Совета Министров Республики Беларусь от 31 октября 2001 г. № 1605, Министерство юстиции Республики Беларусь постановляет: Утвердить прилагаемые Правила нотариального делопроизводства. Установить, что диплом
| Вид материала | Диплом |
| Глава 3организация работы с документами Глава 4составление номенклатуры дел. формирование дел Глава 5оформление дел. составление описей дел Глава 6передача дел в ведомственный нотариальный архив |
- Постановление министерства юстиции республики беларусь 23 октября 2006 г. N 63 об утверждении, 1573.47kb.
- Постановление министерства юстиции республики беларусь 23 октября 2006 г. N 63 об утверждении, 2727.22kb.
- Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях республики, 1382.58kb.
- Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях республики, 1490.34kb.
- Указом Президента Республики Беларусь от 1 сентября 2010 г. N 450, статей 28, 30,, 206.5kb.
- Правила осуществления деятельности по оказанию юридических услуг (в ред постановления, 118.17kb.
- Правила профессиональной этики лиц, осуществляющих деятельность по оказанию юридических, 98.66kb.
- 6 января 2009 г. N 1 О некоторых вопросах лицензирования деятельности по оказанию юридических, 311.72kb.
- Совета Министров Республики Беларусь от 31 октября 2001 г. N 1605 (Национальный реестр, 48.47kb.
- Совета Министров Республики Беларусь от 31 октября 2001 г. N 1592 "Вопросы Министерства, 1396.16kb.
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
29. Регистрация документов – фиксация факта создания или поступления в государственную нотариальную контору, частному нотариусу документа путем проставления на нем регистрационного номера с одновременной записью необходимых сведений о документе в соответствующих журналах, книгах, реестрах.
Регистрации подлежат все документы, поступившие либо созданные в ходе осуществления деятельности в государственной нотариальной конторе либо частным нотариусом.
Не подлежат регистрации личная переписка, поздравительные открытки, пригласительные билеты и др.
30. Документы, поступившие в государственную нотариальную контору, к частному нотариусу, проходят первичную обработку и регистрацию в день поступления.
31. Первичная обработка включает проверку правильности доставки по адресу на конверте, проверку целостности упаковки, вскрытие почтовой корреспонденции.
Неправильно доставленная корреспонденция направляется по назначению, при невозможности установления адресата – возвращается отправителю с пометкой на конверте «Ошибочно доставлено».
В случае повреждения корреспонденции и невозможности ее использования составляется акт, один экземпляр которого с поврежденной корреспонденцией направляется отправителю, второй – остается в государственной нотариальной конторе, у частного нотариуса.
Все конверты вскрываются и, как правило, уничтожаются, кроме случаев, если на документе отсутствует реквизит «дата документа»; если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа; если дата документа существенно отличается от даты его получения; если в полученном документе нет обратного адреса отправителя.
В указанных случаях конверт присоединяется к документу и после использования документа подшивается вместе с ним в дело.
Документы на машинных носителях передаются без вскрытия упаковки, обрабатывается только сопроводительное письмо.
32. На всех входящих документах в правом нижнем углу первого листа документа ставится регистрационный штамп с датой поступления согласно приложению 7. При регистрации документа поле регистрационного штампа «№ ______» заполняется в соответствии с присвоенным документу в соответствующем журнале (книге) номером.
На документах, не подлежащих регистрации, в штампе заполняется только поле «Дата».
Если корреспонденция не вскрывается, штамп следует ставить на конвертах (пакетах).
33. Регистрация (учет) входящих и исходящих документов производится соответственно в журнале регистрации входящих документов по форме согласно приложению 8 и журнале регистрации исходящих документов по форме согласно приложению 9, если иное не установлено настоящими Правилами, иными нормативными правовыми актами, регулирующими вопросы организации работы с документами в государственной нотариальной конторе, у частного нотариуса:
33.1. прием, регистрация и выдача поступивших в депозит государственной нотариальной конторы, частного нотариуса денежных сумм и ценных бумаг осуществляются в соответствии с Законом Республики Беларусь «О нотариате и нотариальной деятельности», а также в порядке, предусмотренном Инструкцией о порядке принятия в депозит нотариальной конторы денежных сумм и ценных бумаг;
33.2. регистрация (учет) запросов об истребовании сведений и (или) документов, необходимых для совершения нотариального действия, и ответов на них, направляемых в соответствии со статьей 531 Закона Республики Беларусь «О нотариате и нотариальной деятельности», осуществляется в порядке, предусмотренном Инструкцией о порядке истребования нотариусом сведений и (или) документов, необходимых для совершения нотариального действия;
33.3. регистрация (учет) нотариусами сведений (документов) о совершении нотариальных действий (специальных формуляров регистрации финансовой операции) осуществляется в порядке, установленном Инструкцией о порядке заполнения, передачи, регистрации, учета и хранения специальных формуляров регистрации финансовых операций, подлежащих особому контролю, утвержденной постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 16 марта 2006 г. № 367;
33.4. регистрация обращений граждан осуществляется в соответствии с постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. № 544.
34. В журнале регистрации входящих документов регистрируются, в частности:
34.1. письменные обращения (запросы) органов и организаций, за исключением замечаний и предложений, внесенных в книгу замечаний и предложений;
34.2. поступающие в государственную нотариальную контору, частному нотариусу организационно-распорядительные документы;
34.3. заявления с просьбой о совершении нотариальных действий (о выдаче свидетельства о праве собственности на долю имущества, нажитого супругами в период брака; о выдаче свидетельства об удостоверении факта; о совершении исполнительной надписи, о протесте векселя, о передаче документов на хранение и об их возврате; о выдаче дубликата документа, удостоверенного или выданного нотариусом, о выдаче дубликата завещания, приравненного к нотариально удостоверенному; о принятии (выдаче) в депозит денежных сумм либо ценных бумаг и т.п.);
34.4. заявления, указанные в пункте 2 статьи 74 Закона Республики Беларусь «О нотариате и нотариальной деятельности», в случае, если они являются основанием для заведения наследственного дела.
В случае, если указанные заявления поступают по уже заведенному наследственному делу, они регистрируются в книге учета наследственных дел без присвоения нового порядкового номера и приобщаются в ранее заведенное наследственное дело.
Заявления о принятии мер по охране наследства и (или) управлению им также регистрируются в книге учета заявлений о принятии мер по охране наследства и (или) управлению им;
34.5. заявления завещателя о предоставлении ему завещания для уничтожения;
34.6. заявления об отмене нотариально удостоверенной доверенности;
34.7. заявления о вынесении нотариусом постановления об отказе в совершении нотариального действия;
34.8. заявления заинтересованных лиц, желающих обратиться в суд для оспаривания права или факта, об удостоверении которых просит другое заинтересованное лицо, об отложении совершения нотариального действия;
34.9. иные входящие документы, регистрация которых в журнале регистрации входящих документов предусмотрена настоящими Правилами, иными нормативными правовыми актами.
35. После регистрации документы, поступившие частному нотариусу, рассматриваются им, а поступившие в государственную нотариальную контору передаются лицом, ответственным за ведение делопроизводства, руководителю государственной нотариальной конторы, который передает их исполнение.
36. Всем исходящим документам присваивается регистрационный индекс, состоящий из индекса дела, в котором будет храниться документ, и номера, под которым данный документ зарегистрирован в журнале регистрации исходящих документов, если иной порядок присвоения регистрационного номера не предусмотрен настоящими Правилами, иными нормативными правовыми актами.
37. Все нотариальные действия регистрируются в соответствующих реестрах для регистрации нотариальных действий, для регистрации запрещений отчуждения недвижимого имущества и арестов, в приходной книге учета депозитных операций, расходной книге учета депозитных операций.
38. В каждом нотариальном документе, выданном в результате совершения нотариального действия, указывается номер, присвоенный соответствующему нотариальному действию при его регистрации. Номер указывается в графе нотариального документа «Зарегистрировано в реестре № __________».
39. Номер, присвоенный нотариальному документу, состоит из номера реестра для регистрации нотариальных действий и номера записи, под которым в реестре зарегистрировано нотариальное действие, в результате совершения которого выдан нотариальный документ (например: № 1-145, № 14-379 и т.д.).
40. Контроль за сроками и качеством исполнения документов и содержащихся в них поручений осуществляется руководителем государственной нотариальной конторы, частным нотариусом.
На контроль в обязательном порядке берутся документы, поступившие из: Министерства юстиции Республики Беларусь, судов, прокуратуры, органов уголовного преследования, органов Комитета государственного контроля Республики Беларусь; таможенных органов по имеющимся в их производстве делам об административных таможенных правонарушениях; налоговых органов по проводимым ими налоговым проверкам; управлений юстиции, средств массовой информации с указанием о сообщении результатов рассмотрения, а также обращения граждан.
Руководителем государственной нотариальной конторы, частным нотариусом могут быть поставлены на контроль и другие документы.
Для осуществления контроля за исполнением документов в государственных нотариальных конторах, нотариальных бюро ведутся специальные контрольные папки.
ГЛАВА 4
СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
41. Номенклатура дел государственной нотариальной конторы, частного нотариуса (далее – номенклатура дел) – это систематизированный перечень наименований дел, образующихся в процессе деятельности государственной нотариальной конторы, частного нотариуса, с указанием сроков их хранения, составленный по форме согласно приложению 10.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения.
Номенклатура дел составляется ежегодно, сроком действия на календарный год (делопроизводственный год) и вводится в действие с 1 января.
В течение года в утвержденную номенклатуру дел в графу «Примечание» вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел, об изменении сроков хранения, переходящих делах и т.д.
42. Номенклатура дел составляется на основе типовых и примерных номенклатур дел, утверждаемых Министерством юстиции Республики Беларусь и соответствующим управлением юстиции.
В номенклатуру должны быть включены все дела, которые ведутся в государственной нотариальной конторе, частным нотариусом, а также реестры, книги, журналы.
43. Номенклатура утверждается руководителем государственной нотариальной конторы, частным нотариусом по согласованию с ведомственным нотариальным архивом соответствующей области, города Минска. Один из экземпляров номенклатуры хранится в соответствующем ведомственном нотариальном архиве.
Если в течение года в государственной нотариальной конторе, у частного нотариуса возникает необходимость в заведении не предусмотренных номенклатурой дел, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для этого в номенклатуре предусматриваются резервные номера (строки).
По окончании года в конце номенклатуры составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел согласно приложению 11.
44. Ежегодный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения.
45. Документы государственной нотариальной конторы, частного нотариуса после их исполнения группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.
В процессе группировки документов (формирования дел) проверяются правильность оформления документов, наличие подписей, даты, в необходимых случаях – гербовой печати и др. При выявлении недостатков в оформлении документы возвращаются исполнителям на доработку.
Не допускается включение в дела не относящихся к ним документов, а также черновиков и проектов (рабочих вариантов) документов.
46. Формирование дел частного нотариуса осуществляет частный нотариус, в государственной нотариальной конторе – лицо, ответственное за ведение делопроизводства.
47. В дела группируются документы одного делопроизводственного года.
В деле документы систематизируются в хронологическом порядке с января по декабрь (по датам их поступления, исполнения, подписания, утверждения, удостоверения, выдачи и т.д.).
При этом соблюдая логическую последовательность решения вопроса, документ-ответ располагается после инициативного документа (документа-запроса), если иное не предусмотрено настоящими Правилами.
48. Заявления наследника о принятии наследства; о выдаче свидетельства о праве на наследство; о принятии наследства и выдаче свидетельства о праве на наследство; об отказе от наследства; пережившего супруга наследодателя о выдаче свидетельства о праве собственности на долю имущества, нажитого супругами в период брака; лица, понесшего расходы, вызванные смертью наследодателя, охраной наследства и управлением им, а также расходы на похороны с требованием о возмещении указанных расходов; кредитора о предъявлении требований по долгам наследодателя; наследника, исполнителя завещания, органа местного управления и самоуправления, других лиц, действующих в интересах сохранения наследственного имущества; о принятии мер по охране наследства и (или) управлению им формируются в наследственные дела.
Каждому наследственному делу присваивается номер, состоящий из порядкового номера, под которым оно зарегистрировано в книге учета наследственных дел и указываемого через дробь года, в котором оно заведено.
При формировании наследственных дел после их закрытия в дело на обложке этого дела проставляется индекс, предусмотренный номенклатурой дел.
В наследственное дело подшиваются все документы, связанные с оформлением наследства.
Если наследственное дело не закончено производством в текущем году, оно переходит на следующий год под тем же номером и перерегистрации не подлежит.
49. Иные нотариальные документы (за исключением документов, связанных с оформлением наследственных прав) подшиваются в дела в следующем порядке: первым – оставшийся в делах государственной нотариальной конторы, частного нотариуса экземпляр нотариального документа, за ним – документы, на основании которых он совершен (выдан, удостоверен).
50. Годовые планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам и группируются, как правило, вместе с документами, на основании которых протокол готовился (повестка дня, доклады, проекты решений и другие документы).
51. Дело с документами не должно превышать 250–300 листов (30–40 мм толщины). При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома. Документы каждого следующего тома являются продолжением предыдущего тома.
ГЛАВА 5
ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ. СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ
52. Дела государственной нотариальной конторы, частного нотариуса подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.
Оформление дел производится лицом, ответственным за ведение делопроизводства в государственной нотариальной конторе, частным нотариусом.
53. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел:
53.1. полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
Полное оформление дел включает в себя подшивку и переплет дел; нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи, составление внутренней описи документов дела, оформление реквизитов обложки дела.
Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения следует подшивать прочной ниткой в 3–4 прокола (переплетать) в дела с твердой обложкой.
Листы в деле нумеруются черным графическим карандашом или нумератором. Каждый том дела нумеруется самостоятельно. Номер листа проставляется в правом верхнем углу. В случае, если на листах уже имелась нумерация, не совпадающая с новой, то прежние номера зачеркиваются, а новые ставятся рядом.
В делах постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения составляется внутренняя опись документов, находящихся в деле, по форме согласно приложению 12. Внутренняя опись помещается в начале дела и подписывается руководителем государственной нотариальной конторы, частным нотариусом.
В конце дела (тома) на отдельном листе делается заверительная надпись по форме согласно приложению 13, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов, отражаются исправления в нумерации, оговариваются особенности физического состояния документов и проставляется дата, а также подписи руководителя государственной нотариальной конторы и лица, ответственного за ведение делопроизводства;
53.2. дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. Дела допускается хранить в скоросшивателях, листы дела не нумеровать, заверительные надписи и внутренние описи дел не составлять.
54. Обложки для постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляются по форме согласно приложению 14.
На обложке должны быть размещены следующие реквизиты: «Министерство юстиции Республики Беларусь», наименование соответствующего управления юстиции (при оформлении дела государственной нотариальной конторы), наименование государственной нотариальной конторы либо фамилия, инициалы частного нотариуса, наименование административно-территориальной единицы, на территории которой частный нотариус вправе осуществлять нотариальную деятельность, индекс дела по номенклатуре дел и номер тома, заголовок дела, срок хранения, дата (год) или крайние даты начала и окончания дела, количество листов, номер фонда, описи и дела по описи.
55. В начале года реквизиты обложки оформляются в соответствии с номенклатурой дел. По окончании делопроизводственного года надписи на обложках подлежат уточнению.
56. Надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения делаются четко, светостойкими чернилами, тушью или изготавливаются с использованием компьютерных технологий.
На обложке количество листов в деле указывается на основании данных заверительной надписи.
57. На завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, прошедшие экспертизу ценности, архивариусом, заведующим архивом государственной нотариальной конторы, частным нотариусом ежегодно составляются описи по форме согласно приложению 15.
Организация работы по экспертизе ценности документов осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией, которая создается в составе не менее трех человек соответствующим управлением юстиции в отношении экспертизы ценности документов государственных нотариальных контор и соответствующим управлением юстиции по согласованию с Белорусской нотариальной палатой в отношении экспертизы ценности документов частных нотариусов.
58. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи – валовой за несколько лет; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые внесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); для дел, содержащих документы за несколько лет, в конце описи каждого следующего года, за который имеются документы в данном деле, делаются ссылки на номера дел, содержащих материалы за данный год (после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года); графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния и т.д.
59. Описи дел составляются в двух экземплярах. При передаче дел в ведомственный нотариальный архив на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, а также подписи работника архива и лица, передавшего дела.
Один экземпляр описи хранится в государственной нотариальной конторе, второй – в ведомственном нотариальном архиве.
ГЛАВА 6
ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В ВЕДОМСТВЕННЫЙ НОТАРИАЛЬНЫЙ АРХИВ
60. С момента оформления (удостоверения, выдачи, составления) и до передачи в ведомственный нотариальный архив документы хранятся в государственной нотариальной конторе, у частного нотариуса.
61. Руководитель государственной нотариальной конторы, а также лицо, ответственное за ведение делопроизводства, архивариус, заведующий архивом государственной нотариальной конторы несут ответственность за сохранность документов и дел.
62. Изъятие и выдача каких-либо нотариальных документов из дел не допускается, за исключением случаев, предусмотренных Законом Республики Беларусь «О нотариате и нотариальной деятельности», настоящими Правилами, иными актами законодательства.
Выдача сведений (документов) по совершенным нотариальным действиям государственными нотариальными конторами осуществляется в соответствии со статьей 9 Закона.
При расторжении договора нотариус по требованию стороны, представившей при заключении расторгаемого договора подлинный документ, подтверждающий приобретение права собственности или иного права, возвращает этот документ.
63. Нотариальные документы, а также документы, на основании которых они совершены, книги учета и реестры, являющиеся документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, передаются в ведомственный нотариальный архив не позднее одного года после окончания 10-летнего срока их хранения.
Дела временного (до 10 лет) хранения передаче в ведомственный нотариальный архив, как правило, не подлежат и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
В исключительных случаях по решению управления юстиции они могут быть переданы в ведомственный нотариальный архив.
Доверенности подлежат уничтожению по истечении трех лет со дня истечения срока их действия.
64. Отбор дел к уничтожению и составлению на них акта производится после подготовки описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот же период.
65. Непосредственный отбор документов к уничтожению осуществляет частный нотариус, в государственной нотариальной конторе – лицо, ответственное за ведение делопроизводства.
Проверку правильности произведенного отбора осуществляет экспертная комиссия.
66. Ответственность за организацию уничтожения документов несет частный нотариус, руководитель государственной нотариальной конторы, лицо, ответственное за ведение делопроизводства.
67. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, подписывается лицом, проводившим экспертизу ценности документов, согласовывается с экспертной комиссией, руководителем ведомственного нотариального архива и после этого утверждается заведующим государственной нотариальной конторой.
Подлежащие уничтожению документы после утверждения акта сдаются на переработку.
Сдача документов на переработку оформляется приемо-сдаточной накладной, номер которой и дата сдачи документов указываются в акте о выделении к уничтожению. Приемо-сдаточная накладная прикрепляется к акту о выделении к уничтожению.
68. Передача дел в ведомственный нотариальный архив осуществляется по графику, составленному ведомственным нотариальным архивом, согласованному с соответствующим управлением юстиции.
| | Приложение 1 к Правилам нотариального делопроизводства |
Форма