Программе Правительства Республики Казахстан на 2007-2009 г г., в пункте «Развитие бизнес-среды и поддержка предпринимательства» четко сформулирована цель: «Создание благоприятных условий закон

Вид материала

Содержание

Исполнение Проекта в части реинжиниринга административных процессов предполагало решение триединой задачи
Что мы делали практически?
Что показал анализ полученных данных?
«Предоставление информации о конкурсах по госзакупкам в ГУ «Департаменте сельского хозяйства ВКО»
Сложности реформирования
Рекомендации организационного характера
Рекомендации методического характера
Плюсы внедрения и видимые достоинства новой системы
Наш итоговый вывод

Подобный материал:

Выступление на конференции.

«Анализ приоритетности государственных услуг и практика реинжиниринга административных процессов в ходе выполнения Проекта «электронный акимат Восточно-Казахстанской области»

В Программе Правительства Республики Казахстан на 2007-2009 г.г., в пункте «Развитие бизнес-среды и поддержка предпринимательства» четко сформулирована цель:

«Создание благоприятных условий законодательного и институционального характера для эффективного развития предпринимательства, дальнейшее сокращение административных барьеров, поддержка малого и среднего бизнеса, в том числе государственными холдингами».

Как способ достижения этих показателей определены и вполне конкретные задачи, стоящие перед государственными органами:

1. Устранение административных барьеров, препятствующих развитию бизнеса.

2. Улучшение бизнес-климата.

3. Создание стимулов для вовлечения малого и среднего бизнеса в сотрудничество с государственными холдингами.

Необходимость минимизации административных барьеров в ведении бизнеса особо подчеркивается и в Послании Президента Республики Казахстан Нурсултана Абишевича Назарбаева.

Добиться результатов можно лишь путем системного подхода к решению проблем, точной ориентации в информационном, организационном и правовом поле, определяющим взаимодействие государства, граждан и бизнеса.

В начале любого пути нам необходимо четко представлять как конечную, так и промежуточную цели своего движения. О конечной цели мы уже говорили, теперь подробнее остановимся на «промежуточных вехах». Это, прежде всего, определение приоритетности государственных услуг которые, по мнению граждан, по мнению предпринимателей наиболее актуальны, нуждаются в первоочередном анализе и реформировании. В основе современных взглядов на деятельность государственного аппарата лежит функциональный подход, т. е. описание работы государства с точки зрения бизнес-процессов. Поэтому необходимо определиться в таких терминах, как государственные услуги, административные барьеры, бизнес-процессы.

Немного теории. Под административными барьерами применительно к предпринимательству, мы понимаем административные препятствия, которые возникают в процессе получения разрешительных документов на этапе начала бизнеса или в ходе его функционирования. Примеры – процесс слишком многоступенчат, сложен, слишком дорог, непрозрачен, логически непоследователен или даже противоречив.

Барьеры, естественно, существуют не сами по себе, а в рамках административных процессов, которые сейчас принято называть государственными услугами.

Под государственными услугами понимается нормативно определенная услуга, оказываемая государственными органами гражданам, бизнесу и другим государственным органам. Причём сюда входят как элементарные услуги, т.е. услуги, запрошенные гражданами, бизнесом, или другими ведомствами, которые реализуются и оказываются в рамках взаимодействия с одним ведомством, так и композитные, те, что оказываются в рамках взаимодействия с несколькими ведомствами. Примечательно, что понятие государственной услуги очень близко понятию функции. Основное отличие состоит в том, что услуга – это внешний взгляд пользователя на взаимодействие с государством, а функция – это внутренний взгляд государства и ведомства. Говорить об этом подробно приходится потому, что, к сожалению, даже у многих государственных чиновников, не говоря о рядовых гражданах, отсутствует четкое понимание понятийного аппарата.

Следует назвать и те группы, которые являются получателями государственных услуг. Это, конечно, граждане Республики Казахстан, бизнес-структуры, государственные органы (внутренние и внешние для конкретного государственного ведомства). Набирающая темпы идея реализации «электронного правительства» заставила нас вычленить и такую специфическую категорию получателей государственных услуг, как граждане иностранных государств. И, забегая несколько вперед, отметим, что реально работающий Центр электронных услуг на сайте Акима ВКО в значительной степени учитывает интересы и этой группы. Мы остановились на анализе исключительно тех услуг, которые осуществляются по линии «государство – граждане», «государство – бизнес» и «государство – государство». При этом из сферы исследования были заведомо исключены услуги, оказываемые по направлениям «бизнес-бизнес» и «бизнес-государство».

Нашим Фондом были проведены исследования по определению приоритетности государственных услуг, оказываемых акиматами городов и районов, департаментами и управлениями Восточно-Казахстанской области. Для анализа в их распоряжение нами был предоставлен весь перечень государственных услуг. Всего их оказалось довольно много – более 400.

При этом мы выработали и придерживались следующих критериев отбора:

1. Массовость. Проблема актуальна для большого количества людей.

2. Сложность и длительность предоставления государственных услуг.

3. Целесообразность, возможность описания и реформирования процедуры предоставления государственной услуги.

4. Возможность перевода государственной услуги в электронный формат.

В соответствии с этими критериями, из имеющихся 400 процессов начался отбор наиболее проблемных и востребованных для граждан, бизнес-структур, государственных учреждений. В результате проведенной работы количество процессов было сокращено до 167. В данном случае экспертами выступали сами исследователи - консультанты Фонда информационной поддержки развития общества - и независимые эксперты, которые опирались на многолетний опыт работы по выявлению и снижению административных барьеров в предоставлении государственных услуг.

Отобранные исследователями 167 процессов на следующем этапе предстояло оценить привлеченным экспертам, опираясь на те же самые критерии отбора. Выбор экспертов был не случаен. В их число были включены как специалисты государственных учреждений, консультанты НПО, члены общественных объединений (т.е. представители тех организаций, которые непосредственно участвуют в процессах управления и самоуправления), так и представители целевых групп – предприниматели, граждане. Данная работа проводилась посредством опроса по электронной почте, что дало возможность экспертам более вдумчиво и внимательно заполнить предложенную таблицу и отобрать, в свою очередь, 45 наиболее проблемных процессов.

На втором этапе электронного экспертного опроса круг экспертов был сужен до 11 человек – будущих участников фокус-группы. Однако в составе экспертной группы по-прежнему сохранялись представители указанных выше социальных групп. На данном этапе список процессов сократился с 45-ти до 25-ти наиболее актуальных и проблемных, с точки зрения экспертов.

Следующим звеном в алгоритме данного исследования стала подготовка и проведение фокус-группы, в целях окончательного, наиболее скрупулёзного отбора важнейших административных процессов для реинжиниринга. Напомним, что к участию в фокус-группе были привлечены как государственные служащие, так и представители бизнес-структур и общественных организаций. Попутно заметим, что многие из них в достаточной степени владеют как методологией снижения административных процессов в целом, так и методикой отбора государственных услуг для последующего реформирования.

При этом, для удобства работы непосредственно на фокус-группе, все процессы были разделены на три группы:

Безусловные лидеры, набравшие наибольшее количество голосов (их актуальность отметили все или почти все эксперты – участники фокус-группы)

Аутсайдеры (процессы, которые все или большинство экспертов – участников фокус-группы - отметили как наименее актуальные)

Пограничный слой (процессы, по которым у экспертов возникали какие-то разногласия, которые и следовало обсудить непосредственно в ходе проведения фокус-группы)

Преимуществом предварительного электронного экспертного опроса является то, что участники фокус-группы оказались изначально включены в работу над отбором процессов, ознакомились с критериями отбора, и непосредственно на фокус-группу пришли, уже имея какие-то доводы и мысли по поводу выбранных ими процессов. Именно поэтому работа оказалась очень слаженной и плодотворной.

В результате проведения обсуждения, участниками фокус-группы были высказаны различные мнения по поводу отбора наиболее проблемных процессов, завязалась дискуссия, в результате которой участники обменялись мыслями, а также обсудили многие вопросы, касающиеся предложенных процессов.

После обсуждения участникам фокус-группы было предложено сделать свой окончательный выбор в пользу наиболее актуальных процессов. Для наглядности всего процесса участникам была предложена большая таблица со всеми процессами. Участники фокус-группы при помощи стикеров (означающих голос участника) сделали свой окончательный выбор, и в итоге были определены те 16 процессов, которые и стали конечным реестром наиболее востребованных государственных услуг. Фактически все участники фокус-группы назвали этот выбор оптимальным.

По значимости в лидеры вышли следующие процедуры, актуальные как для предпринимателей, так и для простых граждан:

Регистрация прав на недвижимое имущество и сделок с ним

Техническая инвентаризация объектов недвижимости для регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним

Регистрация залога движимого имущества

Оценка недвижимого имущества для целей налогообложения

Оценка недвижимого имущества для залога земельного участка

Определение оценочной стоимости конкретных земельных участков для залога

С совсем небольшим отставанием идёт следующая группа процессов:

Организация торгов по продаже земельных участков

Предоставление земельных участков

Выдача правоудостоверяющих документов на земельный участок

Не остались без внимания экспертов и такие темы, как:

Предоставление информации о конкурсах по госзакупкам

Исполнение запросов физических и юридических лиц архивной службой

Ввиду резкого увеличения в последние годы спроса на квалифицированную рабочую силу предприниматели отдельно ставят задачу создания автоматизированного банка данных о спросе и предложении рабочей силы и профессиональном переобучении, или, как первичного способа решения этой задачи «Предоставление информации о вакансиях и предъявляемых требованиях»

Немного не «дотянули» до попадания в группу лидеров, такие как весьма интересные административные процессы, как «Предоставление информации о выводе квартир из жилого фонда», «Выдача разрешений на производство строительных работ» и «Методика создания кондоминиума и определение доли предпринимателя в кондоминиуме» Это, кстати, сделал Зыряновск.

Список нуждающихся в оптимизации государственных услуг можно было бы продолжать, но, предлагаемая вашему вниманию выборка административных процессов представляется, на наш взгляд, репрезентативной, объективно отражающей мнение бизнес-сообщества.

Следующий этап реализации Проекта «электронный акимат ВКО» – это планомерная работа по снижению административных барьеров путём оптимизации алгоритма государственных услуг. Надо сказать, что механизмы решения этой задачи есть, и достаточно эффективные.

Это деятельность экономического совета при Акиме области, это постоянная Рабочая группа по снижению административных барьеров акимата ВКО, это Экспертные советы при областных Департаментах и управлениях, районных и городских акиматах. Повышение эффективности их работы – это тема другого разговора. Однако в данном случае мы поставили перед собой задачу достаточно узко: прописать по каждой из названных государственных услуг чёткие, ясные и, главное, справедливые «правила игры» и неукоснительно следовать им.

Исполнение Проекта в части реинжиниринга административных процессов предполагало решение триединой задачи:

Разработка схем административных процессов, проведение их логического и правового анализа.
Выработка рекомендаций по реинжинирингу бизнес-процессов в государственных органах области, с целью модернизации процессов предоставления государственных услуг (по целевым группам)
выработка рекомендаций по вопросам совершенствования организационной работы по реализации Программы создания «электронного акимата в ВКО».

Основы методологии реинжиниринга бизнес-процессов были выработаны в ходе реализации проекта USAID по снижению административных барьеров в сфере взаимоотношений «предприниматель-государство» в Казахстане в 2000-2006 г.г. Восточно-Казахстанская область была одной из пяти областей, где этот проект был развернут как пилотный, а впоследствии именно Восточный Казахстан стал своеобразной опытной площадкой, на которой «обкатывались» методические приемы, рождались и проходили апробацию новые технологии взаимодействия государственных органов и объединений предпринимателей, находились пути решения проблем, являющихся общими для всех регионов Казахстана.

Данная методология в очередной раз получила своё практическое применение в ходе исполнения Программы создания «электронного акимата ВКО» в прошлом году, что только подчёркивает её универсальный характер. Можно утверждать, что наши партнеры по исполнению проекта из числа государственных служащих, представителей бизнес-ассоциаций приняли эту методологию, как эффективный инструмент по оптимизации административных процессов. Резкое расширение круга изучаемых процессов в этом году, а, соответственно, и числа государственных служащих, вовлеченных в этот проект, позволяет надеяться, что в итоге мы получили дополнительное количество чиновников, знающих и практически усвоивших приёмы выявления и преодоления административных барьеров, что, по нашему мнению, является одним из самых позитивных результатов исполнения проекта.

Практическую применимость методологии доказывает следующий факт. За период с момента завершения работ по исполнению прошлогоднего проекта появились ожидаемые примеры самостоятельного реинжиниринга государственных процессов когда некоторые фрагменты реально действующего Центра электронных услуг ВКО (а именно алгоритмы предоставления государственных услуг) изложены с использованием элементов предложенной нами методологии реинжиниринга административных процессов и создания административных регламентов. (ссылка скрыта, ссылка скрыта.) Тем более, отрадно видеть, что эта работа выполнена государственными служащими по собственной инициативе, и без нашего прямого участия.

В сокращенном варианте основные положения данной методологии сводятся к следующему:

Каждое государственное учреждение в процессе своей деятельности оказывает гражданам, предпринимательским структурам, другим государственным учреждениям многообразные услуги. Каждая из этих государственных услуг состоит из определенного алгоритма действий - последовательности неких шагов, зачастую повторяющихся, не всегда логичных, непонятно чем обоснованных. Таким образом, в процессах возникают «узкие места» - то, что мы называем административными барьерами. Фактически все барьеры сводятся к тому, что государственная услуга (административный процесс):

излишне долог
излишне дорог
неясен

Таким образом, реформирование (реинжиниринг) процессов сводится к тому, чтобы сделать эти процессы быстрее, дешевле и проще.

Методология реинжиниринга включает 5 основных ступеней:

Определение «проблемных» процессов и барьеров (проблем) внутри каждого процесса.
Составление подробной пошаговой карты-схемы процесса.
Анализ соответствия процесса требованиям действующего законодательства.
Формулировка конкретных рекомендаций по совершенствованию процесса.
Внедрение рекомендаций и мониторинг результатов.

Данная методология представляет собой совокупность простых, но эффективных приемов сбора и анализа информации, что в результате и позволяет достичь поставленной цели – упростить процессы. Важнейшим моментом в понимании нашего выбора именно этой методологии при исполнении проекта и реинжиниринге бизнес-процессов является универсальный характер данной методологии, применимой не только при описании, анализе и упрощении административных процедур взаимоотношения госорганов и предпринимателей, но и при реинжиниринге всех процессов взаимодействия государственных структур и всего населения в целом.

Ключевым звеном методологии является разработка так называемых карт процессов – то есть детального пошагового описания последовательности действий всех участников процесса.

Описать процесс можно как в текстовом формате (поэтапное словесное описание), так и в графическом (блок-схема). Блок-схема не дает полной информации о конкретном этапе процесса. Однако по блок-схеме можно наглядно представить весь процесс, определить «зацикленность» процесса, увидеть излишние этапы, предварительно рассчитать затраты времени на прохождение процесса. Блок-схема позволяет более детально рассмотреть отдельные этапы сложных и длительных процессов.

Словесное описание несет более полную информацию о процессе. Оно дает возможность узнать сведения об организациях, которые участвуют в процессе; перечнях документов, которые необходимо представлять и требованиях к ним; законодательных и нормативных актов, регламентирующих каждый этап процесса; информации о затратах времени и финансов.

Готовая схема является, с одной стороны, подробной инструкцией о прохождении процесса, а с другой стороны – инструментом для анализа и выработки рекомендаций по реформированию процесса.

Подробное описание подразумевает точное указание того, кто и что именно делает на этой ступени, какие документы для этого требуются, сколько времени и других ресурсов затрачивается на прохождение. Кроме того, в схеме процесса содержатся ссылки на то, каким документом (закон, приказ, инструкция и т.д.) обусловлено как наличие самой ступени, так и, например, перечня тех или иных документов.

Важность разработки схем процессов становится особенно очевидной при внедрении системы электронных услуг, переводе административных процессов в электронный формат. В данном случае пошаговое описание процесса позволит в будущем, основываясь на результатах реинжиниринга процесса, задать техническим специалистам алгоритм действий по переводу процесса в электронный формат.

Что мы делали практически?

Как уже говорилось, путём многоэтапного экспертного опроса, интервью, и серии фокус-групп исследователями из 400 видов государственных услуг были отобраны 16 процессов, имеющих наибольшую актуальность и возможность перевода в электронный формат. Такой подход самым позитивным образом сказался на дальнейшей практике реализации проекта: большинство избранных процессов попали в разряд актуальных, затрагивающих интересы достаточно больших социальных групп. Кстати сказать, скрупулёзный выбор процессов на основе изучения мнения достаточно широкого круга респондентов тоже является одним из основополагающих моментов нашей методологии, и очень хорошо, что в этом году организаторы проекта и исследователи с самого начала пошли по этому пути.

Практика исполнения прошлогоднего проекта подтвердила, что реинжиниринг бизнес-процессов невозможен усилиями только исследовательской группы, без тесного взаимодействия с госорганами, обеспечивающими данные административные процессы, с одной стороны, и получателями услуг – гражданами, предпринимательскими структурами, другими государственными органами - с другой стороны.

Именно поэтому к реализации проекта были привлечены специалисты, предприниматели, независимые эксперты из разных сфер, представляющих достаточно широкий спектр общества: государственных органов, бизнес-структур, общественных объединений:

Как и в прошлом году, когда отрабатывалась методика исполнения Программы создания «электронного акимата ВКО», нашим первоочередным практическим шагом стало обязательное формирование Рабочей группы (РГ), задача которой состояла в дальнейшем совершенствовании единой методики описания и реинжиниринга административных процессов, и её практическом применении в оптимизации выбранных государственных услуг.

Ещё на этапе выбора перечня наиболее актуальных государственных услуг для реформирования автоматически определился и круг государственных учреждений ВКО, вовлеченных в эти процессы. А поскольку наша методология предполагает обязательное участие государственных служащих в описании бизнес-процессов – государственных услуг, с самого начала предполагает совместную с ними работу, опору на их компетентность и стремление к конструктивному сотрудничеству.

Используя прошлогодний опыт, для преодоления возможного сопротивления или недоверия со стороны руководителей государственнных органов, вовлеченных в реформируемые процессы, Аппаратом Акима области были направлены письма на имя этих руководителей, с просьбой о выделении сотрудников, обладающих необходимой информацией, и наделенных компетенцией оценивать возможность изменений в организации процессов. Это в большой степени способствовало успеху на ключевых стадиях исполнения проекта: этапах составления схем процессов, их анализе и выработке рекомендаций

И в этот раз мы убедились, что работу по исполнению проекта следует начинать с обязательного тренинга по методологии описания и реинжиниринга бизнес-процессов для государственных служащих, представляющих госорганы, включенные в изучаемые процессы. Поэтому, для наиболее полного понимания государственными служащими сути методологии, усвоения ими практических навыков анализа бизнес-процессов и составления их схем был проведён семинар-конференция «Методика реинжиниринга административных процессов»

Практика исполнения предыдущего проекта показала, что необходимо несколько сместить акценты в сторону усвоения и практического закрепления навыков составления схем административных процессов, в связи с этим исследователи изменили структуру презентации, упростив её в целях большей доступности, с использованием элементов деловой игры. С другой стороны, мы ещё раз убедились, что государственные служащие с достаточным интересом к предложенной методологии, адекватно осознают объективно изменившееся положение государственных структур как субъектов оказания сервисных услуг для граждан РК, в том числе и посредством реализации идеи ЭП. Тем не менее, остаётся актуальной потребность в системном, последовательном обучении всех государственных служащих основам анализа и описания существующих бизнес-процессов, а в более широком смысле - методологии снижения административных барьеров. Примеры городов Зыряновска и Риддера, Департамента таможенного контроля по ВКО, Департамента юстиции по ВКО, где госслужащие, наши партнеры по улучшению бизнес-среды, полностью овладели методологией снижения административных барьеров, наглядно демонстрируют реальную возможность решения этих задач.

Следующий этап включал в себя сбор, обобщение, анализ полученной информации, и техническую работу по составлению карт процессов.

Следует отметить, что руководители и госслужащие государственных органов, к кому мы обращались за помощью, в большинстве своём с пониманием отнеслись к поставленной проблеме и оказали необходимое содействие. И во многом, эффективность работы зависела от позиции первого руководителя учреждения, проявляющего государственный подход и понимание важности реализации идеи «электронного правительства». Вместе с тем, надо признать, что летнее время – объективно не самая удачная пора для систематической совместной работы по реинжинирингу государственных услуг.

Получив на тренинге, в индивидуальных собеседованиях, методические рекомендации по реформированию бизнес-процессов, внимательно изучив прошлые наработки корпорации «Прагма», выложенные в виде схем административных процедур на официальном Сайте Акима города Усть-Каменогорска, государственные служащие и исследователи приступили к пошаговому описанию бизнес-процессов. У кого-то особой сложности на этом этапе не возникло, даже наоборот - сами госслужащие в известной степени почувствовали вкус к анализу и систематизации, казалось бы, давно знакомых им процедур. В других случаях, особенно при описании композитной, многоступенчатой государственной услуги схемы процессов приходилось переделывать по несколько раз. И, тем не менее, уже на этой стадии чиновники сами увидели возможности для реформирования процедур. В процессе работы были ликвидированы очевидные несуразности, нестыковки, появился чёткий алгоритм, последовательность шагов, прежде всего самих государственных служащих, их взаимодействия с получателями услуг, т.е. возникла своего рода «технологическая карта» процесса.

Конечно же, исследователям пришлось основательно корректировать первичные материалы, приводя их в строгое соответствие с методологией и четко отвечая на вопросы каждой ступени процедуры:

Кто делает?
Что делает?
Время? (процедуры)
Стоимость? (процедуры)
Инструкции? (что необходимо для прохождения ступени)
Результат ступени?

В итоге получились своего рода «фотографии» реальных процессов, действующих в государственных учреждениях, то есть схемах процессов по принципу «как сейчас», что и стало первичным материалом для последующего анализа.

Суть дальнейшей ступени исполнения проекта состояла в получении обратной связи по изученным схемам процессов, как от государственных органов, так и от потребителей услуг, представленных различными группами общества.

Задача решалась направлением макетов схем и сопроводительных писем в соответствующие государственные структуры на предмет оценки точности описания схем, формулировок процедур, принятых в тех или иных госучреждениях, понятийного аппарата, справочных данных и т.д. И, кроме того, в письмах содержалась просьба дать свои замечания, уточнения, дополнения по всем пунктам сложившейся практики осуществления процедур, касающимся отступлений от законодательства РК, неточностям, несообразностям, «логическим ловушкам», создающим дополнительные административные барьеры. Руководители учреждений оперативно дали ответы, как в письменной, так и в устной форме, в которых поправки к описанным схемам носили чисто редакционный характер, что косвенно подтверждает достаточно качественную подготовку первичных материалов.

На порядок сложнее были задачи второго этапа, связанные с логическим и правовым анализом изученных бизнес-процессов и выработкой рекомендаций по их реформированию. В этом плане потребовалось не только прямое обращение к соответствующей законодательной базе РК, но и помощь правоведов и юристов, высказавших квалифицированное мнение по рецензируемым материалам. В результате появились рекомендации по упрощению бизнес-процессов, сокращению количества ступеней и времени на их прохождение по принципу «как должно быть».

Что показал анализ полученных данных?

Два года реализации Программы создания «электронного акимата ВКО» позволяют исследователям сформулировать некоторые идеи для четкой постановки задач подобного характера в будущем.

Прежде всего, важна скрупулёзная проработка формулировок административных процессов, предлагающихся к изучению, учитывающая, к примеру, их чёткое соответствие самым последним нормативным актам и точное определение администратора процесса. До сих пор встречаются случаи неопределенности, путаницы (сознательной или случайной) в определении государственным органом границ своих полномочий и курируемых процессов. Зачастую это связано с тем, что происходит перманентное перераспределение полномочий между государственными структурами, и представленные ранее сведения о функциональных обязанностях устаревают. Вносит свой «вклад» и постоянное изменение формулировок государственных процессов: например, буквально в последний момент пришлось в названии процесса «Формирование и выдача правоудостоверяющих документов» вносить коррективы в соответствии с последними НПА, меняя слово «правоудостоверяющие» на «идентификационные». Поэтому, как и в прошлом году, практика исполнения проекта привела к необходимости изменений первоначальных формулировок некоторых процессов, либо к наполнению их несколько иным содержанием.

Далее, необходимо на стадии выдачи задания определить границы исследования, особенно предполагаемый логический результат последней ступени бизнес-процесса. Практика реинжиниринга показала, что население заинтересовано в подробном описании «сквозной» - от начала до конца - административной процедуры. Это предполагает в своём окончании реальную, «осязаемую», услугу, например выдачу удостоверения, разрешительного или правоудостверяющего документа, постановку на учёт, присвоение идентификационного номера, и т.п. Однако, с другой стороны, работа по исполнению проекта есть всё-таки, в известной степени, научный поиск, результат которого не всегда предсказуем.

При описании процессов мы старались дать общую характеристику процессу – для чего и для кого он существует, какое госучреждение является ведущим, какие еще вовлечены, сколько времени/денег требует процесс в настоящее время.

Пример:

«Предоставление информации о конкурсах по госзакупкам в ГУ «Департаменте сельского хозяйства ВКО»

В описании данного процесса нашим партнером из числа госорганов был определен Департамент сельского хозяйства Восточно-Казахстанской области. Процедура эта не единовременная, продолжается в течение года. Принять участие в конкурсе по государственным закупкам могут хозяйствующие субъекты РК. Однако, поскольку схема реализации данной услуги прописана в строгом соответствии с законодательством РК, в силу этого может быть применима и в других государственных органах ВКО.

По взаимному согласию мы пришли к выводу о необходимости взять данную проблему несколько шире, и описать не только процедуру изложения информации о проведении конкурса по государственным закупкам, но и собственно сам процесс проведения конкурса по государственным закупкам, его подпроцессы, в зависимости от объёма закупок и видов конкурсов, поскольку до этого ничего подобного в Восточно-Казахстанской области не изучалось и в систематизированном виде не излагалось. В результате появилась подробная схема прохождения конкурса по государственным закупкам, подлежащая обязательному размещению на электронной странице Департамента сельского хозяйства ВКО.

Во-первых, в каждой из 16 ступеней процесса четко зафиксирован её результат.

В ступенях 4, 5 и 6 даны разные варианты закупок, в зависимости, как было сказано выше, от их объёма. Более пристальное внимание исследователи и сотрудники Департамента уделили проведению собственно конкурса по госзакупкам на услуги по ремонтно-строительным работам, как наиболее финансово затратных, сложных и длительных по самой сути процедуры.

В ступенях 2, 3, 4, 6, 7, 8, 9, 10, 15 и 16, в строке «инструкции» появились конкретные ссылки на нормативно-правовую базу, определяющую правила организации конкурса.

В ступени 9, в строке «кто, что» появилось требование об обязательном размещении объявления о проведении конкурса не только в СМИ, но и на Сайте Акима Восточно-Казахстанской области, вместе с изложением необходимых условий участия в конкурсе.

В ступени 11 прописан порядок выбора разработчика проектно-сметной документации, чего раньше не было вообще.

В ступени 14, в строке «кто, что» введена норма об обязательном вручении под расписку участникам конкурса пакета документации и письменного уведомления об участии в конкурсе

В этой же ступени 14, в строке «инструкции» отмечено право предпринимателей об отзыве своей заявки на участие в аукционе.

В результате удалось предоставить потенциальным участникам конкурсов более полный объём необходимой информации, сократить время процесса от первоначального варианта на 10 дней.

Оптимизированная схема процесса размещена на доске объявлений в Департаменте Сельского хозяйства, на соответствующей странице Департамента на Сайте Акима области, и направлена в качестве образца в ГУ «Отделы сельского хозяйства» городов и районов ВКО.

Сложности реформирования

Первое с чем столкнулись исследователи, это то обстоятельство, что партнеры по проекту из числа государственных структур в большинстве случаев изначально не имели описания государственной услуги в схематичном виде. В некоторых случаях существовала путаница даже в названиях процессов, их пришлось уточнять уже в ходе собственно реинжиниринга.

Реформированные бизнес-процессы предполагается в рамках проекта «электронный акимат» перевести в электронный формат. Однако на практике решение этой задачи показало, что в нынешних конкретных условиях это, подчас, либо невозможно практически, либо постановка задач несколько опередила технологические возможности сегодняшнего общества.

Поясним. В некоторых случаях перевод бизнес-процессов в электронный формат невозможен в силу вступления нового алгоритма в противоречие с законодательством РК, где во многих случаях присутствует норма об обязательном представлении документов на бумажных носителях, да ещё, к примеру, заверенных нотариально. Далее, в настоящее время не решен вопрос идентификации субъектов с помощью цифровой подписи. Отдельно стоит вопрос и соблюдения конфиденциальности информации, что, в условиях демократического государства имеет особое значение.

В силу этого предложенные нами схемы бизнес-процессов на данный момент носят паллиативный, промежуточный характер.

Сформулируем вывод, вытекающий из этого важного тезиса, подкрепленный к тому же двухлетней практикой реинжиниринга административных процессов.

Мы считаем, что в нынешних реальных условиях вполне можно и нужно пойти на компромиссное решение проблемы, когда реинжиниринг может проводиться с целью упрощения процессов на той же материально-документальной базе (т.е. бумага + компьютеры просто как средство облегчения труда и повышения его производительности). А уже затем, как второй этап - внедрить кардинального изменения этой базы – т.е., собственно рекомендации по переводу процессов в электронный формат.

Далее, понятно, что далеко не все наши партнеры из числа госслужащих восприняли предложение о совместной работе по исполнению проекта с энтузиазмом. И это с точки зрения управленческой психологии закономерно и объяснимо. Однако затем, в ходе совместной работы, тенденция смены неприятия идеи ЭП на конструктивное сотрудничество была весьма очевидной. Если в прошлом году мы отмечали случаи, когда трудности внедрения новой системы носили чисто субъективный характер, и их можно было вполне преодолеть при наличии достаточной административной воли, то в этом году мы как раз встречаем примеры позитивного отношения к идее и духу ЭП. Например, новое руководство акимата г. Усть-Каменогорска осознало важность предоставления информации о прохождении административных процедур в электронном виде и по собственной инициативе возобновило существование отдельной страницы на сайте Акима г. Усть-Каменогорска. Это показатель определенного перелома в сознании государственных чиновников, их нового восприятия сути ЭП.

Плюсы внедрения и видимые достоинства новой системы

Параллельно с работой по проекту и в рамках мониторинга результатов проекта прошлого года исследователи путем проведения экспертных опросов заинтересованных социальных групп (предпринимателей, представителей бизнес-ассоциаций, общественных организаций, госслужащих) изучали общественное мнение касательно практической ценности оптимизации государственных процедур и актуальности примененной методологии. В целом опрошенные группы респондентов весьма позитивно оценили проделанную работу, подчеркнули важность систематизированного подхода к описанию алгоритма административных процессов, и их адаптации к системе «электронного акимата».

По их мнению, само повторение в этом году проекта по реинжинирингу административных процессов является убедительным доказательством систематической работы органов исполнительной власти по действительному повышению эффективности государственного управления в рамках Восточно-Казахстанской области, что выгодно отличает нас от других регионов. А это уже имеет позитивный общественный резонанс.

Кроме этого, опросы показали, что исполнение проекта по реинжинирингу государственных услуг имеет несомненный практический, прикладной аспект.

Представители бизнес-структур, например «Крис-Аналит» и «Восток–холод» уже в практическом плане используют предложенную методологию в описании, анализе и реинжиниринге процессов и подпроцессов внутри своих предприятий, и это повышает эффективность внутрикорпоративного менеджмента.

Сотрудники государственных учреждения убедились в практической применимости методологии в анализе процедур в их учреждениях. Мы получили в итоге проекта достаточное пополнение из числа государственных служащих, вполне овладевших методикой выявления и снижения административных барьеров.

Очень важно подчеркнуть, что даже в случаях, когда бизнес-процессы не имели существенных возможностей для оптимизации, само по себе их пошаговое подробное описание и последующее размещение в электронном варианте уже есть снижение информационного барьера. Поэтому особый интерес к исполнению проекта проявили представители общественных организаций. Именно они и в ходе экспертных опросов, и на фокус – группе неоднократно подчеркивали, что идея, а главное, практическая реализация её - последовательное, систематизирование описание алгоритма государственных услуг - есть одна из форм общественного контроля в системе «государство - граждане», тем более - предложенная в современном, электронном формате. Именно их заинтересованная позиция побудила исследователей искать способ получения обратной связи – информации от получателей государственных услуг и выйти с предложением пойти на эксперимент – внедрение в электронном виде «Зоны общественного контроля». В связи с этим исследователи с интересом ожидают, насколько полезной, востребованной окажется система «Зоны общественного контроля» в качестве канала оценки качества оказываемых государственных услуг. Нам представляется важным включить отработку системы «Зона общественного контроля» и её адаптацию в систему ЭП, в план работы по проекту «электронный Акимат ВКО» на будущий год. Это стало бы первым реальным примером международного сотрудничества и совместного финансирования нашего общего проекта из нескольких источников.

Объективные законы рыночной экономики требуют от государственных служащих, четкого осознания во многом новой для них роли – роли своего рода поставщиков сервисных услуг для развития предпринимательства, осознания того, факта, что, защищая интересы государства, чиновникам необходимо вести диалог с гражданами, с бизнесом только на равных.

Наш итоговый вывод: внедрение системы ЭП есть составная часть в достижении более глобальной цели – улучшении качества управления регионом. Мы убеждены, что в этой связи сохраняет свою актуальность комплексная и масштабная задача создания во всех госорганах и учреждениях схем и регламентов государственных процессов и услуг по принципу «как есть». Без этого невозможно решение задач более высокого порядка - реинжиниринга административных процессов по принципу «как должно быть», создание на их базе административных регламентов, последующего их перевода в электронный формат и, наконец, всеобъемлющей системы «электронного акимата».

Выполнение поставленных задач будет достойным вкладом нас, как граждан Казахстана, в решение стратегической задачи исторической важности – вхождения нашей страны в число 50-ти наиболее конкурентоспособных стран мира.

Самойлов Александр, консультант Фонда.

Blog

Содержание

«Предоставление информации о конкурсах по госзакупкам в ГУ «Департаменте сельского хозяйства ВКО»

Сложности реформирования

Рекомендации организационного характера

Рекомендации методического характера

Плюсы внедрения и видимые достоинства новой системы