Локальные компьютерные сети и автоматизация документационного обеспечения

Вид материала

Контрольная работа

Содержание Список литературы 1.2. Одно-ранговая сеть 1.3. Топологии вычислительной сети 1.3.2. Кольцевая топология. 1.3.3. Шинная топология 1.3.4.Древовидная топология 2. Автоматизация ДОУ 2.1. Средства автоматизации 2.2. (По материалам www.avacco.ru)Электронный архив 2.3. Сущность и основные направления автоматизации делопроизводства 3. Система «ДЕЛО» 3.1. Основные функции Регистрация и ввод документов в систему Работа над проектами документов Исполнение документов Контроль за исполнением поручений Отправка документов внешним адресатам Поиск документов Опись дел и архивное хранение "Архивное дело" ... Полное содержание

Подобный материал:

• Учебная дисциплина: Основы документационного обеспечения управления Курсовая работа, 246.15kb.
• Лекция Характеристики компьютерных сетей По территориальному признаку компьютерные, 198.89kb.
• «Локальные и глобальные компьютерные сети», 680.06kb.
• Приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 г. N 33 Государственная система документационного, 1182.75kb.
• Приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 г. N 33 Государственная система документационного, 1183.1kb.
• Урок информатики. Тема урока: Локальные и глобальные компьютерные сети. Обмен данными, 10.5kb.
• Локальные и глобальные компьютерные сети, 51.78kb.
• Уроку информатики и икт в 10 классе (базовый уровень) Тема урока: Локальные компьютерные, 139.48kb.
• Литература 32, 630.16kb.
• Локальные и глобальные компьютерные сети. Адресация в сетях, 79.89kb.

Федеральное агентство по образованию

ГОУ ВПО «Башкирский государственный педагогический университет им. М. Акмуллы»

(ГОУ ВПО «БГПУ им. Акмуллы»)

Институт исторического и правового образования

Заочное отделение


Контрольная работа

На тему: Локальные компьютерные сети и автоматизация документационного обеспечения


Проверил преподаватель

по дисциплине: Технические средства управления

___________ Л.А. Харсеева

Выполнила работу

студентка 5 курса

заочного отделения

исторического факультета

«Д и ДОУ»

____________ Л.М. Несговорова


Уфа 2011г.

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. Локальные компьютерные сети

1.1. Локальная сеть

1.2. Одно-ранговая сеть

1.3. Топология вычислительной сети

1.3.1. Топология типа «звезда»

1.3.2. «Кольцевая» топология

1.3.3. «Шинная» топология

1.3.4. «Древовидная» топология

2. Автоматизация ДОУ

2.1. Средства автоматизации

2.2. Электронный архив

2.3. Сущность и основные направления автоматизации ДОУ

3. Система «ДЕЛО»

3.1. Основные функции

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время стал абсолютно очевидным тот факт, что успех бизнеса зависит не только от финансовых результатов. Правильное и полное документальное оформление дел имеет большое практическое значение. Важно уделять пристальное внимание бумагам на всех этапах жизни фирмы - от государственной регистрации до заключения договоров с партнерами.

Для документооборота современного бизнеса характерно большое разнообразие типов документов, различные маршруты их движения в процессе обработки, накопление и хранение огромных объемов информации. «Бумажный» документооборот сегодня становится малоэффективным, затрудняет работу исполнителей, занятых непосредственной обработкой документов, и ответственных лиц, управляющих деловыми процессами, а также ведёт к увеличению расходов и снижает общую эффективность предприятия.

На сегодняшний день в мире существует более 130 миллионов ком­пьютеров и бо­лее 80 % из них объединены в различные информационно-вычислительные сети от малых локальных сетей в офисах до глобальных сетей типа Internet. Всемирная тенденция к объ­единению компьютеров в сети обусловлена рядом важных причин, таких как ускорение пе­редачи ин­формационных сообщений, возможность быстрого обмена информацией между пользователями, получение и передача сообщений (факсов, E - Mail писем и прочего ) не отходя от рабочего места, возможность мгновенного получения любой информации из лю­бой точки земного шара, а так же об­мен информацией между компьютерами разных фирм производителей ра­бо­тающих под разным программным обеспечением.

Такие огромные потенциальные возможности, которые несет в себе сеть и тот новый потенциальный подъем, который при этом испытывает информацион­ный комплекс, а так же значительное ускорение производственного процесса не дают нам право не принимать это к разра­ботке и не применять их на практике.

В данной контрольной работе рассмотрим, какие виды локальных сетей существует и как с помощью сетей организовывается работа документационного обеспечения управление на предприятии, а так же какие программы способствуют улучшение работы и рассмотрим одну из них.

1. Локальные компьютерные сети

1.1. Локальная сеть

Что такое локальная вычислительная сеть (ЛВС)? Под ЛВС понимают совместное подключение нескольких отдельных компьютерных рабочих мест (рабочих станций) к еди­ному каналу передачи данных. Благодаря вычислительным сетям мы полу­чили возможность одновременного использо­вания программ и баз данных несколькими пользователями.

Понятие локальная вычислительная сеть - ЛВС (англ. LAN - Lokal Area Network ) относится к географически ограниченным ( территориально или производственно) аппаратно-программным реализациям, в которых не­сколько компьютерных систем связанны друг с другом с помощью соответствующих средств коммуникаций. Благодаря такому со­единению пользователь может взаимодействовать с другими рабочими станциями, подключенными к этой ЛВС.

В производственной практике ЛВС играют очень большую роль. По­средством ЛВС в систему объединяются персональные компьютеры, распо­ложенные на многих удален­ных рабочих местах, которые используют совместно оборудование, программные средства и информацию. Рабочие места сотрудников перестают быть изолированными и объеди­няются в единую систему. Рассмотрим преимущества, получаемые при сетевом объединении персональных компьютеров в виде внутрипроизводственной вычислительной сети.¹

1.2. Одно-ранговая сеть

В одно - ранговой сети, все компьютеры равноправны: нет иерархии среди компьютеров и нет выделенного сервера, и, как правило, каждый компьютер функционирует и как клиент и как сер­вер. Все пользователи самостоятельно решают, какие данные на своем компьютере сделать дос­тупными для всех. Одно - ранговую сеть называют так же рабочей группой. Рабочая группа – это небольшой коллектив, поэтому в одно - ранговой сети не более 10 компьютеров.

Одно - ранговые сети относительно просты. Поскольку каждый компьютер является и клиентом, и сервером, нет необходимости в мощном центральном сервере или в других компонентах, обязательных для более сложных сетей. Одно ранговые сети обычно дешевле сетей на основе сервера, но требуют более мощных и дорогих компьютеров.

В одно - ранговой сети требования к производительности и к уровню защиты для сетевого про­граммного обеспечения, как правило, ниже, чем в сетях с выделенным сервером. Выделенные серверы функционируют исключительно в качестве серверов, но не клиентов или рабочих стан­ций.

В такие операционные системы, как Microsoft Windows NT Workstation ,Microsoft Windows for Workgroups и Microsoft Windows 95, встроена поддержка одно ранговых сетей. По этому чтобы установить одно ранговую сеть дополнительного программного обеспечения не требуется.

Одно ранговая компьютерная сеть выглядит так:

1. Компьютеры расположены на рабочих столах пользователей.
   
2. Пользователи сами выступают в роли администраторов, и сами обеспечивают защиту ин­формации.
   
3. Для объединения компьютеров в сеть применяется простая кабельная система.
   

Если эти условия выполняются, то, скорее всего выбор одно ранговой сети будет правильным.

Защита подразумевает установку пароля на разделяемый ресурс, например на каталог. Центра­лизованно управлять защитой в одно ранговой сети очень сложно, так как каждый пользователь устанавливает ее самостоятельно, да и общие ресурсы могут находиться на всех компьютерах, а не только на центральном сервере. Такая ситуация представляет серьезную угрозу для всей сети, кроме того некоторые пользователи могут вообще не устанавливать защиту.²

1.3. Топологии вычислительной сети

1.3.1. Топология типа звезда

Концепция топологии сети в виде звезды пришла из области больших ЭВМ, в которой головная машина получает и обрабатывает все данные с пе­риферийных устройств как активный узел обработки данных. Этот принцип применяется в системах передачи данных, например, в электронной почте RELCOM. Вся информация между двумя периферийными рабочими мес­тами проходит через центральный узел вычислительной сети.




Пропускная способность сети определяется вычислительной мощно­стью узла и гарантируется для каждой рабочей станции. Коллизий (столкновений) данных не возникает.

Кабельное соединение довольно простое, так как каждая рабочая станция связана с узлом. Затраты на прокладку кабелей высокие, особенно когда центральный узел географически расположен не в центре топологии.

При расширении вычислительных сетей не могут быть использованы ранее выполненные кабельные связи: к новому рабочему месту необходимо прокладывать отдельный кабель из центра сети.

Топология в виде звезды является наиболее быстродействующей из всех топологий вычислительных сетей, поскольку передача данных между рабочими станциями проходит через центральный узел (при его хорошей производительности) по отдельным линиям, используемым только этими рабочими станциями. Частота запросов передачи информации от одной станции к другой невысокая по сравнению с достигаемой в других тополо­гиях.

Производительность вычислительной сети в первую очередь зависит от мощности центрального файлового сервера. Он может быть узким ме­стом вычислительной сети. В случае выхода из строя центрального узла на­рушается работа всей сети.

Центральный узел управления - файловый сервер мотает реализо­вать оптимальный механизм защиты против несанкционированного доступа к информации. Вся вычислительная сеть может управляться из ее центра.

1.3.2. Кольцевая топология.

При кольцевой топологии сети рабочие станции связаны одна с дру­гой по кругу, т.е. рабочая станция 1 с рабочей станцией 2, рабочая станция 3



с рабочей станцией 4 и т.д. Последняя рабочая станция связана с первой. Коммуникационная связь замыкается в кольцо.

Прокладка кабелей от одной рабочей станции до другой может быть довольно сложной и дорогостоящей, особенно если географически рабочие станции расположены далеко от кольца (например, в линию).

Сообщения циркулируют регулярно по кругу. Рабочая станция посы­лает по определенному конечному адресу информацию, предварительно получив из кольца запрос. Пересылка сообщений является очень эффектив­ной, так как большинство сообщений можно отправлять “в дорогу” по ка­бельной системе одно за другим. Очень просто можно сделать кольцевой запрос на все станции. Продолжительность передачи информации увеличи­вается пропорционально количеству рабочих станций, входящих в вычисли­тельную сеть.

Основная проблема при кольцевой топологии заключается в том, что каждая рабочая станция должна активно участвовать в пересылке информа­ции, и в случае выхода из строя хотя бы одной из них вся сеть парализуется. Неисправности в кабельных соединениях локализуются легко.

Подключение новой рабочей станции требует кратко срочного выключения сети, так как во время установки кольцо должно быть разомкнуто. Ограниче­ния на протяженность вычислительной сети не существует, так как оно, в конечном счете, определяется исключительно расстоянием между двумя рабочими станциями.

1.3.3. Шинная топология

При шинной топологии среда передачи информации представляется в форме коммуникационного пути, доступного дня всех рабочих станций, к которому они все должны быть подключены. Все рабочие станции могут не­посредственно вступать в контакт с любой рабочей станцией, имеющейся в сети.




Рабочие станции в любое время, без прерывания работы всей вычис­лительной сети, могут быть подключены к ней или отключены. Функциони­рование вычислительной сети не зависит от состояния отдельной рабочей станции.

В стандартной ситуации для шинной сети Ethernet часто используют тонкий кабель или Cheapernet-кaбeль с тройниковым соединителем. Выклю­чение и особенно подключение к такой сети требуют разрыва шины, что вы­зывает нарушение циркулирующего потока информации и зависание сис­темы.

1.3.4.Древовидная топология

Наряду с известными топологиями вычислительных сетей кольцо, звезда и шина, на практике применяется и комбинированная, на пример древовидна структура. Она образуется в основном в виде комбинаций вы­шеназванных топологий вычислительных сетей. Основание дерева вычис­лительной сети располагается в точке (корень), в которой собираются ком­муникационные линии информации (ветви дерева).

Вычислительные сети с древовидной структурой применяются там, где невозможно непосредственное применение базовых сетевых структур в чистом виде. ³

2. Автоматизация ДОУ

Документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют не полный перечень проблем, возникающих при плохой организации документооборота. Все это может сильно затормозить, а в исключительных случаях полностью парализовать работу предприятия. Отдельно следует выделить проблемы предприятий, имеющих в своем составе территориально удаленные подразделения. Организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление, в данном случае крайне затруднительно. ⁴

2.1. Средства автоматизации

Программные средства, используемые для автоматизации документооборота, достаточно условно можно разделить на четыре категории:

• Системы Workflow.
  
• Системы коллективной работы пользователей над документами.
  
• Системы, предназначенные для хранения и поиска документов.
  
• Системы электронной почты.
  

Очевидной тенденцией развития систем автоматизации делопроизводства и документооборота является интеграция всех перечисленных систем. Основные функциональные возможности типовой системы данного класса можно определить следующим образом:

• Прием и обработка поступающей документации,
  
• Регистрация внутренних и внешних документов,
  
• Подготовка и рассылка исходящих документов,
  
• Оперативный контроль исполнения документов,
  
• Организация процедур согласования и визирования документов,
  
• Автоматическое создание документов на определенных этапах выполнения бизнес-процесса,
  
• Автоматическое заполнение реквизитов документов,
  
• Организация сквозного документооборота между отдельными подразделениями предприятия (в том числе территориально удаленными),
  
• Ведение электронного архива,
  
• Ограничение доступа к документам, разграничение прав доступа к документам в соответствии с должностными инструкциями сотрудников, обеспечение сохранности документов,
  
• Возможность подготовки стандартных отчетов и отчетов, сформированных по запросу пользователя,
  
• Возможность работы с документами удаленных пользователей по каналам INTERNET/INTRANET,
  
• Наличие дополнительных сервисов, например, автоматическая рассылка уведомлений, возможность работы с графической информацией (чертежами, схемами и др.).
  

2.2. (По материалам ссылка скрыта)Электронный архив

Документы, накопившиеся за годы работы предприятия, как в электронном, так и в бумажном виде, представляют своего рода «золотой информационный запас». Их изучение позволяет выявлять тенденции, проводить ретроспективный анализ финансово-хозяйственной деятельности, оценить значимость отдельных управленческих решений и формировать более достоверные прогнозы развития. Системы, предназначенные для хранения больших объемов информации и обеспечивающие удобный доступ к ней, принято называть электронными архивами. В рамках системы электронного документооборота предприятия электронный архив - это подсистема, обеспечивающая следующие возможности:

• Хранение документов в единой базе данных.
  
• Структурирование информации (Работа с неструктурированными документами поддерживается системами класса ECM - Enterprise Content Management).
  
• Быстрый поиск нужного документа.
  
• Подготовку документов к передаче в архив.
  
• Определение необходимого времени хранения для каждого документа в соответствии с действующими нормативами (например, в соответствии с Положением «О порядке и сроках хранения документов акционерных обществ").
  
• Уничтожение документов с истекшим сроком хранения.
  
• Формирование необходимых аналитических отчетов по запросу пользователя.
  
• Организацию резервной копии архива.⁵
  

2.3. Сущность и основные направления автоматизации делопроизводства

Основой современной организации рациональной и оперативной работы по созданию и обработке огромного потока документов в организациях стали персональные компьютеры (ПК). Компьютерные технологии радикально изменили сам характер труда в делопроизводстве и управлении.

Перечислим основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве:

• помощь в создании документа (конструирование бланков для организации; подготовка документа и размещение его в памяти; использование шаблонов в создании документов; поиск, хранение и редактирование текста документов);
  
• передача документа на расстояние любому адресату, у которого есть факсимильная связь или ПК и модем (документ передается в электронном виде с компьютера на компьютер, в компьютерной локальной сети, а также с помощью электронной почты и сети Интернет);
  
• регистрация документа (заполняется регистрационная карточка на экране ПК, а регистрационный номер наносят на сам документ в штамп для отметки о получении документа);
  
• контроль за исполнением документа (в электронной карточке делается отметка о контроле, и это автоматически позволяет информировать руководство организации об уровне исполнительской дисциплины работающих сотрудников, а также составлять разного рода справки-отчеты по документообороту);
  
• перевод текста документа с одного языка на другой (осуществляется в автоматическом режиме при наличии соответствующего пакета программ и дополнительном редактировании текста);
  
• защита документов (от случайного доступа к информации в ПК; восстановление текста; антивирусная защита).
  

Внедрение электронного документооборота в организации позволяет повысить эффективность труда его сотрудников за счет сокращения времени на поиск, разработку, тиражирование и пересылку документов. В то же время следует учесть, что использование ПЭВМ в документообороте организации зачастую наталкивается на многочисленные препятствия - финансовые, программно-технические и психологические.

При внедрении подобных систем необходимо следовать некоторым общим принципам, которые позволят избежать серьезных ошибок.

К принципам внедрения электронного документооборота в организации следует отнести:

– постепенное увеличение удельного веса ПЭВМ при создании документов (особенно внутри организации);

– своевременную модернизацию технического и программного обеспечения;

– первоочередное использование ПЭВМ для сокращения рутинных операций при создании документов;

– предпочтительное использование ПЭВМ на этапах документооборота с наибольшими временными затратами (как правило, при переписке);

– ясное понимание необходимости внедрения подобных систем руководством организации. ⁶

Автоматизация и механизация работы с документами направлены на повышение оперативности управленческого труда, сокращение трудозатрат на документирование, обработку и передачу, использование документной информации, усиление контроля исполнения и упорядочение документооборота.

Автоматизированная работа с документами осуществляется путем создания и внедрения специальных программ с использованием ПЭВМ и автоматизированных рабочих мест (АРМ). При этом должна быть обеспечена информационно-техническая совместимость средств вычислительной техники между собой и с централизованными базами данных.

Автоматизированная подготовка документов осуществляется в основном на АРМ в структурных подразделениях организации. Документ, подготовленный средствами вычислительной техники, может использоваться в работе на правах подлинника.

Автоматизированная регистрация документов может производиться также децентрализовано, в местах регистрации документов на АРМ структурных подразделений и в канцелярии предприятия. Запись производится непосредственно с документа с использованием установленного единого набора обязательных реквизитов. Запись на машинном (магнитном, оптическом и т. п.) носителе должна дублироваться машинограммой контрольно-учетной карточки, которая используется в качестве справочной картотеки.

На базе данных автоматизированной регистрации документов строится автоматизированная информационно поисковая система, обеспечивающая информационными данными обо всех документах и месте их нахождения при помощи вывода информации на экран дисплея или изготовления машинограмм. При этом должна соблюдаться совместимость традиционной и автоматизированной систем регистрации и поиска.

Автоматизированный контроль исполнения документов строится на базе данных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное информирование исполнителей группы контроля о состоянии исполнения всех документов, а также предварительный контроль сроков исполнения документов, анализ исполнительской дисциплины.

Напоминания исполнителям о сроках исполнения, сводки состояния исполнения, сведения о переносе сроков и т.д. выводятся на экран дисплея.

Руководство предприятия должно нести ответственность за эффективность использования автоматизированной технологии работы с документами, определять право доступа сотрудников к информации, хранящейся на машинных носителях.

Все сотрудники предприятия обязаны четко соблюдать требования автоматизированной технологии работы с документами.

Современный электронный офис базируется на промышленных программных продуктах, поставляемых как для отдельных ПЭВМ, так и ПЭВМ, функционирующих в рамках вычислительной сети. Последняя представляет собой единый комплекс вычислительных машин (в частном случае -- ПЭВМ), связанных между собой с помощью сетевого оборудования (сетевые адаптеры, кабели, концентраторы и др.), ресурсы которого доступны пользователям. В этом случае и говорят о телекоммуникации, имея в виду сети компьютеров, объединенных линиями или каналами связи, благодаря которым территориально удаленные компьютеры могут обмениваться данными друг с другом.

Компьютеры, находящиеся в разных местах, могут совместно пользоваться одними и теми же аппаратными средствами, программным обеспечением или данными.

Компьютеры, установленные в одном месте, могут обмениваться данными между собой, а также совместно пользоваться аппаратными и программными ресурсами.⁷

Современные вычислительные сети, особенно локальные сети, т. е., например, функционирующие в одном здании, обычно имеют многоточечную конфигурацию одного из трех типов: кольцевую, звездообразную или шинную.

В кольцевой сети имеется несколько компьютеров или рабочих станций, соединенных друг с другом в замкнутое кольцо.

Звездообразную сеть образуют рабочие станции или подчиненные компьютеры, соединенные по двухточечному принципу с центральным компьютером (сервером) или хабом (концентратором), который осуществляет управление сетью.

Что касается шинной сети, то все компьютеры или рабочие станции соединены с общей телекоммуникационной шиной, в качестве шины могут использоваться витая пара проводов, коаксиальный или волоконно-оптический кабель.

Применительно к локальным сетям шинные сети являются наиболее распространенными конфигурациями, а при их соединении с помощью тех или иных систем и видов связи получают глобальные сети.

Любая ПЭВМ преобразуется в рабочую станцию после установки в ней сетевого адаптера и подключения к вычислительной сети. Машины этой вычислительной сети могут сопрягаться со средствами телекоммуникаций через специальные устройства-модемы для выхода в различные системы связи. В этом случае ПЭВМ можно рассматривать как своеобразные узлы электронной почты.

В настоящее время разработаны эффективные средства электронной почты для пересылки одноадресных и многоадресных сообщений и документов с учетом категорий срочности их доставки и квитирования получения, а также с соблюдением всех требований по защите информации.⁸

3. Система «ДЕЛО»

Система "ДЕЛО" – это комплексное промышленное решение, разработанное компанией ссылка скрыта, позволяющее автоматизировать делопроизводство и внедрить электронный документооборот как в отдельно взятых организациях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

Использование системы "ДЕЛО" позволяет организовать эффективный контроль за движением и исполнением как бумажных, так и электронных документов организации.

Сегодня "ДЕЛО" используют более 1200 компаний и органов власти России и стран СНГ, а общее число установленных рабочих мест превышает 150 000. Двенадцать регионов РФ выбрали "ДЕЛО" как основу построения единой системы документооборота органов власти всех уровней.

Система "ДЕЛО":

• успешно используется как государственными организациями, так и коммерческими компаниями всех областей деятельности;
  
• поддерживает автоматизацию работы с документами в любой организации, использующей от единиц до тысяч рабочих мест;
  
• позволяет работать как в локальной сети, так и удаленно – через Интернет (ссылка скрыта);
  
• использует стандартные, широко применяемые технологические платформы (MS Windows, Oracle, MS Office, MS SQL) и не требует дополнительных вложений в IT-инфраструктуру;
  
• обеспечивает необходимый уровень защиты данных и конфиденциальность информации;
  
• соответствует всем нормативным требованиям как российского делопроизводства, так и международных стандартов;
  
• обеспечивает как автоматизацию классического "бумажного" делопроизводства, так и смешанный "бумажно-электронный" вариант, а также полноценный электронный документооборот с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) и специальных криптографических средств;
  
• предоставляет возможность массового перевода бумажных документов в электронный вид и помещения их в базу данных системы (ссылка скрыта);
  
• поддерживает полный цикл работы с проектами документов, в том числе их маршрутизацию и версионность;
  
• имеет открытую архитектуру и предоставляет возможность интеграции с другими программными средствами (1С, программные продукты компании "Электронные офисные системы" и др.).
  

3.1. Основные функции

Система "ДЕЛО" поддерживает полный жизненный цикл документа в организации
от создания проекта документа или регистрации документа до списания в дело и передачи в архив



Рис. 1. Титульная страница системы "ДЕЛО"

Регистрация и ввод документов в систему

Для того, чтобы документ попал в систему, он должен быть зарегистрирован. При регистрации формируется регистрационно-контрольная карточка (РК), в которую заносятся сведения о документе, и присваивается регистрационный номер. Регистрируются как поступившие извне, так и созданные внутри организации документы: письма, приказы, договоры, акты и прочее. В системе "ДЕЛО" существует специальный вид РК для регистрации обращений (запросов) граждан.

РК содержит полный набор метаданных и реквизитов, предусмотренных стандартами российского делопроизводства.

Для отражения ведомственной или отраслевой специфики состав полей РК может быть расширен за счет дополнительных реквизитов. Новые поля могут создаваться пользователями самостоятельно для каждого вида документов в отдельности.



Рис. 2. Регистрационно-контрольная карточка входящего документа

1 -  Закладка "Основные реквизиты", 2 – Закладка "Дополнительные реквизиты", содержащая при необходимости набор дополнительных реквизитов для конкретного вида документов, 3 – Панель инструментов, 4 – Поля, содержащие информацию о корреспонденте (или корреспондентах); 5 – Дополнительные разделы: "Сопроводительные документы", "Адресаты" и "Журнал передачи", 6 – Файлы, прикрепленные к РК, 7 – Поручение.



Рис. 3. Регистрационно-контрольная карточка входящего документа
и окно с информацией об организации-корреспонденте

1–Кнопка, открывающая окно, содержащее подробную информацию об организации-корреспонденте.

С целью сокращения времени, затрачиваемого на заполнение РК, в часть полей информация вносится выбором значений из справочников. Кроме этого каждый пользователь может вести список стандартных текстов, используемых при заполнении полей, информация в которые вводится с клавиатуры. В системе "ДЕЛО" существует возможность выполнять проверку орфографии текста, введенного с клавиатуры.

Также для каждой группы документов могут быть заданы значения реквизитов, которые будут помещаться в поля РК автоматически (по умолчанию).



Рис. 4. Регистрационная карточка исходящего документа
с открытым окном "Выбор текста из списка стандартных текстов"

Система "ДЕЛО" позволяет в автоматизированном режиме регистрировать переданные по электронной почте документы, в том числе снабженные электронной цифровой подписью (ЭЦП), а также документы, созданные на основе проектов.

Существует возможность создания связок между РК документов (ссылок на РК других документов) в системе, что позволяет пользователю при работе с документом получить полную информацию по истории вопроса.

К РК могут прикрепляться файлы документов (как текстовые файлы, так и образы), что обеспечивает возможность работы с системой не только персонала службы ДОУ, но и должностных лиц, выполняющих содержательную работу по исполнению документов.

Файлы исходящих и внутренних документов могут быть прикреплены к РК по стандартной технологии. Для документов, которые готовятся в MS Word, реализована упрощенная процедура регистрации прямо из среды редактора.

Организации с большим документопотоком могут воспользоваться опцией "Поточное сканирование", позволяющей обеспечить массовый ввод в систему документооборота электронных образов бумажных документов. Для этого при регистрации документов на первых листах или на отдельных чистых листах (листах-разделителях) печатается назначаемый системой уникальный штрих-код. В процессе сканирования и распознавания система анализирует штрих-код и обрабатывает отсканированные документы в соответствии с указанной в нем информацией. В результате электронные образы документов, полученные в заданном формате, автоматически прикрепляются к соответствующим РК.

Файлы документов при регистрации могут быть защищены сертифицированными средствами ЭЦП.

Работа над проектами документов

В системе "ДЕЛО" реализовано понятие "проектов документов" и поддерживается полный цикл работы с проектами, который включает в себя:

• создание РК проекта документа, в том числе и "во исполнение" распорядительного документа;
  
• внесение изменений в проект с хранением предыдущих версий;
  
• согласование проекта документа;
  
• утверждение проекта документа;
  
• регистрация документа, созданного на основе проекта.
  

Для работы с проектами используется специальный тип регистрационной карточки, включающей перечень должностных лиц, визирующих и подписывающих проект, и маршрут визирования.

Карточка проекта документа автоматически направляется по заданному маршруту (последовательному или параллельному) визирующим и подписывающим должностным лицам. Исполнитель проекта документа может анализировать ход визирования и подписания проекта.

Должностные лица, которым документ направлен на визирование, могут завизировать его, высказать свои замечания и/или внести их в файл документа. При необходимости факт визирования/подписания может заверяться персональной ЭЦП должностного лица (опция "ЭЦП и шифрование").

Системой поддерживается версионность проектов документов. На любой стадии согласования проекта можно приостановить работу с текущим вариантом и на основе замечаний к нему создать новый. История работы с вариантами проекта документа может быть сохранена.

При регистрации согласованного и подписанного проекта как внутреннего или исходящего документа его РК автоматически создается на основе РК проекта.



Рис. 5. Регистрационная карточка проекта документа

Исполнение документов

РК с прикрепленными файлами  после регистрации и ввода поручения автоматически пересылаются исполнителям в соответствии с реквизитами вынесенного поручения.

Интерфейс системы в этой части построен на базе традиционных понятий таким образом, чтобы пользователю было предельно понятно, с какими документами он работает и на какой стадии исполнения они находятся. Документы на "рабочем столе" сгруппированы в папки "Поступившие", "На исполнении", "На контроле" и др.

Удобная система распределения прав доступа, базирующаяся на понятии "кабинет", полностью поддерживает традиционную технологию, при которой значительную часть рутинных операций (вынесение поручений, контроль исполнения) выполняет не само должностное лицо, а его помощники (сотрудники секретариата).

Исполнитель, получивший документ на исполнение, может либо сам отчитаться об исполнении, либо своей подчиненной резолюцией расписать документ далее – исполнителям более низкого уровня. Количество уровней при этом не ограничено.

Процессы ввода отчета об исполнении и снятия поручения с контроля проходят в электронном режиме.



Рис. 6. Кабинет. Папка "Поступившие"

1 – Переход к другим папкам "кабинета", 2 – Перечень документов, которые были присланы на исполнение или ознакомление и которые нужны пользователю в его текущей деятельности (специально подсвечиваются новые документы и документы, срок по которым истек), 3 – Окно выбора кабинета.

Контроль за исполнением поручений

Контроль за исполнением поручений – совокупность действий, целью которых является содействие своевременному и качественному исполнению поручений, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

В системе "ДЕЛО" поддерживается работа со следующими видами поручений:

• резолюция – поручение уполномоченного должностного лица, выдаваемое на основании документа;
  
• пункт - поручение, содержащееся в тексте самого документа;
  
• подчиненная резолюция – поручение, относящееся не к документу в целом, а к его конкретному пункту или конкретной резолюции. Подчиненная резолюция, в свою очередь, может иметь свои подчиненные резолюции (более низкого уровня иерархии) и т.д.;
  
• проект резолюции - используется при подготовке делопроизводителем проекта резолюции руководства. В дальнейшем проект резолюции передается на утверждение руководителю, после чего рассылается исполнителям.
  

Для контрольных документов, по которым заведено поручение, автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемые документы и документы с истекшими сроками исполнения.

Система позволяет формировать напоминания исполнителям и сводки об исполнении контрольных документов.

 

Рис. 7. Справка-напоминание об исполнении поручений

Контролю подлежат все документы, имеющие контрольные поручения. Документ считается контрольным до тех пор, пока существует хотя бы одно поручение, не снятое с контроля. Снятие с контроля происходит после получения итогового отчета от исполнителя. Когда поручение снято с контроля, сообщения о нем (о документе, на которое оно было заведено) автоматически удаляются из всех кабинетов.

В системе реализована возможность делегирования функции контроля исполнения документов. При рассылке контрольных поручений кроме сообщений в кабинетах исполнителей создается сообщение в папке "На контроле" автора поручения и контролера. Контроль исполнения также может осуществляться путем поиска документов по реквизитам контрольных поручений.



Рис. 8. Окно "Резолюция"



Рис. 9. Окно "Пункт"

Движение документов внутри организации

В системе "ДЕЛО" существует несколько механизмов организации движения документов. Каждый механизм обеспечивает оптимальное выполнение того или иного делопроизводственного процесса.

При работе над проектом документа карточка автоматически пересылается по последовательному или параллельному маршруту между заранее определенными согласующими и утверждающими должностными лицами. В процессе пересылки проекта учитывается характер вынесенных виз, контролируются сроки рассмотрения.

После внесения поручения документ автоматически пересылается исполнителям, контролируются сроки исполнения поручений.

В системе "ДЕЛО"  реализовано также множество других механизмов движения документов: внутренняя адресация, контроль всех видов движения бумажных документов и прочие.

Отслеживание движения бумажного документа происходит с помощью журнала передачи документов, в который заносится информация:

• о передаче бумажного оригинала или копии должностному лицу;
  
• о списании документа в дело;
  
• об уничтожении документа.
  

На основании записей журнала передачи может быть сформирован в бумажном виде реестр передачи документа в подразделения и должностным лицам организации.



Рис. 10. Внесение информации о списании документа в дело
        в журнал передачи бумажных оригиналов и копий документов

Отправка документов внешним адресатам

Система "ДЕЛО" позволяет автоматически формировать и распечатывать реестры для отправки документов почтой, телеграфом или фельдъегерской связью, расписки в получении пакетов при курьерской доставке, а также производить надпечатку конвертов.

В системе "ДЕЛО" также реализованы следующие возможности по работе с документами, передаваемыми электронной почтой (должны использоваться MAPI-совместимые почтовые программы: MS Outlook и др.):

• отправка электронной почтой зарегистрированных документов, используя интерфейс системы;
  
• возможность заверения отправляемого сообщения электронной цифровой подписью и шифрования его средствами криптозащиты (опция "ЭЦП и шифрование");
  
• регистрация в системе документов, поступивших по электронной почте;
  
• контроль факта регистрации отправленного документа в системе "ДЕЛО" организации-адресата.
  

Поиск документов

Система "ДЕЛО" предоставляет широкие возможности поиска зарегистрированных документов, проектов документов, а также поручений.

Поиск может осуществляться как по значению отдельных реквизитов, так и по произвольному их сочетанию. Помимо этого в системе реализован поиск по текстам документов (прикрепленных к РК файлов). Сложность поисковых запросов не ограничена.

При необходимости сложный поисковый запрос может быть сохранен и использован неоднократно. Отобранные в результате поиска документы можно хранить в персональных папках пользователей или распечатать в виде перечня.

В зависимости от прав пользователь может осуществлять поиск документов в пределах одной из доступных ему картотек или во всем множестве зарегистрированных в системе документов.

Можно также задать поиск для целых групп документов за определенный период времени.

Система позволяет в удобном виде просматривать структуру (дерево) взаимосвязанных документов, что позволяет в сложных случаях легко разбираться в ситуации и истории вопроса.



Рис. 11. Окно поискового запроса



Рис. 12. Окно с результатами поиска
   

Опись дел и архивное хранение

По факту исполнения документы должны "списываться в дело", т.е. передаваться на архивное хранение. Система "ДЕЛО" обеспечивает основные функции оперативного хранения документов (списание документов в дела в соответствии с номенклатурой, автоматический пересчет страниц в деле), но для более глубокой работы по ведению и учету архивных дел и документов создан отдельный ссылка скрыта. Реализована возможность экспорта исполненных документов из системы "ДЕЛО" в ссылка скрыта для формирования и оформления дел (единиц архивного хранения).

ссылка скрыта автоматизирует процессы ведения и учета архивных дел и документов: учет и контроль движения, ведение карты-заместителя на выданные дела и документы, формирование годовых разделов сводной описи дел, актов об уничтожении дел и документов с истекшими сроками хранения, формирование основных отчетных форм. ⁹


ЗАКЛЮЧЕНИЕ

По результатам проделанной работы можно дать краткую характеристику организации локальных сетей и автоматизации ДОУ.

Во-первых, локальные сети реализуют распределенную обработку информации, соответственно обработка распределяется между всеми компьютерами сети, что позволяет увеличить производительность компьютеров.

Во-вторых, локальные сети бывают двух видов:

Одноранговая сеть, в которой нет единого центра управления взаимодействием рабочих станций и нет единого центра для хранения данных.

В-третьих, по структуре все многообразие сетей можно поделить на следующие типы:

топология «звезда», т.е. каждый компьютер через сетевой адаптер подключается отдельным кабелем объединяющему устройству. Все сообщения проходят через центральное устройство, которое обрабатывает поступающие сообщения и направляет их к нужным или всем компьютерам

топология «кольцо», т.е. все компьютеры соединяются последовательно, и информация передается в одном направлении, проходя через каждый узел сети;

топология «общая шина», т.е. все компьютеры подключаются к общей шине (кабелю);

топология «дерево» позволяет объединять сети с различными топологиями.

Как вывод всей работы можно сказать, что локальная сеть - это не просто механическая сумма персональных компьютеров, которая способствует улучшению работы в сфере Документационного Обеспечения Управления в учреждение или на предприятии, она значительно расширяет возможности пользователей. Компьютерные сети на качественно новом уровне позволяют обеспечить основные характеристики:

· максимальную функциональность, т.е. пригодность для самых разных видов операций,

· интегрированность, заключающуюся в сосредоточении всей информации в едином центре,

· оперативность информации и управления, определяемые возможностью круглосуточной работы в реальном масштабе времени,

· функциональную гибкость, т.е. возможность быстрого изменения параметров системы,

· развитую инфраструктуру, т.е. оперативный сбор, обработку и представление в единый центр всей информации со всех подразделений,

· минимизированные риски посредством комплексного обеспечения безопасности информации, которая подвергается воздействию случайных и преднамеренных угроз.

Последний пункт очень важен, поскольку в сете могут содержаться данные, которые могут быть использованы в ходе конкурентной борьбы, но, в целом, если безопасность находится на должном уровне, локальные сети становятся просто необходимыми в современных условиях экономики и управления.

Так же в современном мире существуют множество программ, которые облегчают работу с документами, упрощают процессы регистрации документов, упрощают контроль над исполнением документа и др.


СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Андреева. В.И. Делопроизводство. - М., - 2004. - 564с.
   
2. Доронина Л.А. Систематизация документов в кадровой службе // Справочник кадровика .- 2004.- №1.С.9-13.
   
3. Замыцкова О.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебник. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2008. - 375 с.
   
4. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления: Учебное пособие - 2 изд. - М.: Инфра - М. - 2004. 321с.
   
5. Кравченко Л.И. Автоматизированная система учетного процесса: Учебник / Л.И. Кравченко. - Минск, 2005. - 415 с.
   
6. Кугушева Т.В. Делопроизводство: Учебное пособие. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2007. - 256 с.
   
7. Кудряев В.А. Организация работы с документами. - М.: Инфра-М. - 2008. 432с.
   
8. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) 3-е изд. испр. и дополн. М. - 2007. - 384
   
9. Малышев Р.А. Локальные вычислительные сети: Учебное пособие/ РГАТА. - Рыбинск, 2005. - 83 с.
   
10. 
    
11. berdyansk.net
    
12. st/com/ ru/proj
    
13. ссылка скрыта
    

14. eferat.ru/referat-195958.php