Менеджмента качества

Вид материала

Содержание

Владелец процесса
3.Область применения 7
10.2 Схема планирования процесса размещения госзаказа 15
10.5 Этапы размещения заказа государственным заказчиком путем открытого конкурса 19
Схема процесса «Материально-техническое обеспечение»
Карта ДП «Материально-техническое обеспечение»
Пороговые значения
Область применения
Нормативные ссылки
5. Термины, определения и сокращения
Государственный заказчик
Государственный контракт
Единая комиссия по размещению государственного заказа
Запрос котировок
Открытый аукцион в электронной форме
Открытый конкурс
Поставщик (исполнитель, подрядчик)
Содержание процедуры
7. Управление процедурой
8. Лист ознакомления с процедурой
...
Полное содержание

Подобный материал:

	ГОУ ВПО «Забайкальский государственный гуманитарно-педагогический университет им. Н.Г. Чернышевского»
	Система менеджмента качества

СОГЛАСОВАНО

Представитель руководства-

уполномоченный по качеству ЗабГГПУ

_______________ С.Е.Старостина

«15» апреля 2011 г.

УТВЕРЖДАЮ

Ректор ЗабГГПУ

_________________И.И.Катанаев

«15» апреля 2011 г.

Процесс «Материально-техническое обеспечение»

Документированная процедура

ДП 03-01

«Материально-техническое обеспечение»

Владелец процесса:

проректор по организационно-правовым

вопросам и региональным программам

Симатов Андрей Анатольевич

______________________

«15» апреля 2011 г.

Данный документ является интеллектуальной собственностью ЗабГГПУ

Чита – 2011

______________________________________________________________________

Версия 02 Экземпляр №1

СОДЕРЖАНИЕ

1.Схема процесса «Материально-техническое обеспечение» 3

2.Карта ДП «Материально-техническое обеспечение» 6

3.Область применения 7

4.Нормативные ссылки 7

5. Термины, определения и сокращения 7

6.Содержание процедуры 8

7. Управление процедурой 9

8. Лист ознакомления с процедурой 11

9. Лист регистрации изменений 12

10. Приложения 13

10.1 Блок-схема «Материально-техническое обеспечение» 13

10.2 Схема планирования процесса размещения госзаказа 15

10.3 Этапы размещения заказа государственным заказчиком путем запроса котировок 17

10.4 Этапы размещения заказа государственным заказчиком путем открытого аукциона 18

10.5 Этапы размещения заказа государственным заказчиком путем открытого конкурса 19

10.6 Этапы размещения заказа государственным заказчиком путем открытого аукциона в электронной форме (ОАЭФ) 20

10.7 Форма документа 1 21

10.8 Форма документа 2 23

Схема процесса «Материально-техническое обеспечение»

Цель процесса: осуществление процесса материально-техническое обеспечения в соответствии с действующим законодательством

Карта ДП «Материально-техническое обеспечение»

Критерии	Показатели	Пороговые значения	Периодичность мониторинга и анализа	Способ расчета показателей	Ответственность
Эффективность использования средств бюджета и внебюджетных источников финансирования	Процент экономии бюджетных средств	8%	4 раза в год	Процентное выражение разности между начальной (максимальной) ценой государственного контракта и фактической ценой контракта	Управление МиПО
Своевременность и качество поставляемой продукции, выполненных работ, услуг	Наличие некачественных товаров в поставляемой продукции	≤3%	4 раза в год	Сопоставление условий государственного контракта и их фактического исполнения	Юридическая служба
	Превышение срока оказания услуг, выполнения работ	10% от срока исполнения ГК	4 раза в год	Сопоставление условий государственного контракта и их фактического исполнения	Юридическая служба
Соответствие процесса МТО требованиям законодательства	Отсутствие предписаний ФАС, административных взысканий	0 %	4 раза в год	Данные проверки документов ФАС	Проректор по организационно-правовым вопросам и региональным программам

Область применения

Настоящая документированная процедура устанавливает единые требования и порядок организации процесса «Материально-техническое обеспечение».

Материально-техническое обеспечение способствует функционированию в штатном режиме структурных подразделений университета с учетом современных требований к управленческой деятельности.

Документированная процедура разработана в соответствии с требованиями ISO 9001:2008.

Требования документированной процедуры являются обязательными для подразделений университета, задействованных в процессе «Материально-техническое обеспечение».

Нормативные ссылки

В ДП учитываются положения и требования следующих нормативных документов:

ISO 9000:2005 Система менеджмента качества. Основные положения и словарь;
ISO 9001:2008 Система менеджмента качества. Требования;
Бюджетный кодекс Российской Федерации;
Гражданский кодекс Российской Федерации, часть I и часть II;
Федеральный закон от 21 июля 2005 г. №94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд" с изменениями и дополнениями;
Федеральный закон о федеральном бюджете на соответствующий финансовый год;
Устав ЗабГГПУ;
Локальные нормативно-правовые акты ЗабГГПУ;
Прочие законодательные акты.

Все указанные нормативные документы используются в работе в их последней действующей редакции.

5. Термины, определения и сокращения

5.1. В ДП применяются следующие термины и определения:

Анализ – деятельность, направленная для установления пригодности, адекватности, результативности рассматриваемого объекта для достижения установленной цели.

Государственный заказчик – бюджетное учреждение при размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг за счет бюджетных средств и внебюджетных источников финансирования.

Государственный контракт – гражданско-правовой договор, заключенный в результате размещения государственного заказа

Документированная процедура – документ, описывающий установленный способ осуществления деятельности или процесса.

Единая комиссия по размещению государственного заказа – утвержденная в установленном порядке комиссия для организации процедур по размещению государственного заказа.

Запрос котировок – оперативный способ размещения заказа, при котором заявки участников сопоставляются только по цене.

Открытый аукцион – способ размещения заказа, при котором осуществляется закупка на товары (работы, услуги), для которых существует устоявшийся рынок и торги осуществляются в открытом режиме.

Открытый аукцион в электронной форме – способ размещения заказа, при котором осуществляется закупка на товары (работы, услуги), для которых существует устоявшийся рынок и торги осуществляются в открытом режиме на электронных площадках в сети Интернет.

Открытый конкурс – способ размещения заказа, при котором заявки участников оцениваются по нескольким критериям и начальная (максимальная) сумма контракта не ограничена.

Планирование – упорядоченный, основанный на обработке информации процесс по разработке планов университета и его структурных подразделений, которые определяют показатели для достижения целей в будущем.

Поставщик (исполнитель, подрядчик) – организация или лицо, предоставляющее продукцию (выполняющее работы, оказывающее услуги).

Соответствие – выполнение требований.

Требование – потребность или ожидание, которое установлено, обычно предполагается или является обязательным.

Эффективность – связь между достигнутым результатом и использованными ресурсами.

5.2. В ДП используются следующие обозначения и сокращения:

АХЧ – административно-хозяйственная часть;
ГОСТ РФ – государственный стандарт Российской Федерации;
ДП – документированная процедура;
СМК – система менеджмента качества;
ОПВиРП – организационно-правовые вопросы и региональные программы;
УБУиФК – Управление бухгалтерского учета и финансового контроля;
УМиПО – Управление мониторинга и правового обеспечения.\

Содержание процедуры

Материально-техническое обеспечение деятельности организации является одним важнейших процессов в системе стратегического менеджмента. Устойчивое развитие и обновление материально-технической базы является залогом эффективной и продуктивной деятельности организации. Одновременно с этим, необходимо отметить, что в современных условиях особую актуальность представляет эффективное использование бюджетных средств в организации.

Представленная схема процесса демонстрирует планомерность и строгую последовательность в решении вопросов материально-технического обеспечения в соответствии с требованиями Федерального закона от 21.07.2005 г. № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд». Определяющим моментом в эффективной организации работы по данному направлению является планирование на календарный год процесса материально-технического обеспечения.

7. Управление процедурой

Систематизация и анализ заявок на оборудование, ремонт, оказание услуг и пр. осуществляется УМиПО. Определяющее решение по обновлению материально-технической базы принимается на заседании ректората университета с учетом программы развития университета и направлений развития в рамках стратегического менеджмента.

Формирование начальной (максимальной) цены контракта происходит посредством общения по электронной почте с поставщиками товара, поиск необходимого товара в прайс-листах в сети Интернет. Начальная (максимальная) цена контракта на выполнение ремонтных работ объекта определяется путем составления локального сметного расчета на ремонт этого объекта. Перед проведением торгов на право заключения государственного контракта на выполнение крупномасштабных строительных работ проводится выбор исполнителя (путем торгов) разработки проектно-сметной документации, в результате которой выясняется общая стоимость планируемых работ.

Если объем планируемой закупки по одноименным товарам, работам, услугам не превышает 100000 рублей в квартал, то эта закупка малого объема осуществляется без проведения торгов путем заключение договора на поставку товара, оказание услуг, выполнение работ. Выбор исполнителя происходит на основании наличия нужной продукции (перечня оказываемых услуг, выполнения работ) у поставщиков (исполнителей, подрядчиков), с которыми ранее имелись договорные отношения, выполненные качественно и в полном объеме, а также посредством сравнения цены (сроков, гарантийных обязательств) поставки товаров, оказания услуг, выполнения работ потенциальных участников размещения заказа, сложившейся на рынке в момент возникновения потребности на поставку товара, оказание услуг, выполнение работ.

Непосредственное размещение информации в сети Internet, проведение торгов, заключение государственного контракта, контроль за его исполнением осуществляет УМиПО. Общее руководство процессом материально-технического обеспечения проводит проректор по организационно-правовым вопросам и региональным программам, являющийся одновременно председателем Единой комиссии по размещению государственного заказа.

Порядок выполнения операций процесса «Материально-техническое обеспечение» отображен на блок-схеме (Приложение 10.1 к ДП).

Планирование процесса размещения госзаказа отображено на схеме (Приложение 10.2 к ДП). Этапы размещения заказа государственным заказчиком путем запроса котировок отображены на схеме (Приложение 10.3 к ДП). Этапы размещения заказа государственным заказчиком путем открытого аукциона отображены на схеме (Приложение 10.4 к ДП). Этапы размещения заказа государственным заказчиком путем открытого конкурса отображены на схеме (Приложение 10.5 к ДП).

Продукция, поставляемая по государственному контракту, должна соответствовать государственным стандартам, техническим условиям, изложенным в паспорте к изделию и условиям контракта, которые содержатся в техническом задании, являющегося неотъемлемой частью любого способа размещения заказа. В Типовых формах договоров (Приложения 10.6, 10.7 к ДП), заключаемых ЗабГГПУ и поставщиками (исполнителями) в соответствии с ГКРФ, в п.2.4 содержится указание на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг надлежащего качества. К обязательным условиям относятся требования к качеству продукции, обеспечивающие ее безопасность для жизни и здоровья населения, охрану окружающей среды. Качество поставляемой продукции подтверждается сертификатами соответствия, формулярами, паспортами, иной технической документацией, а также соответствующей маркировкой. Если качество продукции окажется не соответствующим стандартам, техническим условиям, иной документации или условиям контракта, Заказчик вправе отказаться от принятия продукции, а если она уже оплачена, потребовать в установленном порядке ее замены. При приемке продукции по количеству и качеству стороны руководствуются законодательством Российской Федерации. Приемка продукции производится представителем Заказчика по формулярам поштучно и в комплектности. При исполнении наиболее масштабных и финансово затратных контрактов на всех этапах исполнения контракта составляются акты выполненных работ на промежуточных этапах.

Оценка эффективности процесса материально-технического обеспечения осуществляется посредством экономических методов, представленных в карте процесса.

8. Лист ознакомления с процедурой

Должность	Фамилия	Подпись	Дата
Проректор по административно-хозяйственной работе	В.В. Пономарев
Начальник УБУиФК	Т.Е. Оробинская
Начальник УМиПО	Д.Н. Пархоменко

Владелец процесса _______________________________

(подпись, дата)

9. Лист регистрации изменений

Номер изменения	Номер и дата распорядительного документа о внесении изменений	Дата внесения изменений	ФИО лица, утвердившего изменение	Подпись

10. Приложения

10.1 Блок-схема «Материально-техническое обеспечение»

Планирование процесса размещения госзаказа

Отв.: УМиПО

Подготовка внутренней заявки

Отв.: структурное подразделение

Подача заявки и ее согласование (наличие финансовых ресурсов, анализ потребностей)

Отв.: проректор по ОПВиРП.

Исп.: структурное подразделение

Заявка согласована?

Если да: в п. 5

Если нет: в п. 3

Объем закупки на сумму более 100000 рублей?

Если да: в п. 10

Если нет: в п. 6

Принятие решения об осуществлении закупок малого

объема

Исполнение: закупки малого объема

Отв.: Отдел снабжения

Контроль за исполнением закупок
Хранение финансовых документов

Отв.: УБУиФК

Принятие решения о проведении торгов

Отв.: ректор

Исп.:

Начальная максимальная цена госконтракта на торгах на сумму менее 500000 рублей?

Если да: в п. 13

Если нет: в п. 12

Наличие предмета закупок в перечне товаров (работ, услуг), размещение заказов, на которые осуществляется путем проведения аукциона?

Если да: в п. 14

Если нет: в п. 15

Размещение заказа путем проведения запроса котировок
Размещение заказа путем проведения аукциона, в том числе открытого аукциона в электронной форме
Размещение заказа путем проведения конкурса
Заключение госконтракта на поставку продукции (выполнение работ, оказание услуг) и поставка продукции, выполнение работ, оказание услуг
Регистрация госконтракта в ФК
Контроль за исполнением госконтракта

Отв.: Юридическая служба,

помощник ректора по строительству

Хранение документации, связанной с проведением торгов, и финансовых документов

Отв.: Единая комиссия по размещению госзаказа, УБУиФК

10.2 Схема планирования процесса размещения госзаказа

Формирование заказа
Маркетинговые исследования	Составление плана закупок	Определение типа закупок
Предконкурсная работа

Размещение заказа
Разработка конкурсной, аукционной документации	Приглашение к участию в торгах	Процедура закупки

Использование закупленной продукции

Распределение заказа между потребителями
Доставка товара потребителю	Контроль исполнения	Заключение договоров по закупкам малого объема	Заключение государственного контракта

10.3 Этапы размещения заказа государственным заказчиком путем запроса котировок

Принятие решения о проведении запроса котировок

(ст.10 94-ФЗ)

Подписание приказа о проведении запроса котировок

Направление запроса котировок лицам, осуществляющим поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг, предусмотренных извещением о проведении запроса котировок (ст.45 94-ФЗ)

Прием заявок на участие в запросе котировок (ст.46 94-ФЗ)

Разработка извещения о проведении запроса котировок (ст.43, ч.2 ст.45 94-ФЗ)

Размещение извещения о проведении запроса котировок и проекта государственного контракта на официальном сайте

(ч.1 ст. 45 94-ФЗ)

Размещение протокола рассмотрения и оценки заявок на участие в запросе котировок на официальном сайте

(ч.4 ст.47 94-ФЗ)

Рассмотрение и оценка заявок на участие в запросе котировок, определение победителя запроса котировок (ст. 47 94-ФЗ)

Передача победителю запроса котировок протокола оценки и сопоставления заявок на участие в конкурсе и проекта государственного контракта (ч.4 ст.47 94-ФЗ)

Заключение государственного или муниципального контракта

(ст. 47 94-ФЗ)

10.4 Этапы размещения заказа государственным заказчиком путем открытого аукциона

10.5 Этапы размещения заказа государственным заказчиком путем открытого конкурса

10.6 Этапы размещения заказа государственным заказчиком путем открытого аукциона в электронной форме (ОАЭФ)

10.7 Форма документа 1

ДОГОВОР

КУПЛИ - ПРОДАЖИ

г.Чита «___»________________ 20__ г.

ГОУ ВПО «Забайкальский государственный гуманитарно-педагогический университет им. Н.Г. Чернышевского», в лице ректора Катанаева Ивана Ивановича, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем «Покупатель» с одной стороны и ____________________________________,в лице ______________________________, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем «Продавец» с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:

1. ПРЕДМЕТ

1.1. Продавец обязуется передать Покупателю _______________________________ в количестве ______ штук (далее - товар), а Покупатель обязуется принять товар и оплатить оговоренную цену.

1.2. Продавец гарантирует, что товар свободен от любых прав и притязаний со стороны третьих лиц, в том числе не обременен залоговыми обязательствами, под арестом не состоит и не является объектом договора аренды, финансовой аренды (лизинга), заключенным с третьим лицом.

ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН

2.1. Продавец обязуется передать Покупателю товар в день перечисления денежных средств на счет Продавца. Одновременно с передачей товара Покупателю передается вся необходимая документация на товар.

2.2. Покупатель обязуется принять товар и оплатить его стоимость в размере ________________________ рублей ____ копеек.

2.3. Оплата по настоящему договору осуществляется путем перечисления денежных средств на счет Продавца.

2.4. Качество товара, передаваемого по настоящему договору, соответствует действующим в Российской Федерации стандартам и техническим условиям.

ИНЫЕ УСЛОВИЯ

3.1. Стороны освобождаются от ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязательств по настоящему договору в случае действия обстоятельств непреодолимой силы, прямо или косвенно препятствующих исполнению настоящего договора, то есть таких обстоятельств, которые независимы от воли сторон, не могли быть ими предвидены в момент заключения договора и предотвращены разумными средствами при их наступлении.

3.2. Споры и разногласия, возникшие из настоящего договора или в связи с ним, будут решаться сторонами путем переговоров. В случае недостижения согласия спор передается на рассмотрение в Арбитражный суд Забайкальского края.

3.3. Договор составлен в 2-х экземплярах, по одному для каждой из сторон.

3.4. Во всем остальном, не предусмотренном настоящим договором, стороны будут руководствоваться действующим законодательством РФ о розничной купле-продаже.

4. РЕКВИЗИТЫ СТОРОН

Покупатель		Продавец
ЗабГГПУ

Адрес: 672007 г. Чита, ул. Бабушкина, 129		Адрес:
ИНН 7536028226 КПП 753601001		ИНН КПП
Р/с:		Р/с:
Л/с:		Л/с:
БИК		БИК ОКАТО
КОД		КОД
Банк: ГРКЦ ГУ Банка России по		Банк:
Забайкальскому краю г.Чита

Ректор Катанаев И.И.

Подпись		подпись
М.П.		М.П.

10.8 Форма документа 2

ДОГОВОР

НА ОКАЗАНИЕ УСЛУГ

г. Чита «______» __________ 20__ г.

ГОУ ВПО «Забайкальский государственный гуманитарно-педагогический университет им. Н.Г. Чернышевского», в лице ректора Катанаева И. И., действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем «Заказчик» с одной стороны и ____________________ _____________________________________________________________, именуемый в дальнейшем «Исполнитель» с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:

1. ПРЕДМЕТ

1.1. По настоящему договору Исполнитель обязуется оказать услуги ______________________________________________________, а Заказчик обязуется эти услуги оплатить.

1.2. Стоимость услуг составляет _______________________________________ рублей.

1.3. Услуги оказываются «______» ______________ 20__ г.

ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН

2.1.Заказчик вправе проверять качество услуг, оказываемых Исполнителем.

2.2. Заказчик вправе отказаться от исполнения договора, в случае если Исполнитель нарушит сроки оказания услуг либо услуги оказаны с ненадлежащим качеством.

2.3. Заказчик обязан оплатить услуги согласно выставленным счетам, на расчетный счет Исполнителя.

2.4.Исполнитель обязуется безвозмездно исправить по требованию Заказчика все выявленные недостатки, если в процессе оказания услуг Исполнитель допустил отступление от условий договора, ухудшившее качество услуг.

ИНЫЕ УСЛОВИЯ

Заказчик		Исполнитель
ЗабГГПУ

Адрес: 672007 г. Чита, ул. Бабушкина, 129		Адрес:
ИНН 7536028226 КПП 753601001		ИНН КПП
Р/с:		Р/с:
Л/с:		Л/с:
БИК		БИК
КОД		КОД
Банк:		Банк:


Ректор Катанаев И.И.

Подпись		Подпись
М.П.		М.П.

Blog