Geum.ru

Памятка по подготовке справочников по фондам личного происхождения типа путеводителей составитель: Абилова Т. Е

Вид материалаПамятка

Содержание


Справочник типа путеводителя по фондам личного происхождения в системе ипс
Алашское движение 224. 296, 297
Ii. составление характеристик фондов личного происхождения
Iii. особенности составления аннотаций к документам фондов личного происхождения
Документы к биографии А. Т. Алимжанова
Iv. подготовка справочника по фондам личного происхождения к тиражированию или изданию
Список использованной литературы
Подобный материал:

АРХИВ ПРЕЗИДЕНТА РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН


ПАМЯТКА ПО ПОДГОТОВКЕ СПРАВОЧНИКОВ ПО ФОНДАМ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ ТИПА ПУТЕВОДИТЕЛЕЙ


Составитель: Абилова Т. Е.,

начальник Управления фондов

личного происхождения, к.и.н.


Одобрена

протоколом экспертно-проверочной,

методической комиссии

от 23 декабря 2011 г. № 27


АЛМАТЫ, 2011


ОГЛАВЛЕНИЕ


ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………….3–4


РАЗДЕЛ I. СПРАВОЧНИК ПО ФОНДАМ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ В СИСТЕМЕ ИПС …………………………………………………………………………………5–8


РАЗДЕЛ II. СОСТАВЛЕНИЕ ХАРАКТЕРИСТИК ФОНДОВ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ………………………………………………………8–10


РАЗДЕЛ III. ОСОБЕННОСТИ СОСТАВЛЕНИЯ АННОТАЦИЙ К ДОКУМЕНТАМ ФОНДОВ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ …… 10–14


РАЗДЕЛ IV. ПОДГОТОВКА СПРАВОЧНИКА ПО ФОНДАМ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ К ТИРАЖИРОВАНИЮ ИЛИ ИЗДАНИЮ…………………………………………………………………14–15


СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ………………………16


ВВЕДЕНИЕ


Одним из основных направлений деятельности Архива Президента Республики Казахстан является работа по комплектованию АПРК документами личных фондов государственных, общественных, политических деятелей Республики Казахстан с начала XX в. по настоящее время.

С 1998 г. в Архив принято более 150000 документов известных государственных, общественных, политических деятелей советского периода и представителей современной политической элиты Республики Казахстан.

Среди организованных в Архиве Президента РК фондов личного происхождения, личные и семейные фонды М. Бейсебаева, С. Б. Бейсембаева, Т. Жангельдина, Ш. Ж. Жаныбекова, Д. К. Керимбаева, М. И. Исиналиева, С. С. Джиенбаева, А. Т. Алимжанова, Г. К. Бельгера, С. У. Джандосова, М. К. Козыбаева, М. Т. Оспанова, Б. Тайжана, К. К. Токаева, Джубанышевых, Куватовых – Аюхановых и мн. других.

Впервые в истории архивной отрасли Казахстана создается специализированный документальный банк данных о персоналиях – участниках становления и развития государственных, общественных и политических институтов власти и управления республики.

В целях обеспечения доступа к этой категории документов и введения их в научный оборот ведется работа по созданию полноценной информационно-поисковой системы. В составе информационно-поисковых систем АПРК: описи, каталоги, картотеки, а также архивные справочники типа путеводителей, которые позволяют вести поиск необходимой информации на уровнях: документа, части документа, группы документов (каталог), документа и дела (опись), а также по одному, нескольким архивам или отдельным архивным фондам личного происхождения (путеводитель, справочник типа путеводителя).

Первоначальным справочником, предоставляющим информацию об архивных фондах, и в частности о фондах личного происхождения являются путеводители или справочники типа путеводителей. В отличие от других справочников ИПС в них дается общая информация о поисковых сведениях и составе архивных фондов, хранящихся в государственном архиве. Наличие в АПРК таких справочников позволяет потребителям ретроспективной информации начать поиск сведений в правильном направлении и более результативно.

Работа по подготовке архивных справочников по фондам личного происхождения началась с 2003–2004 гг., когда по мере увеличения количества принимаемых в АПРК документов личных архивов государственных, общественных и политических деятелей РК был подготовлен и издан первый справочник по фондам личного происхождения, в 2009 г. был опубликован второй справочник. В первое издание включены характеристики на 37, во второе – на 18 фондов личного происхождения. Они были подготовлены с использованием методики, разработанной в архивоведении Казахстана и стран СНГ. Объединяющими факторами в основе всех методик являются поисковые сведения о фондах личного происхождения и сжатая информация об их составе. Имеются лишь различия в подаче и объеме информации, структуре систематизации научного описания документов фондов личного происхождения, наличии и разнообразии научно-справочного аппарата к этим видам архивных справочников.

Настоящая памятка подготовлена с целью обобщения накопленного опыта Архива Президента РК, а также других архивных учреждений республики по составлению указанных справочников и установления единых подходов в процесс работы по созданию системы НСА к фондам личного происхождения.


  1. СПРАВОЧНИК ТИПА ПУТЕВОДИТЕЛЯ ПО ФОНДАМ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ В СИСТЕМЕ ИПС


1.1. Архивные справочники типа путеводителей входят в основной состав ИПС всех государственных архивов и предоставляют обобщенные сведения о местонахождении архивных фондов, их поисковые данные в масштабах архива. При осуществлении поиска необходимых документов, первым архивным справочником, предоставляющим общие сведения об архивных фондах и с которого начинается ознакомление с фондами архивного учреждения, является путеводитель. Уточнив место хранения архивного фонда и необходимых документов, поиск продолжается по другим архивным справочникам: описям дел, реестрам описей дел архивных фондов, каталогам, картотекам, указателям или специализированным перечням.

1.2. Путеводитель способствует обеспечению поиска необходимой информации по схеме от общего к частному. При этом результаты данного процесса в большей степени зависят от характера запроса потребителей. Например, поиск группы документов или более расширенной информации по определенной тематике, научному исследованию ряда проблем или поиск отдельного документа и определения его предполагаемого местонахождения, во многом различны по временным затратам и эффективности результатов, в связи с тем, что в путеводителе информация о составе архивных фондов ограничена. Краткие сведения об архивных фондах не дают исчерпывающей информации о наличии искомых документов в их составе, и наоборот, масштабы изучаемой проблемы ставят на повестку дня необходимость изучения группы архивных фондов, указанных в путеводителе. В связи с этим эффективность поиска документной информации зависит от точности и качества описания в этих справочниках и их логической связи с системой НСА архивного учреждения, определяющих успешность дальнейшего исследования.

1.3. Путеводитель – тип архивного справочника, представляющего систематизированное описание кратких сведений о фондообразователях и составе фондов государственных архивов, обеспечивающего поиск информации о документах на уровне фонда, группы фондов, одного архива, группы архивов. Путеводители делятся на следующие виды: путеводитель по фондам архива (архивов); краткий справочник по фондам архива (архивов), тематический путеводитель по фондам архива (архивов). Путеводители также подразделяются на архивные (внутриархивные) и межархивные.

Справочники по архивным фондам личного происхождения относятся к категории архивных справочников типа путеводителей. Они содержат сведения не только о документах, но и биографические справки о фондообразователях–персоналиях. В путеводителях отражаются все или часть хранящихся в государственном архиве фондов, в частности фондов личного происхождения.


1.4. Краткий справочник по фондам архива (архивов) – вид путеводителя по фондам архива (архивов), содержащий систематизированный перечень наименований архивных фондов со справочными данными о них и кратким описанием документального состава архивных фондов. Предоставляя информацию о содержании документов, они позволяют проводить поиск информации о фондах и коллекциях личного происхождения, хранящихся в государственном архиве.

Справочники типа путеводителей являются обязательными элементами системы НСА государственного архива, составляются ко всем видам документов независимо от носителей информации и взаимосвязаны с другими типами архивных справочников. Наличие в составе государственных архивов и, в частности, Архива Президента РК значительного объема фондов личного происхождения, нацеливает на необходимость создания специализированного справочника по фондам личного происхождения, дополняющего путеводитель и другие справочники по архивным фондам.1 При подготовке справочника по фондам личного происхождения объектом описания является личный (семейный) фонд или архивная коллекция.

1.5. В состав путеводителя входят наименования и характеристики фондов, систематизирующиеся на основании различных признаков: структурного, отраслевого, алфавитного и др.

1.6. Архивные справочники по фондам личного происхождения должны быть снабжены НСА, в который входят титульный лист, предисловие, список сокращений, указатели именной, географический, предметный, оглавление.

1.6.1. Предисловие содержит: историческую справку о государственном архиве, обобщенную характеристику состава фондов, в частности, личного происхождения, сведения о структуре справочника и методике аннотирования документов, о порядке пользования им. Характеристики фондов личного происхождения располагаются по алфавиту фамилий фондообразователей.

1.6.2. В список сокращений вносятся все сокращения в тексте справочника, за исключением общепринятых, таких, как т. п. – тому подобное, т. д. – так далее, т. г. – текущий год и других.

1.6.3. Основой любого вида указателя являются предметные понятия, содержащиеся в архивном справочнике, расположенные в алфавитном или систематическом порядке, и ссылочные данные на страницы или номера описательных статей.

Предметными понятиями (ключевыми словами) в указателе могут быть: фамилии, имена лиц, географические наименования, названия предметов, явлений, событий. В зависимости от того, имеются ли к понятию пояснения, указатели могут быть по своей форме глухими и развернутыми. В глухих указателях в состав статьи входят лишь обозначения понятия и ссылочные данные. В развернутом указателе в состав статьи кроме обозначения понятия включается его пояснение. С этой целью в каждом государственном архиве ведется работа по составлению каталогов и картотек, в которых имеются сведения о лицах и географических пунктах, встречающихся в его фондах.

1.6.3.1. В основу предметного указателя входят понятия о предметах – такие как, научные термины, исторические факты и явления, названия учреждений, отраслей. Специфика предметного указателя состоит в отборе понятий для включения в него. В предметный указатель могут быть включены только те понятия, которые имеют существенное значение для освещения содержания документов фондов и проблем, изучаемых по документам этих фондов. Рубрики предметного указателя могут быть простыми и сложными. Примеры простых рубрик:

Алашское движение 224. 296, 297

Аныракайская битва 45, 225, 363

Вооруженные силы 220, 223, 281

Сложная рубрика выражает обобщенное, родовое понятие, включающее совокупность видовых понятий. Например:

Рубрика: Архивы
  • Центральный государственный РК
  • ЦК КП Казахстана
  • Алма-Атинский областной государственный

1.6.3.2. Именной указатель (глухой) содержит все имена, встречающиеся в характеристиках фондов. Если в справочнике лицо упоминается не под собственным именем, являющимся общеизвестным, а под псевдонимом, прозвищем, то в указателе это лицо обозначается так, как оно дано в тексте, а рядом, в скобках, указывается собственное имя лица. Одновременно собственное имя указывается под соответствующей буквой алфавита со ссылкой на основное, т.е. на имя, встречающееся в тексте справочника. Например: Савельев В., Спицын В., (Владимиров В. В.) – 44, 47, 49

Владимиров В. В. – см. Савельев В., Спицын В.

1.6.3.3. Географический указатель (глухой) содержит названия всех населенных пунктов и других географических понятий, упоминаемых в справочнике. Предметами в географическом указателе являются названия стран, городов, областей, районов, морей, рек, озер, гор, островов, населенных пунктов. Наименования обобщенных географических и административно-территориальных понятий, например Сибирь, Закавказье, Урал и т. п., вносятся в том виде, как они названы в архивном справочнике Неопределенные географические наименования, например, близ Алматы, недалеко от Актюбинска, указываются в общем виде более широкого географического наименования или административно-территориального деления, например: Алматинская, Актюбинская области.

Указатели располагаются в справочнике в конце, перед оглавлением. В указателях к справочникам типа путеводителей приводятся ссылочные данные на страницы. К справочникам по фондам личного происхождения чаще всего составляется именной указатель, так как в фондах преимущественно содержатся документы с указанием сведений о персоналиях.

1.7. Источниками первичной информации для составления справочников типа путеводителей являются описи дел фондов, в том числе личного происхождения, а также документы архивных фондов. Качество описей дел, раскрытие в заголовках наиболее ценных по содержанию документов, акценты, расставленные при источниковедческом анализе документов фонда в предисловиях к описям, влияют на оперативность и качество составления путеводителя, его информативность, позволяют сократить время на выявление и просмотр документов дел архивных фондов. Оглавление завершает справочник, в котором перечисляются все его составные части, а также названия всех включенных в него фондов.


II. СОСТАВЛЕНИЕ ХАРАКТЕРИСТИК ФОНДОВ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ2


2.1. Каждая характеристика фонда в справочнике типа путеводителя состоит из следующих элементов:

– названия фонда;

– поисковых и справочных сведений о фонде;

– историко-биографической справки о фондообразователе;

– аннотации документов;

– библиографической справки по фонду.

2.1.1. Название фонда личного происхождения состоит из фамилии и инициалов фондообразователя (Алимжанов А. Т.) или псевдонима, если фондообразователь более известен под ним и выносится в качестве заглавия отдельной строкой. Для семейных фондов, обобщающим названием фондов будут фамилия или фамилии (псевдонимы) членов семьи с их инициалами. Например, Куватовы-Аюхановы Г. К., Р. и др., Джубанышевы А. М., Х. Н. и др.

Названием личной коллекции являются фамилия и инициалы коллекционера, в название архивной коллекции входят наименование темы или вида документов. Например, архивная коллекция документов жертв и пострадавших от политических репрессий в СССР.

2.1.2. После названия фонда в следующей строке указываются поисковые сведения о фонде:

– номер фонда;

– номера описей;

– количество единиц хранения;

– крайние даты документов.

Справочные данные о фонде имеют большое значение для пользователей. Поисковые сведения о фонде: номер и объемы фонда, дают возможность исследователю востребовать другие справочники к фонду и определить примерное количество времени, необходимое для изучения документов интересующего его архивного фонда. Крайние даты показывают хронологические рамки документов фонда, часто они не совпадают с датами жизни фондообразователя. В фондах личного происхождения встречаются не только документы, образовавшиеся до рождения фондообразователя, но материалы, отложившиеся после его смерти. Это могут быть документы родственников, собранные фондообразователем по интересующим его темам, для коллекций, а также документы по увековечиванию памяти фондообразователя; проведению юбилеев, открытию памятников и др. событиям.

Примеры:

1. Ф. 122-НЛ. Оп.1. 151 д.; 1890-е – 2002 гг.; Оп. 2. 9 ед. хр.; 2001 г., фонодокументы; коллекция с 1890-х гг.

2. Ф. 171-НЛ. Оп.1. 274 д.; 1916–2004 гг.; собр. док. с 1916 г.

2.1.3. Составной частью характеристики фонда личного происхождения является историко–биографическая справка о фондообразователе, текст которой располагается после справочных сведений о фонде и не должна превышать 10–12 строк.

В отличие от деятелей культуры, биографические справки о которых могут ограничиться лишь указанием фамилии, инициалов, псевдонима, дат жизни фондообразователя, их служебного и общественного положения, почетных званий, справки о государственных, общественных и политических деятелях, должны быть более объемными, в связи с необходимостью отражения не только почетного звания или научной степени фондообразователя, но и более значимых и продолжительных периодов их работы на руководящих постах в различных государственных, общественных учреждениях, организациях, политических структурах, объединениях. Например:

«Исиналиев Михаил Иванович (15 сентября 1928 – 19 августа 1999 гг.) – государственный и политический деятель, секретарь ЦК ЛКСМ Казахстана (1960 – 1961), зам. зав. отделом пропаганды ЦК КП Казахстана (1964), второй секретарь Алма-Атинского горкома КП Казахстана (1964 – 1969), зав. отделом культуры ЦК КП Казахстана (1969 – 1981), министр иностранных дел КазССР (1981 – 1989), сопредседатель ГДК «Азат» (1990 – 1992), Посол по особым поручениям МИД РК (1992 – 1999), Чрезвычайный и Полномочный Посланник I класса, кандидат философских наук».3

Сведения о владельцах семейных и родовых фондов приводятся или в общей исторической справке или в отдельных исторических справках, предваряющих соответствующую часть аннотации материалов фонда, относящуюся к каждому члену семьи или рода.

Исторические справки, составляемые к архивным коллекциям, должны освещать историю создания коллекции (составитель коллекции, время, условия ее создания и комплектования).

Например, архивная коллекция документов жертв и пострадавших от политических репрессий в СССР.

«Собрана историко-просветительским обществом «Әділет», отделом научной публикации документов АПРК в процессе работы над книгой воспоминаний жертв политических репрессий «Страницы трагических судеб» (Алматы, 2002)».

2.1.4. Наиболее важной и ответственной частью характеристики фонда является аннотация документов фонда, в которой в максимально сжатой форме должны быть раскрыты состав и содержание фонда. Степень полноты раскрытия состава и содержания документов в аннотациях обуславливается значением фондообразователя в сфере государственной и общественной деятельности, степенью информативности фонда, его научной и практической ценности.


III. ОСОБЕННОСТИ СОСТАВЛЕНИЯ АННОТАЦИЙ К ДОКУМЕНТАМ ФОНДОВ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ


3.1. Аннотация на фонд личного происхождения государственных, общественных, политических деятелей включает краткое описание следующих групп документов:

– документы к биографии;

– документы служебной (государственной) и общественной (политической)

Деятельности;

– документы творческой (научной) деятельности;

– документы о фондообразователе;

– документы, собранные фондообразователем;

– документы родственников, других лиц;

– фотографии.

После аннотации документов фонда личного происхождения дается перечисление дарственных надписей на книгах, переданных в архивохранилище печатных изданий. От основной части аннотации эта часть отделяется звездочками. Каждой основной группе документов соответствует отдельный абзац в аннотации.

3.2. Документы к биографии фондообразователя в зависимости от объема аннотируются в одном или нескольких абзацах.

Типовыми тематическими группами документов к биографии могут быть: личные документы, документы, подтверждающие основные события из биографии фондообразователя, например, автобиографии, личные листки по учету кадров, служебные удостоверения, копии организационно-распорядительных документов о кадровых назначениях и перемещениях фондообразователя, аттестаты, дипломы и другие документы об образовании, документы о награждениях и присвоении почетных званий, юбилейные документы, документы по увековечению памяти фондообразователя и др.

Документы к биографии аннотируются по тематическим группам (при большом объеме) или по видам документов (если объем невелик). Внутри групп документы располагаются по хронологии с указанием дат.

Пример: Документы к биографии А. Т. Алимжанова

«Документы об образовании: аттестат, дипломы об окончании Лепсинского педагогического училища, Казахского государственного университета им. С. М. Кирова, характеристики (1949 – 1954).

Документы о вступлении А. Т. Алимжанова в члены Коммунистической, Социалистической партий Казахстана, ЦК КП Казахстана, его избрании делегатом съездов КПСС, Коммунистической и Социалистической партий Казахстана: партийные, членские билеты, мандаты (1972 – 1992»).

В состав юбилейных документов входят поздравительные адреса, письма и телеграммы учреждений, организаций, известных государственных, общественных, политических деятелей, которые следует указывать в алфавитном порядке, а даты проставляются после всех перечисленных фамилий.

Пример: «Поздравительные адреса, открытки Н. А. Назарбаева, К. К. Токаева, Д. К. Ахметова и других государственных, общественных деятелей Г. К. Бельгеру в связи с его 50-, 60-летием, награждением орденом «Парасат» и другими знаменательными событиями, праздниками (1982–2000)».

3.3. При составлении аннотаций к документам служебной деятельности указываются места работы фондообразователя по хронологии.

Пример: «Документы М. И. Исиналиева об организационно-кадровой деятельности Министерства иностранных дел Казахской ССР: положение, письма, справки и другие материалы о сотрудниках аппарата министерства, дипломатах–казахстанцах, работающих в союзных представительствах за границей, о расширении и совершенствовании структуры, штатов, материальной базы и деятельности МИД Казахской ССР и другим вопросам (1945–1989).

Документы М. И. Исиналиева о работе в МИД РК Послом по особым поручениям: проект Указа Президента РК, постановления, положения, письма о статусе, структуре министерств, единой протокольной практике в РК, условиях и оплате труда дипломатических работников за границей (1993–1994)».

3.4. Описание документов общественной деятельности проводится по видам документов (письма, афиши, программы) или по темам.

Пример: «Письма избирателей, тексты выступлений, предвыборные афиши и другие документы о деятельности М. И. Исиналиева депутатом Верховного Совета Казахской ССР VII, VIII, IX, X, XI созывов (1967–1989). Документы о деятельности М. И. Исиналиева в Гражданском движении «Азат»: устав, декларация, программа, письма, статьи и другие документы о целях и задачах движения, проблемах демократизации казахстанского общества, об оказании содействия и организации финансовой помощи движению (1990 – 1995)».

3.5. Аннотирование документов творческой (научной) деятельности фондообразователя зависит от характера этой деятельности. Для писателя, журналиста, критика, литературоведа – это рукописи их произведений; для государственных и общественных деятелей – рукописи, машинописные варианты книг и опубликованные материалы мемуарного, общественно–политического характера; для ученых – рукописи, машинописные варианты научных монографий, исследований, научно-популярных статей.

Описание документов творческой деятельности ведется по жанрам произведений, видам научных трудов, общественно-политической значимости книг. Внутри каждой жанровой или видовой группы приводятся названия наиболее значительных произведений с указанием дат. Порядок систематизации произведений внутри жанровых (видовых) групп – хронологический. В случае, если не все рукописи перечислены, допускается формулировка « и др.», которая заключает жанровую (видовую) группу.

Примеры: 1. «Рукописи А. Т. Алимжанова. Романы, повести: «Гонец» (1969), «Дорога людей», «Великий саяк», «Вчера, сегодня, завтра», исправленный экземпляр первого варианта романа «Дороги людей» (1980–1983), «Познание» (1987–1990), «Испытание или мудрость Аболо» (1989 – 1991)».

2. «Рукописи диссертации, книг М. И. Исиналиева: «Воспитание коммунистической идейности рабочей молодежи» (1964) – диссертация на соискание ученой степени кандидата философских наук; неполный вариант книги «Небоскреб на Ист-Ривер» о поездках М. И. Исиналиева в США (1986), «Размышления вслух» – черновой вариант, второе дополненное издание сборника статей общественно-политического содержания (1994, 1997), «Штрихи к портретам» – статьи, воспоминания об известных государственных, общественных деятелях, дипломатах, друзьях, родственниках (1997), «На грани эпох» – главы из книги о становлении национальной государственности (1998) и др.».

Последовательность жанров (видов) в аннотации определяется особенностями творческой деятельности фондообразователя в соответствии с принципами от общего к частному, от сложного к простому. Вначале описываются романы, повести, монографии, затем рассказы, очерки, статьи и пр.

Если даты в рукописи отсутствуют и установлены автором аннотации по косвенным данным в пределах десятилетий, то описание внутри жанровых (видовых) групп проводится по алфавиту названий произведений с указанием общих для всей группы дат в квадратных скобках в конце соответствующей части аннотации.

Пример: «Рукописи произведений Г. К. Бельгера: повестей, рассказов, очерков, эссе («Дневники разных лет», «След слова», «Тихие беседы на широких перекрестках» и др.) о казахстанских писателях, прозе, о переводе литературных произведений Г. Мусрепова, А. К. Нурпеисова, А. Сулейменова [1973–2000]; «Казахские имена» (тетрадь и блокнот) со списками казахских имен, собранных Г. К. Бельгером [1957–2000]».

При небольшом количестве рукописей их следует описывать по хронологии, независимо от жанра.

Подлинность рукописей не оговаривается, при этом следует указывать копийность и соавторство.

Воспоминания аннотируются отдельной строкой вслед за рукописями. Если их названия не раскрывают содержания, то следует указать их тему, а затем даты воспоминаний.

Пример: «Сборник воспоминаний, статей супруги О. Б. Батырбекова, Ш. К. Сатпаевой об истории рода Сатпаевых, своем отце К. И. Сатпаеве, его трудах по литературе и искусству «Сәулелі әулиет» (1996, 1999)».

Отдельно аннотируются дневники и записные книжки с раскрытием их содержания, при этом следует указывать их количество и крайние даты.

Пример: «Записные книжки, блокноты, тетради А. Т. Алимжанова с записями: о писателях стран Азии, Африки, ФРГ, Ассоциации писателей стран Азии и Африки, выписками из истории Казахстана с древнейших времен, трудов И. Алтынсарина об Аль-Фараби, Рудаки, Древнего Востока (Ирана, Ирака); о рукописях ученых Джалаири, Мухаммеде Хорезми, древней истории Казахстана (1960 – 1984); с путевыми заметками в период служебных и туристических поездок писателя по странам мира (США, Куба, Англия, ФРГ, ГДР, Польша, Болгария, Франция, Греция, Италия, Алжир, Марокко, Тунис, Ливан, Сирия, Иран, Ирак, Египет, Турция, Индия, Цейлон, Пакистан, КНР, КНДР, Малайзия, Япония, Ангола, Сенегал, Конго, Гвинея, Мали) (1971–1993)».

3.6. В состав группы документов в аннотациях о фондообразователе, входят рукописи книг, монографии, опубликованные в научных изданиях, СМИ статьи, информации, заметки, письма о фондообразователе.

В случае наличия большого количества вырезок из газет и журналов, этот факт следует указать в аннотации с обозначением дат.

Пример: «Статьи разных авторов в республиканских средствах массовой информации о П. А. Атрушкевиче, его общественной деятельности, работе в КазГАСА, Сенате Парламента РК – печ. вырезки (1988–2001)».

3.7. В составе фондов личного происхождения имеются документы, собранные фондообразователями, или материалы других лиц, отложившиеся в них. Если объем этих документов невелик, то они аннотируются в разделе «Собранные документы и документы других лиц». Если же коллекция большая, то аннотация на нее дается отдельно и под новым заголовком; она располагается в конце аннотации фонда. Внутри коллекции документы описываются по аналогии описанию архивного фонда личного происхождения, в зависимости от ее состава.

3.8. В фондах личного происхождения откладываются изобразительные документы, фотографии, видео-фонодокументы, которые также описываются в аннотациях.

3.8.1. При аннотировании фотографий фондообразователя указывается, индивидуальные они или групповые, при этом дается перечисление известных лиц, изображенных на фотографиях в алфавитном порядке их фамилий. Фотографии с изображением фондообразователя в моменты его служебной, общественной деятельности, семейные фотографии объединяются в тематические группы. В конце каждой тематической группы указывается общее количество фотографий. Внутри тематических групп информация о документах излагается в хронологической последовательности.

Пример: «Фотодокументы М. И. Исиналиева, индивидуальные и в группах с земляками, друзьями, сокурсниками, коллегами периода его работы в комсомольских органах РСФСР, Казахстана, учебы в Центральной комсомольской школе при ЦК ВЛКСМ в Москве, Алма-Атинском горкоме КП Казахстана (1949 – 1998»).

3.9. Другие виды аудиовизуальной документации описываются по аналогии с аннотированием фотографий.

3.10. Документы фондов личного происхождения, архивных коллекций могут поступать в государственные архивы в течение длительного периода (частями, отдельными комплексами или единичными документами). По мере составления архивных описей на новые поступления характеристики на них включаются в очередной выпуск справочника.


IV. ПОДГОТОВКА СПРАВОЧНИКА ПО ФОНДАМ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ К ТИРАЖИРОВАНИЮ ИЛИ ИЗДАНИЮ


4.1. Справочник, предназначенный для тиражирования или издания, должен быть оснащен справочным аппаратом: титульным листом, оглавлением, предисловием, указателями и, в необходимых случаях, приложениями.

4.2. На титульном листе располагаются информационные сведения: название вышестоящей организации, которой подчиняется учреждение – составитель справочника; название учреждения, в котором составлен справочник, заглавие (название) справочника, сведения о виде повторности, периодичности издания или другие особенности справочника, выходные данные справочника (сведения об издательстве, место и год издания).

На обороте титульного листа указываются: ответственный составитель, редактор, состав редколлегии, составители, аннотация содержания справочника, знак охраны авторского права.

4.3. В предисловии должны быть отражены: цель подготовки справочника, обоснование его актуальности, структура справочника, особенности пользования и пути поиска в нем информации, состав НСА, его особенности (см. п. 1.6.1).

4.4. К путеводителю составляются указатели (см. п. 1.6.3).

4.5. Среди приложений к справочнику могут быть:

– перечень неописанных фондов личного происхождения;

– сведения о составе других видов НСА по фондам личного происхождения и др.

4.6. Выбор и единообразное применение методики составления заголовков, аннотаций, характеристик; методики датировки документов, употребления шифров, поисковых данных, применение необходимых для данного справочника видов и форм вспомогательного аппарата повысит уровень информативности справочника и позволит сократить его объем.

Справочники, предназначенные для издания, следует тщательно отредактировать, а также необходимо продумать его полиграфическое оформление. Точность данных, научно обоснованная схема построения, единство приемов описания являются необходимыми условиями качества информационных справочников, как одних из важнейших элементов ИПС.


СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

  1. Методические рекомендации по работе с документами личного происхождения (литература и искусство). М.: 1990.
  2. Архив Президента Республики Казахстан. Путеводитель: справочно-информационное издание/ сост. Грибанова Е. М. –Алматы: 2001.
  3. Создание современных архивных справочников на основе дифференцированного подхода. Методическое пособие. М.:2002.
  4. Методические рекомендации по подготовке межархивного путеводителя по фондам личного происхождения, хранящимся в государственных архивах Республики Казахстан. Алматы: Центральный государственный архив РК, 2004.
  5. Справочник по фондам личного происхождения Архива Президента Республики Казахстан/ сост. Абилова Т. Е. – Алматы: 2004.
  6. Справочник по архивным фондам личного происхождения. Выпуск 2, том 1. Архив Президента Республики Казахстан/ сост. Абилова Т. Е. – Алматы:2009.

1 Например, « Путеводитель Архива Президента Республики Казахстан».– Алматы, 2001.164 С.

Систематический и именной каталоги, описи дел.

2 См. п. 1.5.

3 См. Справочник по архивным фондам личного происхождения, вып.2, т.1.– Алматы, 2009. С.52.