Geum.ru

Специальность: 05. 25. 02 «Документалистика, документоведение, архивоведение»

Вид материалаАвтореферат
Подобный материал:
1   2   3   4   5   6


1 Костров А.В. Введение в информационный менеджмент: Учеб. пособие / Влади-мирск. гос. техн. ун-т. — Владимир, 1996; см. также: Перель И.С., Славин В.Н. Информационная деятельность за рубежом и проблемы информационного менеджмента / НПО «Поиск». — М, 1992; Костомаров М.Н. Управление информационными системами за рубежом / РГТУ. — М., 1996.


2 Ларин MB. Управление документацией и новые информационные технологии. — М.: Научная книга, 1998.


3 Никитов В.А., Орлов Е.И., Старовойтов А.В., Савин Г.И. Информационное обеспечение государственного управления. — М.: Славянский диалог, 2000.


4 Herget I. Konzeptjon des Informationsmanagements in Informationswissenschaftlichen Sludienangeboten // Informationsspezialisten fur Europa. Proceedings // Konstanz, 1990; Hofmeister H. W. Einsatz von Dokumentenmanagement in Industrieunternehmen // Deutscher Dokumentartag 1994. —- Frankfurt am Main, 1994. — S. 183-187; Kuhlen R.


13


практически ни в одной из этих работ не сделано попытки применить положения информационного менеджмента к управлению документацией.


Полноценное решение проблемы управления документацией невозможно без правового обеспечения. Очевидно, что усиление роли права в современной России является необходимым условием эффективности государственного управления. Область информации и документации в последние годы стала самостоятельным объектом исследований ученых-правоведов, сформировалась даже новая отрасль — информационное право. В работе В.А. Копылова систематизированы все действующие правовые акты, касающиеся регулирования информации, документации, архивного хранения документов1. Автор привлекает внимание к категории «документированная информация», которая, по его мнению, недостаточно отражена в действующем законодательстве, и выдвигает задачу правового решения проблем электронных документов.


Глубокие исследования правовых аспектов документированной информации в условиях внедрения новых информационных технологий, компьютерной техники, телекоммуникационных сетей, признания информации важнейшим ресурсом управления предпринимает И.Л. Бачило. Ее работы служат наглядным примером адекватной реакции ученого на вызовы времени и представляют большую ценность для настоящего исследования2.


Informationsmarkt. — Konstanz, 1995; SeegerT. Aspekte der Professionaiisierung des Berufsfeldes Information und Dokumentation. — K.G. Saur, 1990; Vogel E. Informationsmanagement. — Grundlagen der praktischen Information und Dokumentation. Band 2, K.G. Saur, 1990, S. 897—927; WersigG. Organisations — Kommunikation: Die Kunst, ein Chaos zu organisieren. — FBO Verlag, Baden-Baden, 1989: Wolfram G Organisatorische Gestaltung des Informationsmanagements. — Verlag losef Eul, Gladbach-Koln, 1996 и др.


1 Копылов В.А. Информационное право. — М.: Юрист, 1997; Он же. Информация как объект правового регулирования // НТИ / ВИНИТИ. — М., — 1996. — № 8; Он же. К вопросу об информационной собственности // НТИ. Сер. 1. Организация и методика информационной работы / ВИНИТИ. — М., — 1998. — № 3.


~ Комментарий к Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации» (под ред. И.Л. Бачило, А.В. Волокитина и др.). М.: ИГП РАН, 1996; Бачило И.Л. О праве собственности на информационные ресурсы // Информационные ресурсы России. — М., — 1997. — № 4; Она же. Информационные ресурсы как объект права и объект отношений, регулируемых ГК РФ // Там же. —J999. —№ 1; Она же.


14


Управление документацией как функция менеджмента осуществляется в организациях в условиях процесса принятия решений по достижению выбранной цели. Именно поэтому управление документацией тесно связано с проблемами менеджмента, организационными структурами, вопросами проектирования информационных систем управления, их внедрения и эксплуатации, с автоматизацией управленческих процедур и процессов.


Современные исследования по менеджменту организаций показывают огромное значение рациональной обработки информации для достижения стратегических и оперативных целей. Глобализация мировых экономических, социальных и информационных процессов прямо влияет на качество управления. Методы решения задач управления в организациях на фоне современных геополитических реалий и с учетом развития информационного общества отражены в ряде крупных монографических исследований и статьях, современных учебниках отечественных и западных специалистов'.


Эволюция документа, систем делопроизводства и документационного обеспечения управления происходит в конкретных исторических условиях и обусловливается ими. Работы исследователей отечественной истории, в особенности историков государственных учреждений, высвечивают тесную связь реформ делопроизводства с реформами управления и их адекватность социально-экономическим и политическим условиям того или иного периода российской истории. Труды Н.П. Ерошкина и Т.П. Коржихиной, а также Т.Г. Архиповой, А.С. Сенина, Т.М. Смирновой, С.П. Стрекопытова, других ученых по истории государственных учреждений наглядно демонстрируют построение системы управления в конкретную историческую эпоху и тем


Правовые вопросы документирования в условиях информатизации // Проблемы законодательства в сфере информатизации: Тез. докл. седьмой Всерос. конф. — М.: ГУП «ВИМИ», 1999 и др.


' Управление организацией: Учебник / Под ред. А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, Н.А Саломатина. — М.: Инфра, 1998; Кульба В.В., Малюгин В.Д., Шубин А.Н., Bye M.A. Введение в информационное управление. — СПб., 1999; Марка Д., Макгоун К. Методология структурного анализа и проектирования / Пер. с англ. — М.: МетаТехнология, 1993; Мир управления проектами / Под ред. X.Решке, X.Шелле. — М.: Алане, 1994; Мескон М.З., Альберт М„ Хедоури Ф. Основы менеджмента. — М.: Дело, 1992 и др.


15


самым дают возможность исследовать организацию делопроизводства в аппарате управления.


Источниковедение как научная дисциплина достаточно близко стоит к документоведению в части решения задач системного изучения документального массива в историческом развитии. В этой связи, работы Бородки-наЛ.И., Воронковой С.В., Голикова А.Г., Каштанова С.М., Козлова В.П., Медушевской О.М., Муравьева В.А., Соколова А.К., Шмидта С.О. и других позволили использовать накопленный источниковедением опыт для анализа эволюции документов и систем документации.


Проведенный анализ показывает, что, несмотря на значительный объем исследований, выполненный по смежным направлениям поставленной проблемы, приходится констатировать весьма слабую разработанность собственно проблемы управления документацией. Так, недостаточно разработаны вопросы о взаимосвязи реформ государственного управления и делопроизводства, о роли государственного регулирования документальной среды; требуют более углубленного системного исследования терминологические проблемы документа, его эволюции под влиянием социальных и технических факторов. Несомненный интерес в историческом плане представляет постсоветский период развития делопроизводства и документационного обеспечения управления, связанный с изменениями управленческих структур и функций, решением задач вхождения России в мировое информационное пространство. До настоящего времени отсутствует всестороннее и комплексное исследование управления документацией с учетом анализа применяемых новых информационных технологий.


Объектом исследования в диссертации является документированная информация в системах управления. Документированная информация в процессе управления выполняет важнейшую роль, обеспечивая наполнение информационных ресурсов организаций. В связи с усложнением структуры и содержания информационных ресурсов, взрывным ростом их объема, возникает важнейшая задача рационального управления ими.


L


16


Современное состояние документальной среды обусловлено не только социально-экономическими преобразованиями, но и развитием информационных технологий. Большое значение в современном управлении приобретают компьютерные технологии и средства, обеспечивающие на базе действующего законодательства и других правовых норм оперативность фиксации, сбора, обработки, поиска и передачи информации, надежность ее хранения, удаленный доступ, предоставление информации в нужное время, на нужном носителе и в нужной форме, с учетом психологических и эргономических требований. Открывшийся доступ к мировым информационным ресурсам, переход на электронные документирование, хранение и передачу документов, т.е. переход на принципиально новые способы организации информации и доступа к ней, ставят перед документоведением, архивоведением, документалистикой и другими научными дисциплинами, имеющими в качестве объекта исследования документ, принципиально новые научные и прикладные проблемы. Их решение требует осмысления богатого исторического опыта эволюции документа как носителя информации, развития делопроизводства, смены носителей и технологий и формулирования соответствующих зависимостей.


Предметом исследования является управление документацией в организациях. Управление документацией как предмет исследования является новой научной категорией. Однако оно базируется на предшествующем опыте и теоретико-методологическом фундаменте отечественного докумен-товедения, традиционно изучающего документ, системы документации, процессы документирования и организацию работы с документами в управлении. Управление документацией рассматривается нами как интегрирующая и более высокая стадия развития таких понятий как делопроизводство и документационное обеспечение управления.


«Управление документацией», как универсальный термин, имеет международное признание и распространение. Он обозначает управление созданием, использованием и хранением документов организации в течение их


17


жизненного цикла на принципах экономичности и эффективности, с использованием новых информационных технологий, обеспечивающих качественный менеджмент по отношению к документации как полноценному ресурсу управления. Если делопроизводству отводилась роль технической функции управления, а документационному обеспечению управления - вспомогательной, то управлению документацией в организации отводится роль основной функции менеджмента.


Управление документацией рассматривается нами в конкретных условиях функционирования организаций. При этом под организацией понимается любая структура, соответствующая правовому понятию организации, независимо от ее иерархического уровня, функциональной направленности и формы собственности.


Целью диссертационного исследования являются решение научной проблемы управления документацией в условиях новых информационных технологий в организациях различного типа, формирование концепции и методологии управления документационными ресурсами для принятия решений на базе информационного менеджмента в историческом развитии.


Основные задачи исследования:


анализ роли информации в управлении и структуры современных информационных ресурсов в организациях;


изучение истории отечественного делопроизводства и эволюции документа как базы современного управления документацией;


исследование специфики электронных документов;


разработка принципов создания общегосударственной системы управления документацией и вопросов ее правового обеспечения;


документоведческий анализ современных информационных технологий и автоматизированных систем документационного обеспечения управления;


исследование информационного менеджмента как методологической основы для построения системы управления документацией в организации.


18


Хронологические рамки исследования обусловлены спецификой избранной темы. По некоторым направлениям они охватывают исторический период с момента возникновения Русского централизованного государства до настоящего времени, однако основная часть работы освещает проблемы управления документацией последнего десятилетия.


Углубляясь в историю делопроизводства, мы преследовали цель проследить взаимозависимость реформ государственного управления и реформ делопроизводства, выявить преемственность и особенности систем делопроизводства в разные исторические эпохи, показать процесс трансформации делопроизводства в документационное обеспечение управления и создания предпосылок перехода к управлению документацией в современных условиях информатизации общества. Исследование документа как основного объекта управления документацией обусловлено процессом становления доку-ментоведения как научной дисциплины, поэтому большее внимание мы уделили периоду, начиная с 1960-х годов, когда зарождается документоведение как научная дисциплина и появляется значительный объем исследований по вопросам, связанным с функционированием документа во всех сферах общественной жизни.


Вопросы автоматизации делопроизводства рассмотрены нами в неразрывной связи с информатизацией общества, начало которой положено распространением электронно-вычислительной техники и разработкой автоматизированных систем управления на рубеже 60-70-х годов XX столетия. Проблема информационного менеджмента появилась в западной практике в начале 1970-х годов, именно эти годы мы взяли в качестве точки отсчета для ее рассмотрения.


Таким образом, междисциплинарный характер исследования потребовал исторических ретроспекций разной глубины, в зависимости от того, насколько это было необходимо для целей данной работы.


В качестве рабочей гипотезы мы выдвигаем положение о том, что в —Российской Федерации созрели необходимые предпосылки для широкого


19


внедрения управления документацией в организациях на основе методологии информационного менеджмента, соответствующего достигнутому уровню информатизации страны и социально-экономическим условиям.


Основой методологии диссертационного исследования является реалистичный и всесторонний подход к анализу развития управления документацией, рассмотрение его комплексно и в динамике, с учетом всей совокупности фактов и отказом от идеологизированного взгляда на историю проблемы. Методология работы представляет собой творческое соединение различных методов: общенаучных, методов других наук и собственно доку-ментоведческих. Для решения поставленных задач использовались традиционные исследовательские методы: исторический, системный, сравнения (компаративистики), структурно-функциональный, классификации и моделирования, статистический, а также иные частные методы.


Ключевую роль в данной работе играет системный метод как направление научного познания, в основе которого лежит рассмотрение объектов как систем, т.е. раскрытие целостности объекта, выявление многообразных типов связей в нем и сведение их в единую картину.


Источннковая база диссертации. С учетом недостаточной разработанности темы, при работе над диссертацией был использован широкий круг источников, который можно разделить на следующие основные группы: законодательные и правительственные акты по вопросам информатизации, архивного дела, управления документацией, делопроизводства и стандартизации; нормативные и методические материалы, государственные стандарты; терминологические словари, методическая литература; научные отчеты, материалы исследований, хранящиеся в справочно-информационном фонде ОЦНТИ ВНИИДАД; архивные документы.


Кроме того, в процессе подготовки работы автором использован собственный опыт научных исследований и организационного проектирования по вопросам документоведения, документационного обеспечения управления (делопроизводства), результаты зарубежных стажировок.


20


Представляет интерес группа законодательных и нормативно-правовых актов, исследование которых позволяет проследить эволюцию государственного регулирования делопроизводства.


В дореволюционной России последовательно действовал ряд правовых актов, закреплявших правила приказного и коллежского делопроизводства. Среди них необходимо выделить Генеральный регламент 1720 г., который впервые в истории России поставил делопроизводство на твердую почву закона и определил его основополагающие принципы почти на два столетия1.


В советское время также уделялось внимание вопросам документирования и их законодательному оформлению. Первые декреты советской власти по вопросам делопроизводства носили характер разрозненных правовых актов по актуальным вопросам документирования управленческих действий. Они отражены в опубликованных сборниках нормативных актов2.


Следующая группа правовых актов, использованных в работе, связана с деятельностью НК РКИ СССР и его подведомственных органов по совершенствованию делопроизводства в 1920-е и начале 30-х годов3.


Особого внимания потребовали нормативные акты советского правительства, которые последовательно раскрывают переход делопроизводства в ведение архивных органов, изменение их задач и функций в советский период истории, а также документы, связанные с разработкой Единой государственной системы делопроизводства4.


Основным правовым актом, определяющим современную государственную политику и права граждан России в сфере информационно-докумен-тационного обмена, является Конституция Российской Федерации, в которой


1 Генеральный регламент от 28 февраля 1720 г. // ПСЗ Российской Империи. —Т. VI. — № 3534; Учреждения для управления губерний Всероссийской империи // ПСЗ Российской Империи. Собр. Первое. — Т. XX. — № 14392; Общее учреждение министерств 1811г.// ПСЗ Российской Империи. — Собр. Первое. — Т. XXXI. — № 24686. " Собрание узаконений и распоряжений Рабоче-крестьянского правительства РСФСР (1918-1923 гг.).


Научная организация труда, производства и управления: Сборник документов и материалов 1918-1930 гг. — М., 1969.


Основные декреты и постановления советского правительства по архивному делу 1918-1982 гг. — М.: Главархив СССР, 1985.


21


записано: «Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом...» (ч. 4, ст. 29).


В Российской Федерации в развитие конституционных норм на законодательном уровне закреплены основы государственной политики по отношению к информации и документации. Системообразующим актом в этой области является Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации»1. Он определяет правовой режим документирования информации, право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах, категории информации по уровню доступа к ней, порядок правовой защиты информации. Закон устанавливает также ответственность органов государственной власти, организаций и их должностных лиц за правонарушения при работе с документированной информацией.


Важное место в ряду законодательных актов, регулирующих работу с документами, занимает законодательство об Архивном фонде Российской Федерации и архивах2. Оно состоит из Основ законодательства РФ «Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» и соответствующих законов республик в составе Российской Федерации, иных правовых актов РФ и республик, а также краев, областей, автономной области, автономных округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга. Основы законодательства регулируют формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими в целях обеспечения сохранности архивных документов и их всестороннего использования в интересах граждан, общества и государства. Однако данные законодательные акты не содержат правовой регламентации вопросов делопроизводства.


В процессе работы использовано также зарубежное законодательство (Белоруссия, Киргизия, США, Узбекистан, ФРГ, Чехия и др.).


' СЗ РФ. —1995. —№ 8. —Ст. 609.


~ Ведомое™ Съезда народных депутатов РФ и Верховного Совета РФ. — 1993. — № 33.


— Ст. 1311.


22


Важными источниками исследования являются нормативно-методические материалы и государственные стандарты по вопросам документации, классификаторы и перечни документов. В этой группе источников необходимо отметить все редакции Единой государственной системы делопроизводства, унифицированные системы документации, правила работы государственных и ведомственных архивов, перечни документов с указанием сроков хранения, инструкции по делопроизводству, проспекты и описания разработанных автоматизированных систем документационного обеспечения управления, государственные стандарты СССР и Российской Федерации, международные стандарты в области документации.


В процессе подготовки диссертационного исследования использовались многочисленные периодические издания: «Отечественные архивы», «Вестник архивиста», «Делопроизводство», «Секретарское дело», «Служба кадров», другие журналы профильной и смежной тематик, материалы научных конференций, семинаров и симпозиумов. Привлекались также публикации зарубежных научных журналов, в основном, «Records management guar-terly» (США), «Nachrichten fur Dokumentation», «Der Archivar», «Cogito» (ФРГ').


В ходе работы были использованы архивные документы по тематике исследования. Особенно большое значение имеют архивные документы по истории складывания и развития советского делопроизводства. Среди них следует выделить документы НК РКИ и Института техники управления, специально занимавшихся вопросами совершенствования делопроизводства в 20-е годы1.


Основные положения и выводы диссертации непосредственно связаны с научно-исследовательскими работами данного профиля Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела Федеральной архивной службы России, и нашли практическое применение при разработке целого ряда научно-исследовательских тем, выполненных под руководством автора, и в комплексе нормативно-методических разрабо-


1 ГАРФ. Ф. Р-374. Народный комиссариат Рабоче-крестьянской инспекции СССР; Ф. Р-4084. Государственный институт техники управления.