Міністерство транспорту України Інструкція по діловодству в Міністерстві транспорту України

Вид материала

Документы

Содержание 1. Загальні положення 2..Документування управлінської діяльності міністерства З. приймання, розгдяд і реєстрація кореспонденції 4. Складання та оформлення службових документів 5. Порядок обробки та відправлення вихідної кореспонденції 6. Організація контролю за виконанням документів Міністерство транспорту україни реєстраційна картка Міністерство транспорту україни реєстраційна картка Дозвіл управління справами

Подобный материал:

• Про затвердження змін до деяких нормативно-правових актів Міністерства транспорту України, 497.18kb.
• Міністерство транспорту та зв'язку україни наказ від 31 серпня 2005 року n 507 Про, 4303.44kb.
• Про затвердження Типової програми підготовки та підвищення кваліфікації фахівців Наказ, 429.88kb.
• Закон україни про Національну комісію регулювання транспорту України, 113.94kb.
• Розвиток автомобільного транспорту, 32.34kb.
• Міністерство транспорту та зв'язку україни, 1344.63kb.
• Міністерство транспорту та зв'язку україни державна адміністрація автомобільного транспорту, 25.03kb.
• Правила пожежної безпеки на залізничному транспорті, затверджені Міністерством шляхів, 1779.47kb.
• Офесор, почесний працівник Міністерства транспорту та зв’язку України, начальник державної, 193.93kb.
• Про затвердження Правил перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні Наказ, 1922.78kb.

Міністерство транспорту України


Інструкція по діловодству в Міністерстві транспорту України


Київ -1996





МІНІСТЕРСТВО ТРАНСПОРТУ УКРАЇНИ

НАКАЗ

30. 09.96 м.Київ № 307

Про затвердження і введення в дію Інструкції по діловодству в Міністерстві транспорту України

З метою поліпшення управлінської праці та організації контролю за виконанням доручень директивних органів і власних рішень, запровадження вимог державних стандартів з питань діловодства,

НАКАЗУЮ :

1. Затвердити Інструкцію по діловодству в Міністерстві транспорту і ввести її в дію з 0І.10.96.

2. Керівникам Державних департаментів, начальникам Головних управлінь, Управлінь, самостійних відділів Міністерства взяти Інструкцію до керівництва, організувати її вивчення всіма працівниками та забезпечити неухильне додержання її вимог.

3. Головному управлінню справами організувати вивчення положень Інструкції з працівниками Загального відділу, відповідними спеціалістами по діловодству Державних департаментів, Головних управлінь, Управлінь, самостійних

відділів Міністерства.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Головне управління справами.

Міністр І.П. Данькевич



Затверджено Наказом Міністерства транспорту України від "30" 09.96 №307

ІНСТРУКЦІЯ по діловодству в Міністерстві транспорту України

1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1.1. Ця Інструкція встановлює загальні правила документування управлінської діяльності Міністерства і регламентує постановку діловодства від моменту надходження або підготовки документів до передачі їх в архів Міністерства.

1.2. Інструкція визначає порядок загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, що не мас таємного характеру.

1.3. Викладені в Інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів в системі Міністерства грунтуються на вимогах Основних положень Єдиної державної системи діловодства і стандартів па організаційно-розпорядчу документацію.

1.4. Відповідальність за організацію і ведення діловодства покладається на Головне управління справами та керівників Державних департаментів, Укрзалізниці, корпорації "Укравтодор", Головних управлінь, Управлінь, самостійних відділів Міністерства.

1.5. Загальне керівництво роботою діловодства здійснює Міністр щодо здійснення контролю за суворим дотриманням в апараті Міністерства, Державних департаментах, Укрзалізниці, корпорації "Укравтодор" та підвідомчих організаціях вимог щодо складання. оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених основними положеннями Єдиної системи діловодства України;

забезпечення регулярної перевірки стану діловодства в апараті Міністерства та підвідомчих організаціях;

вжиття необхідних заходів до скорочення службового листування;

доцільності подання структурними підрозділами звітів, зведень та інших документів, які не передбачені статистичною звітністю та не викликаються необхідністю;

сприяння раціоналізації та механізації діловодних процесів, вжиття заходів до забезпечення оснащення Головного управління справами сучасним обладнанням та засобами оргтехніки;

2

забезпечення організації навчання працівників діловодства Міністерства та відповідальних за це осіб в його структурних підрозділах для підвищення ділової кваліфікації;

1.6. При звільненні працівника, а також у разі його відпустки чи відрядження, тимчасової непрацездатності, всі невиконані службові документи передаються для виконання особі, яка його заміняє.

1.7. Публікація у пресі службових документів допускається лише з дозволу Міністра, а у випадках його відсутності - перших заступників.

1.8. Діловодство та листування ведеться українською мовою.

2..ДОКУМЕНТУВАННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ МІНІСТЕРСТВА

2.1. Підставою для створення документів в Міністерстві с наявність та зміст управлінській дій, передача інформації, зберігання і використання цієї інформації протягом певного часу або постійно.

2.2. Управлінська діяльність Міністерства здійснюється шляхом видання розпорядчих документів.

Міністерство згідно з Положенням про Міністерство в межах своєї компетенції може видавати накази.

2.3. Підставами підготовки розпорядчих документів у діяльності Міністерства є:

Закони України, Укази і Розпорядження Президента України, Постанови Верховної Ради України, Декрети, постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України;

конкретні доручення вищих органів державної виконавчої влади;

здійснення виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання Міністерством покладених на нього завдань у відповідності з його компетенцією;

потреба в правовому регулюванні діяльності апарату управління.

2.4. Вирішення найбільш важливих питань, а також, питань, що стосуються всіх або декількох підвідомчих організацій, викладаються у рішеннях колегії, наказах, вказівкам.

2.5. З питань, що становлять взаємний інтерес і входять до компетенції різних державних: органів 1 громадських організацій, приймаються спільні розпорядчі документи.

В разі прийняття спільних розпорядчих документів органами, компетентними видавати різні види розпорядчих документів, ці

З

спільні документи приймаються у формі рішень колегії, наказів та вказівок.

2.6. Розпорядчі документи, що надходять до Міністерства від вищих органів державної виконавчої влади, доводяться до підвідомчих підприємств, організацій шляхом:

видання самостійних розпорядчих документів (рішень колегії, наказів, вказівок), в яких викладається зміст документа;

видання інформаційних листів, якщо розпорядчі документи не потребують конкретизації завдань для Міністерства і підвідомчих йому установ, організацій, підприємств.

2.7. В усіх випадках документи, що видаються на підставі розпорядчих документів вищих органів державної виконавчої влади повинні мати посилання на них з зазначенням найменування цих документів, дати, номерів і заголовків.

2.8. Хід обговорення питань на колегії, зборах, засіданнях, нарадах фіксується в наказах, рішеннях, протоколах.

У випадках, коли засідання стенографується, зміст виступів до протоколу не заноситься. Оформлена належним чином стенограма додається до протоколу. Якщо хід засідань фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофоні чи диктофоні, то після засідання записані на плівці тексти виступів передруковуються і заносяться до протоколу.

Рішення колегії провадяться у життя, як правило, наказами Міністра.

2.9. Передача тексту службового документа телеграфом може здійснюватися у тих випадках, коли документ потребує негайного виконання, Для оперативної передачі інформації можуть застосовуватися факсограми, телетайпограми, телефонограми.

З. ПРИЙМАННЯ, РОЗГДЯД І РЕЄСТРАЦІЯ КОРЕСПОНДЕНЦІЇ

3.1. Приймання документів.

3.1.1. Вся кореспонденція, що надходить до Міністерства, приймається Загальним відділом Головного управління справами.

Працівникам Міністерства, незалежно від їх службового становища, забороняється приймати кореспонденцію безпосередньо від представників інших підприємств, установ, організацій.

4

3.1.2. У Загальному відділі розкриваються усі конверти, за винятком тих, що мають напис "ОСОБИСТО" або адресовані профспілковому комітету Міністерства.

При розкритті конвертів перевіряється відповідність номерів на документах і конвертах, якщо виявлено відсутність документа або додатків до нього, невідповідність номера на. конверті номеру документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий залишається в Загальному відділі.

При пошкодженні конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі та на конверті.

Конверти зберігаються і додаються до документів у тих випадках, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення і одержання документа, або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті. Конверти додаються також, до судових, арбітражних ухвал, рішень, позовних заяв, касаційних скарг та листів, заяв і скарг громадян.

На пакетах, що не підлягають розкриванню, проставляється лата надходження. На телеграмах і документах з відміткою 'ТЕРМІНОВО" поряд з датою проставляється час одержання.

3.1.3. Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені), пошкоджені, або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються за належністю.

З.2.Попередній розгляд документів.

3.2.1. Вся кореспонденція, що надійшла до Міністерства підлягає обов'язковому попередньому розгляду.

Попередній розгляд документів, що надійшли з директивних органів та іншої документації, здійснюється начальником Загального відділу.

3.2.2. Метою попереднього розгляду документів є направлення їх керівництву Міністерства або виконавцям відповідне до їх функціональних обов'язків, визначення необхідності їх реєстрації, а також встановлення строків виконання документів, які передаються Державним департаментам, Укрзалізниці, корпорації "Укравтодор", Головним управлінням, Управлінням, самостійним відділам чи безпосередньо виконавцям.

3.2.3. Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день їх одержання.

Телеграми, телетайпограми, факсограмм, телефонограми розглядаються негайно.


5

3.2.4. При попередньому розгляді документів слід керуватися Положенням про Міністерство та посадовиш інструкціями, номенклатурами справ, схемами руху документів.

3.2.5. Керівництву Міністерства передаються документи - урядових органів, а також інші найважливіші документи, які містять необхідну інформацію і потребують рішення керівництва. Інші документи передаються Державним департаментам, Укрзалізниці, корпорації "Укравтодор", Головним управлінням, Управлінням, самостійним відділам, а також, виконавцям.

3.2.6. Наслідки розгляду документів керівництвом фіксуються в резолюції. Резолюція повинна містити такі обов'язкові елементи:

зазначення конкретного виконавця (виконавців), зміст дій щодо виконання, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.

Як правило, на документі повинно бути не більше однієї резолюції. Наступні резолюції можливі тільки тоді, коли с необхідність деталізувати порядок виконання документа.

Резолюція проставляється, як правило, безпосередньо на Документі, па вільному від тексту місці, але не на полі документа, призначеному для підшивки. Написання резолюції на окремих аркушах (фішках) допускається при оформленні урядових документів і у випадках, коли документи підлягають поверненню.

3.2.7. Для забезпечення ритмічності роботи, за погодженням з керівниками Міністерства, Головне управління справами розробляє графіки доставки кореспонденції керівництву.

3.3. Реєстрація документів.

3.3.1. Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю виконання і оперативного використання наявної в них інформації.

3.3.2. Реєстрації підлягають вхідні, вихідні та внутрішні документи Міністерства, за винятком документів оперативного характеру, що містять тимчасову інформацію, а також ті, що обліковуються у спеціальних облікових формах (бухгалтерські документи первинного обліку, місячні та квартальні звіти підвідомчих організацій, відповіді на листи тощо).

Перелік документів, що не підлягають реєстрації додасться до Інструкції по діловодству в Міністерстві транспорту (додаток № 1).

3.3.3. Кожний документ реєструється в Міністерстві лише один раз.

3.3.4. Реєстрація документів у Міністерстві здійснюється, як правило, централізовано.

3.3.5. Обов'язковій реєстрації підлягають документи, одержані від урядових органів, найважливіші внутрішні

6

документи (накази, рішення, протоколи, доповідні записки, інструкції, положення, тощо), а також пропозиції, заяви і скарги громадян.

3.3.6. Для реєстрації всіх категорій вхідних, вихідних і внутрішніх документів застосовуються картки (додатки 2,3) формату А5 або А6. При їх виготовленні допускаються кольорові різниці карток, котрі застосовують для реєстрації різних категорій документів.

3.3.7. Реєстрація (облік) пропозицій, заяв і скарг громадян здійснюється окремо від службової кореспонденції.

3.3.8. Документи, що підлягають реєстрації, повинні реєструватися в день їх одержання і передаватися для розгляду керівництву Міністерства або в Державні департаменти. Головні управління, Управління, самостійні відділи.

3.3.9. При картковій системі реєстрації документів, реєстраційні картки виготовляються у необхідній кількості примірників па друкарській машинці. Кількість примірників картки визначається числом картотек, які ведуться в Міністерстві (Загальному відділі) для довідкової, контрольної та іншої мети.

3.3.9.1. Реєстраційна картка на вхідний документ, що не підлягає контролю виконавця, заповнюється в двох примірниках, котрі розміщуються у відповідних розділах реєстраційної картотеки. На вхідні документи, виконання яких буде контролюватись, реєстраційна картка друкується в чотирьох примірниках, при цьому додаткові примірники карток направляються до контрольної картотеки та виконавцю.

3.3.9.2. Передача документів з одного підрозділу в інший, з Держдепартаменту в Головуправління здійснюється тільки через Загальний відділ з відміткою про це під розписку в реєстраційній картці.

3.3.9.3. Одержавши документ, виконавець повинен негайно ознайомитись з ним. Документ, що не вимагає відповіді, належить поверненню в Загальний відділ не пізніше наступного дня.

3.3.9.4. На кожному документі в процесі його проходження в Міністерстві робляться відповідні відмітки.

3.3.9.5. Реєстраційний номер документа та дата проставляються па нижньому полі першого аркуша, праворуч; на документах, що не підлягають реєстрації, в тому ж місці проставляється штамп з зазначенням дати надходження.

3.10. Реєстраційні картотеки групуються в обліко-довідникові картотеки. Всі реєстраційні картотеки заводяться окремо на кожний календарний рік.

Картки па пропозиції, заяви і скарги громадян повинні групуватися в окремій картотеці.


7

3.11. Накази по особовому складу та виробничій діяльності повинні мати самостійну нумерацію відносно кожного виду документів.

В журналі реєстрації наказів (який повинен бути пронумерований, прошнурований та скріплений печаткою) крім номера, дати, стислого змісту необхідно зазначити виконавця.

4. СКЛАДАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ

4.1. Складання документів.

4.4.1. Для складання службових документів в системі Міністерства використовуються папір форматів А4 (210Х297) та А5 (148Х210). Складання документів на папері іншого формату не дозволяється.

4.1.2. Всі службові документи оформлюються на бланках. Бланки виготовляються з суворим додержанням вимог ДЕСТу 6.39-72.

Бланки нумеруються та підлягають чіткій звітності. На бланках повинні бути усі реквізити, якими користується Міністерство (поштова адреса, номер телефону приймалень та номер факсу).

4.1.3. Документи внутрішнього складу (службові довідки, доповідні записки, заяви працівників, пояснення тощо) складаються не на бланках.

Винятком с складання протоколів, наказів, планів, звітів та інших узагальнюючих документів.

4.1.4. Проекти рішень колегії, наказів, вказівок, інструкцій та інших документів перевіряються виконавцем та Головним управлінням правового забезпечення діяльності транспорту Міністерства з метою визначення відповідності їх чинному законодавству.

Проекти постанов, документи нормативного характеру, які готуються Міністерством і подаються на розгляд Кабінету Міністрів України, обов'язково візуються Головним управлінням правового забезпечення діяльності транспорту.

4.1.5. Зміст документів повинен бути стислим, грамотним, зрозумілим та об'єктивним без повторів та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження.

4.1.6. Тексти документів, як правило, складаються з двох частин. У першій вказується обгрунтування і підстава складання документа, у другій частіші викладаються висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

8

В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину: накази - розпорядчу частину без преамбули, листи - відповіді, прохання - без пояснень тощо.

4.1.7. Частини текстів (розділи, підрозділи) складних документів розміщуються в логічній послідовності викладу питань і нумеруються арабськими цифрами з присвоєнням кожному розділу, підрозділу відповідного числового знака через крапку (1.1.2., 1.1.3., 2.1.1.).

Рекомендується складати документи по одному питанню, що прискорить їх розгляд, виконання та здійснення правильного формування справи. Винятком е складання протоколів, звітів та інших узагальнених документів.

Прізвища, найменування, терміни розміщуються у тексті в алфавітному або іншому, прийнятому для даного виду документів, порядку.

Довільне скорочення найменування установ та окремих слів не допускається.

Скорочення слів, які використовуються в документах, новітні бути загально прийняті.

4.1.8. Для економії часу на складання службових документів, однорідні або близькі за змістом документи повинні уніфікуватися. В Міністерстві складаються макети і трафаретні тексти, які заздалегідь виготовляються друкарським способом.

4.1.9. Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення службових документів покладається на начальників Головних управлінь, Управлінь та самостійних відділів апарату Міністерства.

Відповідальність за зміст документа, який візується кількома особами, несуть в однаковій мірі всі ці особи.

4.2. Оформлення документів.

4.2.1. Службові документи, що складаються в Міністерстві, повинні мати комплекс реквізитів і постійний порядок їх розміщення:

- найменування Міністерства - автора документа;

- назва виду документа;

- заголовок документа;

- адресування і дата документа;

- індекс;

- відмітки про погодження тексту документа;

- засвідчення документа {підпис, затвердження, печатка);

- прізвище виконавця та номер його телефона;

- відмітки про проходження та виконання документа.

9

Місця розміщення реквізитів у документах визначені Існуючим ДЕСТом.

4.2.2. Найменування виду документа повинно зазначатися на кожному документі (за винятком листів). Воно вказується на бланку документа або друкується па машинці.

4.2.3. На документи, що створюються за допомогою обчислювальних машин, поширюються всі основні вимоги щодо оформлення службових документів: застосування бланка, підписання, поставлення дати тощо.

Додатковою вимогою до оформлення цих документів є обов'язкове розшифрування всіх питань, відображених цифрами, знаками та іншим способом. Розшифрування вказується на зворотному боці або додасться до документа. Розміри документів не повинні бути меншими за формат А5. Документ великого розміру при підшивці повинен складатися відповідно до формату А4.

4.3. Заголовок до тексту,

4.3.1. До кожного документа, що друкується на папері формату А4 (210Х297), обов'язково, незалежно від його призначення, складається заголовок (короткий зміст). Заголовок повинен бути стислим, правильно відображати основний зміст документа, формулювати заголовок слід за допомогою віддієслівного іменника, відповідаючи на питання "про що", наприклад: "Про розподіл...", "Про порядок" тощо.

Заголовки таких документів, як інструкція, штатний розпис, структура і штатна чисельність, протокол, правила, статут повинні узгоджуватися з відмінком найменування документа.

Наприклад: Протокол (чого?) засідання колегії Міністерства, Правила (чого?) внутрішнього розпорядку.

Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може формулюватися узагальнено.

Заголовок друкується від нульового положення табулятора до середини друкованого рядка, в лапки не береться, в кінці заголовка крапка не ставиться.

Заголовки не складаються для телеграм, телефонограм, телетайпограм, факсограм, повідомлень і для документів, текст яких друкується на папері формату А5 (148Х210).

4.4. Адресування документів.

4.4.1. При адресувати документів необхідно додержуватися таких правил:

документи адресуються установі, її структурним. підрозділам або конкретній службовій особі (структурний. підрозділ або службова особа при внутрішньому відомчому листуванні, листуванні з постійними кореспондентами та в інших

10

випадках, коли встановлення точного адресата не викликає труднощів;

- найменування установи або її структурного підрозділу. яким адресується лист, зазначаються у називному відмінку;

- при направленні документа службовій особі, найменування установи зазначається в називному відмінку, а посада та прізвище адресата - у давальному відмінку, наприклад,

Міністерство закордонних справ

України

Начальнику Консульського

Управління


(прізвище, ініціали)

- до складу реквізиту "Адресат" повинна входити поштова адреса з обов'язковою вказівкою шестизначного поштового індексу:

252001, м. Київ-1,

вул. Хрещатик. 44

- при направленні документа багатьом однорідним установам адресат може зазначатися узагальнено, наприклад,

Керівникам Держдепартаментів, "Укрзалізниці", корпорації "Укравтодор"

_______________________________________


4.4.2. Коли кореспонденція надсилається директивним органам, а також: постійним кореспондентам, їх поштова адреса на документах не зазначається, вона вказується на конвертах.

4.4.3. При адресуванні документа безпосередньо керівнику установи, її найменування входить до найменування посади і зазначається у давальному відмінку, наприклад,

Першому заступнику Міністра зовнішньо-економічних зв'язків і торгівлі України


(прізвище, ініціали)


11

4.4.4. При адресуванні документів окремим громадянам спочатку зазначається поштова адреса, а потім їх прізвище, наприклад:

252005, м. Київ-5,

вул. ....................... кв. ...........

(прізвище, ініціали)

4.4.5. Документ не повинен містити більше чотирьох різних адрес. Слово "Копія" перед другим, третім, четвертим адресатами не проставляється.

При надсиланні документа більш ніж в чотири адреси складається список на розсипку на окремому аркуші паперу, а на кожному примірнику документа зазначається лише одна адреса.

Самі додатки повинні мати всі необхідні для документа елементи (найменування. заголовок, підписи осіб, відповідальних за їх зміст, дати, візу, відмітки про узгодження, затвердження

тощо).

На додатку до документа у правому верхньому кутку першого аркуша вказується найменування головного документа, його дата та номер за формою:

Додаток

до наказу Міністерства транспорту України

від "____"__________19_ р.

№ ________

або Додаток

до листа Міністерства транспорту України від "___"_________19_ р.

При наявності декількох додатків на них проставляється порядковий номер: "Додаток. І", "Додаток 2" і т.д.

4.5. Датування документів.

4.5.1. На всіх службових документах обов'язково проставляється дата. Датою документа є дата підписання, затвердження або дата події, яка зафіксована у документі (для протоколів, актів та деяких інших документів).

4.5.2. Датою видання (прийняття) і вступу в силу розпорядчого документа вважається дата його підписання

12

керівником або колегіальним органом, якщо в документі не вказаний інший строк вступу його в силу. Наприклад, датою листа, довідки, доповідної записки є дата підписання, датою протоколу - дата засідання.

4.5.3. Дати на документі оформлюються цифровим способом.

До складу дати входять число, місяць і рік. що позначаються парами арабських цифр і розділяються крапками. Перша пара цифр - числа місяця, друга - порядковий номер місяця, третя - дві останні цифри року.

Якщо порядковий номер місяця або число складаються з однієї цифри, то перед цими проставляється 0. Наприклад 9 серпня 1993 року слід писати 09.08.93.

В документах, що містять відомості фінансового характеру, допускається прийняття словесно-цифрового способу оформлення дат: 19 червня 1993 року або 19.06.1993 року.

4.5.4. Дата на документ проставляється особою, яка його підписала або затвердила, в момент підписання або затвердження.

4.5.5. Обов'язковому датуванню підлягають всі службові відмітки на документах, зв'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи тощо).

4.5.6. Дата підписання документа проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально підведеному для цього місці па бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису, ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

4.6. Індексація документів.

4.6.1. При реєстрації вхідних, вихідних і внутрішніх документів кожному з них присвоюється умовне позначення -індекс, який вказує складання, виконання та зберігання документа.

4.6.2. Індекс вхідного документа та його реєстрації в Загальному відділі складається з номера кореспондента і порядкового номера реєстрації вхідних документів з початку року.

4.0.3. Індекс вихідного ініціативного документа складається з індексу справи за номенклатурою і порядкового номера реєстрації вихідних документів з початку року.

4.6.4. Індекс вихідного документа - відповіді складається з індексу справи за номенклатурою і вихідного номера документа, на який дасться відповідь.

4.6.5. Індекс внутрішнього документа складається з індексу справи за номенклатурою і порядкового номера реєстрації вхідних документів з початку року.

13

4.6.6. Індекс справи складається з порядкового номера і номера справи за номенклатурою.

4.6.7. Виняток становлять індекси розпорядчих документів (рішень, розпоряджень, наказів по основній діяльності і по особовому складу та інших), протоколів, в окремих випадках заяв і скарг громадян. Індексами розпорядок документів і протоколів е їх реєстраційні номери, які присвоюються самостійно в межах кожного виду документів. Індекси пропозицій, заяв і скарг громадян можуть доповнюватися першою літерою прізвища автора документа.

4.6.8. Б індексі документа, який готували і викопували кілька структурних підрозділів зазначається номер підрозділу, відповідального за організацію виконання даного документа.

4.7. Погодження документів.

4.7.1. Проекти документів погоджуються з установами, організаціями і службовими особами, які у відповідності з їх компетенцією, мають безпосереднє відношення до питань, що порушуються в проекті.

Погодження здійснюється як в апараті Міністерства службовими особами, так і з іншими: установами.

4.7.2. формою внутрішнього погодження проекту документа є його візування. Віза включає в себе підпис особи, яка візує документ і дату. При необхідності готується листок погодження де зазначається найменування Державного департаменту, Головного управління. Управління, самостійного відділу, який готував документ, перелік посад з розшифровкою підписів(ініціали і прізвища), наприклад,

Підготовлено Державним (ініціали, прізвище)

департаментом авіаційного транспорту

ПОГОДЖЕНО Перший: Заступник Міністра …………….......................................

Начальник Головного Управління

економічної політики та реформ ………………………….................................……

Начальник Управління з питань

використання енергоресурсів,

екології та транспортної інфраструктури ...................................……………………

Головне управління правового забезпечення

діяльності транспорту ……………………...................................…………………..


14

4.7.3. Зауваження і пропозиції до проекту документа

викладаються на окремому аркуші. У цьому випадку віза складається за такою формою:

Начальник Головного управління науково-технічної політики,

промисловості та сертифікації (ініціали, прізвище)

(підпис)

Підписано із зауваженнями та пропозиціями (додаються).

4.7.4. Зовнішнє погодження документів оформляється грифом погодження. Гриф погодження складається із слів ПОГОДЖЕНО, найменування посади, особистий підпис, ініціали і прізвище особи, з якою погоджується документ, наприклад,

ПОГОДЖЕНО

Голова Антимонопольного

комітету України (ініціали, прізвище)

22.08.95

4.7.5. Відмітки про погодження (віза або гриф) наказів Міністерства, постанов та рішень колегії проставляються нижче реквізиту "Підпис, з лівого боку на першому окремому аркуші.

Листи та інші вихідні документи візуються на примірнику, який лишається в Міністерстві.

В підписані (погоджені) документи вносити які-небудь виправлення або зміни без дозволу особи, яка підписала документ, не допускається.

4.8. 3асвідчення документів

4.0.1. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та скріплення печаткою.

Підпис є обов'язковим реквізитом документа. До складу реквізиту "Підпис" входять найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ оформлений не на бланку, скорочене - на документі, оформленому на бланку), особистий підпис та його розшифровка.

4.8.2. Підписується, як правило, перший примірник документа. При надсиланні службового документа одночасно кільком установам та іншим керівним органам керівник підписує всі примірники документа.

4.8.3. При надсиланні службового документа одночасно кільком підвідомчим організаціям підписується тільки оригінал, який залишається у справі Міністерства, а на місця розсилаються скріплені печаткою Головного управління справами примірники.

15

4 8.4. Документи, як правило, підтісуються однією особою. Два або більше підписів проставляються в тому випадку, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо).

При підписанні документа декількома посадовими! особами їх підписи розміщують один під другим у послідовності відповідно до займаної посади.

При визначенні кількості примірників документа, підписаних керівництвом, потрібно виходити з того, що у справах Міністерства обов'язково залишається на зберіганні оригінал внутрішнього чи копія вихідного документа, підписаного керівником.

4.0.5. Документи, підготовлені Міністерством разом з іншими міністерствами, відомствами, підписуються керівниками цих органів, причому їх підписи розміщуються на документі поруч на одному рівні.

4.0.6. Документи, що підлягають реєстрації у Мінюсті множаться і розсилаються по системи тільки при наявності відповідного штампу Мінюсту.

4.8.7. При підписанні документів, складених комісією, зазначаються не посади осіб, якими складено документи, а розподіл обов'язків у складі комісії, наприклад,

Голова комісії (підпис)

Члени комісії (підпис)

4.8.8 Документи підписуються Міністром, його заступниками, а також керівниками структурних підрозділів Міністерства у відповідності з їх компетенцією, встановленими чинними нормативними актами.

Доповіді, доповідні записки і документи інформаційного, довідкового або аналітичного характеру можуть підписуватися безпосередньо виконавцями.

4.8.9. Затвердження - особливий спосіб засвідчення документа після його підписання, що санкціонує поширення дії документа на певне коло установ, службових осіб і громадян Документ, що підлягає затвердженню, набуває сили з часу його затвердження. Документи затверджуються відповідними органами або службовими особами, до компетенції яких входить вирішення питань, викладених у цих документах.

4.8.10. Затвердження документа здійснюється двома способами: грифом затвердження або виданням відповідного розпорядчого документа (постанови, рішення, накази). Обидва способи затвердження мають однакову силу.

16

4.811. Елементами грифа затвердження є: слово ЗАТВЕРДЖУЮ, найменування посади, особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження. наприклад,

ЗАТВЕРДЖУЮ Міністр транспорту України

(підпис) (ініціали, прізвище)

"__"___________19__р.

4.8.12 При затвердженні документа розпорядчим актом на документі проставляється гриф за такою формою:

ЗАТВЕРДЖЕНО наказом Міністра транспорту України

від "___"_______19__р.

4 8.13 Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку на першій сторінці документа.

4 8.14. Документи, що вимагають особливого засвідчення їх достовірності, скріплюються печаткою Міністерства.

Гербова печатка проставляється па документах, де відтворення відтиску гербової печатки спеціально передбачається нормативним актом, наприклад, на трудових книжках, титульних списках тощо.

Крім того, застосування печатки необхідне у всіх випадках засвідчення прав громадян і юридичних осіб, встановлення фактів. що викликають витрачення коштів і матеріальних цінностей, а також на статутах (положеннях) установ, на договорах, посвідченнях, довіреностях.

Печатка, яка відтворює найменування відповідної установи або її структурного підрозділу (не гербова), проставляється на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих .документів при їх розсилці.

Перелік інших документів, які необхідно скріплювати печаткою, визначається установою па підставі діючих нормативних актів.

17

4.9. Відмітки про проходження та виконання документів.

4.9.1. Проходження документа в Міністерстві супроводжується обов'язковим проставлянням на ньому:

- відмітки про надходження (реєстрацію) документа, що проставляється па нижньому полі пертого аркуша документа, праворуч;

- відмітки про взяття документа па контроль, що проставляється на лівому полі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) і визначається словами "Взято до контролю";

- відмітки про виконання документа і направлення його до справи, що проставляється на нижньому полі першого аркуша і має такі дані: коротку довідку про виконання (якщо немає документа про виконання), слів "До справи" і номера справи, в яку документ буде підшито, дату направлення документа до справи і підпис виконавця, наприклад,

До справи № 6/24 Питання вирішено позитивно у телефонній розмові

06.03.93 (посада)

(ініціали, прізвище)

Відмітка "До справи" свідчить про те, що робота над документом закінчена.

4.9.2. Кожний документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця. Прізвище виконавця і помер його службового телефону проставляються в нижньому лівому кутку лицьового боку останнього аркуша документа. Наприклад, Хоменко 72-33-45.

На документах, що надсилаються вищестоящим органам, цей реквізит проставляється в нижньому лівому кутку зворотного боку останнього аркуша документа.

4.10. Оформлення копій документів.

4.10.1. Копія документа виготовляється і видасться тільки з дозволу керівництва Міністерства або керівника відповідного структурного підрозділу, Міністерство може засвідчувати копії лише тих документів, які створюються тільки в Міністерстві.

При вирішенні питань, що стосуються прийому громадян на роботу, навчання, здійснення їх трудових, житлових та інших прав, при формуванні особових справ працівників Міністерству дозволяється виготовляти копії документів, виданих іншими


18

установами (копії дипломів, свідоцтво про одержання освіти тощо).

4.10.2. Копія документа відтворюється на бланку даної установи і засвідчується підписом службової особи, яка підтверджує відповідність змісту копії оригіналу. Якщо копія виготовляється не на бланку, але з оригіналу документа, виготовленого на бланку, при її знятті повністю відтворюється текст бланка оригіналу.

На першому аркуші копії проставляється відмітка "копія". Засвідчувальний напис складається за такою формою: слово "згідно", найменування посади, особистий підпис особи, яка засвідчує копію, її ініціали та прізвище, дата засвідчення копії. Наприклад,

Згідно: Начальник Управління (підпис) (ініціали, прізвище) 16.05.93.

Відмітка "копія" розміщується на документі праворуч над реквізитом "адресат", а відмітка про засвідчення копії - нижче реквізиту "підпис".

4-10.3. На копіях вихідних документів, які залишаються у справах установи, текст бланків не відтворюється, проставляється лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, а також дата його засвідчення, посада працівника, який засвідчив копію та "його підпис. Наприклад,

17.06.93

05/234

(текст)


Начальник відділу (підпис) Д.Б. Петренко

Згідно інспектор (підпис) З.П. Горюк

16.06.93

Копії вихідних документів повинні мати візи осіб, з якими вони погоджені та візи виконавців.

4.11. Порядок друкування документів у машинописному бюро.

4.11.1. У машинописному бюро Міністерства та в Головних управліннях центрального апарату друкуються тільки службові документи. Рукописи, що здаються до машинописного бюро,


19

повинні бути розбірливо написані чорнилом і ретельно вивірені та завізовані, виконавцем і керівником структурного підрозділу.

Проект документа повинен мати всі необхідні реквізити (заголовок, адресу, посилання на дату та індекс документа, на який дається відповідь, посилання на додатки, прізвище виконавця та номер його службового телефона, а також індекс справи по номенклатурі, в якій буде зберігатися оригінал або копія документа). Вказані реквізити заповнюються виконавцями документа.

Рукописи, написані нечітко, червоним чорнилом або олівцем, до друкування не приймаються.

При здачі матеріалу до друку в машинописне бюро, виконавець розписується в спеціальному журналі обліку роботи машбюро.

4.11.2. Друкований текст перевіряє особа, яка підготувала документ. Якщо будуть виявлені друкарські помилки, пропуски тощо, виконавець повертає машинописному бюро надруковані аркуші разом з рукописом для виправлення. Виправлення тексту допускається тільки на машинці, без помарок.

При друкуванні документів використання паперу нестандартного формату не—допускається. Всі аркуші документа друкуються на папері однакової якості. Друкування зайвих примірників документа не допускається.

4.12. Розмноження документів,

4.12.1. Порядок розмноження документів засобами розмножувальної техніки визначається керівником установи, а необхідність розмноження окремих документів - керівниками структурних підрозділів.

4.12.2. Для виконання розмножувальних робіт виконавець заповнює замовлення, яке підписує начальник структурного підрозділу (додаток № 4).

4.12.3. Документи па розмноження передаються у розмножувальний цех разом з замовленням. Замовленню присвоюється номер, проставляється дата ного передачі, встановлюється строк виконання.

4.12.4. Замовлення реєструються у спеціальному журналі обліку розмножувального цеху (додаток № 5). При одержанні розмноженого матеріалу працівник, який його одержує, розписується на замовленні і проставляє дату одержання.

4.12.5. Оригінали документів після зняття з них: копій повертаються за належністю.


20

4.13. Підготовка та оформлення матеріалів до засідань колегіальних органів.

4.13.1. Засідання колегії проводиться у відповідності з планами їх роботи.

У плані роботи колегії зазначається зміст питань, дата розгляду, прізвище доповідача та найменування структурного підрозділу, який готує матеріали до розгляду на колегії, строк подання матеріалів.

Керівники структурних підрозділів завчасно, подають для включення до плану роботи колегії перелік питань, які вони вважають за доцільне розглянути на засіданні.

4.13.2. Матеріали з питань, що вносяться на обговорення колегії, повинні подаватися не пізніше ніж за 5 днів до засідання. Ці матеріали включають:

- проект постанови (рішення) колегії, а в необхідних випадках і проект наказу;

- довідку про погодження проекту з заінтересованими організаціями та структурними підрозділами;

- довідку про зауваження до проекту (якщо вони є);

- список осіб, які запрошуються на засідання колегії.

4.13.3. Про кожне засідання .колегії складається протокол-Матеріали, підготовлені до засідання (проекти рішення, довідки, списки), а також один примірник розмножених матеріалів зберігаються у секретаря колегії по кожному засіданню окремо.

4.13.4. Після засідання члени колегії та особи, які були запрошені для участі в засіданні, повертають одержані матеріали секретарю колегії, про що ним робиться відмітка в розрахунку розсилки матеріалів. Зайві примірники знищуються секретарем колегії.

4.13.5. Відповідальність за своєчасну та якісну підготовку матеріалів до засідань покладається на керівників Державних департаментів, Головних управлінь, Управлінь та самостійних відділів Міністерства.

4.13.6. Секретар колегії контролює своєчасність подання матеріалів до засідань та перевіряє наявність всіх матеріалів правильність їх оформлення.

При порушенні встановленого порядку підготовки матеріалів до розгляду на засіданні, секретар доповідає голові колегії, який вирішує, чи буде розглядатися це питання, чи буде знято з порядку денного засідання.


21

4.13.7. Особи, які одержали проект рішення та інші матеріали, до засідання уважно їх вивчають і при наявності зауважень 1 пропозицій чітко їх оформлюють, з тим, щоб у разі згоди колегії з цими зауваженнями і пропозиціями можна було б внести їх у рішення колегії.

4.14. Оформлення документів про відрядження.

4.14.1. Службові відрядження працівників здійснюються у відповідності з планом роботи Міністерства з урахуванням асигнувань за кошторисом витрат па відрядження.

В разі необхідності відрядження працівника поза планом керівник структурного підрозділу в доповідній записці (заяві) на ім'я Міністра або його заступника зазначає, куди, на який строк і з якою метою необхідно відрядити працівника.

Доповідна записка (заява) разом з проектом наказу та посвідченням про відрядження передасться Міністру або його заступникам (за розподілом обов'язків), як правило, не пізніше ніж за три доби до початку відрядження.

4.14.2. Після повернення з відрядження працівник у триденний строк доповідає керівнику структурного підрозділу про виконання одержаного завдання і подає авансовий звіт за встановленою формою.

Керівник структурного підрозділу підтверджує виконання завдання і візує авансовий звіт, якіп'ї передасться у бухгалтерію Міністерства.

5. ПОРЯДОК ОБРОБКИ ТА ВІДПРАВЛЕННЯ ВИХІДНОЇ КОРЕСПОНДЕНЦІЇ

5.1. Вихідна кореспонденція повинна оброблятися і відправлятися централізовано в день її одержання від структурних підрозділів.

Відправлення або передача працівникам Міністерства документів без їх реєстрації в Загальному відділі не допускається.

5.2. Під час приймання від виконавців вихідних документів обов'язково перевіряється:

- наявність в документі заголовка;

- правильність зазначення адреси кореспондента;

- наявність усіх необхідних підписів па документі та додатках до нього;

- наявність віз на копіях документів, що залишаються у справах Міністерства;

- наявність на документі відміток про додатки;


22

- наявність в документі посилання на номер документа-запита, на який дасться відповідь.

Документи, оформлені з порушенням правил, передбачених цією Інструкцією, до відправлення не приймаються.

5.3. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому полі першої сторінки проставляється штамп "Підлягає поверненню".

5.4. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться у конверті.

5.5. Документи, які адресуються постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь друкарським способом.

5.6. При надсиланні кореспонденції до інших установ 1 міст, крім найменування установи, посади та прізвища адресата, особі яка відповідає за діловодство у структурному підрозділі, н;

конверті слід зазначати точну поштову адресу (поштовий індекс місто, область, вулицю, помер будинку).

5.7. У реєстраційній картці або журналі зазначається номер вихідного документа, дата реєстрації, заголовок (стислий зміст документа і номер справи, в якій буде зберігатися його копія.

Рекомендована кореспонденція відправляється Міністерства по реєстрах, складених в Загальному відділі в трьох

примірниках, два з яких передаються у відділ зв'язку, а третій зберігається протягом року в Загальному відділі.

5.8. Документи, які доставляються кур'єром, передаються місцевим адресатам під розписку в реєстрі.

Документи на адресу Адміністрації Президента Україні Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України доставляються кур'єром протягом робочого дня.

5.9. Оригінали наказів, планів, звітів, протоколів тощо залишаються в Міністерстві. В інші установи надсилаються копії.

5.10. Всю вихідну кореспонденцію та інші поштові відправлення структурні підрозділи та окремі виконавці зобов’язані передавати до Загального відділу щоденно до 15-00.

5.11. Перед подачею кореспонденції Загальному відділу особа, яка веде діловодство в Державному департаменті Головному управлінні, Управлінні, самостійному відділі зобов'язана:

- на документі, що відправляється, поставити вихідні номер, який складається з індексу Державного департаменту


23

Головного управління, Управління, самостійного відділу, порядкового номеру журналу вихідної кореспонденції та номера справи за номенклатурою, в якій буде зберігатися документ;

- перевірити правильність адреси, наявність дати, вказаних у документі додатків, а також підписів;

комплектувати масові відправлення з відміткою в розрахунку розсилки про кількість примірників;

на листах, які направляються кільком адресатам, підкреслити того адресата, якому надсилається даний примірник листа.

6. ОРГАНІЗАЦІЯ КОНТРОЛЮ ЗА ВИКОНАННЯМ ДОКУМЕНТІВ

6.1. Завдання і порядок контролю за виконанням документів,

6.1.1. Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.

6.1.2. Контролю підлягають всі документи (вхідні, вихідні, - внутрішні), в яких вказані строки виконання.

Обов'язковому контролю за виконанням підлягають: Закони України, Укази Президента України, постанови Верховної Ради України, постанови, розпорядження і доручення Кабінету Міністрів України, листи народних депутатів, доручення, які надійшли від Адміністрації Президента України та Верховної Ради України, пропозиції, заяви та скарги громадян.

За вказівкою керівництва Міністерства на контроль можуть братися також інші документи.

Контролю підлягають тільки ті документи, котрі мають вказівку: хто та в які терміни повинен виконати те чи інше доручення. Якщо в документі (резолюції) перелічено декілька доручень, то контролюється кожне з них.

6.1.3. Відповідальність за виконання документа несуть особи, вказані в розпорядчому документі (наказі, рішенні, вказівці тощо) та особи, вказані в резолюції керівника, а також безпосередні виконавці. У тих випадках, коли документ виконується кількома виконавцями, відповідальним за організацію виконання (скликання) є виконавець, який у резолюції вказаний першим, або за ким узагальнення.

6.1.4. За своєчасне і кваліфіковане виконання доручень відповідають керівники структурних підрозділів Міністерства, техніку контролю здійснює безпосередньо Контрольна служба.

6.2. Строки виконання документів.

6.2.1. Індивідуальні строки виконання для найбільш важливих документів встановлюються керівництвом Міністерства


24

і структурних підрозділів або вказуються в самих документах Ці строки фіксуються в резолюції керівника.

6.2.2. При визначенні строків виконання окремих видів документів слід керуватися примірним переліком документів, ще підлягають контролю (додаток N2 6).

Контроль за виконанням документів здійснюється з моменту постановки документа па контроль.

Строк виконання вхідного документа починається з моменту його надходження до Міністерства.

6.2.3. Строк виконання документа може бути продовжений лише особою або установою, які його встановили. Продовження строку виконання повинно бути оформлено відразу ж після одержання документа виконавцем або не менше ніж за 5 днів до закінчення строку виконання, якщо в процесі виконання з'ясувалось, що викопати документ у встановлений строк неможливо. Інакше документ вважається не виконаним в строк.

6.3. Здійснення контролю за виконанням документів.

6.3.1. Контроль за виконанням документів здійснюється за контрольними картками. Як контрольні картки використовуються додаткові примірники реєстраційних карток, що оформлюються при взятті документів на контроль.

6.3.2. На контрольних картках, а також на документах, що контролюються, на лівому полі першого аркуша проставляється штамп "Взято до контролю", після чого документ передається виконавцю, а додатковий примірник реєстраційної картки вміщується до контрольної картотеки.

6.3.3. Картки групуються в спеціальній контрольній картотеці або у відповідному розділі довідкової картотеки за строкам виконання.

6.3.4. Дані про хід виконання документів, одержані шляхом телефонного запиту або при проведенні перевірки структурного підрозділу виконавця, вносяться до графи "Контрольні відмітки контрольної картки. При цьому попередні записи не закреслюються.

Необхідною умовою функціонування, контролю в апараті Міністерства с додержання вимог до тексту контролювання документів та написання резолюції.

6.3.5. Періодично складаються і надсилаються в Держав департаменти та Головні управління Міністерства переліки невиконаних у строк документів. Після заповнення відповідних граф переліки повертаються до Контрольної служби.

25

6.3.6. Контроль за виконанням пропозицій, заяв І скарг громадян здійснюється за картотекою листів громадян або за спеціальним розділом довідкової картотеки.

6.3.7. Документ вважається виконаним лише тоді, коли вирішені поставлені в ньому питання і кореспонденту дано відповідь по суті.

6.3.8. Після виконання документи знімаються з контролю. Зняти документ з контролю може тільки відповідальна особа, яка поставила його на контроль; при цьому на документі і карточці робиться відмітка про зняття з контролю. Дані про виконання документа і зняття з контролю вносяться в контрольну картку.

6.3.9. Дані про наслідки виконання взятих па контроль документів керівниками Державних департаментів, начальниками Головних управлінь. Управлінь, самостійних відділів розглядаються та аналізуються щотижня.

Контрольна служба доповідає Міністру про недоліки виконавчої дисципліни в апараті Міністерства, Укрзалізниці, корпорації Укравтодор, Державних департаментах та вносить пропозиції по вдосконаленню цієї роботи.


26

Додаток № 1 до п. 3.2.2 Інструкції по діловодству

ПЕРЕЛІК

вхідних документів, які не підлягають реєстрації Головним управлінням справами Міністерства транспорту України

1. Вітальні листи, телеграми.

2. Запрошення.

3. Друковані видання (книги, газети, журнали).

4. Місячні, квартальні, піврічні та інші звіти.

5. Навчальні плани і програми."

6. Зведення погоди.

7. Рекламні матеріали різного роду.

8. Бланки статистичної звітності.

9. Кореспонденція, адресована громадським організаціям.

Примітка: документи, перелічені в п.п 3, 4, 5, 8, 9, підлягають обліку у відповідних структурних підрозділах апарату Міністерства

27

Додаток № 2 до п. 3.3.6 Інструкції по діловодству

МІНІСТЕРСТВО ТРАНСПОРТУ УКРАЇНИ РЕЄСТРАЦІЙНА КАРТКА



ХІД ВИКОНАННЯ ДОКУМЕНТА




28

Додаток № З до п. 3.3.6 Інструкції по діловодству

МІНІСТЕРСТВО ТРАНСПОРТУ УКРАЇНИ РЕЄСТРАЦІЙНА КАРТКА



ХІД ВИКОНАННЯ ДОКУМЕНТА




29

Додаток № 4 до п. 4.12.2 Інструкції по діловодству

ЗАМОВЛЕННЯ

на копіювально-розмножувальні роботи

Управління (відділ) ___________________________________________________

.Виконавець

(прізвище)

Кім. ____________________ № тел. __________________

Найменування роботи ________________________________________________

___________________________________________________________________

Кількість сторінок ___________

Тираж _____________________

Формат (1:1 або зменшити) ___________

В обкладинці чи без __________________

Начальник управління : (відділу)

(Дата, підпис, прізвище)

ДОЗВІЛ УПРАВЛІННЯ СПРАВАМИ

підпис, дата

30


Додаток № 5 до п. 4.12.4

ЖУРНАЛ

обліку виконання замовлень на копіювально-розмножувальну продукцію

№№ замов­лень	Дата	Найменування управління (відділу) замовника	Повне найменування замовлення	Кількість аркушів, формат	Тираж	Загальна кількість сторінок	Дата видачі замов­лення	Підпис про одер­жання
1	2	3	4	5	6	7	8	9

31


Додаток № 6 до п. 6.2.2 Інструкції по діловодству

ПЕРЕЛІК

документів, які належать обов'язковому контролю за виконанням згідно встановлених строків

1. Укази та Розпорядження Президента України, Закони України, Постанови та Розпорядження Верховної Ради України, постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України:

- згідно встановлених строків або резолюції керівництва Міністерства.

2. Доручення Адміністрації Президента України, Верховної Ради, Кабінету Міністрів України:

- в місячний термін, якщо дорученням не встановлений інший строк або відповідно резолюції керівництва Міністерства;

3. Депутатські запити:

- 7 днів з дня надходження до Міністерства (відповідно до статті III Конституції України та статті 12 Закону "Про статус народного депутата України").

4. Депутатські звернення:

- 10 днів з дня надходження до Міністерства (відповідно до статті III Конституції України та статті 12 Закону "Про статус народного депутата України").

5. Листи від міністерств та відомств, комітетів, міських та обласних Рад народних депутатів та інших організацій:

- в місячний термін з дня надходження до Міністерства, якщо не вказано іншого строку або відповідно резолюції керівництва Міністерства.

6. Телеграми, телетайпограми, факсограми:

- від 2- до 5 днів, або відповідно резолюції керівництва Міністерства.

7. Телефонограми:

- згідно встановлених строків.