Geum.ru

Київський університет туризму, економіки І права «Основи готельного менеджменту»

Вид материалаДокументы

Содержание


Обіг ТМР (в оборотах)
ДодатокТерміни і визначення, використовувані в готельній сфері
Подобный материал:
1   ...   16   17   18   19   20   21   22   23   24

У = Рвеп + Знор – Зоч – Е (13.16)

На цьому етапі укладають договори з постачальниками, що регламентують умови постачання: обсяг, якість, ціну товару, форму розрахунків, терміни доставки, відповідальність за порушення умов договору.

При виборі постачальників варто враховувати ряд факторів: територіальну віддаленість і оперативність поставок, відповідність виробничої потужності постачальників потребам готелю в матеріальних ресурсах, їхню якість, ціну, умови розрахунків, можливість надання кредиту та ін. Перевага віддається тому партнеру, який забезпечує кращі умови з мінімальними витратами. Успішний вибір постачальника залежить від того, наскільки готель може проаналізувати його діяльність у відношенні якості, доставки і ціни. Дані компоненти розглядаються в першу чергу при виборі.

Постачання матеріальних ресурсів у готель здійснюється через господарські зв'язки. Господарські зв'язки являють собою сукупність економічних, організаційних і правових взаємин, що виникають між постачальниками і споживачами матеріальних ресурсів. Раціональна система господарських зв'язків забезпечує мінімізацію витрат виробництва і обігу, повну відповідність кількості, якості та асортименту продукції, що поставляється, потребам готелю, своєчасність і комплектність її надходження.

Господарські зв'язки між постачальниками і готелем можуть бути прямими та опосередкованими (непрямими), тривалими, і короткостроковими.

Прямі являють собою зв'язки, при яких відносини з поставок продукції встановлюються між готелем і підприємствами-постачальниками прямо, безпосередньо.

Опосередкованими вважаються зв'язки, коли між ними існує хоча б один посередник. Постачання продукції може здійснюватися змішаним шляхом, тобто як прямо, так і через посередників (дистриб’юторів, джобберів, агентів, брокерів)

Виробник


Споживач


1)

Виробник


Посередник


Споживач


2)




Посередник




Виробник


Споживач


3)





Рис.13.1. Схеми господарських зв'язків МТЗ (1- прямий зв’язок; 2 - опосередкований зв’язок; 3 – змішаний (гнучкий) зв’язок).

Дистриб’ютори і джоббери – це фірми, що здійснюють збут на основі оптових закупівель у великих промислових підприємств – виробників готової продукції. Дистриб’ютори на відміну від джобберів – відносно великі фірми, що мають власні склади і встановлюють тривалі контрактні відносини з промисловими підприємствами. Джоббери, навпаки, скуповують окремі великі партії товарів для швидкого перепродажу.

Агенти і брокери – це фірми або окремі підприємці, що здійснюють збут продукції промислового підприємства на основі комісійної винагороди.

Прямі господарські зв'язки для готелів є найбільш економічними і прогресивними в порівнянні з непрямими, оскільки вони, крім виключення посередників, зменшують документообіг, зміцнюють взаємини між готелем і постачальниками. Постачання продукції стає більш регулярним і стабільним.

Опосередковані господарські зв'язки є менш економічними. Вони вимагають додаткових витрат на покриття витрат діяльності посередників між готелем і підприємствами-виготовлювачами.

Потреба в непрямих зв'язках пояснюється тим, що прямі зв'язки вигідні і доцільні в умовах споживання матеріальних ресурсів у великих масштабах. Якщо ж готель споживає матеріали в незначних кількостях, що не досягають транзитної форми відвантаження, то, щоб не створювати зайві запаси матеріальних коштовностей, доцільні зв'язки і через послуги посередників.

Як прямі, так і опосередковані зв'язки можуть носити тривалий і короткостроковий характер. Тривалі господарські зв'язки – прогресивна форма матеріально-технічного постачання. У цьому випадку готелі мають можливість розвивати на довгостроковій основі співробітництво з постачальниками.

З класифікацією зв'язків на прямі та непрямі тісно пов’язаний розподіл їх за формами організації постачання продукції. З цього погляду розрізняють транзитну і складську форми постачань.

При транзитній формі постачання матеріальні ресурси переміщаються від постачальника до готелю прямо, минаючи проміжні бази і склади посередницьких організацій. Крім того, готель, отримуючи матеріал безпосередньо від постачальника, прискорює доставку і скорочує транспортно-заготівельні витрати. Однак її використання обмежене транзитними нормами відпуску, менше яких постачальник не приймає замовлення до виконання. Використання цієї форми постачання для матеріалів, в яких готель має невелику потребу, призводить до збільшення запасів і пов’язаних з цим витрат.

При складській формі матеріальні ресурси завозяться на склади і бази посередницьких організацій, а потім з них відвантажуються безпосередньо готелям.

Транзитну форму доцільно застосовувати в тих випадках, коли готелю потрібні матеріальні ресурси у великих кількостях, що дає можливість відвантажувати їх вагонами або іншими засобами транспорту.

При транзитній формі завезення значно знижуються витрати, і підвищується швидкість обігу, поліпшується використання транспортних засобів.

Складська форма постачання відіграє велику роль у забезпеченні готелів невеликих розмірів. Вона дозволяє їм замовляти необхідні матеріали в кількостях менше встановленої транзитної норми, під якою розуміється мінімально припустима загальна кількість продукції, що відвантажується підприємством-виготовлювачем готелю за одним замовленням. При складській формі постачання продукція зі складів посередницьких організацій може завозитися малими партіями і з більшою частотою, що сприяє скороченню запасів матеріальних ресурсів у готелів. Однак у цьому випадку останні несуть додаткові витрати за складську переробку, зберігання і транспортування з баз посередницьких організацій.

Також, у практиці світового господарства відомі кілька методів поставок матеріальних ресурсів, що забезпечують раціональне постачання готелів матеріальними ресурсами. Найбільший інтерес з них представляє метод «точно вчасно» (just-in-time), вперше запропонований однією з японських фірм. Сутність методу полягає в доставці матеріальних ресурсів безпосередньо в той момент, коли в них є необхідність, і в обсязі, розрахованому на конкретний відрізок часу. При цьому методі забезпечується ритмічне, безперебійне постачання готелю матеріальними ресурсами та їх ефективне використання.

Слід також відзначити, що на даний час з розвитком технологій і формуванням відповідних альянсів спостерігається певний підйом у сфері електронних закупівель для постачання ТМР готелів. Ця сфера є досить перспективною для готелів.

Шляхи економії і раціонального використання матеріальних ресурсів у готельному господарстві.

Економія і раціональне використання матеріальних ресурсів є одним з істотних факторів підвищення прибутковості готелю. Головними джерелами економії, застосування яких дозволяє зменшити витрати таких дорогих матеріальних ресурсів, як вода та електроенергія, є застосування нових технологій. Однак, варто помітити, що перед впровадженням таких систем необхідно зіставити витрати, що понесе готель у зв'язку з цим з тими вигодами, що будуть отримані надалі. Але майже завжди (особливо, якщо розглядаються великі готелі) застосування нових ресурсозберігаючих технологій окупається, тобто досягається значна економія ресурсів, що покриває витрати.

Також з метою економії різних інших видів матеріальних ресурсів доцільно замінювати ті з них, використання яких коштує дорого і нераціональне, новими видами.

Наприклад, кускове мило, можна замінити на краплинне мило. Його вистачає на довший час і воно виглядає більш естетично.

Можна з впевненістю сказати, що процес пошуку нових можливостей і шляхів економії матеріалів – це деякою мірою процес творчий, що потребує від керівництва готелю не лише доброго знання нових технологій та матеріалів, що присутні на ринку, але також іноді й неординарних рішень, що ведуть до успіху.


Складання зразкового плану забезпечення готелю ТМР

Наприклад у готелі 50 номерів (40 – одномісних і 10 – двомісних); плановий коефіцієнт завантаження - 0,8.

Через те, що предмети гостинності змінюються щодня протягом усього перебування гостя в готелі, потреба в них може бути визначена на основі експлуатаційної програми на рік.

Експлуатаційна програма = Кількість місць-днів · Кзав

Кількість місць-днів = 60 · 365 = 21900 м.-дн.

Експлуатац. програма = 21900 · 0,8 = 17520 м.-дн.

Якщо планове завантаження готелю складає 17520 місць-днів, значить і потреба в комплектах предметів гостинності складе 17520 комплектів.

Виходячи з планової потреби, а також статистичних даних про постачання в базовому році, розрахуємо розміри поточного, страхового і підготовчого запасу методом техніко-економічних розрахунків.

Д
ля розрахунку поточного запасу скористаємося формулою (13.7):

Зтек = ½ tср

Середньозважений інтервал поставок розраховується за формулою (13.8):





tср = 518490:17290 = 30 днів.

З
найдемо потребу в матеріалах на 1 місяць (30 днів) = 30:2=15 дн.

17520 / 12 = 1460 шт.( потреба на 1 міс.)

1460:30=48,6 шт.(потреба на 1 день)

Зтек = ½ ·1460 = 730 шт.

Отже, для безперебійного функціонування готелю в період між двома черговими поставками предметів гостинності, необхідно створити поточний запас у розмірі 730 комплектів.

Тепер, коли ми розрахували поточний запас, можна знайти страховий запас, що розраховується за допомогою формули:

Зстрах = 0,5 Зтек,

Зстрах = 0,5· 730 = 365 шт.

Тепер знайдемо страховий запас за допомогою наступної формули (13.10):




Для забезпечення безперервності надання послуг страховий запас приймається в розмірі 2σ - ( 11,3 х 2 = 22,6)

22,6 · 48,6 = 1099 шт.

Підготовчий запас звичайно приймається в розмірі 0,5–1 дня, що необхідні для приймання та розпакування. Отже цей запас дорівнюватиме потребі готелю в предметах гостинності на 1 день, тобто

17520 / 365 = 48 шт.(комплектів).

Знайдемо загальний запас, що розраховується як сума всіх трьох видів запасів (формула 13.12):

Ззаг = Зтек+Зстр+Зпідг

Ззаг = 730+1098,36+48 = 1877 шт.

Для того, щоб розрахувати величину завезення матеріалу ззовні, скористаємося формулою (13.16):

У = Рвеп + Знор – Зоч – Е

Зоч = Зф+Ноч-Воч (13.14),

де: Зф – фактичний залишок на перше число місяця, у якому розроблявся план постачання (звітні дані);

Ноч – очікуване надходження у готель за період від дати, на яку взятий фактичний залишок, і до початку планового періоду;

Воч – очікувана витрата за той же період.

Зф = 35 шт.

Зоч = 35+1500 – 1460 = 125 шт.

Ноч = 1500 шт.

Воч = 1460 шт.

У = 17520 + 1876,36 – 125 = 19272 шт.

Аналогічним чином можуть бути розраховані і потреби в інших матеріальних ресурсах.

Як видно з вищевикладеного, значення матеріально-технічного постачання для готелю дуже велике. Від його правильної організації багато в чому залежить стан справ у готелі, якість обслуговування гостей. Іншою мовою, це не лише забезпечує нормальну роботу готелю, але в сукупності з іншими якісними характеристиками його діяльності визначає його положення на ринку готельних послуг.


Шляхи підвищення ефективності управління товарно-матеріальними ресурсами готелів

В умовах жорсткої конкуренції, економічної нестабільності, нестачі вільних фінансових коштів раціональне та ефективне управління товарно-матеріальними ресурсами (ТМР) має дуже велике значення для підтримки необхідного рівня конкурентноздатності підприємств індустрії гостинності, як з погляду забезпечення поточної діяльності в ринкових умовах (велика частина господарських операцій полягає в русі товарно-матеріальних потоків), так і для досягнення стратегічних цілей у майбутньому (вивільнення фінансових коштів для впровадження сучасних технологій, диверсифікованості готельних послуг). Це обумовлено колом факторів, які впливають на тенденції зростання даної складової в собівартості готельних послуг. Рух ТМР, що цілком залежить від рівня та ефективності управління даним потоком, визначає рівень ефективності операційної системи готельного комплексу, її технічного і технологічного розвитку. Тому проблеми, що виникають у процесі споживання і виробництва ТМР, в остаточному підсумку виходять на одне з ключових місць і формують імідж готелю не лише на внутрішньому але і на зовнішньому ринках.

Управління запасами - це функціональна діяльність, мета якої - привести загальну суму річних витрат на утримання запасів до мінімуму за умови забезпечення якісного обслуговування гостей. Згідно з іншим визначенням управління запасами – це забезпечення і підтримка оптимальної кількості і типів фізичних ресурсів, необхідних для реалізації стратегічного плану готелю.

Запаси виконують кілька важливих функцій, що сприяють гнучкості системи управління готелем, а саме: функцію нагромадження, функцію захисту від зміни цін та інфляції, функцію управління витратами за допомогою використання дисконту, що залежить від розміру замовлення на ТМР.

Загальна схема управління ТМР готельного комплексу будується таким чином:

1. Вибір постачальників.

2. Закупівлі.

3. Контроль за станом ціни і якості.

4. Розміщення товарів і матеріалів.

5. Переміщення товарів і матеріалів.

6. Надання готельної послуги.

7. Реалізація готельної послуги.

Важливість ефективного управління ТМР на всіх етапах діяльності готелю пояснюється тим, що готельна послуга як остаточний продукт характеризується незберігаємістю, невідчутністю, що значною мірою ускладнює процес її надання і робить управління ТМР готелю однією з найвідповідальніших і складних ланок у системі надання послуг, що має на меті задоволення потреб кожного конкретного гостя в конкретний час, з постійною високою якістю. Тому надзвичайно важливим є розвиток і удосконалення системи управління ТМР у готелі. Ця система повинна підтримувати оптимальний рівень ТМР, оскільки якщо цей рівень буде нижче необхідного, можливі втрати фінансових коштів, надлишковий рівень ТМР призведе до зростання витрат на їхнє обслуговування. У більшості випадків, через неефективне і нераціональне використання ТМР в готелях виникає недостача оборотних коштів і виникає необхідність залучення додаткових для їх нормального функціонування, що у свою чергу приводить до додаткових витрат.

Відповідно до проведених нами досліджень у 2, 3, 4-зіркових готелях міста Києва за період з 2000 по 2003 р. мало місце щорічне зростання витрат, пов’язаних з використанням різних матеріалів і товарів для надання основних і додаткових послуг:

- у 2-зіркових готелях збільшення витрат відбулося приблизно на 12%;

- у 3-зіркових готелях - приблизно на 16%;

- у 4- зіркових - приблизно на 25%.

Значення коефіцієнтів оборотності ТМР, розрахованих за даними наших досліджень подані в таблиці 13.2. Основний вплив на значення коефіцієнтів оборотності ТМР у 2, 3, 4- зіркових готелях міста Києва за період з 2000 по 2003 р. справила низька заповнюваність і прибутковість номерного фонду готелів.

Таблиця 13.2. Значення коефіцієнтів оборотності ТМР у 2, 3, 4-зіркових готелях міста Києва за період з 2000 по 2003 р.
2000
2001
2002
2003

Обіг ТМР (в оборотах)

2*
1
1
1,1
1,4

3*
7,49
9,92
10
10,3

4*
16,5
14,3
7,44
15,8

Обіг ТМР (в днях)

2*
365
365
332
261

3*
48
37
37
39

4*
22
25
49
52



ТМР - один з найбільш дорогих активів більшості готелів, що складає 8-10% загальних коштів, які інвестуються в надання готельних послуг. Витрати на ТМР готелів можна класифікувати у такий спосіб:

- капітальні витрати (витрати, пов’язані з вкладанням капіталу в ТМР);

- витрати, пов’язані з оформленням замовлень на ТМР (підготовка та оформлення заявок на закупівлю необхідних товарів і матеріалів);

- витрати зберігання (складське господарство, приймання товарів і матеріалів на склад, видача зі складу і переміщення у складському приміщенні);

- витрати, пов’язані із знецінюванням ТМР (зміна властивостей товарів і матеріалів, дрібні крадіжки, фізичний і моральний знос);

- витрати, пов’язані зі страхуванням;

- витрати, пов’язані з податками;

- інші витрати (витрати, пов’язані з терміновою закупівлею ТМР, витрати від скорочення виробництва і реалізації товарів і послуг);

- витрати, пов’язані з розміщенням замовлень;

- витрати, пов’язані з перевіркою та аналізом замовлень.

Управління ТМР складається з ряду відособлених процесів і функцій, що носять суперечливий характер. Кожен функціональний підрозділ діє відповідно до поставлених перед ним мети, задач і критеріїв щодо збільшення прибутку і мінімізації витрат у собівартості готельних послуг. У цих умовах виникає необхідність комплексного, системного підходу до оптимізації параметрів ТМР, що надасть можливість забезпечити реальне і постійне зростання ефективності роботи операційної системи готелю за допомогою постачальницько-збутових операцій, як ключового елемента у виробничо-господарській діяльності готелю.

Існують різні підходи і шляхи удосконалення і підвищення ефективності управління ТМР готелів. Ми виділимо два взаємодоповнюючих підходи її удосконалення. Перший підхід пов’язаний з поліпшенням взаємодії між різними підрозділами і службами готелю за рахунок підвищення координації діяльності підрозділів у процесі управління ТМР, а також за рахунок поліпшення та удосконалення фінансово-постачальницько-виробничо-збутових процедур і операцій. Іншим напрямком виступає впровадження у виробничо-господарську діяльність готелів сучасних інформаційних технологій, що дозволяють оптимізувати і полегшити щоденне виконання обліку і контролю ТМР.

Завдяки першому підходу увага приділяється забезпеченню більш тісної взаємодії між усіма службами і підрозділами прямо або побічно пов’язаними з процесом управління ТМР у готелі. Тобто основна увага приділяється підвищенню ефективності управління товарно-матеріальними потоками на всіх етапах: закупівля, виробництво і надання послуг. Цей підхід забезпечується за рахунок підвищення ефективності роботи основних служб і підрозділів в області управління ТМР, а також спеціалізованого підрозділу (служба матеріально-технічного постачання), що контролює рух товарно-матеріальних потоків від моменту закупівлі матеріалів до моменту надання послуг гостям, забезпечуючи постійний синтез виробничих і збутових планів, оперативно вирішуючи конфлікти і труднощі, які виникають на всіх стадіях управління ТМР. У рамках даної системи поєднуються і взаємопов`язуються усі види діяльності з управління ТМР готелю. Цей підхід орієнтований на підвищення ефективності використання товарно-матеріальних ресурсів у всьому ланцюзі – постачання та надання послуг, більше всього прийнятний для готелів. Варіант інтегрованої структури, що складається з шести функціональних блоків представлений у табл. 13.3.


Таблиця 13.3. Етапи управління товарно-матеріальними ресурсами готелю

№ п/п
Етапи управління товарно-матеріальними ресурсами готелю

1.
Аналіз

- аналіз і контроль показників ефективності руху і використання ТМР у всіх ланках постачальницько-виробничо-збутової системи готелю;

- аналіз заявок, що надійшли, вироблення і пропозиція варіантів використання товарів і матеріалів;

- аналіз і управління поточним станом запасів за номенклатурою та асортиментом;

- аналіз витрат з управління та обліку;

- аналіз потреб продуктивності праці в системі управління МТР і ефективності обслуговування гостей;

- аналіз ефективності закупівельних операцій;

- аналіз витрат надання послуг і цін;

- аналіз статистичних досліджень;

- аналіз виробничих можливостей постачальників.

2.
Організація

- організація процесу закупівель і поставки ТМР;

- організація зберігання матеріалів і товарів;

- організація зберігання готової продукції;

- організація розподілу та обслуговування споживачів;

- організація поставок товарів та матеріалів;

- організація переміщення товарів та матеріалів у ході опрацювання.

3.
Контроль

- контроль за використанням заявок;

-контроль за виконанням стратегічних, тактичних, оперативних планів в управлінні ТМР;

- контроль якості ТМР;

- контроль і активне регулювання використання ТМР.

4.
Планування

- стратегічне, тактичне та оперативне планування потреби в товарах та матеріалах;

-розробка графіків закупівлі.

5.
Координація та регулювання

- координація роботи усіх функціональних і лінійних служб;

- співставлення різних методів відвантажень;

- розробка маршрутів перевезення;

- розробка графіків.

6.
Дослідження

дослідження й аналіз заявок, що надійшли, і вироблення пропозицій і варіантів використання різних матеріалів і товарів;

- конструювання вартості використання тих або інших видів матеріалів;

- дослідження, що проводяться з метою удосконалення форм документів (документообігу);

- дослідження ринку збуту;

- дослідження ринку матеріалів.


Дана модель інтегрованої системи управління ТМР готелю концентрує в собі задачі аналізу, організації, контролю, планування, дослідження, координації і регулювання роботи операційної системи готелю в області управління ТМР, за допомогою лінійних і функціональних підрозділів готелю, які мають певні задачі та функції. Для досягнення найбільшої ефективності функції управління матеріальними ресурсами мають бути розподілені між лінійними і функціональними підрозділами готелю (фінансовий відділ, відділ матеріально-технічного постачання, юридичний відділ, служба управління номерним фондом, інженерно-технічна служба, планово-економічний відділ) для проведення єдиної політики в цій області.

Функції та задачі служби з управління ТМР (служби матеріально-технічного забезпечення)

Нормальне функціонування готелю в умовах ринку передбачає обов'язкове включення до функцій і задач служби з управління ТМР (служби матеріально-технічного забезпечення) дослідницько-аналітичної роботи, що полягає в аналізі якості матеріалів, що придбаваються, заміні одних матеріалів іншими, виборі постачальників на умовах тендеру. Також необхідна комплектація даної служби висококваліфікованими фахівцями, що здобули спеціальну підготовку в області економічного аналізу і управління ТМР. До задач та функцій служби з управління ТМР входять:

- аналіз, економічне дослідження і систематичне вивчення усіх факторів, що впливають на ефективність управління ТМР у ланцюзі постачання ТМР – надання послуг;

- аналіз витрат виробництва і цін (виявлення причин зміни цін, зіставлення вартостей аналогічних послуг, вивчення витрат виробництва і прибутку постачальника);

- визначення можливості ресурсного забезпечення виробництва;

- вивчення впливу розташування готелів і складів постачальників на вартість покупних товарів і матеріалів;

- оцінка різних методів відвантажень, класифікація вантажів, пошук більш економічних методів;

- приймання і перевірка заявок;

- забезпечення мінімальних витрат по кожному виду товарів і матеріалів, конкретні споживчі властивості яких передбачається використовувати;

- аналіз витрат та їх облік;

- дослідження, що здійснюються з метою удосконалення форм і змісту документів (документообігу), спрощення роботи з обліку;

- аналіз продуктивності праці (вибір і встановлення показників продуктивності праці);

- аналіз впливу мотивації на рівень продуктивності;

- організація зберігання ТМР (зберігання готових виробів, контроль запасів готової продукції, отримання сировини і матеріалів, організація зберігання матеріалів у готелі).

Нижче наведемо основні задачі і напрямки роботи основних служб і підрозділів готелю в процесі взаємодії зі службою матеріально-технічного забезпечення.

Служба маркетингу здійснює дослідження ринку збуту; проектування готельних послуг; аналіз потреб клієнтів і ефективності обслуговування гостей; отримання статистичної інформації про споживані матеріали; дослідження ринку товарів і матеріалів; аналіз ефективності закупівельних операцій.

Інженерно-технічна служба здійснює аналіз заявок і вироблення варіантів, за якими можуть бути отримані більш сприятливі варіанти цін по певних групах товарів і матеріалів; якісно-вартісний аналіз товарів і матеріалів, що купуються (пошук більш економічних товарів і матеріалів, дослідження їхнього призначення і технічних характеристик); поширення відповідних відомостей; проведення круглих столів за участю представників різних служб і обслуговуючого персоналу для стимулювання формування нових ідей з метою сприяння зниженню витрат, пов’язаних з використанням ТМР.

Юридичний відділ здійснює відповідну інтерпретація діючих і нових законодавчих актів і розпоряджень, що стосуються питань формування ціни на ТМР і надання знижок.

Бухгалтерія здійснює аналіз найбільш раціональних форм і термінів оплати ТМР.

Фінансовий відділ здійснює загальноекономічний аналіз; вивчає вплив циклів економічного розвитку на потребу готелю в матеріалах; досліджує загальні тенденції руху цін на ТМР; досліджує вплив економічних змін на діяльність постачальників і конкурентів.

Плановий відділ здійснює стратегічне, тактичне та оперативне планування потреби готелю у різних групах товарів і матеріалів; деталізацію довгострокового планування.

Застосування сучасних інформаційних технологій на основі штрихового кодування дозволяє оптимізувати і полегшити щоденне виконання обліку і управління ТМР і надання послуг; підвищити ефективність взаємодії і взаємозв'язку між різними службами готелю; підвищити продуктивність і ефективність операційної системи готелю в цілому; зменшити кількість помилок, що з'являються у економічній діяльності готелю; полегшити контроль і облік (управління) ТМР готелю.

Розглянемо основні елементи і принципи побудови даної системи з використанням сучасних технологій штрихового кодування (автоматизованих за допомогою застосування у діяльності готелю активних контрольно-касових машин (Post- терміналів), сканерів, штрих-кодів, етикеткових принтерів і портативних терміналів збору необхідної інформації). Для побудови подібної системи необхідна наявність в готелі розгалуженої комп'ютерної мережі, яка повинна інтегрувати в собі:

- місця для введення та отримання інформації від різних функціональних підрозділів готелю (економічний відділ, бухгалтерія, фінансовий відділ, плановий відділ, служба матеріально-технічного забезпечення, відділ маркетингу, інженерно-технічна служба, юридичний відділ);

- місця для введення та отримання інформації від різних структурних підрозділів готелю, що надають клієнтам різні послуги і товари (номерний фонд, служба портьє, казино, гаражна служба, оздоровчий центр, складське господарство).

Розглянемо основні моменти функціонування даної системи. При прийомі товарно-матеріальних цінностей, що надійшли, або їх відпусканні на початковому етапі здійснюється маркування товару лінійним штрих-кодом. Дана операція здійснюється централізовано на складі при надходженні ТМР і передачі їх до різних підсистем готелю. Штрих-код містить внутрішню необхідну інформацію, зокрема номер складу і код товару. При передачі товару зі складу до функціональних підрозділів і служб готелю, що беруть особисту участь у наданні послуг, на відповідний Post-термінал надсилаються всі необхідні дані (відбувається переміщення товару одночасно з інформацією в реальному режимі часу). З пост-терміналів інформація про використання або реалізацію різних товарів і матеріалів надходить на сервер комп'ютерної інформаційної системи. З сервера необхідна інформація про товаропотік надходить до різних відділів готелю, де здійснюється її використання та обробка. На підставі внутрішньої і зовнішньої інформації (співвідношення якості товару та його ціни, надійність постачальника, умови платежу) дирекція готелю здійснює вибір постачальників, і способи постачання різних матеріалів і товарів.

Рівень ефективності управління ТМР готелю є одним з визначальних чинників для підвищення рівня якості його послуг. Створення в готелі сучасних систем управління ТМР дає можливість підвищити його рентабельність і конкурентноздатність, а також збільшити його завантаження.


Питання та завдання для самоперевірки

1. Що таке товарно-матеріальні ресурси готелю?

2. Як проводиться розрахунок потреби в різних видах матеріальних ресурсів?

3. Як проводиться розрахунок запасів матеріальних ресурсів? Наведіть методики їхнього нормування.

4. Назвіть шляхи економії і раціонального використання матеріальних ресурсів у готельному господарстві.

5. Назвіть шляхи підвищення ефективності управління товарно-матеріальними ресурсами готелю.

6. Наведіть функції та задачі служби з управління ТМР готелю (служби матеріально-технічного забезпечення).


Додаток


Терміни і визначення, використовувані в готельній сфері


Американський план - такий метод розрахунку оплат за номер в готелі, коли в ціну включається послуга з надання кімнати і 3-разове харчування (пансіон) або 2-разове: сніданок + обід або сніданок + вечеря (напівпансіон).

Англійський сніданок - повний сніданок, звичайно містить у собі фруктовий сік, яєчню із шинкою, тости, олію, джем і каву або чай.

Ануляція - відмова від поїздки. Умови відмови обумовлюються в договорі.

Апартаменти - тип номерів у готелях, що за своїм оформленням наближаються до сучасних квартир, включаючи місця для приготування їжі (вартість харчування звичайно не включається у вартість номера).

Апгрейд - зміна бронювання з метою надання гостеві номера поліпшеної комфортності без підвищення тарифу.

Атрибут - додаткова характеристика готельного номера, що впливає або не впливає на його вартість (балкон, вид з вікна, меблювання, додаткове устаткування).

Базова валюта - валюта, у якій ведуться баланси рахунків системи і формується основна управлінська звітність.

Базові тарифи - опубліковані повні ціни на розміщення в готельних номерах.

Басбой - молодший службовець ресторану, бара, який розливає воду, прибирає столи, попільниці тощо.

Белмен - службовець готелю, що підносить багаж і виконує доручення гостей.

Бермудський план - метод надання готельних послуг, при якому ціна включає сніданок і кімнату.

Бізнес-тур - тип подорожі, що здійснюється діловими людьми і який вимагає особливого сервісу, наприклад наявності кімнати для переговорів, послуг секретарів.

Блок номерів - бронювання готельних номерів певного типу у певному інтервалі дат у кількісному вираженні без зазначення конкретних номерів кімнат.

Ботель - невеликий готель на воді.

Бронювання - створення запису про продаж готельного номера певного типу у певному інтервалі дат з певною кількістю проживаючих у номері людей за певним тарифним планом.

Букінг - файл групового бронювання, що містить основну інформацію щодо продажу блоку номерів.

Бунгало - невеликий туристичний готель (будівля звичайно з легких матеріалів на березі моря). Поширено в молодіжних турцентрах.

Ваучер (туристичний або маршрутний) - документ, на підставі якого надається обслуговування іноземним туристам і здійснюються розрахунки з фірмами.

Відвідувач (візитер) - людина, що приїхала до іншої країни, яка переслідує будь-яку мету, крім заробітку від своєї професійної діяльності. Це визначення відноситься як до туристів, так і до екскурсантів.

Віддалена підтримка - вид послуги, що надається в рамках договору на підтримку, що включає в себе надання фахівцями консультацій за телефоном "гарячої" лінії або безпосередній контроль і виправлення помилок користувачів на їхнє прохання за допомогою модемного з'єднання і/або Інтернет-з'єднання.

Відкритий квиток - мається на увазі відкрита дата від'їзду. Пасажир може забронювати квиток на пізніший час (день).

Віза - офіційна відмітка (штамп консульства і т.п.) у закордонному паспорті, що дає право в'їзду до країни з обов'язковою умовою відмітки про виїзд.

Впровадження інформаційної системи - послуги з встановлення інформаційної системи в готелі фахівцями в рамках договору, що включає в себе встановлення програмного забезпечення, семінари з управління і навчання персоналу, і "живу" підтримку.

Гарантія - метод одержання штрафного платежу (наприклад, вартість першої доби проживання) у випадку незаїзду гостя.

Гід - фахівець з проведення екскурсій з туристами, що має на це ліцензію.

Гарячий лист - лист з відомостями про загублену або вкрадену кредитну картку, що розсилається до готелів та інших організацій, де використовуються кредитні карти.

Гостьовий чек - квитанція, що пропонується господарю ресторану або бару, часто використовується як частина ваучеру.

Готельний ланцюг - одна з ланцюгових, франшизних або інших готельних систем, члени якої користуються особливими привілеями, особливо в національній системі бронювання.

Груповий інклюзивний тур - тур, що включає авіа- і наземне обслуговування не менш ніж 15 чоловік.

Гуртожиток - недорогий готель з обмеженим сервісом. Надає платне розміщення для молоді, що подорожує пішки, на велосипедах тощо.

Дата зняття броні - дата, коли незатребувана заброньована кімната надходить до основного продажу.

Декларація митна - документ, що видається митними службами, який містить відомості про багаж, наявність валюти в туриста і який заповнюється туристом при перетині кордону.

Денна норма - обмежена ціна для розміщення не більше ніж на ніч або на день.

Джерело - код для збору статистики доходів готелю за каналами надходження броні до готелю (прямо до готелю, з корпоративного офісу, через Інтернет, каналами GDS тощо).

Договір франшизи - договір про передачу прав і привілеїв виробника туристичних послуг на їхню реалізацію (збут). Передбачає використання торговельної марки франшизодавача як гарантії якості послуг.

Документи проїзні групові - транспортні папери, що оформлюються на групу туристів і підтверджують право групи на проїзд у даному транспорті (квитки, турпутівки з відривним талоном та ін.).

Друковані форми – документи, що формуються інформаційною системою готелю, пов'язані з бронюванням, поселенням і розрахунками з гостями. Основними друкованими формами є підтвердження бронювання, підтвердження скасування бронювання, реєстраційна картка гостя, рахунок гостя і повідомлення для гостя. Друковані форми будуються відповідно до вимог кожного готелю і містять його логотип, адресу та іншу інформацію.

Екскурсант - тимчасовий візитер, що проживає в місці призначення менше 24 годин, включаючи круїзних мандрівників, але крім транзитних пасажирів.

Європейський план - метод визначення (призначення) ціни за кімнату, що включає тільки вартість заняття кімнати (вартість проживання).

Завантаження (Occupancy) - коефіцієнт зайнятих готельних номерів відносно загальної кількості номерів готелю.

Знижка тарифу - зменшення тарифу проживання в абсолютному або процентному вираженні.

Імідж - сприятливе або несприятливе сприйняття споживачем певного готелю, а також його послуг. Розглядається як мета роботи з маркетингу.

Інклюзивний тур - тур (туристичний план, маршрут), відповідно до якого транспортне обслуговування авіа- або наземним транспортом сплачується одночасно з харчуванням, розміщенням і іншими туристичними послугами.

Інтернет-бронювання - бронювання номерів, що здійснюється з Інтернет-сайту готелю з автоматичною перевіркою наявності вільних номерів на зазначені клієнтом дати та автоматичним одержанням підтвердження бронювання.

Інтернет-з'єднання - з'єднання комп'ютерів, підключених до мережі Інтернет, між собою за допомогою спеціального програмного забезпечення.

Інформаційний чек - алфавітний листок, де зареєстровані гості записані відповідно до номерів кімнат.

Інфраструктура - дороги, стоянки для автомобілів, дренаж стічних вод, каналізація, водопровід, електрика - усе необхідне для повноцінного проживання на певній території. Експлуатується туристами і місцевими жителями.

Каботажна ціна - знижена ціна для жителів певної країни, що подорожують всередині цієї країни.

Караванний туризм - вид автотуризму, при якому в якості засобу розміщення використовується самохідний фургон або той, що причіпляється до автомобіля (караван).

Карта прибуття - бланк, що заповнюється туристом після прибуття до іншої країни і що пропонується на прикордонному КПП.

Каталог туроператора - інформаційно-рекламний проспект туроператора, що містить докладну характеристику його інклюзивних турів.

Кемпінг - табір для автотуристів, розташований у заміській місцевості або в зоні відпочинку (літні будиночки, намети, що мають елементарні зручності).

Кількість ночівель (room-nights) - кількість зайнятих готельних номерів за певний календарний відрізок часу.

Комісійні - сума грошей, що виражається у відсотках від продажної ціни, яку пропонують власники туроператорських, транспортних та ін. компаній турагентам за продаж їхніх послуг.

Комісія - комісійна винагорода туристичного агентства, що виражається в процентному відношенні до доходу, отриманого готелем за фактом виїзду гостя.

Комерційна норма - знижена ставка для постійного клієнта, у якому зацікавлений готель, для забезпечення зайнятості номерів.

Комерційний готель - готель, забезпечений усім необхідним для гостей-бізнесменів.

Кімнатний лист - лист із прізвищами, що використовується в готелі для передреєстрації груп, а також для організації вечорів відпочинку.

Кімнатний сервіс - наявність в готелі послуг з доставки до номеру їжі, напоїв, кореспонденції.

Комплімент - надання гостеві або фірмі послуги за рахунок готелю.

Континентальний план - метод розрахунку вартості кімнати в готелі, коли ціна містить у собі "континентальний сніданок", а також вартість самої кімнати.

Конфігурація системи - процес настроювання інформаційної системи готелю з урахуванням особливостей готелю.

Корпоративний клієнт - клієнт, що є юридичною особою (організація, підприємство) і не займається туристичною діяльністю.

Круїз - турпоїздка з використанням того або іншого транспортного засобу не лише для пересування, але і для тимчасового проживання, харчування та обслуговування.

Курорт - готель, до якого прибувають гості на час відпустки з рекреаційними цілями, для розваг.

Льотний купон - частина авіаквитка, на якій вказується інформація про бронювання місця для пасажира.

Майстер продажів - облікова картка клієнта, що бронює блоки номерів для груп, та яка містить типові параметри групових броней.

Міжнародний туризм - подорожі за межами своєї рідної країни.

Мертвий сезон - час року в даній країні, коли туристичне життя завмирає або знаходиться на нижчому рівні. Відрізняється низьким рівнем цін. Може бути вкрай несприятливим для здійснення подорожей.

Місце призначення – місце, куди за контрактом з туроператором (турагентом) перевізник повинний доставити туриста (пасажира).

Модемне з'єднання - з'єднання комп'ютерів між собою за допомогою прямого зв'язку телефонною лінією.

Модуль - технологічно закінчений набір функцій інформаційної системи, що призначений для роботи окремого підрозділу або окремої групи користувачів, який встановлюється опціонно (за бажанням замовника).

Мотель - готель, що обслуговує автотуристів.

Надзвичайний ключ – один ключ, який відкриває всі кімнати готелю, включаючи ті, що закриті зсередини.

Напівпансіон – надання кімнати, сніданку і на вибір - обіду або вечері.

Негнучка ціна - ціна на кімнати в готелі без знижок (наприклад, з міркувань престижу), коли не приймається до уваги той фактор, що всі кімнати пустують.

Нічний аудит - процедура комплексної перевірки діяльності готелю за минулу дату та автоматичне закриття фінансового дня.

Облікова валюта - валюта, у яку перераховуються дані експорту в бухгалтерську систему.

Оптовий продавець турів - компанія, що складає, збуває та керує турами. Продаж турів здійснюється через посередників: роздрібних турагентів, асоціації, клуби або турорганізаторів, але ніколи прямо клієнтові, як це робить іноді туроператор.

Оферта - формальна пропозиція на укладання угоди із зазначенням умов.

Пакет 1 - заздалегідь підготовлений тур, що включає транспортування, проживання, харчування, трансфер, відвідування визначних пам'яток, оренду автомобіля тощо. Має фіксовану ціну.

Пакет 2 - комплексний тариф, що включає крім вартості проживання додаткові послуги готелю. Наприклад, пакет BB (Bed & Breakfast) включає проживання і сніданок.

Пансіон – повне утримання туриста протягом доби в готелі (на маршруті).

Пасажирський талон - карта для пасажира, що надається йому до посадки у літак. Містить відомості про багаж, докладну інформацію про клас, яким летить пасажир, номер крісла в літаку.

Перебронювання - бронювання з перекриттям попередження системи про відсутність готельних номерів певного типу у певному інтервалі дат для продажу, що приводить до негативного значення наявності номерів.

Передреєстрація - процедура, яку здійснюють до приїзду гостей, яка використовується з групами туристів з метою зменшення переповненості в службі прийому.

Пізнє прибуття – коли гість, що забронював номер в готелі, прибув після години зняття броні і попередив про своє пізнє прибуття.

Пізній виїзд – коли гість залишається в готелі після моменту, коли він повинний виїхати. У цьому випадку він зобов'язаний оплатити 50 відсотків денної ціни за проживання.

Пізня оплата - часткова оплата, що передається на фронтдеск, коли гість уже виїхав.

Пік сезону - час року в даній країні, коли торгівля турпослугами і ціни на них найвищі.

Пре-реєстрація - процедура бронювання конкретної кімнати на день заїзду гостя з попереднім створенням електронного ключа і роздруківкою реєстраційної карти гостя.

Проміжний період - час року в даній країні, між піковим і мертвим сезонами, протягом якого ціни середні (проміжні).

Прямий політ - політ між двома певними пунктами без пересадки на інший літак, навіть якщо відбудеться проміжна посадка.

Путівка - документ, що підтверджує оплату послуг на маршруті та який є підставою для надання цих послуг.

Ранній виїзд - процедура розрахунків з гостем у день, що передує даті виїзду.

Рекламація - заява туриста, що відправляється до офісу фірми - продавця туру при невідповідності оплачених і дійсно наданих послуг. На підставі рекламації складається протокол. У випадку якщо факт невідповідності доведений, повинна бути здійснена компенсація збитку.

Робоча станція - комп'ютер, на якому встановлене системне і прикладне програмне забезпечення системи, підключений до бази даних, що розташована на сервері.

Родинний план - спеціальна система продажу кімнат в готелі туристам з дітьми. У тому випадку, якщо діти живуть в одній кімнаті з батьками, ціна номера знижується.

Роздрібний продавець - середня ланка на ринку, що продає готельні послуги безпосередньо споживачеві (звичайно турагентство).

Розрахункова валюта - валюта, у яку перераховуються баланси системи для розрахунків з гостями і фірмами.

Розрахункова година - час, у який гість повинний звільнити кімнату або сплатити проживання за цілий день.

Ротель - готель-вагон, що пересувається.

Сезонні норми - розмаїтість цін на різні послуги, що змінюються в залежності від сезону.

Сервер PMS - комп'ютер, на якому знаходиться база даних інформаційної системи готелю і системне програмне забезпечення, що обслуговує роботу комп'ютерів робочих станцій системи.

Сніданок континентальний - легкий сніданок, що складається з кави або чаю, соку, булочки, масла і джему.

Спина до спини - вигідна система заповнення готелю, за якої послідовність вибуття і прибуття груп туристів організовується туроператором таким чином, щоб виділені йому власником готелю номери не залишалися вільними (інтервал між заселеннями тільки на збори).

Страховка - умови страховки докладно обумовлюються в страховому полісі. Страховий поліс є документом, що забезпечує гарантоване медичне обслуговування у випадку хвороби або травми. Для в'їзду до деяких країн наявність страховки є обов'язковою.

Суміжні номери - готельні номери, що пов'язані загальним входом, які можуть продаватися як окремо, так і разом у вигляді апартаменту.

Суперструктура - готелі та інші місця розміщення туристів, ресторани, магазини, розважальні заклади (кіно, театри, музеї, художні галереї, концертні зали), вокзали. Не існує строгого поділу між суперструктурою та інфраструктурою, але її приймають до уваги при плануванні будівництва нових курортів.

Тарифний план - сукупність тарифів для різних типів номерів з урахуванням сезонів, робочих і вихідних днів, кількості проживаючих у номері гостей і варіантів, включених у тариф послуг.

Транзит – перевезення пасажирів з однієї країни до іншої через проміжну країну.

Трансакція - запис на фоліо гостя або фірми, що відповідає певному бухгалтерському переказу.

Трансфер - зустріч або проведення в аеропорті (на вокзалі).

Тур - індивідуальна або групова подорож, що складається з комплексу послуг (перевезення, проживання в готелі, екскурсії, трансфер, харчування).

Турагент - організація-провідник, що займається реалізацією сформованих туроператором турів. Велика частина прибутку йде від комісійних, що заробляються від реалізації турів.

Турброкер - індивідуал або компанія, що не має власного транспорту, а орендує його для надання послуг що, включені до турпакету оптовим продавцем турів.

Турист - мандрівник, що проживає в місці призначення не менше 24 годин, мета поїздки якого - відпочинок, бізнес, зустріч з родичами, певна місія, зустріч.

Туристичний агент - фізична або юридична особа, що має з готелем договірні відносини на постачання клієнтів.

Туроператор - компанія, що спеціалізується на плануванні, складанні турів (туристичних маршрутів) і що продає турпутівки за допомогою турагентів або безпосередньо туристові.

Турпакет - туристичний план (маршрут), що охоплює основні елементи відпочинку: транспорт, розміщення, екскурсії та ін. послуги.

Фіскальний реєстратор - принтер, що має інтерфейс із системою управління готелю для роздруківки фіскальних чеків і касових звітів.

Фоліо - файл гостя або фірми, що містить всю інформацію щодо бронювання і трансакцій.

Франшиза, франчайз - незалежний готель або мотель, що має право користуватися фірмовою маркою і платить за це право.

Чартер - оптова купівля літака для перевезення пасажирів або вантажу. Чартерні перевезення призначаються на конкретний час, у конкретний день, до конкретно замовленого місця.

Чартерний рейс - рейс, замовлений ексклюзивно для спеціальної групи людей, що належать до однієї організації або їхній переліт організується від одного імені (наприклад, туроператором). Чартерні рейси звичайно набагато дешевше, ніж регулярні рейси авіаліній за розкладом. Ці рейси можуть здійснюватися додатковими літаками або літаками, що виконують регулярні рейси.

Час закриття дня - довільно обрана менеджером готелю година, коли закінчується один день і починається інший.

Шатл-сервіс – назва транспорту (літака, автобуса, потяга), що здійснює дуже часті рейси, в основному на дуже коротку відстань.


AI, All inclusive (все включено) - режим, що включає не лише 3-разове харчування, але і додаткові послуги, такі як легкий сніданок, закуски, легка вечеря.

Back of the House - служби сервісу, розташовані таким чином, щоб не знаходитись на очах гостей.

BB (Сніданок) - режим харчування, що припускає сніданки в готелі проживання. Це може бути шведський стіл або континентальний сніданок.

Bed Occupancy - раціональне відношення кількості спальних місць до кількості заявлених до продажу (середнє завантаження).

Blanket Reservation - планування якого-небудь певного числа кімнат (блоку) для груп.

Brunch - прийом їжі після сніданку, але до обіду, і який замінює обоє.

Cabana - будівля на пляжі (або біля басейну), типу бунгало, що стоїть окремо від основного будинку та іноді обладнана як спальня.

Chld (child) - дитина (звичайно вартість вказується для дитини в номері з двома дорослими).

Commercially Important Person (важлива комерційна персона) - покупець спеціального документа, що надає право йому (їй) займати привілейоване положення відносно інших клієнтів.

Complimentary Ticket - безплатний проїзд.

DBL (double) - двомісний номер.

Deluxe - розкішний тип готелю (власна ванна і повний сервіс).

Double-up - організація системи подвійного заселення, коли незнайомі люди заселяють один номер, а в адміністрації на спеціальному стенді зберігаються 2 картки (чека) під номером цієї кімнати.

Duty-free Goods - товари, що не обкладаються митом.

Endorsement - повноваження, що полягають у можливості замінити або перереєструвати авіаквиток на інший літак.

Ex (extra bed) - додаткове ліжко в двомісному номері.

FB (Повний пансіон) - режим 3-разового харчування в готелі (сніданок + обід + вечеря). Напої за обідом і вечерею звичайно у вартість не входять.

Free Port - порт, де туристи можуть придбати товари без сплати мит.

Front Desk (фронтдеск) - стійка адміністратора готелю, де гості реєструються.

Full House (повний будинок) - термін позначає завантаження готелю на 100% (усі номери продані).

Grandmaster (Grand master) - один ключ, що відкриває всі гостьові кімнати, закриті зовні.

Guest History (Card) - запис повної програми перебування гостя, що включає заняття кімнати, оплату, особливі потреби, кредит. Такий запис здійснюється на картках, у великих готелях дані заносяться в комп'ютер.

HB (half board) (Напівпансіон) - режим 2-разового харчування в готелі.

Hotel Garni - готель без ресторану (навіть без сніданку).

Houseкеереr's report - лист із записами, що знаходиться у фронтофісі, у якому відбиваються реальні відомості про стан кімнат (прибирання, ремонт тощо.).

Inclusive Terms - тариф на розміщення і харчування (триразове).

Junior Suite - велика кімната з обгородженим спальним місцем, яке перетворюється на вітальню вдень.

Luggage Pass - карта, що надає туристові право на винос багажу з готелю.

Master Key - один ключ, що замінює всі ключі від усіх кімнат на поверсі. Так само називається поверховий ключ.

Most Important Person - особливо важлива персона.

Mystery Tour - притулок у горах (використовується в гірському туризмі).

No-Show Employees - персонал, що працює за розпорядком, що передбачає проведення робіт строго під час відсутності гостя.

OB (Без харчування) - тільки розміщення в готелі.

Out Of Order - кімната не готова до заселення через поломку, несправності устаткування цієї кімнати.