Контрольная работа в ms access 3 1 Варианты контрольных работ 4

Вид материала

Контрольная работа

Содержание 1. Общие указания Оценка знаний 2. Контрольная работа в MS Access 2.1 Варианты контрольных работ 2. Пример разработки базы данных 2.1.2 Выделение информационных объектов и определение ключевых реквизитов 2.1.3 Выявление связей между информационными объектами 2.2 Проектирование логической структуры базы данных 2.2.1 Разработка структуры реляционных таблиц «контроль знаний» 2.3 Разработка таблиц, форм, запросов, отчетов средства­ми СУБД MS Асcess» 2.3.2 Ввод данных в таблицу 2.4 Разработка форм для ввода, просмотра и редактиро­вания данных Формы и нажмем кнопку Создать. 2.4.2 Создание полей со списками 2.5 Поиск данных с помощью фильтров и запросов 2.5.2 Создание запросов 2.5.2.2 Запрос на обновление Запросы и Режим конструктора 2.5.2.3 Итоговый запрос ... Полное содержание

Подобный материал:

• Задания по выполнению контрольных работ по курсу, 79.13kb.
• Методические указания по выполнению и оформлению контрольной работы. Варианты контрольных, 30.62kb.
• Темы контрольных работ. Методические указания по выполнению контрольных работ для студентов, 537.1kb.
• Контрольная работа должна состоять из следующих компонентов: Номер и тема контрольной, 521.46kb.
• Методические рекомендации по выполнению и оформлению контрольных работ для студентов, 488.96kb.
• Варианты контрольных работ контрольная работа №1 (3 семестр), 237.84kb.
• Торайгырова Кафедра «Металлургия», 166.31kb.
• Эмбриологии, 72.5kb.
• Контрольная работа проводится в конце Iполугодия; выполняется на уроке одновременно, 395.72kb.
• Варианты контрольных работ, 39.87kb.

Министерство образования и науки

Российской Федерации

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Оренбургский государственный университет»

Кафедра металлообрабатывающих станков и комплексов


И.П. Никитина


БАЗЫ ДАННЫХ

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА


Рекомендовано Ученым советом государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования - «Оренбургский государственный университет» в качестве учебного пособия для студентов, обучающихся по программам высшего профессионального образования дистанционной формы обучения.


Оренбург 2008

УДК 621.919. 2 (07)

ББК 34.63

Н 62


Рецензент

доктор технических наук, доцент Поляков а.н.


Никитина И.П

Н 62 Базы данных: Контрольная работа/ И.П. Никитина – Оренбург: ГОУ ОГУ, 2008. – 31с.


Контрольная работа рекомендуется использовать студентам дистанционной форм обучения и содержит варианты контрольной работы и пример базы данных.

Изучению дисциплины и выполнению контрольной работы поможет обращение к рекомендованной литературе.


ББК 34.63

© Никитина И.П, 2008

© ГОУ ОГУ, 2008


Содержание

1. Общие указания

По курсу «Базы данных» сту­дент должен выполнить одну контрольную работу. Каждый сту­дент выполняет свой вариант контрольной работы Номер вари­анта определяется буквой, с которой начинается фамилия студен­та. Студенты, фамилия которых начинается с букв:

А, Б, В, выполняют первый вариант;

Г, Д, Е, Ж, 3, И - второй вариант;

К, Л, М - третий вариант;

И, О, П, Р, С - четвертый вариант;

с Т по Я - пятый вариант.

При выполнении контрольной работы необходимо соблю­дать следующие требования:

1 Работу следует выполнить и представить в сроки, указан­ные в учебном графике.

2 Контрольная работа полностью должна быть выполнена на компьютере с использованием программы MSАссеss.

3 Работа должна быть выполнена в строгом соответствии с требованиями методических указаний.

4 Для каждого задания приведите его условие, а затем ре­шение.

5 Задания должны быть выполнены в той последовательно­сти, в которой они представлены в условии работы.

6 Контрольные работы другого варианта, не засчитываются.

7.Отчет по контрольной работе выполняется в MS Word, в котором должны быть вставлены рисунками (с использованием комбинацией клавиш Alt+PrtSc): окно базы, три таблицы (в режиме конструктора и в режиме таблицы), окно схемы данных со связями, три формы ( в режиме формы), два запроса (в режиме конструктора и в режиме запроса), один отчет ( в режиме формы), две диаграммы и кнопочная форма, т.к. в примере разработки базы данных «Контроль знаний», т.е. 19 рисунков.

8.Необходимо предоставить электронный вариант разработанной базы данных (дискета или др.)

При возникновении вопросов, связанных с выпол­нением контрольной работы, следует обратиться за консуль­тацией на кафедру МСК.

Оценка знаний студентов производится по следующим критериям:

- оценка «отлично» выставляется студенту, если он выполнил контрольную работу без ошибок;

- оценка «хорошо» выставляется студенту, если он при выполнении контрольной работы допустил несущественные ошибки;

- оценка «удовлетворительно» выставляется студенту, если он при выполнении контрольной работы допустил существенные ошибки не по всем заданиям;

- оценка «неудовлетворительно» выставляется студенту, если он при выполнении контрольной работы допустил существенные ошибки по всем заданиям.

2. Контрольная работа в MS Access

Контрольная работа заключается в создании приложения с помощью СУБД Ассеss:

Задание 1 Проектирование базы данных. В контрольной работе необходимо представить спроектированную информаци­онно-логическую модель предметной области и таблицы, содер­жащие описание полей.

Задание 2 Создание таблиц в среде Ассеss. Таблицы должны содержать не менее 20 записей в каждой.

Задание 3 Создание схемы данных со связями «один-ко-многим»

Задание 4 Разработка форм для ввода данных. Одна из форм должна содержать поля со списками.

Задание 5 Разработка двух запросов по созданной базе: за­проса на выборку и перекрестного запроса.

Задание 6 Создание отчета на основе таблиц или запросов базы данных.

Задание 7 Создание диаграмм на основе таблиц или запро­сов базы данных.

Задание 8 Создание кнопочной формы

2.1 Варианты контрольных работ

Вариант первый

Создайте базу данных «Учет технических средств на предприятии». Предметной областью является деятельность технического центра компании по учету технических средств, установленных в разных отделах и лабораториях

Входная информация:

1. сведения о технических средствах (к ним относятся ком­пьютеры, сканеры, принтеры, плоттеры, ксероксы и т.п.),
   
2. сведения об отделах и лабораториях,
   
3. данные актов о вводе тех­нических средств в эксплуатацию
   

Выходная информация:

1. Таблицы:
   

• таблица, хранящая сведения о технических средства (наименование, инвентарный номер);
  
• таблица, содержащая сведения об отделах и лабора­ториях (наименование, номер комнаты, телефон);
  
• таблица актов о вводе технических средств в эксплуа­тацию (номер акта, дата, наименование технического средства, инвентарный номер, отдел или лаборатория, фамилия материаль­но-ответственного работника).
  

2. Создание схемы данных со связями «один-ко-многим»
   
3. Формы для ввода и редактирования дан­ных; в одной из форм создайте поля со списками.
   
4. Запросы:
   

• на выборку - список оборудования, вве­денного за последний месяц;
  
• перекрестный запрос для анализа количества и типов оборудования по всем отделам.
  

5. Отчет на основе любой таблицы или запроса базы данных.
   
6. две диаграммы на основе любых таблиц или запро­сов базы данных.
   

7. Создание кнопочной формы

Вариант второй

Создайте базу данных «Учет поставок оборудования ди­лерам компании». Предметной областью является деятельность сотрудников компании по учету поставок оборудования дилерам.

Входная информация:

1. сведения об оборудовании, (это, например, могут быть компьютеры, сканеры, принтеры, плоттеры или бытовая техника и т.п.);
   
2. сведения об организаций, продающих это оборудование (дилеров),
   
3. данные поставок оборудования дилерам (данные о дате поставки, количестве еди­ниц оборудования, цене продажи дилеру).
   

Выходная информация:

1. Таблицы:
   

• таблица, хранящая сведения об оборудовании (на­именование, код изготовителя);

• таблица, содержащая сведения об организациях-дилерах (наименование, телефон);

• таблица, в которой хранятся и накапливаются данные о поставках (дата поставки, дилер, тип оборудования, цена, коли­чество, стоимость, рассчитываемая по формуле: стоимость=цена*количество).

2. Создание схемы данных со связями «один-ко-многим»
   
3. Формы для ввода и редактирования дан­ных; в одной из форм создайте поля со списками.
   
4. Запросы:
   

• на выборку - список оборудования, проданного за последний месяц;
  
• перекрестный запрос для анализа типов и стоимости оборудования по всем дилерам.
  

5. Отчет на основе любой таблицы или запроса базы данных.
   
6. Две диаграммы на основе любых таблиц или запро­сов базы данных.
   

7. Создание кнопочной формы

Вариант третий

Создайте базу данных «Медицинская страховая компа­ния». Предметной областью является деятельность страховой компании, которая заключает договоры на медицин­ское обслуживание. Срок действия договора различен от 1 до 5 лет. Необходимо создать базу данных учета договоров, контроля сроков договоров.

Входная информация:

1. сведения об организациях, заклю­чающих договора со страховой компанией;
   
2. сведения о медицин­ских услугах (медицинские услуги могут быть следующие: амбулаторное медицинское обслуживание, пол­ное медицинское обслуживание, стоматология, консультация, стационар, консультации специалистов и др.),
   
3. сведения о дате заключения договора, о дате окон­чания договора, о стоимости услуг.
   

Выходная информация:

1. Таблицы:
   

• таблица, хранящая сведения об организациях (назва­ние организации, юридический адрес, телефон, ФИО ответствен­ного);

• таблица, содержащая сведения о медицинских услу­гах страховой компании (услуга, стоимость);

• таблица данных договоров (услуга, организация, дата заклю­чения договора, дата окончания договора).

2. Создание схемы данных со связями «один-ко-многим»
   
3. Формы для ввода и редактирования дан­ных; в одной из форм создайте поля со списками.
   
4. Запросы:
   

• на выборку - список договоров, заключенных за последний месяц;
  
• перекрестный запрос для анализа заключенных договоров по всем типам услуг по всем организа­циям.
  

4. Отчет на основе любой таблицы или запроса базы данных.
   
5. Две диаграммы на основе любых таблиц или запро­сов базы данных.
   

7. Создание кнопочной формы

Вариант четвертый

Создайте базу данных «Аптека». Предметной областью яв­ляется деятельность отдела распространения лекарств аптеки, которая поставляет лекарства по безналичному расчету в меди­цинские учреждения своего района (больницы, поликлиники, ам­булатории, медсанчасти, аптечные киоски и лотки). Лекарства поступают в течение всего отчетного периода. Необходимо соз­дать базу данных для учета поступления лекарств и контроля не­обходимого перечня лекарств в медицинских учреждениях.

Входная информация:

1. сведения о медицинских учреждени­ях, в которые поступают лекарства;
   
2. сведения о наличии лекарств в аптеке
   
3. сведения о наличии лекарств в медицинских учреждениях.
   

Выходная информация:

1. Таблицы:
   

• таблица, хранящая сведения о медицинских учрежде­ниях (название медицинского учреждения, адрес, телефон, ФИО главного бухгалтера);

• таблица, содержащая сведения о лекарствах (название лекарства, упаковка, цена за единицу);

• таблица поступления товара в медицинские учрежде­ния (название медицинского учреждения, название лекарства, количество упаковок, дата поступления, оплата (да, нет).

2. Создание схемы данных со связями «один-ко-многим»
   
3. Формы для ввода и редактирования дан­ных; в одной из форм создайте поля со списками.
   
4. Запросы:
   

• на выборку - список лекарств, поступивших за последний месяц;
  
• перекрестный запрос для анализа количества и типов лекарств, поступивших во все имеющиеся в базе данных медицинские учреждения.
  

5. Отчет на основе любой таблицы или запроса базы данных.
   
6. Две диаграммы на основе любых таблиц или запро­сов базы данных.
   

7. Создание кнопочной формы

Вариант пятый

Создайте базу данных «Недвижимость». Предметной обла­стью является деятельность Департамента градостроительства г.Оренбурга, который осуществляет учет заключения сделок по не­движимости. Необходимо создать базу данных для учета заклю­чения сделок риэлторскими компаниями («Алые паруса», «Ликос» и т.д.) со строительными компаниями («Триумф-Палас», «Оренбург-Строй» и т.д.).


Входная информация:

• сведения о риэлторских компаниях, которые продают недвижимость от застройщика;
  
• сведения о строящихся объектах;
  
• сведения о сделках по недвижимости.
  

Выходная информация:

1. Таблицы:

• таблица, хранящая сведения о риэлторских компани­ях (название компании, номер лицензии, телефон, ФИО директо­ра);

• таблица, содержащая сведения о строящихся объек­тах (название объекта, адрес, количество квартир, выставленных на продажу; срок сдачи объекта);

• таблица учета заключения сделок риэлторскими ком­паниями по недвижимости (название риэлтера, название строи­тельной компании, срок сделки, количество проданных квартир).

2. Создание схемы данных со связями «один-ко-многим»
   
3. Формы для ввода и редактирования дан­ных; в одной из форм создайте поля со списками.
   

4. Запросы:
   

• на выборку - список сделок, заключенных за последний месяц;
  
• перекрестный запрос для анализа количества сделок, заключенных всеми риэлторскими компаниями по всем строящимся объектам.
  

5. Отчет на основе любой таблицы или запроса базы данных.
   
6. Две диаграммы на основе любых таблиц или запро­сов базы данных.
   

7. Создание кнопочной формы

2. Пример разработки базы данных

2.1 Проектирование информационно-логической модели предметной области

2.1.1 Определение предметной области

Рассмотрим этапы разработки базы данных на примере соз­дания базы данных «Контроль знаний».

Предметная область в данном случае - это информация о преподавателях и студентах института, а также о сведения о формах контроля знаний, проведенных преподавателем в студенческих группах по определенной теме.

Контроль знаний может быть следующим: экзамен, зачет, дифференцированный зачет, тестирование, контроль остаточных знаний, модуль, домашнее задание, контрольная работа и др.

Входная информация: сведения о преподавателях, сведения о студентах, информация о теме, результате и дате.

Выходная информация: таблица, хранящая сведения о сотрудниках; таблица, содержащая сведения о студентах; таблица, в которой хранятся и накапливаются сведения о проведенном контроле.

Базы данных «Контроль знаний» должна иметь удобный и понят­ный интерфейс, позволять легко вводить информацию о новых преподавателях, новых группах и контроле знаний.

2.1.2 Выделение информационных объектов и определение ключевых реквизитов

Процесс выделения информационных объектов - достаточ­но сложный. Информационный объект образуется совокупностью логически взаимосвязанных реквизитов. Реквизиты делятся на ключевые и описательные. Ключевой реквизит однозначно определяет отдельный конкретный экземпляр объекта. Неключевые реквизиты называются описательными. Между реквизитами име­ется функциональная зависимость, если одному значению ключа соответствует только одно значение описательного реквизита.

Реквизиты каждого информационного объекта должны удовлетворять требованиям нормализации:

- информационный объект должен содержать уникальный идентификатор (ключ); ключ является простым, если он состоит из одного реквизита, или составным, если из нескольких;

- все описательные реквизиты должны быть взаимонезави­симы, т.е. между ними не может быть функциональных зависи­мостей;

- все реквизиты, входящие в составной ключ, должны быть также взаимонезависимы;

- каждый описательный реквизит должен функционально за­висеть от ключа.

При составном ключе описательные реквизиты должны за­висеть целиком от всей совокупности реквизитов, образующих ключ.

Каждый описательный реквизит не может зависеть от клю­ча транзитивно, т.е. через другой промежуточный реквизит. В случае транзитивной зависимости между реквизитами можно вы­полнить расщепление совокупности реквизитов с образованием двух информационных объектов вместо одного.

Выделим в рассматриваемой задаче следующие информа­ционные объекты: ПРЕПОДАВАТЕЛИ, СТУДЕНТЫ, ФОРМЫ КОНТРОЛЯ ЗНАНИЙ.

Ключевые реквизиты:

• для информационного объекта ПРЕПОДАВАТЕЛИ - код преподавателя;

• для объекта СТУДЕНТЫ - код студента;

• для объекта ФОРМЫ КОНТРОЛЯ ЗНАНИЙ - номер.

2.1.3 Выявление связей между информационными объектами

Между объектами ПРЕПОДАВАТЕЛИ и ФОРМЫ КОНТРОЛЯ ЗНАНИЙ име­ет место связь один ко многим. Между объектами СТУДЕНТЫ и ФОРМЫ КОНТРОЛЯ ЗНАНИЙ также имеет место связь один ко многим, причем объекты ПРЕПОДАВАТЕЛИ и СТУДЕНТЫ - главные, а объект ФОРМЫ КОНТРОЛЯ ЗНАНИЙ - подчиненный.

Информационно-логическая модель рассматриваемой предметной области, построенная в соответствии с выяв­ленными информационными объектами и связями, пред­ставлена на рисунке 2.2.1.

2.2 Проектирование логической структуры базы данных

На этом этапе каждому информационному объекту ставится в соответствие реляционная таблица, причем главным объектам будут соответствовать главные табли­цы, подчиненным объектам - подчиненные таблицы.

2.2.1 Разработка структуры реляционных таблиц

Определим, из каких полей будет состоять каждая таблица.




Рисунок 2.2.1 - Информационно-логическая модель предмет­ной области


«КОНТРОЛЬ ЗНАНИЙ»

Пусть в нашей задаче запись таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛИ будет содержать следующие сведения: код преподавателя, фамилию, имя, отчество, должность (ассистент, преподаватель, старший преподаватель, доцент, профессор), читаемые дисциплины (материаловедение, детали машин и т.п.), телефон.

Записи таблицы СТУДЕНТЫ будут содержать: код студента, фамилию, имя, отчество, группа, год рождения, средний балл успеваемости.

Поля таблицы ФОРМЫ КОНТРОЛЯ ЗНАНИЙ - номер, дата, код преподавателя, код студента, форма контроля знаний (экзамен, зачет, дифференцированный зачет, тестирование, контроль остаточных знаний, модуль, домашнее задание, контрольная работа и др.), тема, результат.


2.2.2 Установление связей между таблицами

Связь между таблицами ПРЕПОДАВАТЕЛИ и ФОРМЫ КОНТРОЛЯ ЗНАНИЙ будет осуществляться по коду преподавателя. Связь между таблицами СТУДЕНТЫ и ФОРМЫ КОНТРОЛЯ ЗНАНИЙ будет производиться по коду студента.


2.2.3 Определение имен, типов и размеров полей в таблицах

Подготовим описание свойств полей для каждой из таблиц.

Таблица 2.2.1 - Описание полей таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛИ

Имя поля	Тип данных	Размер
Код сотрудника	Текстовый	3
Фамилия	Текстовый	20
Имя	Текстовый	20
Отчество	Текстовый	20
Должность	Текстовый	15
Читаемые дисциплины	Текстовый	50
Телефон	Текстовый	10

Таблица 2.2.2 - Описание полей таблицы СТУДЕНТЫ

Имя поля	Тип данных	Размер
Код студента	Текстовый	3
Фамилия	Текстовый	20
Имя	Текстовый	20
Отчество	Текстовый	20
Группа	Текстовый	30
Год рождения	Дата/время
Средний балл	Числовой

Таблица 2.2.3 - Описание полей таблицы ФОРМЫ КОНТРОЛЯ ЗНАНИЙ

Имя поля	Тип данных	Размер
Номер	Счетчик
Дата	Дата/время
Код преподавателя	Текстовый	3
Код студента	Текстовый	3
Форма контроля знаний	Текстовый	20
Тема	Текстовый	50
Оценка	Числовой

2.3 Разработка таблиц, форм, запросов, отчетов средства­ми СУБД MS Асcess»

2.3.1 Создание базы данных

После запуска Асcess на экране появляется окно Создание, в котором нужно щелкнуть по значку Новая база данных и кнопке ОК (см. рисунок 2.2.2). В появившемся окне Файл новой базы данных (см. рисунок 2.2.3) надо выбрать папку, в которой будет размещен файл, задать имя базы данных, например, «Контроль знаний» и нажать кнопку Создать. В результате выполнения этой команды открывается окно базы данных «Контроль знаний» (см. рисунок 2.2.4).



Рисунок 2.2.2 – Создание базы данных



Рисунок 2.2.3 - Файл новой базы данных



Рисунок 2.2.4 – База данных

Выбрав закладку Таблицы, можно создать таблицы. Создание таблицы состоит из двух этапов. На первом этапе определяется ее структура, на втором - в таблицу вводятся данные. Для создания новой таблицы надо нажать кнопку Создать. В открывшемся ок­не Новая таблица следует выбрать один из режимов создания таблицы, например, Конструктор (см. рисунок 2.2.5).



Рисунок 2.2.5 – Окно создания таблиц

При выборе режима конструктора таблиц появляется окно Таблица1: таблица (см. рисунок 2.2.6), в котором определяется структура таблицы. Для каждого поля задаются имя, тип данных, размер и другие свойства . Для определения ключа выделяются поля, составляю­щие ключ, и на панели инструментов нажимается кнопка Клю­чевое поле или выполняется команда Правка/Ключевое поле.



Рисунок 2.2.6 – Создание таблицы в режиме конструктора

Для рас­сматриваемой задачи создадим три таблицы: ПРЕПОДАВАТЕЛИ, СТУДЕНТЫ, ФОРМЫ КОНТРОЛЯ ЗНАНИЙ в соответствии с таблицами 2.2.1, 2.2.2, и 2.2.3. После определения структуры таблицы ее нужно сохранить. Для этого используется команда Файл/Сохранить или кнопка Со­хранить на панели инструментов. В окне Сохранение (см. рисунок 2.2.7) вводится имя таблицы, например, ПРЕПОДАВАТЕЛИ.



Рисунок 2.2.7 – Сохранение таблицы

После сохранения таб­лицы можно перейти ко второму этапу - вводу данных.

2.3.2 Ввод данных в таблицу

Ввод данных можно осуществлять в Режиме конструктора и Режиме таблицы. Пере­ход из режима в режим выполняется щелчком по кнопке Вид или выполнением команды Вид/Режим таблицы (см. рисунок 2.2.8). Введите данные в таблицы. Общее количество записей в таблицах должно быть не менее 15.

Более удобный способ ввода данных - с помощью форм. О том, как разработать формы для ввода данных, см. ниже.



Рисунок 2.2.8 – Ввод данных в таблицу


2.3.3 Установление связей между таблицами

Для того чтобы определить и запомнить связи между табли­цами, нужно задать схему данных. Для этого выполнить команду Сервис/Схема данных.



Рисунок 2.2.9 – Окно добавление таблицы

В окне Добавление таблицы (см.рисунок 2.2.9) следует вы­делить все нужные таблицы и нажать кнопку Добавить. После включения всех необходимых таблиц в схему надо нажать кноп­ку Закрыть (см. рисунок 2.2.10). Устанавливая связи между парой таблиц в схеме данных, надо выделить в главной таблице ключевое поле (например, в таблице ПРЕПОДАВАТЕЛИ - Код преподавателя), далее при нажатой левой кнопке мыши перенести курсор в соответст­вующее поле (поле - Код преподавателя) подчиненной таблицы (таблица ФОРМЫ КОНТРОЛЯ ЗНАНИЙ).



Рисунок 2.2.10 – Окно схемы данных

После установления связи открывается окно Изменение связей (см. рисунок 2.2.11), в котором можно задать параметр обес­печения целостности данных, а также автоматическое каскадное обновление и удаление связанных записей. После задания пара­метров нажмите на кнопку Создать.



Рисунок 2.2.11 – Окно изменения связей

Схема данных базы «Формы контроля» представлена на рисунке 2.2.12.



Рисунок 2.2.12 - Схема данных базы «Формы контроля»

2.4 Разработка форм для ввода, просмотра и редактиро­вания данных

2.4.1 Создание форм

Формы позволяют расположить элементы информации в виде, наиболее удобном пользователю. Любая форма должна быть предварительно сконструирована. Перед началом конструирова­ния надо определить, с каких документов будет производиться ввод данных и какова последовательность ввода таблиц. При за­грузке таблиц нужно придерживаться следующих требований:

• независимо могут загружаться таблицы, которые не подчине­ны каким-либо другим таблицам;

• таблицы, подчиненные каким-либо другим таблицам, могут загружаться либо одновременно с ними, либо после загрузки главных таблиц.

В зависимости от того, данные из скольких таблиц отражены в форме, различают однотабличные и многотабличные формы.

При разработке однотабличной формы для рассматриваемой задачи выберем объект Формы и нажмем кнопку Создать. В диалоговом окне Новая форма (см. рисунок 2.2.13) выберем режим создания формы, например, Автоформа в столбец. Выберем также в качестве ис­точника данных таблицу, например, ПРЕПОДАВАТЕЛИ. Нажмите кнопку ОК.



Рисунок 2.2.13 – Окно новой формы

После на­жатия кнопки ОК на экране появится построенная форма. Для редактирования надписей, шрифтов и других параметров нужно перейти в режим конструктора форм, нажав на кнопку Вид либо выполнив команду, Вид/Конструктор форм. Аналогично созда­ются формы для ввода информации о ПРЕПОДАВАТЕЛЯХ и ФОРМАХ КОНТРОЛЯ ЗНАНИЙ.



Рисунок 2.2.14 – Окно формы ПРЕПОДАВАТЕЛИ

2.4.2 Создание полей со списками

Для удобства ввода информации в некоторые поля можно соз­дать списки или поля со списками, Поле со списком объединяет поле, в которое нужно ввести данное и список. Список может со­держать несколько значений или записи из связанной таблицы. В списке можно выбрать одно из значений и ввести его в поле фор­мы. Например, для того чтобы не вводить каждый раз тип формы контроля, можно создать поле со списком. После создания формы ФОРМА КОНТРОЛЯ ЗНАНИЙ преобразуем поле Форма контроля знаний в поле со списком. Для этого перейдем в режим Конструктора и щелкнем по полю Форма контроля знаний правой кнопкой мыши, в появившемся контекстном меню выберем команду Преобразовать элемент в - поле со списком (см. рисунок 2.2.15).



Рисунок 2.2.15 – Создание поля со списком

Аналогичным образом вызовем команду Свойства для поля Форма контроля знаний. На закладке Данные (см. рисунок 2.2.16) зададим Тип источника строк - Список зна­чений.



Рисунок 2.2.16 – Окно свойств поля Форма контроля знаний

В строке Источник строк перечислим значения через точку с запятой: экзамен; зачет; дифференцированный зачет; тестирование; контроль остаточных знаний; модуль; домашнее задание; контрольная работа и др. (см. рисунок 2.2.17).



Рисунок 2.2.17 - Окно свойств поля Форма контроля знаний

Редактируя подчиненную форму ФОРМЫ КОНТРОЛЯ ЗНАНИЙ, можно создать поля со списками Преподаватели и Студенты. Это позволит про­сматривать и вводить значения, которые уже имеются в таблицах ПРЕПОДАВАТЕЛИ и СТУДЕНТЫ. Например, создадим поле со спи­ском Преподаватели с помощью мастера. Для этого, в режиме Конструктора, удалим имею­щееся поле Код преподавателя из формы, выделив его и нажав клавишу Delete. Нажмем на панели элементов кнопку Мастера элемен­тов (см.рисунок 2.2.18).



Рисунок 2.2.18 – Панель элементов

Затем выберем кнопку Поле со списком (см.рисунок 19), установим указа­тель мыши на место удаленного поля и нажмем кнопку мыши.



Рисунок 2.2.19 – Панель элементов

После того как мы отпустим кноп­ку мыши, запустится мастер, который откроет диалоговое окно Создание полей со списком (см.рисунок 2.2.20). В этом окне выберем вариант Объект «поле со списком» будет использовать значения из табли­цы или запроса.



Рисунок 2.2.20 - Диалоговое окно Создание полей со списком

Нажмем кнопку Далее и в следующем окне вы­берем таблицу ПРЕПОДАВАТЕЛИ, которая будет поставлять значе­ния в список поля. В следующем окне выберем поля для образо­вания записей списка. Это поля Код преподавателя и Фамилия. В следующем окне в появившейся таблице определим ширину столбца в соответствии с размером значений. Для этого устано­вим указатель мыши на границу столбца и перенесем эту границу вправо или влево. В следующем окне отметим Сохранить в поле и выберем поле Код преподавателя, в которое будут вводиться зна­чения из списка. Далее введем подпись поля со списком - Преподаватель. Нажмем кнопку Готово. В результате получим поле со списком Преподаватель. Список будет содержать фамилии преподавателей из таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛИ. Аналогично создадим поле со списком Студент.

Отредактированная форма ФОРМЫ КОНТРОЛЯ ЗНАНИЙ может вы­глядеть так, как показано на рисунке 2.2.21.



Рисунок 2.2.21 - Отредактированная форма ФОРМЫ КОНТРОЛЯ ЗНАНИЙ


2.5 Поиск данных с помощью фильтров и запросов

2.5.1 Создание фильтров

Фильтр - это набор условий, применяемый для отбора под­множества записей из таблицы или формы. Простейшим спосо­бом задания условия отбора записей является выделение в табли­це или форме некоторого значения поля или его части. Такой фильтр называется фильтром по выделенному. Например, нам нужно проанализировать формы контроля, проведенные определен­ным преподавателем. Для этого откроем форму ФОРМЫ КОНТРОЛЯ ЗНАНИЙ, най­дем запись, в которой в поле Фамилия записана фамилия этого преподавателя. Далее, на этом поле нажав правую кнопку мыши, вызовем контекстное меню и выполним команду Фильтр по вы­деленному. В результате фильтрации будут отобраны записи о формах контроля, проведенные преподавателем. Отменить действие фильтра можно вы­полнив команду Записи/Удалить фильтр либо выбрав команду Удалить фильтр в контекстном меню.

Другой тип фильтра - обычный. С его помощью можно про­водить фильтрацию сразу по нескольким условиям отбора. Мож­но установить также фильтры «или». С их помощью можно найти записи, в которых будет обнаружено совпадение хотя бы с одним из нескольких условий отбора Обычный фильтр вызывается командой Записи/ Фильтр/ Изменить фильтр. На экране появится пустая форма, похожая на пустой лист данных с одной строкой для за­писи. Далее нужно щелкнуть мышью по тому полю, по которому вы хотите задать условие отбора. Появится направленная вниз стрелка. Щелкните по этой стрелке и выделите в списке то значе­ние, которое вам нужно. Значение в поле можно просто напеча­тать. Можно ввести в различные поля столько условий, сколько вам нужно. Затем нажмите на кнопку Применение фильтра.

Расширенный фильтр позволяет задавать несколько условий по каждому полю, а также сортировать отобранные записи.

2.5.2 Создание запросов

2.5.2.1 Запрос на выборку

С помощью запроса можно выбрать необходимые данные из нескольких взаимосвязанных таблиц. Запрос можно сохранить под определенным именем для того, чтобы использовать его в любой момент или создать на его базе форму либо отчет. Через запрос можно производить обновление данных в таблицах, до­бавление, удаление записей, а также вычисления. Для создания запроса можно выбрать Режим конструктора или использовать Мастер запросов. Выберем объект Запрос и строку Создание за­проса в режиме конструктора. В появившемся окне Добавле­ние таблицы необходимо выбрать одну или несколько таблиц, из которых будут выбираться данные, и нажать кнопку Добавить. Далее закрыть окно Добавление таблицы и в окне <Имя запроса>: запрос на выборку перенести нужные поля из таблицы в строку Поле бланка запроса. Затем надо задать условия отбора, которые записываются в соответствующие столбцы первой стро­ки Условие отбора. Между условиями в разных полях одной строки выполняется логическая операция «и».

Например, создадим запрос для вывода списка форм контроля, прове­денных за последнюю неделю преподавателем Ивановым. (в каче­стве текущей даты примем 15 декабря 2005 года). Выберем стро­ку Создание запроса в режиме конструктора. В окне Добавле­ние таблицы выберем таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛИ и ФОРМЫ КОНТРОЛЯ ЗНАНИЙ, нажмем кнопку Закрыть. В следующем окне перенесем в бланк запроса из таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛИ поле Фамилия, из таблицы ФОРМЫ КОНТРОЛЯ ЗНАНИЙ поле Форма контроля знаний и поле Дата два раза, т.к. у нас два условия по дате: первое Дата <15 декабря, второе Дата > 8 декабря. Снимем галочку в поле Дата в третьем столбце для того, чтобы информация о дате не выводилась на экран два раза. Окно конструктора разработанного запроса представлено на рисунке 2.2.22.



Рисунок 2.2.22 - Запроса на выборку в режиме конструктора

Для того чтобы выполнить запрос, надо нажать на панели кон­структора запросов кнопку Запуск или кнопку Вид/Режим таблицы. На экране появится окно запроса в режиме таблицы с данными из таблиц ПРЕПОДАВАТЕЛИ и ФОРМЫ КОНТРОЛЯ ЗНАНИЙ, отвечающими заданным услови­ям отбора.



Рисунок 2.2.23 - Запроса на выборку в режиме таблицы

2.5.2.2 Запрос на обновление

Позволяет обновить все записи табли­цы, а не редактировать каждую запись отдельно. Допустим, у всех сотрудников, имеющих номер телефона 23-45-67, нужно заменить номер на 34-56-78. Создадим запрос на обновление.

Выберем объект Запросы и Режим конструктора создания за­проса. Добавим одну таблицу ПРЕПОДАВАТЕЛИ. Перенесем в бланк запроса поле Телефон. Выполним команду За­прос/Обновление. В строку Условие отбора введем старый но­мер, а в строку Обновление – новый номер телефона, см. рисунок 2.2.24. Щелкнем по кнопке Запуск на панели инструментов и в ответ на предложение обновить записи в таблице ПРЕПОДАВАТЕЛИ щелкните по кнопке Да.

Аналогично можно составить запрос на удаление записей по заданному условию.



Рисунок 2.2.24 - Запроса на обновление в режиме конструктора

2.5.2.3 Итоговый запрос

Позволяет обобщить данные таблицы и рас­считать для определенного поля сумму, среднее, минимальное и максимальное значения. Для этих целей можно использовать Мастер простых запросов или создать запрос самостоятельно в режиме конструктора. Подсчитаем общее количество форм контроля, проведенных преподавателями. Создадим сначала базовый запрос в режиме конструктора, в который включим нужные нам поля из двух таблиц: поле Фамилия из таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛИ и поле Дата из таблицы ФОРМЫ КОНТРОЛЯ ЗНАНИЙ. Сохраним запрос с именем База (см. рисунок 2.2.25).



Рисунок 2.2.25 - Базовый запрос в режиме конструктора

Затем создадим итоговый запрос. Выбрав объект Запросы, нажмем на кнопку Создать и выберем Простой запрос. В раскрывающемся списке выберем наш базовый запрос База. Нажмем на кнопку >> для того, чтобы выбрать оба поля, эти поля переместятся в правое окошко. Нажмем кнопку Далее. В следующем окне установим переключатель Итоговый и щелкнем по кнопке Итоги. Установим не­обходимый флажок, в нашем примере это Подсчет записей, нажмем на ОК, затем на кнопку Далее, выберем интервал группировки дат и в сле­дующем окне введем имя запроса и нажмем кнопку Готово, Результат см. на рисунок 2.2.26.

Рисунок 2.2.26 - Окно итогового запроса

2.5.2.4 Перекрестный запрос

Обеспечивает подведение итогов по данным из таблицы или запроса, группируя их по двум или нескольким полям. Результат представляется в виде перекрестной таблицы. В первом столбце перекрестной таблицы отображаются значения из полей базо­вой таблицы или запроса; количество полей для первого столбца может доходить до трех. Из значений другого поля формируются заголовки столбцов.

Например, построим перекрестный запрос для анализа форм контроля, проведенных преподавателями со студентами. Перед тем как запустить Мас­тер перекрестных запросов следует сформулировать базовый запрос, объединяющий нужные нам поля из разных таблиц. Ниже показан базо­вый запрос, который объединяет поля таблиц, см. рисунок 2.2.27.



Рисунок 2.2.27 - Базовый запрос в режиме конструктора

После создания базового запроса, который включает в себя все необходимые для перекрестного запроса поля, можно запускать Мастер перекрестных запросов. В окне базы данных выберите объект Запросы, а затем щелкните по кнопке Создать. В диало­говом окне Новый запрос дважды щелкните на строке Перекре­стный запрос. На первом шаге мастера установите переключа­тель Запросы и в списке запросов выделите базовый запрос. На­жмите на кнопку Далее. На втором шаге мастера задайте поля для заголовков строк, выберите Фамилию преподавателя и нажмите на Далее. На следующем шаге выделите поле Фамилия студента, значения этого поля будут использоваться в качестве заголов­ков столбцов. На следующем шаге выберите в списке функций функцию Число, нажмите Далее, задайте имя запроса и нажмите на кнопку Готово.

Перекрестная таблица, полученная в результате, показана на рисунке 2.2.28.



Рисунок 2.2.28 - Результат выполнения перекрестного запроса.

2.6. Создание отчетов

Перед началом конструирования отчета необходимо подгото­вить его макет, в котором отразить состав и содержание разделов. Наиболее простой способ создания отчета - с помощью мастера. Другой способ - самостоятельное создание отчета в режиме кон­структора. Созданный мастером отчет можно доработать в режи­ме конструктора.

Для создания отчета в окне базы данных нужно выбрать объ­ект Отчеты и нажать на кнопку Создать. Далее выбрать одну или несколько таблиц или запрос, из которых будут поставляться данные в отчет, и способ создания отчета. При создании отчета в режиме конструктора в окне первоначально отображаются пус­тые разделы отчета: заголовок, верхний и нижний колонтитулы, область данных и примечание. В заголовок помещается текст из шапки макета отчета. В колонтитул обычно помещают заголовки, даты и номера страниц. В области данных размещаются поля таблиц базы данных.

Например, создадим отчет для вывода списка студентов. Выберем объект Отчеты и нажмем на кнопку Создать. В окне Новый отчет (рисунок 2.2.29) выберем Автоотчет: ленточный и таблицу СТУДЕНТЫ.



Рисунок 2.2.29 – Окно нового отчета

Для просмотра созданного отчета перейдем в режим предварительного просмотра, нажав кнопку Вид. Отчет при про­смотре отразится таким, каким он будет напечатан (рисунок 2.2.30).



Рисунок 2.2.30 – Результат выполнения отчета

Перейдите в режим конструктора полученного отчета и отредактируйте поле Средний балл, удалите поле Код студента. Отредактированный отчет показан на рисунке 2.2.31.



Рисунок 2.2.31 – Результат редактирования отчета

2.7 Создание диаграмм

Диаграммы позволяют наглядно представить данные из таб­лиц или запросов. Диаграмму можно добавить в форму или отчет. Перед тем как запустить Мастер диаграмм, нужно убедиться в том, что в отчете или запросе имеются все данные, необходимые для создания диа­граммы.

Построим диаграмму для наглядного представления количест­ва форм контроля, проведенных преподавателями, на основании созданного нами перекрестного запроса. В окне базы данных выберем объект Формы и нажмем на кнопку Создать. В окне Новая форма выберем Диаграмма, в раскрывающемся списке выделим имя перекрестного запроса (см.рисунок 2.2.32) и нажмем кнопку ОК.

В окне мастера поместим поля Фамилия и Итого в список Поля диаграммы и нажмем на Далее. В следующем окне выбе­рем тип диаграммы Объемная гистограмма и нажмем на Далее. В следующем окне на­жмем на кнопку Далее, а в появившемся окне наберем название диаграммы и нажмем на кнопку Готово. Для редактирования диаграммы откройте форму с диаграммой в ре­жиме конструктора и вызовите для нее контекстное меню. В кон­текстном меню выполните команду Объект Диаграм­ма/Изменить. Диаграмма, демонстрирующая количество форм контроля проведенная преподавателями, пред­ставлена на рисунке 2.2.33.



Рисунок 2.2.32 – Окно новой формы



Рисунок 2.2.33 - Построенная диаграмма.

Построенную диаграмму можно сохранить, задав ей имя.

2.8. Создание кнопочной формы

Для объединения всех разработанных объектов (таблиц, форм, запросов, отчетов) в едином диалоговом приложении создаются кнопочные формы. Кнопочная форма - это панель управления приложением. Кнопки такой формы обеспечивают вызов отдель­ных объектов или других кнопочных форм.

Создадим главную кнопочную форму, которая будет исполь­зоваться как панель управления базы данных КОНТРОЛЬ ЗНАНИЙ. Вы­полним команду Сервис/Служебные программы/Диспетчер кнопочных форм. В появившемся окне диспетчера кнопочных форм формируется список кнопочных форм разных уровней. Для формирования элементов главной кнопочной формы нажмем кнопку Изменить. В окне диалога Изменение страницы кнопочной формы пере­именуем строку Главная кнопочная форма в приложение КОНТРОЛЬ ЗНАНИЙ, введя это имя в поле Название кнопочной фор­мы.

Для формирования кнопок, обеспечивающих выполнение пользователем своих задач, нажмем кнопку Создать. На экране появится окно Изменение элемента кнопочной формы. В стро­ке Текст наберем подпись для первой кнопки, например, «Новый студент». В строке Команда выберем команду Открыть форму для добавления. В строке Форма выберем форму СТУДЕНТЫ. Аналогично можно создать другие элементы кнопочной формы, задав соответствующие подписи, команды и названия форм, запросов и отчетов. После завершения работы с диспетче­ром кнопочных форм в списке форм базы данных появляется Кнопочная форма. Главная кнопочная форма будет запускаться при открытии базы данных, т.к. ссылка на эту форму создается диспетчером кнопочных форм в параметрах запуска. В кнопоч­ную форму можно вставить рисунок. Для этого нужно переклю­чить кнопочную форму в режим конструктора. Щелкнуть на об­ласти формы правой кнопкой мыши, вызвать Контекстное меню/Свойства. В открывшемся окне свойств (рисунок 2.2.34) на закладке Макет в строке Рисунок указать путь и имя графического файла. Готовая кнопочная форма представлена на рисунке 2.2.35.



Рисунок 2.2.34 – Окно свойств кнопочной формы



Рисунок 2.2.35 - Готовая кнопочная форма

Список использованных источников

1 Горев, А. Эффективная работа с СУБД / А. Горев. - СПб.: Питер, 1997.- 300с.

2 Бекаревич, Ю.Б., Управление базами данных / Ю.Б. Бекаревич, Н.В. Пушкина, Е.Ю. Смирнова. - СПб.: Изд. СпбГУ, 1999. -230с.

3. Робинсон, С. Мicrosoft АССЕSS 2000. Учебный курс / С. Робинсон. - Спб.: Питер, 2001.

4. Дубнов, П.Ю. АССЕSS 2000. Проектирование баз дан­ных / П.Ю. Дубнов. - М.: ДМК, 2000.

5. Корнелюк, В.К. АССЕSS 97/ 3.Е. Веккер, Н.Б. Зиновьев. - М.: Солон,1998.

6. Пол Киммел. Программирование для Мicrosoft АССЕSS 2000. М.: Издательский дом «Вильямc», 2000.

7. Конюховский, П.В. Экономическая ин­форматика / Д.Н. Колесова. - Спб.: Питер, 2000.