Планирование и отчетность в библиотеке оу лигун Т. А

Вид материала

Содержание

Этап 1. Целеполагание (формулировка целей).
Этап 2. Подбор, анализ и оценка способов достижения поставленных целей.
Этап 6. Анализ разработанного варианта плана.
Этап 7. Подготовка детального плана действий.
Этап 8. Контроль за выполнением плана, внесение необходимых изменений в случае необходимости
I. Цели и задачи работы библиотеки.
Общение с читателями (Массовая работа)
III. Информационно-библиографическая и справочная работа библиотеки
IV. Работа с фондом
IX. Повышение квалификации работников библиотеки.
3.2. Статистическое исследование библиотечной деятельности
Список литературы по теме

Подобный материал:

Планирование и отчетность в библиотеке ОУ

Лигун Т.А.

Деятельность библиотеки образовательного учреждения регламентируется целым рядом документов. Среди этих документов, наравне с положением о библиотеке, должностными, технологическими инструкциями, картами, правилами пользования библиотекой, определенное место занимают учет, нормообоснованное планирование и отчетность.

Согласно концепции немецкого профессора Д.Хана планирование - это ориентированный в будущее систематический процесс принятия решений, именно поэтому основные задачи планирования - развитие главных направлений и видов работ, определение трудовых, финансовых и материальных затрат, рациональное распределение имеющихся трудовых и финансовых ресурсов.

Выделяют стратегическое планирование, ориентированное на продолжительное существование библиотеки, обеспечиваемое путем поиска, построения и сохранения потенциала успеха, и оперативное планирование - формирование годовых (оперативных) планов, определяющих развитие библиотеки в кратко- и среднесрочной перспективе на базе стратегических целей.

Обычно выделяют восемь этапов в процессе планирования.

Этап 1. Целеполагание (формулировка целей). Чего именно вы (или ваша библиотека) хотите достичь? Это - самый трудный этап. Его нельзя формализовать. Личность библиотекаря проявляется именно в том, какие цели он ставит.

Этап 2. Подбор, анализ и оценка способов достижения поставленных целей. Обычно можно действовать разными способами. Какой из них представляется наилучшим? Какие можно сразу отбросить как нецелесообразные?

Этап 3. Составление перечня необходимых действий. Что конкретно нужно сделать, чтобы осуществить выбранный на предыдущем этапе вариант достижения поставленных целей ?

Этап 4. Составление программы работ (плана мероприятий). В каком порядке лучше всего выполнять намеченные на предыдущем этапе действия, учитывая, что многие из них связаны между собой ?

Этап 5. Анализ ресурсов. Какие материальные, финансовые, информационные, кадровые ресурсы понадобятся для реализации плана? Сколько времени уйдет на его выполнение?

Этап 6. Анализ разработанного варианта плана. Решает ли разработанный план поставленные на этапе 1 задачи? Являются ли затраты ресурсов приемлемыми? Есть ли соображения по улучшению плана, возникшие в ходе его разработки при движении от этапа 2 к этапу 5? Возможно, целесообразно вернуться к этапу 2 или 3, или даже к этапу 1.

Этап 7. Подготовка детального плана действий. Необходимо детализировать разработанный на предыдущих этапах план, выбрать согласованные между собой сроки выполнения отдельных работ, рассчитать необходимые ресурсы. Кто будет отвечать за отдельные участки работы?

Этап 8. Контроль за выполнением плана, внесение необходимых изменений в случае необходимости

Результаты планирования оформляют в виде плана работы библиотеки.

План является одним из наиболее важных документов, определяющих содержание и задачи работы библиотеки школы, является составной частью плана ее учебно-воспитательной работы. План работы должен отражать многообразие форм, методов и содержания работы, с помощью которых реализуется миссия библиотеки и решаются стоящие перед ней задачи.

Текущее планирование отражает конкретные цели и задачи одного учебного года. При составлении текущих планов учитывается количество сотрудников библиотеки, количество рабочих часов в году, трудозатраты на все процессы, мероприятия и услуги, включенные в план. Кроме того, в плане должен присутствовать резерв времени на необходимые, но незапланированные работы и потенциальную возможность временной нетрудоспособности сотрудника(ов) библиотеки.

В качестве дополнительного резерва в плане учитывается работа читательского актива, совета библиотеки и возможность заимствования той или иной готовой библиотечно-информационной продукции или услуги в библиотеках других типов, то есть координация и кооперация деятельности библиотеки в интересах наиболее полного удовлетворения информационных потребностей и запросов читателей.

Содержание текущего плана обусловлено теми образовательными и воспитательными задачами, которые стоят перед городом, районом и непосредственно образовательным учреждением, структурным подразделением которого является данная библиотека. Кроме того, при планировании учитываются исторические и литературные знаменательные даты, общегосударственные и региональные праздники, районные и школьные памятные даты. План должен содержать конкретные сроки выполнения той или иной позиции плана, фамилии ответственных за ее выполнение и предполагаемый объем работ по каждой позиции, выраженный в количестве часов и/или выполненной работы.

Содержание текущего плана работы зависит от достигнутого уровня работы библиотеки, количества штатных сотрудников, задач, стоящих перед библиотекой, то есть конкретное содержание планов может существенно различаться в библиотеках разных образовательных учреждений. Однако структура плана, а именно — направления работы библиотеки, и основные тематические разделы зачастую совпадают. К числу обязательных направлений работы школьной библиотеки относят:

● перечисление основных задач библиотеки на год;

● формирование фонда;

● обеспечение учебного процесса необходимой литературой;

● воспитательную работу библиотеки;

● изучение читателей;

● рекламу деятельности библиотеки.

Каждое направление работы включает в себя несколько тематических разделов.

Например, изучение читателей включает изучение информационных потребностей, анализ читательских формуляров, изучение интересов отдельных читательских групп и т.д.

Планируя свою деятельность библиотекарь должен знать основные направления учебно-воспитательного плана. Какие задачи стоят перед вашим учреждением на текущий год? Необходимо обдумать, чем библиотека может помочь в их выполнении, какие формы и методы работы лучше использовать в помощь педагогам и школе.

Перед составлением плана необходимо побеседовать с руководителями образовательного учреждения, с председателями методических объединений и обговорить основные направления работы и все крупные мероприятия. Необходимо заранее заручиться согласием и поддержкой специалистов - предметников, чтобы знать, на кого можно опереться при организации задуманного мероприятия, обговорить масштаб такой работы (один класс, параллель, вся школа).

План должен быть неразрывно связан с жизнью школы и не может носить отвлеченный характер. Если ваше учебное заведение имеет свои особенности (в режиме работы, в изучении каких-то дисциплин), это должно найти свое отражение в плане. Необходимо конкретизировать вашу специфику, воплощая ее в конкретные мероприятия. Специфика в изучении школьных дисциплин должна указать библиотекарю на особое отношение к этим направлениям.

Загляните в свой прошлогодний план: что осталось невыполненным, что не удалось. Подумайте, что из этого следовало бы обязательно сделать в наступающем году.

Если вы тесно сотрудничаете с районными библиотеками, то необходимо учесть определенные пункты их плана, чтобы как следует организовать совместную работу. Хорошо, если вы будете знать планы работы различных внешкольных учреждений города (Центров творчества детей). Ведь педагоги школ иногда посещают мероприятия в этих учреждениях дополнительного образования детей.

Планы работы охватывают все основные и некоторые дополнительные показатели, совпадающие с показателями учета. Важнейшая задача любого вида планирования — выявление внутренних резервов для совершенствования работы библиотеки.

Также в план работы библиотеки образовательного учреждения целесообразно включить разделы и мероприятия, реализация которых осуществляется на основе информационных и коммуникационных технологий, по следующим направлениям:

№ п/ п	Направление работы	Содержание Работы	Примечание
I	Формирование библиотечного фонда	1.Изучение состава фонда на электронных носителях; 2.Формирование заказа для текущего комплектования на документы на электронных носителях. 3.Наряду с бумажным вариантом документооборота, ведение суммарного и индивидуального учета аудио-визуальных документов основного и учебного в электронном каталоге.	Задача любой библиотеки - наиболее полное и эффективное отражение своих фондов в каталоге, наряду с данными основного и учебного фонда литературы необходимо внести данные о наличие в библиотеке фонда на нетрадиционных носителях информации: видео- и аудиокассеты, слайды, обучающие программы, электронные пособия, книги, журналы и газеты.
II	Справочно-библиографическая и информационная работа	1.Ведение и редактирование электронного каталога основного и учебного фондов. 2.Формирование справочно- библиографического аппарата: пополнение и редактирование алфавитного и систематических каталогов; редактирование картотеки периодических изданий и тематических картотек. 3.Проведение библиотечно-библиографических занятий для учащихся с применением новых информационных технологий. 4.Ретроспективная конверсия	Основные функции электронного каталога – осуществление оперативного доступа к фонду, облегчение управления библиотекой, экономия средств за счет возможности эффективного комплектования фонда, создание справочно-библиографического электронного ресурса и размещение его в сети Интернет. В создании электронного каталога могут оказать помощь школьники. В каждой школе найдутся ученики, которые захотят освоить новый программный продукт, умение работать с которым обязательно пригодится в будущем. Перевод карточных каталогов в машиночитаемую форму.
III	Работа с читателями	1.Формирование библиографических и тематических справок, аннотированных списков. 2.Ознакомление педагогических работников и школьников с мультимедиа ресурсами, имеющимися в фондах школьных библиотек. 3.Организация свободного доступа педагогических работников к компьютерному оборудованию школьной библиотеки для работы с мультимедиа ресурсами и электронными каталогами. 4.Предоставление школьникам возможности работы с мультимедиа ресурсами.	Решение вопросов по созданию информационной инфраструктуры дает возможность вывести школьные библиотеки на современный уровень обслуживания учащихся и учителей. Автоматизация работы библиотек с применением новейших компьютерных технологий позволит интегрировать различные библиотечно-информационные процессы, то есть предоставит возможность однократной обработки и ввода информации в ЭВМ при многократном и многоцелевом её использовании, повысит оперативность и точность обслуживания абонентов. Школьная библиотека может стать точкой доступа к Интернет для учащихся и педагогов.
VI	Взаимодействие с библиотеками муниципального образования.	1.Совместная работа с методистами по библиотечным фондам, библиотекарями других школ по созданию корпоративного электронного каталога.	Условное деление фондов библиотек по библиотечно-библиографической классификации дает возможность развития корпоративной каталогизации (в библиотеке одной школы, например, заполнить электронный каталог данными о фонде по физике, математике, информатике, в другой по филологии и истории, в третьей по педагогике). Это позволит распределить часть работы по созданию электронного каталога фонда между школьными библиотеками, уменьшить трудовые и временные затраты. Даже при декларируемом разнообразии в выборе учебников, это вполне реально, особенно для небольших городов или одного района.

При составлении плана работы библиотекарю необходимо знать и требовать от администрации соблюдения положений санитарных норм при работе на компьютере. Требования к работе на ПЭВМ определяются « Санитарно-эпидемиологическими правилами и нормативами СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03» Они опубликованы газете « Библиотека в школе» №5,2003г.и журнале « Независимый Библиотечный Адвокат» №5,2003год.

Напоминаем некоторые их положения:

2.8.Конструкция ПЭВМ должна обеспечивать возможность поворота корпуса в горизонтальной и вертикальной плоскости с фиксацией в заданном положении для обеспечения фронтального наблюдения экрана видеодисплейного терминала (ВДТ).

Корпус ПЭВМ, клавиатура и другие блоки и устройства ПЭВМ должны иметь матовую поверхность с коэффициентом отражения 0.4-0.6 и не иметь блестящих деталей, способных создавать блики.

3.2 Естественное и искусственное освещение должно соответствовать требованиям действующей нормативной документации. Окна в помещениях, где эксплуатируется вычислительная техника, преимущественно должны быть ориентированы на север и северо-восток.

Оконные проемы должны быть оборудованы устройствами типа жалюзи, занавесей, внешних козырьков и др.

3.4Площадь на одно рабочее место пользователей ПЭВМ с ВДТ на базе электронно-лучевой трубки должна составлять не менее 6 кв.м…

При использовании ПЭВМ с ВДТ на базе ЭЛТ ( без вспомогательных устройств – принтер, сканер и др.), отвечающих требованиям международных стандартов безопасности компьютеров, с продолжительностью работы менее 4 часов в день допускается минимальная площадь 4,5 кв. метра на одно рабочее место пользователя.

4.4.В помещениях, оборудованных ПЭВМ, проводятся ежедневная влажная уборка и систематическое проветривание после каждого часа работы на ПЭВМ.

9.4.Экран монитора должен находиться от глаз пользователя на расстоянии 600 – 700 мм., но не ближе 500 мм. С учетом размеров алфавитно-цифровых знаков и символов.

13.1.Лица, работающие ПЭВМ более 50% рабочего времени (профессионально связанные с эксплуатацией ПЭВМ), должны проходить обязательные предварительные при поступлении на работу и периодические медицинские осмотры в установленном порядке.

Специалисты проекта «Библиотека/медиатека.21 век» рекомендуют использовать следующую структуру при составлении годового плана.

I. Цели и задачи работы библиотеки.

II. Содержание и организация работы с читателями

Индивидуальная работа

а) изучение читательских интересов

б) проведение социологических опросов, анкетирование

в) анализ чтения

г) работа с активом библиотеки

Общение с читателями (Массовая работа)

а) привлечение учащихся к систематическому чтению

б) мероприятия по пропаганде книги и литературы

в) мероприятия в помощь учебному процессу

г) уроки внеклассного чтения

д) работа клубов и кружков.

III. Информационно-библиографическая и справочная работа библиотеки

1. Организация и ведение справочно-библиографического аппарата библиотеки

2. Справочно-библиографическое и информационное обслуживание учащихся

3. Справочно-библиографическое и информационное обслуживание педагогов

4. Воспитание информационной культуры

IV. Работа с фондом

V. Работа с фондом учебной литературы

VI. Внедрение новых информационных технологий

VII. Методическое обеспечение деятельности библиотеки

VIII. Взаимодействие с другими структурными подразделениями школы и внешними организациями.

IX. Повышение квалификации работников библиотеки.

Кроме того, план может включать подготовку к внедрению инноваций, этап их апробации в условиях данной конкретной библиотеки, ожидаемые результаты внедрения.

Поскольку современный этап развития библиотек образовательных учреждений повышенного уровня характеризуется широким внедрением педагогических технологий — данный вид деятельности также необходимо отражать в планах.

Отдельно (или в разделе, содержащем работу с отдельными группами читателей) необходимо включать направления и планируемые объемы проектной работы и соисполнителей из числа педагогов и/или общедоступных библиотек или иных организаций.

В статистической части плана можно указать планируемые изменения материально-технической и технологической базы библиотеки, если таковые планируются администрацией образовательного учреждения.

Статистическую часть плана, куда входят количественные показатели и показатели эффективности работы библиотеки, нужно выделить в отдельное приложение . Важными требованиями к системе статистических показателей работы библиотеки являются сопоставимость и комплексность.

Особенность статистики заключается в том, что статистические данные сообщаются в количественной форме, т.е. библиотечная статистика говорит языком цифр, отображающих библиотечную жизнь во всем ее многообразии. При этом библиотекаря и руководителя образовательного учреждения должны интересовать, прежде всего, выводы, которые можно сделать на основе анализа надлежащим образом собранных и обработанных цифровых данных.

Статистика исследует количественную сторону явлений библиотечной действительности (комплектование фонда, библиотечное обслуживание, справочно-библиографическая работа, поиск информации и т. п.) в неразрывной связи с их качественным содержанием в конкретных условиях места и времени.

Без количественных характеристик невозможно проанализировать процессы, происходящие в библиотечном деле. Числовые данные, относящиеся к тем или иным явлениям, начали применяться для практических нужд еще в глубокой древности. Подсчет числа книг в фонде существует не одну сотню лет. Постепенно простые учетные операции усложнились, стали включать в себя элементы тех или иных явлений с целью установления в них определенных закономерностей.

Хотелось бы напомнить, что в 2000 г. вышел ГОСТ 7.20-2000 «Библиотечная статистика», в соответствии с которым ведется учет всех показателей работы библиотеки.

Прогрессивным явлением последних лет стало переосмысление значения, роли и содержания библиотечной статистики в соответствии с реалиями сегодняшней действительности. Методологическую основу современных воззрений составляет принципиальное положение о статистике как важнейшем информационном ресурсе управления. Другими словами, и библиотечный менеджмент, и столь популярный сейчас маркетинг, во всех своих инновационных проявлениях опираются на традиционную статистику, из формально-обезличенного и скучного занятия она превратилась в престижный и очень востребованный вид управленческой деятельности.

Новый подход модифицирует статистику из атрибута командно- административной системы управления в действенный инструмент анализа реального состояния библиотечного дела в целом или в регионе, и как основу для принятия управленческих решений на уровне отдельной библиотеки. Широкое распространение статистических показателей и их активное использование не означает, что этого достаточно для решения проблемы оценки библиотечной деятельности. Такой оценке характерна ограниченность и односторонность.

Большинство библиотек регулярно собирают статистические данные о своих ресурсах и своей работе. Многие страны имеют национальную библиотечную статистику, в ряде случаев она достаточно детальна и четко определена. Однако существующая статистика отличается от измерения эффективности работы по следующим параметрам:

Библиотечная статистика концентрируется на позитивных данных: она учитывает число книговыдач, пользователей, объем фондов, часы работы. Она не дает информации о людях, не являющихся пользователями библиотеки, о неиспользуемой части фонда, об изданиях, «затерявшихся» на книжных полках.
Статистика регулярно собирается в областях, где легко получить точные данные: ресурсы (персонал, фонды, коллекции), обслуживание (книговыдача, ответы на запросы). Измерение эффективности работы требует дополнительных данных, которые более сложно получить: Получают ли пользователи релевантные ответы? Соответствует ли создаваемая коллекция потребностям пользователей?
Оценка эффективности позволяет сравнивать данные и преобразовывать их с учетом, например, числа книговыдач на группу студентов или книговыдач по определенной тематике по сравнению с комплектованием (фонды, тома) той же предметной области.
Измерение эффективности работы добавляет «субъективные» данные, в первую очередь, мнение пользователей об обслуживании, к «объективным» данным.
Оно связывает результаты измерений с целями библиотеки.

Основные статистические показатели

1. Учет читателей. Показывает количество человек, которые пользуются документами библиотеки. Единицей учета служит формуляр читателя.

2. Учет книговыдачи. Показывает количество документов (по отраслям знаний), использованных читателями во всех структурных подразделениях библиотеки. Учёт выдачи изданий производится по числу выданных экземпляров, зарегистрированных в формуляре читателя, листке читательского требования, книжном формуляре, бланке-заказе по МБА или иной документации, принятой в библиотеке, а также в электронной базе данных (БД).

За единицу выдачи принимается:

Для книг, брошюр, отдельных номеров журналов и газет - экземпляр;
Для изданий, объединённых в подшивку, в зависимости от запроса пользователя – подшивка или число экземпляров документов, которые соответствуют запросу пользователя;
Для грампластинок – диск;
Для компакт-дисков - диск;
Для магнитафонных лент - катушка, кассета ;
Для диафильмов - рулон;
Для диапозитивов, в зависимости от запроса пользователя – комплект или количество экземпляров выданных кадров, которые соответствуют запросу пользователя;
Для кинофильмов - бобина;
Для видеофильмов - кассета;
Для электронных изданий – дискета, оптический диск (CD –ROM и мультимедиа).

2.1. Особенности учёта выдачи отдельных видов изданий:

Учет выдачи изданий, в том числе материалов групповой обработки, объединенных или хранящихся в папках, коробках, подшивках, переплетах производится по числу экземпляров, полученных читателем в соответствии с его запросом.
Учёт выдачи изоизданий - плакатов, художественных репродукций, изобразительных открыток, объединенных общей обложкой или папкой, производится по числу папок (обложек); не объединённых издательской обложкой или папкой – как отдельный экземпляр (плакат, открытка, репродукция и т.п.).
Выдача картографических изданий (карт и атласов), объединенных общей папкой или обложкой, учитывается по числу папок, а не карт или атласов, выданных читателю.
Учет учебников, выданных читателям из библиотечного фонда, осуществляется на общих основаниях.
Продление срока пользований изданиями по просьбе читателя допускается не более 2-х раз и учитывается как новая книговыдача. В формуляре читателя в этом случае ставится дата продления.
При выдаче изданий по МБА учет выдачи производится библиотекой-фондодержателем изданий и библиотекой, осуществляющей выдачу изданий читателю.
Выдача копий документов учитывается также как и выдача самих документов.
Учёт выдачи копий и документов с выставки входит в общее число выданных документов.

3. Учет посещений и обращений

Единицей учёта посещений является одно посещение, зарегистрированное в документации или БД, принятых в библиотеке.
Единицей учёта посетителей мероприятий является лицо, присутствующее на мероприятии и зарегистрированное в документах, принятых в библиотеке.
Учет посещений производится путем суммирования посещений, учтённых каждым структурным подразделением библиотеки.
Единицей учета обращений к электронной библиотечно-информационной сети является одно обращение на сервер библиотеки.

4. Учет мероприятий

Единицей учета мероприятий является одно мероприятие - выставка, устный журнал, обзор, день информации и т.д., зарегистрированное в дневнике работы библиотеки.
Мероприятие комплексного характера, включающее одновременно проведение различных форм (например, выставку и устный библиографический обзор) учитывается как одно мероприятие. Дополнительный учет отдельных форм массовой работы, его составляющих, не допускается.
При проведении циклов мероприятий (недели, декадники, месячники) учитывается каждое входящее в цикл мероприятие.
Дополнительно при проведении массовых мероприятий учитывается число их участников, количество экспонируемых и выданных во время мероприятий изданий.
Посещение массовых мероприятий включается в общее число посещений.

5. Учет запросов и ответов на справочно-информационное обслуживание

Единицей учета разовых запросов на справочно-информационное обслуживание (СИО) является запрос.

Учёт разовых запросов проводится по числу:

затребованных тем (для тематических библиографических запросов);
библиографических записей, требующих уточнения (для запросов на библиографическое уточнение);
документов, наличие которых в фонде библиотеки требуется установить (для адресно-библиографических запросов);
затребованных фактов (для фактографических запросов);
тем, требующих аналитико-синтетического преобразования документальной информации (для аналитических запросов);
методических консультаций по разъяснению правил пользования библиотекой, справочно-библиографическим аппаратом, документом (для запросов ориентационного характера).

Единицей учёта отказов на документы, их копии и СИО является невыполненный запрос пользователя, зарегистрированный в документации, принятой в библиотеке.

Единицей учёта выполнения разовых запросов является устная или письменная справка, содержащая сведения об одной теме, об одной уточненной библиографической записи, об одном установленном издании, об одном установленном факте, а также уст ная или письменная методическая консультация по одному вопросу.

Учет общего числа выполненных запросов на справочно –информационное обслуживание проводится суммированием справок, консультации, зарегистрированных в документации, принятой в библиотеке.

6. Средние показатели работы библиотеки

6.1. Читаемость (Ч) Показатель характеризует интенсивность чтения.

Среднее число книг, выданных одному читателю в год, исчисляется путем деления количества выданных за год документов(В) на число читателей, зарегистрированных за год (А)

Ч=В:А

6.2. Посещаемость (Пос.) Показатель характеризует активность посещения читателями библиотеки.

Исчисляется путем деления числа посещений за год (П), на число читателей.

Пос.= П : А

6.3. Обращаемость книжного фонда. (Об) Характеризует степень использования книжного фонда.

Исчисляется путем деления количества книговыдач за год (В) на количество книжного фонда библиотеки (Ф).

Об=В:Ф

6.4. Книгообеспеченность (К) Показатель характеризует величину книжного фонда в отношении к числу читателей, т. е. его достаточность.

Исчисляется путем деления количества документов имеющихся в библиотеке на конец года (Ф) на число зарегистрированных читателей (А)

К=Ф:А

3.2. Статистическое исследование библиотечной деятельности

Рассмотрим статистическое исследование как наиболее перспективное направление статистики.

Статистическим исследованием называется процесс изучения явлений библиотечной действительности на основе совокупности общих правил (принципов), анализа и синтеза, специальных статистических приемов и методов.

Статистическое исследование делится на три этапа:

статистическое наблюдение – массовое научно организованное наблюдение для получения информации об отдельных фактах изучаемого явления, оно представляет исходный материал для статистических обобщений, для получения объективных выводов об изучаемом явлении;
группировка и сводка материала – разделение всей массы полученных сведений на однородные группы и подгруппы, подсчет итогов по каждой группе и оформление полученных результатов в виде таблиц, графиков, диаграмм;
обработка статистических показателей, полученных по сводке;
анализ результатов для получения обоснованных выводов о состоянии изучаемого явления и закономерностях его развития.

Статистическое наблюдение представляет собой планомерное систематическое получение данных путем регистрации существенных признаков явлений и процессов библиотечной деятельности.

Статистические данные, полученные в процессе наблюдения, представляют собой составную часть управленческой информационной системы библиотеки. Владея такой информацией, руководство может эффективно решать поставленные задачи. Статистические наблюдения позволяют полнее реализовать маркетинговую стратегию библиотечного обслуживания, гибко реагировать на динамично изменяющуюся внешнюю среду, занять уверенную позицию на рынке библиотечных услуг.

Требования к результатам статистического наблюдения:

достоверность – соответствие данных наблюдения реальной действительности, это важнейшее требование, достоверность обеспечивается компетентностью библиотекаря, осуществляющего наблюдение, совершенством инструкций, бланков и другого инструментария наблюдения;
полнота – она обеспечивается охватом достаточного количества единиц наблюдения, охватом наиболее существенных сторон явления (например, при исследовании системы библиотечного обслуживания нельзя выпускать из виду объем библиотечных фондов каждой библиотеки), получением данных за максимально длительные периоды;
сопоставимость данных (единообразие) – обеспечивается унификацией и стандартизацией методов оценки данных, едиными формами учета;
своевременность – данные статистического наблюдения могут быть достоверными, полными, единообразно оформленными, но запаздывание поступления информации сделает ее практически ненужной.

Существует большое разнообразие видов, организационных форм и способов проведения статистического наблюдения. Это позволяет выбрать наблюдение, которое соответствует поставленным целям и задачам, учитывает особенности изучаемого объекта или явления, соотносится с реальными условиями места и времени, обеспечивается имеющимися ресурсами.

Статистическое наблюдение подразделяется:

1. По способу организации – на отчетность и специально организованное наблюдение.

Отчетность – важнейший метод статистической работы, обеспечивающий управление статистическими сведениями по установленным формам и в установленные сроки. Значимыми особенностями отчетности являются:

обязательность – каждая библиотека представляет отчетные данные о строго определенном круге показателей по утвержденным формам, в определенные адреса и сроки;
юридическая сила – формы отчетности являются официальным документом, отчеты подписываются руководителем библиотеки, который несет полную ответственность по закону за достоверность содержащихся в отчете показателей;
документальная обоснованность – данные отчетности формируются на основе первичной документации (книге учета фонда, учетного каталога, регистрационной картотеки, а также читательского формуляра, дневников работы различных отделов библиотеки).

Специально организованное статистическое наблюдение применяется для исследовательских нужд или в тех случаях, когда данных отчетности для руководства недостаточно. Оно подразделяется на переписи и обследования (единовременные, периодические, текущие).

2. По охвату единиц совокупности статистическое наблюдение делится на сплошное и выборочное. Если статистическое наблюдение охватывает все единицы изучаемой совокупности, оно называется сплошным. На сплошном наблюдении основаны такие показатели работы библиотеки, как учет фонда (когда отмечается каждое издание, поступившее в фонд или выбывшее из него), регистрация читателей, учет книговыдачи, посещений. Однако в некоторых ситуациях сплошное наблюдение или невозможно, или неэффективно, тогда используют один из видов несплошного (частичного) наблюдения: наблюдение основного массива, анкетное, выборочное, монографическое.

Наблюдение основного массива основывается на изучении основной (значимой) части совокупности и исключении малозначимых единиц.

Анкетное наблюдение при сборе статистических данных использует специальные вопросники (анкеты), раздаваемые читателям или сотрудникам библиотеки в зависимости от целей исследования.

Разрабатываются анкеты для читателей по самым разным направлениям работы библиотеки. Однако при анализе анкет необходимо учитывать, что читатели конечно знают, что они хотят, но не могут знать возможности библиотеки для выполнения их пожеланий.

Еще одним видом статистического наблюдения является выборочное наблюдение, которое основано на процедуре отбора определенного числа единиц (выборочная совокупность) по случайному признаку – лотерея, жеребьевка, таблица случайных чисел, механическая выборка, способ моментного наблюдения. Характеристики выборочной совокупности с некоторой вероятностью и поддающейся учету погрешностью распространяются на всю совокупность, называемую генеральной.

Монографическое наблюдение представляет собой изучение отдельных, характерных в каком-либо отношении единиц исследуемой совокупности. Монографическое наблюдение используется для изучения инновационного факта или явления, требующего тщательного изучения для распространения.

3. По времени проведения статистическое наблюдение делится на непрерывное (текущее), единовременное и периодическое.

4. По источникам сведений подразделяется на непосредственное наблюдение, документальное наблюдение и опрос.

Вторым этапом статистического исследования (после проведения статистического наблюдения) является группировка статистических данных – проверка, систематизация, обработка и подсчет данных, полученных при статистическом наблюдении. Сводка отражает групповые и итоговые показатели, упорядочивает статистический материал, классифицирует и систематизирует его. Группировка решает задачи изучения типов явлений, структуры и структурных сдвигов, взаимосвязей и взаимозависимости явлений. Например, группировка книговыдачи по отраслям знаний позволяет выявить наиболее популярные издания и скорректировать политику комплектования фонда.

Статистический анализ – заключительный этап статистического исследования, предполагает изучение статистических данных для выявления характерных черт и закономерностей изучаемых явлений. Статистический анализ решает задачи получения руководством полной и всесторонней картины развития библиотеки, в определенной связи и взаимоотношении различных сторон ее деятельности и форм развития.

В библиотечной статистике всегда представлены связи изучаемых объектов, когда величине одного свойства соответствует более или менее широкий спектр возможных значений другого, и которые проявляются лишь в больших совокупностях. Например, величина книговыдачи как анализируемое явление зависит не только от числа читателей библиотеки и числа посещений, но и от таких факторов, как наличие необходимой литературы в фонде, уровня спроса на определенные издания, удобного режима работы и т. д.

Не менее важный компонент менеджмента (управления) - отчетность библиотеки, официальный свод сведений о результатах работы и состоянии библиотеки за год или др. отчетный период, представляемых ее учредителю, органам государственной статистики, а также читательской общественности. Особенно важен годовой отчет. В «Терминологическом словаре по библиотечному делу и смежным отраслям знания» годовой отчет библиотеки определяется как « основная форма отчетности, отражающая содержание и объем проделанной работы по всем направлениям деятельности библиотеки».

Ежегодный отчет библиотеки подвержен влиянию времени. Он содержит рубрики, отражающие направления деятельности библиотек, актуальные в любое время, а также временные рубрики, подчеркивающие особое значение некоторых направлений деятельности в прошедшем году. Структура ежегодного отчета динамична и меняется в зависимости от ситуации в библиотечном деле.

Годовой отчет состоит из двух частей: текстовой и статистической. Разделы отчета должны отражать все направления деятельности библиотеки учебного заведения, как с читателями, так и с носителями информации и должны соответствовать плану работы библиотеки.

Каждая цифра в статистической части отчета должна высчитываться только по соответствующим документам: число читателей, указанное в отчете, должно совпадать с числом читательских формуляров и с числом читателей в дневниках работы; число книговыдачи должно соответствовать данным дневников библиотеки и записям выданных книг в читательских формулярах и т.д.

Обратите внимание, на то, что многие показатели приводятся в сравнении с прошлым годом. Не забудьте после подготовки отчета провести статистический анализ работы своей библиотеки.

Информационная часть отчета представляет собой связный рассказ обо всех проведенных массовых мероприятиях. Она составляется в хронологическом порядке. Рассказ о мероприятии должен включать следующие данные:

дату и место организации, проведения мероприятия;
целевое и читательское назначение, количество читателей, посетивших мероприятие (или количество экспонируемых документов, если речь идет о выставке);
коротко описать, как проходило мероприятие (интересные моменты; вопросы, задаваемые читателями и т.д.);
если мероприятие комплексное, нужно охарактеризовать каждую составную часть.
если описывается библиотечная выставка, нужно указать ее название, тему и разделы.
подробно не нужно расписывать обзоры, игровые программы, викторины. Достаточно указать название и тему.

Рассказ должен содержать оценку эффективности массового мероприятия.

На современном этапе особый интерес представляет статистика использования баз данных по видам доступа: Интернет, корпоративная или локальная сеть, а также количество обращений, просмотров и сохраненных документов.

По статистике оборудования имеет смысл анализировать, на наш взгляд, такие показатели как:

Количество единиц множительной техники

• Ксероксы / ламинаторы / брошюровочные машины

Количество серверов

Парк ПК, в том числе для читателей

Количество сканеров

• планшетные / для штрих-кодов / специализированные книжные

Наличие факса

Для характеристики уровня развития информационных технологий интересны данные о наличии ЛВС с указанным количеством подключений, об АБИС (сетевой или локальной модификации), о наименовании АБИС (АРМ / подсистемы / модули), о количестве сотрудников / пользователей АБИС, о наличии WWW-сервера и сети Интернет.

Необходимо отметить, что в современной библиотеке решающим фактором является выполнение основных принципов менеджмента качества, таких как ориентация на потребителя, процессный подход, принятие решений, основанных на фактах, а также требований стандарта ИСО 9001:2000 об измерении, анализе, улучшении. Учету и анализу подлежат результаты всех операций, например, в процессе комплектования для выбора поставщиков необходимо учесть по источникам комплектования количество партий, заказанных и полученных экземпляров, оплаченную сумму.

Кроме статистики посещений библиотеки учитываются посещения сайта библиотеки и его разделов, свидетельствующие о расширении спектра информационно-библиотечных услуг и возрастании числа удаленных пользователей. Кроме этого, сами посещения признаются в АБИС только по фактическому выполнению операций выдачи / сдачи книг.

Для анализа своей деятельности библиотека должна использовать не только статистические данные, но регулярно проводить мониторинг восприятия потребителями информационно-библиотечных услуг. Понимание требований потребителя – основа всей системы менеджмента качества библиотеки. Данные для анализа удовлетворенности собираются посредством «Книг отзывов и предложений», стенда «Вопрос – ответ», гостевой книги сайта, различных опросов, анкетирования пользователей и научных исследований.

В заключение необходимо отметить, что различная, в том числе и статистическая информация по деятельности библиотек вызывает интерес у достаточно широкого круга государственных и общественных организаций, учредителей и спонсоров, частных лиц и научных учреждений, проводящих научные статистические исследования. Но в первую очередь план и отчет нужен самой библиотеке для правильной организации ее работы.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ ПО ТЕМЕ

Российская Федерация. Законы. ссылка скрыта [Текст] : [федер. Закон : принят Гос. Думой 23 ноября 1994 г. // Собрание законодательства РФ. - 1995. - № 1. - Ст. 1.
Российская Федерация. Законы. ссылка скрыта [Текст] : [федер. Закон : принят Гос. Думой 23 ноября 1994 г. // Собрание законодательства РФ. - 1995 . - № 1. - Ст. 2.
Российская Федерация. Законы. О внесении изменений и дополнений в Федеральный Закон «Об обязательном экземпляре документов» [Текст] : [федер. Закон : принят Гос. Думой 23 янв. 2002 г., одобрен Советом Федерации 30 янв. 2002 г. // Собрание законодательства РФ. – 2002 . - № 4. – Ст.4.
Российская Федерация. Законы. Основы законодательства Российской Федерации о культуре [Текст] : [федер. Закон : принят Гос. Думой 23 июня 1999 г. // Российская газета. - № 124 от 02.07.1999.
ГОСТ 7.20-2000. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиотечная статистика [Текст]. – Взамен ГОСТ 7.20-80, ГОСТ 7.41-82; введен 2002-01-01. - М.: ИПК Издательство стандартов, 2001. – 11 с.
Библиотека в эпоху перемен: философско-культурологические и информационные аспекты [Текст]. - М.: НИЦ «Информкультура», 2005.
Воройский, Ф. О необходимости развития законодательства Российской Федерации в сфере информации и информатизации в связи с реализацией межведомственной программы «Электронные библиотеки России» [Текст] / Ф. Воройский, Я. Шрайберг // Информационные ресурсы России. - 2000. - № 2. - С. 26-28.
Дейнеко И. Планирование: теория и практика: Конспект практикума для школьных библиотекарей // Библиотека в школе. - 2003. - N12. - С. 8.
Законодательство и библиотечная статистика [Электронный ресурс]. - dissertations.ru/EXAMPLES/Art_6.doc
Карташов, Н.С. Основные направления и объекты анализа системы библиотечного управления. Тезисы [Текст] / Н. С. Карташов // Национальная библиотека в современном социокультурном процессе. Докл. и сообщ. - Вып. 1. - М., 2002. - С. 133-137.
Козлова О. В. Библиотекарь в школе: что делает и сколько / О. В. Козлова // Завуч. - 2000. - №8. - С.101-107.
Кузьмин, Е.И. Библиотечная Россия на рубеже тысячелетий. Государственная политика и управление библиотечным делом: смена парадигмы [Текст]. - М.: Либерея, 1999. - 224 с.
Макарова, И.И. Библиотечная статистика как информационный ресурс управления библиотекой [Электронный ресурс] / И.И. Макарова. - rumchten.rsl.ru/2006/ru/upload/doc/1135244390.doc
Маркова, А.А. Роль библиотечной статистики в работе методиста [Электронный ресурс] / А.А. Маркова // Информационный бюллетень РНТБ. - 2004. - №1. - ссылка скрыта
Межотраслевые нормы времени на работы, выполняемые в библиотеках: Постановление Мин-ва труда и социального развития РФ от 3 февраля 1997 г. №6 // Библиотека и закон. М., 1997. С.336-368.
Митрофанова, С.В. Учет библиотечных фондов – 2005 : Практ. пособие [Текст] / С.В. Митрофанова. - М. : Межрегион. центр библ. сотрудничества, 2005. – 160 с.
Самохина, Н. В. Библиотечная статистика в России: национальная библиотечная статистика [Текст] / Н. В. Самохина // Новая библиотека. - 2006. - № 6. - С. 14-16.
Суслова, И. М. Управленческий учет в библиотеке. (Библиотечная статистика: современное состояние, проблемы) : Учеб. пособие для вузов и колледжей культуры [Текст] / Суслова И. М., Манилова Т. Л.; Моск. гос. ун-т культуры и искусств. - 2-е изд., дораб. и значит. доп. - М. : Профиздат : Изд-во МГУКИ, 2001. - 121 с. - (Серия «Современная библиотека» : Вып. 7).
Терминологический словарь по библиотечному делу и смежным отраслям знания. / РАН, Б-ка по ест. н-кам; Сост.: Высоцкая З.Г., Врубель Л.А., Маслов А.Б., Розеншильд Л.К..-М.,1995. – 156 с.
Уварова, Т. Статистика знает все: для чего она нужна? [Текст] / Т. Уварова // Независимый библиотечный адвокат. - 2004. - № 2. - С. 14-22.

Blog

Планирование и отчетность в библиотеке оу лигун Т. А

Содержание