Geum.ru

Об организации и проведении работы архивными органами районов и городских округов по упорядочению медицинских архивных документов в центральных районных (городских) больницах

Вид материалаДокументы
Подобный материал:

Об организации и проведении работы архивными органами районов и городских округов по упорядочению медицинских архивных документов в центральных районных (городских) больницах

Центральные районные больницы являются источниками комплектования муниципальных архивов. В процессе их деятельности образуются документы по личному составу, управленческая документация, а также специфическая медицинская документация, в том числе постоянного и долговременного сроков хранения.

В ходе проводимых проверок в организациях, в т.ч. центральных районных больницах, взаимодействия с ответственными за делопроизводство выяснилось, что работа в медицинских архивах по отбору специфических документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) практически не проводится. Имеются лишь единичные случаи описания специфической медицинской документации в Баганском, Тогучинском, Чулымском районах, в основном, это операционные журналы.


Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их для хранения или к уничтожению в учреждениях здравоохранения созданы постоянно действующие экспертные комиссии. Но, как показывает практика, они созданы формально и не уделяют должного внимания описанию архивных медицинских документов. В результате специфические медицинские документы в архивах ЦРБ не упорядочены, в т.ч. и такой вид специфической медицинской документации, как истории болезни. Но по всем действующим нормативным документам экспертная комиссия учреждения здравоохранения должна организовывать и проводить совместно с делопроизводственной и архивной службами работу по ежегодному отбору документов для дальнейшего хранения или уничтожения и по подготовке (упорядочению) дел к архивному хранению, в том числе историй болезней (карт стационарных больных).


Существует ряд нормативных документов, изданных в разное время Министерством здравоохранения РФ и направленных на улучшение работы по упорядочению и отбору на госхранение медицинской документации, а также учету и хранению медицинских архивных документов (дел) долговременного хранения.

Одним из самых ранних нормативных документов, регламентирующих работу со специфической медицинской документацией, является Приказ Минздрава СССР от 30.09.1949, 01.10.1949 № 718 «О введении в действие положения о медицинском архиве лечебного учреждения, инструкции о ведении медицинских архивов и лечебных учреждениях союза ССР». Названная инструкция детально определяет этапы подготовки и сдачи медицинских документов в медархив для последующего хранения до передачи на госхранение или уничтожения. На сегодняшний день этот достаточно давний документ может быть использован для руководства по описанию специфической медицинской документации.


В 1974 г. приказом Министерства здравоохранения СССР от 30 мая 1974 г. № 493 введен в действие «Перечень документов со сроками хранения Министерства здравоохранения СССР, органов, учреждений, организаций, предприятий системы здравоохранения».

В 1980 г. приказом Минздрава от 4 октября 1980 г. № 1030 утверждены Перечень со сроками хранения и образцы форм первичной медицинской документации учреждений здравоохранения.

В 1986 году было принято совместное решение Центральной экспертно-проверочной комиссии Главархива РСФСР и Центральной экспертной комиссии Минздрава РСФСР об улучшении отбора на государственное хранение карт стационарных больных (историй болезней). В этом решении были даны разъяснения по применению ст.266 - 267 Перечня документов Минздрава 1974 года о сроках хранения карт стационарных больных (историй болезней), которые подлежат постоянному хранению и передаче на госхранение. Это истории болезней, которые содержат:

а) описание неизвестного науке заболевания или заболевания с особо резкими патологическими отклонениями;

б) наиболее полное описание течения отдельных нозологических форм болезней;

в) описание новых эффективных методов лечения;

г) сведения о лечении больных особо опасными инфекциями;

д) медицинские записи о лечении выдающихся государственных и общественно-политических деятелей, защитников Родины, героев труда, деятелей науки и культуры;

е) медицинские записи, произведенные выдающимися деятелями медицины.

В этом же решении были установлены сроки хранения от 5 до 50 лет карт стационарных больных, госпитализированных по ряду заболеваний, и других карт со сроком хранения 25 лет.

В решении было указано, что при закрытии карты диспансерного наблюдения и истории болезни (после выписки стационарного больного) лечащий врач или специалист вместе с эпикризом должен делать на 1-ом листе карты отметки о том, представляет ли данная карта (история болезни) ценность или научный интерес для истории медицины. Без этой отметки карты и истории болезни не должны приниматься в медицинский архив.

В медицинском архиве карты и истории болезни, отнесенные лечащим врачом к разряду ценных, хранятся и учитываются отдельно ото всех других, а по истечении 3 лет экспертные комиссии обязаны провести их экспертизу, учитывая все необходимые критерии и мнение лечащих врачей и специалистов.

В результате этой работы выделяются карты и истории болезни, подлежащие включению в опись и последующей передаче на госхранение в установленные сроки. На карты и истории болезни составляется самостоятельная опись, дела в которой систематизируются по годам, внутри года - по видам заболеваний и по алфавиту фамилий больных.

В целях оказания методической помощи в формировании оптимального комплекса документов для исторических и научных исследований, в целях развития практического здравоохранения в 1991 г. руководителям органов здравоохранения и архивных органов было направлено совместное письмо от 17 апреля 1991 г. Минздрава РСФСР и Роскомархива от 17 апреля 1991 г. «О Примерном перечне документов и дел постоянного срока хранения, подлежащих приему на госхранение от Центральной районной больницы (ЦРБ)», в котором было отмечено, что многие ЦРБ передают на государственное хранение далеко не полный комплекс образующихся в их деятельности документов, в результате чего в составе Архивного фонда РСФСР деятельность ЦРБ и состояние здравоохранения в районе, округе представлены недостаточно, в этом же письме был дан примерный перечень документов и дел постоянного срока хранения, образующихся в деятельности ЦРБ и подлежащих передаче в госархивы.

Все названные документы не отменялись и, значит, являются действующими.

К сожалению, других, более новых нормативных документов Министерства здравоохранения, устанавливающих сроки хранения медицинских документов, на сегодняшний день нет. Но это не значит, что работу проводить не нужно. Массивы документов накапливаются, экспертиза ценности медицинской документации долговременного и постоянного срока хранения не проводится, что приводит к нарушению Основных правил работы ведомственных архивов.

По инициативе управления государственной архивной службы проведены два совместных заседания экспертно-проверочной комиссии управления государственной архивной службы и центральной экспертной комиссии департамента (в настоящее время Министерства) здравоохранения Новосибирской области в марте и мае 2010 г., в результате которых было принято решение «Об организации работы медицинских архивов в организациях и учреждениях здравоохранения Новосибирской области», подписан совместный приказ управления государственной архивной службы и департамента здравоохранения от 10.06.2010 № 1078/1/66-од «О проведении единой государственной политики в области архивного дела в учреждениях здравоохранения Новосибирской области», разработаны типовые положения о постоянно действующей экспертной комиссии и архиве центральной районной (городской) больницы (источника комплектования).

Для дальнейшей организации работы экспертных комиссий и медицинских архивов совместные решение и приказ, разработанные положения и медицинские нормативные документы были направлены в центральные районные больницы и отделы архивной службы администраций районов и городских округов области.

В настоящее время разработана, согласована с Министерством здравоохранения Новосибирской области и утверждена на экспертно-проверочной комиссии управления государственной архивной службы Примерная номенклатура дел центральной районной больницы. Совместное письмо управления государственной архивной службы и Министерства здравоохранения Новосибирской области о внедрении Примерной номенклатуры в практику работы ЦРБ также направлено в центральные районные больницы и архивные органы районов и городских округов Новосибирской области.

Обращаю Ваше внимание на то, что в части организационно-распорядительной, кадровой, финансовой деятельности (разделы 01-07) Примерной номенклатуры указаны сроки хранения дел и номера статей нового «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558). В части специфической деятельности применены нормативные медицинские документы.

На основе Примерной номенклатуры дел должна быть составлена индивидуальная (конкретная) номенклатура дел в каждой центральной районной больнице.

В индивидуальные номенклатуры дел центральных районных больниц должны включаться только те документы и дела, которые фактически образуются в делопроизводстве учреждений.

Номенклатура дел утверждается ее руководителем по согласованию с соответствующим архивом. Утвержденная номенклатура дел обязательна для применения в делопроизводстве учреждения, а также является основным нормативным документом при проведении экспертизы ценности документов, в т.ч. отбора документов на постоянное хранение.

В настоящее время практически во всех центральных районных (городских) больницах имеются номенклатуры дел, но при этом необходимо соотнести их с новой разработанной Примерной номенклатурой дел, проверить на полноту состава и указанных сроков хранения, внести необходимые изменения и дополнения.

В соответствии с совместным приказом управления государственной архивной службы и департамента здравоохранения от 10.06.2010 № 1078/1/66-од «О проведении единой государственной политики в области архивного дела в учреждениях здравоохранения Новосибирской области» на 2011 год запланирована работа по упорядочению медицинских архивных документов постоянного хранения, а также долговременного сроков хранения, в том числе и специфической медицинской документации.

Руководителям архивных органов и учреждений Новосибирской области рекомендовано оказать консультативную помощь центральным районным (городским) больницам – источникам комплектования в подготовке описей дел постоянного хранения медицинских архивных документов и описей дел долговременного хранения медицинских архивных документов.

Проблема в том, что экспертизу ценности медицинской документации архивисты самостоятельно провести не смогут.

Отбор специфических медицинских документов, в том числе медицинских карт, операционных журналов, могут проводить только специалисты –медицинские работники.

На сегодняшний день муниципальным архивам при взаимодействии с центральными районными больницами необходимо особое внимание уделить работе экспертных комиссий. Для проведения качественного отбора документов на хранение или к уничтожению необходима фактическая работа постоянно действующих экспертных комиссий центральных районных больниц на основании нормативных медицинских документов, в том числе новых разработанных положений об экспертной комиссии и архиве и Примерной номенклатуры дел.

Задача архивных органов – обратить внимание экспертных комиссий ЦРБ – источников комплектования на существующие проблемы и недоработки в упорядочении медицинских документов, а также на полноту состава описей дел постоянного хранения.

Проблема осложняется тем, что в медицинских архивах отложились очень большие объемы специфической медицинской документации, а именно медицинских карт (историй болезней) за несколько десятилетий, т.к. работа по упорядочению и отбору документов на хранение или к уничтожению не проводилась.

Экспертным комиссиям ЦРБ необходимо разработать планы работы на 2011 год и начать проведение экспертизы ценности медицинских документов в соответствии с нормативными документами.

Необходимо обратить внимание на то, что в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов раздел 4.1 медицинские карты со сроком хранения свыше 10 лет подлежат полному оформлению, т.е. это подшивка дела, нумерация листов, оформление обложки. Форма описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения дана в приложении № 25 к Основным правилам работы ведомственных архивов. Описи на дела, состоящие из специфических документов, составляются отдельно, сначала рассматриваются экспертной комиссией организации, затем представляются на согласование муниципальному архиву, а затем утверждаются руководителем учреждения.

Все действующие нормативные документы, необходимые для работы по упорядочению и отбору на госхранение медицинской документации, а также учету и хранению медицинских архивных документов (дел) долговременного хранения, размещены на Ваших дисках. Руководителям архивных органов для оказания консультативной помощи членам экспертных комиссий ЦРБ, ответственным за делопроизводство и архивы, необходимо ознакомиться со всеми названными документами.

Центральные районные (городские) больницы являются нашими источниками комплектования и архивные органы должны быть заинтересованы в качественном пополнении Архивного фонда.


Консультант И.П.Кандрашина