Где и кто должен встречать посетителя

Вид материала

Содержание

Телефонный разговор с грубияном.
Вам позвонил телефонный хулиган.
Разговор с автоответчиком.
Если у Вас сотовый телефон.
Что должен знать ваш секретарь, разговаривая по телефону.

Подобный материал:

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Телефонный разговор с грубияном.

Если Вы столкнулись с телефонным грубияном, постарайтесь сначала поставить его на место, предложив сменить тон разговора. Если это не удается, то лучше всего закончить этот разговор, предложив собеседнику обсудить свой вопрос позже, возможно, в иных обстоятельствах и не по телефону. Не стоит скрывать и того, что телефонная грубость стала тому причиной.

Вам позвонил телефонный хулиган.

Как правило, столкнувшись с телефонным хулиганом, лучше всего немедленно повесить трубку, не вдаваясь ни в какие разговоры. Если звонки продолжаются - не берите некоторое время трубку. Хорошую защиту от телефонных хулиганов предоставляют появившиеся в последнее время телефоны с автоматическим определителем номера. Большинство из них дают возможность `заблокировать` звонки от неугодных вам абонентов. Если у вас установлен телефакс - включите его. Характерный свист такого аппарата не располагает хулиганов к каким-либо разговорам. Если же телефонное хулиганство в отношении вас и вашей семьи приобретает продолжительный и целенаправленный характер, то самым уместным будет обратиться на телефонную станцию, где есть возможность не только четко определить координаты хулигана, но и принять против него эффективные меры.

Разговор с автоответчиком.

Автоответчик значительно облегчает общение в тех случаях, когда вам необходимо, чтобы сообщение дошло по назначению. Если вам ответил автоответчик, то следует дождаться звукового сигнала и, выдержав секунду паузы, наговорить свое сообщение. Пауза нужна для того, чтобы дать возможность автоответчику переключиться в режим записи. Оставляя сообщение, необходимо назвать себя, сказать время звонка, кратко изложить суть дела и, в случае необходимости, оставить свой номер телефона. Многие автоответчики рассчитаны только на 60 секунд непрерывной записи, так что постарайтесь говорить кратко, а если необходимо что-то сообщить дополнительно - перезвоните еще раз и запишите конец вашего сообщения. Говорить с автоответчиком надо четко - он не может переспросить вас, если вы что-то произнесете неотчетливо.

Если у Вас сотовый телефон.

Достижения современной науки и техники позволяют нам почти постоянно находиться в пределах досягаемости телефонного звонка. Сотовый или иной радиотелефон прочно вошел в быт бизнесменов, финансистов, журналистов и людей многих других профессий. Но в то же время он ни в коем случае не должен мешать окружающим. Практически у каждого такого телефона есть возможность отрегулировать громкость и тембр звонка так, чтобы он был почти не слышен никому, кроме вас. Идя в театр, на концерт или в музей, следует отключить звонок или вообще выключить телефон. Звонок телефона в театре неуместен и отнюдь не прибавит вам авторитета в глазах окружающих. Но бывает и так, что вы ждете звонка и сигнал сотового телефона застал вас во время беседы, обеда с деловым партнером или переговоров. В этом случае обязательно надо извиниться, а сам разговор свести к минимуму. То же относится и к той ситуации, если вам надо сделать срочный звонок. По возможности, лучше при этом отойти в сторону. Сотовые телефоны недешевы, разговор по ним в несколько раз дороже, чем по обычной телефонной линии. Громкий и без особой нужды продолжительный разговор в окружении многих людей наверняка не прибавит вам авторитета в их глазах, напротив, оставит у них впечатление о выскочке, желающем пустить пыль в глаза. Если вы звоните на номер сотового телефона, то следует помнить, что ваш абонент вынужден будет оплачивать этот разговор по весьма высокому тарифу. Ваш собеседник может быть в дороге, за рулем автомашины и, отвлекая его, вы можете подвергнуть его опасности. Поэтому будьте кратки и отложите обсуждение деталей до другого раза.

Что должен знать ваш секретарь, разговаривая по телефону.

В современной деловой практике секретарь играет очень заметную и важную роль. От эффективной работы секретаря во многом зависит работа руководителя фирмы, его имидж, а зачастую и имидж всей фирмы. Как правило, секретарь не только отвечает на телефонные звонки, сортирует и докладывает поступившую почту, но и ведет дневник текущих дел, отвечает за ведение личной и деловой переписки руководителя. Секретарь встречает деловых посетителей, следит за тем, чтобы переговоры проходили точно по графику. По сути дела это руководитель приемной, помощник руководителя. Не случайно в последнее время все чаще вместо слова `секретарь` упоминается `офис-менеджер`. В отличие от широко распространенного мнения далеко не каждый может быть хорошим секретарем. При подборе секретаря безусловно важны подтянутая внешность, безукоризненные манеры, умение четко и связно говорить, держать себя на людях, вести эффективный телефонный разговор, знание делопроизводства. Несомненно, что секретарь должен хорошо знать сотрудников фирмы, знать, где их можно найти. В телефонных разговорах секретарь должен быть подчеркнуто деловит и краток. Ни в коем случае недопустимо ложно понимаемое секретарское панибратство с руководителем - выставляемая напоказ манера решать какие-либо вопросы без ведома руководителя. Отвечая на телефонный звонок, секретарь должен выяснить имя и должность собеседника, суть дела, доложить о нем руководству или при необходимости переключить телефон на сотрудника, отвечающего за данное направление, чтобы тот смог проработать вопрос для дальнейшего доклада. Секретарь должен четко представлять себе рабочий график начальника, ориентироваться в приоритетности различных вопросов. Если вы ждете какого-то важного звонка, то, переключая на секретаря телефон на время деловой встречи или переговоров, не забудьте предупредить об этом. Секретарю следует избегать заявлений типа `Я не знаю`, `У нас никто этим не занимается`, `Начальника нет, и я не знаю, когда он будет`. Как правило, секретарь не сообщает собеседникам никаких сведений о здоровье, семейных делах или домашнем адресе и телефоне сотрудников, в том числе и косвенно (`Иванов пошел в поликлинику` или `Петрова ухаживает за больным ребенком`). Это следует учитывать и при разговоре по нескольким телефонам, когда абонент, ожидающий соединения, может услышать сведения, для него не предназначенные. При приеме деловых партнеров, если руководитель занят и не может их принять немедленно, секретарь ненавязчиво должен предложить им сесть, просмотреть газеты или журналы. Если прием гостей затягивается, то уместно предложить им чай, кофе или воду. Вполне уместно поинтересоваться заранее тем, будут ли гости пить чай или кофе во время переговоров. Недопустимо, когда в присутствии деловых партнеров секретарь без дела слоняется по офису или болтает по телефону. Во время переговоров обязанность секретаря проследить за тем, чтобы руководителя не беспокоили телефонные звонки. Требуется сообщить, что он занят на переговорах, попросить оставить контактный телефон и по окончании переговоров, доложив руководителю о поступивших звонках, соединить его с теми, с кем он хочет поговорить. Секретарь, как правило, следит и за состоянием рабочего кабинета руководителя, за тем, чтобы письменный стол не был захламлен, чтобы всегда под рукой были ручки, карандаши, бумага. Если в кабинете есть цветы, то они должны быть свежими и привлекательными. Излишне говорить, что рабочее место секретаря тоже должно быть в идеальном порядке.

ссылка скрыта Общаясь с людьми, вы создаете в их глазах собственный образ. От вашего искусства общения зависят ваши шансы быть принятым на работу, достичь там определенных результатов и подняться вверх по служебной лестнице. В истории бизнеса несть числа случаям, когда из-за неудачной фразы, сказанной в неподходящий момент, претендент не получал желанного места, перспективный работник - повышения по службе, а некоторые даже лишались работы - если их стиль общения наносил ущерб престижу или финансовому состоянию компании. Во многих крупных компаниях существуют специальные подразделения, занимающиеся вопросами делового этикета. Задача таких отделов состоит в том, чтобы все исходящее - документы, сообщения и прочая информация (письменная и устная) была грамотной, точной и действенной.