Geum.ru

Автоматизация управления учебным процессом в Сибирской академии финансов и банковского дела

Вид материалаДокументы
Подобный материал:

Автоматизация управления
учебным процессом в Сибирской академии финансов и банковского дела



Е.В. Антипченко

главный администратор баз данных САФБД

И.И. Тятенкова

зам. руководителя центра инновационных компетенций и информационной политики САФБД

Л.Н. Юдинцева

начальник отдела по учебной работе САФБД


В современных условиях развития высшей школы, жесткой конкуренции, наличия государственных и негосударственных вузов, особую актуальность приобретают процессы управления образовательной деятельностью.

Принятие взвешенных управленческих решений в сфере образования в настоящее время невозможно без наличия достоверной информации о состоянии образовательного процесса, а также эффективных средств анализа этой информации. Задачи сбора, хранения и обработки данных, характеризующих состояние образовательных ресурсов вуза, являются актуальными, и от того, насколько быстро и качественно они решаются, напрямую зависит состояние учебного процесса и конкретных образовательных услуг.

Сегодня, по-видимому, трудно найти вуз, в котором бы не функционировала корпоративная сеть, и не использовались в той или иной мере информационные сетевые технологии в учебном процессе, но применение этих технологий ограничивается, как правило, рамками самого образовательного процесса и не затрагивает систему управления.

В Сибирской академии финансов и банковского дела (САФБД) разрабатывается комплексная автоматизированная информационная система (АИС), которая позволяет решить эту проблему. Это многоуровневая иерархическая система сбора данных и анализа состояния образовательных ресурсов. Программный комплекс разработан в среде Visual FoxPro 9.0, который в настоящее время успешно используется многими организациями для реализации и обеспечения управления образовательными ресурсами.

Концепция проектирования информационной системы, охватывающей все структурные подразделения, основана на необходимости создания единой сети и возможности интеграции автоматизированных информационных систем разных структурных подразделений: приемной комиссии, деканатов, ректората, кафедр, учебного отдела и других.

Программное обеспечение для АИС создается с учетом общесистемных требований, предъявляемых к современным информационным системам. Автоматизированная информационная система, создаваемая для САФБД, должна отвечать следующим требованиям:

– открытость – достигается за счет использования стандартных интерфейсов, средств разработки;

– интегрируемость – возможность интеграции в единую информационную среду, возможность включения в свою структуру новых элементов;

– расширяемость – наращивание функциональных возможностей, не выходя за рамки принятой концепции развития и характеристик технической базы;

– масштабируемость – возможность переноса системы в образовательные учреждения с контингентом обучающихся от нескольких сотен до нескольких десятков тысяч;

– адаптируемость – наличие механизмов, позволяющих настраивать систему под потребности конкретного учебного заведения.

Разрабатываемый комплекс АИС включает в себя следующие подсистемы:

– «Абитуриент»;

– «Студент»;

– «Выпускник»

– «Составление и корректировка рабочих учебных планов (АИС РУП) по специальностям»;

– «Учебный отдел».

Автоматизированная информационная система находится в стадии уточнения постановки задач, проектирования и поэтапного внедрения.

Взаимосвязи между подсистемами комплексной АИС и подразделениями вуза представлены на рис. 1. В настоящее время апробированы и эксплуатируются подсистемы «Составление и корректировка рабочих учебных планов (РУП) по специальностям», «Студент», «Абитуриент», «Выпускник» и «Учебный отдел».

Для учебного заведения, в котором преподавание ведется на коммерческой основе, создание системы учета нагрузки преподавателей является наиболее актуальной задачей. И от того, насколько эффективно организован учет, зависит не только зарплата преподавателя, но и состояние фонда оплаты труда организации в целом. Актуальной является задача получения достоверных итоговых отчетов по факту отработанного времени преподавателя, кафедры и учебного заведения в целом.

Несмотря на большой объем учетной информации, программа позволяет оперативно обнаружить ошибки на стадии планирования учебной нагрузки, выявить несоответствие плановой и фактической нагрузки, получать итоги по видам нагрузки, формам обучения и другие необходимые сведения для анализа учебного процесса.

Подсистема «Учебный отдел» предоставляет следующие возможности:

– планирование нагрузки по каждому преподавателю, по кафедрам, по формам обучения;

– расчет ставки и оклада по каждому преподавателю;

– ведение учета фактически выполненной аудиторной нагрузки преподавателей;

– ведение учета нагрузки преподавателей по формам контроля (учет информации о принятых экзаменах, зачетах, курсовых работах и других контрольных мероприятиях);

– мониторинг выполнения нагрузки преподавателями за определенный период (месяц, семестр, год), по группам и формам обучения;

– формирование различных отчетов для анализа состояния учебного процесса.

– формирование расписания занятий по группам для заочной и очно-заочной форм обучения;

– формирование выписки из расписания занятий для преподавателей заочной и очно-заочной форм обучения;

– формирование штатного формуляра для профессорского и преподавательского состава;

– формирование сведений о кадровом обеспечении учебного процесса по специальностям.

Программа работает с базой данных на сервере посредством динамически формируемых запросов и имеет достаточно простой интерфейс, требующий от пользователя элементарных навыков работы с компьютером. В подразделениях академии устанавливаются соответствующие приложения, которые необходимы для оперативного решения задач. Формирование и заполнение базы исходными данными производится сотрудниками соответствующих подразделений.

Ввод данных о выполненной аудиторной нагрузке преподавателями осуществляется ежедневно, а по формам контроля знаний – в конце семестра.

Для оперативного учета ежемесячно по каждому преподавателю формируется отчет о фактически выполненной нагрузке, который передается на кафедру. Отчет проверяется каждым преподавателем и в случае несоответствия данных, передается для корректировки диспетчерам учебного отдела, которые непосредственно производят корректировку фактически выполненной нагрузки. Учебный отдел отвечает за планирование и оперативный контроль выполнения учебной нагрузки преподавателем.

Система позволяет практически мгновенно получить отчет о выполненной нагрузке отдельного преподавателя, конкретной кафедры, академии в целом за определенный период (месяц или учебный год), т.е. оперативно предоставляет информацию о процессе выполнения учебной нагрузки, необходимую зав. кафедрой, учебному отделу, проректору по учебной работе. Существуют разнообразные виды отчетов, которые зависят от поставленной задачи. Некоторые отчеты включают информацию о выполненной нагрузке по дисциплинам, формам обучения, видам нагрузки (лекции, практические занятия, и т.д.), категории нагрузки (штатная, почасовая) и т.д.

По окончании учебного года фактические и плановые данные архивируются.

Таким образом, АИС позволяет практически полностью освободиться от рутинных процедур, связанных с расчетом и планированием нагрузки преподавателей. Это, в свою очередь, существенно повышает эффективность деятельности учебного отдела вуза, улучшая временные и качественные показатели работы сотрудников отдела.

Стремительное развитие информационных технологий позволило определить дополнительные направления работы по автоматизации процесса управления учебным процессом. Одним из таких направлениям явилось разработка и создание подсистемы «Студент» для различных форм обучения.

Подсистема «Студент» является частью комплексной автоматизированной информационной системы САФБД и предназначена для автоматизации работы деканатов Сибирской академии финансов и банковского дела, а так же подразделений, сотрудничающих с ними.

Как показывает практика, автоматизация работы по учету студенческого состава и документооборота деканата позволяет значительно повысить скорость и улучшить качество обработки информации. Улучшение этих критериев при работе с информацией о студентах позволяет существенно повысить эффективность работы деканатов, выполнение различных видов анализа (посещаемость, своевременность сдачи экзаменов и зачетов, средний балл студента, группы, курса, факультета), мотивацию студентов, а так же качество обучения и успеваемости студентов вуза.

Подсистема «Студент» на данный момент предоставляет пользователям следующие возможности:

– заполнение карточек студентов и работа с ними (выполнение поиска студентов по различным критериям отбора);

– получение информации о количестве студентов по специальностям, формам обучения, географии, полу и т.д.;

– формирование и подготовка к печати, отобранного по указанным параметрам, списка студентов, содержащего (по указанию пользователя) различную информацию из карточек студентов, экспорт подготовленных списков с информацией о студентах в офисные приложения (текстовый редактор MS-Word, электронный процессор MS-Excel) для дальнейшего использования отчета как в электронном виде, так и на бумажном носителе;

– автоматическое формирование, вывод на печать и регистрация зачетно-экзаменационных ведомостей и экзаменационных листов;

– просмотр журнала регистрации экзаменационных листов с использованием поиска по различным критериям;

– ввод информации на основе ведомостей, заполненных преподавателями, в базу данных учебного процесса;

– быстрый поиск ведомостей, внесенных в базу данных, по шести критериям отбора;

– удобная корректировка ведомостей, внесенных в базу данных;

– быстрое и удобное исправление параметров в ошибочно введенных ведомостях;

– расчет результатов введенной ведомости;

– формирование сводной таблицы (накопительной ведомости) на основе исходных данных;

– формирование сводной аналитической таблицы по результатам контрольной недели;

– формирование сводной аналитической таблицы по результатам последней экзаменационной сессии с расчетом абсолютной и качественной успеваемости, среднего балла и др. на основе ведомостей, внесенных в базу данных (эта таблица используется в качестве приложения к отчёту деканов факультетов по окончании каждого семестра);

– подготовка для анализа и распечатка информации об академической задолженности студентов на текущую дату на основе ведомостей, внесенных в базу данных;

– работа с финансовой задолженностью студентов;

– формирование и подготовка к печати результатов экзаменов и зачетов (оценки) для заполнения карточек студентов и приложений к дипломам;

– формирование и вывод на печать «Справки-вызова» и «Справки-подтверждения» для студентов заочной формы обучения;

– формирование и вывод на печать «Извещений о повышении стоимости обучения» для предъявления в налоговую инспекцию;

– формирование и вывод на печать «Выписок» для предоставления в военные комиссариаты;

– формирование, вывод на печать и регистрация справок об обучении студента для предъявления по месту требования или в конкретную организацию, просмотр журнала регистрации справок об обучении с использованием поиска по различным критериям.

В течение двух последних лет ведётся постоянная доработка системы, повышающая удобство и качество работы с информацией, а также расширяющая возможности подсистемы «Студент».

В ближайшей перспективе подсистема «Студент» будет дополнена такими немаловажными функциями, как подготовка и вывод на печать «Академической справки», «Приложения к диплому», приказов и договоров об оказании образовательных услуг.

С 2006 года в САФБД введена в эксплуатацию и успешно работает в приёмной комиссии подсистема «Абитуриент».

Подсистема «Абитуриент» предоставляет одностороннюю связь для передачи сведений в подсистему «Студент», что позволяет оперативно переносить информацию, подготовленную приёмной комиссией, в базы данных деканатов с последующим распределением студентов по группам. Переносимая информация не ограничивается содержимым карточки студента. Она включает данные о результатах вступительных испытаний, среднего балла школьного аттестата, баллов по таким предметам как математика, русский язык, информатика и иностранный язык. Эти данные являются важным показателем уровня подготовленности абитуриента к обучению в вузе и могут быть использованы деканатами и преподавателями для начальной оценки уровня его подготовленности и дальнейшей корректировки процесса обучения студентов.

Также введена в эксплуатацию и успешно используется подсистема «Выпускник». Эта подсистема содержит информацию о выпускниках вуза, которая периодически пополняется сведениями из подсистемы «Студент». Регулярно проводятся мероприятия по актуализации информации, содержащейся в базе данных подсистемы.

Подсистема «Выпускник» предназначен для работы с информацией о выпускниках вуза с целью привлечения их к дальнейшему обучению, повышению квалификации, участию в различных мероприятиях (в том числе, таких как научные и студенческие конференции) рецензированию и руководству дипломными работами, деятельности итоговых аттестационных комиссий, а также содействию в трудоустройстве специалистов, подготавливаемых вузом.

Подсистема «Выпускник» позволяет просматривать, корректировать и распечатывать карточки выпускников, осуществлять поиск по личным карточкам выпускников (местам жительства и работы, должностям, по тематике дипломных работ, по руководителю и т.д.).

В 2006–2007 учебном году продолжались работы по созданию единой информационной среды академии и внедрению новых информационных технологий в учебный и административно-управленческий процессы. Развитие информационной компьютерной среды САФБД в текущем учебном году осуществлялось в направлениях, выработанных в предыдущие годы:

– увеличение компьютерного парка и модернизация персональных компьютеров;

– создание и заполнение баз данных исходной информацией, расширение модулей автоматизированной административно-управленческой системы;

– дополнение сервисных функций, предоставляемых пользователям информационной системы.

Перспективным направлением автоматизации образовательной деятельности академии является разработка и внедрение единой телекоммуникационной системы, объединяющей все учебные корпуса академии, территориально разобщенных по городу, то есть создание единого телекоммуникационного пространства.

Это позволит быстро производить обмен информацией, четко отслеживать финансовую и академическую задолженность, планировать учебный процесс и организовать более четкий учет плановой и фактической нагрузки преподавателей, организовать оптимальное расписание и распределение аудиторного фонда. Такие мероприятия позволят повысить статус академии, ее конкурентоспособность, качество предоставляемых образовательных услуг и таким образом, повысить востребованность выпускников САФБД на рынке труда.




Взаимосвязи между различными разделами
комплексной автоматизированной системы и подразделениями вуза