О дальнейшем совершенствовании системы электронного документооборота в государственных органах Республики Казахстан

Вид материалаДокументы

Содержание


1997 году принят президентский Указ «О формировании единого информационного пространства в Республике Казахстан», в развитие кот
2000 года мы приступили к созданию Единой системы электронного документооборота госорганов – ЕСЭДО
Преодоление т.н. «психологического барьера»
Подобный материал:

Выступление на международной конференции

заведующего Общим отделом Администрации

Президента Республики Казахстан ЖАКЫПОВА М.Х.

«Системы электронного документооборота. Требования времени»

г. Астана, 17 ноября 2011 года


О дальнейшем совершенствовании системы электронного документооборота в государственных органах Республики Казахстан


Государственные органы целенаправленно реализуют Стратегический план развития Казахстана до 2030 года, принятый еще в 1997 году Президентом нашей страны Н.А.Назарбаевым, в котором среди 7 стратегических приоритетов определено и создание профессионального государства.

В том же 1997 году принят президентский Указ «О формировании единого информационного пространства в Республике Казахстан», в развитие которого далее в 2001 году принята первая Государственная программа формирования и развития национальной информационной инфраструктуры РК на 2001-2005 годы, затем принята вторая Госпрограмма на 2006-2009 годы, и третья - Программа по развитию информационных технологий на 2010-2014 годы. Принятие в январе 2003 года Закона «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» послужило значительным импульсом к широкому внедрению электронного документооборота в государственных органах и организациях.

Все эти меры привели к глубоким преобразованиям в двух базовых секторах:

государственном – построение «электронного правительства» (е-правительства), как единого организма с обширной и гибкой базой данных, системой коммуникации, средствами анализа и принятия решений;

коммерческом – это полномасштабное внедрение электронной коммерции (е-коммерция), позволяющей максимально использовать новые возможности внутреннего и глобального рынков при обеспечении безопасности и надежности бизнеса.

С 2000 года мы приступили к созданию Единой системы электронного документооборота госорганов – ЕСЭДО, который с 2006 года в реальном времени начал первым работать в Администрации Президента и затем объединять поэтапно все центральные и областные государственные органы страны.

17 апреля 2004 года Правительство утвердило Правила электронного документооборота государственных органов. Практика ведения ЭДО потребовала внести свои коррективы, и в январе 2011 года Правительство утвердила Правила в новой редакции. Но теперь они распространяются не только на госорганы, но и на все юридические и физические лица. Это знаменательно!

Как вы знаете, Глава государства уделяет развитию электронного документооборота особое внимание. Напомню, что в конце года мы будем готовить отчет о выполнении личного поручения Президента от 27 октября 2008 года о радикальном сокращении бумажного документопотока и активизации электронного документооборота в государственных органах. Во исполнение данного поручения о переводе бумажного документопотока в электронный формат принят ряд системных мер: в 2009 году подписан Закон «О внесении изменений и дополнений в некоторые законодательные акты Республики Казахстан по вопросам документационного обеспечения», Министерством информации утвержден и доведен до сведения государственных органов «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций в электронном формате, с указанием сроков хранения» (приказ от 27.04.2009г. № 60).

Анализ динамики электронного документооборота в госорганах показывает, что в целом он работает эффективно. В межведомственном документообороте всех 75 госорганов и ведомств все из 219 тысяч подлежащих отправке документов, направлены в электронном виде, т.е. все 100 %. Процент внутренних документов, зарегистрированных в ЕСЭДО и прошедших все этапы согласования и подписания, как в электронном, так и в бумажном виде, составил 100 %. Доля внутренних документов, обработанных только в электронном виде, в общем количестве документопотока в большинстве центральных госорганов достигла также 100%.

Вместе с тем, в ряде министерств, агентств и ведомств (МФ, МК, МСХ, АРЕМ, МЗ, МЧС) эти показатели ниже и составляют соответственно от 30,5 % до 86,7 %. В СК, АДГС нет ни одного внутреннего документа составленного и обработанного только в электронном виде.

В местных государственных органах – акиматах доля таких электронных документов также различна.

К примеру, перевод документооборота в электронный формат по Администрации привел к значительному сокращению расхода бумаг: по сравнению с 2006 годом (началом внедрения полнофункциональной системы ЭДО) - на 41 процент (около 17 тонн) писчей бумаги.

Все организационные и программно-технические наработки в электронном документообороте Администрации Президента мультиплицируются во все центральные и местные государственные органы.

В целях дальнейшего развития электронного документооборота показатели его состояния включены в число критериев оценки эффективности деятельности государственных органов.


В целях более полного перехода всего документопотока на электронный формат считаю необходимым предпринять ряд организационных и технологических мер.

1. В каждом госоргане, согласно Правилам ЭДО, руководство должно утвердить перечень видов документов, подлежащих составлению и передаче только в электронном формате, и строго контролировать его соблюдение всеми.

Конечно, существующий порядок параллельного функционирования бумажных и электронных документов в центральных государственных органах будет еще сохраняться. Но до определенных пределов: документы с постоянным и свыше 5 лет сроком хранения должны распечатываться и соответствующим образом оформляться. Доля таких документов должна быть, тем меньше, чем ниже иерархический уровень государственного органа. В высших органах госуправления она будет высокой, т.к. доля важнейших документов возрастает. Это – объективно.

К примеру, в Администрации Президента формируются самые важные документы государства, 71 процент документооборота осуществлялся в дублирующем формате: электронные документы распечатывались, поступившие в бумажном виде – сканировались (их 17 %), и в последующем они обрабатывались параллельно. Прием поступающей в Администрацию корреспоноденции, а также документообмен между отделами производится в обязательном порядке в электронном виде, только важнейших документов - и на бумаге.

2. Преодоление т.н. «психологического барьера», которое касается в основном руководящих лиц. Документационные службы государственных органов ссылаются на официальное и неофициальное требование руководства о представлении на рассмотрение документов только в бумажном виде. По их мнению, электронный документ якобы не обладает, как говорится, «харизмой» и достаточной силой безоговорочного «внушения», что привычно присуще для бумажных документов, в особенности полученных из вышестоящих органов.

Указанное дублирование влечет значительные затраты времени сотрудников и руководителей. Иногда согласование, подписание или рассмотрение документа в электронном виде осуществляется даже с запозданием, чем бумажный. Кроме того, выявляются отличия между содержанием и реквизитами бумажного документа и его электронным форматом. Впоследствии приходится проводить трудоемкую работу по сверке реквизитов бумажных и электронных документов при сдаче их в архив.

Такие руководители упускают из виду, что наибольший эффект и привлекательность имеет организация именно внутреннего документооборота в электронном виде, выражающаяся в значительной экономии времени и средств.

Недавно нам пришлось, специально в назидание, некоторым облакиматам и министерствам, а также Нацбанку возвращать кипы бумажной корреспонденции, присланные ими в Администрацию Президента, хотя мы в Графике представляемой информации специально указывали, что надо присылать только в электронном виде.

3. Перед IT-отраслью стоит задача решить технологическую задачу длительного и надежного сохранения электронных документов. Пока не найдут такого решения, мы вынуждены формировать архивы на бумажных носителях, как надежных.

Тем не менее, одним из важных показателей уровня развития электронного документооборота является наличие электронного архива. В центральных государственных органах к формированию электронного архива еще не приступали, среди местных госорганов показали 100%-ную формируемость электронного архива акиматы ВКО, СКО, Кызылординской области и в Павлодарской области - 53%.

4. Дальнейшее совершенствование функционала ЕСЭДО, в том числе повышение его эргономичности, способствующее более удобной работе руководства и сотрудников с электронными документами.

Как показывают наши проверки, в госорганах зачастую действуют разные версии ЕСЭДО, приспособленные под узкие интересы их канцелярий. Так не должно быть! Национальному оператору – АО «НИТ» необходимо как можно скорее провести работы по унификации версий ЕСЭДО, внедренных в разных министерствах и акиматах. Система должна быть действительно Единой!

5. Информационные технологии особенно эффективны в организации контроля исполнения поручений Руководства. К тому же новая система организации контрольной работы Администрации Президента предполагает полную автоматизацию этого процесса.

Использование информационных технологий позволит радикально повысить эффективность методов контроля исполнения. Интеграция баз данных контроля госорганов с существующими информационными системами - внешним и внутренним веб-порталами Администрации и Интранет-порталом госорганов позволила автоматизировать функции представления отчётности, отправки напоминаний и мониторинга исполнения поручений государственными органами и структурными подразделениями Администрации Президента.

C октября 2009 года все данные о контрольных поручениях Главы государства нами в ежедневном режиме выводятся на мониторы руководства Администрации Президента, Канцелярии Премьер-Министра и ответсекретарей министерств, агентств и руководства аппаратов облакиматов.

Завершается разработка Аналитического комплекса Администрации Президента (АКАП), которая станет следующей ступенью в информатизации госуправления. И такие комплексы должны быть в каждом госоргане. 6. Кроме того, рекомендуется принять ряд организационно-технических мер:

расширение перечня документов, подлежащих составлению и обмену без дублирования в бумажном виде;

ввести запрет распечатывать электронные документы со сроками архивного хранения до 5 лет (и мониторить эти работы);

документы, направляемые в структурные подразделения госоргана для ознакомления или текущего использования в работе (кроме поручений Руководства, взятых на контроль), составлять только в электронном формате;

службам документационного обеспечения госорганов не принимать от подразделений бумажные документы по текущей переписке со сроками хранения до 5 лет;

ограничить на треть (пока) выдачу структурным подразделениям писчей бумаги;

размножение многотиражных документов (свыше 10 экземпляров) производить с разрешения документационной службы или Ответственного секретаря, руководителя аппарата.

Принятие этих и других мер должно послужить дальнейшему развитию электронного документооборота в государственных органах.


Благодарю за внимание.


____________________________________