Утверждено решением Общего собрания Некоммерческого партнерства

Вид материала

Решение

Содержание Права архива Взаимодействие архива с другими структурными подразделениями Партнерства Образец оформления титульного листа архивного дела. Акт приема-передачи архивных дел Номенклатуры архивых дел Индекс дела

Подобный материал:

• Утверждено Решением Общего собрания членов Некоммерческого партнерства, 88.53kb.
• Утверждено решение, 204.07kb.
• Требования сто*-18-2010 утверждено решением Общего собрания членов Некоммерческого, 3369.61kb.
• Конституции Российской Федерации, в соответствии с действующим закон, 146.24kb.
• Утвержден решением внеочередного Общего собрания членов Партнерства, 66.24kb.
• Циона, 1986.31kb.
• Решением Общего собрания членов, 129.95kb.
• Статья Общие положения > Настоящие Требования к выдаче Свидетельства о допуске (Перечень, 97.38kb.
• Протокол №4 Внеочередного Общего собрания членов Некоммерческого Партнерства Саморегулируемой, 106.5kb.
• Положение о дисциплинарной ответственности членов Саморегулируемой организации, основанной, 195.35kb.

УТВЕРЖДЕНО

Решением Общего собрания

Некоммерческого партнерства

«Центр пожарной безопасности «СФЕРА-А»

(Протокол №___ от «___ » ___________ 20___ г.)


ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВЕ


НЕКОММЕРЧЕСКОГО ПАРТНЕРСТВА

«Центр пожарной безопасности «СФЕРА-А»





город Санкт-Петербург

20__ год

1. Общие положения
   

1. Архив является структурным подразделением Контрольной комиссии Некоммерческого партнерства «Центр пожарной безопасности «СФЕРА-А» (далее – Контрольная комиссия Партнерства), осуществляющим хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.
   
2. В целях настоящего Положения используются следующие основные понятия:
   

Архивный документ (далее – документ) - информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу.

Архивное дело (далее – дело) - единица хранения архивных документов в архиве, помещенных в отдельную папку.

Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень или список наименований дел, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все дела, находящиеся в архиве на хранении. Номенклатура дел составляется в установленной форме (приложение 3).

3. Архив создается и ликвидируется приказом Президента НП «ЦПБ «СФЕРА-А» (далее – Партнерство).
   
4. Архив возглавляет Председатель Контрольной комиссии Партнерства.
   
5. Деятельность архива регламентируется действующим законодательством Российской Федерации, Уставом Партнерства, настоящим Положением, Должностными инструкциями, Правилами внутреннего трудового распорядка.
   
6. Документы, поступающие на хранение в архив от сотрудников Партнерства, принимаются Председателем Контрольной комиссии и регистрируются в специальном журнале.
   

2. Задачи и функции архива
   

1. Основными задачами архива являются:
   

- комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 3 настоящего Положения;

- прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством;

- информационно-справочная работа по архивным документам Партнерства;

- организационно-методическая помощь по оформлению делопроизводства.

2. Основными функциями архива являются:
   
   1. прием, регистрация, учет, систематизация документов Партнерства, обработанных в соответствии с установленными требованиями;
      
   2. обеспечение полной сохранности принятых на хранение дел;
      
   3. организация использования документов, в том числе:
      

- информирование руководства и работников Партнерства о составе и содержании документов архива;

- выдача в установленном порядке дел, документов или копий документов для служебного использования, для работы в помещении архива;

- ведение учета использования документов, хранящихся в архиве;

4. контроль за правильностью формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовка дел к передаче в архив.
   

3. Состав и формирование архива.
   

1. В архив поступают:
   
   1. сформированные в дела документы, имеющие отношение к членам Партнерства.
      
2. Порядок формирования дела в архив:
   
   1. дело должно иметь обложку (Приложение № 1). На обложке указывается: индекс дела; заголовок, который соответствует полному наименованию члена Партнерства, документы о котором сформированы в дело; номер свидетельства о допуске к работам и дата его выдачи;
      
   2. при наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляют на каждом томе с добавлением слов «т.1», «т.2» и т.д.;
      
   3. документы в деле должны располагаться в следующем порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы подлежащие возврату, дублирующие документы;
      
   4. контроль за правильным формированием дел в архив осуществляется Контрольной комиссией Партнерства;
      
   5. полное оформление дела, при котором проставляется нумерация всех листов в деле, составляется внутренняя опись всех документов в деле, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела, происходит в случае выхода члена из Партнерства;
      
   6. в целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается;
      
   7. после завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле. Заверительная надпись подписывается Председателем Контрольной комиссии с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления;
      
   8. количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью;
      
   9. документы, составляющие дело, подшиваются на два прокола в твердую обложку с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
      
3. Прием-передача дел в архив производится секретарем и Председателем Контрольной комиссии на основании Акта приема-передачи (Приложение № 2).
   
4. Архив размещается в специально построенном или приспособленном для хранения архивных документов здании или отдельных помещениях здания, удаленных от опасных в пожарном отношении объектов (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и т.п.) и промышленных объектов, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т.п.).
   
5. Не допускается размещение архива в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением.
   
6. Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.
   
7. Помещение архива оборудуется стационарными или передвижными металлическими стеллажами для хранения архивных дел. В качестве вспомогательного или специального оборудования могут использоваться металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, а также стационарные отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками.
   
8. Для оперативности поиска документов дела располагаются в алфавитном порядке. В случае регистрации филиалов Партнерства в субъектах РФ, архив подлежит дополнительному разделению по территориальному признаку.
   

4. Права архива
   

1. Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
   

- контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Партнерства;

- запрашивать от структурных подразделений Партнерства сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций;

- не принимать документы, подготовленные с нарушением установленных правил.

- давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию архива;

- подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью архива.

5. Взаимодействие архива с другими структурными подразделениями Партнерства
   

1. С секретариатом:
   

- ведение делопроизводства;

- подготовка и представление документов на хранение в архив;

- получение и выдача документов, подлежащих копированию и размножению;

- по вопросам обеспечения оргтехникой, оборудованием, канцелярскими принадлежностями, бланками документов, обеспечения ремонта оргтехники, копировально-множительного оборудования.

2. С Дисциплинарной комиссией:
   

- по правовым вопросам, связанным с подготовкой копий уведомлений, предписаний, наличие которых необходимо в архиве.

3. Со всеми структурными подразделениями:
   

- передача документов и их копий, справок для использования в работе подразделений;

- поиск необходимой информации.

4. Выдача из архива дел работникам других структурных подразделений Партнерства осуществляется под расписку в журнале учета выдачи-приемки дел на срок не более 10 рабочих дней.
   
5. При возвращении архивных дел в помещение архива осуществляется проверка их физического состояния в установленном порядке. В журнале выдачи-приемки дел производится отметка о возвращении архивных дел в присутствии возвративших их работников.
   
6. Подготовка и предоставление информации, находящейся в архиве, осуществляется по письменному запросу работников Партнерства. Запрашиваемая информация может быть предоставлена в форме:
   
   1. архивной копии - документа, в полном объеме дословно воспроизводящего текст или изображение архивного документа;
      
   2. архивной выписки - документа, дословно воспроизводящего часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа.
      

6. Ответственность архива
   

1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций, предусмотренных настоящим положением, несет Председатель Контрольной комиссии.
   
2. На Председателя Контрольной комиссии возлагается персональная ответственность:
   

- за организацию комплекса мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, обеспечивает сохранность архивных документов в архиве;

- за организацию деятельности архива по выполнению возложенных на него задач и функций;

- за создание надлежащих условий для использования документов, находящихся в архиве (оперативный поиск, подготовка помещений для работы с документами, изготовление копий, пр.);

- за обеспечение сохранности имущества, находящего в архиве и соблюдение правил пожарной безопасности.


Приложение № 1

К Положению об архиве

НП «Центр пожарной безопасности «СФЕРА-А»


Образец оформления титульного листа архивного дела.

Архив НП «ЦПБ «СФЕРА-А» ДЕЛО № __________ (индекс дела) _________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________ Свидетельство № ___________________ «___» ____________________ 20 __ г.

Приложение № 2

К Положению об архиве

НП «Центр пожарной безопасности «СФЕРА-А»


Образец Акта приема-передачи дел в архив

На фирменном бланке организации АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ АРХИВНЫХ ДЕЛ Дата составления: «___» ____________________ 20 __ г. Количество переданных дел: ___________________ штук. № п/п Индекс дела Наименование дела Количество томов Передал: ______________ ______________ ________________ (должность) (подпись) (расшифровка подписи) Принял: ______________ ______________ ________________ (должность) (подпись) (расшифровка подписи)

Приложение № 3

К Положению об архиве

НП «Центр пожарной безопасности «СФЕРА-А»


Образец Журнала номенклатуры архивных дел.

ЖУРНАЛ НОМЕНКЛАТУРЫ АРХИВЫХ ДЕЛ НП «ЦПБ «СФЕРА-А» г. Санкт-Петербург Президент НП «ЦПБ «СФЕРА-А» _________________________ /Константинов И.И./ «___» ____________________ 20 __ г. Председатель Контрольной комиссии НП «ЦПБ «СФЕРА-А» _________________________ /_______________/ «___» ____________________ 20 __ г. Дата начала ведения журнала: «___» ____________________ 20 __ г. Индекс дела Наименование дела Количество томов (частей) Срок хранения Примечание 1 2 3 4 5 1-С 2-С 3-С 4-С 5-С 6-С