиксации в соответствии с установленными пра­вилами на бумажных или магнитных носителях управленче­ских действий, то есть в создании документов.

Основанием для создания документа является необходи­мость удостоверения действительности и содержания управ­ленческих действий, передача, сохранение и использование информации на протяжении определенного времени или по­стоянно.

2.2. В Управлении делами используется конкретный ком­плекс документов, предусмотренный Номенклатурой дел.

2.3. Управленческая деятельность Управления делами осуществляется путем издания распорядительных документов.

Издание приказов Управления делами определяется дейст­вующими нормативно-правовыми актами, Положением о нем.

2.4. Основанием для принятия приказов в Управлении де­лами являются: Конституция и законы Украины, постановле­ния Верховной Рады Украины, указы и распоряжения Прези­дента Украины, постановления и распоряжения Кабинета Ми­нистров Украины, нормативно-правовые акты Верховной Рады Автономной Республики Крым, постановления и распоряжения Совета министров.

2.5. Распорядительные документы, поступающие в Управ­ление делами от вышестоящих органов, доводятся до подве­домственных организаций.

2.6. Документы, которые издаются в соответствии и во ис­полнение распорядительных документов органов высшего уровня, должны иметь ссылку на них с указанием наименова­ния этих документов, дат, номеров и заголовков.

2.7. Управление делами во время осуществления оператив­ных связей с учреждениями, организациями и отдельными гражданами может направлять информационные и инструктив­ные письма.

Как правило, письма готовятся, если невозможно осуществить бездокументальный обмен информацией, дать устные разъяснения, указания (личные или по телефону), провести инструктажи и т. д.

2.8. Если служебный документ требует немедленного ис­полнения, передача текста может осуществляться по телефону, факсу, с использованием электронной почты.


3. ПРИЕМ, РАССМОТРЕНИЕ И РЕГИСТРАЦИЯ ДО­КУМЕНТОВ

3.1. Прием документов

3.1.1. Документы, поступающие в Управление де­лами, в том числе и полученные по электронной почте, прини­маются централизованно в отделе сопровождения входящей документа­ции управления по делопроизводству (далее отдел).

В случае поступления документов в нерабочее время, они принимаются специалистами управления Службы Председателя Совета министров.

3.1.2. В отделе вскрываются все конверты, за исключени­ем тех, которые имеют надпись «лично».

В случае повреждения конверта, делается отметка в почто­вом реестре.

Конверты сохраняются и прилагаются к документам в слу­чае, когда только по конверту можно установить адрес отпра­вителя, время отправления и получения документа, или когда в конверте отсутствуют отдельные документы или установлено несоответствие номеров документов номерам на конверте.

3.1.3. Неправильно оформленные (неподписанные, неут­вержденные), поврежденные или присланные не по адресу до­кументы возвращаются отправителю либо пересылаются адре­сату.

3.2. Предварительное рассмотрение документов

3.2.1. Документы, поступившие в Управление де­лами, подлежат обязательному предварительному рассмотре­нию.

Предварительное рассмотрение документов осуществляет­ся заведующим отделом, а в его отсутствие – заместителем заведующего отделом.

3.2.2. Целью предварительного рассмотрения документов является распределение их на те, которые требуют обязатель­ного рассмотрения Председателем Совета министров или его заместителями в соответствии с функциональными обязанно­стями, определение необходимости регистрации документов, а также установление сроков исполнения документов, которые передаются структурным подразделениям Управления делами или непосредственным исполнителям.

3.2.3. Предварительное рассмотрение документов должно осуществляться в день поступления или в первый рабочий день, в случае поступления их в нерабочее время. Поручения выше­стоящих органов, телеграммы, телефонограммы рассматрива­ются немедленно.

Документы, поступающие в отдел сопровождения входящей документации после 17.00, регистрируются следующим днем.

3.2.4. Во время предварительного рассмотрения докумен­тов необходимо руководствоваться Положением об Управле­нии делами Совета министров и его структурных подразделе­ний, должностными инструкциями, Номенклатурой дел.

3.2.5. После фиксирования факта и времени поступления все документы передаются заведующему отделом сопровождения входящей документации управления по делопроизводству.

3.2.6. Председателю Совета министров сразу после регистрации передаются акты и поручения Президента Украины, поручения Премьер-министра Украины, запросы и обращения народных депутатов Украины в папке с грифом "Срочно".

Законы Украины, постановления Верховной Рады Украины, Кабинета Министров Украины, Верховной Рады Автономной Республики Крым, нормативно-правовые акты органов исполнительной власти, решения органов местного самоуправления, а также важнейшие документы, которые содержат информацию по принципиальным вопросам деятельности учреждения и нуждаются в решении руководства, рассматриваются в первую очередь.

Другие документы передаются заместителям Председателя Совета министров, Министру Совета министров, в управления Управления делами.

Вся корреспонденция Председателю Совета министров и его заместителям передается че­рез помощников.

3.2.7. Для обеспечения ритмичности работы отдела по со­гласованию с руководителями Совета министров и структур­ных подразделений разрабатываются графики доставки кор­респонденции руководству и структурным подразделениям.

В Управлении делами Совета министров утвержден следующий график доставки корреспонденции:

с 11.00 до 11.30; с 17.00 до 17.30.

3.3. Регистрация документов

3.3.1. Регистрация документов - это фиксирование факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и условного обозначения - регистрационного индекса с дальнейшей записью в регистрационных формах необходи­мых сведений о документе.

Регистрация документов проводится с целью обеспечения их учета, контроля за исполнением и оперативным использова­нием имеющейся в документе информации.

Примерный перечень документов, которые не подлежат ре­гистрации, приведен в приложении 1.

3.3.2. Регистрации подлежат документы, которые требуют учета, исполнения и использования со справочной целью (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.), создаются и используются в Управлении делами, поступают из других организаций и от граждан.

Регистрации подлежат как любые традиционные машино­писные, рукописные документы, так и созданные с помощью ПК.

3.3.3. Основным принципом регистрации документов явля­ется однократность. Каждый документ регистрируется только один раз: входящие - в день поступления или не позднее сле­дующего дня, если документ поступил в нерабочее время, соз­данные - в день подписания или утверждения. В случае переда­чи зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое, он повторно не регистрируется.

3.3.4. Документы регистрируются в рамках групп в зависи­мости от названия вида, автора и содержания. Например, от­дельно регистрируются законы Украины, акты и корреспон­денция Верховной Рады Украины, приказы Управления делами по основной деятельности: о принятии, переводе, увольнении, поощрении, совместительстве работников; о предоставлении отпусков; о наложении взысканий на работника; командиров­ках работников; по административно-хозяйственным вопросам; решения Совета министров, акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские документы, заявки на материально-техническое снабжение и т. д.

3.3.5. Во время регистрации документа проставляется дата и присваивается условное обозначение - регистрационный индекс, который складывается из порядкового номера в рамках группы документов, которые регистрируются и дополняются индексами по Номенклатуре дел, вопросами деятельности, кор­респондентами и т. д.

3.3.6. Для регистрации всех документов используется еди­ная регистрационно-контрольная карточка (приложение 2).

3.3.7. Законы Украины, постановления Верховной Рады Украины, акты и поручения Президента Украины, решения Кабинета Министров Украины, поручения Премьер-министра Украины, а также другие документы регистрируются в автоматизированном режиме путем ввода обязательных реквизитов в реги­страционную карточку: наименование вида документа, автор (корреспондент); дата поступления и присвоенный индекс по­ступившего документа, дата и индекс корреспондента; заголо­вок документа или его краткое содержание; резолюция (исполнитель, содержание поручения), автор резолюции, дата; ответственный исполнитель; срок исполнения; отметка об ис­полнении (краткое содержание решения вопроса), дата факти­ческого исполнения и индекс документа-ответа.

Автоматизированные регистрационные банки данных обеспечивают работников информацией обо всех документах и месте их нахождения при помощи выведения информации на дисплей и изготовления машинограмм.

Как правило, поиск информации проводится централизо­ванно в отделе. Пользователь должен иметь возможность по­лучать информацию по всем или нескольким реквизитам реги­страции и точный адрес места нахождения документа на дан­ный момент.


4. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Составление документов

4.1.1. Для составления документов в Управлении делами должна использоваться бумага форматов АЗ (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Составление документов на бумаге произвольного формата запрещается.

4.1.2. Как правило, все служебные документы должны оформляться на бланках Совета министров, Управления дела­ми Совета министров. Бланки изготавливаются в соответствии с государственными стандартами и Инструкцией по делопро­изводству с обязательным соблюдением таких правил:

- устанавливаются два вида бланков: бланк для письма и общий бланк для других видов организационно-распорядительных документов (приложения 3-12). Изготовле­ние бланков конкретных видов документов допускается, если их количество за год превышает 200 единиц;

- бланки каждого вида должны изготавливаться на основе углового или продольного размещения реквизитов. Реквизиты заголовка размещаются центрованным (начало и конец каждо­го ряда реквизита одинаково удалены от границ площади) или флатовым (каждый ряд реквизита начинается от левой границы площади) способом;

- бланки должны изготавливаться типографским способом на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками яркого цве­та;

- бланки документов должны иметь такие поля:

левое - 20 миллиметров;

верхнее - не менее 10 миллиметров;

правое и нижнее - не менее 8 миллиметров.

Отдельные внутренние документы (заявления сотрудников, также некоторые служебные справки, планы, отчеты) и доку­менты, созданные от имени нескольких или более организаций, оформляются не на бланках.

4.1.3. Порядок выдачи и хранения бланков.

Бланки выдаются министерствам, республиканским комитетам, комитетам, другим органам исполнительной власти. Ответственность за обеспечение учета, хранения и правильного использования бланков несут руководители министерств, республиканских комитетов, комитетов, организаций.

В министерствах, республиканских комитетах, комитетах, организациях ведется журнал учета получения и расходования бланков, полученных в Управлении делами.

Бланки получают ответственные лица, назначенные распо­рядительным актом министерства, республиканского комитета, комитета, организации. Список этих лиц представляется заведующему отделом.

При получении бланков указанные лица должны предъяв­лять журнал учета и расходования бланков Совета министров, а также письменную просьбу за подписью руководителя с указа­нием количества бланков.

В министерствах, республиканских комитетах, комитетах, организациях бланки хранятся в сейфах или несгораемых шкафах и выдаются исполнителям под расписку в журнале.

Испорченные бланки предъявляются исполнителем ответ­ственному лицу и уничтожаются, о чем в журнале делается со­ответствующая отметка.

4.1.4. Документы составляются, как правило, по одному вопросу. Текст документа должен иметь достаточно аргумен­тированную информацию, изложенную кратко, грамотно и объективно, без повторений и употребления слов и оборотов, которые не несут смысловой нагрузки.

Содержание документа должно быть связано с содержани­ем ранее изданных по данному вопросу документов.

4.1.5. Текст документа оформляется в виде сплошного сложного текста, анкеты, таблицы или объединением этих форм.

Сплошной сложный текст документа содержит граммати­чески и логически согласованную информацию об управленче­ских действиях и используется во время составления правил, положений, писем, распорядительных документов.

Как правило, тексты распорядительных документов и пи­сем состоят из двух частей. В первой обозначается причина или обоснование для составления документа, в другой - выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы.

Форма анкеты используется при составлении цифровой или словесной информации об одном объекте с точностью до знака. Анкетные тексты используются в организационно-распорядительных документах, документах по материально-техническому снабжению и сбыту, в финансовых документах. Форма таблиц используется при составлении /передаче/ цифро­вой или словесно-цифровой информации о нескольких объек­тах по ряду признаков. Табличные тексты используются в пла­новых, отчетно-статистических, финансовых, бухгалтерских, организационно-распорядительных и других документах.

Таблицы и анкеты, предназначенные для обработки ПК, объекты, признаки и их показатели в случае необходимости кодируются.

4.1.6. Информация, направляемая в вышестоящие органы за подписью Председателя Совета министров, первых заместителей, заместителей Председателя Совета министров, Министра Совета министров, готовится на украинском языке и должна пройти проверку у консультанта-корректора-переводчика в издательском отделе управления по делопроизводству. Редактирование документов проводится в течение 2-х рабочих дней.

Первоочередность редактирования вышеуказанных документов определяют Министр Совета министров, Первый заместитель Министра Совета министров, начальник управления по делопроизводству.

4.1.7. Ответственность за содержание, качество подготовки и должное оформление документов возлагается:

- документов, которые разрабатываются во исполнение заданий, определенных законами Украины, постановлениями Верховной Рады Украины, актами и поручениями Президента Украины, решениями Кабинета Министров Украины и поручениями Премьер-министра Украины, по решению Председателя Совета министров - на заместителя Председателя Совета министров в соответствии с распределением обязанностей;

- других служебных документов - на руководителей структурных подразделений Управления делами.

Ответственность за содержание, качество подготовки и должное оформление документа, который визируется несколькими лицами, несут в одинаковой степени все эти должностные лица.

В министерствах, республиканских комитетах, комитетах, иных органах исполнительной власти, с которыми согласовываются проекты документов, ответственность за содержание, уровень подготовки и должное их оформление возлагается на руководителей этих органов.

4.2. Оформление документов

4.2.1. Служебный документ должен иметь обязательные реквизиты и установленный порядок их размещения, наименование организации-автора документа, код организации, код формы документа, название вида документа (не обозначается на письмах), дата, индекс, заголовок к тексту, текст, подпись, визы (в т.ч. корректора), отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

При подготовке и оформлении документа состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизита­ми, если этого требует назначение документа или его обработ­ка.

4.2.2. Заголовок к тексту должен отражать краткое изложе­ние содержания документа. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать содержание текста.

Заголовок должен грамматически согласовываться с видом документа и отвечать на вопросы «о чем?», «чего?».

Например: приказ, постановление (о чем) о создании учре­ждения; протокол (чего?) заседания экспертной комиссии.

Если документ содержит несколько вопросов, заголовок может быть обобщенным. В конце заголовка точка не ставится, заголовок не подчеркивается и в кавычки не берется.

Заголовки к текстам машинограмм формулируются по этим же правилам.

В случае составления документа на основе унифицирован­ной формы, постоянная часть заголовка, входящая в название формы, дополняется переменной информацией, которая кон­кретизирует его содержание.

Текст документа, отпечатанного на бумаге формата А5, разрешается подавать без заголовка.

Заголовки не составляются к текстам телефонограмм, теле­грамм и уведомлений.

4.3. Датирование документов

4.3.1. Все служебные документы должны датироваться. Да­той документа является дата его подписания, для документа, который принимается коллегиальным органом - дата его при­нятия, для документа, который утверждается - дата его утвер­ждения.

4.3.2. Даты подписания и утверждения документа, а также содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым спо­собом. Элементы даты проставляются тремя парами арабских цифр в один ряд в последовательности: число, месяц, год. На­пример, 13 января 2005 года следует писать: 13.01.05.

Если порядковый номер месяца или числа состоит из од­ной цифры, то перед нею ставится 0. Например: 3 апреля 2005 года следует писать: 03.04.05. В текстах нормативно-правовых актов и документов, которые содержат сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформле­ния дат: 30 мая 2005 года.

4.3.3. Дата на документе ставится лицом, который его под­писывает или утверждает, в момент подписания или утвержде­ния.

4.3.4. Обязательному датированию и подписанию подлежат все служебные отметки на документах, связанные с их прохождением и исполнением (резолюции, согласования, визы, отметки об исполнении документа и направлении его в дело).

4.3.5. Дата подписания проставляется на левой верхней части документа вместе с индексом на специально отведенном для этого месте на бланке. Если документы оформлены не на бланке, их дата ставится ниже подписи слева. Дата утвержде­ния документа проставляется в соответствующей графе.

4.4. Индексация документов

4.4.1. Индексация документов состоит в присвоении им ус­ловных обозначений - индексов, которые присваиваются доку­ментам во время регистрации и указывают на место создания, исполнения и хранения документов.

4.4.2. Индексы входящих документов и созданных доку­ментов состоят из порядковых номеров в пределах группы до­кументов, которые регистрируются, и в соответствии с задача­ми поиска могут дополняться индексами из Номенклатуры дел, вопросами деятельности, корреспондентов, а также исполните­лей.

4.4.3. Составные части индекса размещаются в следующем порядке: порядковый регистрационный номер в пределах груп­пы документов, которые регистрируются, индекса по Номенк­латуре дел, вопросов деятельности, корреспондентов, также исполнителей.

Индекс совместного нормативно-правового акта должен состоять из индексов учреждений, которые его издали, про­ставляющихся через дробь.

Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой, например: 415/01-15/27 или 41/68/59.

4.5. Согласование документов

4.5.1. В целях оценки целесообразности документа, его обоснования и установления соответствия законодательству осуществляется согласование проекта документа.

Согласование документа бывает внутренним и внешним. Внутреннее согласование осуществляется в Управлении делами должностными лицами, занимающимися в соответст­вии со своими функциональными обязанностями вопросами, которые поднимаются в проекте документа; внешнее - за его пределами.

Внутреннее согласование проектов документов, которые разрабатываются во исполнение законов Украины, постановлений Верховной Рады Украины, актов и поручений Президента Украины, решений Кабинета Министров Украины, поручений Премьер-министра Украины, проводится не позднее, чем в 2-дневный срок после окончания их разработки непосредственным исполнителем. Проекты таких документов рассматриваются и визируются безотлагательно.

Внешнее согласование проектов отмеченных документов проводится не позднее, чем в 3-дневный срок после их регистрации в соответствующем органе исполнительной власти, к которому проект высылается для рассмотрения.

4.5.2. Внутреннее согласование оформляется визированием проекта документа должностным лицом. Виза включает: на­именование должности, личную подпись, инициалы и фами­лию лица, которое визирует документ и дату визирования. На­пример:

Начальник юридического управления

(подпись) (инициалы, фамилия)

Дата

Виза проставляется на лицевой или на оборотной стороне последнего листа проекта документа, если места для этого на лицевой стороне последнего листа недостаточно.

Визы ставятся на вторых экземплярах документов, которые остаются в Управлении делами.

Внешнее согласование проектов документов оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования ставится ниже подписи на лицевой стороне последнего листа проекта доку­мента с левой стороны и включает в себя слово «СОГЛАСОВАНО», наименование должности лица, с которым согласовывается проект документа (включая наименование Со­вета министров), личную подпись, инициалы, фамилию и дату согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Министр Совета министров Автономной Республики Крым (Подпись) (Инициалы, фамилия)

Дата

4.5.3. Замечания и предложения к проекту документа изла­гаются на отдельном листе.

Замечания обязательно сообщаются (докладываются) лицу, которое подписывает документ.

4.5.4. Проекты нормативно-правовых актов Совета мини­стров проверяются работниками Главного юридического управления Управления делами на соответствие их законодательству и ви­зируются ими на первом экземпляре по­следнего листа проекта акта.

4.5.5. В случае, если содержание документа касается более трех учреждений, составляется «Лист согласования».

Лист согласования оформляется по следующей форме:

Лист согласования

Название документа

Наименование должности Наименование должности

(Подпись) (Инициалы, фамилия) (Подпись) (Инициалы, фамилия)

Дата Дата


4.6. Заверение документов

4.6.1. Заверение документов осуществляется путем их под­писания, утверждения и проставления печати.

4.6.2. Документы подписываются должностными лицами Совета министров в соответствии с их полномочиями.

4.6.3. Подпись состоит из наименования должности лица, которое подписывает документ (полное, если документ напеча­тан не на бланке, сокращенное - на документе, напечатанном на бланке), личной подписи, инициалов, фамилии. Например:

Председатель Совета министров

Автономной Республики Крым (Подпись)(Инициалы, фамилия)

4.6.4. В случае отправления документов одновременно не­скольким вышестоящим органам, руководитель подписывает все экземпляры.

4.6.5. В случае отправки документа одновременно несколь­ким адресатам, подписывается только оригинал, который оста­ется в Управлении делами, а на места рассылаются ксерокопии.

4.6.6. Документы подписываются, как правило, одним ли­цом, а в случае, когда за содержание документа несут ответст­венность несколько лиц (акты, финансовые документы и др.) - двумя или более лицами. При этом их подписи размещаются одна под другой в последовательности в соответствии с их должностями. Например:


Заместитель министра (Подпись) (Инициалы, фамилия)

Главный бухгалтер (Подпись) (Инициалы, фамилия)


4.6.7. В случае подписания документа несколькими лицами одинаковых должностей, их подписи размещаются на одном уровне, например:


Заместитель Председателя Заместитель Председателя

Совета министров Совета министров

Автономной Республики Крым Автономной Республики Крым

(Подпись) (Инициалы, фамилия) (Подпись) (Инициалы, фамилия)


4.6.8. Документы заседаний Совета министров подписываются председательствующим на заседаниях и Министром Совета министров, например:


Председатель Совета министров

Автономной Республики Крым (Подпись) (Инициалы, фамилия)


Министр Совета министров

Автономной Республики Крым (Подпись) (Инициалы, фамилия)


4.6.9. Если должностное лицо, подпись которого обозначе­на в проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, которое исполняет его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно2 обозначается должность лица, которое подписало документ, и его фамилия (исправления вносятся чер­нилами или машинописным способом, например: «и.о.», «зам.»),

Не допускается подписание документа с предлогом «за» или проставление косой черты перед наименованием должно­сти.

4.6.10. Особым способом заверения документа после его подписания является утверждение. Документ утверждается со­ответствующими органами или должностными лицами, к ком­петенции которых относится решение вопросов, изложенных в этих документах.

4.6.11. Утверждение документа выполняется с помощью грифа Совета министров или изданием распорядительного до­кумента. Нормативно-правовые акты (положения, инструкции, правила и т. п.) должны утверждаться соответствующим рас­порядительным документом Совета министров.

4.6.12. Если документ утверждается конкретным должно­стным лицом, то гриф складывается из таких элементов: слово «Утверждаю», наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, которое утвердило документ, дата утверждения, например:

Утверждаю

Председатель Совета министров Автономной Республики Крым (Подпись) (Инициалы, фамилия)

Дата

4.6.13. При утверждении документа распорядительным ак­том на документе выполняется гриф по такой форме:

Утверждено
постановлением Совета министров Автономной Республики Крым

от 20.04.2005 г. № 15

4.6.14. Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа.

4.6.15. На документах, которые удостоверяют права граж­дан и юридических лиц, фиксируют факт расходования денеж­ных средств и материальных ценностей, подпись ответственно­го лица должна заверяться гербовой печатью.

Гербовая печать ставится также на положениях (уставах) учреждений, договорах, удостоверениях, доверенностях.

Перечень других документов, которые необходимо скреп­лять гербовой печатью, указан в приложении 13.

Печать, которая воспроизводит наименование Совета министров или его структурного подразделения (не гербовая), ставится на копиях документов, которые рассылаются в другие учреждения, и на размноженных копиях распорядительных до­кументов в случае рассылки.

Печать необходимо проставлять таким образом, чтобы она захватывала несколько букв наименования должности лица, которое подписало документ.

4.7. Адресование документов

4.7.1. Документы адресуются учреждению, его струк­турным подразделениям или конкретному должностному лицу. В случае адресования документа учреждению или его струк­турному подразделению без определения должностного лица, их наименования подаются в именительном падеже, например: