Geum.ru

Внедрение автоматизированных информационных технологий в государственный учет Архивного фонда Российской Федерации

Вид материалаДокументы
Подобный материал:
Внедрение автоматизированных информационных технологий в государственный учет

Архивного фонда Российской Федерации


В настоящее время, когда одной из основных государственных задач является построение единого информационного пространства, нет необходимости говорить о месте и значимости внедрения информационных технологий в работу архивных учреждений.

Приоритетное направление в области внедрения автоматизированных архивных технологий – развитие общеотраслевой системы автоматизированного централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

В последние годы проведена значительная работа по созданию, продвижению и развитию этой системы. Определена и создана модель системы баз данных, необходимых как архиву, так и отрасли в целом, определено взаимодействие баз данных в самом архиве и по иерархии – с базами данных органов управлений архивным делом и БД Росархива; обозначены основные требования к программному обеспечению, выполняющему функции автоматизированного госучета:
  • оно должно быть унифицированным по отрасли;
  • должна быть преемственность по отношению к традиционным методикам, а также к предшествующему программному обеспечению;
  • для облегчения работы с программным обеспечением, оно должно иметь дружественный интерфейс;
  • работать как в автономном, так и в сетевом режимах.

Определены стратегические задачи системы, в том числе:

- полный охват архивов всех уровней и органов управления архивным делом;

- учет всех видов документации;

- полный учет архивных документов на уровнях Фонд и Опись;

- автоматизированное формирование архивных учетных документов.

Создается правовая основа государственного учета, осуществляемого в соответствии со ст. 19-й 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Взамен Временного порядка автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, регулирующего ввод сведений в БД «Архивный фонд», «Фондовый каталог» и «Центральный фондовый каталог», и Регламента государственного учета документов АФ РФ разработан проект Порядка государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, в котором определены основные принципы и требования к ведению системы автоматизированного государственного учета. В настоящее время проект Порядка представлен на утверждение в Минкультуры России.

По уточненным данным на 01.01.2009 г. в системе автоматизированного государственного учета работают все 14 федеральных архива с фондовой организацией документов. Число региональных государственных архивов, включенных в систему, достигло 194, т.е. 92% (оставшиеся 17 госархивов, как предполагается, войдут в систему в течение одного - двух лет); количество участвующих в работе системы муниципальных архивов составило 1 453, или 61%. ПК «Фондовый каталог» ведут 56 субъектов Российской Федерации. Система в целом включает 1 661 архив в 80 субъектах Российской Федерации.

В 2006 г. Росархив в рамках ФЦП «Культура России» разместил государственный заказ на научно-исследовательскую работу по созданию программного продукта – полнофункциональной, унифицированной основы для системы автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

Разработанная в результате НИОКР новая 4-ая версия программного комплекса (ПК) «Архивный фонд» в течение прошлого года прошла опытную эксплуатацию в 3-х федеральных и в государственных архивах 9 субъектов Российской Федерации, по итогам которой была доработана и представлена разработчиком ООО «Электронные офисные системы» в Росархив. Кроме того, был разработан конвертер оцифрованных описей формата MS Access в ПК «Архивный фонд» (4-я версия). Все имущественные права на данные продукты принадлежат Российской Федерации, от имени которой выступает Федеральное архивное агентство. В данный момент завершается процедура регистрации результата НИОКР в Федеральном институте промышленной собственности Федеральной службы по интеллектуальной собственности, патентам и товарном знакам (ФГУ ФИПС). Надеемся вскоре получить свидетельство о государственной регистрации данного ПК.

Решением коллегии Росархива от 12 февраля 2009 г. новая 4-я версия ПК «Архивный фонд» утверждена в качестве отраслевого программного обеспечения для ведения автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. В решении коллегии предложена система мероприятий по внедрению нового ПО в работу архивов, где предусмотрено, что федеральные архивы должны завершить работу по внедрению программы в основном к концу 2009 г., для государственных и муниципальных архивов субъектов Российской Федерации, многие из которых нуждаются в укреплении материально-технической базы, установлен более длительный срок – до конца 2010 г. Сразу отмечу, что сроки внедрения ПК «Архивный фонд» (4-я версия) скорее всего будут продлены, но окончательное решение об этом будет приниматься в конце года на основании данных итоговых годовых отчетов о ходе внедрения программы.

В течение февраля - марта нынешнего года ПК «Архивный фонд» (4-я версия) был бесплатно передан во все федеральные архивы и в уполномоченные органы управления архивным делом всех субъектов Российской Федерации. Предварительно, еще в августе 2008 г., во все выше перечисленные архивные учреждения мы направили письмо «О техническом и программном обеспечении ПК «Архивный фонд» (4-я версия), для организации закупки необходимого компьютерного оборудования и программного обеспечения.

Один комплект рассылки ПК «Архивный фонд» (4-я версия) состоял из коробки, в состав которой входили:

- решение коллегии Росархива от 12.02.2009 с приложениями;

- установочный диск (компакт диск), содержащий дистрибутив ПК «Архивного фонда» (4-я версия), сопутствующую документацию в электронном формате (pdf), учебные видеопособия по установке необходимого программного обеспечения, программы Adobe Acrobat Reader 7.0 рус. и SQLExpress2005;

- Описание системы;

- Руководство администратора;

- Руководство пользователя;

- Руководства технолога.

Как уже говорилось, новая версия ПК «Архивный фонд» реализована на современной программной платформе со своими внутренними форматами представления данных, что влечет за собой необходимость соответствующей модернизации программных комплексов «Фондовый каталог» и «Центральный фондовый каталог». Эти работы начаты в текущем году в рамках НИОКР ФЦП «Культура России».

В этой связи обращаю Ваше внимание на то, что при подготовке годовой отчетности те архивные учреждения, которые в полном объеме перешли на ведении 4-ой версии ПК «Архивный фонд», информационные массивы в Росархив не представляют до того момента пока не будут разработаны и внедрены новые версии программных комплексов «Фондовый каталог» и «Центральный фондовый каталог». Те же архивные учреждения, которые пока не перешли полностью на ведение 4-ой версии программы или работают с ней в тестовом режиме, как и раньше передают в автоматизированный Центральный фондовый каталог Росархива информационные массивы в формате 3-ей версии ПК «Архивный фонд».


По состоянию на 1 июня 2009 года сведения о внедрении новой 4-ой версии ПК «Архивный фонд» представлены 11 федеральными архивами и 73 уполномоченными органами исполнительной власти в области архивного дела субъектов Российской Федерации (не представили сведения о ходе внедрения программы РГИА, РГАКФД, РГАФД, РГИА ДВ, Ингушетия, Северная Осетия-Алания, Чеченская Республики, Астраханская, Кемеровская, Свердловская, Тверская, Ярославская области, Чукотский автономный округ).

Из полученных материалов следует, что подготовка к внедрению ПК «Архивный фонд» во многих регионах была начата еще в 2008 г. после вышеупомянутого письма Росархива «О техническом и программном обеспечении ПК «Архивный фонд» (4-я версия)». Были организованы обследование имеющегося в архивных учреждениях программно-технического обеспечения и по возможности закупка необходимого компьютерного оборудования и лицензионного программного обеспечения. По результатам обследования во многих регионах были разработаны или готовятся к утверждению Планы по адаптации компьютерного парка архивных учреждений к внедрению новой версии «Архивного фонда».

В целом, обследование показало, что наиболее подготовленными к внедрению 4-ой версии ПК «Архивный фонд» оказались, как мы и предполагали, федеральные, а также государственные архивы субъектов Российской Федерации. Технические же возможности муниципальных архивов далеко не везде соответствуют необходимым минимальным требованиям программы. Так, по предварительным оценкам, только около 20% муниципальных архивов располагают необходимой техникой и программным обеспечением. Одним из решающих факторов, сдерживающих темпы обеспечения архивов необходимыми техническими и программными средствами, является недостаток финансирования из местных бюджетов.

В РГВИА, Национальном архиве Республики Карелия, Управлении по делам архивов Краснодарского края, Комитете по управлению архивами Курганской области, Управлении по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры созданы рабочие группы по внедрению программного комплекса «Архивный фонд» (4-я версия), в состав которых вошли сотрудники отделов обеспечения сохранности и государственного учета, научно-справочного аппарата, распределены и закреплены приказами обязанности членов группы.

Практически все федеральные архивы и абсолютное большинство органов управления архивным делом субъектов РФ, на основе модельных планов, разработали и оформили приказом собственные планы по внедрению программного комплекса «Архивный фонд» (4-я версия).

На данный момент всеми органами управления архивным делом определены перечни государственных и муниципальных архивов, в которых планируется внедрение программы, количество рабочих мест и режима работы программы в каждом архиве, по необходимости организуется и проводится тиражирование и распространение дистрибутивов ПК «Архивный фонд» (4-я версия) и сопутствующей документации в архивные учреждения субъектов РФ.

В Республиках Башкортостан, Марий Эл, Кабардино-Балкарской, Удмуртской Республике, Ставропольском крае, Кировской, Курской, Оренбургской, Ростовской, Челябинской областях проведены совещания-семинары по инсталляции и внедрению ПК «Архивный фонд» с демонстрацией его возможностей.

На базе некоторых органов управления архивным делом (Курская, Смоленская и Томская области) в помощь муниципальным архивам организована разработка пошаговых инструкций по инсталляции ПК «Архивный фонд» (4-я версия), а также необходимого программного обеспечения для его внедрения, инструкции с описанием процедуры импорта данных из третьей версии программы в четвертую.

В большинстве архивов, где планируется внедрение новой версии «Архивного фонда», а также в некоторых органах управления архивным делом субъектов РФ проведена пробная инсталляция программы (как правило, в однопользовательском режиме), осуществлена конвертация данных из третьей версии программы в четвертую, ведется работа по проверке и корректировке загруженной информации. В ГА РФ, РГАЭ также проведена пробная конвертация данных из электронных описей формата MS Access в 4-ю версию «Архивного фонда». В дальнейшем данная работа запланирована в РГАНТД, РГАСПИ, Удмуртской Республике и др.

Обучение сотрудников государственных и муниципальных архивов работе с ПК «Архивный фонд» (4-я версия) во многих субъектах РФ организуется на базе архивных управлений силами штатных специалистов. В тех регионах, где позволяет финансирование, обучение проводится на базе официальных партнеров компании «Электронные офисные системы». Так, в Ставропольском крае на данный момент обучение на базе фирмы «Бизнес-ИТ» уже прошло 29 человек, в Республике Башкортостан обучение по мере необходимости проводится на базе ООО «Медиалюкс» (в том числе при необходимости – с выездом на места в архивы). До конца 2009 и в 2010 годов, при наличии соответствующих финансовых средств, на базе официальных партнеров ООО «Электронные офисные системы» планируется обучение сотрудников архивных учреждений Республик Бурятия, Калмыкия, Чувашия, Алтайского, Краснодарского, Приморского краев, Иркутской, Кировской, Орловской, Пензенской, Рязанской областей.

Во втором полугодии Росархив планирует организовать централизованную учебу для сотрудников федеральных архивов, где обучение пока проводится собственными силами. При необходимости специалисты архивных учреждений обращаются за консультацией в Росархив и в группу технической поддержки разработчика программы ООО «Электронные офисные системы».

Многие федеральные архивы и субъекты РФ просят организовать обучение работе с ПК «Архивный фонд» (4-я версия) разработчиком программы, а также его официальными партнерами бесплатно. Понятно, что организация данной работы на их базе безвозмездно невозможна, т.к. эти компании являются коммерческими организациями.

В этой связи следует подумать об организации бесплатного обучения сотрудников, работающих с новой версией программы, на базе ОЦПК ВНИИДАД.

Несмотря на определенные успехи в области внедрения 4-ой версии ПК «Архивный фонд», нельзя не отметить ряд причин, препятствующих быстрому и качественному процессу внедрения.

Во-первых, как уже было сказано, во многих муниципальных архивах внедрение новой версии программы невозможно по причине недостатка необходимого технического и программного обеспечения, а также финансирования в необходимом объеме.

Во-вторых, внедрение сдерживается отсутствием в штате архивов ИТ-специалистов, а также низкой компьютерной грамотностью сотрудников архивов, ограниченным количеством штатных единиц при больших объемах работы, в том числе по исполнению социально-правовых запросов.

В основе третьей причины лежат проблемы скорее психологического характера. Говоря о трудностях внедрения программы, нельзя не сказать о том, что продвижение нового программного продукта всегда связано с изменениями в работе архива в целом:

- появляются новые функции: администрирование БД, обслуживание системы;

- возникает двойная нагрузка на людей: внедрение новых способов работы и в то же время выполнение текущих задач. В связи с этим производительность на начальном этапе внедрения обязательно снижается. Описанные моменты приводят к возникновению классического препятствия: сопротивлению изменениям со стороны сотрудников архивов (особенно тех, кто работал с предыдущими версиями программы, привык к другому интерфейсу и иным функциональным особенностям программы). Это абсолютно нормальная реакция. Ведь людям свойственно противится новому, каким бы хорошим оно не было. В начале внедрения противодействие неизбежно. Многие специалисты, не понимающие происходящих перемен, могут бояться и саботировать внедрение. Поэтому нам с Вами, как руководителям, необходимо рассказывать, разъяснять, успокаивать людей, т.е. заниматься в определенной степени просветительской деятельностью. При этом необходимо объяснять, что ускорение и отдача от внедрения нового программного обеспечения появятся только к концу внедрения, когда сотрудники перейдут от тестовой эксплуатации программы к промышленной.

Несколько слов о предложениях и замечаниях по усовершенствованию ПК «Архивный фонд» (4-я версия). Как и при работе с любым новым программным продуктом, при внедрении «Архивного фонда» будут обнаруживаться (и на данный момент кое-то уже выявлено) какие-то погрешности в работе программы, ошибки, некорректное выполнение тех или иных её функций, неверное формирования каких-либо отчетов и т.п. В связи с этим, убедительная просьба незамедлительно сообщать сведения о подобных проблемах в программе в Росархив (можно по электронной почте) и в группу технической поддержки разработчика программы. Начиная со второго полугодия текущего года, по конструктивным замечаниям архивистов будут вноситься соответствующие изменения в программу, а файлы с обновлениями программы и инструкция по их установке будут размещаться на сайте «Архивы России», о чем архивные учреждения будут оповещены Росархивом по электронной почте. Что касается предложений по усовершенствованию программы, то в конце 2009 г. по результатам анализа отчетов о внедрении программы Росархив совместно с разработчиком решат вопрос о необходимости модернизации данного программного продукта.

В целом, подводя предварительные итоги внедрения ПК «Архивный фонд» (4-я версия), можно сказать, что начальный этап данной работы завершен и завершен достаточно успешно. Проделана значительная подготовительная и организационная работа. В дальнейшем, для активизации работы, нам необходимо мобилизовать все ресурсы (материальные, технические, кадровые) на решению выше обозначенных проблем. Конечная цель для нас – полный переход государственных и муниципальных архивов на ведение государственного учета в автоматизированным режиме, представление открытой части ресурсов, накопленных в БД «Архивный фонд» и автоматизированном ЦФК Росархива, в режиме свободного удаленного доступа в сети Интернет поиска гражданами необходимой им информации.