Информационный бюллетень Администрации Санкт-Петербурга №32 (733), 29 августа 2011 г

Глава 4


Организация контроля и проверки исполнения правовых и организационных актов Администрации Губернатора и Правительства Санкт-Петербурга в части, касающейся администрации


4.1. Контролю подлежит исполнение:

правовых актов Губернатора и Правительства и организационных актов Губернатора и Правительства (письменных поручений Губернатора, поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства и совещаний с участием Губернатора) в части, касающейся администрации;

правовых и организационных актов администрации, в том числе письменных поручений главы администрации, поручений, содержащихся в протоколах аппаратных совещаний, а также в протоколах иных совещаний.

4.2. Контроль и организацию исполнения правового акта администрации осуществляет должностное лицо, указанное в правовом акте.

Контроль за исполнением и организацией исполнения отдельных поручений, содержащихся в правовом и организационном акте администрации, осуществляет руководитель соответствующего структурного подразделения, которому дано поручение.

Если поручение дано нескольким должностным лицам, то работу по его исполнению координирует должностное лицо, указанное в поручении первым или определенное должностным лицом, давшим поручение.

4.3. Контроль за выполнением поручений, содержащихся в протоколах совещаний, проводимых заместителями главы, осуществляют соответствующие курируемые ими структурные подразделения.

4.4. В структурных подразделениях обеспечивается необходимый учет находящихся на контроле документов.

4.5. Учет исполнения правовых актов Губернатора, Правительства и администрации; организационных актов Губернатора, Правительства и администрации осуществляется общим отделом администрации. При этом структурным подразделениям - исполнителям поручений общим отделом направляются контрольные карты по форме, установленной Единой системой электронного документооборота и делопроизводства (ЕСЭДД), и формируется база данных автоматизированной системы контроля исполнения.

4.6. Поручения, содержащиеся в правовых актах Губернатора, Правительства и администрации, организационных актах Губернатора, Правительства и администрации, с конкретными сроками исполнения должны исполняться в установленные сроки, без указания конкретных сроков - в течение одного месяца. Поручения с грифом "срочно" должны исполняться в течение трех дней. Поручения с грифом "весьма срочно" должны исполняться в течение суток.

4.7. В исключительных случаях при неисполнении или неполном исполнении по объективным причинам поручений, содержащихся в правовых и организационных актах администрации, допускается снятие с контроля или однократный перенос сроков их исполнения, решение о котором принимается главой администрации.

В случае неисполнения поручения в повторно установленный срок, оно считается неисполненным и учитывается как неисполненное при подведении итогов и расчете коэффициента исполнительской дисциплины, оставаясь при этом на контроле до полного исполнения или принятия главой администрации решения об отмене.

4.8. Снятие с контроля исполненных правовых и организационных актов администрации осуществляется общим отделом на основании информации, предоставленной руководителями структурных подразделений, ответственными за исполнение, о полном исполнении правовых и организационных актов или отдельных поручений, содержащихся в них.


Глава 5


Подготовка и проведение совещаний


5.1. В целях выработки согласованных решений, координации деятельности структурных подразделений администрации района, организации взаимодействия с исполнительными органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями глава администрации проводит:

совещания с заместителями главы администрации - по мере необходимости;

совещания с руководителями структурных подразделений администрации района, организаций - еженедельно по понедельникам;

совещания с руководителями служб и подразделений района по обеспечению общественного порядка и безопасности на территории района - еженедельно по понедельникам;

совещания с руководителями органов местного самоуправления внутригородских муниципальных образований, расположенных на территории района - ежемесячно, в первую среду;

коллегию администрации района - два раза в месяц, во второй и четвертый четверг;

совещания по отдельным направлениям социально-экономического развития района с участием представителей исполнительных органов государственной власти, руководителей органов местного самоуправления, руководителей предприятий и организаций, общественных организаций - в соответствии с годовым, квартальными или тематическими планами работы администрации, а также по мере необходимости.

5.2. Заместители главы администрации проводят совещания с руководителями структурных подразделений, представителей исполнительных органов государственной власти, органов местного самоуправления, руководителями предприятий, организаций в соответствии с утвержденным распределением обязанностей и в установленные ими сроки.

5.3. Оповещение участников совещания, подготовку и направление в их адрес материалов для проработки и регистрацию приглашенных обеспечивают:

при проведении совещаний главы администрации с заместителями главы администрации - приемная главы, дежурная служба;

при проведении совещаний главы администрации с руководителями структурных подразделений администрации района, организаций - общий отдел;

при проведении совещаний главы администрации с руководителями служб и подразделений района по обеспечению общественного порядка и безопасности на территории района - отдел по вопросам законности, правопорядка и безопасности;

при проведении совещаний главы администрации с руководителями органов местного самоуправления внутригородских муниципальных образований, расположенных на территории района - отдел организационной работы;

при проведении совещаний главы администрации по отдельным направлениям социально-экономического развития района, с участием представителей исполнительных органов государственной власти, руководителей органов местного самоуправления, руководителей предприятий и организаций, общественных организаций - структурные подразделения администрации по принадлежности вопроса;

при проведении совещаний заместителей главы администрации в соответствии с установленным распределением обязанностей, в том числе с участием главы администрации - структурные подразделения администрации по принадлежности вопроса.

5.4. Структурное подразделение администрации района, ответственное за подготовку вопросов, выносимых на совещание, в течение двух рабочих дней готовит проект приглашения за подписью должностного лица администрации, поручившего подготовку совещания с указанием даты, времени и места проведения планируемого совещания, повестки вопросов к рассмотрению.

5.5. Структурное подразделение, указанное в пункте 5.3, предоставляет не позднее, чем за два рабочих дня до совещания, необходимые документы (порядок проведения, список приглашенных, пояснительную записку, проект протокольного решения) должностному лицу администрации, поручившему подготовку совещания.

5.6. Оповещение участников совещания, подготовку и своевременное направление в их адрес приглашений на совещание и материалов для проработки, регистрацию приглашенных и ведение протокола совещания обеспечивают структурное подразделение, указанное в пункте 5.3.

5.7. Протокол совещания должен быть оформлен в течение двух рабочих дней и предоставлен на подписание должностному лицу, председательствующему на совещании. Протокол совещания готовит структурное подразделение, указанное в п.5.3. Протокол подписывается должностным лицом, председательствующим на соответствующем совещании.

5.8. Протокол совещания, проводимого главой администрации, после подписания направляется в общий отдел в двух экземплярах для регистрации. Один экземпляр протокола хранится в общем отделе, второй экземпляр возвращается в структурное подразделение, ответственное за проведение совещания.

5.9. Копии протокола совещания или выписки из него структурное подразделение, указанное в пункте 5.3, направляет исполнителям для организации работы по выполнению принятых решений. Контроль за их исполнением организуется в установленном порядке.

5.10. Решение о присутствии на совещаниях представителей средств массовой информации, об осуществлении на совещаниях фотосъемок, видео- и звукозаписи принимается главой администрации по письменным обращениям руководителей средств массовой информации, поступившим в администрацию района не менее, чем за один день до планируемого дня соответствующего совещания.

5.11. Порядок подготовки и проведения совещаний коллегиальных органов, образованных при администрации в установленном порядке, определяется настоящим Регламентом и правовыми актами, регулирующими деятельность указанных органов.


Глава 6


Организация встреч с зарубежными делегациями


6.1. Встречи главы администрации, заместителей главы администрации с представителями органов власти и организаций иностранных государств, международных организаций, дипломатических и консульских учреждений иностранных государств, расположенных на территории Санкт-Петербурга, а также с иностранными гражданами (далее - официальные встречи с представителями зарубежных организаций) организуются и координируются отделом организационной работы администрации района.

6.2. Отдел организационной работы администрации района при подготовке и проведении официальных встреч с представителями зарубежных организаций:

6.2.1. Уведомляет Комитет по внешним связям Санкт-Петербурга о предстоящей официальной встрече с представителями зарубежных организаций не менее, чем за три рабочих дня до ее проведения, а, в случае необходимости участия в ней представителей указанного Комитета, не позднее, чем за семь рабочих дней.

6.2.2. Направляет в Комитет по внешним связям Санкт-Петербурга информацию по итогам проведения официальной встречи с представителями зарубежных организаций не позднее пяти рабочих дней после ее проведения, а также электронную версию информации по электронной почте (адрес: kvs@gov.spb.ru).

6.3. Пресс-конференции и интервью главы администрации с иностранными журналистами организуются сектором информации администрации района.

6.4. Отдел организационной работы администрации района организует по поручению главы администрации участие руководителей администрации в официальных мероприятиях, проводимых дипломатическими и консульскими учреждениями иностранных государств, расположенными на территории Санкт-Петербурга.

6.5. Материально-техническое обеспечение встреч главы администрации, заместителей главы администрации с зарубежными делегациями осуществляется отделом по обслуживанию зданий.


Глава 7


Организация приема граждан и рассмотрения устных обращений


7.1. Организацию приема граждан и представителей организаций, обратившихся к главе администрации и его заместителям, обеспечивает общий отдел администрации.

7.2 Специалисты общего отдела, осуществляющие работу с письменными и устными обращениями граждан (далее - специалисты общего отдела) осуществляют:

прием граждан, оказание консультативно-правовой помощи по вопросам, затронутым в обращениях;

составление графиков личных приемов и личных выездных приемов граждан руководителями администрации, по необходимости, внесение изменений в графики и обеспечение их соблюдения;

предварительную запись граждан на личный прием к руководителям администрации;

документальное обеспечение приема граждан;

ведение делопроизводства по обращениям граждан;

осуществление контроля за исполнением поручений руководителей администрации по рассмотрению обращений граждан, принятых на устном приеме.

7.3. Для решения вопроса о записи на прием к руководителям администрации специалист общего отдела:

принимает от гражданина заявление, которое должно быть аргументированным, содержать подробную информацию о том, куда гражданин обращался за решением вопроса;

в случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации, дает разъяснение гражданину, куда и в каком порядке ему следует обратиться;

осуществляет оценку предъявляемых документов и по результатам рассмотрения предоставленных документов осуществляет запись на прием к руководителям администрации по принадлежности вопроса;

направляет руководителям структурных подразделений, с целью подготовки ими справочной информации для осуществления личного приема главы, вопросы, указанные в обращении гражданина;

регистрирует устное обращение гражданина в подсистеме "Письма и обращения граждан" Единой системы электронного документооборота (ЕСЭДД), формирует дело для рассмотрения руководителями администрации на личном приеме.

Копии обращений граждан, содержащих сведения о коррупции, в течение двух рабочих дней со дня регистрации указанных обращений направляются в Комитет по вопросам законности, правопорядка и безопасности.

В записи на прием может быть отказано, если решение вопроса не относится к компетенции администрации, либо документы не удовлетворяют требованиям первой части настоящего пункта.

7.4. В случае записи гражданина на прием к главе и заместителям главы администрации специалисты общего отдела подготавливают следующие документы:

карточку личного приема граждан;

дело, в которое, в необходимых случаях, включают копии нормативных правовых актов Российской Федерации и Санкт-Петербурга по данному вопросу;

справки руководителей структурных подразделений, рассматривавших обращение.

7.5. Принятое руководителями администрации, осуществляющими прием, решение записывается в карточке личного приема, отражается в подсистеме "Письма и обращения граждан" ЕСЭДД.

Карточка личного приема и прилагаемые документы направляются исполнителю в форме электронного документа на электронный адрес или по реестру (под расписку). Поручение должностного лица ставится на контроль в установленном порядке.

Руководителями администрации в ходе личного приема с согласия гражданина ответ может быть дан устно, о чем делается запись в карточке личного приема. При необходимости письменного ответа по существу поставленных гражданином вопросов ответ направляется в сроки, определенные действующим законодательством.

В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

7.6. Поручение руководителя администрации по обращению гражданина исполняется безотлагательно или в срок, установленный руководителем в поручении.

7.7. Сроки выполнения поручений могут быть продлены только руководителем администрации, установившим срок выполнения.

Информация о продлении сроков исполнения фиксируется в подсистеме "Письма и обращения граждан" ЕСЭДД.

7.8. Специалисты общего отдела анализируют проекты ответов заявителям или справки, подготовленные исполнителями по поручениям руководителей администрации. В случае, если поступившая от исполнителя информация не отвечает предъявленным требованиям, документы повторно направляются в структурное подразделение для рассмотрения по существу и ответа.

7.9. Поручение снимается с контроля, если вопрос решен, или структурным подразделением дан обоснованный отказ в выполнении требований гражданина и руководитель, давший поручение рассмотреть обращение, согласен с доводами исполнителя. В контрольной карте делается отметка об исполнении.


Глава 8


Организация работы с письменными обращениями граждан


8.1. Единую систему работы с письменными обращениями граждан, поступающими в администрацию, организует общий отдел администрации.

8.2. Делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства.

8.3. Письменные обращения граждан поступают в администрацию:

по почте или с курьером в общий отдел администрации, где проверяется правильность доставки, производится вскрытие конвертов, проверяется целостность вложений;

доставкой непосредственно заявителями в общий отдел;

на электронный адрес администрации в отдел информатизации и связи в форме электронного документа.

8.4. Все доставленные в администрацию обращения граждан передаются специалистам общего отдела, осуществляющим работу с письменными и устными обращениями граждан (далее - специалистам общего отдела) для регистрации их в подсистеме "Письма и обращения граждан" ЕСЭДД. При регистрации на письмах граждан ставится штамп, куда вписываются входящий номер и дата регистрации письма.

8.5. Все поступившие в администрацию обращения подлежат регистрации в течение трех дней с момента их поступления.

8.6. Зарегистрированные обращения передаются на рассмотрение главе администрации либо его заместителям по принадлежности вопросов.

Копии обращений, содержащих сведения о коррупции, в течение двух рабочих дней направляются в Комитет по вопросам законности, правопорядка и безопасности.

8.7. Рассмотрение обращений граждан руководителями администрации (ознакомление с содержанием, подготовка резолюции), как правило, не должно превышать трех дней со дня регистрации обращения в общем отделе администрации.

8.8. В соответствии с резолюциями руководителей администрации обращения направляются для рассмотрения в структурные подразделения в форме электронного документа по электронной почте или по реестру (под расписку) и ставятся на контроль в установленном порядке.

8.9. Срок рассмотрения исполнителями обращений граждан и исполнения поручений по ним составляет 30 календарных дней, если в резолюции не указан другой срок исполнения.

8.10. Срок рассмотрения обращения исчисляется с даты регистрации его в общем отделе администрации. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, руководитель администрации либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более, чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

8.11. При закрытии контрольной карты исполнитель обязан приложить документы, на которые ссылается в ответе заявителю. Ответ заявителю анализируется специалистами общего отдела и в случае, если поступившая информация исполнителя не отвечает предъявленным требованиям, его возвращают в структурное подразделение для рассмотрения по существу и подготовки нового ответа.

8.12. Рассмотрение обращения признается завершенным и снимается с контроля, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и заявителю дан письменный ответ. В случае, если заявитель удовлетворен устным разъяснением, необходимо, чтобы гражданин написал письменное заявление о том, что даны устные разъяснения, письменного ответа ему не требуется.

8.13. Проекты письменных ответов готовятся за подписью главы администрации:

на обращение гражданина на личном приеме главы администрации;

на переадресацию обращения гражданина от имени руководителей государственных органов (в том числе и "обезличенно"), депутатов Федерального Собрания, Государственной Думы, Законодательного Собрания Санкт-Петербурга, Уполномоченного по правам человека, Уполномоченного по правам ребенка, после визирования юридического отдела.

В остальных случаях письменные ответы готовятся за подписью заместителей главы администрации (либо исполняющими обязанности заместителей главы администрации) в соответствии с их компетенцией.

В ответе обязательно указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

В случае устного ответа на обращение составляется справка, подписываемая исполнителем, в которой указывается какие меры приняты, когда, кем и кому дан устный ответ, к справке прилагается заявление гражданина о том, что он удовлетворен устными разъяснениями и письменного ответа не требует.

Копии письменных ответов на обращения, содержащие сведения о коррупции, направляются в Комитет по вопросам законности, правопорядка и безопасности одновременно с направлением ответа заявителю.

8.14. Специалисты общего отдела ведут контроль за соблюдением действующего законодательства при работе с обращениями граждан структурными подразделениями и подведомственными организациями.

8.15. Специалисты общего отдела осуществляют анализ деятельности руководителей структурных подразделений администрации по работе с обращениями и жалобами граждан, готовят отчет с соответствующими выводами и предложениями.


Глава 9


Организация работы с парламентскими запросами, запросами и обращениями членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы и депутатов Законодательного Собрания Санкт-Петербурга


9.1. Ведение делопроизводства по запросам и обращениям членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы, депутатов Законодательного Собрания Санкт-Петербурга, парламентским запросам (запросам Государственной Думы, Совета Федерации), обращениям депутатов иных выборных органов (далее - депутатские запросы и обращения) в администрации возлагается на общий отдел.

9.2. Депутатские запросы и обращения к главе администрации в день поступления либо не позднее следующего дня направляются общим отделом главе администрации.

9.3. Все поручения главы администрации по депутатским запросам и обращениям ставятся на контроль.

9.4. Депутатские запросы и обращения подлежат рассмотрению в соответствии с федеральными законами, Уставом Санкт-Петербурга и законами Санкт-Петербурга в следующие сроки:

парламентский запрос - в течение 15 дней со дня получения запроса или в иной установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации срок;

запрос члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы - в течение 30 дней со дня получения запроса или в иной согласованный с инициатором запроса срок;

обращение члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы - безотлагательно, при необходимости получения дополнительных материалов, - в течение 30 дней со дня получения обращения;

обращение депутата Законодательного Собрания Санкт-Петербурга - в течение 15 дней со дня получения обращения;

в случае необходимости проведения дополнительной проверки или дополнительного изучения поставленных вопросов - в течение 30 дней со дня получения запроса или обращения при условии уведомления обратившегося депутата Законодательного Собрания Санкт-Петербурга в пятидневный срок со дня получения обращения;

обращения депутатов иных выборных органов - в течение 30 дней со дня получения обращения.

9.5. Организация контроля за своевременным, объективным и полным рассмотрением депутатских запросов и обращений, поступивших в администрацию, осуществляется в порядке, установленном главой 8 настоящего Регламента.

9.6. Ответы на депутатские запросы и обращения подписываются главой администрации.

9.7. Рассмотрение депутатского запроса и обращения признается завершенным и снимается с контроля, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ.


Главный редактор “Информационного бюллетеня Администрации Санкт-Петербурга”

Борис Николаевич Быков

Телефон 576-68-64

E-mail: mass_media@gov.spb.ru

ссылка скрыта