Облік запасів. 1 Склад, класифікація, оцінювання та завдання обліку запасів
| Вид материала | Документы |
- План заняття: Поняття запасів. Класифікація запасів за рахунками бухгалтерського обліку, 34.04kb.
- 2 облік запасів, 651.4kb.
- Розділ 6 облік запасів основні терміни І поняття, 2137.55kb.
- Формат опису модуля, 18.54kb.
- Методичні рекомендації з бухгалтерського обліку запасів, 320.28kb.
- Тема: «Облік, аналіз та аудит збереження та руху виробеничих запасів» Зміст, 2694.13kb.
- Закону України "Про внесення змін до Закону України, 59.48kb.
- Методика І техніка складання консолідованої фінансової звітності, аналіз та аудит, 38.38kb.
- План Завдання обліку праці та її оплати. Нормативна база по регулюванню питань з оплати, 107.75kb.
- Р І шенн я хсесія V іскликання від 16. 02. 2012р. №135 Про списання основних засобів, 72.59kb.
7. ОБЛІК ЗАПАСІВ.
7.1 Склад, класифікація, оцінювання та завдання обліку запасів.
У процесі діяльності бюджетних установ у складі інших їхніх оборотних активів у кругообігу беруть участь запаси — комплексна категорія, певна частина об’єктів якої з очікуваним терміном використання, що становить один рік, забезпечує функціонування зазначених суб’єктів господарювання протягом року, а решта виступає результатом специфічних для бюджетних установ видів діяльності з виготовлення продукції. Різноманітність складу запасів зумовлює потребу в класифікації, головною ознакою якої вважають функціональну належність. Так, запаси бюджетних установ поділяються на такі основні шість груп:
1) виробничі запаси;
2) тварини на вирощуванні та відгодівлі;
3) малоцінні та швидкозношувані предмети;
4) матеріали та продукти харчування;
5) готова продукція;
6) продукція сільськогосподарського виробництва.
Кожна з груп має відповідну кількість загальних підгруп. Зокрема, до складу першої групи входять:
сировина й матеріали короткотермінового використання для науково-дослідних робіт та капітального будівництва, матеріали, що дорого коштують і призначені для реставрації та ремонту виробів мистецтва, музейних цінностей та пам’яток архітектури;
Друга група — тварини на вирощуванні та відгодівлі поділяється на такі підгрупи:
- молодняк тварин на вирощуванні, зокрема молодняк великої рогатої худоби, свиней, овець, кіз та коней;
- тварини на відгодівлі, представлені дорослою худобою, переведеною з основного стада на відгодівлю й нагул;
- птиця — як молодняк, так і доросла;
- звірі хутрові — як молодняк, так і основне стадо;
- кролі — усіх кролів за породами та видами: молодняк та основне стадо;
- сім’ї бджіл;
- доросла худоба, вибракувана з основного стада — однойменні представники стада;
- худоба, прийнята від населення для реалізації.
Третю групу становлять малоцінні і швидкозношувані предмети, які поділяються на малоцінні та швидкозношувані предмети, що перебувають на складі й в експлуатації.
Відповідно до Інструкції з обліку запасів бюджетних установ, затвердженої Наказом Державного казначейства України від 08.12.2000 № 125, бюджетним установам під час розроблення номенклатурних номерів пропонується використовувати числове кодування. При цьому загальна кількість позначень має становити сім знаків (цифр): перші три — субрахунок, четвертий — групу, три останні — порядковий номер предмета у групі. Номенклатурний номер фіксується у спеціальному реєстрі — номенклатурі-ціннику, що являє собою систематизований перелік запасів установи, застосовуваний як довідник для всіх її служб і підрозділів. Крім номенклатурного номера в номенклатурі-ціннику відображається облікова ціна, одиниця виміру, сорт, розмір і найменування матеріалу.
Важливим моментом щодо достовірності відображення інформації про запаси є їх оцінка. У бухгалтерському обліку установ запаси, у т.ч. одержані та передані безоплатно в установленому чинним законодавством порядку,оцінюються за балансовою вартістю, яка поділяється на:
первісна вартість — вартість придбання, одержання, виготовлення запасів;
- справедлива вартість — первісна вартість запасів, одержаних установою безоплатно;
- відновлювальна вартість — це змінена первісна вартість запасів після їх переоцінювання.
Первісна вартість як базова оцінна категорія розшифровується за допомогою окремих самостійних економічних елементів. Так, молодняк тварин, одержаний від приплоду, а також продукція підсобних сільськогосподарських господарств оцінюється та оприбутковується за плановою собівартістю. Продукція виробничих майстерень відображається за фактичною собівартістю. Інформація за вартісними характеристиками матеріалів, продуктів харчування та малоцінними і швидкозношуваними предметами й іншими запасами відображається на основі договірних цін, визначених у процесі тендерних пропозицій. Закупівля запасів здійснюється через тендерні торги відповідно до Закону України «Про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти». Сума податку на додану вартість щодо придбаних запасів, а також видатки з транспортування зазначених предметів, заготівлю, мито відносяться на фактичні видатки установи за відповідними кодами економічної класифікації видатків. Запаси, що надійшли до установи як гуманітарна допомога, оцінюються за наявними цінами на аналогічні предмети; отримані в результаті ліквідації об’єктів необоротних активів — за цінами можливого використання. Тара оцінюється на основі цін постачальників, при цьому в разі її повернення або реалізації різниця між цінами придбання і реалізації відноситься на фактичні видатки.
Відповідно до Інструкції з обліку запасів бюджетних установ вартість запасів може бути змінена в результаті переоцінювання, але виключно на виконання нормативно-правових актів України. Для переоцінювання та встановлення реальної вартості матеріальних запасів, малоцінних і швидкозношуваних предметів наказом керівника установи утворюється спеціальна тимчасова комісія. Комісія переоцінює кожну окрему одиницю матеріальних запасів, приводячи її вартість у відповідність із ціною, що склалася в торговельній мережі на аналогічні зразки товарів, які виробляються підприємствами України або підприємствами-виробниками за межами України й поставляються в торговельну мережу.
7.2 Облік малоцінних та швидкозношуваних предметів.
До малоцінних і швидкозношуваних предметів (МШП) відносять предмети, термін експлуатації яких не перевищує року.
МШП, як і інші види запасів, підлягають попредметному обліку. Оприбуткування та вибуття малоцінних і швидкозношуваних предметів здійснюється в загальному щодо запасів порядку за раніше зазначеними первинними документами, такими як рахунки, накладні, товарно-транспортні накладні, накладні (вимоги), акти тощо.
Малоцінні та швидкозношувані предмети, що їх передають у експлуатацію до структурних підрозділів, мають перебувати на зберіганні у осіб, відповідальних за правильну експлуатацію та збереження цих предметів. Матеріально відповідальні особи на місцях експлуатації здійснюють їх облік у книзі складського обліку запасів за найменуванням і кількістю.
Для списання битого посуду в харчоблоках відповідні посадові особи ведуть журнал реєстрації битого посуду (ф. № З-10). Постійно діюча комісія стежить за правильним веденням журналу і щоквартально (щомісячно) складає акт на списання битого посуду, який затверджує керівник.
У бухгалтерії аналітичний облік малоцінних і швидкозношуваних предметів ведеться за допомогою різних реєстрів, склад яких залежить від місцезнаходження об’єкта обліку. Так, попредметний облік МШП, які перебувають на складі, здійснюється в картках чи книзі кількісно-сумового обліку запасів за найменуванням, кількістю, вартістю й матеріально відповідальною особою. Аналітичний облік малоцінних і швидкозношуваних предметів в експлуатації ведеться за найменуваннями предметів, їх кількістю, вартістю й матеріально відповідальними особами з
застосуванням карток ф. № З-396 або вкладних аркушах ф. № 402 до інвентаризаційного опису й порівняльної відомості. Рух малоцінних і швидкозношуваних предметів протягом року відображається у відповідних стовпцях вкладних аркушів з виділенням залишків на кінець кожного кварталу. При придбанні МШП бюджетні установи створюють фонд у малоцінних і швидкозношуваних предметах. При передачі в експлуатацію МШП вартістю до 10 грн. за одиницю (комплект) списуються з рахунка 22 їх вартість списується з бухгалтерського обліку та відноситься на зменшення фонду у МШП, далі вони знаходяться на збереженні у відповідальних осіб і обліковуються у книгах кількісного обліку.
Списання МШП здійснюється у разі повної їх зношеності на підставі Акта списання (форма 3-2).
7.3 Облік лікувальних засобів у бухгалтерії установи.
Обов’язки бухгалтерії медичного закладу охоплюють:
- забезпечення правильної організації бухгалтерського обліку лікарських засобів у аптеках і відділеннях;
- здійснення контролю за своєчасним і правильним оформленням документів, а також законністю операцій;
- постійний контроль за правильністю ведення предметно-кількісного обліку;
- інструктаж матеріально відповідальних осіб;
- участь в інвентаризації лікарських засобів.
Розрахунки з постачальниками з приводу закупівлі медикаментів і перев’язувальних засобів здійснюються за схемою планових платежів.
На видані до відділень (кабінетів) закладу лікувальні засоби постачальник на підставі накладних (вимог) виписує рахунки, які передає до бухгалтерії медичної установи для оплати разом із накладними. Працівник бухгалтерії перевіряє рахунки та накладні на предмет їх відповідності та дійсного отримання лікувальних засобів матеріально відповідальними особами, після чого списує витрачені медикаменти та продукти харчування. Дані, рознесені за обліковими реєстрами, надалі звіряються зі звітами матеріально відповідальних осіб.
Перерахування коштів постачальникам здійснюється у встановлені планові терміни (щоквартально, щомісячно). Для контролю за станом розрахунків бухгалтерія щомісячно звіряє розрахунки з постачальником і не рідше як один раз на квартал складає акт звірки взаємних розрахунків.
Аналітичний облік лікарських засобів здійснюється в сумовому виразі за їхніми групами у книзі (картках) кількісно-сумового обліку (ф. № З-6, № З-7) по установі та за відділеннями окремо.
Для обліку лікарських засобів у системі рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ призначено активний субрахунок 233 «Медикаменти і перев’язувальні засоби».
7.4 Облік медикаментів, перев’язувальних засобів і виробів медичного призначення.
Значну питому вагу щодо видатків медичних закладів становить код 1132 «Медикаменти та перев’язувальні засоби».
у складі лікувальних засобів виокремлюють:
- медикаменти, до складу яких належать лікувальні засоби, сироватка, вакцини, лікувальна рослинна сировина, лікувальна мінеральна вода, дизенфекційні засоби тощо;
- перев’язувальні матеріали — марля, бинти, вата, компресна клейонка та папір, тощо;
- допоміжні матеріали — папір вощений, пергаментний і фільтрувальний, паперові коробки й мішечки, капсули й облатки, ковпачки, пробки, нитки, сигнатури, етикетки, гумові обхвати, смоли тощо;
- тара, яка являє собою склянки й банки місткістю понад 5000 мл, бутлі, бідони, ящики та інші предмети;
- зворотну тару — предмети, вартість яких не включено до ціни придбаних медикаментів (продані в оплачених рахунках окремо).
У складі медикаментів виокремлюють ті, що підлягають предметно-кількісному обліку та обліку в сумовому виразі. Відповідно до Переліку лікувальних засобів, що підлягають предметно-кількісному обліку в аптечних і лікувально-профілактичних закладах, затвердженого Наказом Міністерства охорони здоров’я України від 30.06.94 № 117, до зазначеної категорії медикаментів відносять:
- наркотичні лікарські засоби;
- психотропні лікарські препарати;
- отруйні лікарські засоби;
- спирт етиловий;
- лікарські засоби, що мають одурманюючу властивість, морадон, нові препарати для проведення клінічних досліджень;
дефіцитні та дорогі лікувальні засоби.
В єдиній системі обліку зазначені складові мають забезпечити:
- повний облік надходження лікувальних засобів та своєчасне відображення даних щодо їхнього руху в системі бухгалтерського обліку;
- контроль за раціональним і цільовим використанням коштів, що виділені за кодом економічної класифікації видатків 1133 «Медикаменти і перев’язувальні засоби»;
- контроль за збереженням лікувальних засобів в аптеках і відділеннях, дотриманням установлених правил оформлення їх приймання і відпуску, проведення інвентаризації;
суворий контроль за збереженням та рухом медикаментів, що підлягають предметно-кількісному обліку, за дотриманням правил обігу зазначених речовин у закладах охорони здоров’я.
Лікувальні засоби, як і інші товарно-матеріальні цінності, можуть надходити до установ у вигляді гуманітарної допомоги, безкоштовної передачі, закупівлі, яка має проводиться виключно через систему тендерних торгів.
7.5 Облік продуктів харчування.
Облік продуктів харчування і тари має забезпечити:
- повний облік надходження однойменних матеріальних цінностей та своєчасне відображення даних щодо їхнього руху в системі бухгалтерського обліку;
- контроль за раціональним і цільовим використанням коштів, що виділені за кодом економічної класифікації видатків 1133 «Продукти харчування» кошторису установи;
- контроль за збереженням продуктів харчування, дотриманням установлених правил оформлення їх приймання і відпуску, проведення інвентаризації.
-
Закупівля продуктів харчування, як і інших товарно-матеріальних цінностей , має здійснюватись закладами системи охорони здоров’я через проведення тендерних торгів. Доставка продуктів харчування визначається умовами договору й може здійснюватись як експедиторами постачаль-
ника, так і представниками установи .
Продукти харчування, що надходять до установи, як складова запасів підлягають предметно-сортовому обліку на складі.
Для зберігання продуктів харчування використовується спеціально обладнане окреме приміщення — комора чи продуктовий склад. Завідувач складу й комори несе повну матеріальну індивідуальну відповідальність за повне збереження продуктів харчування і тари під час приймання, зберігання, відпуску. Під час надходження на склад (до комори) продукти харчування мають бути перевірені як на кількісну (асортимент, маса, об’єм, кількість місць), так і якісну відповідність фактичної наявності документальній. Кількісна перевірка здійснюється простим підрахунком та вимірюванням об’ємно-масових характеристик, якісна — попереднім оглядом цінностей та вивченням зовнішніх ознак.
У разі встановлення факту недоброякісності продуктів харчування складається акт, а недоброякісні продукти харчування передаються постачальникові разом з висновком лікаря чи санепідемстанції. Якщо під час надходження продуктів харчування виявлено кількісні розбіжності — нестача чи надлишки — приймання продуктів харчування зупиняється і відновлюється після створення наказом керівника установи спеціальної комісії, яка й проводить остаточну роботу з приймання. За результатами роботи дана комісія складає акт у 2-х примірниках (для оприбуткування матеріальних цінностей в установі та для подання претензій постачальнику).
Складський облік продуктів харчування і тари ведеться у книзі складського обліку (ф. № З-9), оформленій у встановленому порядку. Книга ведеться за найменуваннями, номенклатурними номерами, сортами в кількісному виразі. Підставою для внесення записів є прибутково-видаткові первинні документи, зокрема рахунки-фактури, товарно-транспортні накладні, накладні, акти приймання матеріалів, меню-вимога (ф. № З-4), вимоги на видачу продуктів харчування (ф. № 14-МЗ), накладні (вимоги).
Відпуск продуктів харчування зі складу (комори) до харчо-
блоку здійснюється через шеф-кухаря за вимогами (ф. № 45-МЗ) чи меню-вимогами (ф. № З-4) . Один примірник зазначених документів залишається в шеф-кухаря, другий — у комірника, на підставі якого він робить записи у книгу складського обліку. Сформовані та згруповані первинні прибутково-видаткові документи комірник здає з реєстром здачі-прийняття документів до бухгалтерії.
У бухгалтерії облік надходження продуктів харчування здійснюється в накопичувальній відомості (ф. № З-12), яка складається за матеріально відповідальними особами на підставі первинних документів у кількісному й сумарному виразі та є основою для заповнення зведення накопичувальних відомостей про надходження продуктів харчування ф. № 398 — меморіальний ордер № 11 .
7.6 Синтетичний облік запасів.
Для відображення в бухгалтерському обліку інформації про оборотні матеріальні активи, що належать установі, реалізацію та витрачання яких планується здійснити протягом року, призначений клас 2 “ Запаси ” плану рахунків. Клас 2 “ Запаси ” об’єднує такі синтетичні рахунки:
22 “ Малоцінні та швидкозношувані предмети ”;
23 “ Матеріали та продукти харчування ”.
Для обліку запасів, які призначені для виконання науково-дослідних робіт, для використання у виробництві та капітальному будівництві передбачено рахунок 20 “ Виробничі запаси ”.
При меморіально-ордерній формі облік надходження матеріалів відображається в різних меморіальних ордерах, зокрема № 6, № 8 та ін.
Синтетичний облік витрачання матеріалів на різні потреби відображається в меморіальному ордері № 13. До меморіального ордеру заносяться дані з первинних документів про витрачання матеріалів (накладних (вимог), забірних карток та ін.). Записи за дебетом субрахунків, що кореспондують з матеріальними субрахунками, здійснюються в розрізі кодів економічної класифікації видатків.
Аналітичний облік матеріалів за субрахунками 231, 234-239 у бухгалтеріях бюджетних установ ведеться за найменуваннями, сортами, кількістю, вартістю і матеріально відповідальними особами на картках ф. № З-7 (у книзі ф. № З-6).
Аналітичний облік запасів, придбаних за рахунок коштів спеціального фонду, ведеться за тими самими обліковими реєстрами, але окремо від операцій за рахунок коштів загального фонду.
Синтетичний облік операцій щодо руху малоцінних і швидкозношуваних предметів ведеться в накопичувальній відомості про вибуття та переміщення МШП ф. № 439 — меморіальний ордер № 10.
Для обліку МШП у системі рахунків бухгалтерського обліку призначено однойменний активний рахунок № 22, за яким виділено такі субрахунки першого і другого рівнів:
- № 221 «МШП на складі та в експлуатації»;
- № 221/1 «МШП на складі»;
- № 221/2 «МШП в експлуатації»;
- № 222 «МШП спеціального призначення».
Для відображення вартості МШП, що належать установі, щодо системи характеристик джерел утворення активів, у плані рахунків передбачено пасивний субрахунок № 411 «Фонд у малоцінних та швидкозношуваних предметах».
7.7 Облік запасів на складах та його зв’язок з обліком у бухгалтерії.
Облік матеріалів на складах забезпечує отримання оперативних і точних даних про залишки цінностей за кожним найменуванням матеріалів у розрізі окремих їх видів і сортів.
Кількісно-сортовий облік матеріалів ведеться на складі матеріально відповідальною особою тільки за кількістю. Ця інформація фіксується у книзі складського обліку матеріалів ф. М-17. До початку записів у книзі мають бути пронумеровані всі сторінки, а їх кількість завірена підписами керівника установи і головного бухгалтера і скріплена печаткою.
Записи в книгу складського обліку ведуть матеріально відповідальні особи на підставі прибутково-видаткових документів. Після кожного запису виводиться залишок матеріалів.
На підставі записів у книзі складського обліку матеріально відповідальні особи зобов’язані своєчасно повідомляти службу постачання про відхилення фактичного залишку матеріалів від встановлених норм і про залишки матеріалів, що знаходяться без руху і не використовуються в установі.
Відповідно до графіка первинні документи щодо надходження, вибуття та руху матеріалів передаються зі складу в бухгалтерію при реєстрі здачі документів, який складається в двох примірниках. У реєстрі вказуються номенклатурні номери матеріалів, кількість і номери первинних документів, прізвища того, хто здав і прийняв.
Кількісно-сортовий облік матеріалів – складна і трудомістка дільниця облікової роботи, а тому важливо вибрати найбільш раціональний метод їх обліку.
У бюджетних установах застосовуються такі методи сортового обліку:
· кількісно-сумовий (паралельний);
· оперативно-бухгалтерський (сальдовий);
Кількісно-сумовий метод. За цим методом на складі ведеться книга складського обліку матеріалів ф. № М-17, а в бухгалтерії – книга кількісно-сумового обліку матеріалів. Аналітичний облік у бухгалтерії ведеться за номенклатурними номерами, в розрізі матеріально відповідальних осіб та обслуговуваних установ. Замість книги можуть вестись картки. За даними цих реєстрів щомісячно складаються сортові оборотні відомості, підсумки яких звіряються з даними синтетичного обліку.
У разі великої номенклатури матеріалів метод кількісно-сумового обліку матеріалів є громіздким, трудомістким і недостатньо оперативним. У ньому дублюються аналітичні дані в бухгалтерії і на складі, показники складського обліку звіряються з даними бухгалтерії один раз на місяць і здебільшого із запізненням, що позбавляє установу оперативних і точних даних для контролю за станом запасів.
В установах з невеликою номенклатурою запасів застосовується спрощений варіант цього методу. Матеріально відповідальні особи щомісячно здають матеріальний звіт разом з первинними документами, який ретельно перевіряється, таксується, після чого стає реєстром аналітичного обліку.
Оперативно - бухгалтерський (сальдовий) метод. У наукових установах НАНУ, які мають велику номенклатуру матеріалів, і в централізованих бухгалтеріях застосовується оперативно-бухгалтерський (сальдовий) метод обліку матеріалів. Його суть зводиться до того, що на складі ведеться кількісно-сортовий облік матеріалів в книгах чи картках, які відкриваються в бухгалтерії і передаються на склад під розписку в реєстрі видачі карток. При цьому здійснюється систематичний контроль за правильністю ведення складського обліку, який стає складовою бухгалтерського обліку. З цією метою бухгалтерія установи систематично, але не рідше одного разу на тиждень, декаду проводить безпосередньо на складах у присутності матеріально відповідальних осіб перевірку своєчасності, правильності і повноти оформлення складських операцій, записів в картки складського обліку, а також вибіркову перевірку залишків матеріалів, особливо дефіцитних і дорогих. Правильність записів у складській картотеці працівник бухгалтерії підтверджує своїм підписом в картках складського обліку.
У бухгалтерії облік ведеться тільки у грошовому виразі у відомості прибуття і вибуття матеріалів за субрахунками та матеріально відповідальними особами.
Взаємозв’язок між кількісно-сортовим обліком на складі і синтетичним обліком у бухгалтерії здійснюється за допомогою “ Книги залишків матеріалів ” (сальдової книги чи відомості), яка відкривається на рік і ведеться в розрізі матеріально відповідальних осіб.
Номенклатура матеріалів у книзі розміщується за синтетичними рахунками, субрахунками або групами матеріалів. У цю книгу завідуючий складом (комірник) щомісяця переносить кількісні залишки на кінець місяця з книги чи карток складського обліку.
В бухгалтерії таксуються ці залишки за кожним номенклатурним номером і підраховуються підсумки за субрахунками матеріалів, групами, матеріально відповідальними особами. Отримані результати звіряються в бухгалтерії з даними відомості руху матеріалів у грошовому виразі. Тотожність отриманих даних підтверджує правильність ведення складського (аналітичного) обліку матеріалів.
Сальдовий метод обліку матеріалів зменшує обсяг облікових робіт, забезпечує кращий контроль за наявністю і збереженням матеріалів, звільняє облікових працівників від ведення трудомісткого аналітичного обліку і складання сортових оборотних відомостей, спрощує звірку аналітичного обліку із синтетичним. До цього й зводиться перевага такого методу перед іншими.
7.8 Документація та оперативний облік відпуску й витрачання запасів.
У процесі здійснення своєї діяльності в бюджетних установах відбувається вибуття запасів, яке включає наступні операції:
· передачу в межах установи від однієї матеріально відповідальної особи до іншої;
· витрачання;
· реалізацію залежалих або зайвих запасів;
· безоплатну передачу в межах відомства.
Відпуск запасів у використання, виробництво, продаж або
інше вибуття здійснюється за балансовою вартістю або за методом
середньозваженої собівартості.
Середньозважена собівартість визначається за кожним видом
подібних запасів шляхом ділення сумарної вартості залишку запасів
на початок звітного періоду та вартості одержаних у звітному
місяці запасів на сумарну кількість запасів на початок звітного
періоду та одержаних у звітному періоді запасів.
Метод середньозваженої собівартості застосовується у разі
наявності в установі значної кількості однотипних запасів,
придбаних за різними цінами. Обчислюється на періодичній основі
або при кожній отриманій партії запасів.
Порядок документального оформлення відпускання матеріалів залежить від того, які матеріали витрачаються і на які цілі, а також від періодичності їх використання.
Видача матеріалів зі складу здійснюється за документами, затвердженими керівником установи. Для цього потрібні:
· накладна (вимога) – призначена для оформлення надходження запасів на склад та видачі запасів зі складу. Може застосовуватися при переміщенні запасів в установі. Накладна (вимога) виписується в двох примірниках;
· меню-вимога на видачу продуктів харчування – призначена для видачі продуктів харчування зі складу. Меню-вимога складається щодня на підставі даних про кількість людей, що харчуються, та натуральних норм розкладки продуктів харчування. Меню-вимога з підписом осіб про видачу і одержання продуктів харчування передається в бухгалтерію в строки, встановлені графіком документообігу, але не рідше як 5 раз на місяць. Приймаючи меню-вимогу бухгалтерія обов’язково проводить звірку кількості осіб, що харчувались згідно даних меню-вимоги, з фактичною наявністю на певну дату осіб, яким призначене харчування;
· забірна картка – призначена для оформлення матеріальних цінностей, що видаються систематично протягом місяця. Забірна картка виписується на кожного одержувача на декілька найменувань цінностей. Ця картка виписується в двох примірниках, один з яких з розпискою одержувача зберігається на складі, а другий – в одержувача. При щоденному відпуску запасів забірна картка виписується строком на 15 днів, а при періодичному відпуску – строком на місяць. У межах установленого ліміту запаси видаються при пред’явленні одержувачем свого примірника забірної картки. Відпуск запасів понад установлений ліміт здійснюється за накладною (вимогою). Виходячи з планової потреби в запасах та норм витрат, ліміти встановлюються центральним органом виконавчої влади за відомчою підпорядкованістю, а за відсутності таких документів установою самостійно;
· шляховий листок є підставою для списання на видатки автомобільного бензину. Бензин списується по фактичних видатках, але не вище норм, затверджених для окремих марок автомобілів;
· відомість на видачу матеріалів на потреби установи – використовується для видачі господарських матеріалів, матеріалів для навчальної та іншої мети протягом місяця. Записи у відомості робити слід не в хронологічному порядку, а для кожного виду матеріалів – залишати відповідну кількість рядків, щоб наприкінці місяця по кожному виду можна було зробити загальний підсумок;
· роздавальні відомості – при проведенні ремонту;
· акти на списання цінностей – при передачі в експлуатацію МШП вартістю до 10 грн.;
· журнал реєстрації битого посуду, а щомісячно або щоквартально – акт про списання розбитого посуду.
Видаткові документи за складом та призначенням можна об’єднати в дві групи:
· разові відомості – накладна (вимога), меню-вимога, шляховий листок;
· накопичувальні відомості – відомість видачі матеріалів на потреби установи, забірна картка.