Конституцией Российской Федерации, Федеральным закон

Вид материала

Закон

Содержание

2.1. В области работы с муниципальным архивным фондом
2.2. В области работы с документами по личному составу

Подобный материал:

Приложение 1 к распоряжению

Главы города

от 07.07.2003 № 694р

ПОЛОЖЕНИЕ

об архивном отделе администрации города

I. Общие положения

1.1. Положение об архивном отделе администрации муниципального образования город окружного значения Нижневартовск (далее именуется – отдел) определяет организацию работы и компетенцию отдела в целях реализации администрацией муниципального образования город окружного значения Нижневартовск (далее именуется - администрация города) полномочий в области архивного дела на территории города.

1.2. Отдел создан в соответствии с законодательством Российской Федерации для формирования, обеспечения сохранности и использования комплекса документов по истории города, а также документов, обеспечивающих социальную и правовую защиту граждан, постоянного расширения информационной базы в целях максимального удовлетворения возросших потребностей общества в ретроспективной документной информации.

1.3. Отдел является структурным подразделением администрации города, правами юридического лица не обладает. Отдел курирует управляющий делами администрации города.

1.4. Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии со всеми структурными подразделениями администрации города, муниципальными предприятиями и учреждениями, а также другими организациями города в пределах своей компетенции.

Отдел взаимодействует с Управлением по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа в целях решения вопросов архивного дела, реализации единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

1.5. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Положением "Об Архивном фонде Российской Федерации", Законом Ханты-Мансийского автономного округа "Об Архивном фонде Ханты-Мансийского автономного округа и архивах", иными законодательными и нормативными правовыми актами Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа, а также нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы Российской Федерации, Управления по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа, Уставом муниципального образования город окружного значения Нижневартовск, решениями Думы муниципального образования города, постановлениями, распоряжениями Главы города, Положением об отделе (далее именуется - Положение).

1.6. Финансирование и материально-техническое обеспечение отдела осуществляется за счет средств городского бюджета.

1.7. Документы отдела образуют два самостоятельных архивных фонда: муниципальный архивный фонд и архивный фонд документов по личному составу длительного хранения (далее именуется – архив документов по личному составу), которые хранятся в двух обособленных архивохранилищах.

Муниципальный архивный фонд составляют документы постоянного (вечного) хранения, отражающие материальную и духовную жизнь города и имеющие историческое, научное, экономическое, социальное, культурное значение.

Муниципальный архивный фонд является составной частью Архивного фонда Ханты-Мансийского автономного округа и Архивного фонда Российской Федерации.

Архивный фонд документов по личному составу образуют документы ликвидированных организаций, обеспечивающие социальную и правовую защиту граждан.

1.8. Отдел имеет:

- гербовую печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и наименованием отдела для заверки архивных справок, выписок, копий документов, исполненных по документам муниципального архивного фонда, актов приема-передачи, выдачи дел во временное пользование предприятиям, организациям, учреждениям;

- печать с наименованием архива документов по личному составу для заверки архивных справок, выписок, копий документов, исполненных по документам по личному составу.

1.9. Отдел может осуществлять отдельные государственные полномочия в сфере архивного дела, переданные в установленном порядке субъектом Российской Федерации - Ханты-Мансийским автономным округом - администрации города.

1.10. Юридический адрес отдела: Тюменская обл., Ханты-Мансийский автономный округ, г. Нижневартовск, ул. Омская, д.1.

Юридический адрес архива документов по личному составу: Тюменская обл., Ханты-Мансийский автономный округ, г. Нижневартовск, пр. Победы, д.1.

II. Основные задачи

Основными задачами отдела являются:

2.1. В области работы с муниципальным архивным фондом:

2.1.1. Планомерное и своевременное комплектование отдела документами организаций всех форм собственности и фондами личного происхождения на различных видах носителей в целях создания полноценной источниковедческой базы по истории города для объективного исследования в дальнейшем всех важнейших направлений его жизни.

2.1.2. Обеспечение сохранности и учет документов, хранящихся в отделе.

2.1.3. Всестороннее и интенсивное использование документов в практических, научно-исследовательских целях, в области управления, патриотического воспитания.

2.1.4. Внедрение тематических и учетных баз данных, рекомендованных Федеральной архивной службой России, для быстрого поиска информации и развития научно-справочного аппарата к документам отдела, представления ретроспективной документной информации отдела в едином архивном информационном пространстве Российской Федерации.

2.1.5. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных предприятий и учреждений, содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивов.

2.1.6. Анализ состояния архивного дела на территории города, изучение тенденций и закономерностей, определение концепции и стратегии его развития с учетом местных особенностей.

2.1.7. Организация приема и рассмотрения запросов юридических и физических лиц по документам муниципального архивного фонда.

2.2. В области работы с документами по личному составу:

2.2.1. Комплектование отдела документами по личному составу на различных видах носителей ликвидированных организаций, действовавших на территории города.

2.2.2. Обеспечение сохранности и учет документов по личному составу, хранящихся в отделе.

2.2.3. Научно-техническая обработка бесхозных документов ликвидированных организаций.

2.2.4. Осуществление контроля за своевременной научно-технической обработкой документов и их передачей в отдел в случае ликвидации организаций. Консультирование по вопросам научно-технической обработки документов.

2.2.5. Оказание методической помощи организациям, в процессе деятельности которых не образуются документы Архивного фонда, в организации хранения документов по личному составу.

2.2.6. Использование документов по личному составу, хранящихся в отделе, в целях социально-правовой защиты граждан.

2.2.7. Организация приема и рассмотрения запросов юридических и физических лиц социально-правового характера; консультирование по вопросам местонахождения документов организаций.

2.2.8. Внедрение автоматизированных систем для обработки архивных данных по личному составу в целях оперативного поиска информации при подготовке справок социально-правового характера.

III. Функции

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами по комплектованию, хранению, использованию муниципального архивного фонда осуществляет следующие основные функции:

3.1. В области обеспечения сохранности и учета архивных документов:

3.1.1. Обеспечение хранения:

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, отнесенных к муниципальному архивному фонду и образовавшихся в деятельности юридических и физических лиц, перечень которых определяется на основе примерных списков, издаваемых Федеральной архивной службой России;

- фотодокументов, отражающих прошлое и настоящее города;

- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды отдела;

- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности отдела.

Документы организаций, созданных на базе имущества, находящегося в частной собственности, общественных объединений с момента их регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях, отнесенных к муниципальному архивному фонду, поступают на хранение в отдел в порядке и на условиях договоров между собственниками документов и отделом, действующим от имени администрации города при наличии доверенности.

3.1.2. Осуществление учета документов, принятых в отдел, представление в установленном порядке учетных данных в Управление по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа.

3.1.3. Проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.

3.1.4. Подготовка, представление управляющему делами администрации города и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в отделе.

3.2. В области комплектования отдела документами:

3.2.1. Составление списков организаций (лиц) - источников комплектования отдела, утверждаемых в соответствии с действующим законодательством; систематическое проведение работы по их уточнению.

3.2.2. Проведение в установленном порядке:

- отбора и приема в отдел документов постоянного хранения организаций - источников комплектования отдела;

- экспертизы ценности документов, хранящихся в отделе;

- учета документов муниципального архивного фонда в организациях- источниках комплектования отдела на стадии ведомственного хранения.

3.3. В области анализа состояния архивного дела на предприятиях и в организациях города - источниках комплектования муниципального архивного фонда, организационно-методического руководства деятельностью ведомственных архивов:

3.3.1. Проведение в соответствии с планом работы отдела проверок состояния делопроизводства и обеспечения сохранности документов на подведомственных органу местного самоуправления предприятиях и учреждениях города.

3.3.2. Изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта; оказание им организационно-методической помощи; проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами.

3.3.3. Разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению Государственной системы документационного обеспечения управления делопроизводства и унифицированных систем документации, повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.

3.4. В области информационного обеспечения пользователей и пропаганды документов отдела:

3.4.1. Изучение общественных потребностей в ретроспективной документной информации.

3.4.2. Осуществление информационного обеспечения органов местного самоуправления, государственных и негосударственных организаций, объединений, граждан как в инициативном порядке, так и по их запросам.

3.4.3. Организация:

- работы пользователей с документами, изготовления копий документов по их запросам, ведения учета изготовленных копий;

- подготовки материалов для средств массовой информации;

- документальных выставок, проведения экскурсий по архивохранилищу, лекций, встреч с общественностью, информирования о документах отдела через средства массовой информации;

- своевременного исполнения запросов юридических и физических лиц по документам муниципального архивного фонда.

3.5. В области внедрения информационных технологий:

3.5.1. Создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам отдела, архивных справочников о составе и содержании документов отдела.

3.5.2. Ведение баз данных "Архивный фонд", "Картотека решений Нижневартовского городского Совета народных депутатов и его исполкома".

3.6. В области работы с документами по личному составу:

3.6.1. Обеспечение хранения архивных документов по личному составу длительного срока хранения на различных видах носителей ликвидированных организаций, зарегистрированных в городе Нижневартовске:

- организационно-распорядительной документации по личному составу (приказы, распоряжения, алфавиты к ним, записки о приеме, увольнении, постановления и решения коллегий о назначении, перемещении и увольнении руководящих работников);

- учетных документов по личному составу (книги, журналы, списки, карточки);

- документов официального и личного происхождения, не включенных в состав личных дел (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения и т.д.);

- личных дел;

- бухгалтерских документов: лицевых счетов и ведомостей по начислению заработной платы;

- документов по аттестации и тарификации;

- наградной документации;

- актов о несчастных случаях, связанных с производством;

- других документов, подтверждающих трудовой стаж, оплату труда, получение образования, имущественные и льготные права.

3.6.2. Осуществление в соответствии с действующим законодательством приема документов по личному составу от ликвидированных организаций, зарегистрированных в городе Нижневартовске.

3.6.3. Обеспечение сохранности документов отдела, систематическое проведение проверок наличия дел.

3.6.4. Создание, совершенствование и пополнение научно-справочного аппарата к хранящимся в отделе документам.

3.6.5. Осуществление использования документов, хранящихся в отделе:

- исполнение запросов организаций, заявлений граждан по вопросам социально-правового характера;

- информирование заинтересованных организаций о составе и содержании документов отдела;

- выдача в установленном порядке документов во временное пользование.

3.6.6. Исполнение непрофильных запросов социально-правового характера, поступающих в отдел.

3.6.7. Проведение работы по установлению местонахождения документов по личному составу, не принятых в отдел, и информирование об этом заинтересованные учреждения, граждан.

3.6.8. Проведение экспертизы ценности принятых на хранение документов по личному составу.

3.6.9. Оказание помощи и предоставление консультаций работникам организаций, не являющихся источниками комплектования муниципального архивного фонда, по вопросам организации документов по личному составу в делопроизводстве, их подготовке к передаче на централизованное хранение.

3.7. Проведение семинаров для работников муниципальных предприятий и учреждений города, ответственных за делопроизводство и архив, отделов кадров и бухгалтерий по вопросам обеспечения сохранности документов по личному составу и передачи их в архив.

3.8. Осуществление своевременного и правильного рассмотрения и разрешения предложений, заявлений, жалоб граждан и принятие по ним необходимых мер, проведения приема граждан по вопросам, относящимся к компетенции отдела.

3.9. Рассмотрение и представление для согласования в Управление по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа номенклатур дел, описей дел постоянного хранения и по личному составу организаций-источников комплектования муниципального архивного фонда, ликвидированных организаций, документов личного происхождения, аудиовизуальных документов.

3.10. Внедрение в практику работы архива программных комплексов по исполнению социально-правовых и тематических запросов, учету бюджета рабочего времени работников отдела.

3.11. Подготовка проектов постановлений, распоряжений Главы города по вопросам архивного дела и делопроизводства.

3.12. Подготовка информаций по документам Главы и администрации города, стоящим на контроле.

3.13. Рассмотрение и представление в Управление по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа номенклатур дел, описей дел постоянного хранения и по личному составу организаций, а также описей аудиовизуальных документов.

3.14. Составление планов работы и отчетов отдела о проделанной работе.

IV. Права отдела

4.1. Отдел для выполнения возложенных на него задач и функций в области комплектования, хранения, использования муниципального архивного фонда имеет право:

4.1.1. Представлять администрацию города по всем вопросам, входящим в компетенцию отдела по работе с документами муниципального архивного фонда.

4.1.2. Вносить на рассмотрение управляющего делами администрации города и Управления по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов муниципального архивного фонда, хранящихся в отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций; участвовать в подготовке и рассмотрении администрацией города вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.

4.1.3. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования отдела, независимо от их ведомственной подчиненности, материалы, необходимые для осуществления задач и функций отдела.

4.1.4. Проверять исполнение организациями – источниками комплектования муниципального архивного фонда требований федерального и регионального архивного законодательства.

4.1.5. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых администрацией города и ее структурными подразделениями по вопросам архивного дела; участвовать по согласованию с организациями – источниками комплектования муниципального архивного фонда в работе их экспертных комиссий

4.1.6. Заключать договоры с коммерческими организациями от имени администрации города о сотрудничестве в области архивного дела.

4.1.7. Взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления, организациями города, Управлением по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа, общественными организациями в пределах своей компетенции.

4.2. Отдел для выполнения возложенных на него задач и функций в области комплектования, хранения, использования архивного фонда документов по личному составу имеет право:

4.2.1. Представлять администрацию города по всем вопросам, входящим в компетенцию отдела по работе с документами по личному составу.

4.2.2. Вносить на рассмотрение администрации города и Управления по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа предложения по улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов по личному составу, хранящихся в отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов, связанной с обеспечением сохранности документов по личному составу; участвовать в подготовке и рассмотрении администрацией города вопросов архивного дела и делопроизводства в части, касающейся документов по личному составу, готовить по ним проекты распорядительных документов.

4.2.3. Запрашивать и получать от организаций города, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, материалы, необходимые для осуществления задач и функций отдела в области работы с документами по личному составу.

V. Организация работы отдела

5.1. Положение об отделе утверждается Главой города. В Положении закрепляются организационно-правововой статус, задачи и функции отдела по обеспечению хранения, комплектования и использования архивных документов, образовавшихся и образующихся в организациях-источниках комплектования отдела.

Штатная численность и номенклатура должностей муниципальных служащих – работников отдела устанавливаются Главой города, исходя из возложенных на отдел задач и функций, а также объема выполняемых работ.

5.2. Отдел возглавляет начальник, назначаемый и освобождаемый от должности Главой города по представлению управляющего делами администрации города.

Специалист-эксперт, назначаемый и освобождаемый от должности Главой города по представлению управляющего делами администрации города, отвечает за весь комплекс работ с документами по личному составу ликвидированных организаций, переданными на хранение в отдел.

5.3. Начальник и специалисты отдела являются муниципальными служащими, на которых распространяются все гарантии, права, обязанности и ограничения, установленные для муниципальных служащих Законом Ханты-Мансийского автономного округа "О муниципальной службе в Ханты - Мансийском автономном округе".

5.4. Начальник отдела:

5.4.1. Организует деятельность отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций.

5.4.2. Несет ответственность за работу отдела перед управляющим делами администрации города и в установленном порядке – перед Управлением по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа.

5.4.3. Обеспечивает соблюдение охранного и противопожарного режимов в помещениях отдела, внедряет в практику работы рациональные способы хранения документов, определяет потребность отдела в оборудовании и материалах.

5.4.4. Решает вопросы выдачи документов постоянного хранения и по личному составу организациям во временное пользование.

5.4.5. Заключает договоры с коммерческими организациями от имени администрации города о сотрудничестве в области архивного дела.

5.4.6. Подписывает архивные справки, исполненные по документам муниципального архивного фонда.

5.5. Специалист-эксперт:

5.5.1. Организует деятельность отдела по работе с архивным фондом документов по личному составу и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций по обеспечению сохранности, использованию, комплектованию документами по личному составу.

5.5.2. Отчитывается о проводимой отделом работе с документами по личному составу перед управляющим делами администрации города и в установленном порядке – перед Управлением по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа.

5.5.3. Обеспечивает соблюдение охранного и противопожарного режимов в помещении архива, внедряет в практику работы рациональные способы хранения документов, определяет потребность архива в оборудовании и материалах.

5.5. Деятельность отдела организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федеральной архивной службы России, планами работы, утверждаемыми управляющим делами администрации города с учетом рекомендаций Управления по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа.

5.6. Планы работы и отчеты отдела о проделанной работе утверждает управляющий делами администрации города.

5.7. Отдел осуществляет свою работу во взаимодействии с органами местного самоуправления, организациями города, архивными учреждениями автономного округа, представителями общественности.

5.8. Ликвидация или реорганизация отдела осуществляется Главой города.

5.9. Архивные фонды и архивные документы при реорганизации отдела передаются учреждению-правопреемнику. При его ликвидации или отсутствии правопреемника документы передаются на постоянное хранение в Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа в установленном порядке.

VI. Ответственность

Отдел несет ответственность:

- за правильное применение действующего законодательства по вопросам архивного дела;

- за качественное и своевременное исполнение архивных справок социально-правового характера, оперативное предоставление пользователям информации, ее полноту и достоверность;

- за сохранение в тайне конфиденциальной информации;