Методические рекомендации по заполнению электронной формы отчета совета по защите докторских и кандидатских диссертаций за 2009 год

Электронная форма отчета совета по защите докторских и кандидатских диссертаций за 2009 год (далее – электронная форма отчета) предназначена для сбора информации о деятельности совета по защите докторских и кандидатских диссертаций (далее – диссертационный совет) в течение отчетного года и предоставляется совместно со стандартной формой отчетности, предусмотренной Положением о совете по защите докторских и кандидатских диссертаций, утвержденным приказом Минобрнауки России от 9 января 2007 г. № 2.

Отчёты должны быть представлены всеми диссертационными советами, в том числе и не проводившими защит в 2009 году. Диссертационные советы, которые были сформированы в 2009 году отделом оборонных проблем Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки (далее – Рособрнадзор) должны представить отчеты только в бумажном виде в адрес отдела оборонных проблем. Информацию о работе диссертационных советов, закрытых до начала отчетного года и непереутвержденных в 2009 году, предоставлять не нужно.

Файл, содержащий электронную форму отчета, размещен на сервере Высшей аттестационной комиссии Министерства образования и науки Российской Федерации (далее – ВАК) по адресу ссылка скрыта в разделе «О работе советов» в подразделе «Отчёты о работе советов за 2009 год». Указанный файл изменен и доработан по сравнению с электронными формами отчета за 2007 и 2008 годы. Использовать формы 2007 или 2008 года при подготовке отчета за 2009 год нельзя! Обращаем ваше внимание на то, что при работе с формами отчета копирование содержимого электронных форм в виде отдельных листов недопустимо, возможно лишь копирование и вставка значений отдельных ячеек.

Для заполнения электронной формы отчета о работе диссертационного совета необходимо использовать табличный процессор Microsoft Excel входящий в состав программного продукта Microsoft Office 2003, Microsoft Office XP либо Microsoft Office 2007.

Для корректной работы электронной формы отчета требуется включить (разрешить) использование макросов.

Включение макросов в среде Microsoft Excel программного продукта

Microsoft Office 2003 или Microsoft Office XP

Для включения макросов необходимо в среде Microsoft Excel в меню «Сервис» выбрать пункт «Макрос», затем «Безопасность» (Рисунок 1). В появившемся окне выбрать средний уровень безопасности (Рисунок 2). Для того чтобы сделанные изменения вступили в силу, необходимо перезапустить Excel. При последующем открытии электронной формы отчета будет выводиться сообщение, в котором необходимо выбирать «Не отключать макросы» (Рисунок 3).

Рисунок 1 – Выбор пункта меню «Безопасность»

Рисунок 2 – Установка среднего уровня безопасности

Рисунок 3 – Разрешение работы макросов

Включение макросов в среде Microsoft Excel программного продукта

Microsoft Office 2007

1) В среде Microsoft Excel выбрать пункт меню «Office».

Рисунок 4 – Выбор пункта меню «Office»

2) В появившемся окне нажать на кнопку «Параметры Excel»

Рисунок 5 – Выбор параметров Excel

3

) В левой части появившегося окна выбрать пункт «Центр управления безопасностью»

Рисунок 6 – Выбор пункта «Центр управления безопасностью»

4) Нажать на кнопку «Параметры центра управления безопасностью»

Рисунок 7 – Выбор параметров центра управления безопасностью

5) В левой части появившегося окна выбрать пункт «Параметры макросов»

Рисунок 8 – Выбор пункта «Параметры макросов»

6) Выбрать (нажимаем) пункт «Включить все макросы»

Рисунок 9 – Разрешение работы макросов

Для того чтобы сделанные изменения вступили в силу, необходимо нажать кнопку «ОК», закрыть все окна и перезапустить Excel.

Заполненная электронная форма отчета высылается в Рособрнадзор с сопроводительным письмом по электронной почте на адрес vak_reports@obrnadzor.gov.ru. Эта же форма («Инф. карта диссовета 1» и «Инф. карта диссовета 2») должна быть распечатана в бумажном варианте, подписана председателем и ученым секретарем диссертационного совета, заверена печатью и направлена в Рособрнадзор. Распечатывать и высылать в Рособрнадзор в бумажном варианте непосредственно аттестационные дела не нужно.

Пример заполненной электронной формы отчета приведен на сервере ВАК в разделе «О работе советов» в подразделе «Отчёты о работе советов за 2009 год» (ссылка скрыта2009) файл «Пример заполнения отчета диссертационного совета за 2009 год». При заполнении примера использованы сведения и показатели из различных отраслей науки, иллюстрирующие различные варианты заполнения форм. Ниже приведены методические рекомендации по заполнению каждой из электронных форм отчета за 2009 год.

Электронная форма отчета представлена в виде документа в формате Microsoft Excel и содержит листы:

«Инф. карта диссовета» – форма на двух листах, соответствующая Приложению 1 Положения о совете по защите кандидатских и докторских диссертаций;
«Аттест. дело 1», «Аттест. дело 2» … «Аттест. дело 5» – формы, предназначенные для представления информации по каждому соискателю, защитившему диссертацию. Число форм может быть изменено в зависимости от числа соискателей.

В вышеуказанных формах перемещение от поля к полю осуществляется с помощью кнопки «Tab». На всех полях для заполнения предусмотрено отображение подсказок (Рисунок 10). Предусмотрены средства автоматизации ввода информации, реализованные в виде выпадающих списков (Рисунок 11). На наличие списка указывает кнопка

справа от поля ввода при его выделении, отсутствие такой кнопки означает, что поле предназначено для ручного ввода информации.

Основные поля для заполнения выделены серым цветом. При заполнении поля цвет фона меняется на белый. При верном введенном значении цвет шрифта черный, при неверном вводе значение отображается красным цветом.

Рисунок 10 – Отображение подсказки, кнопка выпадающего списка

Рисунок 11 – Выпадающий список

Информационная карта диссертационного совета

Листы 1 и 2 «Инф. карта диссовета» содержат десять блоков.

Шифр диссертационного совета – блок содержит два поля. Первое поле предназначено для выбора из предлагаемого списка типа диссертационного совета (Д - докторский, К - кандидатский, ДМ - докторский объединенный, КМ - кандидатский объединенный, ДР - докторский временный, КР - кандидатский временный) (Рисунок 12). Второе поле предназначено для ввода цифровой части шифра диссертационного совета (Рисунок 13).

Рисунок 12 – Выбор типа диссертационного совета

Рисунок 13 – Цифровая часть шифра диссертационного совета

Наименование организации – поле для ввода наименования организации, при которой утвержден диссертационный совет (Рисунок 14). В наименование организации не включаются повторяющиеся для различных организаций слова, такие как «Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования» и др.

Рисунок 14 - Наименование организации

Тип организации – поле для выбора из предлагаемого списка типа организации, при которой утвержден диссертационный совет (Рисунок 15).

Рисунок 15 – Тип организации

Ведомственная принадлежность – поле для выбора из предлагаемого списка ведомственной принадлежности организации (Рисунок 16).

Рисунок 16 – Ведомственная принадлежность

Данные о регистрации – блок содержит два поля: дата утверждения диссертационного совета (в интервале от 01.01.2007 до 31.12.2009) и номер приказа Рособрнадзора об утверждении совета (Рисунок 17).

Рисунок 17 - Данные о регистрации

Адрес организации – блок предназначен для указания сведений об организации, при которой утвержден диссертационный совет: индекс, субъект РФ/Зарубежье (для диссертационных советов, находящихся вне территории России, в этом поле выбирается название страны), город (населенный пункт), улица, дом, web-сайт (Рисунок 18). Контактные телефоны и e-mail указываются для председателя диссертационного совета. Поля «Субъект РФ/Зарубежье» и «Город (населенный пункт)», могут быть заполнены вручную, если требуемых названий нет в предлагаемых списках.

Рисунок 18 - Адрес организации

Шифр и наименование специальностей, принимаемых к защите (с учетом специализации) – блок предназначен для указания научных специальностей в соответствии с приказом Рособрнадзора, разрешенных к защите в диссертационном совете, и отраслей науки для этих специальностей (Рисунок 19). В пределах данного блока не может быть одинаковых специальностей. Выбор одной и той же отрасли науки в пределах одной специальности так же невозможен. Поле «Специализация» заполняется только в том случае, если специализация указана в приказе об утверждении совета. Кроме того, название специализации не может копировать название специальности. При выборе специальности разрешается вводить отрасль науки сначала только в первую ячейку (остальные заблокированы). После выбора отрасли науки в первой ячейке, появляется доступ ко второй ячейке. Если выбрана отрасль науки во второй ячейке, то первая ячейка блокируется от изменения, а третья разблокируется и так далее. Таким образом, невозможно оставлять пропуски в списке отраслей и заполнение всегда начинается с первой ячейки. При заполнении полей «Шифр и наименование специальностей» используется такой же алгоритм. Редактирование/удаление специальностей и отраслей наук осуществляется в обратном порядке.

Рисунок 19 - Шифр и наименование специальностей, принимаемых к защите и отрасли науки

ФИО председателя и ученого секретаря диссертационного совета и дата заполнения отчета – блок предназначен, для ввода фамилий председателя и ученого секретаря диссертационного совета и указания даты заполнения электронной формы отчета. Кроме того, данный блок предназначен для подписи председателем и ученым секретарем диссертационного совета бумажной версии отчета, а так же заверения этой формы печатью для отправки в Рособрнадзор (Рисунок 20).

Рисунок 20 - ФИО председателя и ученого секретаря диссертационного совета и дата заполнения отчета

Шифр диссертационного совета и наименование организации – блок содержит два поля, предназначенных для автоматического дублирования соответствующих ячеек из блоков 1 и 2 (Рисунок 21).

Рисунок 21 - Шифр диссертационного совета и наименование организации

Данные о рассмотренных диссертациях на соискание ученой степени доктора/кандидата наук – блок предназначен для указания количества рассмотренных диссертаций на соискание степеней доктора и кандидата наук (Рисунок 22), пример заполнения представлен на Рисунке 23. Для диссертаций, выполненных на стыке специальностей, в таблицах указываются только специальности, по которым совет в соответствии с приказом Рособрнадзора имеет право рассматривать диссертации. В случае заполнения электронной формы отчета по кандидатскому диссертационному совету (К, КМ, КР), таблица «Данные о рассмотренных диссертациях на соискание ученой степени доктора наук» не заполняется.

Рисунок 22 – Данные о рассмотренных диссертациях
на соискание ученой степени доктора/кандидата наук

Рисунок 23 – Пример заполнения таблицы «Данные о рассмотренных диссертациях

на соискание ученой степени доктора наук»

Шифры специальностей и отрасли науки в таблицах формируются автоматически, на основании заполненного блока 7. Для каждой строки таблицы по каждой специальности (включающие отрасли науки) необходимо указать в столбце 1 количество рассмотренных диссертаций, а в столбце 2 количество диссертаций соискателей, прошедших подготовку в докторантуре (для соискания учёной степени доктора наук) или в аспирантуре (для соискания учёной степени кандидата наук), независимо от места прохождения, вида и времени окончания аспирантуры. В поле «Количество диссертаций, утвержденных ВАК в отчетном году» вводится количество диссертаций, утвержденных ВАК в 2009 году, из числа защищенных в диссертационном совете в 2009 году. В поле «в том числе количество утвержденных диссертаций, защищенных в году, предшествующему отчетному» указывается количество диссертаций, утвержденных ВАК в 2009 году, из числа защищенных в диссертационном совете в 2008 году.

Аттестационное дело

Листы «Аттест. дело 1», «Аттест. дело 2» … «Аттест. дело 5» предназначены для формирования информации по каждому соискателю, защитившему диссертацию. Количество аттестационных дел должно быть равно количеству положительных решений по результатам защиты диссертации (Рисунок 23). При необходимости добавления новых листов аттестационных дел следует воспользоваться командой меню «Аттест.дело/Добавить лист» (Рисунки 24 и 26). Для удаления ненужных листов (незаполненных листов оставаться не должно) используйте команду меню «Аттест.дело/Удалить лист» (Рисунки 25 и 27). При этом происходит автоматическая перенумерация листов. Изменение имен листов заблокировано.

Добавление/удаление листов аттестационных дел в среде Microsoft Excel программного продукта Microsoft Office 2003 или Microsoft Office XP

Рисунок 24– Добавление листа «Аттест. дело» в Microsoft Office 2003 или Microsoft Office XP

Рисунок 25– Удаление листа «Аттест. дело» в Microsoft Office 2003 или Microsoft Office XP

Добавление/удаление листов аттестационных дел в среде Microsoft Excel программного продукта Microsoft Office 2007

Необходимо выбрать пункт меню «Надстройки», а затем воспользоваться командой «Аттест.дело/Добавить лист» (Рисунок 26) или «Аттест.дело/Удалить лист» (Рисунок 27)

Рисунок 26– Добавление листа «Аттест. дело» в Microsoft Office 2007

Рисунок 27– Удаление листа «Аттест. дело» в Microsoft Office 2007

Аттестационное дело – доктор или кандидат наук выбирается из предлагаемого списка (Рисунок 28);

Рисунок 28 – Кандидат/Доктор наук

Данные о соискателе – блок предназначен для ввода сведений о соискателе. Все поля заполняются в ручную, кроме полей «Гражданство», «Отрасль науки», «Вид диссертации», «Учёное звание» для которых предусмотрены выпадающие списки. Шифр диссертационного совета и наименование организации, при которой создан совет, проставляются автоматически согласно соответствующим пунктам листа «Инф. карта диссовета 1» (Рисунок 29). Поле «Ключевые слова» предназначено для ввода не более шести ключевых слов по диссертационной работе. В поле «Год присуждения ученой степени кандидата наук» вносится год утверждения ВАК. Если аттестационное дело заполняется по кандидату наук, то поля «Номер диплома кандидата наук» и «Год присуждения ученой степени кандидата наук» не заполняются.

Рисунок 29 – Данные о соискателе ученой степени

Все данные вводятся в именительном падеже. Первое поле «Шифр специальности» выбирается из выпадающего списка согласно шифру указанному в листе «Инф.карта диссовета 1». Если защита проходила на стыке специальностей, то необходимо заполнить второе поле «Шифр специальности», для которого также предусмотрен выпадающий список. Специализация указывается согласно приказу Рособрнадзора об утверждении совета. Количество публикаций по теме диссертации, в том числе в изданиях, рекомендованных ВАК, заполняются через слеш. Для соискателей учёной степени доктора наук указывается год защиты кандидатской диссертации и номер диплома кандидата наук.

Информация об организации места работы, ведущей организации и организациях внедрения заполняется вручную в соответствующих полях, кроме полей «Тип организации», «Ведомственная принадлежность», «Субъект РФ/Зарубежье» и «Город (населенный пункт)», для которых предусмотрены выпадающие списки. Поля «Субъект РФ/Зарубежье» и «Город (населенный пункт)», могут быть заполнены вручную, если требуемых названий нет в предлагаемых списках. Поля «Телефон», «e-mail», «Web-сайт» в данных разделах могут не заполнятся автором диссертации, если это обусловлено требованиями соблюдения режима конфиденциальности.
Заключение совета – поле для ввода краткого заключения совета по диссертации с разбиением по структуре заключения:
1. Новые научные результаты; (максимальное количество знаков для ввода в данном поле не может превышать 2400, но программа Microsoft Excel может отображать в одной ячейке не более 1200 символов. Поэтому чтобы просмотреть все введенные данные необходимо дважды щелкнуть левой клавишей мыши на соответствующем поле).
2. Научная и практическая значимость; (максимальное количество знаков для ввода в данном поле не может превышать 1600)
3. Рекомендации об использовании;
4. Оценка диссертации. Оценка диссертации указывается в соответствии с п. 8 Положения о порядке присуждения ученых степеней.

Максимальное количество знаков для ввода в полях «Рекомендации об использовании» и «Оценка диссертации» не может превышать 1000.

Научный руководитель/консультант – поля для ввода сведений о научном руководителе/консультанте с указанием ФИО (полностью), ученой степени, отрасли науки и адреса организации места работы. Все поля заполняются вручную, кроме полей «Субъект РФ/Зарубежье» и «Город (населенный пункт)», для которых предусмотрены выпадающие списки. Если в выпадающих списках отсутствуют требуемые данные, то эти поля также могут быть заполнены вручную. Сведения о втором научном руководителе/консультанте указывается в случаях предусмотренных нормативными документами ВАК.
Оппоненты – поля для ввода сведений об оппонентах с указанием ФИО (полностью), ученой степени, отрасли науки и адреса организации места работы. Поля «Телефон», «e-mail», «Web-сайт» в разделах «Научный руководитель/консультант» и «Оппоненты» также заполняются по желанию автора диссертации.
Информация по автореферату диссертации – поля для ввода информации о размещении автореферата на web-ресурсе (дата размещения и копия гиперссылки на файл с авторефератом) и дате почтовой рассылки.
Публикации по теме диссертационного исследования – блок предназначен для ввода не более 10 библиографических ссылок на публикации по теме диссертационного исследования. Указываются наиболее важные, с точки зрения соискателя, публикации. Библиографические ссылки оформляются согласно требованиям ГОСТ 7.1-84.

Требования к сопроводительному письму

Тема письма, заполняется в соответствии с шаблоном: «Эл.форма отчета дис.совета Х ХХХ.ХХХ.ХХ», где знаки ХХХ, соответствуют шифру совета, например: «Эл.форма отчета дис.совета Д 212.190.03».
Сопроводительное письмо должно содержать заполненные формы отчёта диссертационного совета, то есть ОДИН документ в формате Microsoft Excel, содержащий следующие заполненные листы:

Лист 1 - Информационная карта диссертационного совета (Инф.карта диссовета 1)
Лист 2 - Данные о рассмотренных диссертациях на соискание ученой степени доктора/кандидата наук (Инф. карта диссовета 2)
Листы с аттестационными делами по каждому соискателю, защитившему диссертацию, если проводились защиты (Аттест. дело 1, Аттест. дело 2, Аттест. дело 3 и т.д.). Пустых листов с аттестационными делами быть не должно.

Текст письма должен содержать информацию об отправителе:

Наименование организации
Фамилия, Имя, Отчество
Должность в совете: Секретарь/Председатель
Учёная степень
Контактный телефон

Письмо отправляется с электронной почты секретаря или председателя диссертационного совета.

Отправляемые заполненные электронные формы отчета могут быть представлены в виде заархивированного файла в формате zip или rar.

Вопросы по заполнению и формированию электронной формы отчёта диссертационного совета за 2009 год принимаются Службой технической поддержки обработки электронных форм отчета диссертационных советов на адрес otchet_DC_2009@psu.karelia.ru

Blog

Методические рекомендации по заполнению электронной формы отчета совета по защите докторских и кандидатских диссертаций за 2009 год

Содержание