Geum.ru

Что такое информационная технология?

Вид материалаДокументы

Содержание


Для чего необходима и как организуется регистрация и индексация управленческих документов?
Для чего необходим и как организуется контроль исполнения управленческих документов?
Подобный материал:
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   30

Для чего необходима и как организуется регистрация и индексация управленческих документов?


Для эффективного использования информации при принятии различного рода решений, предоставления в распоряжение специалистов всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время в организации должна быть построена рациональная поисковая система. Современная информационно-поисковая система (MI7Q должна включать все документы, которыми располагает организация.

Основой построения поисковых систем является регистрация документов — фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующим внесением необходимых сведений о документе в регистрационную базу данных (журнал, картотека, входной экранный формат или дело). Главное назначение регистрации — придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления.

На базе регистрационных данных традиционно строится учет и поиск документов, контроль за их исполнением. Вместе с тем, при существующей системе делопроизводства регистрируется от четверти до половины документов, остальные в организации не учитываются, а их пои ск стр оится лишь на предположениях специалистов об их существовании и возможном месте хранения. В соответствии с ГСДОУ регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и использования в справочных целях: распорядительные, плановые, отчетные, статистические, учебные, финансовые, бухгалтерские и др. Регистрируются документы, используемые внутри организации или направляемые в другие организации, поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или от частных лиц.

Документы регистрируются один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно, как правило, не регистрируется.

Регистрация документов производится децентрализовано в местах их создания и исполнения по группам документов в зависимости от названия, автора и содержания.

Индекс документа составляется в зависимости от принятого для каждого массива документов принципа формирования дел. Обязательным элементом индекса является порядковый регистрационный номер в пределах регистрируемого массива, как правило, за год. В комплексе с датой и названием он служит поисковым образом документа и используется также для целей учета. Дополнения к порядковому номеру указывают место исполнения и хранения документа, принадлежность его к определенному вопросу, территории, периоду, лицу и т. д. и служат целям облегчения поиска.

Индексом документов, формируемых в дела только по названиям и авторам (бухгалтерские балансы, протоколы, наряды и др.), служит порядковый номер в пределах регистрируемого массива.

Индексом документов, формируемых в дела по вопросам, корреспондентам, территории (докладные записки, любая переписка, отзывы и др.), служит порядковый регистрационный номер, дополненный индексом по номенклатуре дел, который и определяет место хранения документа.

При регистрации документа индекс, как и другие его регистрационные данные, переносится в регистрационные формы. Причем в регистрационных формах могут указываться и другие реквизиты (сведения), которые вносятся при первичной регистрации или заполняются в процессе исполнения документа.

Классификация документов и информации является основой построения И ПС. Она нужна:

для выделения регистрируемых массивов при регистрации документов;

для проставления индексов соответствующих классификационных справочников при индексировании;

как схема систематизации различных справочных и контрольных карточек при организации информационно-поисковых массивов;

при поиске документов и информации.

Для чего необходим и как организуется контроль исполнения управленческих документов?


Контроль за исполнением документов и принятых решений — одна из важнейших функций управления и поэтому является обязательной составной частью документационного обеспечения управления. Массив контрольных сведений входит в состав информационно-поисковой системы организации.

Цель контроля — содействовать своевременному и качественному исполнению документов, обеспечивать предоставление аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

Контроль за исполнением документов включает несколько последовательных этапов:

постановку документов на контроль;

проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

учет и обобщение результатов контроля за исполнением документов.

Контроль, как правило, ведется на нескольких уровнях:

формализованный контроль своевременного исполнения;

контроль соответствия формы создаваемых документов их содержанию;

контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;

контроль соответствия уровня и формы удостоверения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам;

контроль соответствия всех экземпляров на идентичность;

контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на запросы.

Такая многоуровневость на практике выражается в том, что разные уровни контроля осуществляются в организации различными должностными лицами. Если контроль своевременности исполнения и соответствия экземпляров, подписей и так далее осуществляет только служба ДОУ, то контроль правильности использования форм, бланков, структуры текста успешнее всего получается у сотрудников, ответственных за оформление проектов документов, естественно, при наличии у них соответствующих полномочий.

Контроль же по существу содержания входит в обязательные должностные обязанности не только руководителей всех рангов, но и при большом объеме контрольных документов — специального контрольного подразделения.

Основными задачами подразделения (группы) контроля исполнения являются:

отслеживание прохождения документов, а также фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и важных внутренних документов, письменных указаний руководства;

обобщение полученных данных и результатов исполнения, а также доведение их до сведения руководства в удобном формализованном виде;

выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.