Складання та оформлення документів

Вид материала

Документы

Содержание ФОРМА номенклатури справ первинної профспілкової організації Номенклатура справ ПРИМIРНА НОМЕНКЛАТУРА справ первинної профспілкової організації

Подобный материал:

• Затвердити Порядок оформлення розрахункових І звітних документів при здійсненні продажу, 551.03kb.
• 1. Назва модуля, 21.04kb.
• Проект укра ї н а клішковецька сільська рада хотинського району чернівецької області, 9.37kb.
• Теоретичний матеріал з дисципліни «Ділова українська мова» для іноземних студентів, 271.21kb.
• План. Вступ Постановка проблеми. Результати. Основні положення нормативної бази щодо, 142.14kb.
• Лабораторна робота №75: " Верстка та художнє оформлення документів, 228.95kb.
• Методичні рекомендації про порядок складання, 88.05kb.
• «Вісник Книжкової палати», №3, 2010 Аналіз дотримання нормативних документів щодо оформлення, 373.96kb.
• План документація й інвентаризація Документація, її значення Вимоги до змісту й оформлення, 401.17kb.
• Еталон технічної документації із землеустрою, 238kb.

Додаток 22

ФОРМА номенклатури справ первинної профспілкової організації

Найменування первинної профспілкової організації

ЗАТВЕРДЖЕНО

Постанова профкому

від ____________ N ___


НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

________ N ______

на _____________ рік

------------------------------------------------------------------

¦ Iндекс ¦ Заголовок ¦ Кількість ¦ Строк ¦ Примітка ¦

¦ справи ¦ справи ¦ справ ¦ зберігання ¦ ¦

¦ ¦ (тому, ¦ (томів, ¦ справи ¦ ¦

¦ ¦ частини) ¦ частин) ¦ (тому, ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ частини) ¦ ¦

¦------------+------------+------------+------------+------------¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

------------------------------------------------------------------

Голова

первинної профспілкової

організації _______________ ____________________

(підпис) (розшифрування підпису)

ПОГОДЖЕНО:


Керівник архіву

(особа, відповідальна

за архів) підприємства, установи


_______________ _____________________

(підпис) (розшифрування підпису)

_______________

(дата)

Додаток 23

ПРИМIРНА НОМЕНКЛАТУРА справ первинної профспілкової організації

------------------------------------------------------------------

¦Iндекс¦ Заголовок справи ¦ Строки ¦ Примітка ¦

¦справи¦ ¦ зберігання ¦ ¦

¦ ¦ ¦справи (тому) і¦ ¦

¦ ¦ ¦ N статті ¦ ¦

¦ ¦ ¦переліку справи¦ ¦

¦------+---------------------------+---------------+-------------¦

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦

¦----------------------------------------------------------------¦

¦ Організаційна робота ¦

¦----------------------------------------------------------------¦

¦ 01 ¦Документи, пов'язані з ¦Постійно(*) ¦ ¦

¦ ¦легалізацією первинної ¦ст. 54а ¦ ¦

¦ ¦профспілкової організації ¦( z0576-98 ) ¦ ¦

¦ ¦та набуттям нею статусу ¦ ¦ ¦

¦ ¦юридичної особи (копія ¦ ¦ ¦

¦ ¦свідоцтва про легалізацію ¦ ¦ ¦

¦ ¦профспілки, рішення органу ¦ ¦ ¦

¦ ¦профспілки вищого рівня про¦ ¦ ¦

¦ ¦її належність до ¦ ¦ ¦

¦ ¦профспілки, повідомлення ¦ ¦ ¦

¦ ¦територіального органу ¦ ¦ ¦

¦ ¦Міністерства юстиції, ¦ ¦ ¦

¦ ¦свідоцтво про державну ¦ ¦ ¦

¦ ¦реєстрацію юридичної особи ¦ ¦ ¦

¦ ¦тощо) ¦ ¦ ¦

¦------+---------------------------+---------------+-------------¦

¦ 02 ¦Статут, положення, якими ¦Постійно(*) ¦ ¦

¦ ¦керується первинна ¦ст. 54а ¦ ¦

¦ ¦профспілкова організація ¦( z0576-98 ) ¦ ¦

¦ ¦(копії) ¦ ¦ ¦

¦------+---------------------------+---------------+-------------¦

¦ 03 ¦Протоколи профспілкових ¦Постійно(*) ¦ ¦

¦ ¦зборів, конференцій та ¦ст. 1312а ¦ ¦

¦ ¦документи до них ¦( z0576-98 ) ¦ ¦

¦------+---------------------------+---------------+-------------¦

¦ 04 ¦Протоколи засідань ¦Постійно(*) ¦ ¦

¦ ¦профспілкового комітету та ¦ст. 1320а ¦ ¦

¦ ¦документи до них ¦ ¦ ¦

¦------+---------------------------+---------------+-------------¦

¦ 05 ¦Протоколи засідань президії¦Постійно(*) ¦Справа ¦

¦ ¦профспілкового комітету та ¦ст. 1320а ¦заводиться за¦

¦ ¦документи до них ¦( z0576-98 ) ¦наявності ¦

¦ ¦ ¦ ¦президії ¦

¦ ¦ ¦ ¦профкому ¦

¦------+---------------------------+---------------+-------------¦

¦ 06 ¦Документи (постанови тощо) ¦Доки буде ¦Можливе ¦

¦ ¦профспілкових органів ¦потреба ст. 106¦формування ¦

¦ ¦вищого рівня ¦( z0576-98 ) ¦декількох ¦

¦ ¦ ¦ ¦справ з ¦

¦ ¦ ¦ ¦напрямів ¦

¦ ¦ ¦ ¦діяльності ¦

¦------+---------------------------+---------------+-------------¦

¦ 07 ¦Плани реалізації критичних ¦Постійно(*) ¦ ¦

¦ ¦зауважень і пропозицій, ¦ст. 1315 ¦ ¦

¦ ¦висловлених на ¦( z0576-98 ) ¦ ¦

¦ ¦звітно-виборних зборах, ¦ ¦ ¦

¦ ¦конференціях та документи ¦ ¦ ¦

¦ ¦щодо їх виконання ¦ ¦ ¦

¦------+---------------------------+---------------+-------------¦

¦ 08 ¦Плани роботи, плани ¦Доки буде ¦Оригінали ¦

¦ ¦проведення заходів профкому¦потреба ¦зберігаються ¦

¦ ¦(копії) ¦ст. 1319 ¦при ¦

¦ ¦ ¦( z0576-98 ) ¦протоколах ¦

¦------+---------------------------+---------------+-------------¦

¦ 09 ¦Колективні договори ¦Постійно(*) ¦ ¦

¦ ¦ ¦ст. 406 ¦ ¦

¦ ¦ ¦( z0576-98 ) ¦ ¦

¦------+---------------------------+---------------+-------------¦

¦ 10 ¦Статистичні звіти профкому ¦Постійно(*) ¦ ¦

¦ ¦з питань профспілкової ¦ст. 298б ¦ ¦

¦ ¦роботи ¦( z0576-98 ) ¦ ¦

¦------+---------------------------+---------------+-------------¦

¦ 11 ¦Протоколи засідань ¦10 років ¦ ¦

¦ ¦ревізійної комісії ¦ЕПК ст. 1316 ¦ ¦

¦ ¦первинної профспілкової ¦( z0576-98 ) ¦ ¦

¦ ¦організації та документи до¦ ¦ ¦

¦ ¦них ¦ ¦ ¦

¦------+---------------------------+---------------+-------------¦

¦ 12 ¦Бюлетені для таємного ¦Протягом строку¦ ¦

¦ ¦голосування по виборах ¦повноважень ¦ ¦

¦ ¦керівних органів ¦ст. 1314 ¦ ¦

¦ ¦профорганізації ¦( z0576-98 ) ¦ ¦

¦------+---------------------------+---------------+-------------¦

¦ 13 ¦Документи комісій профкому ¦10 років ЕПК ¦На кожну ¦

¦ ¦(протоколи засідань, плани ¦ст. 1338 ¦комісію ¦

¦ ¦роботи, довідки тощо) ¦( z0576-98 ) ¦заводиться ¦

¦ ¦ ¦або 5 років для¦окрема справа¦

¦ ¦ ¦організацій, ¦ ¦

¦ ¦ ¦які не ¦ ¦

¦ ¦ ¦передають ¦ ¦

¦ ¦ ¦документи на ¦ ¦

¦ ¦ ¦державне ¦ ¦

¦ ¦ ¦зберігання ¦ ¦

¦------+---------------------------+---------------+-------------¦

¦ 14 ¦Документи (заяви, витяги з ¦3 роки ст. 1337¦ ¦

¦ ¦протоколів, довідки, ¦( z0576-98 ) ¦ ¦

¦ ¦листування) про надання ¦ ¦ ¦

¦ ¦матеріальної допомоги ¦ ¦ ¦

¦ ¦членам профспілки ¦ ¦ ¦

¦------+---------------------------+---------------+-------------¦

¦ 15 ¦Заяви про прийняття у члени¦3 роки ст. 1323¦ ¦

¦ ¦профспілки ¦( z0576-98 ) ¦ ¦

¦------+---------------------------+---------------+-------------¦

¦ 16 ¦Заяви членів профспілки про¦3 роки (після ¦ ¦

¦ ¦згоду на перерахування ¦вибуття з ¦ ¦

¦ ¦членських профспілкових ¦первинної ¦ ¦

¦ ¦внесків бухгалтерією ¦профорганізації¦ ¦

¦ ¦підприємства, установи ¦ст. 1330 ¦ ¦

¦ ¦ ¦( z0576-98 ) ¦ ¦

¦------+---------------------------+---------------+-------------¦

¦ 17 ¦Облікові картки членів ¦До зняття з ¦ ¦

¦ ¦профспілки ¦обліку або 1 ¦ ¦

¦ ¦ ¦рік після ¦ ¦

¦ ¦ ¦зняття ст. 1329¦ ¦

¦ ¦ ¦( z0576-98 ) ¦ ¦

¦------+---------------------------+---------------+-------------¦

¦ 18 ¦Листування з профспілковими¦3 роки ст. 1321¦Можливе ¦

¦ ¦органами вищого рівня з ¦( z0576-98 ) ¦формування ¦

¦ ¦питань діяльності ¦ ¦декількох ¦

¦ ¦профорганізації ¦ ¦справ за ¦

¦ ¦ ¦ ¦напрямами ¦

¦ ¦ ¦ ¦діяльності ¦

¦------+---------------------------+---------------+-------------¦

¦ 19 ¦Листування з іншими ¦3 роки ст. 1321¦ ¦

¦ ¦установами, організаціями ¦( z0576-98 ) ¦ ¦

¦------+---------------------------+---------------+-------------¦

¦ 20 ¦Звернення (пропозиції, ¦5 років ст. 28б¦Пропозиції ¦

¦ ¦заяви, скарги) членів ¦( z0576-98 ) ¦стосовно ¦

¦ ¦профспілки та документи ¦ ¦суттєвих змін¦

¦ ¦стосовно вирішення ¦ ¦у діяльності ¦

¦ ¦порушених у них питань ¦ ¦організації ¦

¦ ¦ ¦ ¦зберігаються ¦

¦ ¦ ¦ ¦постійно ¦

¦------+---------------------------+---------------+-------------¦

¦ 21 ¦Заявки на одержання бланків¦3 роки ст. 1326¦ ¦

¦ ¦квитків члена профспілки і ¦ст. 1327 ¦ ¦

¦ ¦звіти про кількість ¦( z0576-98 ) ¦ ¦

¦ ¦отриманих і використаних ¦ ¦ ¦

¦ ¦бланків профквитків ¦ ¦ ¦

¦------+---------------------------+---------------+-------------¦

¦ 22 ¦Книги (журнали) обліку ¦3 роки ст. 1328¦ ¦

¦ ¦видачі і розсилання бланків¦( z0576-98 ) ¦ ¦

¦ ¦членських квитків, акти на ¦ ¦ ¦

¦ ¦знищення членських квитків ¦ ¦ ¦

¦ ¦і облікових карток ¦ ¦ ¦

¦------+---------------------------+---------------+-------------¦

¦ 23 ¦Журнал (картотека) ¦3 роки ст. 100б¦ ¦

¦ ¦реєстрації вхідних ¦( z0576-98 ) ¦ ¦

¦ ¦документів ¦ ¦ ¦

¦------+---------------------------+---------------+-------------¦

¦ 24 ¦Журнал (картотека) ¦3 роки ст. 100б¦ ¦

¦ ¦реєстрації вихідних ¦( z0576-98 ) ¦ ¦

¦ ¦документів ¦ ¦ ¦

¦------+---------------------------+---------------+-------------¦

¦ 25 ¦Журнал (картотека) ¦5 років ст. 95 ¦ ¦

¦ ¦реєстрації пропозицій, заяв¦( z0576-98 ) ¦ ¦

¦ ¦і скарг членів профспілки ¦ ¦ ¦

¦------+---------------------------+---------------+-------------¦

¦ 26 ¦Журнал (картотека) ¦3 роки ст. 96 ¦ ¦

¦ ¦реєстрації особистого ¦( z0576-98 ) ¦ ¦

¦ ¦прийому членів профспілки ¦ ¦ ¦

¦------+---------------------------+---------------+-------------¦

¦ 27 ¦Журнал обліку і видачі ¦Постійно(*) ¦ ¦

¦ ¦печаток і штампів ¦ст. 1132 ¦ ¦

¦ ¦ ¦( z0576-98 ) ¦ ¦

¦------+---------------------------+---------------+-------------¦

¦ 28 ¦Списки членів профкому ¦75 р. ст. 1324 ¦ ¦

¦ ¦ ¦( z0576-98 ) ¦ ¦

¦------+---------------------------+---------------+-------------¦

¦ 29 ¦Номенклатура справ ¦Постійно(*) ¦ ¦

¦ ¦первинної профспілкової ¦ст. 89а ¦ ¦

¦ ¦організації ¦( z0576-98 ) ¦ ¦

¦------+---------------------------+---------------+-------------¦

¦ 30 ¦Описи документів ¦Постійно ¦На державне ¦

¦ ¦профорганізації, переданих ¦ст. 109а ¦зберігання не¦

¦ ¦до відомчого архіву (архіву¦( z0576-98 ) ¦передається ¦

¦ ¦підприємства, установи) ¦ ¦ ¦

¦------+---------------------------+---------------+-------------¦

¦ 31 ¦Акт приймання-передачі ¦Постійно(*) ¦ ¦

¦ ¦документів при зміні голови¦ст. 55а ¦ ¦

¦ ¦первинної профспілкової ¦( z0576-98 ) ¦ ¦

¦ ¦організації ¦ ¦ ¦

¦----------------------------------------------------------------¦

¦ Бухгалтерський облік ¦

¦----------------------------------------------------------------¦

¦ 32 ¦Iнструкції, вказівки, листи¦До заміни ¦ ¦

¦ ¦з питань фінансової роботи,¦новими ст. 18б ¦ ¦

¦ ¦бухгалтерського обліку та ¦( z0576-98 ) ¦ ¦

¦ ¦звітності ¦ ¦ ¦

¦------+---------------------------+---------------+-------------¦

¦ 33 ¦Кошториси, штатні розписи, ¦Постійно(1) ¦13 роки - для¦

¦ ¦доповнення та зміни до них ¦ст. 46а ¦організацій, ¦

¦ ¦ ¦( z0576-98 ) ¦які не ¦

¦ ¦ ¦ ¦передають ¦

¦ ¦ ¦ ¦документи на ¦

¦ ¦ ¦ ¦державне ¦

¦ ¦ ¦ ¦зберігання ¦

¦------+---------------------------+---------------+-------------¦

¦ 34 ¦Річні фінансові звіти ¦Постійно(*) ¦За незначної ¦

¦ ¦ ¦ст. 308б ¦кількості ¦

¦ ¦ ¦( z0576-98 ) ¦можуть ¦

¦ ¦ ¦ ¦формуватися ¦

¦ ¦ ¦ ¦при ¦

¦ ¦ ¦ ¦відповідному ¦

¦ ¦ ¦ ¦протоколі ¦

¦------+---------------------------+---------------+-------------¦

¦ 35 ¦Звіти з напрямів ¦3 роки ст. 308в¦ ¦

¦ ¦фінансово-господарської ¦( z0576-98 ) ¦ ¦

¦ ¦діяльності профорганізації ¦ ¦ ¦

¦ ¦(піврічні, квартальні) ¦ ¦ ¦

¦------+---------------------------+---------------+-------------¦

¦ 36 ¦Касові, меморіальні, ¦3 роки ст. 315 ¦ ¦

¦ ¦банківські документи з ¦( z0576-98 ) ¦ ¦

¦ ¦усіма додатками до них ¦ ¦ ¦

¦ ¦(рахунки, накладні, ¦ ¦ ¦

¦ ¦квитанції, акти, доручення,¦ ¦ ¦

¦ ¦договори, авансові звіти ¦ ¦ ¦

¦ ¦тощо) ¦ ¦ ¦

¦------+---------------------------+---------------+-------------¦

¦ 37 ¦Журнал реєстрації ¦3 роки ст. 324 ¦ ¦

¦ ¦банківських доручень ¦( z0576-98 ) ¦ ¦

¦------+---------------------------+---------------+-------------¦

¦ 38 ¦Журнал реєстрації ¦3 роки ст. 324 ¦ ¦

¦ ¦прибутково-видаткових ¦( z0576-98 ) ¦ ¦

¦ ¦документів ¦ ¦ ¦

¦------+---------------------------+---------------+-------------¦

¦ 39 ¦Книги ¦3 роки ст. 322 ¦ ¦

¦ ¦матеріально-господарського ¦( z0576-98 ) ¦ ¦

¦ ¦обліку профорганізації та ¦ ¦ ¦

¦ ¦підвідомчих організацій ¦ ¦ ¦

¦------+---------------------------+---------------+-------------¦

¦ 40 ¦Довіреності на одержання ¦3 роки ст. 319 ¦ ¦

¦ ¦грошових сум і ¦( z0576-98 ) ¦ ¦

¦ ¦товарно-матеріальних ¦ ¦ ¦

¦ ¦цінностей ¦ ¦ ¦

¦------+---------------------------+---------------+-------------¦

¦ 41 ¦Головна книга ¦3 роки ст. 321 ¦ ¦

¦ ¦(Журнал-головна) ¦( z0576-98 ) ¦ ¦

¦------+---------------------------+---------------+-------------¦

¦ 42 ¦Акти ревізій ¦5 років ст. 342¦ ¦

¦ ¦фінансово-господарської ¦( z0576-98 ) ¦ ¦

¦ ¦діяльності профорганізації,¦ ¦ ¦

¦ ¦податкових та інших ¦ ¦ ¦

¦ ¦перевірок, документи до них¦ ¦ ¦

¦ ¦(довідки, доповідні записки¦ ¦ ¦

¦ ¦тощо) ¦ ¦ ¦

¦------+---------------------------+---------------+-------------¦

¦ 43 ¦Листування про ¦3 роки ст. 343 ¦ ¦

¦ ¦фінансово-господарську ¦( z0576-98 ) ¦ ¦

¦ ¦діяльність (про облік ¦ ¦ ¦

¦ ¦фондів, про прийом, ¦ ¦ ¦

¦ ¦передачу, списання ¦ ¦ ¦

¦ ¦матеріальних цінностей ¦ ¦ ¦

¦ ¦тощо) ¦ ¦ ¦

¦------+---------------------------+---------------+-------------¦

¦ 44 ¦Особові рахунки ¦75 років-"В" ¦ ¦

¦ ¦(розрахункові відомості) ¦ст. 316а ¦ ¦

¦ ¦штатних працівників ¦( z0576-98 ) ¦ ¦

¦ ¦профорганізації (відомості ¦ ¦ ¦

¦ ¦на видачу заробітної плати)¦ ¦ ¦

------------------------------------------------------------------

У разі наявності у первинній профспілковій організації штатних працівників у номенклатурі також передбачаються такі справи з кадрового діловодства:

Постанови про прийняття, переведення, 75 р. ст. 16а звільнення, сумісництво працівників, про матеріальну допомогу

Посадові інструкції працівників Постійно(*) ст. 49а

Особові справи працівників 75 р. — “В” ст. 513в

Особові справи працівників, яких 75 р. — “В” ст. 513в звільнено

Особові картки (ф. П-2) 75 р. — “В” ст. 527

Трудові книжки До запитання, не

затребувані - не

менше 50 р. ст. 539

Примітки до номенклатури справ:


1. Строки зберігання документів (графа 3) встановлені відповідно до Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів їх зберігання, затвердженого наказом Головного архівного управління від 20.07.98 N 41 та зареєстрованого Міністерством юстиції України як нормативно-правовий акт 17.09.98 за N 576/3016.

2. Строк зберігання “Постійно” встановлюється в тому разі, коли документи первинної профспілкової організації підлягають передачі до державного архіву. Якщо ж документи первинної профспілкової організації не передаються до державного архіву, то строк зберігання видів документів, позначених зірочкою (*), встановлюється “до ліквідації організації”.

3. Позначка “ЕПК” (експертно-перевірна комісія) означає, що частина таких документів може мати науково-історичне значення і в установленому порядку повинна передаватися до державного архіву (за рішенням експертно-перевірної комісії державного архіву).

4. Документи, зазначені в примірній номенклатурі справ під N 35, 38, 40, 41, згідно з п. 2.12 Вказівок до Переліку типових документів можуть знищуватися за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а також проведення ревізії.

5. Строк зберігання документів, що мають позначку “-В” (тобто мінус вік) дорівнює різниці 75 років -В, де В — вік наймолодшої людини, на момент закінчення справи, особові документи про яку включено до зазначеної справи. Наприклад, до справи включено особові рахунки (особові справи) працівників, вік яких на момент звільнення був 40, 50, 60 років. Така справа повинна зберігатися 35 років після її закінчення (75-40).