Доклад об актуальных проблемах развития

Вид материала

Содержание

Что касается развития материально-технической базы

Подобный материал:

Артизов А.Н.

Заместитель руководителя Федерального архивного агентства

Доклад

ОБ АКТУАЛЬНЫХ ПРОБЛЕМАХ РАЗВИТИЯ

АРХИВНОГО ДЕЛА И НОВЫХ ПРАВИЛАХ

(сделан на заседании Научно-методического совета архивных учреждений Северо-Западного федерального округа 19 июня 2007 года)

***

Прежде всего - несколько слов о современной ситуации с российскими архивами.

Начну с кровеносной системы, обеспечивающей жизнедеятельность любого юридического лица - с финансов. В целом наметившаяся в предшествующие годы тенденция улучшения финансового обеспечения деятельности архивов сохраняется. Расходы федерального бюджета на федеральные архивы в 2004 г. по сравнению с 2003 г. возросли на 15 %, в 2005 г. они увеличились на 30 %, в 2006 г. ввиду переезда РГИА в новое здание и необходимости его эксплуатации произошло резкое увеличение более чем на 110% до 1 млрд. 300 млн. руб. Федеральным бюджетом на 2007 г. предусмотрены расходы в объеме примерно 1 млрд. 100 млн. руб. Проектом 3-хлетнего финансового плана на 2008-2010 гг. предусмотрен ежегодный рост примерно на 8-10%. Дополнительным источником финансирования остаются внебюджетные средства. По федеральным архивам ежегодно они составляют около 190 млн. руб.

Все это позволяет обеспечить производственную деятельность архивов, реализовать неотложные меры по ремонту архивохранилищ и рабочих помещений, модернизации оборудования.

Увеличение объемов работ с архивными документами, в том числе по личному составу, обусловило некоторый рост (приблизительно на 3%) штатной численности работников архивов, прежде всего в муниципальном звене. Число занятых в

государственных и муниципальных архивах (без учета ведомственных) составляет сегодня примерно 13,5 тыс. человек.

Имеющееся количество работников, однако, не позволяет в полной мере обеспечить выполнение архивами всех возложенных на них функций. Проведенные оценочные расчеты штатной численности некоторых федеральных архивов свидетельствуют о необходимости увеличения числа их работников (хотя нам в 2004 и 2006 гг. удалось добиться увеличения штатной численности федеральных архивов на 300 расчетных единиц, но это увеличение фактически покрыло предшествующие сокращения 90-х гг.). Несоответствие между количеством поступающих в архивы обращений и их штатной обеспеченностью ведет к увеличению установленных законодательством сроков исполнения запросов граждан.

Использование различных систем оплаты труда в архивных
учреждениях страны не позволяет дать однозначной оценки уровня
социальной защищенности архивистов. Лучше дело обстоит на
муниципальном уровне, где абсолютное большинство работников
муниципальных архивов - это муниципальные служащие. Хуже - в
региональных и федеральных архивах. Нынешний уровень оплаты
труда руководителей и специалистов федеральных архивов,
подавляющее число которых расположены в гг. Москве и Санкт-
Петербурге (их среднемесячная зарплата с учетом внебюджетных
выплат в 2006 г. равнялась немногим более 10 тыс. руб.), не
обеспечивает их социальной защищенности. В результате из
коллективов федеральных архивов «вымываются»

квалифицированные работники, имеющие базовое историко-архивное образование. Только что состоявшееся упорядочение оплаты труда руководителей и специалистов федеральных архивов с увеличением оплаты от 40 до 70 % ситуацию кардинально не поправляет. Это может быть изменено только с введением отраслевых систем оплаты труда. И сегодня, по нашему мнению, проблема несоответствия уровня оплаты труда архивистов обновляемой материально-технической базе архивов - главная проблема развития архивного дела в стране на ближайшие годы {дать сравнение по уровню финансирования архивов России и Литвы применительно к численности работников).

Что касается развития материально-технической базы архивов, то мы ведем его в первую очередь за счет капитального строительства и реконструкции зданий архивов:

в нынешнем году завершаются работы по строительству второго корпуса Российского государственного архива научно-технической документации (г. Москва);
продолжается строительство подземного сооружения в п. Вороново Московской обл. под архивохранилища объемом хранения более 5 млн. дел;
завершен еще один долгострой нового здания Российского государственного архива Военно-Морского Флота (г. Санкт-Петербург);
начато и вскоре должно быть закончено проектирование нового здания для ГАРФ.

В г. Санкт-Петербурге завершено строительство нового комплекса зданий для Российского государственного исторического архива, государственным заказчиком которого было Управление делами Президента Российской Федерации. В результате мы получили едва ли не лучший по техническому оснащению архив Европы. Уже закончена работа по переезду фондов и имущества РГИА (за 10 месяцев перемещены более 7 млн. дел, а также вся библиотека и имущество).

Вместе с тем многие государственные архивы приближаются или уже достигли предельной загруженности хранилищ (практически все федеральные архивы имеют коэффициент загруженности около 100%). По причине отсутствия свободных площадей в целом по Российской Федерации, особенно на федеральном уровне, продолжился рост количества дел, находящихся на временном ведомственном хранении сверх установленных сроков.

Количество запросов граждан в государственные и муниципальные архивы составило около 1,9 млн. обращений, что обусловлено продолжением реализации нового пенсионного законодательства и Федерального закона «О ветеранах». Доля положительных ответов в общем объеме запросов, поступивших в федеральные архивы, увеличилась с 43,5% до 44,5%. Но из-за сложной кадровой ситуации в архивах количество социально-правовых запросов, исполненных в установленные сроки, уменьшилось.

Важнейшим направлением работы остается совершенствование правовых и методических основ деятельности архивных учреждений. После принятия Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» пересмотр и приведение нормативно-правовой и методической базы архивного дела в соответствие с требованиями закона и формирующегося гражданского общества - едва ли не главное дело архивистов.

Что уже сделано и еще предстоит сделать?

Прежде всего, необходимо было внести технические коррективы в ряд федеральных законов, что сделано ФЗ от 3 июня 2005 г. № 57-ФЗ «О внесении изменений в законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации».

Отдельный вопрос, опущенный в этом законе, - внесение изменений в Федеральный закон «О несостоятельности (банкротстве)». Его статья 129, часть 3 содержит формулировку «конкурсный управляющий вправе передать на хранение документы должника, подлежащие обязательному хранению, в соответствии с федеральными законами. Порядок и условия передачи документов должника на хранение определяются федеральными законами и иными нормативными правовыми актами». Эту формулировку необходимо привести в соответствие с частью 10 статьи 23 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» и новой редакцией федерального закона «О несостоятельности (банкротстве) кредитных организаций», которые обязывают ликвидационные комиссии или конкурсного управляющего организовывать упорядочение и передачу по договору в архив архивных документов ликвидируемой организации. Весной 2006 г. по инициативе Московской областной думы Государственная дума в первом чтении приняла проект федерального закона «О внесении изменений и дополнений в ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)», где урегулировался данный вопрос. Однако в процессе подготовки ко второму чтению усилиями лоббистов российского бизнеса -депутатов Комитета по собственности Государственной думы - в законопроект были внесены такие поправки, которые возлагали финансовую ответственность за упорядочение архивных документов организаций-банкротов на бюджет, а не на ликвидационные комиссии или конкурсных управляющих. Понятно, что подобный подход ухудшал нынешнее положение архивов. Поэтому нами такой вариант законопроекта был заблокирован, начались сложные согласительные процедуры, которые, к сожалению, не завершены до сих пор.

Весомая работа проведена с целью приведения в соответствие с федеральным архивным законодательством правовых актов субъектов Российской Федерации. По имеющимся в Росархиве сведениям, на данный момент 46 регионов уже внесли изменения в старые законы об архивном фонде субъекта Российской Федерации или приняли новые законы об архивных фондах (архивном деле) региона. Деятельность в этом направлении продолжается и завершится тогда, когда все субъекты России приведут собственное законодательство в соответствие с Федеральным законом. Со своей стороны, мы оказывали и готовы оказывать соответствующую

консультационную и методическую помощь региональным архивным службам.

Едва ли не важнейшая часть работы по реализации Федерального закона - разработка и принятие шлейфа подзаконных нормативных правовых актов, без которых правовое поле российских архивов будет выглядеть не вспаханным.

Главные среди них:

постановление Правительства России о перечне федеральных органов исполнительной власти и организаций, осуществляющих депозитарное (т.е. долговременное, на условиях договора) хранение документов Архивного фонда РФ, находящихся в федеральной собственности (этот перечень недавно определен постановлением Правительства России).

В этой связи отменен известный Указ Президента России об утверждении Положения об Архивном фонде РФ;

постановление Правительства России о порядке возмещения негосударственным организациям расходов, произведенных ими для отбора и передачи в государственные архивы находящихся во владении этих организаций архивных документов федеральной собственности (подготовка проекта акта завершена и он внесен в Минкультуры России);

наконец, утвержденные специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти (т.е. Минкультуры России) «единые правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов».

История отечественного архивного дела знает три образца завершенной работы над Правилами - книги 1962 г., 1984 г. и хорошо всем известное издание 2002 г., ныне активно используемое в качестве методического пособия. Краткость этого списка подтверждает сложность подготовки Правил, являющихся, с одной стороны, воплощением в концентрированной форме действующих нормативных и методических документов по всем основным направлениям архивной работы, с другой - отражением накопленного архивистами опыта и достижений современных технологий.

Подготовку проекта нормативного акта, регламентирующего все эти порядки, мы взяли на себя. Проект «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках и организациях РАН» был подготовлен еще в конце 2005 г. После длительной стадии согласования, в январе нынешнего года он, наконец, утвержден Минкультуры России, в марте зарегистрирован Минюстом России и в мае опубликован. О названии и внутренней структуре проекта Правил. Они вытекают из нормы подпункта 2 пункта 1 статьи 4 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации», которая к числу полномочий Российской Федерации в области архивного дела относит «установление единых правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного

фонда Российской Федерации и других архивных документов и контроль за соблюдением указанных правил».

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» не предусматривает правил «организации документов Архивного фонда Российской Федерации», правил «организации работы архива» и правил «описания архивных документов и научно-справочного аппарата к ним». Поэтому от подобных самостоятельных разделов в новых Правилах, в отличие от правил 2002 г., пришлось отказаться. Теоретические вопросы классификации документов Архивного фонда Российской Федерации - это все же больше предмет архивоведческой науки, нежели нормативного акта. А вопросы планирования и отчетности, организации труда в архиве - это вообще не область применения архивного законодательства. Что же касается необходимых для практической работы архивистов положений о фондировании и общих требованиях к описанию, то они полностью сохранены, но уже в составе других разделов проекта.

По закону право постоянного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации имеют в стране не только государственные и муниципальные архивы, организации Российской академии наук, но и государственные и муниципальные библиотеки и музеи. Учитывая это обстоятельство, действие единых Правил распространено на государственные и муниципальные библиотеки и музеи и организации РАН. При этом, конечно, государственные и муниципальные библиотеки и музеи, как и муниципальные архивы,

должны руководствоваться Правилами с учетом своего правового статуса и особенностей деятельности.

II раздел «Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве» начинается с изложения вопросов фондирования, которые изложены с учетом следующих обстоятельств.

Документы ликвидированных фондообразователей в большинстве своем уже зафондированы и находятся на хранении в архивах. Проводить работу по их перефондированию, что связано с большими трудозатратами, нет ни возможности, ни необходимости. Главное - определить порядок фондирования документов органов и организаций новой России.

Поэтому в новых Правилах:

нормативно закреплено положение о том, что сформированные в архивах архивные фонды и коллекции перефондированию не подлежат. Эта работа проводится лишь в исключительных случаях при обнаружении ошибок в фондировании, затрудняющих поиск архивных документов;

определен порядок фондирования документов органов государственной власти и местного самоуправления Российской Федерации;

зафиксированы отдельные вопросы фондирования применительно:

к филиалам и представительствам организации (в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации они не являются

юридическими лицами и поэтому, если документы находятся в одном архиве, должны образовывать единый фонд);

к представительным и исполнительно-распорядительным органам муниципальных образований (на уровне муниципального поселения создается единый фонд; на уровне района, города -органы местного самоуправления в любом случае составляют новые фонды, а вопросы фондирования документов их представительного и исполнительного органа решаются на ЭПК архивного органа).

Важным фактором в решении вопросов фондирования документов современных организаций является изменение формы собственности. Правилами установлено, что новые архивные фонды создаются в случаях преобразования организации с изменением формы собственности имущества этой организации. Приватизация или, наоборот, национализация означают не просто смену вывески организации, но и иные отношения между архивом и источником его комплектования: в первом случае - договорные, во втором случае -отказ от них.

В Правилах сохранены традиционные подходы к изложению норм организации хранения архивных документов. Вместе с тем, с учетом современного законодательства о культурных ценностях, недавних случаев хищений в архивах, ужесточены требования к порядку выдачи дел из архивохранилищ, нормативно закреплен порядок хранения ключей, сформулирован порядок оформления временного вывоза документов за пределы Российской Федерации. Введены новые подразделы «Контроль за сохранностью выданных архивных документов. Возвращение документов в архивохранилища», «Обеспечение сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях».

Особое внимание уделено проблемам сохранности уникальных документов. В соответствии с Регламентом Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации установлен порядок их выявления и учета, для уникальных документов введено понятие «сейфовое хранение». В тоже время решено отказаться от нормативного закрепления почти не реализуемого на практике изолированного хранения особо ценных документов. Архивные органы субъектов Российской Федерации и архивы, имея различные условия хранения документов, вправе решать этот вопрос самостоятельно.

Увеличены сроки плановой цикличной проверки наличия: для государственных архивов - до 25 лет (вместо 20); для муниципальных архивов, музеев, библиотек - до 10 лет. Ранее районные и городские архивы должны были проверять свои фонды 1 раз в 5 лет. В качестве нормы определен порядок, что после проверки наличия и состояния коробки с архивными документами опечатываются.

Расширено содержание подраздела о контроле физико-химического состояния документов, в том числе аудиовизуальных, проведении их специальной обработки, закреплена обязательность оценки и классификации дефектов носителя и текста документов на бумажной основе в соответствии с методикой буквенно-цифровой индексации.

впервые определен порядок признания документов Архивного

фонда Российской Федерации находящимися в

неудовлетворительном физическом состоянии, что очень важно,

поскольку Федеральный закон «Об архивном деле в Российской

Федерации» ограничивает доступ к таким документам.

Положения раздела III «Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов» формулировались с учетом необходимости обеспечения преемственности в работе, стабильности состава и содержания учетных документов.

Вместе с тем, положения Правил 1984 г. существенно дополнены и развиты на основе более чем 20-летнего опыта работы архивных учреждений.

В этом разделе:

введено понятие «Система государственного учета» (ранее в архивной теории и практике оперировали понятием «система» только в отношении научно-справочного аппарата);

даны определения единиц учета и единиц хранения различных видов документов, в том числе электронных;

впервые нормативно закреплены особенности учета различных видов и категорий документов:

уникальных документов;
документов личного происхождения;
документов по личному составу;

впервые дано определение понятию «копия на правах подлинника», раскрыт порядок их учета (многочисленные копии

документов по истории регионов, которые архивы выявляют в федеральных архивах, не имеют статуса «на правах подлинника»),

сформулирован порядок учета архивных документов, находящихся в частной собственности, принятых на хранение в архив по договору, в том числе, не включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации;

включены положения, отражающие порядок учета архивных документов при проведении различных видов работ - выверке учетных документов, проверке их наличия, описании, реставрации и

др.;

прописан учет листов в делах, единиц хранения в составе

единиц учета аудиовизуальной документации;

сформулированы основные требования к учетным базам данных в целях обеспечения преемственности традиционного и автоматизированного учета.

Составной частью Правил являются приложения - формы актов, учетных документов и др.

Учитывая большое количество форм, в Правила, представляемые на регистрацию в Минюст России, включены только 13 форм. Это:

акты:

- о неисправимых повреждениях документов;

- о необнаружении документов, пути розыска которых
исчерпаны;

приема-передачи документов на хранение;
приема на хранение документов личного происхождения;

- о выделении к уничтожению документов, не подлежащих
хранению;

о рассекречивании документов; основные учетные документы:
книга учета поступлений документов;
список фондов;
опись дел постоянного хранения, составленная в архиве;
годовой раздел описи дел постоянного хранения организации;
лист-заверитель дела

и две формы по использованию архивных документов:

лист использования документов;
форма архивной справки.

Понятно, почему выбраны именно эти формы: об их значимости говорят их названия.

Все остальные формы, а их 46, будут в ближайшие дни утверждены приказом Росархива и выпущены в качестве приложения к Правилам.

В сравнении с Правилами 1984 г. общее количество форм увеличилось, однако это произошло не за счет разработки новых форм, а за счет включения форм об аудиовизуальных документах и страховом фонде.

В разделе IV «Организация комплектования архива документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами» следует обратить внимание на новое название раздела, которое приведено в соответствие с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», в частности со ст. 4, в соответствии с которой к полномочиям Российской Федерации отнесено установление единых правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов. Претерпела также изменения структура раздела.

В подразделе «Источники комплектования» более четко определено, какие категории организаций могут выступать или выступают в обязательном порядке в качестве источников комплектования архивов (в частности, впервые введена норма, что государственные органы и органы местного самоуправления включаются в списки источников комплектования архивов в обязательном порядке, и наука с её выборочным подходом здесь не требуется). Кроме того, нормативно закреплено включение в списки источников комплектования архивов тех негосударственных организаций, которые хранят документы, относящиеся к государственной или муниципальной собственности и образовавшиеся в деятельности их предшественников, являвшимися источниками комплектования архивов (это предусматривалось и старыми Правилами, но сейчас дается уточненная редакция).

Установленные критерии отнесения к источникам комплектования архивов по сути не претерпели существенных изменений. Главное, что эти критерии применяются ко всем организациям, независимо от формы собственности (в прежних Правилах были дополнительные критерии для негосударственных организаций).

В подразделе «Списки источников комплектования архива» установлено, что эти списки составляются на основании установленных критериев, а также рекомендаций специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти, т.е. Росархива, и рекомендаций, подготовленных им совместно с другими федеральными органами исполнительной власти. В старых Правилах предусматривалось утверждение Росархивом примерных и отраслевых списков. В настоящее время Росархив такими полномочиями не обладает. Теперь это можно делать лишь в рекомендательном плане.

Пожалуй, самые принципиальные изменения произошли в подразделе «Порядок экспертизы ценности документов».

В отличие от старых Правил термин «отнесение» к составу Архивного фонда Российской Федерации заменен на «включение», что соответствует Федеральному закону «Об архивном деле в Российской Федерации». Уточнены критерии включения документов в состав Архивного фонда Российской Федерации. Они даны более компактно. Исключен лишь один из критериев внешних особенностей документов - их физическое состояние.

В соответствии с действующим законодательством уточнены полномочия архивных органов и учреждений в области экспертизы ценности документов.

Принципиально важным является норма, устанавливающая, в каких случаях проводится экспертиза ценности документов в архиве. Поскольку в соответствии с действующим архивным законодательством документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от времени их создания не подлежат уничтожению, проведение повторной экспертизы ценности в отношении документов Архивного фонда Российской Федерации и, соответственно, введение каких-либо ограничительных дат на такую экспертизу, как это было ранее, теперь недопустимы. Таким образом, экспертиза ценности проводится в архиве лишь по документам временных сроков хранения, принятым в архив от ликвидированных организаций, а также поступившим в архив в исключительных случаях в неупорядоченном состоянии. Кроме этого - в случае их безвозвратного вывоза за рубеж. В новых Правилах также отсутствует норма, обязывающая согласовывать с Росархивом акты о выделении к уничтожению документов, хранящихся в архиве, в т.ч. с временными сроками хранения. Полностью сняты пункты, связанные с методикой проведения экспертизы ценности документов.

В подразделах «Порядок приема документов», «Передача документов из архива в архив», «Комплектование архивными документами из-за рубежа» в сравнении со старыми Правилами особых новаций нет, вместе с тем подразделы подвергнуты значительному сокращению (убрана методика, сроки временного хранения документов в организациях, уточнены формулировки).

В Правила по причине изменений в законодательстве введен новый подраздел «Прием архивных документов от ликвидированных организаций» и изъят раздел «Организационно-методическое руководство и контроль за работой архивов организаций и организацией документов в делопроизводстве». Вместо последнего

введен подраздел «Взаимодействие архива с источниками комплектования», который изложен более компактно и содержит только правовые нормы.

Раздел V «Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве» в период подготовки Правил вызвал самые многочисленные замечания и предложения. В большинстве это были просьбы более подробно изложить вопросы доступа к тем или иным категориям архивных документов.

Однако, сделать это было не только невозможно, но и нецелесообразно, поскольку вопросы доступа к различным категориям информационных сведений являются предметом не только архивного законодательства, но и законодательства о государственной и иных охраняемых законом тайнах, а также законодательства об информации и защите информации.

В статье 26, пункт 5 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» зафиксировано, что «порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах определяется специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти». ВНИИДАД подготовил проект нормативного акта «Порядок доступа к архивным документам государственных и муниципальных архивов Российской Федерации и организация пользования ими» и завершает подготовку Методических рекомендаций «Обеспечение доступа пользователей к документам, хранящимся в государственных и муниципальных

архивах», которые после их принятия в установленном порядке окажут помощь архивистам в решении вопросов обеспечения доступа пользователей к различным категориям документов.

В связи с этим, в данном разделе Правил изложены только общие нормы по обеспечению доступа пользователей к архивным документам (в том числе к секретным и документам конфиденциального характера), справочникам и печатным изданиям, подлинникам особо ценных и уникальных документов, а также к документам, находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии.

Подраздел об организации работы по рассекречиванию архивных документов заметно сокращен, так как на завершающей стадии находится разработка МВК по защите государственной тайны нормативного документа, определяющего порядок рассекречивания и продления сроков секретности архивных документов, хранящихся в государственных архивах и архивах организаций. В этом подразделе впервые упомянуто, что право рассекречивать архивные документы, наряду с МВК по защите государственной тайны, имеют межведомственные экспертные комиссии, создаваемые в субъектах РФ, и иные комиссии, полномочные рассекречивать документы ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников.

В подразделе об исполнении запросов пользователей впервые зафиксирован порядок рассмотрения интернет-обращений; предусмотрена ситуация, при которой архив может отказать в исполнении запроса генеалогического характера, предоставив

пользователю возможность ознакомления с архивными документами по теме запроса в читальном зале архива; указано на безвозмездность исполнения запросов социально-правового характера, что вытекает из п. 3 ст. 26 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации».

Более полно и четко изложены вопросы оформления архивных справок, архивных выписок и архивных копий. Впервые зафиксировано, что «ответ на запрос пользователя дается на государственном языке Российской Федерации». При этом детально не прописан порядок выдачи архивных справок, направляемых за рубеж (он будет отражен в разработанном Росархивом Административном регламенте по предоставлению государственной услуги по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод).

В подразделе « Обслуживание пользователей в читальном зале» впервые определен порядок оформления копий рассекреченных документов.

В подразделе «Возвращение подлинников архивных документов» впервые нормативно закреплен порядок изъятия и выдачи пользователям невостребованных трудовых книжек, отложившихся в составе архивных фондов.

Теперь предстоит внедрение Правил (прокомментировать приказ об их внедрении).

Понятно, что за «главными» правилами последуют аналогичные Правила работы архивов государственных и

муниципальных органов и организации, которые также должны быть не методическими рекомендациями, а нормативным правовым актом. Потребуется переработка Регламента государственного учета документов Архивного фонда России (косметические изменения в регламент не получились), а также разработка Регламента Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда России. Новые нормативные акты в случае необходимости будут сопровождаться соответствующими методическими разработками и комментариями.

Иными словами, в ближайшие годы у нас впереди громадный объем работы по подготовке и утверждению подзаконных нормативных актов и методических пособий по архивному делу.

Наконец, мы в Росархиве считаем, что архивисты не могут устраниться от участия в разработке проектов нормативных правовых актов в сфере ДОУ и электронного документооборота, которые должны быть состыкованы с законодательством об архивном деле.

Подробнее остановлюсь на этом сюжете, поскольку здесь сегодня тревожная ситуация.

Впервые за последние десятилетия страна оказалось без органа исполнительной власти, осуществляющего государственную политику в сфере делопроизводства, документационного обеспечения управления в органах и организациях, т.е. в той сфере, где закладываются основы комплектования архивов. После административной реформы марта 2004 г. функция документационного обеспечения управления осталась бесхозной,

поскольку она не возложена ни на один федеральный орган исполнительной власти. Ни в положении о Минкультуры России, в ведение которого сегодня находится Росархив, ни в положениях других министерств нет записей о реализации государственной политики в вопросах документационного обеспечения управления и делопроизводства. За Росархивом определены только полномочия по согласованию инструкций по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти и проведение экспертизы национальных стандартов в этой сфере. Если не изменить эту ситуацию, то документационное обеспечение управления, особенно в части организационно-распорядительной документации, может оказаться без нормативных и правовых документов, что неизбежно приведет к утратам документов и недостаткам в комплектовании архивов.

Отечественные традиции, мировой опыт со всей очевидностью указывают на необходимость государственного регулирования вопросов работы с документацией. Кстати, от того, как решаются данные вопросы, зависит модель управления архивным делом в той или иной стране мира. В романских государствах (Франция, Испания, Италия и др.) централизованное управление документацией минимально. В результате «электронные правительства» (так на Западе называют внедрение в деятельность органов госвласти электронного документооборота) не созданы, архивные службы находятся в ведении министерств культуры и культурного наследия. В англоязычном мире и скандинавских странах, напротив, управлению документацией уделяется первостепенное внимание, заметную роль в этом играют архивы, созданы или уже создаются «электронные правительства». В свою очередь, Национальные архивы США, Великобритании, Австралии напрямую подчиняются правительствам своих стран.

В России, по нашему мнению, потребность в управлении документацией становится все более актуальной, что связано с совершенствованием управления, неконтролируемым ростом объемов документации (ежегодный прирост, по оценкам ВНИИДАД, 8 - 10%), внедрением электронного документооборота и электронных коммуникаций, защитой конституционных прав граждан.

Положительное решение вопроса о государственном управлении документацией и уполномоченном органе в этой сфере будет способствовать решению следующих задач:

создания современной нормативной правовой и методической базы документационного обеспечения, соответствующей мировым стандартам;
установления на общегосударственном уровне единых принципов организации, унификации и стандартизации документации, служб и технологий документационного обеспечения;

-оптимизации документационного обеспечения

государственных органов исполнительной власти и повышения оперативности управления и принятия управленческих решений;

осуществления мониторинга и контроля за соблюдением правил и норм межведомственного документооборота, за процессами документообразования и объемами документооборота;
организации научных исследований и научно-методической работы в области документационного обеспечения, в особенности электронных документов и электронного документооборота.

Надеюсь, что предстоящие изменения в системе федеральных органов исполнительной власти разрешат сложившуюся проблему.

Со своей стороны Росархив принимает самое активное участие в подготовке нормативных правовых актов по электронному документообороту, которые предусмотрены Планом действий Правительства РФ по реализации положений Программы социально-экономического развития Российской Федерации на среднесрочную перспективу и которые вытекают из требований нового ФЗ от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Благодарю за внимание.

Blog

Доклад об актуальных проблемах развития

Содержание