Geum.ru

Специальность: 05. 25. 02 «Документалистика, документоведение, архивоведение»

Вид материалаАвтореферат
Подобный материал:
1   2   3   4   5   6


23


ток института.


Научная новизна и теоретическая значимость работы связаны с отсутствием в отечественном документоведении фундаментальных теоретических и прикладных научных исследований в области управления документацией в организациях.


Данная работа представляет собой первое системное исследование, характеризующееся междисциплинарным подходом, с использованием методологии истории и информационного менеджмента, а также приемов и методов документоведения, архивоведения и информатики. Отличительной особенностью исследования является правовое обоснование предлагаемых решений. В диссертации последовательно проводится идея о том, что управление документацией в условиях современного менеджмента и развития новых информационных технологий должно стать новым этапом развития до-кументационного обеспечения управления, главной особенностью которого является признание информационного ресурса одним из важнейших ресурсов деятельности любой организации. В диссертации впервые в отечественном документоведении исследованы проблемы электронных документов и показано их место в системе управления документацией, предложены меры, направленные на расширение правового поля регулирования жизненного цикла документов в оперативном управлении за счет разработки закона о документации, концепция и основное содержание которого даны в диссертационной работе. Разработаны предложения о содержании и практическом механизме реализации государственной политики, направленные на ликвидацию кризисных явлений в сфере документирования и организации работы с документами в управлении.


В диссертации обосновано применение методологии информационного менеджмента как нового научного направления по отношению к управлению документацией.


Апробация работы. Главные положения диссертационной работы изложены в публикациях по теме исследования, апробированы автором в док-


24


ладах и сообщениях на целом ряде научных конференций. Среди них ежегодная Международная научно-практическая конференция «Документ в информационном обществе» (1993-1999 гг.), Всероссийская конференция «НТИ-95», Всероссийская конференция «Архивоведение и источниковедение отечественной истории: проблемы взаимодействия на современном этапе (1996, 1999 гг.), научно-практическая конференция «Документ. Архив. История. Современность» Уральского государственного университета (2000 г.), конференции Историко-архивного института РГГУ, методологический семинар ВНИИДАД, ежегодная научная конференция Международного института архивоведения (1994-2000 гг., Словения), научные конференции Немецкого общества документоведов (1994 и 1997 гг.), Международный коллоквиум по информации и документации (ФРГ, 1994 г.), Международный форум по электронным документам (Брюссель, 1997 г.), Всероссийская конференция «Правовые проблемы информационного общества» (1999 г.).


Практическая значимость работы. Большой аналитический материал, использованный в диссертации, полученные результаты исследования могут быть применены при создании обобщающих трудов и учебных пособий по вопросам современного документоведения, при выборе методологии разработки и проектирования автоматизированных систем управления документацией в организациях или реальных систем информационного менеджмента.


Материалы диссертации могут также использоваться при подготовке общих и специальных курсов, при определении тематики и методики студенческих курсовых и дипломных работ по документоведческим специальностям.


Положения диссертации использовались при создании проекта новой редакции Государственной системы документационного обеспечения управления, проекта Типовой инструкции по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти, при разработке методических рекомендаций, терминологических словарей, целого ряда научно-исследовательских работ


по плану НИР Федеральной архивной службы и подпрограммы «Развитие архивного дела в Российской Федерации в рамках Федеральной целевой программы «Развитие и сохранение культуры и искусства», при выполнении проекта «Создание и развитие информационной системы по нормативно-методической и правовой информации для документоведения и архивного дела» Федеральной целевой научно-технической программы «Исследования и разработки по приоритетным направлениям развития науки и техники гражданского назначения» на 1996-2000 годы1.


Цель и задачи исследования обусловили выбор структуры диссертации. Диссертационная работа состоит из введения, пяти глав и заключения, списка источников и литературы и приложений к диссертации.


Содержание и основные выводы.


В первой главе диссертации «Документированная информация как ресурс управления» исследуются роль информации в управлении, формирование информационной инфраструктуры организаций, вопросы создания информационных ресурсов.


Представители различных отраслей знания по-разному подходят к определению информации. Независимо от приверженности к той или другой точке зрения все больше ученых склоняются к признанию информации фундаментальной категорией науки в целом, общенаучной категорией2. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» определяет информацию как сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, независимо от формы их представления. Понятие «информация» прочно вошло в документоведческую и архивоведческую литературу. Наиболее фундаментально это понятие исследовалось в работах В.Н. Автократова, Г.Г. Воробьева, Т.В. Кузнецовой, К.И. Рудельсон, А.Н. Соковой и других ученых.


С понятием «информация» тесно связано понятие «информационный процесс». Информационный процесс — сложное сочетание объекта, субъек-


1 Гос. контракт № 205-19100 — П, руководитель проекта MB. Ларин.


2 Урсул А.Д. Путь в ноосферу. — М: Луч, 1993. — С. 81.


26


та и информации1. Информационные процессы включают три основных этапа: производство (социализация знания), обращение (обработка, преобразование, хранение, поиск, распространение, передача, доведение до потребителя) и потребление (получение, восприятие, использование) информации.


Информационные системы в современной литературе характеризуются как интегрированные совокупности, искусственные единства методов и средств распространения, аналитической переработки, накопления, хранения, поиска и предоставления заинтересованным потребителям требуемой информации в заданной форме и объеме2. Эти системы предназначены для целенаправленной поддержки решения управленческих задач.


Информация является основой управления. С ее помощью реализуются связи между управляющей и управляемой подсистемами, между отдельными звеньями организаций. Информация, используемая для целей управления, классифицируется по многим признакам, каждый из которых существенен для формирования информационных ресурсов.


Информация обладает некоторыми общими для всех ее видов свойствами3. Основным свойством информации следует считать ее неразрывную связь с определенной самоорганизующейся системой. Другими важными свойствами информации являются структурированность, смысл и ценность. Ценность информации выражается в таких понятиях, как содержательность, своевременность, полнота, достоверность, оперативность.


Информация на глобальном уровне выполняет множество задач в жизни общества, обеспечивая коммуникации между элементами общественной системы, сохраняя и передавая знания, формируя память человечества. Необходимо выделить исключительную роль, которую информация играет в организациях, поскольку с ее помощью происходит эффективное взаимодействие между уровнями иерархии управления, его субъектами и объектами.


1 Коваяьченко И.Д. Методы исторического исследования. — М., 1987. — С. 109.


2 Райков А.Н. Единство правового и информационного пространства / НТИ. — Сер. 1. Орг. и методика информационной работы. — 1997. — № 7. — С. 4.


Куликовский Л.Ф., Мотов В.В. Теоретические основы информационных процессов. — М.: Высш. школа, 1987.—С. 12.


27


Современная организация трактуется как сложное, комплексное образование. Большая часть организаций представляет собой открытые системы, целостные, состоящие из многочисленных взаимосвязанных частей, тесно переплетающихся с внешним миром. Каждая организация имеет внутреннюю и внешнюю среду.


Внешние и внутренние источники информации, которые оказывают влияние на организацию, образуют ее информационную среду. На ее основе в процессе деятельности организации возникает информационная инфраструктура как специальная система жизнеобеспечения, предлагающая пользователям соответствующую информацию. Центральную роль в этой инфраструктуре играет документированная информация. Другими ее элементами являются информационная технология и информационный персонал.


Информационная инфраструктура организации представляет собой сложную систему, сочетающую структурированную и неструктурированную информацию, информационные процессы, протекающие во взаимодействии с внешней средой организации и охватывающие информационные потоки, призванные объединить все уровни управления, включая рабочие места, в эффективно действующий на базе созданных информационных ресурсов механизм достижения целей организации.


Отношение к информации как ресурсу означает, что по аналогии с другими ресурсами (финансы, оборудование, материалы, технологии, персонал) должен быть создан механизм управления информационными ресурсами, сформированы соответствующие структуры, выработаны новые технологии. Одной из важных характеристик информационного ресурса являются его качество, степень полноты для удовлетворения совокупных информационных потребностей организации.


Согласно Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации» под информационными ресурсами понимаются отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах.


28


банках данных, других информационных системах)1. Обязательным условием включения информации в информационные ресурсы является документирование информации. Таким образом, документ является первичной основой информационных ресурсов. Вместе с тем, по нашему мнению, в информационный ресурс должна включаться информация на носителях, не имеющая статуса официального документа.


Документированная информация наполняет основную часть докумен-топотоков и информационных ресурсов организаций. Как отмечает в этой связи немецкий ученый Т. Зеегер, «документы образуют «сырье» для извлечения документальных данных, которые в результате информационной деятельности поступают к пользователям»2.


Документированная информация является фундаментальной основой информационного ресурса любой организации. Именно эта информация в основном используется в управлении. Документирование информации позволяет зафиксировать ее на определенном носителе, придать ей необходимую организационную форму, удостоверить подлинность и юридическую силу, снабдить необходимыми реквизитами для ее идентификации в целях поиска и использования, а также осуществить полноценную информационную поддержку управленческих процессов и накопить информационный ресурс в целях развития организации и сохранения индивидуальной памяти о ней во времени и пространстве. Исходя из этого, изучение документа как формы организации и представления информации в процессах управления имеет важное самостоятельное научное и практическое значение.


Во второй главе «Некоторые проблемы эволюции управленческого документа» рассматриваются развитие термина «документ», особенности управленческой документации и новый предмет для документоведения — электронный документ.


1 Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» // СЗ РФ. — 1995. — № 8. — Ст. 609. " Grondlagen der praktischen Information und Dokumentation. Указ. соч. — Т. 1. — С. 4.


29


История документа и документации как совокупности документов, связанных между собой формально-логическими связями, является одной из интереснейших тем документоведения и до настоящего времени все еще недостаточно изучена. История позволяет проследить эволюцию документа и ее взаимосвязь с социально-политическими и экономическими изменениями в обществе. Среди главных характеристик процесса эволюции документа можно назвать возникновение, изменение, сохранение и трансформацию форм документов, изменение удельного веса в социальных и управленческих процессах разных видов документов, влияние новых технологий на документ, а также устойчивость основных функций документа: запоминания (фиксации) информации и последующей передачи ее во времени и пространстве. Можно сделать вывод, что документы и документация возникают в связи с общественными потребностями человека и государственными задачами. Любой документ обладает соответствующей функцией или их совокупностью, обусловленной целью создания документа.


К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в области документоведения, архивоведения, библиотековедения нет единства в понимании термина «документ», несмотря на наличие ряда законодательных и гостированных определений. Вместе с тем такая дефиниция необходима для развития теории документоведения и архивоведения, совершенствования методики работы с документами.


Понятие «документ» используется во многих областях знаний и связано с предметом их исследований. Документоведение рассматривает документ как инструмент управления или архивного хранения и в связи с этим изучает его функции и роль в историческом развитии; архивоведение, источниковедение, социология рассматривают документ как носитель информации о прошлом или современности.


Документоведение выделяет три основных составляющих при раскрытии термина «документ»:


1) документ — материальный объект;


30


2) документ — носитель информации;


3) документ — документированная информация.


Наиболее общим считается обозначение документа как материального объекта, с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенного для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования'.


В последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении документа с материальной составляющей на информационную. Введение в практику законодательным путем лонятия «документированная информация (документ)», по мнению В.А. Копылова, основано на двуединстве информации (сведений) и материального носителя (в виде символов, знаков, букв, волн и т.д.). В результате документирования происходит как бы материализация и овеществление сведений2.


В диссертации делается вывод о том, что основу понятия «документ» составляют три основных компонента: информация, материальный носитель информации и фиксация информации с возможностью ее идентификации через реквизиты. Возможность идентификации зафиксированной информации коренным образом отличает документ от других носителей информации. Особенно важным представляется введение в дефиницию термина понятия идентификации документа с точки зрения его применения в управленческой деятельности и архивном деле.


Таким образом, в результате эволюции, понятие документа приходит к его современному, закрепленному в ГОСТ Р 51141-98 официальному толкованию: «документированная информация (документ) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать»3.


1 Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» // СЗ РФ. — 1995. — № 1. — Ст. 1.


1 Копылов В.А. Информация как объект правового регулирования // НТИ. — Сер. 1. Организация и методика информационной работы / ВИНИТИ. — М, 1996. —№ 8. — С. 2. 3 ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. —-М.: Изд-во стандартов, 1998.


31


Документы используются в различных социокультурных средах, одной из которых является управление или управленческая деятельность. Такие документы называют управленческими. Говоря языком документоведе-ния, управленческая документация — это система документации, обеспечивающая управленческие процессы в обществе. Потребности управления формируют соответствующие комплексы документов.


Управленческие документы отличаются стабильностью формальных признаков и взаимосвязанностью различных видов документов, которая определяется факторами: природой управления (иерархичность и соподчинен-ность учреждений и должностных лиц, разделение компетенции и обязанностей), цикличностью процесса управления (непрерывность, периодичность, повторяемость управленческих действий)'.


Практическое назначение управленческого акта требует образования документа строго определенного вида и соответствующего содержания, что закрепляется унификацией и стандартизацией документов2.


Для понимания эволюции документа важно изучить вопрос о его функциях. Подразумевая под функцией документа его целевое назначение, обычно выделяют основные из них: информационную, социальную, коммуникативную, культурную и специальные: управленческую, правовую, учета, исторического источника3. Управленческий документ несомненно обладает функциями фиксации, сохранения и передачи информации, которые реализуют процессы управления. В сфере управления документ выступает как инструмент, средство или способ осуществления процессов управления4. Это главная функция управленческого документа, а все остальные его характеристики являются свойствами или факторами, позволяющими управленческому


1 Банасюкевич В.Д. Управленческая документация как исторический источник (на материалах Министерства угольной промышленности СССР за 1971-1975 гг.): Авгореф. дис.... кандлст.наук: 05.25.02 / МГИАИ. — М., 1977. — С. 21.


2 Теория и практика архивного дела в СССР / МГИАИ. — М., 1980. — С. 68.


3 Организация работы с документами: Учебник. — М.: Инфра, 1998. — С. 66.


4 Банасюкевич В.Д. Функции управленческих документов // Терминологические проблемы в области документоведения и архивоведения: Тезисы сообщений к теоретическому семинару / ВНИИДАД. — М., 1973. — С. 69.


32


документу выполнить его основную функцию.


Не менее важна для управленческой документации и проблема носителя информации, который претерпевает изменения по мере исторического развития. Научно-технический прогресс привел к появлению так называемой электронной документации. Ее специфика заключается в том, что человек не может воспринять электронный документ в том физическом виде, в каком он зафиксирован на носителе.


Кроме того, электронные документы находятся в прямой зависимости от информационных технологий, которые имеют необратимую тенденцию изменяться и устаревать по мере научно-технического прогресса в области техники и программного обеспечения. В этой связи велика опасность утраты доступа к таким документам через определенный промежуток времени.


Несмотря на массовое использование в литературе и практической деятельности термина «электронный документ», его определение еще не устоялось. Из практики европейских архивистов следует, что они не выделяют в архивоведении особого понятия «электронный документ». Так, например, К. Ханниган прямо указывает, что при составлении соответствующего обзора, практически все опрошенные страны ЕС на вопрос об электронных документах ответили, что их законы об архивах действительны для всех видов архивных документов, независимо от носителей'. В недавно опубликованной работе специалистов по корпоративным информационным системам также отмечается, что электронный документ — это «документ, носителем которого является электронная среда — магнитный диск, магнитная лента, компакт-диск и т.д.»2.


На наш взгляд, в понятии электронного документа можно выделить три известные составляющие: зафиксированная информация, носитель,


1 См.: Hannigan К. Zusammenfassende Betrachtung der Verwaltung eiektronischen Archiv-


guts in den Mitgliegstaaten der EU: Beziehungen zwischen offentlichen Verwaltungen und


Archivdiensten — Vortrage und Ergebnisse des DLM — Forums. — Brussels, 1996. — S. 227-


228.


" Клименко С.В., Крохин И.В., Кущ В.М., Лагутин Ю.Л. Электронные документы в


корпоративных сетях. — М., 1999. — С. 266.


идентификационные реквизиты, что не выходит за рамки существующего определения документа1. •:


Представляется, что сегодня следует относиться к «электронным» документам так же, как и к другим технотронным документам, учитывая в действующих правилах и инструкциях специфику носителя информации. Такой подход облегчает последующие вопросы архивной обработки «электронных документов»: о форматах и стандартах записи, о программном и техническом обеспечении, о миграции информации и т.д.


Однако главной проблемой электронных документов является придание им юридической силы. До принятия Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации» вопросы юридической силы документов на машинном носителе и машинограмме регулировались ГОСТ 6.10.4-84, который устанавливал требования к составу и содержанию реквизитов, придающих юридическую силу этим документам, а также порядок внесения изменений в эти документы2. В настоящее время многие положения ГОСТа с точки зрения современного архивного дела требуют пересмотра'.


В соответствии с Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации» при хранении, обработке и передаче документов с помощью информационных и телекоммуникационных систем достоверность информации может подтверждаться электронной цифровой подписью, а также шифрованием, созданием надежной системы защиты от несанкционированного доступа к документам за счет построения системы разграничения прав доступа к информации на различных уровнях иерархии управленческого аппарата4.