Дергачівська районна Затверджую державна адміністрація, Голова районної

Вид материала

Содержание

Подобный материал:

1 2 3 4

04 - Сектор контролю апарату райдержадміністрації

04 - 01

Закони, постанови та інші акти Верховної ради України (копії)

Доки не мине потреба (1)

04 - 02

Укази, розпорядження Президента України (копії)

Доки не мине потреба

04 - 03

Розпорядження голови обласно державної адміністрації (копії)

Доки не мине потреба

04 - 04

Розпорядження голови районної державної адміністрації (копі

Доки не мине потреба

04 – 05

Положення про сектор контролю апарату райдержадміністрації

Доки не мине потреба

ст.33

04 – 06

Плани роботи сектору контролю апарату райдержадміністрації

1 рік

ст. 154

04 – 07

Звіти про виконання планів роботи

1 рік

ст. 154

04 – 08

Доручення голови облдержадміністрації (копії)

Постійно

ст. 21 “а”

04 - 09

Доручення заступників голови

облдержадміністрації (копії)

Постійно

ст. 21 “а”

94 - 10

Контроль за листами облдержадміністрації

Доки не мине потреба

ст. 2 б, 3 б

04 - 11

Контроль за розпорядженнями голови облдержадміністрації

Доки не мине потреба

ст. 2 б, 3 б

04 – 12

Розпорядження голови облдержадміністрації, що зняті з контролю

Доки не мине потреба

ст. 2 б, 3 б

04 – 13

Колегія. Доповіді. Методика процесу. Перевірки управлінь та відділів райдержадміністрації

Постійно

ст. 21 “а”

04 – 14

Доручення голови райдержадміністрації

Постійно

ст. 21 “а”

04 - 15

Вхідні матеріали

Доки не мине потреба

ст. 1 “б”

04 - 16

Інформація і доповідні записки голові та заступникам голови райдержадміністрації. Інформація для облдержадміністрації

Доки не мине потреба

ст. 1 “б”

04 -17

Матеріали перевірок органів місцевого самоврядування

Доки не мине потреба

ст. 1 “б”

04 -18

Щотижнева інформація голові та заступникам голови райдержадміністрації

1 рік

ст. 154

04 - 19

Журнал реєстрації вхідних контрольних документів

3 роки

ст.94

04 - 20

Номенклатура справ сектору

3 роки

ст.89

04 - 21

04 - 22

05 - Юридичний відділ апарату райдержадміністрації

05 - 01

Закони, постанови та інші акти Верховної ради України (копії)

Доки не мине потреба (1)

05-02

Укази, розпорядження Президента України (копії)

Доки не мине потреба

05-03

Декрети, постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України (копії)

Доки не мине потреба

05– 04

Розпорядження голови районної державної адміністрації (копії)

Доки не мине потреба

05-05

Плани роботи юридичного відділу апарату райдержадміністрації

1 рік

ст. 154

05-06

Матеріали Господарського суду

3 роки після прийняття рішення

ст. 79

05-07

Листування з правових питань райдержадміністрації з підприємствами, установами та громадянами

10 років

ст.68

05-08

Листування про складання договорів та угод, форми договорів з підприємствами, установами та громадянами

3 роки

ст. 69

05-09

Книги записів юридичних консультацій (журнал

особистого прийому громадян)

3 роки

ст. 87

05-10

Журнал обліку актів голови райдержадміністрації, які мають нормативно-правовий характер

3 роки

ст.100 “б”

05-11

Журнал обліку претензій та позовів.

3 роки

ст.78

05-12

Номенклатура справ відділу

3 роки

ст.89 б

05-13

05-14

06 - Сектор з питань оборонної, мобілізаційної, режимно-секретної роботи та роботи з правоохоронними органами апарату райдержадміністрації

06 - 01

Закони, постанови та інші акти Верховної ради України (копії)

Доки не мине потреба (1)

06 - 02

Укази, розпорядження Президента України (копії)

Доки не мине потреба

06-03

Розпорядження, накази, інструкції Харківської облдержадміністрації та її управлінь і відділів (копії)

Доки не мине потреба

ст.5-а

06 - 04

Розпорядження голови районної державної адміністрації з питань діяльності сектору (копії)

Доки не мине потреба

ст.5-а

06 - 05

Положення про сектор

Доки не мине потреба

ст..33

06 - 06

Посадові інструкції працівників сектору

Доки не мине потреба

ст.50

06 - 07

Плани роботи сектору та інформація про їх виконання

1 рік

ст..154

06 - 08

Листування з питань взаємодії з правоохоронними органами, прикордонниками, військовими та Дергачівсько-Золочівським об’єднаним військовим комісаріатом

5 років

ст.6-д

06 – 09

Номенклатура справ сектору

3 роки

ст.898

06 - 10

06 - 11

07 - Сектор з питань внутрішньої політики, зв’язків з громадськістю, у справах преси та інформації апарату райдержадміністрації

07 - 01

Розпорядження голови обласної державної адміністрації (копії)

Доки не мине потреба

07 - 02

Розпорядження голови районної державної адміністрації (копії)

Доки не мине потреба

07 - 03

Положення про сектор з питань внутрішньої політики, зв’язків з громадськістю, у справах преси та інформації апарату райдержадміністрації

Постійно

ст.33

07 - 04

Посадові інструкції завідувача та головного спеціаліста сектору

Доки не мине потреба

07 - 05

Протоколи, рішення ради у справах преси та інформації

Постійно

ст. 15 а

07 - 06

Протоколи засідань спостережної комісії при райдержадміністрації та матеріали до них

Постійно

ст. 15 а

07 - 07

Статути та положення районних громадських організацій

Постійно

ст. 32 а

07 - 08

Статути та положення районних організацій політичних партій

Постійно

ст. 32 а

07 - 09

Листування з облдержадмініст-рацією з питань внутрішньої політики

5 років ЕПК

ст.6 «Д»

07 - 10

Листування з облдержадмініст-рацією з питань державно-церковних відносин

5 років

ст. 6 «Д»

07 - 11

Листування з облдержадмі- ністрацією з питань преси та інформації

5 років

ст.6 «Д»

07-12

Номенклатура справ сектору

3 р.

ст.89

07-13

07-14

08 - Фінансового-господарський відділ апарату райдержадміністрації

08-01

Закони, постанови та інші акти Верховної ради України (копії)

Доки не мине потреба (1)

08-02

Укази, розпорядження Президента України (копії)

Доки не мине потреба

08-03

Розпорядження голови Харків-ської обласної державної адміністрації (копії)

Доки не мине потреба

08-04

Розпорядження голови Дерга-чівської районної державної адміністрації (копії)

Постійно

08-05

Штатні розписи райдержадмініст-рації та переліки змін до них

Постійно

ст.46 а

08-06

Проекти штатних розписів райдержадміністрації, документи /довідки, висновки, відгуки/ з їх розробки.

3 роки

ст.47

08-07

Фінансові звіти

а) зведені річні

б)річні

в) квартальні

г) місячні

постійно

ст.189 а

постійно

ст.189 б

3-роки

ст.189 в

1-рік

ст.189 г

08-08

Документи /договори, розрахунки відомості, довідки/ про зміну планів фінансування та кредитування райдержадміністрації

3-роки

ст.195

08-09

Ліміти/ лімітні довідки/ фінансування по видах

діяльності райдержадміністрації

Постійно

ст.196

08-10

Кошториси з бюджету та спеціальних коштів, розрахунки до них райдержадміністрації

а/ річні

б/ квартальні

постійно

ст. 212 а

3-роки

ст.212 б

08-11

Документи (бюджетні доручення, виписки банків) про фінансування всіх видів діяльності райдержадміністрації

5 років

ст.215

08-12

Прибутково-видаткові касові ордери та відомості місячні, щоденні

1 рік

ст.269 а, б

08-13

Звіти райдержадміністрації про виконання перспективних і поточних планів, аналізів звітів:

а) зведені річні й з більшою періодичністю

б) річні

г) квартальні

д) місячні

Постійно

Ст.297 а

3 роки

ст.297 б

3 роки

ст. 297 в

1 рік

ст. 297 д

08-14

Бухгалтерські звіти й баланси райдержадміністрації та пояснювальні записки до них

а) зведені річні

б) річні

в) квартальні

Постійно

Ст.308 а

Постійно

Ст.308 б

3 роки

ст.308 в

08-15

Передаточні, розділювальні, баланси й додатки, пояснювальні записки до них.

Постійно

Ст. 310

08-16

Первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для бухгалтерських записів (касові, банківські документи, повідомлення банку і переказні вимоги, виписки банків, наряди на роботу, табелі, акти про приймання, здавання і списання майна й матеріалів, квитанції і накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, авансові звіти та ін.)

3 роки

ст.315

За умови звершення ревізії. У разі виникнення суперечок, спорів слідчих і судових справ зберігаються до остаточного вирішення

08-17

Особові рахунки робітників та службовців райдержадміністрації

75р.-В

ст..316

08-18

Розрахункові /розрахунково-платіжні відомості/ в тому числі на машинних носіях/ робітників і службовців райдержадміністрації

5 років

ст.317

За відсутністю особових рахунків 75 років

08-19

Інвентаризаційні картки та журнали обліку основних коштів.

3 роки

ст. 318

Після ліквідації основних засобів

08-20

Доручення на одержання грошо-вих сум і товарно-матеріальних цінностей, у тому числі анульовані доручення

3 роки

ст. 319

08-21

Облікові реєстри, головна книга, журнали ордери, розроблювані таблиці.

3 роки

ст.321

За умови завершення ревізії. У разі виник-нення супе-речок, спо-рів слідчих і судових справ збері-гаються до остаточного вирішення

08-23

Допоміжні й контрольні книги, журнали, картотеки, касові книги, облікові відомості райдержадміні-страції

3 роки

ст. 322

08-24

Корінці, копії ордерів, рахунків, фактур, накладних, квитанцій, чекових книжок, асигнівок

3 роки

ст. 325

За умови завершення ревізії

У разі вини-кнення супе-речок, спо-рів слідчих і судових справ збері-гаються до остаточного вирішення

08-25

Відомості про облік фондів, лімітів заробітної плати та контроль за їх розподілом, про розрахунки по перевитраті й заборгованості з заробітної плати, про відрахування із заробітної плати, про виплату відпускних та вихідної допомоги

3 роки

ст. 329

08-26

Документи /протоколи засідань інвентаризаційної комісії, інвентаризаційні описи, акти, звіряльні відомості/ про інвентаризацію

3 роки

ст.330

За умови завершення ревізії.

У разі вини-кнення супе-речок, спорів слід-чих і судо-вих справ зберіаються до остаточного вирішення

08-27

Виконавчі листи

Доки не мине потреба

ст.331

08-28

Документи /протоколи, акти, звіти/ про переоцінку основних фондів

Постійно

ст. 336

08-29

Акти, відомості переоцінки й визначення зношеності основних засобів

Постійно

Ст.337

08-30

Паспорти будівель, споруд, обладнання

3 роки

ст.338

Після ліквідації основних засобів

08-31

Акти документальних ревізій фінансово-господарської діяльності райдержадміністрації, документи, довідки, доповідні записки до них

5 років

ст. 342

За умови завершення ревізії.

У разі виникнення суперечок, спорів слідчих і судових справ збері-гаються до остаточного вирішення

08-32

Документи /плани, звіти, листування/ про проведення документальних ревізій і контрольно-ревізійної роботи

3 роки

ст. 341

08-33

Акти перевірок каси, правильності стягнення податків та інші

3 роки

ст.344

08-34

Договори на матеріальну відповідальність

5 років

ст. 347

Після звільнення матеріально відповідальної особи

08 - 35

Листування про затвердження та зміни штатів.

1-рік

ст.48

08 - 36

Листування про затвердження й уточнення балансів і звітів.

3 роки

ст. 313

08-37

Листування про строки подання бухгалтерської звітності.

1 рік

ст. 314

08-38

Номенклатура справ відділу

3 роки

ст.89

08 - 39

08 - 40

09 - Відділ ведення Державного реєстру виборців апарату райдержадміністрації

09-01

Закони, постанови та інші акти Верховної ради України (копії)

Доки не мине потреба (1)

09-02

Укази, розпорядження Президента України (копії)

Доки не мине потреба

09-03

Розпорядження голови Харків-ської обласної державної адміністрації (копії)

Доки не мине потреба

09-04

Розпорядження голови Дерга-чівської районної державної адміністрації (копії)

Доки не мине потреба

09-05

Накази начальника відділу ведення Державного реєстру виборців про внесення запису до бази даних Реєстру (п.2 ст.17 Закону)

Доки не мине потреба

09-06

Накази начальника відділу ведення Державного реєстру виборців про внесення змін до персональних даних виборця, включеного до Реєстру (п.3 ст.17 Закону)

Доки не мине потреба

09-07

Накази начальника відділу ведення Державного реєстру виборців про знищення запису Реєстру (п.4 ст.17 Закону)

Доки не мине потреба

09-08

Накази начальника відділу ведення Державного реєстру виборців про внесення змін до персональних даних виборця за зверненнями, переданими засобами автоматизованої інформаційно-телекомунікаційної системи Реєстру (ч.4 ст.17, ч.6 ст.14)

Доки не мине потреба

09-09

Положення про відділ ведення Державного реєстру виборців апарату районної державної адміністрації

Постійно

ст.33

09-10

Посадові інструкції працівників відділу ведення Державного реєстру виборців (копії)

Доки не мине потреба

09-11

Плани роботи відділу ведення Державного реєстру виборців

1 рік

ст..154

09-12

Звернення відділу ведення Державного реєстру виборців до виборців

5 років

ст.6”Д”

09-13

Документи про виборчі дільниці на території району (номер, центр та межі виборчої дільниці; копії рішень про їх утворення)

Доки не мине потреба

09-14

Документи про суб’єктів подання відомостей для поновлення персональних даних Державного реєстру виборців (списки відповідальних осіб, їх контактні телефони, електронні адреси, копії відповідних наказів)

Доки не мине потреба

09-15

Звернення, запити виборців до відділу ведення Державного реєстру виборців:

5 років

ст.28”б”

09-16

Звернення, запити політичних партій, виборчих комісій до відділу ведення Реєстру:

5 років

ст.28”б”

09-17

Звернення відділу ведення Державного реєстру виборців до відповідних органів, закладів, установ, організацій, зазначених у ст.22 Закону (5.ст.19; п.3, 8 ст.20; п.17 ст.22; п.18 ст.22 Закону)

5 років

ст.28”б”

09-18

Подання відомостей про виборців на запити відділу ведення Державного реєстру виборців від відповідних органів, закладів, установ, організацій, зазначених у ст..22 Закону (5.ст.19; п.3, 8 ст.20; п.17 ст.22; п.18 ст.22 Закону)

5 років

ст.28”б”

09-19

Відомості про громадян України, зареєстрованих за місцем проживання у Дергачівському районі, яким виповнилося 18 років

Доки не мине потреба

09-20

Відомості про осіб, які набули громадянства України та отримали тимчасове посвідчення громадянина України або паспорт громадянина України

Доки не мине потреба

09-21

Відомості про виборців, які зареєстрували своє місце проживання у Дергачівському районі

Доки не мине потреба

09-22

Відомості про виборців, які зняті з реєстрації за місцем проживання у Дергачівському районі

Доки не мине потреба

09-23

Відомості про осіб, громадянство України яких припинено

Доки не мине потреба

09-24

Відомості про виборців, які проживали на території Дергачівського району та померли

Доки не мине потреба

09-25

Відомості про виборців, які отримали паспорт громадянина України у зв’язку із зміною прізвища, імені, по батькові, дати або місце народження

Доки не мине потреба

09-26

Відомості про виборців, які прибули на відбування покарання до установ, розташованих у Дергачівському районі.

Доки не мине потреба

Доки не мине потреба

09-27

Відомості про виборців, які відбували покарання в установах, розташованих у межах Дергачівського району і вибули з цих установ

Доки не мине потреба

09-28

Відомості сільського, селищного, міського голів, про найменування нових та перейменування вулиць (проспектів, бульварів, площ, провулків, кварталів, кутків тощо), присвоєння номерів новим будинкам і зміну нумерації існуючих будинків (п.12 ст.22 Закону)

Доки не мине потреба

09-29

Відомості про виборців – військовослужбовців строкової служби, які вибули з території військової частини

Доки не мине потреба

09-30

Відомості про виборців – військовослужбовців строкової служби, які прибули для проходження служби у військовій частині

Доки не мине потреба

09-31

Листування з облдержадміністра-цією з питань ведення Державного реєстру виборців

5 років

ст..6”д”

09- 32

Журнали реєстрації вхідних та внутрішніх документів

3 роки

ст. 100 “б”

09-33

Журнали реєстрації вихідних та внутрішніх документів

3 роки

ст. 100 “б”

09-34

Журнал видачі довідок про включення виборця до Реєстру виборців по району (місту) (п.7,п.9 ст.19 Закону)

Доки не мине потреба

09-35

Журнал видачі повідомлень про відмову в задоволенні заяв виборців (ч.10 ст.19, ч.7 ст.20 Закону)

Доки не мине потреба

09-36

Журнал реєстрації наказів начальника відділу ведення Державного реєстру виборців

Постійно

09-37

Журнал реєстрації подань з відомостями про виборців, на підставі яких здійснюється періодичне поновлення персо-нальних даних Державного реєстру виборців

Постійно

01-38

Інша вхідна кореспонденція

Постійно

09-39

Журнал реєстрації звернень, запитів органу ведення реєстру до виборців

Постійно

09-40

Журнал реєстрації отримання та списання захисних наклейок

Постійно

09-41

Журнал обліку захисних наклейок

Постійно

09-42

Номенклатура справ відділу ведення державного реєстру виборців

Постійно

ст.89 “а”

09-43

09-44

10 - Державні реєстратори апарату районної державної адміністрації

10-01

Розпорядження голови Харків-ської обласної державної адміністрації (копії)

Доки не мине потреба

10-02

Розпорядження голови Дерга-чівської районної державної адміністрації (копії)

Доки не мине потреба

10 - 03

Рішення Дергачівської районної ради (копії)

Доки не мине потреба

ст.6

10 - 04

Посадові інструкції державних реєстраторів

Постійно

ст.33

10 – 05

Документи (звіти, доповіді про реалізацію рішень сесій, нарад)

5 років

ст.6”д”

10 - 06

Документи перевірок органами вищого рівня

5 років

ст.24

10 – 07

Реєстраційні справи юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців

Протягом 5 років з дати внесення до ЄДР запису про припинення реєстрації

ст..54

10 – 08

Копії документів (позовні заяви, акти, довідки, рішення, доповідні записки, характеристики), що подаються до судових органів з карних та цивільних справ; копії рішень, вироків, окремих ухвал, постанов

3 роки після прийняття рішення

ст..79

10 – 09

Журнал оприбуткування й витрачання бланків

Доки не мине потреба

ст.103 “а”

10 - 10

Номенклатура справ

Постійно

ст.89

10 - 11

10 - 12

11 - Державний адміністратор апарату райдержадміністрації

11 - 01

Закони, постанови та інші акти Верховної ради України (копії)

Доки не мине потреба (1)

11 – 02

Укази, розпорядження Президента України (копії)

Доки не мине потреба

11 – 03

Розпорядження голови Дерга-чівської районної державної адміністрації (копії)

Доки не мине потреба

11– 04

Положення про адміністратора

Доки не мине потреба

11 – 05

Паспорт Дозвільного центру

Постійно

ст.33

11 – 06

Плани роботи

1 рік

ст.154

11 – 07

Вхідна кореспонденція

5 років

ст.6”Д”

11 - 08

Вихідна кореспонденція

5 років

ст.6”Д”

11 - 09

Нормативно - правова база

Доки не мине потреба

11 – 10

Паспорт Дозвільного центру

Постійно

ст.33

11– 11

Регуляторні акти

Доки не мине потреба

11 – 12

Журнал обліку проведення консультацій

3 роки

ст.100”б”

11 – 13

Журнал обліку проведення спільних обстежень

3 роки

ст.100”б”

11 - 14

Журнал обліку /реєстрації заяв та документів, необхідних для видачі документа дозвільного характеру, які подає суб’єкт господарювання або уповноважена ним особа адміністратору/

3 роки

ст.94

Після отримання дозволу

11 – 15

Номенклатура справ

Постійно

ст.89 “а”

11 – 16

11 – 17

Керівник апарату

районної державної

адміністрації Т.ОСТРОПІЛЕЦЬ

Відповідальний за архів,

начальник загального відділу

апарату райдержадміністрації І.ЯБЛОНОВСЬКА

Погоджено: Погоджено:

Протокол засідання ЕК Протокол засідання ЕПК

райдержадміністрації Державного архіву

Харківської області

від 15 квітня 2011р. № 1 від 22.06. 2011р. № 5

Голова ЕК __________________ Секретар ЕПК ______________

Черненко В.А.

Підсумковий запис категорії та кількість

справ, заведених у 2011 році в Дергачівській районній

державній адміністрації

За строками зберігання	Усього	У тому числі
За строками зберігання	Усього	таких, що переходять	з позначкою “ЕПК”
1	2	3	4
Постійно
Тимчасового (понад 10 років)
Тимчасового (до 10 років включно)
Разом: