Організація аналітичного процесу загальна організаційна побудова аналітичного процесу
| Вид материала | Документы |
- Організація контрольного процесу загальна організаційна побудова контрольного процесу, 583.16kb.
- Програма дисципліни структурована на 1 модуль, до складу якого входять 9 змістових, 439.67kb.
- Назва реферату: Настройка рахунків, субконто та інших параметрів в 1с бухгалтерії Розділ, 269.42kb.
- Програма складена з врахуванням специфіки як напрямку освіти студентів так І їхньої, 9.51kb.
- Одеська Національна Юридична Академія Миколаївський Навчальний Центр Прокурорсько-слідчий, 842.88kb.
- Інформаційна система для забезпечення супроводу процесу діагностування, 29.39kb.
- Дескрипція холістичної системи методологічно-інформаційного інструментарію обліково-економічного, 383.95kb.
- України та основи бюджетного процесу, 7476.41kb.
- Журнал-ордер №3 в с г. та відомість аналітичного обліку, 546.87kb.
- Відомість n 5 с г. аналітичного обліку розрахунків з бюджетом, 351.36kb.
Розділ 6
ОРГАНІЗАЦІЯ АНАЛІТИЧНОГО ПРОЦЕСУ
6.1. ЗАГАЛЬНА ОРГАНІЗАЦІЙНА ПОБУДОВА
АНАЛІТИЧНОГО ПРОЦЕСУ
Аналітичний процес як технологічна сукупність складається з кількох видів самостійних робіт, кожний з яких, у свою чергу, поділяють на самостійні операції.
Аналітична операція — це дія над економічними даними (або економічною інформацією) з метою одержання різних проміжних або кінцевих показників аналітичного характеру, які можуть бути використані для розробки та прийняття управлінського рішення.
Операції, що використовуються в аналітичному процесі, поділяють на три типи (категорії): механічні, переробні та творчі.
До операцій першого типу відносять пошук і одержання різних звітних, планових, нормативних та інших таблиць, переміщення їх у просторі (передача), зберігання, запис у аналітичні таблиці.
Операції другого типу — це виконання різних математичних розрахунків, упорядкування якоїсь сукупності даних тощо.
До операцій третього типу належать складання і формування аналітичних висновків, розробка рекомендацій, пропозицій тощо.
Типи операцій дають змогу визначити три види організаційних місць роботи — виконавчі пости: для висококваліфікованих спеціалістів (головний бухгалтер, головний економіст, начальники планових, фінансових відділів); для спеціалістів середнього рівня (старший бухгалтер, старший економіст, керівник сектора, групи); для технічних виконавців (оператор, обліковець, рахівник).
Співвідношення різних операцій формує аналітичну інформаційну фазу, кілька аналітичних фаз формують етап аналітичного процесу.
Організаційно аналітичний процес як технологічна сукупність складається з трьох етапів: підготовчого, аналітичної обробки та заключного (узагальнення результатів аналізу).
Підготовчий етап аналітичного процесу передбачає комплекс робіт, під час яких здійснюється підготовка різної інформації до аналітичної обробки. У свою чергу, цей етап поділяють на кілька самостійних робіт.
Другим етапом аналітичного процесу є аналітична обробка даних за допомогою різних методичних і технічних прийомів. На цьому етапі здійснюють комплекс розрахунків (арифметичних, логічних і т. ін.) і процедур, які дають змогу добути підсумкові дані для використання у підготовці управлінських рішень.
Заключним етапом аналітичного процесу є узагальнення аналітичної інформації. На цьому етапі дають оцінку результату діяльності підприємства, об’єднання або їх підрозділів, готують висновки, пропозиції, спрямовані на поліпшення роботи.
На кожному етапі об’єктами організації аналітичного процесу є аналітичні номенклатури, носії аналітичних номенклатур, рух носіїв аналітичної номенклатури у процесі обробки та формування показників, забезпечення аналітичного процесу.
Структуру аналітичного процесу як об’єкта організації подано на рис. 6.1. Незалежно від технічних засобів та організаційної техніки технологія аналітичного процесу завжди складається з таких об’єктів організації: аналітичної номенклатури; форм відображення та носіїв аналітичних номенклатур і технології аналітичного процесу.
Рис. 6.1. Об’єкти організації аналітичного процесу
6.2. ОРГАНІЗАЦІЯ АНАЛІТИЧНИХ НОМЕНКЛАТУР
Під аналітичною номенклатурою розуміють склад (перелік) даних, які містяться у нормах, нормативах, кошторисах, квотах тощо та фактично облікованих характеристиках господарських фактів, явищ та процесів — майнових об’єктів та правових суб’єктів, господарських операціях та результатах господарювання, які використовуються в аналітичному процесі для оцінювання результатів господарської діяльності, підготовки управлінських рішень. Цей склад (перелік) визначається змістом господарської діяльності конкретного підприємства, організації або їх підрозділів та формується в різні показники відповідно до вимог управління.
В аналітичному процесі використовують різні за характером номенклатури, які мають натуральні та вартісні характеристики.
До аналітичних номенклатур господарства включають нормативні, планові, кошторисні, фактичні та інші дані за час, який аналізують, аналогічні дані за попередні періоди або аналогічні дані інших господарств.
Під час аналізу господарської діяльності за триваліший період до складу аналітичних номенклатур включають дані за відповідні роки.
Показники, застосовувані у процесі аналізу господарської діяльності, дістають не тільки з нормативних, фактичних та подібних до них джерел, а й у самому процесі аналізу. У процесі аналізу дістають проміжні аналітичні дані або показники. Наприклад, при факторному аналізі прибутку (доходу) після порівняння даних за минулий рік із даними поточного року дістають показник проміжного характеру — загальну суму збільшення (зменшення) прибутку порівняно з минулим роком. Ця величина, тобто проміжний показник, підлягає також обробці у процесі аналізу. Система цих проміжних показників формує проміжну номенклатуру аналітичного процесу.
Дані, які дістають у процесі аналізу (аналітичної обробки) і використовують у майбутньому, формують підсумкову (кінцеву, результатну) аналітичну номенклатуру. Отже, в аналітичному процесі формуються три типи номенклатур: первинні (вхідні), проміжні та підсумкові (кінцеві, результатні).
Ступінь деталізації аналітичних номенклатур завжди визначається потребами майбутнього управлінського рішення, для якого здійснювався аналіз господарської діяльності.
Під час вибору аналітичних номенклатур потрібна ретельна перевірка та оцінка їх з погляду корисності у трьох аспектах: синтаксичному, семантичному і прагматичному. Це зумовлюється, по-перше, неоднорідністю аналітичної інформації, а по-друге, застосуванням технічних засобів обробки.
Оцінка аналітичних номенклатур у синтаксичному аспекті має на меті надати показникам однорідності, оскільки аналітичні показники пов’язані зі знаковою системою (символічною інформаційною мовою), яка може змінюватися.
Змістова характеристика показників можлива тільки на підставі семантичної оцінки, а практичну корисність показника для вирішення поставленої мети неможливо довести без прагматичної його оцінки.
Для визначення переліку аналітичних номенклатур потрібно знати вимоги автоматизації: типи машин, на яких оброблятимуть аналітичну інформацію. Річ у тому, що в разі використання ПК формується банк даних, в основу якого покладено використання первинних даних щоразу заново, за програмою обробки. На різних етапах аналітичного процесу аналітичні номенклатури формують по-різному. Проте на всіх етапах слід ураховувати, що аналітичні номенклатури бувають трьох видів оформлення: первинного (планові, нормативні, облікові тощо), проміжного (наслідки порівняння даних, визначення відносних величин — коефіцієнтів, процентів і т. ін.) та кінцевого (оціночного, результатного, тобто аналітичні характеристики, які подають у висновках, пропозиціях).
Вибір аналітичних номенклатур здійснюють за топологічними ознаками — основними засобами, матеріалами, коштами — та у розрізі цільових аналітичних знань.
Аналітичне завдання — це складовий елемент топологічної теми (блок). Наприклад, аналіз праці й оплати її передбачає кілька завдань з визначення:
чисельності та складу працюючих;
використання робочого часу;
продуктивності праці;
використання фонду оплати праці та ін.
З кожного аналітичного завдання топологічної теми (блока) і для кожного етапу аналітичного процесу складають перелік аналітичних номенклатур, які у майбутньому фіксують у носіях аналітичних номенклатур.
Наявність аналітичних номенклатур дає змогу обґрунтовано вибирати або розробляти (проектувати) носії аналітичних номенклатур, аналітичні таблиці, визначати обсяги робіт.
Кількісна характеристика господарських фактів (явищ, процесів), які вивчають, забезпечується розробкою та використанням техніко-економічних і економічних показників, що об’єктивно відображують їх суть.
За технологією розподільної системи обробки інформації з використанням ПК у технологічний процес включають відповідні логічні точки входу та умови переривання для оперативного втручання аналітика. В інформаційну базу аналізу господарської діяльності входять довідково-інструктивні та нормативні відомості з організації аналізу, обліку і контролю, які створюють окрему базу знань. Ці відомості необхідні для прийняття рішень, визначення положень та роз’яснень для проведення аналізу.
Повнота аналізу залежить насамперед від використовуваних в аналітичному процесі показників, що передбачає окрему роботу на підготовчому етапі — їх вибір. Вибір аналітичної номенклатури визначається характером і метою аналізу.
У найзагальнішому вигляді систему показників можна уявити як своєрідну геометричну фігуру, яка поширюється до своєї основи (перехід від узагальнюючих до окремих показників) і звужується до своєї вершини (перехід від окремих показників до узагальнюючих). Узагальнюючі показники утворюють певну сукупність, окремі — деталізують узагальнюючі. Проте одні показники взаємно доповнюють інші. Як, скажімо, узагальнюючі доповнюють окремі й навпаки.
Вибираючи систему показників аналітичного процесу, слід максимально спрощувати розрахунки, обмежувати кількість показників, використовувати тільки найважливіші показники і дані всіх можливих джерел інформації.
При виборі показників слід враховувати також, що кожний показник, який використовується в аналітичному процесі, має відображувати співвідношення та характеризувати як екстенсивні, так і інтенсивні процеси.
Сукупність визначених таким чином даних та показників є основою для формування аналітичних номенклатур.
Оскільки в аналітичний процес залучають нормативну, планову, облікову, звітну системи показників, то насамперед вибирають так звані базові показники. Вибір краще здійснювати у вигляді таблиці, як це показано на прикладі формування аналітичних номенклатур з плану прибутку (табл. 6.1).
Таблиця 6.1
ПЕРЕЛІК АНАЛІТИЧНИХ НОМЕНКЛАТУР (ПОКАЗНИКІВ, ДАНИХ)
АНАЛІЗУ ПРИБУТКУ ГОСПОДАРСТВА
| Перелік даних, відомостей і показників | У вираженні | Із яких носіїв інформації їх можна взяти | |||
| натуральному | вартісному | планових, нормативних | минулого року | за звітний період | |
| Балансовий прибуток Прибуток від реалізації (продажу) Позавиробничі прибутки Позавиробничі збитки Номенклатура продукції Та ін. | — + | + — | 12 | 1 | 1 |
Для упорядкування аналітичного процесу доцільно здійснити ранжирування показників, що дає змогу поліпшити послідовність проведення аналітичних робіт. Значно ускладнюється процес аналізу в умовах використання ПК. Тому при використанні ПК одним з найважливіших питань є системний підхід до систематизації й класифікації аналітичних робіт. Для цього необхідно визначити коло аналітичних завдань, які вирішують, аналізуючи господарську діяльність підприємства.
При виборі аналітичних номенклатур за умов використання ПК необхідно створити інформаційну базу, яка дасть змогу довільно вибирати дані, групувати, коригувати та видавати інформацію. Основою аналітичної номенклатури є звітна система показників, показники минулих періодів, нормативно-довідкова, нормативна, планова інформація, аналітична інформація інших підприємств.
Вибір аналітичних номенклатур для використання в аналітичних розрахунках залежить від складу результатної інформації. Для вирішення завдань аналізу і визначення аналітичних номенклатур створюється інформаційна база даних, що передбачає системний підхід до встановлення внутрішніх і зовнішніх зв’язків аналітичних показників з підсистемами АСУП.
В умовах використання ПК на основі аналітичних номенклатур реалізується оперативний аналіз у діалоговому режимі. База даних дає змогу виявити відхилення від норм, планових завдань, використання матеріальних, трудових, фінансових ресурсів, а також якість і рух готової продукції та ін. Запитання видає користувач відповідно до правил мови запитання.
Важливі вимоги до аналітичних номенклатур в умовах використання ПК такі:
інтеграція методів документування та кодування аналітичних номенклатур;
виявлення потоків обсягів інформації;
побудова схеми руху аналітичних номенклатур;
достовірність, повнота та місткість аналітичних номенклатур;
деталізація та агрегування аналітичних номенклатур;
гнучкість, що дає змогу своєчасно вносити зміни.
Вибір аналітичних номенклатур визначається змістом цільового завдання. Кожний господарський факт — явище або процес — формується під впливом різних факторів. Звідси першим елементом підготовчого етапу робіт є визначення та вибір факторів.
Фактор (лат. fасtоr — продукуючий) у процесі аналізу господарської діяльності визначається як рушійна сила, причина будь-якого процесу, явища, істотні обставини у їх визначенні.
З погляду побудови технології аналітичного процесу важливим є розмежування сукупності факторів за такими ознаками:
кількісними й якісними;
істотними і неістотними (другорядними);
постійними і випадковими;
такими, що регулюють процеси і такими, що не регулюють їх.
Найдоцільніше таку роботу виконувати за допомогою схеми, де слід відобразити взаємозв’язок показників і факторів. Наприклад, розмір прибутку залежить від таких факторів: обсягу реалізації, собівартості її, асортименту продукції, позареалізаційних доходів та витрат (рис. 6.2).
Рис. 6.2. Формування та взаємозв’язок основних показників
господарської діяльності з прибутку
Для визначення аналітичних номенклатур з аналізу використання матеріалів, наприклад чорних металів, потрібно спочатку визначити фактори, які впливають на їх використання. До них належать: вид металу, асортимент, група, призначення, тип тощо. Тому для вибору аналітичних номенклатур доцільно скласти загальну схему аналізу з визначення факторів.
Мета аналітичної обробки — розкрити внутрішню закономірність в економіці господарства. Для цього слід розробити аналітичну номенклатуру (систему аналітичних показників), що відображує суть процесів і явищ, які аналізують методику виконання розрахунків того чи іншого показника, визначити логічну послідовність обробки даних, форми таблиць, графіки руху аналітичної інформації у процесі обробки та забезпечити комплекс робіт на цьому етапі аналітичного процесу.
Складність розробки аналітичних номенклатур зумовлена ще й тим, що крім нормативних, бізнес-планових та фактичних показників у аналітичному процесі використовують показники, які утворюються у самому процесі. Характер цих показників залежить від мети, змісту, місця і часу проведення аналізу, а кількість їх визначається вимогами управління.
При виборі аналітичних номенклатур (системи показників) слід враховувати, що аналітична обробка дає змогу систематизувати взаємопов’язані узагальнюючі показники, за допомогою яких можна дати найповнішу характеристику роботи господарства, його виробничих та інших підрозділів.
Наприклад, при аналізі техніко-економічного рівня виробництва узагальнюючими показниками є такі:
ступінь механізації й автоматизації праці;
абсолютне зменшення кількості зайнятих ручною працею на найважливіших роботах;
відносне зменшення чисельності працюючих, спричинене зростанням технічного рівня виробництва;
зниження собівартості продукції.
При цьому зміст кожного показника (системи показників) може змінюватися залежно від призначення, мети або об’єкта аналізу, реальних можливостей визначення показників.
При розробці аналітичних номенклатур (показників) необхідно прагнути до їх спрощення. Доцільно складати перелік відібраних аналітичних номенклатур.
Аналіз діяльності господарств та їх структурних виробничих підрозділів або завдань, які вони вирішують, має здійснюватися у такій послідовності: спочатку подається попередня характеристика діяльності за системою узагальнюючих показників, далі проводиться глибокий всебічний аналіз факторів, які визначають показники, виявляються причини упущень у роботі, резерви і, нарешті, на основі поглибленого вивчення показників та факторів дається загальна оцінка роботи господарства. Тому узагальнююча аналітична номенклатура має характеризувати ефективність діяльності відповідного господарського комплексу, ланки, підрозділу та напрями їхньої роботи.
Узагальнюючі показники діяльності не регламентуються, що потребує особливої уваги до їх вибору. Для об’єктивного оцінювання потрібно використовувати такі показники, які найменшою мірою зазнають впливу побічних та зовнішніх факторів.
Оскільки основне завдання узагальнення полягає в оцінці виконання завдань та договорів, то для узагальнюючої оцінки використовують нормативні, планові, звітні показники, а також показники минулих років та інших господарств.
Дібрані показники утворюють аналітичну номенклатуру, яку оформлюють у таблиці (табл. 6.2).
Таблиця 6.2
ПЕРЕЛІК АНАЛІТИЧНИХ НОМЕНКЛАТУР З АНАЛІЗУ
___________________ на _________________ етапі
| № з/п | Характеристика аналітичної номенклатури | Напрям використання даних | У вираженні | У яких носіях інформація з’являється вперше | |
| натуральному | вартісному | ||||
| | | | | | |
Після визначення переліку аналітичних номенклатур вибирають і формують носії аналітичної інформації.
6.3. ОРГАНІЗАЦІЯ МАТЕРІАЛЬНИХ НОСІЇВ
АНАЛІТИЧНОГО ПРОЦЕСУ
Склад, зміст та формування показників аналітичної інформації для організації аналітичного процесу визначаються проектом аналізу господарської діяльності.
Як уже зазначалося, аналіз господарської діяльності виник і розвивався як аналіз за даними бухгалтерського обліку та звітності. Тепер він вийшов далеко за межі матеріалів, що їх подає бухгалтерія. Тому у процесі аналізу господарської діяльності поряд з бухгалтерською використовується вся сукупність як економічної, так і технічної інформації. Першим видом носіїв аналітичної номенклатури є форми відображення нормативних, планових, кошторисних, облікових, звітних, технічних, технологічних, конструкторських даних та показників.
Такими формами нормативної, планової інформації є бізнес-план і аналогічні плани різних видів діяльності та галузей: сільського господарства, будівництва, транспорту — різного роду розрахункові таблиці, облікових показників — звітні форми, облікові реєстри, первинні документи тощо. Носії цих форм можуть бути паперові або технічні.
Вибір форм та носіїв аналітичних номенклатур має виняткове значення для організації аналітичного процесу. Основу вибору становлять аналітичні номенклатури, визначені за допомогою аналітичного завдання.
Методика та техніка вибору форм носіїв аналітичної інформації мають ряд специфічних особливостей.
Перша особливість вибору полягає в тому, що носії зовнішньої аналітичної інформації формуються за межами аналітичного процесу і практично у процес вступають готовими. Наприклад, у готовому вигляді використовують облікові реєстри, звітні форми. Тому вибір носіїв аналітичної інформації, що беруть для аналітичного процесу з інших ділянок економічної роботи, потрібно починати з вивчення змісту цих форм.
Друга особливість — це внутрішні форми та носії аналітичної інформації: таблиці, розрахункові таблиці, форми аналітичних записок тощо, які розробляють самостійно з урахуванням умов конкретного господарства. Методику та техніку проектування їх викладено у розд. 2.
Крім зазначених до форм та носіїв аналітичної інформації відносять також протоколи різних виробничих нарад, господарських активів, акти перевірок і ревізій і т. ін.
Залежно від поставленої мети у процесі аналізу нормативних, планових, фактичних даних може постати потреба у перевірці тотожності, взаємної погодженості показників, відображених у різних формах. Цю роботу виконують за допомогою спеціальних таблиць. Таблиці перевірок готовності даних та показників відносять до носіїв аналітичної інформації, які формуються безпосередньо в аналітичному процесі.
Для виконання різних методичних та технічних прийомів — порівняння, зведення, групування, визначення абсолютних і відносних величин, індексів елімінування, методу ланцюгових підстановок тощо — необхідно скласти велику кількість різноманітних розрахункових таблиць. Усі ці таблиці належать до групи носіїв аналітичної інформації, які формуються у самому процесі аналізу.
Результати аналізу оформлюють по-різному, залежно від поставленої мети, масштабу об’єкта та інших характеристик, проте найчастіше у вигляді висновків, пояснювальних і аналітичних записок до різних форм звітності, доповідей тощо. Усі ці види носіїв містять аналітичні таблиці, діаграми, графіки. Отже, за місцем виникнення носії аналітичної інформації поділяють на зовнішні і внутрішні.
В аналітичному процесі на кожному етапі з’являється своя особлива форма носіїв інформації, яка найбільш характерна для цього етапу: на підготовчому етапі — таблиці перевірок готовності зовнішньої інформації; на етапі аналітичної обробки — розрахункові таблиці; на заключному етапі — аналітичні записки, висновки тощо. Це означає, що внутрішні носії аналітичної інформації можуть бути трьох видів: таблиці перевірок готовності, розрахункові аналітичні таблиці та аналітичні записки, висновки.
Основна мета аналітичної обробки — виявити причинний зв’язок і визначити вплив різних факторів на той чи інший показник діяльності. Це потребує не тільки вибору аналітичних номенклатур, а й розробки системи форм та носіїв аналітичної інформації. Основними видами форм носіїв аналітичного процесу на цьому етапі є аналітичні таблиці, які відрізняються від облікових реєстрів побудовою: в одній таблиці поєднано нормативні, планові, фактичні дані, а також їх числові різниці та інші характеристики. Крім того, у цих таблицях поєднано багато технічних і логічних процедур розрахункового характеру.
Аналітичні таблиці дають змогу визначити та оцінити ступінь відхилення фактичних даних, тобто результати роботи від заданих заздалегідь величин (кошторису, норми, плану і т. ін.).
В окремих випадках розробку та монтаж аналітичних таблиць доцільно здійснювати з урахуванням майбутнього використання їх не лише для аналітичної роботи, а й як ілюстративного матеріалу до висновків та пропозицій. Тому форма і зміст аналітичних таблиць мають відповідати вимогам повноти відображення, правильному групуванню показників та іншим вимогам до інформації.
При складанні аналітичних таблиць не рекомендується в одній таблиці відображувати всі показники, логічний поділ їх в окремих таблицях сприяє більшій наочності.
Найчастіше в аналітичних таблицях відображують дані (норми, плани, кошториси або інші дані прогнозного порядку) та фактичні дані показників, які аналізують, а також виявляють відхилення між ними. При цьому у підметі таблиці перелічують відібрані для аналізу показники, а у присудку — значення цих показників за різні періоди (таблиці 6.3 — 6.5).
Таблиця 6.3
Розрахунок впливу трудових факторів
на відхилення фактичного випуску продукції
від програми способом різниць, %
| Показник | Виконання програми | Різниця в рівні показника, % | Вплив на випуск продукції, тис. грн. (+; –) |
| Середньооблікова чисельність працівників Загальна чисельність працівників: людино-дні людино-години Продукція | | | |
Розроблені форми таблиць об’єднують в альбом аналогічно до формування альбомів носіїв облікового процесу і процесу контролю.
Форми носіїв результативної аналітичної інформації формуються на заключному етапі аналітичного процесу. Залежно від мети і місця проведення аналізу результати оформлюють у різних носіях. Основні носії, за допомогою яких оформлюють результати аналітичного процесу, такі:
текстові описового характеру — аналітичні записки, висновки, доповідні записки, звіти;
безтекстові — таблиці, графіки, діаграми тощо.
Таблиця 6.4
Аналіз стану оборотних коштів на «____» ___________ 19__ р.
| Оборотні кошти | Фактична наявність на кінець року | Норматив | Кредити банку | Заборгованість постачальникам | Норма запасу | Відхилення | |
| лишки | нестача | ||||||
| Матеріали: основні допоміжні Інші | | | | | | | |
Таблиця 6.5
Аналіз впливу факторів на відхилення
з фонду оплати праці
| Категорія персоналу | Фонд оплати праці | Чисельність персоналу, осіб | Середня заробітна плата, грн. | Відхилення з фонду оплати праці, тис. грн. | |||||||
| | за планом | фактично | за планом | фактично | відхилення | за планом | фактично | відхилення | разом | у тому числі за рахунок зміни | |
| чисельності | середньої заробітної плати | ||||||||||
| | | | | | | | | ||||
Якщо аналіз здійснюється сторонніми організаціями або особами, то такий результат оформлюють у вигляді висновку.
Результати аналізу, який здійснюють господарства, можуть оформлятися по-різному, що залежить від багатьох факторів: часу, обсягу тощо. За відносно короткий час — день, зміну, декаду — результати аналізу оформлюють у звітах-рапортах, аналітичних записках; за більш тривалий час — у пояснювальній записці. Найчастіше ці звіти-рапорти є таблицями або спеціальними відомостями, які містять здебільшого один-два, рідко три показники роботи господарського підрозділу — цеху, зміни, бригади, дільниці. Така відомість не потребує спеціального оформлення і додаткових пояснень. Її легко сприймати візуально. Вона дає змогу орієнтуватися в результатах роботи виробничого підрозділу.
Результати аналізу роботи окремих служб — постачання, збуту та ін. — оформлюють за відносно тривалий час — місяць, квартал. Основною формою оформлення аналізу є аналітична записка, де відображують характеристики стану ресурсів, причини порушень, а також вжиті щодо відповідних порушень (недоліків) заходи.
Структурно така аналітична записка містить:
загальні дані про об’єкт, який аналізують;
характеристику виконання програми доручень, плану, договору;
характеристику відхилень, які було виявлено, та вплив окремих факторів на показники, висновки, пропозиції.
Розділ «Загальні дані» містить відомості про назву господарства, його структурні підрозділи, основні види продукції, яку випускає господарство, тощо. Якщо результати аналізу у майбутньому використовуватимуться за межами господарства, то додають деякі дані про майбутній розвиток. Щоразу вказують на час, за який зроблено аналіз, які питання було розглянуто, основні результати.
У розділі, що характеризує виконання роботи, відображують дані про ступінь виконання, відхилення від завдань, темпи зростання і приросту за відповідний період порівняно з минулими періодами. Обов’язково аналізують фактори, які впливали на результати роботи, їх взаємозв’язок, взаємодію, причини відхилення. При цьому особливу увагу звертають на тенденції, що виникають у роботі господарства або його структурного підрозділу.
Виклад у пояснювальній записці супроводять таблицями, графіками та іншими ілюстраціями, які підтверджують текст. Крім того, додають розрахункові таблиці, що дають змогу зробити висновки і пропозиції. Особливу увагу в цьому розділі приділяють питанням формування показників, які є критеріями оцінки ефективної роботи господарства або його підрозділу.
У заключній частині пояснювальної записки дають оцінку діяльності господарства або його структурного підрозділу, вміщують висновки, пропозиції та заходи, спрямовані на усунення недоліків.
Альбом форм носіїв аналітичної інформації містить усі відібрані для аналітичної роботи форми. В альбомі форми компонують аналогічно, як і носіїв облікової інформації. Проте при цьому слід мати на увазі, що ці альбоми формуються з деякими особливостями.
Альбоми носіїв аналітичної інформації формують за топологічними ознаками: основні засоби, матеріали, праця та її оплата, виробництво тощо. Кожний альбом має два розділи: для внутрішніх і зовнішніх користувачів.
Кожний альбом структурно поділяють на чотири складові: титульний лист, перелік форм, методичні вказівки щодо заповнення форм, зразки форм.
У разі застосування ПК альбом форм є одним з найважливіших елементів забезпечення роботи.
При формуванні альбомів для зовнішніх користувачів аналітичної інформації потрібно враховувати такі особливості. Носії аналітичної інформації, які формуються у межах нормативних, планових, кошторисних служб, включають у перелік альбомів носіїв інформації, але самі форми не додають, оскільки їх опис та форми є в інших альбомах. В альбомах аналітичної інформації роблять лише посилання, де їх можна знайти.
Особливу увагу приділяють формуванню альбомів проміжної та підсумкової аналітичної інформації. Ці два види носіїв розробляють у кожному конкретному випадку для кожного господарства окремо.
Альбом доцільно формувати як за топологічними ознаками, так і у розрізі етапів аналітичного процесу.
6.4. ОРГАНІЗАЦІЯ ТЕХНОЛОГІЇ АНАЛІТИЧНОГО ПРОЦЕСУ
Метою аналізу є одержання показників та узагальнюючих висновків, які можуть бути використані для прийняття управлінського рішення у господарській діяльності. Для цього формують аналітичні показники та складають аналітичні таблиці — вхідна, розрахункова і вихідна аналітична інформація.
Для формування вхідної аналітичної інформації, так само як і при формуванні аналогічної інформації з обліку або контролю, використовують різну нормативно-довідкову інформацію. Особливістю формування вхідної аналітичної інформації є багатоплановість і різноманітність. Це підтверджує, що така інформація надходить з багатьох джерел, різна за формою та періодичністю одержання, технікою розрахунку. Цей етап технології аналітичного процесу потребує такої організації, яка б забезпечувала основний етап — аналітичні розрахунки — відповідно до вимог управління.
Дуже важливим і специфічним етапом є перевірка вхідної інформації логічними, арифметичними та іншими прийомами. Від ступеня вірогідності вхідної інформації залежать висновки, які випливають з результатів аналізу, а отже, й ефективність аналізу.
Складним і особливо специфічним є другий етап аналітичного процесу — розрахунок аналітичних показників. Тут насамперед важливо вибрати методику розрахунку показників, реалізації відібраної методики за допомогою економіко-математичних методів та сучасної обчислювальної техніки.
Заключний етап аналітичного процесу подібний до організації третього етапу облікового та контрольного процесів і складається з кількох підетапів.
Як видно із викладеного, загальні питання організації технології аналітичного процесу та рух носіїв аналітичної інформації багато в чому подібні до організації облікового і контрольного процесів. Тому тут спинимося тільки на особливостях руху носіїв аналітичних номенклатур.
Зазначимо, що організація аналізу господарської діяльності не має жорсткої регламентації системою нормативних актів, як, наприклад, у разі організації облікового процесу. Цієї упорядкованості досягають створенням внутрішнього документа — проекту організації. Для того щоб забезпечити організованість на належному рівні, слід враховувати його багатогранність, потребу постійного пошуку резервів виробництва на всіх дільницях господарювання. Склад проекту потребує деталізації аналітичного процесу.
Рис. 6.3. Загальна програма аналізу господарської діяльності
Першим видом робіт підготовчого етапу є складання програми аналізу, яка є основою формування технології аналітичного процесу. Вона включає ряд питань, які вирішуються на першому (підготовчому) етапі. Це визначення мети, завдань, факторів, що впливають на формування явищ і процесів, які вивчають; вибір системи показників та даних (нормативних, планових, облікових та ін.), що використовуються в аналітичному процесі для розв’язання кожного аналітичного завдання, визначення джерел аналізу, перевірки якості показників та даних.
Програма може бути підготовлена так, як показано на рис. 6.3 або в табл. 6.6.
Таблиця 6.6
Програма проведення аналізу господарської
діяльності з питання «Аналіз праці та її оплатА»
за _________________ 19__ р.
| № з/п | Зміст | Періодичність | Виконавець | Використання результатів аналізу | |
| мети | питання | ||||
| 1 | Аналіз чисельності | Забезпечення | Один раз на квартал | Відділ кадрів | Для планування підвищення кваліфікації та підготовки кадрів |
| | | Замінюваність | Щомісяця | Те саме | Для розробки заходів щодо зменшення плинності кадрів |
| | Та ін. | | | | |
| 2 | Аналіз використання робочого часу | Використання погодинного фонду часу | Те саме | Відділ праці | Для розробки заходів щодо поглиблення та поліпшення використання робочого часу |
| | Та ін. | | | | |
| 3 | Аналіз використання фонду оплати праці | Використання фонду оплати праці | Те саме | Бухгалтерія, сектор праці | Для оцінки роботи та вжиття заходів щодо використання фонду оплати праці |
| | Та ін. | | | | |
Важливим елементом програми є визначення виконавців аналізу. Зауважимо, що технологія економічного аналізу — це функція не тільки економічних, а й технічних служб господарства, а також їх керівників. Технологія аналітичного процесу передбачає поділ праці, її кооперування, розподіл обов’язків між службами та виконавцями. Це все потребує визначення руху носіїв аналітичної інформації, строків передання їх від одного виконавця іншому. Це, у свою чергу, потребує розподілу робіт, визначення послідовності їх, взаємопогодженості діяльності виконавців, служб та відділів. Розподіл робіт з економічного аналізу між службами на промисловому підприємстві може бути таким (табл. 6.7).
Таблиця 6.7
РОЗПОДІЛ РОБІТ МІЖ СЛУЖБАМИ
З ВИКОНАННЯ АНАЛІЗУ ЗА ТЕМАМИ
| № з/п | Тема аналізу | Служба і відділ, які відповідають за координацію та виконання робіт |
| 1 | Комплексний огляд основних показників | Головний бухгалтер, плановий, фінансовий відділи, лабораторія економічного аналізу |
| 2 | Обсяг, якість, номенклатура, асортимент, виробництво, реалізація | Плановий, фінансовий, виробничий та збуту відділи, бухгалтерія, технічні служби, бюро економічного аналізу |
| 3 | Організаційно-технічний рівень виробництва | Головний інженер, відділи нової техніки, головного механіка, головного конструктора, головного енергетика, матеріального забезпечення, технічного контролю |
| 4 | Організація матеріального та технічного забезпечення | Заступник директора з питань матеріального забезпечення, відділи постачання, комплектації, плановий й інструментальний |
| 5 | Використання основних засобів | Відділи виробничий і плановий, головного механіка, бухгалтерія |
| 6 | Використання матеріалів у виробництві | Відділи комплектації, виробничий, плановий, технологічний, інструментальний, бухгалтерія |
| 7 | Праця та її оплата | Відділи праці, плановий, бухгалтерія, бюро економічного аналізу |
| 8 | Собівартість продукції | Бухгалтерія, відділи плановий і фінансовий, бюро економічного аналізу |
| 9 | Прибутки, доходи, рентабельність | Головний бухгалтер, плановий відділ |
| 10 | Фінансовий стан та використання ресурсів | Головний бухгалтер, служба постачання, відділи збуту, фінансовий і юридичний |
6.5. ОРГАНІЗАЦІЯ АНАЛІТИЧНОГО ПРОЦЕСУ НА
ДЕЯКИХ ТЕХНОЛОГІЧНИХ ЕТАПАХ
Визначення джерел аналізу та підготовка даних є одним з важливих моментів підготовчого етапу організації і технології аналітичного процесу. При цьому визначають склад, зміст та напрями використання джерел аналізу. Розрізняють такі види джерел аналітичної інформації:
нормативні, кошторисні, планові тощо. Ця група включає матеріали оперативно-виробничих і техніко-економічних даних, плани-графіки виробництва;
облікові дані бухгалтерського, оперативного та статистичного обліку;
внутрішньогосподарська звітність;
позапланові та позаоблікові дані і показники різних джерел.
Важливим елементом підготовчого етапу робіт є перевірка якості джерел аналізу. Оскільки від якості джерел інформації залежить вірогідність результатів аналізу, їх слід обов’язково ретельно перевіряти. Зокрема мають бути перевірені:
повнота складу аналізованих показників;
правильність оформлення джерел аналізу;
погодженість показників (табл. 6.8);
наступність показників;
методична єдність формування показників;
взаємна погодженість величин у різних джерелах.
Джерела аналізу ретельно перевіряють за методом розрахункової перевірки.
Складовим елементом підготовчого етапу аналітичного процесу є спрощення числових значень показників та зведення їх до придатного для обробки вигляду. Цього досягають округленням цифр. Можна застосовувати також заміну відносних показників абсолютними.
Іншим видом робіт з організації підготовчого етапу аналітичного процесу є рух (переміщення) аналітичної інформації. Вихідним моментом цієї роботи є визначення складу виконавців з проведення аналізу у кожному структурному підрозділі господарства (табл. 6.9).
Таблиця 6.8
Погодженість сум у різних формах звітності
| Показник | Форма 1-ша | Форма 2-га | Позначка про погодженість | ||||
| Номер форми | Номер рядка, графи | Сума, грн. | Номер форми | Номер рядка, графи | Сума, грн. | ||
| Прибуток Та ін. | 1 | 030 | 500 | 2 | 070 | 500 | Так |
Таблиця 6.9
Перелік робіт та виконавців з підготовки даних аналізу
прибутків та рентабельності господарства
| Назва роботи | Строк виконання | Відповідальний виконавець |
| Вибірка даних зі звітних форм: базових (нормативних, планових) базових за минулий рік звітних за поточний рік | 20.01 17.01 24.01 | Карпенко І. І. Власенко П. Т. Власенко П. Т. |
| Перевірка якості дібраних даних: правильність повнота погодженість наступність порівнянність | 27.01 28.01 | Карпенко І. І. Власенко П. Т. |
| Спрощення системи показників | 29.01 | Карпенко І. І. |
Кожному виконавцю повинен бути встановлений конкретний строк з кожного виду робіт. Далі визначають строки і спосіб передавання носіїв аналітичної інформації, здійснення контролю за збереженням.
Після підготовки переходять до найбільш трудомісткої роботи другого етапу — аналітичної обробки даних.
Найскладнішим в організації технології аналітичного процесу є забезпечення руху аналітичної інформації та її матеріальних носіїв.
Основне завдання організації технології аналітичного процесу полягає в тому, щоб визначити канали руху та передавання інформації від одного виконавця до іншого за технологічною схемою та у найкоротший час.
При створенні раціонального руху потоку інформації в аналітичному процесі слід додержувати таких принципів:
виявлення інформаційної потреби;
визначення найбільш ефективного задоволення інформаційної потреби;
об’єктивності відображення господарських фактів — явищ і процесів;
єдності інформації різних джерел;
усунення дублювання;
обробки на ПК.
Обробка даних як етап аналітичного процесу полягає у перетворенні вхідної інформації у вихідну за допомогою логічних та обчислювальних операцій і може виконуватися вручну або за допомогою різних типів обчислювальних машин. За будь-якого варіанта поділ етапу на фази залежатиме від масштабів робіт та наявності технічних засобів.
Аналітична обробка економічної інформації здійснюється за допомогою різних технічних методичних прийомів: технічних (порівняння, групування, перегрупування, відносні величини), методичних (математичних, економіко-математичних, статистичних та ін.). Вибір тих чи інших прийомів є складовою робіт з організації цього етапу аналітичного процесу.
Потреба передавання носіїв аналітичної інформації в процесі обробки від джерел користувача спричинює їх рух. При цьому найдоцільнішим є спосіб передавання, що передбачає різні канали зв’язку: телеграф, телетайп. Використовують також автоматизоване передавання даних.
Сукупність операцій з передавання даних формує потоки інформації, які залежать від організаційної структури аналітичного процесу, форми організації, типу, виду та характеру обчислювальної техніки.
Найбільш поширеним є графічний метод організації руху потоків аналітичної інформації. Форма графіка залежить від умов роботи конкретного господарства. У таких графіках фіксують найважливіші характеристики руху носіїв інформації. При цьому обов’язково відображують показники, виконавців, строки, способи передавання і т. ін.
Таблиця 6.10
Склад виконавців, зміст та строки проведення
аналізу діяльності цехів основного виробництва
| Об’єкт аналізу | Виконавець | Зміст аналізу | Строк |
| Використання основних виробничих засобів | Виробничий відділ | Використання устаткування та площ | Один раз на квартал |
| Служба головного механіка | Те саме | Те саме | |
| Служба головного технолога | » | » | |
| Плановий відділ | Використання виробничих площ | Один раз на рік | |
| Використання фонду оплати праці | Відділ праці та її оплати | Використання фонду оплати праці | Щомісяця |
| Бухгалтерія | Те саме | Те саме | |
| Відділ праці та її оплати | Ефективність використання різних форм оплати праці | Протягом року | |
| Економісти цехів | Те саме | Те саме | |
| Рентабельність виробництва | Бухгалтерія | Виконання завдань рентабельності | » |
| Собівартість продукції Та ін. | » | Собівартість | » |
Організацію руху потоків інформації оформляють графіком. Найширше використовується табличний графік організації робіт, зокрема таблично-текстовий (табл. 6.10).
Заключним етапом аналітичного процесу є узагальнення аналітичної інформації. На цьому етапі дають об’єктивну оцінку результатів діяльності господарства або його виробничого підрозділу, виявляють резерви виробництва, упущення, розробляють рекомендації.
Для цього добирають аналітичні номенклатури на основі добутих у процесі аналітичної обробки даних. Основне в узагальненні — висновки та пропозиції, спрямовані на поліпшення роботи господарства та його підрозділів.
Для об’єктивного оцінювання результатів роботи господарства або його виробничих та інших підрозділів передусім встановлюють, чи обґрунтовані завдання (плани) роботи, чи відповідають вони виробничим можливостям господарства або його підрозділів. Потрібно також дати характеристику організаційно-технічного розвитку, а також умов, за яких здійснювалася робота (діяльність).
Висновки повинні мати конструктивний характер, а у пропозиціях слід сформулювати основні конкретні завдання з удосконалення діяльності відповідного господарства або його виробничого підрозділу.
На підставі висновків та пропозицій розробляють заходи з урахуванням досягнень науки і практики з питань, які було проаналізовано. Розроблені заходи мають сприяти поліпшенню роботи, раціональнішому використанню матеріальних та трудових ресурсів, ліквідації втрат, удосконаленню виробництва на всіх дільницях роботи.
Важливим елементом заключного етапу аналітичного процесу є обговорення результатів з тими, хто брав участь в аналітичному процесі, та керівниками господарств і підрозділів, діяльність яких аналізували.
Результати аналізу потрібно доводити до всіх працюючих. Гласність результатів аналізу є ефективним методом поліпшення роботи.
Найбільш поширеним способом (прийомом) доведення до широкого кола працюючих результатів аналізу є інформація колективу на нарадах, ознайомлення з графіками за допомогою плакатів, таблиць, діаграм тощо.
Слід зазначити, що, незважаючи на деяку подібність поетапного поділу облікового, контрольного і аналітичного процесів, ідентичність назв об’єктів організації, зміст кожного значно відрізняється.
Найбільш чітко організація технології аналітичного процесу виявляється через організацію розв’язання аналітичних завдань. Побудову загальної технології вирішення аналітичних завдань унаочнює рис. 6.3. Проте підетапи технології в умовах застосування ПК не виділено. Розрахунки проміжних показників аналітичного процесу виконують на машині, а у вихідних відеограмах, машинограмах вони здійснюються автоматично.
6.6. ОСОБЛИВОСТІ ОРГАНІЗАЦІЇ
АНАЛІТИЧНОГО ПРОЦЕСУ В УМОВАХ
ФУНКЦІОНУВАННЯ АВТОМАТИЗОВАНОЇ
СИСТЕМИ ОБРОБКИ ІНФОРМАЦІЇ
У нових умовах господарювання діяльність кожного господарського суб’єкта є предметом уваги багатьох учасників ринкових відносин, зацікавлених в результатах його діяльності. На основі наявної бухгалтерської інформації всі зацікавлені сторони прагнуть оцінити фінансовий стан підприємства. А для самого підприємства важливо не стільки визначення його фінансового стану, скільки проведення постійної роботи, спрямованої на його поліпшення.
З цією метою на підприємствах здійснюють аналіз фінансово-господарської діяльності, який передбачає дослідження економіки підприємства, формування діагнозу і найближчих цілей, вироблення шляхів досягнення їх без обліку і з урахуванням резервів виробництва.
Аналіз фінансово-господарської діяльності підприємства проводиться з використанням як внутрішніх, так і зовнішніх спеціальних програмних засобів з метою одержання інформації для різних категорій користувачів.
1. Для адміністрації підприємства — з метою оцінки фактичного стану підприємства, а також для визначення напрямів фінансової стратегії і шляхів підвищення ефективності господарювання.
2. Для осіб, які мають прямий фінансовий інтерес, — акціонерів, інвесторів, продавців та покупців продукції, різних кредиторів.
3. Для осіб, котрі мають непрямий фінансовий інтерес, — органів державної податкової адміністрації України, різних фінансових інститутів, органів статистики та ін.
4. Для банків з метою проведення експертизи фінансово-господарської діяльності та платоспроможності клієнта.
5. Для органів Фонду державного майна України для виявлення неплатоспроможних підприємств, тих, що потребують першочергової державної фінансової підтримки, а також тих, що підлягають ліквідації з огляду на їх неефективність.
Аналіз роботи підприємства передбачає вирішення таких основних комплексів завдань:
1) аналіз фінансового становища підприємства;
2) аналіз структури майна підприємства та джерел його утворення;
3) аналіз показників ліквідності підприємства;
4) аналіз показників фінансової стабільності підприємства;
5) аналіз показників ефективності виробництва;
6) аналіз показників оцінки кредитоспроможності підприємства.
Рис. 6.4. Модель послідовності проведення
аналізу роботи підприємства
Аналіз може проводитися комплексно з урахуванням всіх зазначених завдань і, в разі потреби, вибірково з одного певного завдання. Для автоматизованого комплексного аналізу роботи підприємства формується модель послідовності його проведення (рис. 6.4).
