План Облік І контроль касових операцій І грошей в касі. Облік створення І використання фонду дрібних сум

Вид материалаДокументы

Содержание


2. Облік створення і використання фонду дрібних сум
Створення фонду дрібних сум.
Виплати з фонду дрібних сум.
Поповнення фонду дрібних сум.
3. Документальне оформлення і облік операцій по банківських рахунках
Залишок за банківським звітом
Скоригований книжний залишок
Відображення результатів погоджувальної таблиці
4. Облік поточних (короткострокових) фінансових інвестицій
Облік акцій
Облік облігацій
Відображення поточних фінансових інвестицій в балансі підприємства
Д-т рах. “Нереалізовані збитки по
Акції Фактична вартість Ринкова вартість
Разом 91000 88000
Відображення в балансі буде наступним
Ключові поняття (глосарій)
Внутрішній контроль –
Контрольні питання
Навчальні завдання
...
Полное содержание
Подобный материал:
ТЕМА 3. ОБЛІК ГРОШОВИХ КОШТІВ

План
  1. Облік і контроль касових операцій і грошей в касі.
  2. Облік створення і використання фонду дрібних сум.
  3. Документальне оформлення і облік операцій по банківських рахунках.
  4. Облік короткострокових фінансових інвестицій.


1. ОБЛІК І КОНТРОЛЬ КАСОВИХ ОПЕРАЦІЙ І ГРОШЕЙ В КАСІ

1. Грошові кошти є найліквіднішою частиною активів підприємств, яка використовується для сплати боргів, на закупівлю нових активів. До грошових коштів належать:
  • готівка, яка зберігається на підприємстві;
  • гроші в банках (на рахунках);
  • банківські векселі;
  • грошові чеки і перекази від клієнтів.

В США всі ці складові об’єднуються одним словом “CASH” і обліковуються на одному рахунку “Грошові кошти”. У західноєвропейських країнах грошові кошти обліковуються на рахунках “Каса” і “Рахунки в банках” – в національній та іноземній валюті.

На облік і контроль касової готівки звертається велика увага. У фірмах розробляють системи контролю надходжень і витрат готівки. Готівку здебільшого намагаються зводити до мінімуму, особливо на промислових підприємствах. Але в торговельних підприємствах у касі можуть бути значні суми.

Система внутрішнього контролю включає в себе план організації, а також заходи, спрямовані на збереження грошових коштів (як і іншого майна).

Для захисту готівки та контролю за збереженням слід дотримуватися таких чотирьох принципів

1) облік готівки мусить здійснюватися в момент її надходження;

2) всю готівку, що надійшла, необхідно здавати в той самий день, принаймні не пізніше, ніж на наступний день;

3) працівник, який одержує готівку, не повинен займатися її обліком в бухгалтерії;

4) працівник, відповідальний за одержання готівки, не повинен займатися її розподілом.

Кожне підприємство розробляє свої заходи контролю за виплатою готівки. Серед найважливіших контрольних заходів можна зазначити такі: для виплат необхідно одержувати попередній дозвіл; усі чеки повинні мати серійний номер, доступ до них має бути обмежений; бажано, щоб кожен чек підписували дві особи; бажано, щоб працівник, якого уповноважено оплачувати рахунки, не мав права підписувати чеки; при оплаті зобов’язань на первинних документах слід проставляти дату, номер чека і штамп “Оплачено”; особи, які підписують чеки, не повинні мати доступу до чеків чи займатися вивіркою рахунків; інвентаризація готівки в касі та на банківських рахунках повинна здійснюватись не рідше одного разу на місяць.

По касі може бути виявлено нестачі або надлишки грошей. Вони відносяться на рахунок "Нестачі або надлишки по касі", який є активно-пасивним. Цей рахунок дебетується на величину нестачі і кредитується на величину надлишку.

Приклад. Касовий апарат показує, що виручка магазину за день становить 4546 дол. У наявності в касира грошей було 4537 дол. Нестача складає 9 дол. Оприбуткування готівки з урахуванням нестачі грошей та відображення доходу від реалізації здійснюється таким бухгалтерським записом:

Д-т рах. “Грошові кошти” 4537

Д-т рах. “Нестачі або надлишки по касі” 9

К-т рах. “Доходи від реалізації” 4546

В разі великої нестачі готівки адміністрація здійснює певне розслідування, з’ясовує причини та обставини її виникнення.

Наприкінці звітного періоду дебетове сальдо рахунку “Нестачі або надлишки по касі” відображаються у Звіті про прибутки та збитки як операційні (торговельні) витрати. Кредитове сальдо вказаного рахунку відображається у Звіті про прибутки та збитки як “інші доходи”.

Операції по касі відображаються і групуються в касовому журналі надходжень та видатків, підсумки переносяться в Журнал реєстрації операцій, а потім – на рахунки бухгалтерського обліку і Головній книзі. Форма журналів надходжень і видатків грошей здебільшого довільна, пристосована до умов підприємства.

Рух грошей по касі відображається в обліку такими записами:

Надходження:

Д-т рах. “Каса”

К-т рах. “Доходи від реалізації”.

К-т рах. “Рахунки до одержання (Клієнти, Дебітори)”.

К-т рах. “Рахунки в банках” та ін.

Видатки:

Д-т рах. “Рахунки до оплати (Постачальники)”.

Д-т рах. “Фонд дрібних сум (Мала каса)”.

Д-т рах. “Рахунки в банках”.

Д-т рах. “Витрат по елементах”.

Д-т рах. “Розрахунки з персоналом” та ін.

К-т рах. “Каса”.


2. ОБЛІК СТВОРЕННЯ І ВИКОРИСТАННЯ ФОНДУ ДРІБНИХ СУМ

Для здійснення невеликих витрат, наприклад, канцелярських, поштових, представницьких, тощо, фірми створюють фонд дрібних сум. Цю систему операцій називають ще “авансова система” (або система підзвітних сум). Вона передбачає створення фонду, здійснення виплат за рахунок фонду та поповнення фонду.

Створення фонду дрібних сум. Адміністрація планує необхідні витрати, їх обсяг і на цій підставі визначає розмір фонду з розрахунку на 2-4 тижні.

Гроші видаються підзвітній особі, яка зберігає їх у своєму сейфі. Видача оформляється чеком, гроші видаються з каси. При цьому роблять проводку:

Д-т рах. “Фонд дрібних сум” 200

К-т рах. “Каса (Грошові кошти)” 200

Фонд створюється на постійній основі, тобто в цьому фонді постійно має бути, наприклад, 200 доларів або інша встановлена сума. При видачі грошей підзвітній особі видають також пронумеровані чеки (квитанції) або ваучери для запису витрат грошей.

Виплати з фонду дрібних сум. Витрата грошей відбувається тільки на передбачені цілі. На кожну виплату підзвітна особа складає квитанцію або ваучер, у якому проставляє суму і призначення виплати. Особа, яка одержує гроші, підписує цей документ.

Поповнення фонду дрібних сум. Підзвітна особа на встановлену дату складає звіт про витрати і подає його в бухгалтерію (звіт складається за даними квитанцій, ваучерів).

Фонд дрібних сум поповнюється на суму витрачених коштів шляхом виписки чека на ім’я підзвітної особи.

Наприклад, сума витрат за ваучерами (квитанціями) складає на певну дату 160 доларів, в тому числі:
  • поштові витрати - 80 дол.;
  • витрати на перевезення (транспортні) - 36 дол.;
  • канцелярські витрати - 34 дол.;
  • інші адміністративні витрати - 10 дол.

Фонд дрібних витрат поповнюється на суму 160 дол. з одночасним відображенням витрат:

Д-т рах. “Поштові витрати” 80

Д-т рах. “Транспортні витрати” 36

Д-т рах. “Канцелярські витрати” 34

Д-т рах. “Інші витрати” 10

К-т рах. “Грошові кошти (Каса)” 160

Контроль здійснюється таким чином, щоб залишок у фонді плюс сума квитанцій на витрати завжди дорівнювали сумі ліміту фонду (в цьому прикладі 200 дол.).

Нестачі або надлишки по фонду дрібних сум відображаються на рахунку “Нестачі або надлишки по касі”.

Нестачі:

Д-т рах. “Нестачі або надлишки по касі”

К-т рах. “Грошові кошти”.

Надлишки:

Д-т рах. “Грошові кошти”

К-т рах. “Нестача або надлишки по касі”.


3. ДОКУМЕНТАЛЬНЕ ОФОРМЛЕННЯ І ОБЛІК ОПЕРАЦІЙ ПО БАНКІВСЬКИХ РАХУНКАХ

Зарубіжні фірми для зберігання готівки та ведення розрахунків відкривають банківські рахунки. Це зводить до мінімуму кількість готівки в обігу фірми, а також посилює контроль за грошовими коштами.

Є кілька видів банківських рахунків, що їх може відкривати фірма: банківський чековий рахунок, простий (загальний) банківський рахунок, рахунок для розрахунків з персоналом, а також рахунки для кредитних ліній та інші.

Для відкриття банківського рахунку фірма (як і окрема особа) подає в банк карточку з підписом (зразок) осіб, які матимуть право підписувати чеки та інші банківські документи. В окремих випадках банк може вимагати від клієнта фінансової інформації про нього.

Після відкриття рахунку банк друкує і видає чекову книжку з пронумерованими чеками (та з корінцями), а також депозитні бланки (аркуші). На цих документах друкується (вже надрукована банком) інформація, що ідентифікує банк та фірму (клієнта) – тобто назва, адреса тощо.

На практиці можуть бути розходження між залишками на банківському рахунку за даними обліку фірми і за даними витягу банку. Причинами цього розходження можуть бути:
  • від ставання в часі;
  • помилки записів (замість 450 у книзі написано 540);
  • записи банку на рахунку без відома депозитора (витрати за послуги, продаж векселів тощо).

Відставання в часі: фірма здала гроші у вечірню касу 30.04, а банк відобразив це 1.05. Або: чек направили для оплати постачальникам, а банк провів його пізніше.

Усі розходження мають бути відрегульовані. Слід сказати, що, на відміну від нашої практики, коли записи операцій здійснюються тільки на основі банківського витягу, в зарубіжних країнах перевага надається не витягові, а клієнтові.

Після одержання витягу банку він ретельно перевіряється і складається для врегулювання погоджувальна таблиця.

Спочатку в таблицю записують залишки - за даними витягу і за даними обліку фірми. Потім відображаються всі розходження. Приклад погоджувальної таблиці наведено в таблиці 3.1.
Таблиця 3.1

Узгоджувальна таблиця 30 квітня 2004 р.

Залишок за банківським звітом


Плюс: Вечірня каса 30.04.04

Мінус: Виписані чеки на оплату постачальникам, не проведені банком

Скоригований залишок банку

Книжний залишок фірми

Плюс: Облік векселя банком

15907,45

2201,40


5904,00

12204,85

11859,45

1035,00

Помилка у відображенні чека № 443 (оплата рахунку постач.)

Мінус: Одержані, але не оплачені чеки від покупців

Списано за банківські послуги

Скоригований книжний залишок


36,00

425,60

30,00

12204,85

Результати узгоджувальної таблиці відображають в обліку для коригування залишку на рахунку “Грошові кошти”. Про допущені банком помилки сповіщають банкові для виправлення.

Відображення результатів погоджувальної таблиці

1) Облік банком нашого векселя:

Номінальна вартість 1000 дол.; % – 50 дол.

Банківський гонорар: 15 дол.

Д-т Горошові кошти 1035-00

Д-т Фінансові витрати 15-00

К-т Векселі одержані 1000-00

К-т Фінансові доходи (%) 50-00

2) Виправлення помилки відображення чека №443:

Д-т Грошові кошти 36-00

К-т Постачальники (рахунки до оплати) 36-00

3) Неоплачені покупцями чеки:

Д-т Клієнти (рахунки до одержання) 425-60

К-т Грошові кошти 425-60

4) Оплата банківських послуг:

Д-т Фінансові витрати 30-00

К-т Грошові кошти 30-00


4. ОБЛІК ПОТОЧНИХ (КОРОТКОСТРОКОВИХ) ФІНАНСОВИХ ІНВЕСТИЦІЙ

З метою одержання дивідендів або відсотків багато компаній вкладують вільні грошові кошти (особливо в період високих процентних ставок) у короткострокові цінні папери (фінансові інвестиції).

Фінансові інвестиції – це активи, які утримуються підприємством з метою збільшення прибутку (відсотків, дивідендів тощо), зростання вартості капіталу або інших вигод для інвестора.

В залежності від строку утримання на підприємстві фінансові інвестиції поділяються на поточні (короткострокові) та довгострокові. Більш детальна характеристика фінансових інвестицій наведена на рис.3.1.



Рис.3.1. Фінансові інвестиції, їх собівартість та складові

До короткострокових фінансових інвестицій відносяться:
  • Короткострокові цінні папери: депозитні сертифікати банків; грошові ринкові сертифікати, що випускаються ощадними і кредитними установами; казначейські білети, що випускаються урядом; комерційні папери, що випускаються корпораціями.
  • Акції інших підприємств.
  • Облігації.

Найчастіше фірми вкладують грошові кошти в акції та облігації інших підприємств.

Короткострокові фінансові інвестиції є високоліквідними активами. За рівнем ліквідності вони посідають, як правило, друге місце після грошових коштів. Частина з них прирівнюється до грошових коштів, є еквівалентами їх. До еквівалентів грошових коштів відносяться цінні папери, які, згідно умов договору, конвертуються в грошові кошти в термін до трьох місяців (наприклад, депозитні сертифікати).

Облік короткострокових фінансових інвестицій включає такі операції:
  • облік придбання (купівлі);
  • облік доходів (дивідендів, процентів);
  • облік реалізації цінних паперів.

Згідно загальному правилу, всі цінні папери, що надходять в результатів купівлі, обліковуються первісно за фактичною собівартістю, до складу якої входять ціна придбання, комісійні винагороди, мито, податки, збори, обов’язкові платежі та інші витрати, безпосередньо пов’язані з придбанням фінансових інвестицій.


Облік акцій

Підприємства вкладають вільні грошові кошти в акції інших корпорацій з метою одержання фінансового доходу у вигляді дивідендів.

Приклад. Корпорація “А” купила 01.07.2003 р. у корпорації “В” 1000 шт. Простих акцій по 40 дол. кожна. Брокерські витрати становлять 500 дол. Таким чином, фактична собівартість придбаних акцій складає 40500 дол.

Бухгалтерський запис 1.07.2003 р. буде наступний:

Д-т рах. “Поточні фінансові інвестиції (Акції)” 40500

К-т рах. “Грошові кошти” 40500

По куплених акціях корпорація одержує дивіденди, які відображаються в обліку в міру їх надходження. Так, 31.12.2003 р. корпорація “А” одержала дивіденди у розмірі 2 дол. з кожної акції, тобто 2000 дол. (2 дол.  1000 шт.).

31.12.2003 р.: Д-т рах. “Грошові кошти” 2000

К-т рах. “Фінансові доходи

(Дивіденди)” 2000

Методика обліку може передбачати попереднє відображення дивідендів до одержання за інформацією (“Авізо”) корпорації “В”, а саме:

Д-т рах. “Дивіденди до одержання” 2000

К-т рах. “Фінансові доходи (Дивіденди)” 2000

Наступне одержання грошей відображається в обліку записом:

Д-т рах. “Грошові кошти” 2000

К-т рах. “Дивіденди до одержання” 2000

При реалізації акцій різниця між чистою виручкою і фактичною собівартістю їх відображається як прибутки або збитки.

Приклад. Корпорація “А” продала 10.02.2004 р. всі раніше куплені акції корпорації “В” за 43000 дол. Прибуток від реалізації акцій становить 2500 дол. (43000-40500).

10.02.2004 р. Д-т рах. “Грошові кошти” 43000

К-т рах. “Поточні фінансові інвестиції

(Акції)” 40500

К-т рах. “Прибутки від реалізації акцій” 2500

Припустимо, що корпорація “А” реалізувала акції за 39000 дол. Збитки від реалізації становлять в цьому випадку 1500 дол. (39000-40500). Бухгалтерський запис буде:

Д-т рах. “Грошові кошти” 39000

Д-т рах. “Збитки від реалізації акцій” 1500

К-т рах. “Поточні фінансові інвестиції (Акції)” 40500

Прибутки чи збитки від реалізації акцій показуються серед фінансових доходів чи витрат на рахунку “Фінансові результати звітного періоду”, а також у звіті про фінансові результати.


Облік облігацій

Для обліку облігацій використовують рахунок “Поточні фінансові інвестиції (облігації)”. На відміну від акцій, по облігаціях в обліку відображають не тільки одержані доходи (проценти), але й дохід (проценти) до одержання, що відноситься до звітного періоду.

Приклад. Корпорація “А” купила 1.01.2003 р. у корпорації “С” 50 облігацій по 1000 дол. кожна за умови 12% річних. Брокерські витрати становили 1000 дол. Корпорація “С” платить проценти кожні півроку, тобто 1.07 та 1.01 наступного року. Сума процентів за півріччя становить 3000 дол. (50000  12%  1/2).

1.01.2003 р. Відображення в обліку придбаних облігацій за фактичною собівартістю:

Д-т рах. “Поточні фінансові інвестиції (Облігації)” 51000

К-т рах. “Грошові кошти” 51000

1.07.2003 р. Надходження процентів по облігаціях за перше півріччя:

Д-т рах. “Грошові кошти” 3000

К-т рах. “Фінансові доходи (Доходи по процентах)” 3000

31 грудня слід нарахувати доходи по процентах за друге півріччя. Кошти ще не одержані, проте доходи повинні бути віднесені до звітного періоду, бо вони зароблені у звітному періоді (році).

31.12.2003 р. Д-т рах. “Доходи по процентах

до одержання” 3000

К-т рах. “Фінансові доходи

(Доходи по процентах)” 3000

2.01.2004 р. Надійшли гроші від корпорації “С”:

Д-т рах. “Грошові кошти” 3000

К-т рах. “Доходи по процентах до одержання” 3000


Реалізація. Припустимо, що корпорація реалізувала 1.06.2003 р. всі куплені 1.01.2003 р. облігації за ціною, що склалася на фондовому ринку цінних паперів, тобто за 52000 дол. При цьому в обліку необхідно відобразити не тільки ціну реалізації, але й доходи по процентах з останньої дати їх одержання до дати реалізації. В нашому прикладі це зароблений дохід по процентах за п’ять місяців:

Д = 50000  12%/100  5/12 = 2500 дол.

Ці доходи по процентах одержить покупець 7.07.2003 р., а тому він оплачує цю суму продавцеві зверх ціни реалізації.

1.06.2003 р. Д-т рах. “Грошові кошти” 54500

К-т рах. “Поточні фінансові інвестиції

(Облігації)” 51000

К-т рах. “Фінансові доходи

(Проценти по облігаціях)” 2500

К-т рах. “Прибутки від реалізації

облігацій” (52000-51000) 1000


Відображення поточних фінансових інвестицій в балансі підприємства

Інвестиційний портфель короткострокових цінних паперів оцінюється спочатку за вартістю придбання. При цьому облігації як боргові цінні папери і в подальшому відображаються у фінансовій звітності за їх фактичною первісною вартістю. Акції, що класифікуються як поточні активи, можуть відображатись:

1) за нижчою з двох оцінок: собівартості або ринковій вартості;

2) за ринковою вартістю.

Коли поточна ринкова вартість акцій стає нижчою, ніж вартість їх придбання, портфель акцій втрачає частину своєї фактичної вартості. При цьому в бухгалтерському обліку відображається коригування вартості придбання акцій до їх ринкової вартості. Наприклад, ціна портфелю акцій зменшилась на 3000$. Наприкінці звітного періоду складається бухгалтерська проводка:

Д-т рах. “Нереалізовані збитки по


короткострокових цінних паперах” 3000

К-т рах. “Зменшення ринкової вартості

короткострокових цінних паперів” 3000

Приклад. На 31.12.2003 р. корпорація має такі короткострокові (поточні) акції:

Акції Фактична вартість Ринкова вартість


Компанія “В” 40500 39200

Компанія “К” 18000 20000

Компанія “L” 32500 28800

_____________________________________________________

Разом 91000 88000


Падіння вартості акцій розглядається як позареалізаційні збитки, які повинні бути визнані у періоді, коли сталося падіння вартості акцій. Тому у фінансовій звітності буде відображено:

в Звіті про прибутки та збитки

Витрати:

Нереалізований збиток по короткострокових

цінних паперах 3000

в Балансі

Поточні активи:

Короткострокові цінні папери

за нижчою вартістю 88000

(вартість придбання акцій 91000)

Правило нижчої вартості становить виняток з принципу оцінки за собівартістю, але воно відповідає принципу обачливості (консерватизму) і не призводить до визнання нереалізованого прибутку в статтях доходів.

При подальшому підвищенні ринкової вартості портфеля акцій буде дана зворотня проводка – на збільшення ринкової вартості акцій, але лише в межах минулої собівартості

Деякі фірми відображають знецінення акцій шляхом створення резерву на знецінення акцій.

На суму знецінення акцій (3000) створюється резерв за рахунок витрат.

31.12.2003 р.:

Д-т рах. “Витрати від знецінення акцій” 3000

К-т рах. “Резерв на знецінення акцій” 3000

Відображення в балансі буде наступним:


Короткострокові фінансові вкладення (Акції) 91000

Резерв на знецінення акцій (3000)

___________________________________________________________

Чиста реалізаційна вартість 88000

КЛЮЧОВІ ПОНЯТТЯ (ГЛОСАРІЙ)


Банківський звіт – витяг з рахунку депозитора в банку, який щомісячно надсилається депозиторові. Показує операції по рахунку, здійснені за місяць, та залишки грошей на рахунку.

Ваучер – форма дозволу для здійснення тих чи тих грошових витрат. Застосовується у ваучерній системі контролю витрат грошових коштів.

Ваучерна система – система контролю за грошовими виплатами, за якою можна виплатити і кожне списання грошей мають бути розглянуті й затверджені раніше, до завершення факту оплати.

Внутрішній контроль – план організації, система процедур та заходів, спрямованих на збереження грошових коштів та іншого майна на підприємстві.

Грошові кошти (Cash) – сукупність монет, банкнот, чеків, наявних у касі підприємства та на його банківських рахунках.

Депозит в дорозі – депозит (внески грошей на рахунок в банку), який відображений в обліку клієнтом (депозитором), але ще не відображений банком.

Фонд дрібних сум – грошовий фонд, що створюється на підприємстві для оплати відносно невеликих сум (поштових, адміністративних, транспортних витрат).

Чек – документ, який містить розпорядження власника рахунку банкові видати або перерахувати з цього рахунку певну суму.

КОНТРОЛЬНІ ПИТАННЯ

  1. Що належить до грошових коштів підприємства?
  2. Як відображаються грошові кошти в балансі та в інших формах звітності?
  3. У чому полягає суть внутрішнього контролю руху готівки на підприємстві?
  4. Методика обліку операцій по касі, включаючи нестачі і надлишок сум на підприємстві.
  5. Суть, призначення і облік створення та використання фонду дрібних сум на підприємстві.
  6. Суть ваучерної системи контролю витрат грошових коштів.
  7. Суть обліку ваучерів та розрахунків за чистими сумами (знижок).
  8. Порядок відкриття рахунків у банку.
  9. Методи обліку операцій на банківських рахунках.
  10. Суть банківського звіту, узгоджувальної таблиці. Методика одержання результатів узгоджувальної таблиці.

НАВЧАЛЬНІ ЗАВДАННЯ

Завдання 1. Для оплати різних поточних витрат на підприємствах створення дрібних сум у розмірі 200 дол. Згідно із звітом відповідальної особи за завітний місяць витрат з фонду становили:

купівля поштових марок 60 дол.

оплата незначних транспортних послуг 25 дол.

купівля канцелярського приладдя 50 дол.

представницькі витрати 20 дол.

В результаті інвентаризації коштів наприкінці місяця виявлено нестачу на суму 6 доларів.

Відобразити в обліку (на бухгалтерських рахунках організації створення, використання, нестачі та поповнення фонду).

Завдання 2. 1.07.200__ р. Корпорація „А” придбала 1000 простих короткострокових акцій корпорації „Б” за ціною $30 кожна. Брокерські послуги становлять $4000. В кінці року корпорація „А” одержала дивіденди у розмірі $10 з кожної акції. 1.02.200__ р. корпорація „А” продала всі раніше придбані акції за $50000.

Завдання 3. 1.01.200__ р. корпорація „А” придбала 100 короткострокових облігацій у корпорації „Б” по $500 кожна за умови 12% річних та сплати відсотків кожні півроку. Брокерські витрати становлять $2000. 1.07.200__ р. корпорація „А” одержала відсотки по облігаціях. 1.09.200__ р. корпорація „А” продала всі раніше придбані облігації за $60000.