Планирование внутренних аудитов 6 Подготовка к аудиту объекта 8

Вид материала

Содержание

3. Планирование внутренних аудитов
Основной целью
Критериями аудита
Объекты аудита
Методы проведения аудита
Пример плана внутренних аудитов
4. Подготовка к аудиту объекта
Контрольный лист
5. Аудит на месте
Пример оформления отчета о несоответствии
Название организации
Выявленное несоответствие
Корректирующее действие
Проверка исполнения
6. Документирование результатов аудита
7. Последующие действия
8 Внутренние аудиторы - роль, ответственность и квалификация

Подобный материал:

Государственный комитет Украины

по вопросам технического регулирования и потребительской политики

ГП «Севастопольский научно-производственный центр

стандартизации, метрологии и сертификации»

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

ВНУТРЕННИЙ АУДИТ

СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ КАЧЕСТВОМ

2007

Содержание

1. Аудиты систем менеджмента качества. Основные понятия.	3
2. Принципы проведения аудита	5
3. Планирование внутренних аудитов	6
4. Подготовка к аудиту объекта	8
5. Аудит на месте	10
6. Документирование результатов аудита	16
7. Последующие действия	16
8 Внутренние аудиторы - роль, ответственность и квалификация	17

1. Аудиты систем менеджмента качества. Основные понятия и термины

В соответствии с требованиями п.8.2.2. ДСТУ ISO 9001-2001 «Системы управления качеством. Требования» организация должна проводить внутренние аудиты через запланированные интервалы с целью установления того, что система управления качеством (СМК):

а) соответствует запланированными мероприятиям, требованиям настоящего международного стандарта и требованиям к СМК, установленным организацией

а) внедрена результативно и поддерживается в рабочем состоянии.»

Программа аудитов должна планироваться с учетом статуса и важности процессов и участков, подлежащих аудиту, а также результатов предыдущих аудитов. Критерии, области применения, частота и методы аудитов должны быть определены.

Требования по осуществлению аудитов установлены ДСТУ ISO 19011:2003 „Настанови щодо здійснення аудитів систем управління якістю і (або) екологічного управління”. Стандарт содержит руководящие указания относительно принципов аудита, управления программой аудита, проведения аудитов, а также требования к компетентности аудиторов.

Согласно ДСТУ ISO 19011:2003 Аудит – это систематический, независимый и документированный процесс получения доказательств аудита и их объективной оценки с целью определения степени выполнения критериев аудита.

Примечание. Внутренний аудит, который иногда называют «аудит первой стороной», проводит сама организация или по ее поручению сторонние аудиторы. Внутренние аудиты проводятся с целью определить адекватность и эффективность мероприятий по управлению качеством организации путем сбора и использования объективных доказательств. Результаты используются при анализе функционирования системы менеджмента качества (СМК) со стороны руководства, для внутренних целей и могут служить основой для декларирования соответствия.

Во многих случаях, в частности в малых организациях, независимость может быть продемонстрирована отсутствием ответственности за деятельность, аудит которой проводится.

Аудиты СМК можно разделить на 3 вида:

1. Аудит первой стороной (внутренний аудит) - это проверка организацией своих собственных процессов.

2. Аудит второй стороной - проверка организацией своих поставщиков (в т.ч. субподрядчиков).

3. Аудит третьей стороной - оценка независимой организацией системы управления качеством заказчика, например, с целью сертификации на соответствие требованиям международного стандарта ISO 9001:2000.

Аудит системы управления качеством предназначен для оценки соответствия системы в целом или ее отдельных частей установленным требованиям. Аудит требует получения ответов на следующие вопросы:

- насколько политика, цели и процессы организации соответствуют требованиям нормативных документов и требованиям заказчика;

- являются ли политика, цели и документы СМК ясно сформулированными, понятными и используемыми людьми в процессе работы

- выполняется ли работа согласно действующимм методикам, инструкциям и т.п., и соответствуют ли ее результаты установленным требованиям;

- обеспечено ли наличие всех необходимых ресурсов;

- ведутся ли работы в соответствии с планами.

Важно понимать, что аудит – это способ получения объективной информации, которая позволяет идентифицировать потребности в улучшениях или корректирующих действиях. Собранная информация – объективные доказательства соответствия, а не максимальное количество несоответствий. Аудит осуществляется не для того, чтобы кого-либо обвинить. Аудитор должен помнить об этом при проведении аудита и создавать климат, способствующий эффективному проведению проверки.

Внутренний аудит является неотъемлемым условием обеспечения постоянного мониторинга всех процессов системы качества. Основные преимущества внутреннего аудита:

- дает уверенность руководству и заинтересованным сторонам;

- позволяет выявить проблемы;

- обеспечивает возможность для улучшений;

- предоставляет информацию для внедрения корректирующих и предупреждающих действий;

Всегда существуют различные стороны, которые заинтересованы в качестве услуг, и как следствие, в функционировании СМК. Это могут быть: высшие органы власти, руководство, клиенты, партнеры и т.д. Все они могут использовать аудит как инструмент для получения информации о системе управления качеством.

Внутренний аудит проводится в следующих целях:

- определение соответствия или несоответствия системы управления качеством установленным требованиям;

- оценки эффективности функционирования СМК и определение возможности ее совершенствования;

- определение и классификация всех причин выявленных несоответствий;

- проверки и оценки эффективности корректирующих мероприятий по результатам предыдущих проверок

- подготовка к сертификации системы и др.

Отдельно в ходе внутреннего аудита может проводиться оценка эффективности и рентабельности внедренных ранее методик работы, также, внутренний аудит может быть призван определить уровень профессиональной компетенции сотрудников и их прилежности в выполнении своих служебных обязанностей.

Термины, относящиеся к процессу внутреннего аудита:

- Аудитор – лицо, которое имеет надлежащую компетенцию

- Группа аудиторов – один или несколько аудиторов, которые проводят аудит, при поддержке, если это необходимо, технических экспертов

- Программа аудита – один или несколько аудитов, запланированных на определенное время и направленных на достижение определенных целей

- Сфера аудита – объем и границы аудита. Сфера аудита, как правило, охватывает описание местонахождения участков, структурных подразделений организации, видов деятельности и т.п.

2. Принципы проведения аудита

Осуществление аудита характеризуется применением ряда принципов, которые делают аудит эффективным и надежным способом поддержки политики руководства и его методов управления, а также обеспечения информацией, на основе которой организация может внедрять мероприятия по улучшению деятельности.

Принципы, которые относятся к процессу аудита (согласно ДСТУ ISO 19011:2003):

- независимость – основа непредвзятости аудита и объективности выводов аудита.

- подход, который базируется на доказательствах - рациональная основа для формулировки заключения;

Принципы, которые касаются деятельности аудиторов:

- Этика проведения - основа профессионализма. Справедливость, неподкупность, соблюдение конфиденциальности;

- Справедливое представление результатов - сообщать информацию правдиво и точно;

- Профессионализм: умение старательно рассудительно осуществлять аудит;

Относительно внутреннего аудита организации можно применять также следующие принципы:

Принцип единообразия. Каждый конкретный аудит осуществляется по единой официально установленной руководством предприятия документированной процедуре, что обеспечивает его упорядоченность, однозначность и сопоставимость.
Принцип системности: Планирование и проведение конкретных аудитов по различным элементам СМК должны осуществляться с учетом их установленной взаимосвязи;
Принцип документированности: Проведение каждого аудита документируется в соответствии с установленным порядком, чтобы обеспечить сохранность и сравнимость информации.
Принцип предупредительности. Каждый аудит планируется. Персонал аудируемого подразделения заранее уведомляется о цели, области, времени и методах проведения аудита, с тем, чтобы дать возможность наиболее полно подготовиться к аудиту.
Принцип регулярности. Аудиты проводятся с установленной периодичностью.
Принцип независимости
Принцип открытости

Основными этапами осуществления аудита являются.

1. Планирование

2. Подготовка к аудиту объекта, в т.ч. предварительная проверка (часто - первичный анализ документации)

3. Основная проверка (обычно – аудит деятельности на местах)

4. Оформление результатов проверки

5. Последующие действия

3. Планирование внутренних аудитов

Во время планирования аудита необходимо выполнить четко обозначить:

- цели аудита;

- критерии аудита;

- объекты аудита (сферу аудита);

- используемые методы аудита;

- количество оформляемой документации и ее вид;

- сроки проведения аудита;

- состав группы аудита и ответственность.

Основной целью внутреннего аудита будет: подтверждение соответствия системы управления качеством организации запланированным действиям, требованиям ISO 9001:2000 и внутренним требованиям организации.

Периодичность аудита будет зависеть от:

- результатов предыдущего аудита,

- сложности деятельности и процессов,

- возможных изменений, других внутренних факторов

- важности отдельных видов деятельности. При планировании проверки качества услуг особое внимание нужно уделить тем ее этапам оказания, которые являются критическими для обеспечения заданных требований к услуге

Критериями аудита могут являться:

- требования ISO 9001:2001;

- требования внутренних документов;

- требования законодательства и нормативных документов;

- требования контрактов;

- другие в зависимости от целей аудита.

Критерии аудита могут использоваться как эталон, с которым сравнивают доказательства (согласно ДСТУ ISO 19011:2003)

Объекты аудита

Основными объектами внутренних аудитов являются:

- процессы СМК предприятия;

- качество продукции (услуг);

- функционирование СМК на участках, в производстве и на предприятии в целом;

- документация СМК и т.п.

Методы проведения аудита

- анализ документации;

- опрос персонала;

- наблюдение за объектом;

- анализ и сравнение полученных данных.

Документация внутреннего аудита

Необходима как доказательства. Документы внутреннего аудита являются протоколами, управление ими должно осуществляться в соответствии с требованиями п.4.2.4 ISO 9001.

Документация внутреннего аудита может содержать:

- План проведения аудитов;

- Программу аудита

- Опросные листы (контрольные листы)

- Отчеты о несоответствиях

- Отчеты об аудите

Рекомендуется избегать слишком большого количества документов и слишком сложных документов при проведении внутреннего аудита.

Планирование внутреннего аудита в организации включает :

- составление годового плана внутренних аудитов;

- планирование проведения конкретных аудитов на основании утвержденного годового плана (конкретные программы аудита);

Аудит может быть "вертикальным", т.е. по всем элементам СМК, выполняемых в конкретном подразделении (например, в отделе кадров) и "горизонтальным" - по определенному элементу системы качества (например, регистрация данных о качестве) в различных подразделениях организации.

При планировании аудитов необходимо помнить, что аудиты стоят дорого, аудиты не должны проводиться «внезапно». Все пункты плана и программы аудита желательно заранее согласовать между руководством, проверяющей и проверяемой стороной.

Пример плана внутренних аудитов

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель ООО

План проведения внутренних аудитов в _______________________ в 2007 году.

Цель:

№ п/п	Подразделение	Даты аудита	Группа аудиторов	Обозначение документов, требования которых будут проверяться
1.	Отдел закупок	24.10.2007 – 25.10.2007	Иванов И.И. Петров П.П.	ДСТУ ISO 9001, п. 4.2.3, 4.2.4; 5.3; 5.4; 6.2; 6.3; 7.4; 8.2; 8.3; 8.5 РК-2007 МП 7.4-2007
…	…….

4. Подготовка к аудиту объекта

Подготовительный этап для внутреннего аудита как правило включает:

1) Предварительный анализ документации, касающийся объекта аудита.

2) Подготовку рабочих документов, к которым могут относиться контрольные листы (контрольные списки вопросов), формы (форма отчета об аудите, форма отчета о несоответствии) и др.

3). Согласование с руководителем проверяемого объекта конкретных сроков проведения аудита.

Контрольный лист (опросный, чек-лист и т.п.) содержит возможный набор вопросов как базовых, общих, которые надо адресовать к каждому процессу, так и специальных, применимых к конкретным процессам (технологическим, административным и другим). Контрольный лист является важным помощником при проведении аудита и используется как: рабочий инструмент, как протокол.

При подготовке контрольного листа следует учитывать действующие процессы, соответствующие процедуры, используемые документы, требования стандарта ДСТУ ISO 9001.

Детализация вопросов в контрольном листе зависит от квалификации и опыта аудитора.

Контрольный лист готовится с использованием документации СМК. Опросный лист должен содержать реквизиты нормативных и рекомендательных документов, принципы политики, на предмет соответствия которым и проводится внутренний аудит.

Коротко назначение контрольных листов можно охарактеризовать следующим образом:

- памятка;

- обеспечивает охват всех проблем и контрольных точек;

- гарантирует глубину и непрерывность аудита;

- организатор времени;

- упрощает ведение записей;

- является частью отчета об аудите и подтверждением проверки требований (протоколом).

Вместе с тем, существуют также недостатки контрольных листов:

анкетные вопросы сужают обзор;
анкетные вопросы могут затруднять общение;
слишком строгое следование контрольному листу может приводить к пропуску важных направлений аудита.

В любом случае, при осуществлении внутреннего аудита организация сама решает, применять контрольные листы или нет.

Но даже если применение контрольного листа является обязательным требованием организации, допускается корректировка содержания опросного листа непосредственно во время проведения аудита.

Примеры контрольных листов

Пример 1

Контрольный лист внутреннего аудита Дата __________

К отчету № ______

Подразделение (процесс) ___________

№ п/п	Пункт ISO 9001	Требования	Соответствие требованиям да/нет	Описание, комментарии
1.	7.4	Заполнены ли должным образом заявки на закупки
2.		Имеется ли список одобренных поставщиков
3		Все ли закупки проводятся в соответствии с указанным списком?
...	…	….	….	….

Подпись аудитора _________

Пример 2

Контрольный лист

Отдел/подразделение/процесс_____________________________________________________________
Дата "____"_________________200_ г. Отчет №_____________

№ п/п	Пункт ISO 9001:2000	Процедура	Вопрос	Замечания аудитора

Аудитор _____________________________ (Ф.И.О.)
(подпись)

5. Аудит на месте

Процесс проведения аудита системы менеджмента качества на месте включает следующие шаги:

вступительное совещание
проведение проверки
сбор и проверку данных, подготовку записей и выводов по результатам аудита
заключительное совещание
последующие действия при необходимости

5.1 Вступительное или вводное совещание в аудируемом подразделении проводится с целью разъяснения задач, методов и порядка проведения аудита и формирования позитивного отношения к аудиту в целом. Вступительное совещание является предпосылкой:

- доверительного общения

сотрудничества
открытости

На вступительном совещании уточняются все ключевые моменты аудита, окончательно согласовывается порядок и последовательность проверки, сопровождающие, предоставляется информация о методах проведения аудита, классификации несоответствий и др.

При внутреннем аудите вступительное совещание, как правило, носит неофициальный характер и не оформляется отдельным протоколом. Тем не менее, нужно постараться создать условия для общения:

- создайте непринужденность для аудируемых;

- развейте страхи;

- объясните цель;

- объясните, зачем заметки;

- держите аудируемых в курсе Ваших наблюдений.

5.2 Проведение проверки или обследование объекта

Данный этап включает в себя непосредственно проведение аудита на месте, общение с персоналом, рассмотрение и анализ документов, регистрацию всех данных аудита.

Во время аудита необходимо собрать следующую информацию:

о персонале;
о процессах;
об оборудовании, материалах, зданиях и т.п.
о документации;

Источниками информации в ходе аудита могут быть:

- опросы сотрудников;

- наблюдение за деятельностью, условиями производства;

- документы, такие как политика, цели, руководства, методики, стандарты, инструкции, лицензии, технические условия, контракты и заказы;

- протоколы, такие как протоколы заседаний, дела, отчеты, журналы, базы данных и т.п.;

- сводные данные, результаты анализа и показатели деятельности;

- информация по обратной связи с заказчиком;

- веб сайты и др.

Целью аудитора должен быть позитивный, профессиональный и конструктивный подход к делу. Аудитор должен добиться содействия аудируемых и открытого диалога.

Для этого аудитору рекомендуется: встретиться с руководителем подразделения; всегда общаться с теми, кто исполняет задания; пояснить цель проверки; быть спокойным, вежливым и вызывать доверие; не быть высокомерным; выражаться ясно и осторожно.

Аудитор не должен давить на проверяемых, а наоборот, создавать плодотворную обстановку. Он должен изучать информацию, которая может быть проверена, и задавать открытые вопросы. Он должен сверяться с контрольными листами и вести необходимые записи.

5.3 Опросы (интервью)

Опросы являются одним из наиболее важных источников получения информации и их необходимо проводить с учетом особенностей конкретной ситуации, при этом аудитору следует придерживаться основных правил.

Методы постановки вопросов.

Аудитор должен задавать эффективные открытые вопросы. Те вопросы, которые предусматривают ответы только «да» и «нет» не способствуют продолжению беседы. Вместе с тем, в ряде случаев требуются именно такие ответы.

Такой вопрос как «Где вы храните список одобренных поставщиков?» подразумевает ответ: «В деле №__». Это демонстрирует, что сотрудник знает, что он должен быть и знает, где он находится.

Аудитор может спросить сотрудника: «Вы проходили обучение в этом году?». В данном случае вопрос будет недостаточным. Лучше спросить: «Какую подготовку Вы проходили и когда?»

Альтернативным способом вопроса может быть требование предоставления объективных доказательств, например, фраза «Предъявите мне …».

Есть шесть слов, которые важны для каждого аудитора: «как?», « Где?», «Когда?», «что?», «почему?», «кто?»

Еще несколько примеров открытых вопросов:

Покажите мне, как Вы это делаете?
Где хранится?
Когда он будет это делать?
Какие будут последующие действия, после того, как это будет завершено?

Соблюдение нижеприведенных правил техники опроса будет способствовать конструктивному общению:

задавайте вопросы в стиле диалога;
вплетайте вопросы в общую беседу;
не делайте перекрестный допрос;
не отвечайте вопросом на вопрос;
применяйте метод «активного слушания». Умение слушать активно – это реакция слушателя, которая побуждает собеседника к продолжению разговора и у него присутствует уверенность, что его слова интересны и понятны Вам.

При общении с персоналом избегайте плохих привычек, таких как:

имитация внимания;
озабоченность;
чрезмерная реакция;
прерывание говорящего;
слушание без эмоций;
слушать только то, что мы хотим слышать.

5.4 Ведущая роль аудитора

Аудитор должен руководить проверкой, он не должен допускать возможности:

отвлекать себя от темы;
руководить собой или вводить себя в заблуждение;
чтобы проверяемый диктовал ход проверки;
делать поблажки.

Аудитор должен:

быть подготовленным к аудиту;
быть пунктуальным;
настаивать на том, чтобы на вопросы отвечали те, кому они заданы;
говорить как можно меньше;
задавать точные и понятные вопросы, избегать недопонимания;
быть внимательным и спокойным;
благодарить за сотрудничество.

При проведении внутреннего аудита бывает сложно преодолеть психологический барьер, поэтому аудитор должен быть готов адекватно реагировать на следующие возможные ситуации:

агрессивность и испуг персонала;
отсутствие необходимых специалистов на местах;
отсутствие документов;
заранее подготовленные дела (продукция);
эмоциональный шантаж.

5.5 Обмен информацией во время проведения внутренних аудитов.

В зависимости от сферы и сложности аудита может возникнуть необходимость в обмене информацией между членами группы аудита. Основные цели встречи группы аудиторов:

- обеспечить плавное и эффективное проведение аудита

- обеспечить охват объема аудита

- сопоставлять результаты

- анализировать несоответствия

Группе аудиторов необходимо периодически проводить совещания с целью обмена информацией, оценки хода выполнения аудита, и в случае необходимости перераспределения обязанностей.

5.6 Анализ результатов и регистрация несоответствий

Во время аудита возможны случаи обнаружения несоответствий. В соответствии с ISO 9000:200 Несоответствие – это невыполнение требований, например, требований ISO 9001:2006, требований Руководства по качеству или документированных методик, требований внутренних инструкций и т.п.

Классификация выявленных несоответствий будет зависеть от внутренних требований организации. Как правило, различают существенные (критические) и несущественные (некритические) несоответствия.

Под существенными несоответствиями понимается невыполнение любого из пунктов стандарта ISO 9001:2000, Политики, Руководства по качеству или других критериев аудита.

Под несущественными несоответствиями понимается единичное небольшое отклонение от установленных требований, отдельные нечеткие записи при оформлении документации и т.п.

Классификация несоответствий зависит от того, насколько систематическим было несоблюдение требований и как это несоблюдение влияет на качество. Например, несколько небольших отклонений от требований, выявленных на предприятии, могут рассматриваться как существенное несоответствие, и в этом случае будет оформлен один отчет о несоответствии, в частности - когда определена их общая причина.

Часто несоответствия рассматриваются как что-то отрицательное, однако важно довести до аудируемых, что выявленные проблемы является уже половиной решения и потенциалом для улучшения системы с помощью применения корректирующих и предупреждающих действий.

При формулировании несоответствий сделайте сначала это устно и согласуйте с представителем подразделения, затем выполните необходимые рабочие записи. Убедитесь в том, что несоответствие объективно подтверждено. Если Вам не уверены на 100% в подтверждении факта несоответствия, продолжите аудит и соберите необходимые доказательства.

Информация о несоответствиях, заносится в специальную предусмотренную организацией регистрационную форму – обычно «отчет о несоответствии» (также форма может называться «протокол несоответствия», «Запрос на корректирующее действие и т.п.»).

Данные, записанные в отчете о несоответствии должны быть ясными, краткими, понятными, основанными на фактах и объективных доказательствах.

Обычно организации используют определенную форму Отчета о несоответствии, приводимую в процедуре о внутреннем аудите. Есть случаи, когда не используют никаких определенных форм, и несоответствия просто регистрируются в рамках полного отчета об аудите вместе с записями всех других наблюдений аудита.

И хотя нет четких правил создания формы Отчета о несоответствии, можно выделить элементы, которые стоит предусмотреть при ее составлении:

- отличительный номер;
- дата составления;
- поле для записи названия аудируемого объекта (подразделения или процесса)
- поле для записей аудитором деталей обнаруженного несоответствия;
- поле для записей корректирующих действий (желательно, когда это поле заполняется самим аудируемым или руководителем проверяемого подразделения);
- поле для подтверждения аудитором того, что действие выполнено вовремя.

Пример составления отчета о несоответствии приведен ниже.

Замечания и рекомендации по улучшению также могут быть сформулированы аудиторами в ходе проведения проверки и отражены в отчете об аудите.

Заключительное совещание группы аудита

Заключительно совещание проводят с целью представления данных и выводов аудита таким образом, чтобы их понял и подтвердил объект аудита (например, руководитель структурного подразделения) и, в случае необходимости, согласования сроков проведения корректирующих действий. Все разногласия относительно данных аудита и выводов аудита между группой аудиторов и аудируемыми необходимо обговорить и, по возможности, согласовать. В случае их несогласованности необходимо соответствующую информацию внести в отчет об аудите.

Также нужно сформулировать рекомендации по улучшению, если это предусмотрено целями аудита.

Пример оформления отчета о несоответствии

	НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ		№			Дата регистрации
	Отчет о несоответствии		К отчету об аудите № от ________
			Экз. № ___

Документ		Подразделение / процесс
Выявленное несоответствие:

Причина несоответствия:

Аудитор: (должность,Ф.И.О)					Подпись		Дата:
Корректирующее действие:

				Срок выполнения:
Представитель подразделения: (должность,Ф.И.О)				Подпись			Дата:
Аудитор: (должность,Ф.И.О)				Подпись			Дата:
Проверка исполнения
Комментарии
Корректирующее/предупреждающее действие выполнено							Да ⁮ Нет ⁮
Должность, Ф.И.О				Подпись			Дата:
Отчет о несоответствии закрыт

6. Документирование результатов аудита

Вся информация получаемая в ходе аудита при собеседовании, изучении документов, анализе ответов на поставленные вопросы и указывающая на возможность несоответствия, фиксируется каждым аудитором независимо от того, относится она к заявленным целям проверки или нет.

Выявленные отклонения, которые можно отнести к разряду замечаний, фиксируются в отчете по результатам аудита.

На выявленные несоответствия аудиторами заполняются отчеты о несоответствии.

Руководитель аудита в течение установленного срока (например 10 дней) оформляет отчет, в котором полно и объективно отражает результаты аудита и реальные факты.

Форма отчета устанавливается организацией (как правило, представлена во внутренней процедуре проведения внутреннего аудита). Пример содержания отчета по внутреннему аудиту:

номер отчета по аудиту и дату проведения аудита;
цели аудита и сфера аудита;
критерии аудита;
ФИО представителей подразделения, с которыми контактировали во время аудита;
объекты аудита (процессы, подпроцессы, требования или виды деятельности в СМК);
ФИО и подписи аудиторов, проводивших аудит;
данные аудита;
перечень выявленных отклонений (несоответствия с оформленными на них карточками учета, замечания и рекомендации);
предложения по улучшению, если таковые удалось выработать в результате аудита;
заключение о степени соответствия или несоответствия требованиям ДСТУ ISO 9001, эффективности и результативности проверенных процессов;
список рассылки отчета;
заключение о необходимости проведения повторного аудита.

При несогласии с выводами и рекомендациями, представленными в отчете, руководитель подразделения подписывает отчет с пометкой «Особое мнение». Свое особое мнение с обоснованием несогласия руководитель проверенного подразделения в письменном виде и за своей подписью прикладывает к отчету.

На основании информации о результатах внутренних аудитов формируется отчет руководству предприятия, предусмотренный п.5.6 ISO 9001 «Анализ со стороны руководства»

7. Последующие действия

На основании протоколов о выявленных несоответствиях должны быть разработаны корректирующие действия (мероприятия по устранению причин несоответствий), определены сроки и ответственные лица за реализацию этих мероприятий. Такие действия называются последующими действиями.

Необходимо проверять выполнение и результативность корректирующих действий. Отметку о выполнении корректирующих действий необходимо внести в «отчет о несоответствии».

Методы проверки выполнения корректирующих действий могут включать анализ откорректированной документации, проверку на местах. Такая проверка может быть частью следующих внутренних аудитов.

8 Внутренние аудиторы - роль, ответственность и квалификация

Доверие к процессу аудита и уверенность в нем зависит от компетентности персонала, который проводит аудит.

Роль аудитора состоит в том, чтобы получить для заказчика аудита основанную на фактах информацию о том, в какой степени требования критериев аудита были выполнены.

Все заключения должны быть твердо основаны на объективных доказательствах.

Ведущий аудитор (руководитель группы) несет ответственность за аудит в целом.

Ответственность аудитора:

- Быть бдительным;

- Отчитываться о наблюдениях;

- Проверять выполнение корректирующих действий;

- Сотрудничать с руководителем группы и поддерживать его;

- Сохранять и поддерживать документацию;

- Сохранять конфиденциальность;

- Действовать согласно норм этики;

Положительные характеристики аудитора:

- порядочность;

- дипломатичность;

- гибкость;

- самодисциплина;

- непредвзятость;

- честность;

- умение слушать;

- терпимость;

- умения ясно выражаться;

- умение понять суть вопроса;

- уверенность в себе;

- открытость;

Отрицательные характеристики аудитора

- склонность поспорить;

- недисциплинированность

- упрямство;

- излишняя доверчивость

- бездеятельность;

- желание понравиться;

- боязливость;

- нетерпимость;

- непрофессионализм;

При формировании группы аудита необходимо учитывать компетентность, необходимую для достижения целей аудита. Если в группе аудиторов только один аудитор, ему необходимо выполнять все обязанности. Группа аудиторов должна знать:

- принципы проведения аудита, способы и методики;

-документы системы управления качеством, внутренние документы организации, нормативные документы и т.п. (критерии аудита);

- принципы управления качеством;

- нормативно-правовые документы, которые касаются деятельность проверяемого подразделения;

- организационные аспекты.

Более подробно требования к аудиторам систем управления качеством установлены в ДСТУ ISO 19011:2003.

ЛИТЕРАТУРА

1. ДСТУ ISO 9000:2001 „ Системи управління якістю. Основні положення та словник” (ISO 9000:2000, IDT).

2. ДСТУ ISO 9001:2001 „Системи управління якістю. Вимоги” (ISO 9001:2000, IDT).

3. ДСТУ ISO 19011:2003 „Настанови щодо здійснення аудитів систем управління якістю і (або) екологічного управління”.

4. Шахов В.М, Голубенко А.Л., Петренко Р.В. ISO 9000. Системы управления качеством: от идеи до воплощения. Монография-Луганск, 2004 -204с.

5. Ильин В.Д. Система управления качеством: Российский опыт Издательство: Вектор, 2007.

6. Методическое пособие «Аудит системы управления качеством», УкрНДНЦ, Киев-2005

Blog

Планирование внутренних аудитов 6 Подготовка к аудиту объекта 8

Содержание

Контрольный лист