Приказ от 28 июля 2006 г. N 377 об инструкции по делопроизводству в министерстве культуры и массовых коммуникаций российской федерации

Вид материала

Инструкция

Содержание 5. Контроль исполнения документов 6. Организация работы с документами в делопроизводстве 7. Порядок передачи документов на хранение в архив 8. Порядок работы с обращениями граждан Российская федерация

Подобный материал:

• Правительства Российской Федерации от 17. 06. 2004 n 289 Собрание закон, 8161.06kb.
• Постановлением Правительства Российской Федерации от 17. 06. 2004 n 289 Собрание закон, 8007.05kb.
• Постановлением Правительства Российской Федерации от 17. 06. 2004 n 289 Собрание закон, 7835.82kb.
• Министерство культуры и массовых коммуникаций российской федерации, 92.6kb.
• Руководителя Аппарата Правительства Российской Федерации - министра Российской Федерации, 400.66kb.
• Президента России Дмитрия Медведева с представителями интернет-сообщества, Минкомсвязи, 1856.27kb.
• Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти., 166.18kb.
• Приказ от 5 июня 2008 г. N 107 о введении в действие инструкции по делопроизводству, 4326.1kb.
• Председателя Правительства Российской Федерации М. Е. Фрадкова от 23 января 2006 г., 1026.9kb.
• Председателя Правительства Российской Федерации М. Е. Фрадкова от 23 января 2006 г., 1031.63kb.

4.2.5. В автоматизированных массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам (заголовок, вид документа, дата принятия, номер документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе).

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.

4.2.6. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации о деятельности Министерства.


5. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ


5.1. Контроль за исполнением документов и поручений


5.1.1. Контролю подлежит исполнение:

- поручений Президента Российской Федерации;

- поручений, содержащихся в актах Правительства Российской Федерации;

- поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации;

- поручений Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, данных во исполнение указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации;

- поручений Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, данных во исполнение федеральных законов;

- поручений Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, данных во исполнение актов Совета Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Государственной Думы, Федерального Собрания Российской Федерации;

- поручений Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, данных по парламентским запросам и запросам членов Совета Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и депутатов Государственной Думы, Федерального Собрания Российской Федерации;

- поручений, содержащихся в протоколах совещаний у Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей, а также в протоколах заседаний комиссий Правительства Российской Федерации;

- поручений, содержащихся в резолюциях Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителя, по рассмотренным документам;

- планов по выполнению актов и поручений Президента Российской Федерации, актов и поручений Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей;

- писем и документов, поступивших из Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации;

- писем и документов, поступивших из Счетной палаты Российской Федерации.


5.2. Сроки исполнения поручений


5.2.1. В поручении, как правило, устанавливается предельный срок его исполнения. Сроки исполнения поручений исчисляются в календарных днях с даты подписания.

5.2.2. Если срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению не позднее чем в месячный срок (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце нет такого числа, то до последнего дня месяца).

5.2.3. В случае если в тексте поручения вместо даты исполнения имеется указание "срочно", "незамедлительно" или аналогичное указание, поручение подлежит исполнению в 3-дневный срок. Указание "оперативно" предусматривает 10-дневный срок его исполнения.

5.2.4. В случае если Министерство определено соисполнителем поручения, срок подготовки и представления предложений головному исполнителю не должен превышать половины срока, отведенного на исполнение поручения.


5.3. Организация исполнения поручения


5.3.1. Поступившие в Министерство решения и указания, содержащиеся в актах и поручениях Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, после регистрации безотлагательно докладываются Министру или его заместителям.

5.3.2. Рассмотренные документы в соответствии с резолюцией Министра или его заместителей передаются на исполнение в структурные подразделения Министерства через Департамент управления делами. Руководитель подразделения, указанный в резолюции первым, является головным исполнителем поручения и несет ответственность за организацию его исполнения.

5.3.3. Руководители структурных подразделений, с учетом важности содержащихся в документах вопросов, организуют своевременную подготовку докладов и предложений для их рассмотрения руководством Министерства.

5.3.4. Если для подготовки материалов требуется участие в качестве соисполнителей подведомственных федеральной службы и федеральных агентств, структурное подразделение Министерства подготавливает в 2-дневный срок со дня поступления документа в департамент поручение руководства Министерства и организует взаимодействие при подготовке ответа в установленные поручением сроки.

5.3.5. Головной исполнитель представляет доклад об исполнении поручения руководству Министерства не позднее чем за 3 дня до истечения контрольного срока.

5.3.6. В случае если по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно, руководители структурных подразделений Министерства подготавливают доклад с предложением о продлении срока с указанием причин продления и планируемой даты исполнения.

5.3.7. По поручениям, не исполненным в установленный срок, руководители структурных подразделений Министерства, ответственные за исполнение поручения, в течение 3-х дней после истечения срока, данного на исполнение поручения, представляют Министру объяснение о причинах его неисполнения с указанием мер ответственности в отношении виновных в этом работников.


5.4. Снятие поручений с контроля исполнения


5.4.1. Контроль исполнения поручений Департаментом управления делами прекращается:

- если по внесенным материалам выпущены акты Президента Российской Федерации или акты Правительства Российской Федерации;

- по информации Администрации Президента Российской Федерации или Аппарата Правительства Российской Федерации о соответствующих решениях Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, которые являются основанием для снятия поручения с контроля;

- на основании решений Министра или его заместителя по письменному докладу руководителя структурного подразделения Министерства, ответственного за исполнение поручения.

5.4.2. Если по внесенным материалам выпущены новые поручения Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то дальнейший контроль осуществляется на основании этих поручений.


5.5. Функции и полномочия сотрудников,

осуществляющих контроль


5.5.1. Оперативный централизованный контроль за исполнением поручений структурными подразделениями Министерства осуществляет Департамент управления делами.

5.5.2. Контроль за исполнением поручений включает доведение документа до ответственного исполнителя, проверку хода его выполнения, предупредительный контроль, учет и обобщение результатов исполнения и информирование руководства Министерства.

5.5.3. В целях своевременного информирования структурных подразделений Министерства о контрольных поручениях, сроки исполнения которых истекают на предстоящей неделе и в предстоящем месяце, Департамент управления делами подготавливает и рассылает в установленном порядке перечни указанных поручений (предупредительный контроль).

5.5.4. При осуществлении своих контрольных функций Департамент управления делами запрашивает сведения о состоянии исполнения поручений у ответственных исполнителей, их руководителей, а также у работников, отвечающих за ведение делопроизводства в подразделениях.

5.5.5. Информация о результатах исполнения контрольных документов с перечнем поручений с истекшим сроком исполнения еженедельно подготавливается Департаментом управления делами и представляется руководству Министерства для принятия необходимых мер.

5.5.6. Сводная информация о результатах исполнения контрольных документов за истекший месяц подготавливается Департаментом управления делами и рассылается в соответствии с указателем рассылки.


6. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ


Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив Министерства в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Министерства, Федерального архивного агентства и других федеральных органов исполнительной власти.


6.1. Составление номенклатур дел


6.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Министерстве, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

6.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о Министерстве и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Министерства, их виды, состав и содержание.

6.1.3. В Министерстве составляются номенклатуры дел структурных подразделений (Приложение N 14) и сводная номенклатура дел Министерства (Приложение N 15).

6.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется (не позднее 15 ноября текущего года) секретарем подразделения или сотрудником, ответственным за делопроизводство, согласовывается с Департаментом управления делами, подписывается руководителем подразделения и представляется в Департамент управления делами.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в Департамент управления делами.

6.1.5. Сводная номенклатура дел составляется Департаментом управления делами на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи архива Министерства.

6.1.6. Сводная номенклатура дел Министерства подписывается руководителем Департамента управления делами, согласовывается с Центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК) Министерства, с экспертной проверочной комиссией (далее - ЭПК) федерального архива, в который документы передаются на постоянное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) Министром. Согласовывается номенклатура дел с федеральным архивом не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре Министерства.

6.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения Министерства получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

6.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел Департамента управления делами. Второй используется в Департаменте управления делами в качестве рабочего. Третий применяется в архиве Министерства. Четвертый - в федеральном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел.

6.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

6.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Министерства.

6.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел Министерства являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Министерства.

6.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Министерства.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

6.1.13. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Министерстве цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название Министерства или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например:


Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности Федерального архивного агентства (планы, списки, доклады, информации)


В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:


Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией


В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:


Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий


В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:


Переписка с Государственной финансовой академией при Правительстве Российской Федерации по вопросам подготовки кадров


При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например:


Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения


Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

Например:


Переписка с Учебным центром Федеральной налоговой службы (г. Нижний Новгород) по вопросам подготовки кадров


В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:


Годовые планы финансовых мероприятий

Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта


Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства срок хранения.

В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.

6.1.14. Если в течение года в Министерстве возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

6.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).


6.2. Формирование и оформление дел


6.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

6.2.2. Дела формируются в Министерстве децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях.

6.2.3. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства, в Департамент управления делами или лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

6.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется Департаментом управления делами.

6.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

6.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу и о награждении ведомственными наградами.

(в ред. Приказа Минкультуры РФ от 14.08.2007 N 1255)

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы федеральных органов исполнительной власти и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

6.2.7. Дела Министерства подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками Департамента управления делами и соответствующих структурных подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива Министерства.

6.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение N 16); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (Приложение N 17); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение N 18); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

6.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование Министерства (фондообразователя); наименование структурного подразделения; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование Министерства указывается полностью в именительном падеже с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел Министерства; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел Министерства, согласованной с ЭПК федерального архива; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист, в деле нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности Министерства, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве Министерства черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего федерального архива (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и Министерства по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

6.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется настоящей Инструкцией. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

6.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.


6.3. Организация оперативного хранения документов


6.3.1. С момента заведения и до передачи в архив Министерства дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив Министерства.

6.3.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя Департамента управления делами или его заместителя. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Министра или его заместителя, курирующего Департамент управления делами, по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Министра с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.


7. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ


Документы Министерства являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в федеральный архив как часть Архивного фонда Российской Федерации.

Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к государственной собственности, и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение образуется архив Министерства.

Подготовка документов к передаче на хранение в архив Министерства включает работу Департамента управления делами и лиц, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.


7.1. Экспертиза ценности документов


7.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

7.1.2. Экспертиза ценности документов в Министерстве на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив Министерства.

7.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Министерстве создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК) и, при необходимости, экспертные комиссии (далее - ЭК) в структурных подразделениях.

7.1.4. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются Министром (для ЦЭК) и руководителем структурного подразделения (для ЭК). Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Федеральным архивным агентством.

7.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Министерства непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК (ЭК) под непосредственным методическим руководством архива Министерства.

7.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Министерства; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

7.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Министерства путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Министерства.

7.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

7.1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

7.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

7.1.11. В Министерстве в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством работников архива Министерства. По этим описям документы сдаются в архив Министерства.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Министерства, которую готовит архив Министерства и по которой он сдает дела на государственное хранение в соответствующий федеральный архив.

7.1.12. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (Приложение N 19) и представляются в архив Министерства не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

7.1.13. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

7.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

7.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

7.1.16. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с Департаментом управления делами и утверждается руководителем структурного подразделения.

7.1.17. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Министерства, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

7.1.18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (Приложение N 20) производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) Министерства одновременно. Согласованные ЦЭК (ЭК) Министерства акты утверждаются Министром только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) соответствующего федерального архива, описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.

7.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего Министерства. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.


7.2. Подготовка и передача документов в архив


7.2.1. В архив Министерства передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

7.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Министерства не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

7.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Министерства, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

7.2.4. Передача дел в архив Министерства осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному директором Департамента управления делами.

7.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив Министерства сотрудником архива предварительно проверяются правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Министерства. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

7.2.6. Прием каждого дела производится заведующим архива Министерства в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом Министерства и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в архив Министерства передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

7.2.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Министерства лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Министерства независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.


8. ПОРЯДОК РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН


8.1. Общие положения


8.1.1. Граждане Российской Федерации имеют право обращаться лично или через своего законного представителя, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы, должностным лицам.

Иностранные граждане и лица без гражданства, находящиеся на территории Российской Федерации, пользуются правом на обращение наравне с гражданами Российской Федерации, за исключением случаев, установленных федеральными законами или международными договорами Российской Федерации.

Государственные органы и должностные лица в пределах своей компетенции обязаны принимать обращения граждан, рассматривать их в установленные законодательством порядке и сроки, а также давать на них мотивированные ответы.

8.1.2. При работе с обращениями граждан используются следующие основные термины:

- обращение гражданина (далее - обращение) - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

- предложение - рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;

- заявление - просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц;

- жалоба - просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц;

- должностное лицо - лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в государственном органе или органе местного самоуправления.

8.1.3. Обращение гражданина, изложенное в письменной форме, должно содержать наименование и адрес органа или должностного лица, которым направляется обращение, изложение существа предложения, заявления, жалобы, фамилию, место жительства гражданина, дату и личную подпись.

8.1.4. В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

8.1.5. В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с компетенцией, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

8.1.6. В случае если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, должностное лицо, либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

8.1.7. Обращения граждан рассматриваются органами и должностными лицами в соответствии со своей компетенцией.

Органы и должностные лица, к ведению которых не относится решение вопросов, поставленных в обращениях граждан, направляют обращения не позднее, чем в семидневный срок со дня их поступления по подведомственности, извещая об этом граждан, подавших обращения, а на личном приеме разъясняют, куда им следует обратиться.

Запрещается направлять жалобы на рассмотрение тем органам и должностным лицам, решения и действия (или бездействие) которых обжалуются.

8.1.8. Обращения граждан, поступившие из средств массовой информации, рассматриваются государственными органами и должностными лицами в установленном законодательством порядке.

8.1.9. При рассмотрении обращений граждан запрещается использование и распространение сведений о частной жизни граждан без их согласия. По мотивированной просьбе гражданина не подлежат разглашению сведения о его фамилии, имени, отчестве, домашнем адресе.

8.1.10. Неправомерный отказ в приеме или рассмотрении обращений граждан, нарушение сроков рассмотрения обращений граждан, принятие заведомо необоснованного, незаконного решения, предоставление недостоверной информации либо разглашение сведений о частной жизни гражданина, а также другие нарушения законодательства об обращениях граждан влекут за собой ответственность виновных должностных лиц в соответствии с законодательством Российской федерации, а также законодательством субъектов Российской Федерации.

8.1.11. Настоящий Порядок предусматривает унификацию в работе с обращениями граждан в Министерстве:

- централизованный учет письменных обращений граждан;

- своевременное рассмотрение обращений граждан;

- изучение и анализ вопросов, поставленных в обращениях граждан;

- осуществление контроля за своевременным и полным рассмотрением письменных обращений граждан.

8.1.12. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на специально назначенных для этого должностных лиц.

Личную ответственность за состояние делопроизводства по обращениям граждан несут руководители структурных подразделений Министерства.

8.1.13. Методическое руководство организацией работ по рассмотрению обращений граждан и контроль за соблюдением требований настоящего Порядка в Министерстве осуществляется Департаментом управления делами.


8.2. Учет и регистрация


8.2.1. Организация, обеспечение централизованного учета и своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан осуществляется Департаментом управления делами.

8.2.2. Все поступающие письма граждан подлежат учету в Департаменте управления делами.

8.2.3. Письма, полученные во время приема, должны в этот же день передаваться в Департамент управления делами.

8.2.4. Конверты к письмам сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя.

8.2.5. Регистрация писем производится централизованно в отделе делопроизводства и контроля Департамента управления делами, за исключением писем с пометкой "лично".

Письма граждан с пометкой "лично" после прочтения в случае, если в них не содержится личной информации, а ставятся вопросы, требующие официальных ответов, передаются на регистрацию в установленном порядке.

8.2.6. Обращения граждан в день поступления ставятся на машинный контроль с выдачей регистрационно-контрольных карточек в 2-х экземплярах.

8.2.7. Повторным обращениям граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный номер, а в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указывается регистрационный номер первого обращения.

Повторным следует считать обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения, или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.

8.2.8. Письма граждан с регистрационно-контрольной карточкой под расписку передаются в приемные Министра, заместителей Министра или в структурные подразделения.

После рассмотрения обращений граждан руководством Министерства они возвращаются в Департамент управления делами для внесения дополнений в базу данных ЭВМ и передачи писем на исполнение в структурные подразделения.

В структурные подразделения передаются письма с карточкой в одном экземпляре. Второй экземпляр карточки остается в отделе делопроизводства и контроля Департамента управления делами. Первая карточка с росписью сотрудника структурного подразделения, отвечающего за делопроизводство, формируется в контрольной карточке по структурным подразделениям.

Контрольные карточки в подразделениях формируются по контрольным срокам и по ответственным исполнителям.


8.3. Передача писем на рассмотрение


8.3.1. Зарегистрированные письма передаются Департаментом управления делами в структурные подразделения под расписку.

8.3.2. В подразделении передача писем на исполнение производится сотрудниками, ответственными за делопроизводство, с указанием в регистрационно-контрольных карточках фамилий исполнителей.

8.3.3. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то первый из них является ответственным за рассмотрение всех поставленных в письме вопросов.

8.3.4. Передача зарегистрированных обращений граждан из одного подразделения в другое производится только через Департамент управления делами.


8.4. Сроки рассмотрения обращений граждан


8.4.1. Пересылка обращений граждан в другие организации и учреждения по принадлежности с обязательным уведомлением авторов осуществляется в срок до 7 дней.

8.4.2. Для соблюдения установленных сроков исполнения в резолюциях руководства и контрольных карточках указываются сроки исполнения.

В целях сохранности подлинников обращений граждан, подлежащих возврату в органы, направившие обращение на рассмотрение в Министерство, запрещается делать на них какие-либо пометки. При письмах-запросах следует направлять копии этих обращений.

8.4.3. Отсутствие непосредственного исполнителя (болезнь, отпуск, командировка) не снимает с подразделения ответственности за своевременное и качественное исполнение обращений граждан.

8.4.4. При невозможности исполнить обращение в установленный срок ответственный исполнитель должен обратиться к руководству Министерства с письменной мотивированной просьбой о его продлении, согласованной с Департаментом управления делами не позднее чем за 3 дня до истечения срока исполнения.

Сроки исполнения обращений граждан, по которым необходима подготовка ответов в вышестоящие и другие органы, продлеваются не более чем на 30 дней только после согласования с этими органами и сообщением об этом лицу, внесшему предложение, подавшему заявление или жалобу.

8.4.5. Все сведения о ходе исполнения обращения (напоминание исполнителю, разрешение на продление срока, доклад руководству, запрос и т.д.) вносятся в базу данных "Письма граждан" и в регистрационно-контрольную карточку в графу "ход исполнения".


8.5. Осуществление контроля

за исполнением обращений граждан


8.5.1. Контроль за исполнением обращений граждан устанавливается в целях обеспечения рассмотрения их в сроки, предусмотренные в разделе 8.4, и надлежащего решения содержащихся в них вопросов.

8.5.2. В целом система контроля должна быть поставлена так, чтобы обеспечить своевременное и качественное рассмотрение обращений граждан.

8.5.3. Контроль за своевременным рассмотрением обращений граждан возлагается на Департамент управления делами и на должностных лиц, назначенных для этой работы руководством структурных подразделений Министерства, которые обязаны обеспечивать своевременное, полное рассмотрение писем и исполнение решений, принятых по обращениям граждан.

8.5.4. Контроль за рассмотрением обращений граждан, получением справочной информации осуществляется с помощью компьютера путем создания и поддержки базы данных письменных обращений граждан в актуальном состоянии.

Департамент управления делами еженедельно направляет перечни писем граждан с истекшими сроками исполнения, а также справки о приближающихся сроках исполнения в структурные подразделения.

8.5.5. Обращения граждан, направленные в другие организации для рассмотрения и ответа заявителям и в Министерство, не снимаются с контроля до получения соответствующей информации из этих организаций о результатах рассмотрения.

Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по их разрешению.

8.5.6. Обращения граждан снимаются с контроля после полного решения поставленных в них вопросов, если по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы в соответствии с действующим законодательством. Датой снятия с контроля является дата отправки ответа заявителю. На каждом обращении после окончательного решения и его исполнения должна быть надпись "В дело" и личная подпись должностного лица, принявшего это решение.

8.5.7. Руководители структурных подразделений Министерства или по их поручению другие должностные лица систематически анализируют и обобщают обращения граждан, содержащиеся в них практические замечания с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушение прав, и охраняемых законом интересов граждан, а также совершенствования работы Министерства, принимают меры по сокращению количества жалоб, уменьшению повторных обращений. Материалы для анализа и обобщения готовят работники, ведущие делопроизводство в структурных подразделениях по обращениям граждан, а также по приему граждан по личным вопросам, и оформляют их в виде аналитических справок, которые представляются руководителям структурных подразделений ежегодно.


8.6. Оформление, отправка ответов по обращениям граждан


8.6.1. Ответы на обращения граждан дают руководители Министерства и структурных подразделений. Ответ может быть дан в письменной или устной форме. В случае устного ответа делается соответствующая запись в регистрационно-контрольной карточке.

8.6.2. При адресовании фамилия пишется в дательном падеже.

8.6.3. Ответы, составленные на основании нормативных документов, обязательно должны содержать тщательно проверенные ссылки на них (разновидность документа, дата, номер и наименование).

8.6.4. Устанавливается следующий порядок визирования проектов ответов на обращения граждан, подготовленных за подписью Министра и заместителей Министра.

На 2-м экземпляре проекта ответа обязательны визы руководителя структурного подразделения или отдела, в котором готовился ответ, непосредственного исполнителя, руководителей структурных подразделений, участвовавших в его подготовке, с расшифровкой фамилий.

Проекты ответов, направляемые на подпись Министру, визируются также заместителями Министра.

8.6.5. Ответы по обращениям граждан, направляемые в вышестоящие органы и авторам обращений за подписью руководства Министерства, отправляются только через Департамент управления делами.

8.6.6. Исходящим номером отправляемого ответа является исходящий порядковый номер, после которого через тире указывается индекс Департамента управления делами, после которого через тире указывается номер дела по номенклатуре, после которого через тире указываются инициалы имени и фамилии руководителя, подписавшего ответ.

Например: 684-01-66-АС

684 - порядковый номер обращения;

01 - индекс Департамента управления делами;

66 - номер дела по номенклатуре дел подразделения, в котором хранится копия ответа с письмом-обращением и другие материалы, относящиеся к рассмотрению данного обращения;

АС - инициалы имени и фамилии руководителя, подписавшего ответ.

8.6.7. Обращения граждан должны быть возвращены после их разрешения должностным лицам, ответственным за ведение делопроизводства, со всеми относящимися к ним материалами. Лица, ответственные за осуществление делопроизводственных операций, проверяют правильность оформления ответов (наличие подписи, виз на копии, адреса) и вносят необходимые записи в регистрационно-контрольную карточку.


8.7. Осуществление хранения обращений граждан


8.7.1. Обращения граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

8.7.2. Дела по обращениям граждан формируются по алфавитному признаку и по срокам хранения документов в соответствии с номенклатурой дел.

8.7.3. Устанавливается 3-летний срок хранения обращений граждан и документов, связанных с их рассмотрением и разрешением.

8.7.4. Дела, подлежащие постоянному хранению, передаются в архив Министерства через год после завершения делопроизводства по ним.

8.7.5. По истечению установленных сроков хранения документы по обращениям граждан подлежат уничтожению в порядке, установленном Федеральным архивным агентством.

8.7.6. Ответственность за сохранность документов по обращениям граждан в структурных подразделениях возлагается на руководителей структурных подразделений Министерства и должностных лиц, работающих с данной категорией документов.


Приложение N 1

к п. 2.1.3


Образец оформления законопроекта


Вносится Правительством

Российской Федерации


Проект

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ


ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН


Об архивном деле в Российской Федерации