Жанр делового письма и его субжанры

Вид материала

Автореферат

Содержание Официальные оппоненты Шаронов Игорь Алексеевич Общая характеристика работы Теоретическая значимость Практическая ценность Основные положения Апробация исследования. Структура работы. Первая глава ТОО Фирмы «ТИХИЙ ОКЕАН» Директор НИИ НУ А.А. Сергеев Во второй главе 1 октября 2000 г. фирма «Глобус» ЛТД Учитывая изменение цены, размер авансирования считаем возможным установить после определения стоимости контракта CIP аэропорт Пе Генеральный директор Решить Ваш вопрос, к счастью, оказалось возможным... 21.05.2004 г. Всероссийский НИИ метрологии Уважаемый господин Ли Сяо! В соответствии с Вашими пожеланиями Прошу Вас сообщить ... Полное содержание

Подобный материал:

• Составление деловых писем. Выбор вида делового письма, 690.5kb.
• Правила делового этикета. Этикет деловых отношений. Этика делового общения 10 Азы делового, 313.16kb.
• 8 – 9 класс Task 1, 55.5kb.
• Домашнее задание составьте два письма официально-делового и разговорного стиля на тему:, 598.14kb.
• Тема: Употребление наречий в речи, 45.91kb.
• А. Н. Майкову Ответ на стихи его: «Полонский! суждено опять судьбою злою…», 133.17kb.
• Вого, научного, делового общения, а так же развитие способностей и качеств, необходимых, 821.55kb.
• Вого, научного, делового общения, а так же развитие способностей и качеств, необходимых, 889.63kb.
• Вого, научного, делового общения, а так же развитие способностей и качеств, необходимых, 766.52kb.
• М. Л. Свойский институт книги, документа и письма ан СССР и его роль в становлении, 172.11kb.

На правах рукописи

ФЭН ХУНМЭЙ


ЖАНР ДЕЛОВОГО ПИСЬМА И ЕГО СУБЖАНРЫ


Специальность 10.02.01 – Русский язык

АВТОРЕФЕРАТ

диссертации на соискание ученой степени

кандидата филологических наук


Москва 2006


Работа выполнена на кафедре общего и русского языкознания Государственного института русского языка им. А.С.Пушкина.


Научный руководитель: доктор филологических наук,

профессор

Формановская

Наталья Ивановна


Официальные оппоненты: доктор филологических наук,

профессор

Аннушкин

Владимир Иванович


кандидат филологических наук

доцент

Шаронов Игорь Алексеевич


Ведущая организация: Российский университет дружбы народов


Защита состоится «____»_______ 2006 г. в «____» ч. в зале Ученого совета на заседании диссертационного совета ____________________ Государственного института русского языка им. А.С.Пушкина по адресу: 117485, Москва, ул. Академика Волгина, 6.


С диссертацией можно ознакомиться в библиотеке Гос. ИРЯ им. А.С.Пушкина.


Автореферат разослан «_____» ______________ 2006г.


Ученый секретарь

диссертационного совета,

доктор педагогических наук В.В. Молчановский

Общая характеристика работы

В последнее время интенсивно развивается двустороннее сотрудничество между КНР и РФ в различных областях, в том числе в официально-деловой сфере общения. На фоне быстрого развития рыночной экономики в России и нарастающих темпов расширения ее делового сотрудничества с другими странами мира, по наблюдению М.И. Басакова, в России ежегодно создается до 900 млрд. листов деловой документации, а обработкой документной информации так или иначе занято около 20 млн. человек [Басаков, 2001]. Стилевые особенности делового текста хорошо изучены и подробно описаны исследователями функциональной стилистики [Шмелев, 1977; Алексеев, Роговa,1982; Рахманин, 1982, 1988, 1997; Розенталь, 1987; Кожина, 1977 и др.], но в связи со сменой научных парадигм под воздействием социальных изменений трудности решения задачи уточнения тенденций развития определенных конкретных языковых и стилевых подсистем “усугубляются не только подвижностью и динамичностью языковых процессов, но и известной ‘ломкой’, ‘перестройкой’ терминологической системы традиционной функциональной стилистики” [Чжань Лижень, 1996, с.4]. Это вызывает новый интерес к изучению делового текста не только с точки зрения его стилевых характеристик, но и в других аспектах, например, в коммуникативно-прагматическом аспекте, с точки зрения речевых жанров. С другой стороны, вопросы типологии речевых жанров и особенности их структуры, степень и характер их стереотипичности, своеобразие состава и функционирования различных речевых жанров в разных сферах общения (в разных функциональных стилях), определение специфичных, базовых для каждого функционального стиля (и далее – подстиля и иных внутристилевых разновидностей) речевых жанров, более глубокое изучение проблемы композиции текста в аспекте речевых жанров до сих пор остаются актуальными проблемами жанроведения [Кожина, 1999]. В.А. Салимовский, выделяет проблему “экстралингвистических основ речевых жанров, обусловленности смысловой системы и поверхностно-речевой организации текста (текстотипа) видом социальной духовной деятельности; развертывания авторского замысла, процесса целеполагания в различных сферах и ситуациях общения; соотношения содержательно-смысловой и стилистико-речевой системности речевых жанров” [Салимовскиий, 1999, с.71].

Этим обусловлена актуальность нашей работы и определяется цель исследования, содержанием которой является анализ и описание делового общения в коммуникативно-прагматическом и социопсихолингвистическом аспектах и классификация речевых жанров текста делового письма в этой сфере общения. Конкретно исследуются жанр делового письма и его субжанры.

Достижение поставленной цели исследования требует решения следующих задач:

1. Определить специфичные базовые жанры документов делового стиля и субжанры.

2. Выработать критерии классификации субжанров делового письма.

3. Выявить речевые интенции автора и этикетные компоненты каждого субжанра делового письма и коммуникативные стратегии и тактики для достижения поставленных автором целей с учетом фактора адресата, социального статуса и ролевых установок партнеров, их речевых и профессиональных компетенций, контекстуальности и ситуативности текста общения.

Объектом исследования являются текст делового письма как жанр, его речевые субжанры.

Предмет исследования – функционирование речевых жанров делового текста под воздействием коммуникативно-прагматических и др. факторов в переписке.

Научная новизна работы заключается в том, что текст официально-делового письменного общения рассматривается с точки зрения речевых жанров и субжанров, с учетом таких коммуникативно-прагматических и социопсихологических факторов, как речевые интенции и коммуникативные стратегии и тактики для достижения коммуникативного результата, ориентаци на адресата, социальный статус и ролевые установки партнеров, речевые и профессиональные (поскольку официально-деловое общение происходит между партнерами, обладающими определенными специальными знаниями) компетенции, соблюдение правил речевого этикета и культуры речи и т. п.

Материалом для анализа послужили учредительные и административные документы одной организации и ее коммерческая переписка со своими партнерами за последние 2 года, в количестве 1000 писем, а также некоторые образцы официальных документов из книг под общим названием “Деловое письмо” и “Коммерческая корреспонденция”.

Методы исследования: метод наблюдения, описательный метод, коммуникативно-прагматический и социолингвистический подходы.

Теоретическая значимость работы состоит в том, что, с учетом десятилетнего опыта работы автора диссертации в коммерческой структуре, представленные рабочие материалы сами по себе могут выступать как образцы деловых документов для исследователей официально-делового стиля как типовые образцы подражания для иностранцев, работающих с российскими партнерами.

Практическая ценность Результаты работы могут быть полезными для исследователей жанроведения, а также в обучении иностранцев при чтении курсов по функциональной стилистике, деловому этикету, официально-деловому стилю.

Основные положения, выносимые на защиту:

1. Стилеобразующими чертами делового письма как разновидности официально-делового стиля являются стандартизированность и унифицированость в планах формы и содержания письма; точность обозначения понятий, терминологический характер лексики; фактичность изложения реальных, возможных событий; неличность; долженствующе-предписующий характер; практичная целенаправленность и временнáя ограниченность срока действия документов.

2. С точки зрения теории речевых жанров, деловое письмо представляет собой стереотип речевого поведения, относительно устойчивый тематический, композиционный и стилистический тип текста как результат выбора веками накопленных опытом образцов текста в соответствии с коммуникативными ситуациями и с учетом всех параметров адресанта и адресата.

3. Речевая интенция является определяющим компонентом образования речевых жанров текста делового письма. Текст сложного делового письма обладает иерархической формой в плане речевых интенций, а соответственно, речевых субжанров, т. е. жанровых форм, представляющих собой одноактные высказывания, которые состоят из одного сверхфразового единства и которые способны входить в собственно жанры на правах тактик.

4. Учет фактора адресата как “соавтора” делового письма, его социальн-статусных и ролевых отношений с адресантом, выбор правильных коммуникативных стратегий и эффективных тактик для воздействия на адресата и получения перлокутивного эффекта – гарант реализации главных интенций и достижения успешной коммуникации в деловой сфере деятельности.

Апробация исследования. Основные положения исследования были представлены в докладе на международной конференции «Пушкинские чтения» (Москва, Гос. ИРЯ им. А. С. Пушкина, 2002) и двух публикациях.

Структура работы. Диссертация состоит из введения, двух глав, заключения и библиографии.


Основное содержание работы

Во введении обосновывается выбор темы, актуальность и научная новизна работы, определяются предмет и объект, цель и задачи, материал и методы исследования, теоретическая значимость и практическая направленность работы, устанавливаются исходные теоретические позиции.

Первая глава посвящена стилеобразующим и жанрообразующим характеристикам делового письма и его субжанров, проблеме становления жанроведения как отдельной научной дисциплины, его взаимосвязи с другими направлениями лингвистики.

Основные стилеообразующие характеристики делового письма как разновидности официально-делового стиля следующие:

1. Стандартизованность – стандарты, шаблоны, стереотипные формы изложений текстов и их унификация, наличие многочисленных лексических и синтаксических клише.
   
2. Точность обозначения понятий, не допускающего возможности инотолкования [Кожина, 1983: 175], терминологический характер лексики.
   
3. Фактичность изложения реальных, возможных событий, основанных на прошлых, настоящих и будущих деловых связях.
   
4. Неличный характер деловых связей, отсутствие эмоционального, субъективного отношения автора к содержанию документов.
   
5. Долженствующе-предписующий характер изложения, устанавливающий модельные правила действия [Кожин, Крылова, Одинцов, 1982: 104; Кожина, 1983: 175-180].
   
6. Практическая целенаправленность, имеющая четкую цель составления документов.
   
7. Временнáя ограниченность срока действия того или иного документа, требующая фиксации дат, сроков и т.п. [Коммерческая речь, 1996: 10-11].
   

По мнению М.М. Бахтина, изучение стиля должно первоочередно сопровождаться изучением речевых жанров, отрыв стиля от жанров может пагубно сказаться на результатах изучения изменений языковых стилей, которые связаны с изменением языковых жанров в ходе жизни. “По существу языковые или функциональные стили есть не что иное, как жанровые стили определенных сфер человеческой деятельности и общения. В каждой сфере бытуют и применяются свои жанры, отвечающие специфическим условиям данной сферы; этим жанрам и соответствуют определенные стили” [Бахтин, 1997: 163-164].

Н.И. Формановская отмечает, что, согласно теории речевых актов, “реплики диалога, военные команды и подобное как перформативные высказывания следует посчитать речевыми (коммуникативными) актами, жанрам же отвести роль типизированных, стандартизованных и структурированных образцов текстов, впрямую связанных с функциональными стилями” [Формановская, 2000: 62-63].

Пока еще нет точного единого определения термина «речевой жанр» (далее – РЖ), недавно ставшего предметом новой научной дисциплины – жанроведения.

Т.В. Шмелева различает три подхода к проблеме речевых жанров: лексический, стилистический и речеведческий. При этом она предлагает толкование РЖ с опорой на модель, которая включает семь параметров: коммуникативная цель, противопоставляющая четыре типа речевых жанров: информативные, императивные, этикетные, оценочные; образ автора; образ адресата; образ прошлого и будущего; тип диктумного (событийного) содержания; языковое воплощение. [Шмелева, 1997: 88-97]

В нашем исследовании мы опираемся и на жанрообразующие признаки речевых жанров, выделенные Т.В. Тарасенко [Тарасенко, 1999]: целенаправленность, целостность и завершенность; соотношение автора и адресата; смысловая полноценность; связь с предыдущими и последующими высказываниями и типичная воспроизводимая жанровая форма.

Такой подход применим и к объекту нашего исследования – жанру делового письма.

Как уже отмечалось, одной из особенностей делового письма является стандартизованность ситуации написания письма и формы изложения. В деловом общении существуют стандартные ситуации, которые предопределяют установку общения и диапазон выбора возможных речевых и неречевых действий. В нашем случае, это формы письма как образцы речевого жанра письма. “Жанровые образцы, сложившиеся в результате многомиллионного повторения «нужды» выдерживать в тексте единство содержания, композиции и стиля, составляют часть коммуникативной компетенции социализирующейся языковой личности” [Формановская, 2000: 62-63]. В стандартных коммуникативных ситуациях в деловом общении, например, по случаю праздников, партнеры выбирают формы РЖ письма-поздравления, и в соответствии с законами оформления выбранного вида письма составляют его стержень – стереотипы поздравительных выражений и пожеланий, выдержанные в рамках официальности, книжности.

Если речевой жанр воплощается в определенной форме и типе текста, то в жанре делового письма “бесспорно выделяются два признака: наличие авторского замысла и коммуникативная природа явления, называемого текстом” [Матвеева, 1990: 11].

При составлении делового письма автор должен конкретно определить, с какой внекоммуникативной и коммуникативной целью он составляет данное письмо, в чем заключается его авторская коммуникативная интенция, какую информацию и в каком объеме он хочет передать адресату, какими способами может довести до адресата эти сведения, какую реакцию в каком виде он хочет получить. Дальше происходит планирование сценария происходящего и предвидения будущего: как адресат воспримет его сообщение и как будет реагировать. Иначе говоря, в период дотекстового продумывания автор ведет невидимый виртуальный диалог с адресатом, предугадывая последовательность развития событий. Имея в виду то, что может произойти по его плану, он выбирает жанр письма и его наполнение – языковые средства.

При планировании сценария автор должен учесть все признаки адресата, как носителя социального, полового, возрастного и т. п. статуса, исполнителя некоторой конвенциональной роли, субъекта некоего действия, преследующего определенную цель, обладателя определенной картины мира, носителя личностных свойств и субъекта сиюминутного психического состояния. В этом случае адресат представляется автору как «реальный» собеседник, и он становится “активным субъектом общения” [Формановская, 1998: 104] и полноправным партнером по общению, или “активным действующим лицом (реальным или потенциальным)”, и “соучастником речевого общения” [Чаплыгина, 2002: 43].

В тексте делового письма может быть несколько интенций автора, поэтому на этом основании в письме можно выделить несколько содержательных частей, которые мы обозначим как субжанры.

Впервые понятие “субжанра” как термина в теории жанроведения использовал К.Ф. Седов [Седов, 1998]. На основании анализа внутрижанровых тактик бытовой ссоры он определяет субжанры как такие жанровые формы, которые представляют собой одноактные высказывания, состоящие из одного сверхфразового единства, способные входить в собственно жанры на правах тактик.

Типология речевых жанров – главная нерешенная проблема в жанроведении. РЖ классифицируют по разным признакам. Это – первичные и вторичные, информативные и фактические жанры и т.д. [Салимовский, 1999]. Вслед за К.Ф. Седовым, будем называть самостоятельные содержательные текстовые фрагменты делового письма субжанрами.

Критерием данной классификации служит речевая интенция, которая занимает центральное место в теории речевых актов (далее – РА) и теории РЖ.

В тексте делового письма может воплощаться несколько интенций автора, среди которых могут быть главная (или главные) интенция и второстепенные, поэтому содержание письма можно разбить на несколько субжанров.


Например:

Генеральному директору

ТОО Фирмы «ТИХИЙ ОКЕАН»

г-ну Ли Сяо

Уважаемый г-н Ли Сяо!

Поздравляем Вас и весь китайский народ с успешным завершением первого пилотируемого полета в космос тайкунавта Ян Ливэя на корабле «Шэньчжоу-5».

Одновременно напоминаем, что для достижения мировых вершин не только в космосе, но и на море нам необходимы данные по членам делегации Института навигационных технологий для оформления приглашений.

Директор НИИ НУ А.А. Сергеев


В данном письме два типа субжанра: поздравление и напоминание. Все жанрообразующие признаки наличествуют в этих субжанрах как отдельных самостоятельных и структурно завершенных фрагментах: целенаправленность, целостность и завершенность; соответствие соотношений автора и адресата; смысловая полноценность; связь с предыдущими и последующими высказываниями и типичная воспроизводимая жанровая композиция. Каждый фрагмент (сверхфразовое единство с точки зрения субжанра, по К.Ф. Седову) может составлять содержание отдельного нового письма.

Таким образом, в первой главе определены теоретические основы и понятие субжанра применительно к речевому жанру делового письма.

Во второй главе рассмотрены речевые субжанры делового письма в коммуникативно-прагматическом и социолингвистическом аспектах.

Исследователи стилистики утверждают, что официально-деловой стиль – это стиль документов [Кожина, 1982; Розенталь, 1987; Рахманин, 1988; Колтунова, 2002], и, по-разному выделяют разновидности этих документов. Кроме таких, как устав, приказ, контракт, инвойс, платежное поручение, свидетельство, справка, доверенность и мн. др., выделяют и деловое письмо, или деловую переписку, которые являются объектом нашего исследования.

Хотя разные исследователи [Веселов, 1990; Зарецкая, 2002 б; Басаков, 2003; Колтунова, 2002] классифицируют деловые письма на основании разных признаков, можно обнаружить у авторов схожую номенклатуру писем: информационное письмо, письмо-сообщение, письмо-просьба, письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-подтверждение, письмо-согласие, письмо-отказ, письмо-напоминание, письмо-уведомление, письмо-приглашение, письмо-благодарность, письмо-поздравление, письмо-извинение, письмо-рекомендация, письмо-разъяснение, письмо-жалоба, письмо-гарантия и мн. др. Как легко заметить, наименования выделенных субжанров совпадают с названиями речевых интенций (по Н.И. Формановской) [Формановская, 2002 б: 31]. Исходя из этого мы пытаемся создать классификацию деловых писем с точки зрения коммуникативно-прагматических характеристик речевых жанров, в первую очередь, по критерию наименования речевых интенций.

В деловом тексте речевая интенция должна быть выражена четко и понятно для адресата, здесь не должно быть подтекста, недоговоренности и непрямых способов выражения. Эксплицитные интенции выражаются прямыми перформативными предикатами [Формановская, 2001, 2000 б]. По этому признаку легко разделить многоаспектный текст делового письма на несколько микротекстов, которые П. В. Веселов называет “разделами, подразделами, пунктами и подпунктами” [Веселов, 1990: 21]. В нашем исследовании такие микротексты будем называть субжанрами. Например:

1 октября 2000 г. фирма «Глобус» ЛТД

Генеральному директору

Бредихину В.О.

Уважаемый Владимир Олегович!

Выражаем принципиальное согласие на подписание контракта о поставке в Пекин (КНР) звеньев 3-АО-18.001 в количестве 52 290 шт.

Просим сообщить Ваши тарифы на:

- Авиаперевозку Киев-Пекин;

- Страховку на авиаперевозку Киев-Пекин на 110% стоимости контракта, все риски, включая военные.

Учитывая изменение цены, размер авансирования считаем возможным установить после определения стоимости контракта CIP аэропорт Пекина (КНР).

Предлагается следующий порядок работы:

1. Подписание контракта.
   
2. Выезд представителя нашей фирмы на место для приемки товара.
   
3. Авансовый платеж.
   
4. Отправка.
   
5. Окончательный расчет.
   

Проект контракта будет направлен Вам в ближайшие 2-3 дня.

Генеральный директор

ТОО Фирмы «ТИХИЙ ОКЕАН» В.И. СЕМЕНОВ


По выделенным словам нетрудно обнаружить, что в этом письме автор совершает три речевых действия: выразить согласие, попросить сообщить тарифы, предложить порядок работы. Соответственно, данное письмо можно расчленить на три субжанра: согласие, просьба и предложение. Отсюда можно сделать вывод, что каждый субжанр делового письма обладает монотематичностью, цельностью и структурно-смысловой завершенностью.

Однако, кроме речевых намерений, выраженных прямыми перформативными предикатами, автор в письме также хочет передать сообщение о том, что возможно установить размер авансирования после определения стоимости контракта, и он направит своему партнеру проект контракта. Здесь отсутствует перформативный глагол как первичный способ выражения речевой интенции, речевая интенция «сообщить о возможности установить размер авансирования» осуществляется с помощью конструкции: считаем возможным ... Такой отрезок письма мы называем сообщением о некотором положении дел, хотя через его посредство выражаются и другие речевые интенции: предположения, предложения и обещания. Интенция сообщения выражена косвенной формой, но эту форму легко переформировать следующим образом: настоящим сообщаем, что ...

Еще пример:

21 февраля 2000 г. Генеральному директору

ННИПИ «Кварц»

Ульянову А.А.

Уважаемый Адольф Алексеевич!

На Ваше письмо от 18.02.2000 г. № 432 сообщаем, что в результате проверки работоспособности анализатора спектра С4-85, поставленного Вашим институтом 27.07.99 г. по контракту 99001, специалистами потребителя выявлены значительное превышение погрешности измерения частоты и высокая нестабильность частоты настройки в поддиапазоне 17,7-22 ГГц. Предпринятыми усилиями, без вскрытия прибора, имеющиеся недостатки устранить не удалось.

Исходя из изложенного, в соответствии с пунктом 7.1 контракта, просим направить в Сианьский электронно-инженерный институт, г. Сиань, КНР Вашего специалиста для выявления и устранения имеющегося дефекта. Для организации поездки в марте с.г. и оформления соответствующего приглашения, просим сообщить Ф.И.О., должность и номер загранпаспорта командируемого специалиста.

С учетом Вашей готовности произвести необходимый гарантийный ремонт, нами проводится соответствующая работа с Сианьским институтом по организации окончательных расчетов в ближайшее время.

Генеральный директор

ТОО Фирма «ТИХИЙ ОКЕАН» В.И. СЕМЕНОВ


Как видим, в каждом фрагменте письма, содержащем в себе один или несколько смысловых аспектов, автор выражает отдельную интенцию, отдельные интенции подчиняются центральной, тем самым развертывается содержание целого письма. В 1-ом фрагменте письма автор сообщает о выявленных недостатках ... Между строк имплицитно выражены и скрытые негативные интенции: претензия, недовольство и упрек. Интенция выявления недостатков представляет собой предъявление претензии: выявлены значительные недостатки, высокая нестабильность. Автор просит партнера направить своего специалиста. Формула прошу (Вас) (о чем-л., сделать что-л.) может быть формой официального требования [Балакай, 2001: 418], что мы и наблюдаем в данном письме. Автор в форме просьбы требует, чтобы специалиста направили. Следующую часть письма автор начинает с интенции-предложения, а затем ... информирует о проведении работы по организации окончательных расчетов и имплицитно выражает позитивные интенции утешения и обещания.

Исходя из опыта работы, мы можем утверждать, что речевые жанры “сообщение” и “просьба” являются более частотными субжанрами жанра делового письма. Эти фрагменты присутствуют почти во всех письмах в прямой или косвенной форме речевых актов. И они часто выступают как главные субжанры в многоаспектном письме. Субжанры “запрос”, “предложение” также являются актуальными, но в меньшей степени частотными по сравнению с сообщением и просьбой. Потому что в процессе заключения и выполнения определенного контракта (это главная деятельность деловых партнеров) люди постоянно обращаются друг к другу с различными просьбами и сообщают о деталях выполнения своих обязательств, а запрос и предложение делают реже. Интересно, что речевая интенция и субжанр “запрос” чаще всего выражается в форме просьбы (Просим сообщить цену на ...) (См.: Лагутина, Щуко, 2003; Деловая переписка с иностранными фирмами. Практическое пособие, 1991; Деева, Кичатова, Чхиквишвили, 1992 и др.), а “предложение”- как сообщение, если это ответ на “запрос” (На Ваше письмо от ... сообщаем ...).

Текст делового письма обладает иерархической (или пирамидальной) формой в плане речевых интенций – а соответственно, речевых субжанров: на вершине главная интенция, определенная и ясно выраженная автором и легко распознаваемая адресатом, в соответствии с наименованием этой интенции можно дать одноименное название главного субжанра. Все остальные интенции служат для эффективного проявления главной интенции автора. Например:

просьба

обещание утешение благодарность

сообщение


недовольство претензия упрек

или:

сообщение




подтверждение предложение согласие просьба благодарность

или:

извинение




сообщение объяснение оправдание и т.д.

Интенсивность интенций возрастает в соответствии с последовательностью их расположения, например: сообщение → просьба → приглашение.

Главная интенция составления делового письма заключается либо в передаче наиболее значимой для адресата информации, либо в установлении и поддерживании (или прекращении) деловых взаимоотношений с адресатом, либо в побуждении адресата к ожидаемому автором действию. Иногда главных интенций бывает несколько в одном письме.

Соответственно, деловое письмо делится на следующие группы:

• по передаче информации: письмо-сообщение, информационное письмо, письмо-уведомление, письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-согласие, письмо-отказ;
  
• по поддерживанию взаимоотношений: письмо-благодарность, письмо извинение, письмо-поздравление, письмо-соболезнование, в основном это этикетные жанры (к тому же, фатические, по Винокур [Винокур, 1993]);
  
• по побуждению к действию: письмо-просьба, письмо-рекомендация, письмо-напоминание, письмо-гарантия (а также и запрос, и предложение)
  

Речевая интенция “сообщение” (и соответствующий речевой субжанр) с другими интенциями, например, “просьба”, “претензия”, “упрек”, “недовольство”, “извинение”, “согласие”, “предложение”, “подтверждение”, “извещение” “приглашение” и мн. др.; выражается или прямым перформативом “сообщить”, или косвенной формой констатива.

При анализе материала деловых писем выявлено: речевая интенция “просьба” сочетается с интенциями: “претензия”, “упрек”, “недовольство”, “извинение”, “согласие”, “предложение”, “извещение”, “приглашение”. Основные способы выражения: перформатив “просить” + инфинитив или повелительное наклонение глаголов (сообщите, просим уточнить, изыскать, подтвердить, обращаемся с просьбой).

Речевая интенция “благодарность” сочетается почти со всеми интенциями, кроме “претензии”, “упрека”, “порицания”, но она часто выступает как второстепенная и обслуживающая соблюдение речевого этикета, иногда же как главная интенция в благодарственном письме в отдельных случаях; форма выражения: перформативный глагол “благодарить”, или “выражаем благодарность”, или краткая форма прилагательных “признательный”, “благодарный” и др.;

Речевая интенция “пожелание” так же, как и “благодарность”, сочетается также почти со всеми интенциями, кроме “упрека”, “порицания”, “претензии” и выступает как второстепенная и обслуживающая соблюдение речевого этикета, но как главная интенция письма почти не встречается.

Речевая интенция “отказ” сочетается с интенцией “благодарность”, которая служит закрепленной “уловкой” окольного пути выражения тактики отказа. В письме-отказе наблюдается индуктивная последовательность расположения интенций. Формы выражения интенции “отказа”: глагол “приходиться” или краткая форма причастия “вынуждены”...отказаться.

В обслуживание речевого этикета входит также и речевая интенция «поздравление», выраженная перформативным глаголом «поздравлять». Упрощенный вариант “С Новым годом!”, “С праздником” или “С днем рождения” не допускаются в письменной форме делового общения. Интенция “поздравление” почти всегда сочетается с пожеланием. Пожелания выражаются перформативным глаголом “желать” + существительное в родительном падеже или без него, или с помощью частицы “пусть”. Как этикетный компонент, субжанр “пожелания”, как и жанр “благодарности”, часто заключает деловое письмо формами: “С наилучшими пожеланиями”, “С благодарностью”.

Среди всех описанных нами субжанров жанра делового письма, самыми специфичными и базовыми являются письмо-сообщение, письмо-просьба, письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-благодарность. Частотными являются письмо-сообщение, письмо-просьба и письмо-благодарность. Письмо-благодарность, являясь распространенным субжанром, редко выступает как главная интенция делового письма.

В деловом письме автор имплицитно характеризует тот или иной тип социальных отношений, которые его связывают с адресатом. Он может выступать как равный с равным или как неравный. Анализ текста такого письма дает возможность идентифицировать социальные признаки не только самого автора письма, но и его адресата, тем самым определить их социальные статусы и проигрываемые ими роли, как постоянные – пол, возраст, образование, профессия, так и ситуативно переменные и их взаимоотношения в социальной иерархии.

Выражение социального статуса человека может быть вербальным и невербальным, помимовольным и намеренным, прямым и косвенным. Выражение статусных отношений весьма специфично в различных культурах и языках, и эта специфика проявляется в эксплицитности/имплицитности выражения статусного неравенства, в особых формах общения, в правилах этикета, в наличии в некоторых языках особых показателей почтения/самоуничижения и в особых формах обращения. В китайском речевом поведении в деловой сфере общении в форме обращения центральное место занимает указание на должность адресата. И если адресат занимает не главный пост, а замещает главного (в китайском языке “fu zong” означает “заместитель генерального”, “fu” – “заместитель, вспомогательный”, “zong” – “генеральный, главный”), то все равно принято обращаться к нему как главному.

В деловом общении речевой этикет проявляется в стереотипной ситуации взаимодействия партнеров, в форме обращения и других формулах вежливости в конкретной ситуации. Среди исследуемых нами речевых субжанров делового письма некоторые исследователи выделяют ЭРЖ – этикетные речевые жанры. Например, Т.В. Тарасенко [Тарасенко, 1999] выделяет благодарность, извинение, поздравление, соболезнование как ЭРЖ, а Моу Юй относит приглашение, приветственные и прощальные слова, тосты, благодарственные слова, поздравление, соболезнование и рекомендательное письмо к этикетным и ритуальным речевым жанрам, которые, по его мнению, являются важным фактором урегулирования и поддержания отношений между людьми и выполняют функции своего рода «смазки» и «пропуска» [Моу, 2000: 250-265]. Необходимость составления и направления этикетных и ритуальных писем обусловлена ситуациями, т.е. только по определенным случаям и в соответствии с требованиями этикета и ритуала. Такие письма чаще всего имеют общую текстовую схему с незначительными вариациями. Это во-первых.

Во-вторых, во всех деловых письмах обязательно присутствуют этикетные элементы, т.е. формы вежливости, в основном в начале письма (обращение, приветствие) и в конце (формулы прощания, подписи), иногда в самой структуре текста письма (пожелание после поздравления, способ выражения отказа).

В китайском языке для выражения вежливости и этикета употребляют в письме устойчивые обороты, так называемый вэньянь – элементы старого китайского языка, которые содержат в себе один или несколько иероглифов архаического значения. Например: “gui gongsi” – «Ваша компания» (“gui” дословно можно переводить на русский язык как «драгоценный»).

С помощью некоторых этикетных средств можно снять чрезмерную официальность, сухость послания, разнообразить интонационный рисунок текста письма, придать деловой речи при необходимости экспрессивные оттенки.

Например:

Решить Ваш вопрос, к счастью, оказалось возможным...

Учитывая Ваш вклад в развитие нашего комплекса...

Примите сердечные, искренние поздравления...

Ваше приглашение к нам пришло, к сожалению, поздно, тем не менее мы полны решимости...

Китайцы очень склонны к употреблению этикетных форм в своей речи, причем употребляют их с такой высокой степенью интенсивности, что присутствие таких элементов иногда является для представителей другой культуры непонятным и даже избыточным.

Некоторые виды субжанров делового письма не требуют обязательного ответа, например, письмо-подтверждение, письмо-гарантия и т.п., но в большинстве случаев деловое письмо в целом требует ответа от адресата, или само является ответным. В таком процессе адресант и адресат меняются ролями и ведут между собой переписку. Под словом «переписка» имеем в виду обмен письмами как своеобразную диалоговую деятельность. Переписываться – это «обмениваться письмами, писать друг другу» [Ожегов, 1986: 506]. Приведем примеры исходящего и ответного писем между двумя организациями:


21.05.2004 г. Всероссийский НИИ метрологии

им. Д.И.Менделеева

Ханову Н.И.

Уважаемый Николай Иванович!

В первую очередь, позвольте Вас и весь коллектив НИИ поздравить с профессиональным праздником!

В рамках визита в Россию делегации Пекинского института контрольных приборов в составе 7 человек (Список делегации прилагается), просим рассмотреть возможность принять также и сотрудников представительства «ТИХИЙ ОКЕАН Компани Лимитед» Вашим институтом. Делегация Китайских специалистов планирует прибыть в Росиию в конце мая – начале июня, мы были бы признательны, если Вы запланируете посещение института, точный срок прибытия мы Вам сообщим дополнительно. Все расходы, связанные с пребыванием делегации на территории России берет на себя наша сторона.

Ожидаем Вашего ответа.

С уважением,

«ТИХИЙ ОКЕАН Компани Лимитед» Ли Сяо


Для реализации коммуникативной цели автор использует конструкцию перформатива “просить + инф.” и “ожидать”. Получателю этого письма необходимо обратиться к содержанию текста как целого, управляющего осмысливанием входящих в него языковых выражений и дать соответствующий этому ответ.

Ответ на данное письмо:

Главе представтельства

«ТИХИЙ ОКЕАН Компани Лимитед»

Г-ну Ли Сяо

Уважаемый господин Ли Сяо!

Благодарю Вас за поздравление со Всемирным Днем метрологии.

В ответ на Ваше письмо от 21.05.2003, полученное нами по факсу, по поводу приема китайских специалистов сообщаю Вам, что мы готовы принять делегацию в удобное для Вас время с 7 июня (понедельник) 2004 г.

В соответствии с Вашими пожеланиями мы можем организовать встречу с руководством Института в конференц-зале или в нашей библиотеке, во время которой мы расскажем о нашем Институте и попросим руководителя делегации рассказать о Пекинском Институте контрольных приборов; посещение лабораторий; обсуждение возникших с обеих сторон вопросов.

Прошу Вас сообщить, со специалистами в каких видах измерений хотела бы встретиться китайская делегация, а также подтвердить Ваше согласие с датой и предложенной программой посещения.

С уважением,

В.С.Александров,

Заместитель директора


Без демонстрации 1-го письма по выделенным нами элементам очевидно, что до момента составления второго письма некоторая связь между представителями двух организаций уже существовала, эти словоформы как раз служат для индикации такой связи и свидетельствуют о том, что данное письмо является ответным. Обратную связь можно уловить и при отсутствии 1-го письма. Но, тем не менее, индикатор “просим” присутствует. Именно по этой просьбе адресат 1-го письма (автор 2-го письма) сообщает, что он готов принять специалистов и может организовать встречу и т. д. Нетрудно предугадать форму и содержание следующего письма от получателя данного письма, между ролями пишущий/читающий и читающий/пишущий произойдут диалоговые взаимодействия в круге обратных связей, поскольку “сменой коммуникативных ролей я и ты, организующих текст как сумму реплик в дискурсе” [Формановская, 1998: 22] образуется диалог.

При характеристике диалога в письме важно иметь в виду, что его ведут между собой личности, обладающие определенными намерениями, т.е. диалог представляет собой «активный, двусторонний характер взаимодействия партнеров». Именно это предопределяет необходимость внимания к собеседнику, речевую согласованность, скоординированность с ним. В противном случае будет нарушено важнейшее условие успешности вербальной коммуникации – понимания смысла того, что говорит другой.

Как отмечает Н.Д. Арутюнова, в построении диалогической речи, связность которой обеспечивается согласованностью: вопрос требует ответа, упрек – оправдания или извинения и т. п., важную роль играют иллокутивные цели [Арутюнова, 2000]. Но в исследуемом нами примере речь идет о перлокуции, т. е. о “последующем воздействии на чувства, мысли и действия” [Остин, 1986: 88], которая отличается от иллокуции наличием “последствий”, т. е. “эффекта” [там же: 95]. Перлокутивный эффект с точки зрения прагматики есть результат речевого воздействия (РВ). В диалоговом взаимодействии в соответствии с социальным и психологическим статусом собеседника “говорящий отбирает наиболее адекватные, способные стать эффективными, языковые средства и включает их в высказывание”, а эффективность коммуникации “определяется отбором адекватных ситуации языковых средств. Оценка степени эффективной коммуникации, как правило, выражается вербально в реактивной реплике адресата, который в таком случае становится говорящим” [Чаплыгина, 2002: 176]. Показателем достижения эффекта является “появление в качестве ответной реакции чувств: сопереживания и сочувствия, благодарности или убежденности, вербального ответа или невербального ответного действия” и это свидетельствует о соблюдении адресатом того сценария, который запланировал говорящий [Чаплыгина, 2002: 43].

В тех субжанрах деловых писем, которые не требуют обязательного ответа, перлокутивный эффект присутствует и предсказуем. Необходимостью написания подобных писем являются правила этикета делового общения, а коммуникативной целью является улучшение эмоционального и психологического состояния адресата. Следовательно, перлокутивный эффект субжанра письма-соболезнования – это утешение, письма-поздравления – радость, письма-отказа – снятие вопроса с обсуждения и т.п.

Можно также говорить о предсказуемом эффекте деловых писем:

1). реакция в виде ответного текста письма

2). реакция в виде действия

3). реакция в виде речевого и неречевого действия (имеем в виду параллельный ответ на письмо и какую-то коммерческую деятельность, которую требует или ожидает адресант).

В заключении подводятся итоги проведенного исследования, делаются общие выводы.

В процессе анализа делового письма как речевого жанра были предприняты попытки обобщить итоги исследований русских и китайских ученых по типичным стилеобразующим чертам делового письма. С точки зрения теории речевых жанров, деловое письмо представляет собой стереотип речевого поведения, относительно устойчивый тематический, композиционный и стилистический тип текста как результат выбора веками накопленных опытом образцов текстов в соответствии с коммуникативными ситуациями, интенциями и с учетом существенных параметров адресанта и адресата. Плодотворным в работе явилась опора на понятие речевой интенции.

Субжанры в деловом письме могут иметь иерархическую структуру в соответствии с главными или вспомогательными интенциями автора и разные степени свободы сочетаемости между собой.

Учет фактора адресата как “соавтора” делового письма, его социально-статусных и ролевых отношений с адресантом, выбор правильных коммуникативных стратегий и эффективных тактик для воздействия на адресата и получения результата представлены как гарант достижения успешной коммуникации в деловой сфере деятельности.


Основные публикации по теме исследования:

1. Фэн Хунмэй. Коммерческое предложение как разновидность делового письма // Пушкинские чтения – 2002 . – М.: Гос. ИРЯ им. Пушкина, 2003. – 246-248.
   
2. Фэн Хунмэй. Тосты в застолье деловых людей // Актуальные проблемы современных наук. – 2006, №2, с.44-45.
   
3. Фэн Хунмэй. К вопросу о деловом письме как речевом жанре // Современные гуманитарные исследования. – 2006, №2. с. 179-181