7. закономерности роста документной информации

Вид материала

Подобный материал:

1 ... 6 7 8 9 10 11 12 13 ... 16

о подготовке кадров для отрасли и другие.

Отобранная для каталогизации документная информация описы-

вается на каталожных карточках дифференцированно, т.е. путем

применения различных приемов описания: - _ подокументного; - по-

_единичного; - группового.

При _подокументном . описании на карточку выносится инфор-

мация одного документа или части сложного, многоаспектного до-

кумента /протоколы, доклады/.

При _поединичном . описании - информация одного дела, но

при условии, что она касается одного вопроса, события.

При групповом описании - информация группы документов

/одного или нескольких дел/ или группы дел /одной описи/. В

этих случаях также наблюдается единство вопроса, события, мес-

та и времени.

Как видно из этого ряда, три приема охватывают _пять объ-

_ектов описания . / по возрастающей/:

- часть документа;

- документ;

- группа документов;

- дело ;

- группа дел.

Вам необходимо изучить методику описания на каталожных

карточках каждого из 5 объектов.

_4. Описание документной информации на каталожных кар-

_точках.

- 196 -

Этот процесс представляет собой не что иное как фиксиро-

вание вторичной документной информации на каталожной карточке.

Каталожная карточка имеет строго установленную форму с

обязательным набором элементов. (См. приложение N 1). Отдель-

ные группы элементов каталожной карточки несут в себе следую-

щие сведения:

- классификационные (охватывающие элементы: индекс, рубри-

ка, подрубрика, дата и место события);

- информационные (содержание документов);

- поисковые (название фонда, N фонда, N описи, N дела,

листы);

- внешние (язык документа и способ воспроизведения);

- контрольные (должность и подпись составителя, дата сос-

тавления карточки).

_Как же заполняются контрольные карточки ?

В ходе описания Вам следует учесть, что целесообразно та-

кие элементы классификационных сведений, как "Рубрика", "Под-

рубрика" и "Индекс" заполнять именно в указанной последова-

тельности и в последнюю очередь после заполнения информацион-

ных, поисковых, внешних и контрольных сведений.

Элементы _"Дата события" и "Место события" . содержат дату и

место описываемых событий, фактов, явлений.

Элемент _"Содержание" . требует самого пристального внимания.

В первую очередь описывается вопрос, содержание докумен-

та, во-вторую очередь- вид документа или вид дела, автор, ад-

ресат, корреспондент. Формальный признак указание подлинности-

указывается в отдельных случаях.

- 197 -

ПОМНИТЕ главное правило: при каталогизации основным мето-

дом является вопросное описание, т.е. на одной карточки только

один вопрос, независимо от того где он освещен: в части доку-

мента, в одном документе, группе документов, деле или группе

дел.

_Например .: Об открытии избы читальни в волости.

Переписка Мячковского Вика с Броницким УИКом.

_Например .: Об улучшении избы читальни в волости.

Годовые отчеты предприятий за 1986 год.

Учтите: в ходе заполнения карточек при описании переписки

обязательно указывается автор, а затем- корреспондент.

Элементы _ "Название фонда","N фонда","N #описи","N дела"

заполняются в полном соответствии с данными описи. Но если

карточка составлена на группу дел , то указываются все NN этих

дел.

Элемент _" Лист" . указывает N страницы или количество листов

документа или документов, информация из которых была вынесена

на карточку. Если карточка составлена на дело то указывается

общее количество листов в деле.

Элемент _ "Язык документа" . заполняется только в том случае,

когда документ написан на другом языке, нежели основной массив

документов данного архивного фонда.

Элемент _ "Способ воспроизведения" . также заполняется в ред-

ких случаях, когда документ выполнен в нетрадиционной форме.

Элементы _ "Должность и подпись составителя", "Дата состав-

_ления карточки" . заполняется Вами обязательно, но вместо долж-

ности уместно указать "студент ... курса"

- 198 -

После заполнения всех вышеперечисленных элементов Вы

должны перейти к индексированию карточек. Но этому элементу

предшествует заполнение элементов _ "Рубрика" и "Подрубрика".

Вы еще раз читается документную информацию на каталожной

карточке, выбирается основное понятие, кратко и достаточно

полно характеризующие содержание документа. Такое понятие вы-

носится в "Рубрику". Затем определяется детализация этого по-

нятия, под каким аспектом оно дано в содержании. Эту детализа-

цию выносите в "Подрубрику".

_Например: . в содержании указано "Об организации курсов по

ликвидации неграмотности".

Речь здесь идет о таком понятии, как "Курсы по ликвидации

неграмотности", что указывается в "Рубрике".

Детализируется это понятие процесс "организация", который

выносится Вами в "Подрубрику".

Именно "Рубрика"и"Подрубрика служат основой для проведе-

ния индексирования карточек.

_5. Индексирование каталожных карточек.

После отбора и описания документной информации на ката-

ложных карточках можно приступать к их индексированию.

Индексирование- это процесс выбора или составления Вами

индексов по схеме и их проставления на каталожных карточках.

Индекс- это условное обозначение, элемент языка, букв,

цифр и условных знаков.

Одно условное обозначение или их совокупность присваива-

ются соответствующим классификационным делениям схемы класси-

- 199 -

фикации документной информации и проставляются на каталожных

карточках.

_Назначение индекса . - передать содержание информации, ко-

торая зафиксирована в документах, закрепить место делений в

классификационной схеме и отразить связи между этими делениями.

Система индексов это система построения индексов с учетом

методики, определенных правил.

Другими словами это перевод с естественного языка на ис-

кусственный язык букв, символов, правил. Системы индексов быва-

ют нескольких видов: буквенные, цифровые и смешанные (комбини-

рованные). Цифровые в свою очередь могут подразделяются на ну-

мерационные, серийные и десятичные. Применение каждой из этих

систем индексов обусловлено структурой построения схемы класси-

фикации - логической или алфавитной.

_Нумерационная система индексов . - это простой ряд чисел

от 0 до , т.е. валовая индексация, применяемая при наличии

только одного уровня делений в схеме.

Она не способна выразить зависимость, отношение понятий,

т.е. логику построения, а поэтому применяется при алфавитной

структуре.

Ярким примером применения номерационной системы индексов

при алфавитном расположении понятий служит таблица общих опре-

делителей языка СЕК.

= 1. Абазинский

= 2. Абхазский

= 3. Аварский

= 4. Австралийские языки.

- 200 -

Папуасские. Тасманийские.

_Учтите .: В целом СЕК построена по логической структуре

следовательно, в ней возможно применение цифровых систем ин-

дексов серийных и (или) десятичных. Эти системы индексов Вам

также хорошо знакомы.

При _серийной системе индексов . для деления в схеме отво-

дится определенный ряд цифр: от 0 до 99, от 100 до199 и т.д.

Она применяется часто т.к. позволяет вводить новые ступени де-

лений. Основной недостаток- нечетко отражает и закрепляет

структуру схемы.

В СЕК серийные индексы обозначены знаком распространения -

косой чертой (/) и применяется при обозначений В/З, К/К, Л/Т,

У/Я, а также при обозначении в отделах, разделах и подразделах

комплексных понятий, которые детализируются, распадаются на

частные понятия.

Например: Подраздел Х 9 85/89 "Педагогические науки" да-

лее детализирован:

Х 9 86 "Общая педагогика и дидактика"

Х 9 87 "Школьная педагогика"

Х 9 88 "Внешкольная педагогика"

Х 9 89 "Дефектология".

Но есть и недостаток у серийной системы индексов - она

нечетко отражает и закрепляет структуру классификационной схе-

мы.

_Десятичная система . позволяет отводить для понятий ряд де-

лений от 0 до 9. Первая цифра указывает уровень делений

(класс, раздел, тему), вторая-следующий уровень делений и т.

- 201 -

д.

Эта система дает количество знаков, используемых для зак-

репления классификационных делений; возможность производить

изменения при сохранении логической связи. Но есть и недоста-

ток- когда индексы при установлении логической связи получа-

ются громозкими.

В СЕК десятичная система индексов используется и только в

одном случае, когда она вводится после букв.

_Например: . В подотделе Р "Сельское, лесное и водное хо-

зяйство" разделы имеют индексы РО, Р 1, Р 2 и так далее до Р 9.

_ПОМНИТЕ требования, предъявляемые к системе индексов.

При выборе системы индексов необходимо учитывать следую-

щие требования: система должна быть удобной в применении, хоро-

шо выражать взаимоотношения, легко запоминаться, т.е. должна

быть мнемоничной.

Индексы должны вызывать ассоциацию близости или удаления

обозначенных предметов от основных классификационных понятий и

наиболее сокращенным способом указывать на степень подчинения

и соподчинения.

Максимальная краткость индексов означает, что индексы при

наименьшем количестве обозначений дают наибольший обьем сведе-

ний.

Все эти требования, по-возможности, были учтены при раз-

работке СЕК.

Мы с Вами рассмотрели общие положения проблемы индексации

с привлечением примеров из СЕК по отдельным позициям. Теперь

Вам предстоит детально изучить систему индексов, применяемую в

- 202 -

СЕК.

_Базу индексации в СЕК . составляет совокупность знаков,

применяемых для обозначения индексов. Это не только буквы

русского алфавита и арабские цифры, но и ряд знаков, каждый из

которых несет определенную смысловую нагрузку: двоеточие (:)-

знак отношения; точка (.)- разделительный знак; косая черта

(/) - знак распределения и т.д.

Детально изучив структуру построения СЕК Вы должны опре-

делить какие же индексы применяются в различных ее таблицах:

главной, основной, общих и специальных определителей.

Во-первых, применение букв и цифр в зависимости от уровня

деления схемы.

В СЕК отделы главной таблицы заиндексированы буквами или

сериями букв русского алфавита.

А- "Великая Октябрьская Социалистическая революция".

Б/З-"Государственное строительство".

И/К-"Общественно-политическая жизнь".

Л/Т-"Народное хозяйство".

Подотделы тех отделов, которые заиндексированы серийными

буквенными индексами, имеют в качестве индекса одну букву

русского алфавита.

_Например: . В отделе Л/Т "Народное хозяйство" подотделы за-

индексированы буквами : Л "Хозяйственное строительство"

М "Промышленность"

Н "Транспорт"

Таким образом с буквами мы с Вами встречаемся на первом и

втором уровнях деления схемы.

- 203 -

Затем, в одном случае /для отдела А/ на втором уровне,

для остальных отделов, или вернее, уже подотделов, на треть-

ем уровне вводятся цифры.

Деление отдела "А" на подотделы проведено по десятичному

принципу от 0 до 9: А1,А2, до А9, подотделов на разделы- по

сотенному принципу от 00 до 99: А1 01, А1 02 до А1 99 с приме-

нением серийных индексов в сотне: А1 01/09, А1 10/19 и т.д.

Соответственно в последующих отделах применение цифровой

системы индексации смещается на один порядок, т.е. по десятич-

ному признаку делятся делятся уже разделы, а сотенный и серий-

ный индекс вводятся на уровне подразделов.

Следует отметить, что в примере Б/З - серийный номер. Се-

рийные индексы в схеме применяются на любой ступени деления

схемы: Б/З, Б4 10/70, В1 01 03/49 и т.д. Серийный индекс пока-

зывает группу индексов, отведенных для данного общего понятия.

Во-вторых, применение знаков в СЕК.

: - двоеточие - знак отношения, применяется при построе-

нии индекса путем сочетания двух понятий основной таблицы или

таблиц определителей аспекта:

Р 3 86 : Л 3 06

С/х налоги с индивидуальных хозяйств

Ф 3 (05 : 08)

Программа школьной олимпиады.

. - точка - разделительный знак в индексах таблиц общих и

специальных определителей аспекта, таблиц групп населения и

- 204 -

места, а точка, стоящая впереди индекса означает индекс специ-

ального определителя аспекта:

(01.30) создание

Ф (. 07.03) методика преподавания.

/ - косая черта- знак распространения применяется при

обозначении комплексных понятий, которые при дальнейшей дета-

лизации образуют однородные частные понятия. Применительно к

индексам обозначает серийный индекс. Знайте ! Для индексирова-

ния используется только часть индекса слева от косой черты.

( )- круглые скобки- отличительный признак индексов общих

и специальных определителей аспекта при присоединении их к ин-

дексам основной таблицы:

(01.30) создание

(.05) олимпиада.

- дефис- отличительный знак определителя групп населе-

ния:

- 1.43 студенты

- 3.1 мужчины

- 3.2. женщины

= - равенство- отличительный знак определителя языка:

= 80 русский язык.

""- кавычки- отличительный знак определителей места:

"6.286" Московская обл. (губ).

+ - плюс- знак присоединения употребляется при использо-

вании нескольких общих определителей языка, места и групп

населения (но не более 3-х, в этом случае указывают индекс бо-

лее общего понятия, а для языка ставят = 00).

- 205 -

Теперь когда Вы досконально изучили структуру и систему

индексов СЕК, необходимо рассмотреть ряд правил по которым

строятся индексы в процессе индексирования каталожных карточек.

_Методика индексирования документной информации на базе

_СЕК.

_Порядок присоединения индексов

К индексу основной таблицы индексы вспомогательных таблиц

присоединяются в следующей последовательности:

- индекс специального определителя аспекта (если из ос-

новной таблицы взяты индексы подотделов "Ж. Вооруженные силы"

и З. Вооруженная защита социалистического Отечества", "Ф. На-

родное образование", "Э. Физкультура и спорт";

- индекс общего определителя аспекта;

- индекс определителя языка;

- индекс определителя места.

Например: В4 10 (01.17)-3.2 = 98 Б<<6.393>>

Участие женщин Украины в сессиях Советов народ-

ных депутатов. Документ написан на украинском языке

A 3 01 (.05) - 2.13 = 58<<6.146>>

Роль школьников в проведении олимпиад в школах г. Вильню-

са. Документ написан на литовском языке.

Для выражения смысла документной информации обязательно

использовать индекс основной таблицы, индексы вспомогательных

таблиц применяются в различных сочетаниях по необходимости.

Например:Ф.3 Школьное образование

Ф3 01(05)Школьная олимпиада

- 206 -

Ф. 3 01 (05)-2.13 Роль школьников в проведении

олимпиад в школах и т.д.

_Построение индексов со знаком отношения (:)

Знак отношения можно использовать в следующих случаях:

1. Для присоединения индексов основной таблицы, когда для

выражения смысла документной информации необходимо одновремен-

но использовать 2-3 индекса.

Например Т1 16:Т 3 Радификация административных зданий;

М 2: Х4 НИИ легкой промышленности.

2. Для присоединения индексов общих определителей аспекта.

Например: Р 3 (01.32: 02.44) Усовершенствованная структура

сельского хозяйства.

3. Для присоединения индексов специального определителя

аспекта.

Например: Ф 3 01 (.05:.08) Программа проведения школьных

олимпиад.

4. Для присоединения специального и общего определителей

аспектов.

Например: Ф 301 (.05: 01.30) Организация школьных олимпи-

ад.

В данном случае индекс специального определителя аспекта

помещается перед индексом общего определителя аспекта.

_Следует помнить ., что круглые скобки при присоединении ин-

дексов специальных и общих определителей аспектов при помощи

знака отношения проставляются один раз.

_Например правильное составление индекса:

- 207 -

Ф 3 01: Л 2 (. 05:01.30)

Планирование организации школьных олимпиад.

_Неправильное составление индекса:

Ф 01: Л 2 (.05): (01.00)

Ф 3 01 (.05) : Л 2 (01.)

_Построение индексов со знаком присоединения (+).

Знак присоединения (+) можно использовать в следующих 3-х

случаях:

1. Для закрепления 2-х или _ .3-х индексов определителей

групп населения.

Например: В4 03 -7.1+7.2

Участие рабочих и крестьян в деятельности Коми-

тетов бедноты.

Постоянные и временные работники, работающие по

совместительству в животноводческих товарищест-

вах.

2. Для присоединения 2-х или 3-х определителей языка.

Например: Ф3 01 (.05)=80+96+114

Школьные олимпиады. Документы написаны на русс-

ком и эстонском языках.

Ф 3 01 (0.5) = 80+96+114

Те же документы написаны на русском, узбекском

и эстонских языках.

3. Для присоединения 2-х или 3-х определителей места.

Например: Ф 3 <6.393 + 6.130>

Школьное образование в Белоруссии и Украине .

Ф 3 <6.130 + 6.392+6.393>

- 208 -

Школьное образование в Белоруссии, Узбекистане

и Украине .

Учтите ! Присоединение более 3-х индексов одноименной

таблицы считается нецелесообразным.

Если Вам необходимо отметить более 3-х понятий из однои-

менной таблицы, то проставляется индекс общего понятия, в ко-

торое входят нужные частные понятия.

_Например правильное составление индекса:

Ф 3 <<6.333>>

Школьное образование в Российской Федерации.

_Неправильное составление индекса:

Ф 3 <<6.166 + 6.246 + 6.286 + 6.337>>

Школьное образование в Горьковской, Костромской,

Московской и Ростовской областях.

_Построение индекса со знаком распростронения (/).

Косая черта применяется для построения серийных индексов,

обозначающих комплексные понятия, которые при дальнейшей дета-

лизации образуют однородные частные понятия.

Например: Б 1 01 10/13 Территория. Административно-терри-

ториальное деление.

Для индексирования используется та часть индекса, которая

слева от знака распространения.

Например: В1 01 10 Территория

Исключения составляют серийные индексы А 1 01/09

А 1 10/19

А 1 20/29

А 1 30/39

- 209 -

А 1 40/47

Для индексирования понятий, стоящих непосредственно под

этими индексами, используется весь серийный индекс.

Например: А 1 20/29 Рабочее движение

_Виды индексов, используемые для индексирования документ-

_ной информации.

В процессе индексирования Вы можете оперировать различны-

ми видами индексов.

_Простой индекс . - отдельная запись, отображающая одно по-

нятие.

_Составной индекс . образуется в результате объединения

Blog

7. закономерности роста документной информации