Geum.ru

Особенности построения абис как составной части действующей информационной системы вуза

Вид материалаДокументы
Подобный материал:
Особенности построения АБИС как составной части действующей информационной системы вуза.


К началу работы по проекту НФПК в Удмуртском госуниверситете уже работала Интегрированная информационно-аналитическая система управления ВУЗом (ИИАС-УдГУ)<слайд 2>. Развитие системы шло в соответствии с концепцией, утвержденной ученым советом Университета в мае 2001г. Ядром системы является интегрированная база данных, содержащая общеиспользуемые данные (сведения о сотрудниках, преподавателях, студентах, подразделениях университета, его контрагентах, договорах НИР и платной формы обучения, базовые и рабочие учебные планы и т.д.). Проектирование системы началось в 2000г. консорциумом двенадцати российских ВУЗов при поддержке фонда Сореса. Уже тогда была отмечена необходимость интеграции библиотечной информационной системы в общую информационную систему ВУЗа. Основные принципы построения системы – хранение и обработка первичных документов в единой базе данных, многократное переиспользование введенных данных.

Изначально система строилась в архитектуре клиент-сервер с использованием СУБД Oracle и других продуктов этой фирмы, сейчас выполняется переход на трехуровневую архитектуру с применением сервера приложений Oracle Application Server Forms and Reports Services. <слайд 3> Библиотечная подсистема (ИИАС-Библиотека) изначально разрабатывалась в трехуровневой архитектуре. Такое построение системы позволяет:
  • Создать единое информационное пространство ВУЗА, обеспечив простой доступ к нему средствами Интернет/Интранет
  • Существенно сократить расходы на эксплуатацию системы за счет:
    • исключения необходимости установки и сопровождения клиентских рабочих мест (для обеспечения работы любого АРМа необходимо установить только Internet Explorer.)
    • применения единых технологий управления серверами и организации процедур резервного сохранения/восстановления данных.
  • Обеспечить высокую степень масштабируемости и переносимости системы.


<слайд 4> До последнего времени развитие библиотечной информационной системы происходило практически независимо от информационной системы университета.

Библиотека Удмуртского госуниверситета с 1993 года приступила к автоматизации библиотечно-информационных процессов и к началу работ по проекту средствами МАРК (сетевая версия) вела следующие информационные массивы:
  • Читатель (Данные о зачисленных абитуриентах заимствуются из ИИАС-УдГУ, дальнейшее движение студентов проводится через действующую АБИС вручную, на основе «бумажных» документов. Результаты регулярной сверки анкетной информации по читателям сохраняются только в АБИС, в ИИАС-Удгу - не переносятся.)
  • Электронный каталог. В настоящее время он составляет 350 тысяч записей. Ведется на новые поступления, проводится ретроконверсия.
  • Корпоративный электронный каталог статей из периодических изданий (Корпорация МАРС).
  • Учебные планы (Используются в качестве справочной БД). Полное дублирование с бумажных документов, полученных из ИИАС-УдГУ.
  • Книгообеспеченность. В электронном каталоге отражается использование литературы в учебном процессе, в соответствии с учебными планами.
  • Труды преподавателей и сотрудников УдГУ. (Используются данные из ИИАС-Кадры. Перенос данных выполняется вручную).
  • Штрихкоды. Применяемая АБИС не поддерживает связь штрихкода и единицы хранения.

Применение подобных решений приводит:
  • к повторной обработке информации по студентам, учебным планам и прочим информационным блокам, описывающим учебные и научные процессы в университете;
  • к невозможности автоматизированного получения многих показателей необходимых для обеспечения непрерывного мониторинга качества учебного процесса.
  • К невозможности организации автоматизированной книговыдачи
  • К дополнительным затратам на представление информационных ресурсов библиотеки в Интернете
  • К необходимости ведения нескольких баз (рабочая, в которой ведутся корректировки библиографических описаний и общедоступная генеральная) и периодической их синхронизации.


<слайд 5>Основной целью проводимых в рамках проекта НИР было
  • Создание единого информационного пространства ВУЗа, опирающегося на единую базу данных
  • Обеспечение библиотекарям непосредственного (On-Line) доступа к необходимым данным ИС ВУЗа (студенты, сотрудники, учебные планы, рабочие программы по дисциплинам)
  • Сокращение затрат на поддержание актуальности данных и обслуживание системы (данные вводятся в систему однократно, обслуживание ведется унифицированными процедурами)
  • Обеспечение возможности получения из системы аналитических данных, необходимых для принятия управленческих решений.


<слайд 6>Библиотека ВУЗа является структурным подразделением университета и непосредственно участвует в учебном процессе, обеспечивая его необходимыми информационными ресурсами. Именно на это сориентированы все технологические процессы библиотеки. От графика учебного процесса, от участия или выбытия читателей из этого процесса зависит характер и правила их обслуживания. Практически все читатели библиотеки – студенты или преподаватели ВУЗа. Контингент студентов непрерывно меняется, ежегодно происходит зачисление и отчисление около 2,5 тыс. читателей. Информация о текущем состоянии студента должна быть доступна библиотекарю в процессе обслуживания. Библиотекарь должен понимать, успешно ли студент сдал сессию, находится ли он в академотпуске, переведен ли он на следующий курс. Своевременное появление этой информации позволяет вовремя наложить необходимые ограничения в обслуживании и минимизировать потери фонда. В полном объеме эта информация содержится в первичных документах – приказах по движению контингента студентов. Своевременный ввод приказов в систему обеспечивают деканаты и учебно-методический департамент.

Ежегодно библиотека проводит продление и сверку читательских документов, контролируя изменение паспортных данных и адреса прописки. Библиотека оказывается первым подразделением ВУЗа, узнающим об изменении этих сведений. Корректировка библиотекарями этой информации в общей базе данных является существенным вкладом в поддержание актуальности данных информационной системы в целом. До сих пор эта информация корректировалась только к выпуску, для получения необходимых отчетных документов.

Построение АБИС как составной части общей информационной системы позволяет совместить специфичную для библиотеки информацию (отметки о посещениях библиотеки, нарушениях, книговыдаче) с общеиспользуемой информацией о студенте или сотруднике. Сведения о задолженности библиотеке могут быть легко предоставлены деканатам, информационно-кадровому управлению, бухгалтерии. Появляется возможность исключения из оборота некоторых документов (например, обходных листов при увольнении сотрудника или отчислении студента). Хранение всей необходимой информации в базе данных позволяет избавиться и от традиционных читательских билетов, перенеся машиночитаемый идентификатор – индивидуальный штрихкод читателя на читательский билет или удостоверение сотрудника.


<слайд 7> Первичный документ, содержащий необходимую информацию об организации учебного процесса – это рабочий учебный план. Различные его разделы описывают график учебного процесса, распределение дисциплин по семестрам, наличие зачетов и экзаменов по дисциплинам. Большинство подразделений ВУЗа, в том числе и библиотека, строят свою работу с учетом рабочих учебных планов. Вторым обязательным компонентом в пакете документов по реализации образовательной программы по специальности являются рабочие учебные программы по дисциплинам <слайд 8>, содержащие последовательность изучения тем по дисциплине, планируемое на тему количество часов и списки рекомендуемой литературы. В октябре этого года на методическом совете университета было принято решение о централизованном сборе рабочих учебных программ в бумажном и электронном виде для организации хранения этих документов в библиотеке и предоставления их студентам. ИИАС обеспечивает возможность хранения файлов описания рабочих программ в контексте дисциплин учебных планов и списков рекомендуемой по дисциплине литературы.


<слайд 9> При обработке списка рекомендуемой литературы библиотекарь разыскивает нужные записи в электронном каталоге (при отсутствии создает) и связывает их с теми дисциплинами рабочих учебных планов, по которым эта литература рекомендована в качестве основной или дополнительной. Операция в большинстве случаев сводится к поиску и простановке меток. Таким образом выполняется начальное заполнение информации о книгообеспеченности. Цикличность процесса обучения позволяет организовать эффективные процедуры копирования существующих данных по книгообеспеченности на учебные планы следующего учебного года и провести незначительную их корректировку. Ежегодный объем данных по книгообеспеченности составляет для УдГУ ориентировочно 80000 записей.


<слайд 10> Наличие в электронном каталоге данных о грифе УМО и количестве экземпляров, а в ИИАС готовых данных о контингенте студентов, позволяют провести расчет показателей книгообеспеченности учебного процесса. Использование «живых» показателей книгообеспеченности позволяет спланировать учебный процесс с их учетом. Наличие в системе данных о книгообеспеченности дисциплин учебных планов облегчает планирование посеместровой выдачи учебной литературы, дает возможность предложения библиотечных информационных ресурсов, связанных с учебным процессом.

Сведения о недостаточной книгообеспеченности тех или иных дисциплин получает из системы отдел комплектования для заказа учебной литературы. Анализ этих же данных совместно со сведениями о востребованности книги, позволяет выбрать приоритетные направления в оцифровке фонда, подготовке электронных информационных ресурсов для обеспечения учебного процесса.


<слайд 11> Включение в ИИАС библиотечной подсистемы позволило по-новому подойти к построению информационных порталов, обеспечив на них «целевую» подачу информации пользователю.

Заключение договоров с читателями на автоматизированное обслуживание обеспечило управление регистрационными данными (имя, пароль) большого количества пользователей. Ни один администратор сервера не способен организовать регистрацию в системе 18 тыс. пользователей – это делает коллектив библиотеки. Пройдя регистрацию на портале студент видит свои персональные данные, проверяет их. Просмотр приказов по его движению в учебном процессе позволяет своевременно среагировать на ошибки и недоразумения, допущенные деканатом. В читательском разделе (абонемент) студент видит и контролирует комплект выданных ему библиотекой книг.


<слайд 11> Раздел «Учебный план» показывает студенту перечень дисциплин, необходимых для освоения именно его специальности. Каждая строка плана содержит ссылку на рабочую программу по дисциплине. Здесь студент может в удобное для него время детально ознакомиться с тематикой каждого курса. Ссылка литература выбирает из электронного каталога литературу, рекомендованную преподавателем для изучения курса. Создание этих информационных связей происходит на этапе обработки библиотекарями учебных программ по дисциплинам. Наличие автоматизированной книговыдачи в отделах обслуживания позволяет получить информацию о доступности книги на абонементе или в читальном зале (сигла хранения).

Такой подход к построению библиотечного портала позволяет предоставить студентам необходимые им полнотекстовые документы, заранее показать степень доступности рекомендованных учебных материалов.


<слайд 11> Таким образом наличие информации о планировании учебного процесса (учебные планы) позволяет обеспечить индексацию фондов по дисциплинам учебных планов. Слайд иллюстрирует информационные связи между библиографическими описаниями и тематическими или предметными рубрикаторами, обслуживаемые любой АБИС. Заменив всего два слова на этой картинке Рубрикатор->Учебный план и Рубрика->Дисциплина, мы получим иллюстрацию информационных связей, о которых только что говорили выше. Главное отличие в том, что учебный план – это первичный документ, он значительно более изменчив, чем классический тематический рубрикатор.


<слайд 12> Проведенная в рамках проекта работа позволила выделить и обработать четыре основных потока данных:
  • Сведения о студентах. Создаются в ИИАС, используются библиотекой.
  • Сведения о паспортных и адресных данных читателей. Как правило, создаются в ИИАС, корректируются библиотекой, используются различными подсистемами ИИАС.
  • Учебные планы, рабочие программы по дисциплинам. Создаются в ИИАС, используются библиотекой для индексации фонда.
  • Информационные ресурсы для учебного процесса. Структурируются, создаются и предоставляются библиотекой для использования в учебном процессе.


<слайд 13> В результате выполненной по проекту НИР:
  • Была создана АБИС ИИАС-Библиотека, являющаяся составной частью общей информационной системы Университета.
  • Применение единой базы данных и трехуровневой архитектуры системы позволили создать единое информационное пространство для библиотеки и ее филиалов, для студентов, обучающихся на территории удаленных учебно-консультационных пунктов.
  • Обеспечение библиотекарям доступа к базе данных приказов по контингенту студентов, персональным данным студентов и сотрудников, к учебным планам позволили полностью исключить необходимость повторной обработки этих документов, как сотрудниками библиотеки, так и работниками учебных подразделений.
  • Использование единой технологии, одного набора инструментальных программных средств существенно снизили эксплуатационные издержки, несмотря на добавление новых информационных сервисов.


<слайд 13> Построение многоплановой интегрированной информационной системы ВУЗа – это достаточно сложный, дорогой и трудоемкий процесс, в котором проблемы технические тесно увязаны с проблемами организационными. Для его успешного осуществления необходима долгосрочная поддержка руководства ВУЗа, принятие и утверждение концепций, долгосрочных программ, контроль их исполнения, непосредственное участие руководителей в координации процессов внедрения в разных структурных подразделениях. Существенным препятствием на пути создания комплексной информационной системы является разная степень подготовленности подразделений к нему: «В одну телегу впрячь неможно коня и трепетную лань». А именно это и напоминает процесс комплексной автоматизации предприятия. Очень важно, чтобы участники этого процесса не превратились в лебедя, рака и щуку. Внедрение и использование интегрированной системы, обеспечивающей непосредственный доступ к данным, подготовленным различными службами ВУЗа, предъявляет новые требования к организации взаимодействия между различными подразделениям. Деятельность любого подразделения становится достаточно прозрачной, резко усиливается зависимость подразделений – «потребителей» информации от качества работы подразделений, создающих необходимую в работе информацию. Внедрение системы требует пересмотра функциональных обязанностей сотрудников различных подразделений, разделения сфер ответственности за качество подготовленных данных и больших усилий в координации работы различных служб и подразделений. Всем знакома ситуация, когда специалист, прекрасно проработавший много лет на своем месте, и досконально знающий свое дело, не понимает полного технологического цикла. Особенно характерна эта ситуация для производств с длительным технологическим циклом, а именно таким и является ВУЗ. Поэтому одним из решающих факторов построения такой системы является наличие коллектива аналитиков, способного построить комплексную информационную модель, выявить основные информационные потоки и правильно организовать их обработку, сформулировать требования к стандартам обмена данными между различными приложениями, описать необходимый для обмена данными набор бизнес-объектов (приказы, паспорта, адреса, учебные планы…). Как правило, ВУЗы, ведущие подготовку IT-специалистов могут самостоятельно создать такой коллектив, основной задачей которого является определение основных функций подсистем и обеспечение эффективного взаимодействия между ними.

Рассмотренное решение разработки собственной АБИС в составе системы управления ВУЗом показывает лишь один путь обеспечения взаимодействия двух информационных систем. Натуральное хозяйство? Существуют и другие варианты. Необходимость создания общего информационного пространства ВУЗА, ориентированного на обеспечение информационными ресурсами основного процесса предприятия – учебного процесса заставляет выбирать «открытые» для организации взаимодействия системы: АБИС, систему управления, систему документооборота и прочие программные продукты, эксплуатируемые в ВУЗе. Необходимость эффективной интеграции этих подсистем должна учитываться еще на стадии анализа и выбора программного продукта и его поставщика. Одно из обязательных требований при покупке подсистемы – наличие простых интерфейсов взаимодействия с другими подсистемами. Для обеспечения доступа к данным разнородных систем в 90-е годы была разработана технология ODBC (Open Database Connectivity), однако ее использование требует понимания всех особенностей организации данных в каждой подсистеме, поэтому область применения его весьма ограничена. Сейчас для этих целей активно используются WEB-сервисы, обеспечивающие обмен XML-сообщениями. Часть из них строится на стандартизованных протоколах SOAP (Simple Object Access Protocol), обеспечивающих эффективный обмен данными вне зависимости от программно-аппаратных платформ информационных систем – участников обмена.

Естественно, кроме требования «открытости» системы для обмена данными к ней должно быть предъявлено требование обязательной идентификации всех бизнес-объектов (первичных документов, сведений о человеке, справочных единиц …), участвующих в информационном обмене и умения хранить идентификаторы «заимствованных» объектов. Должны быть решены вопросы обеспечения логической целостности данных.

Как правильно строить информационную систему масштаба предприятия? Нет у этого вопроса однозначного ответа. Одно известно точно: необходимо максимум внимания уделить эффективному использованию существующих в разных подсистемах данных.


Миронов Алексей Николаевич
начальник управления информационного обеспечения УдГУ.