Разработка методов реинжиниринга бизнес-процессов рекламных печатных агентств тема диссертации по экономике, полный текст автореферата
Автореферат
| Ученая степень | кандидат экономических наук |
| Автор | Бережной, Евгений Александрович |
| Место защиты | Санкт-Петербург |
| Год | 2010 |
| Шифр ВАК РФ | 08.00.05 |
Автореферат диссертации по теме "Разработка методов реинжиниринга бизнес-процессов рекламных печатных агентств"
На ириВ-ЗХ РУ^ОЛ-НСН
БЕРЕЖНОЙ ЕВГЕНИЙ АЛЕКСАНДРОВИЧ
Разработка методов реинжиниринга бизнес-процессов рекламных печатных агентств
Специальность (1?.1)0 05 Ч Чкпнимиьй и управление народным ШЯЙСТШИ) (зконгаипка, нрраикзапни и управление ^гадириятиягуги, г/траслетми,
- сфсря ус .тут)
АВТОРЕФЕРАТ днсеергнл.йи на ^олекчияе ученлй С'^ПШ кандидата экониииче^КЫ! наук
Санкт-Петербург Ч 201(1
Работа выпонена в Государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования Норильский индустриальный институт.
Научный руководитель - кандидат технических наук, доцент
Фомичева Светлана Григорьевна
Официальные оппоненты: доктор экономических наук, профессор
Егоров Владимир Федорович
доктор экономических наук, профессор Хорева Любовь Викторовна
Ведущая организация - Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального учреждения Санкт-Петербургский государственный университет сервиса и экономики
Защита диссертации состоится "_" мая 2010 года в_часов на заседании
диссертационного совета Д 212.237.02 при Государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования Санкт-Петербургский государственный университет экономики и финансов по адресу: 191023, Санкт-Петербург, ул. Садовая, д.21, ауд._.
С диссертацией можно ознакомиться в библиотеке Государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования Санкт-Петербургский государственный университет экономики и финансов.
Автореферат разослан "_" апреля 2010 г.
Ученый секретарь диссертационного совета
В. И. Сигов
РОСС И 11 С К А Я I Г О С У Д А Р С Т8Е.ЧНАЯ I БИВ л Я С ТБК Л |
I. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА РАБОТЫ
Актуальность работы. В последние годы многие российские организации все чаще стакиваются с сильной конкуренцией со стороны иностранных компаний, проигрывая при этом на собственной территории. Происходит это, прежде всего, из-за низкого уровня производительности труда и плохого качества предлагаемых товаров и услуг, зачастую вызванных уровнем организации бизнеса в целом. Функциональный подход к организации производства, используемый большинством российских организаций, особенно в сфере малого и среднего бизнеса, не предусматривает наличия формальной документации бизнес-процессов и четких дожностных инструкций, необходимых для обоснованного разделения ответственности работников или объединения таковых. Развитию бизнеса также препятствует использование сложных типовых организационных структур управления, зачастую просто копируемых у крупных компаний и затрудняющих гибкое управление в условиях быстро изменяющей конъюнктуры рынка и внешних экономических условий. Не является исключением и бизнес-пространство средств массовой информации. На российском рынке большинство печатных СМИ, отдающих на рекламу 80% и более своей площади, являются региональными и относятся к сфере малого и среднего бизнеса. В основном это организации, успешно функционирующие более пяти лет, имеющие свой круг рекламодателей и уверенно занимающие свой сегмент рынка.
Среди основных проблем функционирования печатных рекламных издательств следует отметить несогласованность бизнес-процессов с организационной структурой предприятия, а также отсутствие интеграции специализированных информационных систем, позволяющих значительно повысить эффективность и оперативность деятельности.
В условиях финансового кризиса произошло достаточно резко сужение рекламного рынка в России. За первые девять месяцев 2009 г. доходы от рекламы снизились примерно на 30% до 130 мрд. руб. Спад на рынке рекламы больнее всего ударил по печатным СМИ. По итогам 9 месяцев объем рекламы в прессе сократися на 44%, потери газет от сокращения рекламных площадей составили 37%, журналов - 41%. Сильнее всего пострадали рекламные печатные издания, которые потеряли почти 55 % рекламных денег. Именно эти условия диктуют необходимость комплексного реинжиниринга всей деятельности агентств и решения задачи непрерывного мониторинга соответствия организационной структуры и бизнес-процессов. Последнее как раз и может стать одной из наиболее значимых проблем для административно-управленческого персонала компании при отсутствии (или частичном наличии) автоматизированной системы принятия решений о необходимости реструктуризации предприятия или диверсификации бизнеса. Таким образом, помимо задач разработки методик согласования бизнес-процессов и организационной структуры рекламных печатных агентств, разработки методов автоматической интеграции специализированных информационных систем, необходима разработка и внедрение автоматизированной системы принятия решений о необходимости реструктуризации предприятия или диверсификации бизнеса, как инструмента повышения эффективности.
Высокая значимость решения этих проблем для повышения эффективности деятельности рекламных агентств в условиях сжатия рекламного рынка и отсутствие рада разработанных теоретических и методических вопросов в этой сфере и определяют актуальность диссертационного исследования.
Степень разработанности научной проблемы. Вопросам, рассмотренным в диссертации посвящен ряд работ по реинжинирингу бизнес-процессов и реорганизации предприятий таких авторов, как Н.М. Абдикеева, Т.П. Данько, C.B. Ильдеменова, А.Д. Киселева, Й. Беюсера, Л. Викова, В. Таратухина, М. Кугелера, М. Роземанна, Г.Н. Калянова, В.Н. Михеева, Ю.Н. Арсеньева, С.И. Шелобаева, Т.Ю. Давыдовой, C.B. Маклакова, В.И. Дубейковского. Проблемы построения нейро-нечеткой математических моделей рассматривались в работах Штовбы С.Д., Леоненкова A.B., Рутковской Д., Пилиньского М., Рутковского Л, Мэтьюза Д.Г., Финка К.Д. Особенности видов рекламы, описывались А.Н. Назайкиным, И.Г. Морозовой, Г.Г. Щепиловой, Ю.Н. Бедулиным, М. Ю. Рогожиным. Так же были проанализированы прототипы ИС для рекламных агентств, разработка которых описана O.E. Филиновой, Т.В. Макаровой, О.Н. Ткаченко, О.Г Капустиной. Анализ инвестиционной привлекательности авторской системы рассматривася в работах Э.И. Крылова, В.М. Власовой, М.Г. Егоровой, И.В. Журавковой, И.М. Вокова, М.В. Грачевой, Д.С. Алексанова.
Предложенные в данной работе решения, будучи выработанными на основе комплексного подхода, позволяют произвести качественный реинжиниринг бизнес-процессов рекламного агентства, что значительно сокращает общие временные и стоимостные затраты на подготовку выпуска продукции, а сопутствующая реструктуризация позволяет оптимизировать численность персонала и более оперативно принимать решения в условиях внешней нестабильности на рынке.
Объектом исследования являются рекламные агентства, выпускающие печатную продукцию (в частности, газеты), и отдающие на рекламу более 80% всей площади.
Предметом исследования являются теоретические, методические и практические вопросы организации деятельности рекламных агентств на основе совершенствования их бизнес-процессов и организационной структуры управления.
Целью диссертационной работы является совершенствование деятельности рекламных печатных агентств малого и среднего бизнеса на основе согласования их бизнес-процессов и оргструктуры и разработки методов автоматической интеграции специализированных информационных систем.
Для достижения поставленной цели был решен ряд задач:
- оценены роль и место рекламной деятельности в экономике, показано институциональное строение и динамика рекламной деятельности, рассмотрены основные формы рекламных агентств, функционирующих в России;
- произведен аналитический обзор материалов, связанных с деятельностью рекламных агентств, разработкой информационных систем для рекламных агентств малого бизнеса, реинжинирингом бизнес-процессов, ролью организационных структур в деятельности предприятия, экономическими оценками эффективности систем;
- проведено исследование организационных структур российских и иностранных печатных агентств малого и среднего бизнеса;
- проведен анализ роли информационных систем в формировании организационной структуры агентства;
- проведен системный и функционально-стоимостной структурный анализ бизнес-процессов деятельности печатных агентств;
- разработана система нечеткого вывода для решения задачи непрерывного автоматического мониторинга соответствия бизнес-процессов и организационной структуры рекламных агентств как возможности непрерывной адаптации к нестабильной внешней среде;
- разработана универсальная нейро-нечеткая математическая модель для оценки эффективности работы рекламных печатных агентств в сфере малого и среднего бизнеса;
- разработана методика реинжиниринга бизнес-процессов рекламных печатных агентств малого и среднего бизнеса на базе авторской информационной системы АСОРЗ.
Теоретической и методологической основой работы послужили фундаментальные и прикладные исследования отечественных и зарубежных учёных и практиков, посвященные проблемам стратегического управления, менеджмента, планирования, формирования и функционирования рынка и субъектов рекламной деятельности, нормативно-правовые и научно-методические разработки по вопросам формирования и оценки организационной структуры управления предприятий.
Для решения поставленных задач использовались теория стратегического управления, методы анализа инвестиционной деятельности, методы экономико-математического моделирования, теория систем и методы системного анализа, методы функционально-стоимостного анализа, теория графов, теория нечетких систем.
Структура диссертации Диссертационная работа состоит из введения, 3 глав, заключения (155 страниц), приложений на 45 страницах, списка литературных источников -122 наименования, 22 таблиц, 47 рисунков и диаграмм.
II. ОСНОВНЫЕ ИДЕИ И ВЫВОДЫ ДИССЕРТАЦИИ
Во введении обосновывается актуальность темы, сформулирована цель исследований, показаны научная новизна и практическая значимость проведенного исследования..
В I главе рассмотрены основные проблемы рекламных печатных агентств малого и среднего бизнеса, функционирующих на территории РФ. Показано, что до сентября 2008 г. российский рекламный рынок был один из быстрорастущих в мире. Так, в 2003-2007 гг. рекламный рынок ежегодно рос на 24-28%, а в 2001-2002 г.г -на 60%, восстанавливаясь после кризиса 1998 г. Рост за 2008 г. составил 17%. В нынешних условиях реклама представляет собой одну из крупнейших отраслей экономики, объединяющую сотни тысяч рекламных агентств и бюро, в которых работают милионы сотрудников. Рекламные агентства играют положительную
роль, будучи координаторами торговли и производства, в интересах потребителей и всего общества содействуют рациональному предложению и, наоборот, ограничивают объем нерациональных или преждевременных предложений. От того, насколько эффективно будет работать эта система, в немалой степени зависит эффективность функционирования экономики в целом. Классифицируются рекламные агентства по объему оказываемых услуг - с поным или ограниченным циклом услуг; по видам предлагаемых услуг - универсальные и специализированные и по территориальному признаку - внутренние, региональные или международные.
Говоря об организационной структуре, следует отметить, что в малых агентствах структура не всегда официально оформлена и построена по системе отделов или групп, в отличии от средних и крупных. Соответственно, основное внимание автором уделяется проблемам формирования организационной структуры и развития ее в соответствии с изменениями окружающей среды.
В работе выделены основные аспекты формирования организационной структуры управления предприятием в современных условиях, ее зависимость от бизнес-процессов. Отмечено, что существующие типовые оргструктуры в рекламных СМИ являются устаревшими, так как не могут адаптироваться под быстро изменяющиеся условия рыночной экономики, что и было доказано в период финансового кризиса 2008-2009 гг.
Основная направленность диссертационной работы обусловлена недостаточной проработкой вопросов формирования и оценки сбалансированности бизнес-процессов рекламных печатных агентств и их организационных структур управления.
В работе приведена терминологическая база реинжиниринга, определено понятие реинжиниринга, как фундаментального переосмысления и радикального перепроектирования деловых процессов для достижения резких, скачкообразных улучшений главных показателей деятельности компании, таких, как стоимость, качество и уровень сервиса. Рассмотрены 4 основных этапа реинжиниринга: разработка образа-видения будущей компании, анализ существующего бизнеса, разработка нового бизнеса, внедрение проекта нового бизнеса. Особо отмечена роль информационных технологий как неотъемлемой части реинжиниринга бизнес-процессов в современных условиях.
Рассмотрено понятие автоматизированной корпоративной информационной системы (КИС) как основного элемента информационной концепции управления предприятием. Принцип реализации КИС состоит в создании автоматизированных рабочих мест (АРМ), ориентированных на решение отдельных комплексов задач системы управления. Наибольший эффект от автоматизации при внедрении корпоративной информационной системы управления предприятием (ИСУП) достигается при переходе к процессно-ориентированной модели управления, при которой деятельность предприятия представляется как совокупность бизнес-процессов.
Рассмотрены ключевые показатели эффективности деятельности предприятий, описаны получаемые с помощью модели сбалансированных показателей (КР1) преимущества. Система ключевых показателей эффективности деятельности компании позволяет устанавливать приоритетные задачи, при этом транслируя их
по всей вертикали структуры управления, дает возможность мотивации сотрудников, позволяет проводить постоянный мониторинг работы организации в целом. Выявлено, что на сегодняшний день система показателей эффективности работы издательских предприятий отсутствует.
Проведен патентный поиск специализированных информационных систем для рекламных агентств малого и среднего бизнеса, что позволило сделать вывод о невозможности использования зарубежных систем. Результаты проведенного анализа выявили, что системы зарубежного происхождения не всегда совместимы с российскими финансовыми системами малого и среднего бизнеса в силу специфичности последних, а отечественные системы очень слабо представлены на рынке.
Исследования рынка программ верстки печатных изданий показали, что сегодня на рынке конкурируют несколько программных продуктов компаний Adobe, Quark, Corel и Тех, доработка и усовершенствование которых успешно ведется на протяжении многих лет, не дает возможности говорить о синхронизации данных, так как данные графические пакеты узко специализированы для работы в редакционной службе печатных агентств.
Установлено, что подавляющее большинство организаций сферы малого и среднего бизнеса для ведения бухгатерского учета пользуется решениями на платформе л1С: Предприятие, в связи с чем при дальнейшей разработке ИСУП было принято решение об интеграции данных о системой л1С: Бухгатерия.
В главе 2 проводится исследование организационных структур рекламных агентств, функционирующих в России и за рубежом. Исследование зарубежных печатных рекламных агентств позволило сформировать их типовую организационную структуру управления. Показано, что данная структура, в основном сориентирована на сферу среднего бизнеса, имеет четыре уровня иерархии. Обзор российских организаций позволил выявить типовую оргструктуру среднего рекламного агентства, занимающегося выпуском нескольких печатных изданий. Направленность деятельности структурных подразделений отчасти напоминает зарубежный аналог, что говорит о схожей системе организации работ, но при этом общее количество уровней иерархии данной структуры управления равно пяти. Анализ деятельности печатных агентств малого бизнеса показал, что структура организации проецируется с сегмента среднего бизнеса с численным уменьшением штатного персонала, но без уменьшения числа уровней иерархии управления и имеет жесткую иерархическую структуру.
Поскольку жесткая иерархическая структура уместна для предприятий, ведущих свою деятельность при стабильных внешних условиях, и, чем больше уровней иерархии, тем медленнее предприятие реагирует на изменения условий рынка, обоснована необходимость того, что малому бизнесу, как наиболее мобильному, необходима плоская структура управления с минимально возможным количеством иерархий для успешного развития в условиях динамичной внешней среды.
На практике более половины рекламных агентств в сфере малого и среднего бизнеса, слабо автоматизированы - как правило, автоматизация охватывает лишь некоторые процессы по редактированию и верстке печатных изданий, либо совсем
не автоматизированы - это подтверждается данными, полученными в ходе проведения опроса об использовании специализированных информационных систем для учета и обработки заказов в рекламных агентствах малого и среднего бизнеса.
Автором проведен анализ бизнес-процессов типового рекламного печатного агентства Построены инфологические модели информационных потоков IDEFO (ASIS), потоков данных DFD (лAS-IS), Выявлены лузкие места в деятельности данного агентства, среди которых слабое взаимодействие между структурными единицами, необоснованное дублирование работ, размытость профессиональной ответственности, большое количество рутинных операций. Показана несбалансированность бизнес-процессов с существовавшей организационной структурой.
Временной анализ процессов агентства сферы малого и среднего бизнеса показал, что затраты рабочего времени менеджеров и специалистов при подготовке недельного выпуска, состоящего из двух номеров разного объема, занимала более 380 чел./час.
Проведенный автором функционально-стоимостной анализ деятельности издательства ООО Редакция газеты О'Кей!, являющегося типичным представителем малого бизнеса в своем сегменте рынка, подтвердил неэффективность деятельности при существовавшей реализации бизнес-процессов и оргструктуры. Оргструктура печатного агентства, существовавшая до начала проведения исследований, имела иерархическую топологию с 5 уровнями иерархии. Вид существовавшей организационной структуры не попадал в сегмент малого бизнеса, и не позволял организации оперативно принимать решения в условиях нестабильной внешней среды.
В результате, автором обоснована необходимость проведения реинжиниринга бизнес-процессов и изменения оргстуктуры агентства на основе рационального применения новых информационных технологий при соблюдении баланса между реализуемыми бизнес-процессами и организационной структурой.
В рамках проведения системного анализа произведен опрос экспертов, на основе которого получена оценка экспертных мнений по количеству уровней иерархии различных организационных структур управления. Коэффициент конкордации равен 0,87551, что свидетельствует о высокой степени согласованности экспертных оценок.
Для анализа эффективности работы рекламных печатных агентств была построена нейро-нечеткая модель, использующая результаты прямого экспертного опроса и позволяющая оценить уровень компании, результативность работы ее сотрудников. Обучение модели проводилось по результатам опроса ЮжноУральского центра исследований об использовании специализированных информационных систем для учета и обработки заказов в рекламных агентствах малого и среднего бизнеса, по открытым данным каждого из рассматриваемых агентств, а так же по выборке экспертных мнений.
Для нечеткой модели была выделена система ключевых показателей, существенно влияющих на деятельность организации с учетом специфики рекламных печатных СМИ. Выделенные входящие критерии внутри модели
объединены в группы, на основе которых формируется выходное значение Е(У) эффективности работы рекламных агентств.
7, = Е1(Ху,Х1,Х,У,Г1 =Ъ(Х3,ХМГ3 = Ъ(ХДХДХ,У,7, = ^(ХДХ10,ХП);Г5 = Р5(Х12,Х13); где /?()- нечеткие функционалы от входных параметров Х^; Х,- количество уровней иерархии в оргструктуре; Х2- уровень автоматизации; Хъ- скорость принятия управленческих решений; X4- количество штатных сотрудников; Хг процент высококвалифицированных специалистов; Х6- стоимость размещения рекламы; X, - уровень предоставляемых агентством бонусов; Хг- уровень удобства размещения заказов; X,- тираж печатного издания; Х10- периодичность выхода издания; Хи - размер печатного издания; Хи - длительность работы на рынке в своем регионе; Ха - количество рекламаций от клиентов.
Выделенные критерии были сгруппированы по признакам и степени влияния на конечную эффективность работы агентств в параметры У1 - уровень организации производственного процесса рекламного агентства, У2 - уровень квалификации персонала штатного состава предприятия, У, - оценка предоставляемого сервиса рекламодателями, У4 - степень конкурентоспособности агентства в своем сегменте рынка, У3 - оценка имиджа рекламного агентства.
В скорректированную после обучения модель были подставлены реальные данные исследуемого рекламного агентства до проведения реинжиниринга (рисунок 1).
^ ^ ^ ^ 01| ^ е* ^........^ ^ j ^
t'ом 'й' ''"'ий' War''aif""i Ф'ci ai o-'/'ii" оьг'и ' t "У si'ai'os oV' ' Vii'cj"' ai'' 'а'б'ц^ТГь ov' i ^'j i azc'j'ij' ei'aiW'6.'ci'''i
Y<orgp>vncn) У (isonnet) r efvtl Y (MmлWwieal Y imaot]
Рисунок 1. Графическое представление выходных значений yis У2, У3, У4 и У5 до проведения
реинжиниринга
Выходное значение = 0.5182 попадает в нечеткий терм Средняя и говорит о том, что для вывода агентства в лидеры на рынке HI if необходимо проведение реинжиниринга бизнеса. Также проведена оценка адекватности разработанной модели.
В главе 3 по результатам проведенного анализа была построена инфологическая модель ]DEF0 (ТО-ВЕ) и DFD (ТО-ВЕ) (как дожно быть), в которой реорганизация бизнес-процессов производится на основе применения сбалансированных IT-решений: за счет интеграции автоматизированных бизнес-процессов и изменения организационной структуры управления.
Проектирование модели ТО-ВЕ проводилось с использованием лtop-down подхода, основным преимуществом которого является разработка процессов как дожно быть строго в соответствии со стратегическими целями предприятия. Одними из главных целей практически любого рекламного агентства являются
повышение качества предоставляемых услуг и, вместе с тем, оптимизация численности персонала и минимизация затрат на производство. При построении инфологической модели ТО-ВЕ особое внимание уделено устранению слабых мест, выявленных на этапе моделирования и анализа модели лAS-IS. Для обоснования преимущества спроектированной модели бизнес-процессов была разработана методика преобразования IDEFO-моделей в эквивалентные орграфы, которые в свою очередь, были проанализированы методами сетевого моделирования. Структурная компактность графов примерно идентична, что говорит о практически одинаковой надежности их связей и временных задержках при обмене информацией.
При расчете критического пути ранние сроки совершения событий вычислены по формуле /,р =maxt(LJI) = max{ttp + tb}. Для сетевого графа, построенного на основе
модели бизнес-процессов лAS-IS, ранний срок наступления завершающего события наступит через =175,83 часов, а для модели ТО-ВЕ ранний срок составит i3p7 = 116,3 часов. Аналогичным образом был рассчитаны критическое значение стоимостных затрат (в рублевом эквиваленте) в денежном выражении при фиксированном времени выпонения бизнес-процессов. Для модели лAS-IS оно составляет 22,78 тыс. руб., для ТО-ВЕ - 16,80 тыс. руб., что в целом дает выигрыш более 25% к стоимости бизнес-процессов.
При разработке инфологической модели как дожно быть большое внимание было уделено не только оптимизации бизнес-процессов в организации, но и их взаимодействии с организационной структурой управления. В процессе проведенного системного анализа предметной области была построена оптимальная оргструктура среднего рекламного агентства (рисунок 2), в которой четко были определены уровни иерархии (не более 3-х), минимально необходимое количество специалистов с четким распределением обязанностей.
"-Агшгетпо-:
ШЩНСОЙАЯЁЙКЕА:;
Рисунок 2. Организационная структура печатного агентства после реинжиниринга
Формирование новой структуры управления проходило в несколько этапов: 1) Формирование вариантов процессов. По результатам построенной IDEF0-модели (лAS-IS) деятельности организации, были выделены основные блоки процессов для проведения их дифференциации на основании допонительных критериев. За основной процесс взят контекстный уровень диаграммы лAS-IS, за дифференцированные - его декомпозиции первого и второго уровней, представляющие собой основные группы задач агентства.
2) Образование организационных единиц. Для того, чтобы минимизировать число организационных интерфейсов и сформировать единообразные управленческие решения, выпонение каждого из представленных основных бизнес-процессов было закреплено за отдельной структурной единицей.
3) Формирование дожностей и их присвоение организационным едини1(ам. Этап формирования дожностей проводится абстрагировано от предыдущего этапа (определение ролей и потребности в персонале). Причиной этому служит возможная предвзятость при анализе квалификации, связанная с ассоциацией определенной дожности с конкретными сотрудниками, а так же ориентация на устоявшуюся оргструктуру организации, что зачастую встречается в случаях, когда она не изменяется продожительное время.
После присвоения дожностей организационным единицам проведено разделение дожностных обязанностей по бизнес-процессам. Детализация работ построена на основании данных IDEF0 модели ТО-ВЕ, рассмотрены основные процессы в детализации до третьего уровня декомпозиции. Результатом явились дожности и организационные единицы, сформированные с основным требованием минимизации организационных интерфейсов.
Основными отличиями существующей и спроектированной организационными структурами являются:
- сокращение штатных единиц, работа которых была рутинной и стала поностью автоматизирована (сокращение дожностей специалиста по допечатной подготовке и менеджеров по работе с данными дало агентству значительный выигрыш порядка 15% от общей численности персонала);
- уменьшение количества директивных компетенций между организационными единицами, в результате чего снижен уровень потенциальных конфликтов и потерь в результате разногласий при выпонении оперативных задач;
- построенная на основе проведенного системного анализа организационная структура стала более плоской - сократилось количество уровней иерархической вложенности до 3, что привело к сокращению времени принятия решения до 10 раз.
Внедрение новой системы бизнес-процессов повлияло и на качество предоставляемых услуг: оптимизация рутинных работ позволила внедрить новые бизнес-процессы по контролю выпонения выхода номеров и планированию выпусков, вследствие чего на диаграмме появилась возможность проследить циклы Деминга, что говорит о присутствии в рекламном агентстве системы контроля качества, обеспечивающей непрерывное совершенствование производства.
Для оценки эффективности деятельности ООО Редакция газеты О'Кей! после проведения реинжиниринга бизнес-процессов, была использована нейро-нечеткую модель, представленная в главе 2 диссертации. В результате были получены значения, подтверждающие высокую эффективность работы агентства на рынке НПР после реинжиниринга:
Х уровень организации производственного процесса рекламного агентства 7, = 0.6246,
Х уровень квалификации персонала штатного состава предприятия У2 = 0.8407,
Х оценка предоставляемого сервиса рекламодателями 73 = 0.6502,
Х степень конкурентоспособности агентства в своем сегменте рынка У4 = 0.4632,
Х оценка имиджа рекламного агентства У3 = 0.9087
Расчетное значение эффективности = 0.7611 входит в терм Высокая, что позволяет говорить об эффективности проведенного реинжиниринга бизнес-процессов рекламного агентства и качестве его функционирования в целом.
Данная нейро-нечеткая модель реализована в виде программного модуля, входящего в состав автоматизированного рабочего места менеджера рекламного агентства авторской автоматизированной системы АСОРЗ и в автоматическом режиме реагирует на ситуации, когда значимые параметры выходят за допустимые пределы. Значения пределов устанавливаются в интерактивном режиме менеджерами агентства.
По результатам исследований и практических работ была разработана методика реинжиниринга печатных агентств (рисунок 3,а).
; г V га Тг*1л цмзи: мред Л-:-:
. ОД >*!> .
} Л X тИ к л
: |; ^ 1^Л о ^^ х* мня ^кд-гсл^ ^ чмчпсь ^с :Х::>;
Р {Чг+т ХЯ1 Д
УФ", ~> ч А
ил | 1 0(Кт>М6 1Г-Г<Г;' -- V. Х -^ЩМХ
^ л> лV I. л м.р'оод* илочн >И]чсн1 . ..л>Х?л 1чЧ>-КГЧ< ГЖвЧ^.......
К и А * \ Ч", <1рг |э 1ДМ1 I
(ММОМ НМ<р < М л , Ч\.>
РиДи|Ч"пс411
ДРМПииш'л') рсдг.кто-ч АП/Наиш, 1ик]
ч. 5
|птшмл -ипигш
ГЧ' ГГ.-гагткнч Г'М
Рисунок 3 а). Обобщенная методика реинжиниринга бизнес-процессов рекламных агентств б). Схема реализации методики реинжиниринга бизнес-процессов рекламных агентств
Реализация данной методики реинжиниринга базируется на использовании информационной системы поддержки принятия решений в управлении предприятием, структурная схема архитектуры которой представлена на рисунке 3,6. Примером конкретной реализации информационной системы управления производством для издательских предприятий Норильского промышленного региона служит разработанная авторская информационная система обработки
рекламных заказов, состоящая из 8 автоматизированных рабочих мест, взаимосвязь которых показана на рисунке 4.
Редакция
АРМ Главного редактора
АРМ Выпускающего редактора
АРМ Корректора
АРМ Руководителя
Агентство \
АРМ Главного менеджера
АРМ Менеджера
/^^хгажёрияуХ
АРМ Бухгатера 1
АРМ Кассира
Рисунок 4. Структура АРМ АСОРЗ
Благодаря внедрению авторской системы АСОРЗ показано, что практически на каждом этапе своей деятельности работники рекламной службы тесно взаимодействуют с сотрудниками других подразделений, таких, как служба маркетинга, финансовая служба и редакция. Данный комплекс синхронизирует работу каждой из служб рекламного агентства и обеспечивает целостность всего производственного процесса, позволяя избежать срыва сроков сдачи номера, перепонения/недобора площади номеров и ошибок, связанных с оплатой заказов.
В результате выпонены работы по оптимизации деятельности всего рекламного агентства в целом - для каждой дожности предусмотрено свое автоматизированное рабочее место со своим набором функций, таким образом, создается четкая иерархия дожностей в организационной структуре, минимально необходимая для выпонения работ, а присутствие системы контроля качества обеспечивает высокий уровень оказываемых агентством услуг.
За 2 года своего существования новая оргструктура доказала свою предпочтительность по следующим аспектам:
- значительно сократилось время принятия решений как оперативных, так и стратегических (рисунок 5,а). На отдельных этапах работы время принятия оперативного решения сократилось в 10 раз, время принятия стратегических решений так же уменьшилось за счет сокращения количества уровней организационной структуры;
- сократися штат малоквалифицированного персонала - помимо сокращения дожностей, занимавшихся рутинной работой, внедрение системы позволило сократить часть работников по приему объявлений (порядка 25% от общего количества работников агентства) за счет проработанного интерфейса и расширенных возможностей самой системы (рисунок 5,6);
- появилась возможность повышения оплаты труда высококвалифицированным сотрудникам за счет снижения трудозатрат на производство рекламных заказов и снижения общей себестоимости продукции (как социальный фактор стоит отметить, что средний оклад специалистов в агентстве стал примерно 1,5 - 2 раза выше).
Численность сотрудников
Время принятая решения, мин.
Рисунок 5 а). Изменения численности персонала агентства б). Изменения параметра Время принятия решений
Одним из главных преимуществ системы АСОРЗ является полный контроль над заказами, начиная с момента создания до момента публикации и проверки их фактического выхода.
Разработанную систему АСОРЗ предполагается позиционировать не только как инструмент автоматизации существующей схемы бизнес-процессов предприятия и реструктуризации его штата, но и как комплекс методических инструкций для развертывания нового бизнеса в сфере печатных СМИ. Для этой цели было создано коробочное решение на базе авторской системы АСОРЗ, в состав которого, помимо стандартного содержания коробочной версии продукта, входят:
- инструкции по получению лицензии;
- инструкции по развертыванию программного обеспечения и организации единого информационного пространства;
- рекомендации по набору штатного персонала;
- дожностные инструкции для сотрудников определенной структуры управления;
- основные служебные положения, необходимые организации для работы с клиентами.
Комплект документов и инструкций, включенных в коробочную версию развертывания бизнеса, позволит предпринимателю выйти на рынок предоставления рекламных услуг, наиболее рационально используя стартовый капитал, а так же поможет составить бизнес-план создания и развития организации для получения государственных субсидий на открытие своего дела.
Была произведена оценка привлекательности инвестиционного проекта, для чего была смоделирована ситуация выхода на рынок рекламного агентства с штатом около 10 человек (таблица 1). Финансовые показатели рассчитывались для двух случаев:
1) без приобретения проекта - ситуация, в которой производственная деятельность не автоматизирована, большинство работ выпоняется вручную, отсутствует единое информационное пространство;
2) с учетом приобретения проекта - в этом случае показатели рассчитываются с условием привлечения заемных средств на покупку проекта по оптимизации производственного цикла и его внедрение.
Таблица 1
_ Уплотненный баланс рекламного агентства, тыс. руб._
Показатели актива Без приобретен ия проекта С учетом приобретен ия проекта Показатели пассива Без приобретен ия проекта С учетом приобретен ия проекта
Рекламное агентство
Внеоборотные активы 400 550 Собственный капитал 350 450
Оборотные активы 100 100 Кредиты L 150
Кредиторская задоженность 150 50
БАЛАНС 500 650 БАЛАНС 500 650
Стоимость внедрения проекта, включающая в себя приобретение коробочного бизнеса и минимальных затрат на необходимое оборудование, составляет около 150 тысяч рублей. Затраты на оборудование в данном случае минимальны, так как типографские услуги, реализация которых на своем оборудовании может значительно снизить ликвидность активов компании, на начальном этапе отданы на аутсорсинг.
В таблице 2 приведены результаты анализа операционной деятельности.
Таблица 2
Показатель Без приобретен ни проекта С учетом приобретен ия проекта
1.1 Выручка от реализации продукции, т.р. 6000 7000
1.2 Себестоимость продукции без включения затрат на амортизацию и оплату кредита, т.р. 4200 3600
1.3 Амортизация - 10% стоимости ОС до начала инвестирования и 15% ОС, приобретенных по инвестиционному проекту, т.р. 40 122,5
1.4 Себестоимость с учетом амортизации, т.р. 4240 3722,5
1.5 Прибыль от реализации, т.р. 1760 3277,5
1.6 Рентабельность реализованной продукции по прибыли, % (1.5 / (1.2 + 13)) 40,2% 82,1%
Рост выручки объясняется уменьшением общего количества площади, занимаемой бесплатной рекламой за счет привлечения большего количества клиентов и объемов публикуемых заказов. Себестоимость оказываемых услуг снижена за счет автоматизации большого количества процессов агентства и более рационального использования рабочего времени сотрудников. Увеличение показателя рентабельности от реализации продукции в случае успешного внедрения инвестиционного проекта составляет более 40%, что указывает на более высокий уровень организации бизнес-процессов, более рациональное использование оборудования, низкий уровень неоправданных расходов и непредвиденных потерь, высокую производительность труда на предприятии, а так же является индикатором эффективность текущих затрат.
Обобщенные показатели инвестиционной деятельности рекламного агентства представлены в таблице 3.
Таблица 3
Обобщенные показатели инвестиционной деятельности рекламного агентства
Показатель Без приобретен ия проекта С учетом приобретен ня проекта
3.1 Проценты за кредит уплаченные (10% суммы кредита) - 15
3.2 Налог на имущество, т.р. (2% от суммы 2.2 и 2.3) 9,6 12,6
3.3 Налог на прибыль, т.р. 350,08 652,98
3.4 Чистая прибыль, т.р. 1400,32 2611,92
3.5 Рентабельность продукции по чистой прибыли, % (3.6/1.4) 33,0% 70,2%
3.6 Рентабельность активов по чистой прибыли, % (3.6/2.1) 280,1% 401,8%
3.7 Рентабельное'^ производственных фондов по чистой прибыли, % (3.6/2.5) 291,7% 414,6%
3.8 Рентабельность собственнсго капитала по чистой прибыли, % (3.6 / 2.6) 400,1% 580,4%
Высокий рост рентабельности по сравнению с аналогичным показателем до начала инвестирования свидетельствует о повышении эффективности производства, улучшении использования материальных и трудовых ресурсов и снижении потерь при внедрении информационной системы в производственную деятельность.
Так же были рассчитаны основные инвестиционные показатели привлекательности проекта:
Простая норма прибыли на инвестиг)ии Ч 734,3%
Чистая текущая ценность инвестиций - 951,45 тыс.руб
Индекс доходности инвестиций- 5, 76
Срок окупаелюсти инвестиций Ч 2,3 мес.
Полученные значения свидетельствуют о прибыльности вложенных собственниками средств и высоком экономическом эффекте, достигаемом при внедрении проекта, что позволяет в условиях рынка минимизировать срок погашения инвестиционного кредита.
В заключении обобщены итоги проведенных исследований и результаты реинжиниринга рекламного печатного агентства.
Основные научные положения, выносимые на защиту
> Основными проблемами печатных рекламных издательств зачастую являются непродуманная организационная структура и отсутствие интеграции специализированных систем.
> Разработанные схемы бизнес-процессов, структуры управления и инфологические модели позволяют контролировать весь технологический процесс.
> Разработанная математическая нейро-нечеткая модель позволяет оценить эффективность работы любого рекламного печатного агентства
> Технология интеграции специализированных информационных систем, автоматизация процессов контроля и учета рекламных заказов и внедрение системы штрих-кодирования позволяют существенно увеличить производительность труда.
> Использование авторской информационной системы и пакета инструкций в составе коробочной версии развертывания бизнеса значительно облегчит задачу по выводу нового рекламного агентства на рынок, изначально сделав его серьезным конкурентом.
Предложенная методика реинжиниринга бизнес-процессов рекламных печатных агентств позволит им стать более конкурентоспособными с другими сегментами СМИ.
III. ВКЛАД АВТОРА В ИССЛЕДОВАНИЕ ПРОБЛЕМЫ
Теоретические положения, выводы и методические рекомендации, содержащиеся в диссертации, являются результатом самостоятельного исследования автора. Конкретное личное участие автора в получении результатов, изложенных в диссертации, и личный вклад автора в исследование проблемы состоит в следующем:
- проведена оценка роли и места рекламной деятельности в экономике, показаны динамики развития рекламной деятельности и динамика ее структуры; раскрыта рекламная деятельность печатных СМИ; показаны организационные формы реализации рекламной деятельности в России;
- на основе анализа деятельности рекламных агентств выявлены проблемы их адаптации к внешней экономической среде и основные факторы, влияющие на уровень их конкурентоспособности;
- на основе системного и функционально-стоимостного структурного анализа бизнес-процессов деятельности рекламных печатных агентств показана необходимость использования современных информатизационных продуктов для снижения времени принятия решений и оптимизации их численности;
- предложена и обоснована система нечеткого вывода для формирования непрерывного автоматического мониторинга соответствия бизнес-процессов и организационной структуры рекламных агентств как возможности перманентной адаптации к нестабильной внешней среде;
- разработана методика реинжиниринга бизнес-процессов рекламных печатных агентств малого и среднего бизнеса;
- разработана методика коробочного развертывания бизнеса в сфере рекламных печатных агентств, позволяющая при небольших стартовых затратах создать фирму, войти в рынок и закрепиться в нем.
IV. СТЕПЕНЬ НАУЧНОЙ НОВИЗНЫ И ПРАКТИЧЕСКАЯ ЗНАЧИМОСТЬ РЕЗУЛЬТАТОВ ИССЛЕДОВАНИЯ
Научная новизна исследований состоит в следующем:
1. на основе системного анализа деятельности как российских, так и зарубежных рекламных печатных агентств малого и среднего бизнеса, анализа их организационных структур выпонена оценка согласованности бизнес-процессов и их организационных структур;
2. разработаны методические основы оптимизации бизнес-процессов и организационных структур рекламных печатных агентств, включающие в себя методику сравнительного анализа бизнес-моделей и агоритм реинжиниринга бизнес-процессов печатных агентств за счет внедрения современных 1Т-технологий и методика реорганизации структуры управления предприятия;
3. разработана экономико-математическая модель, позволяющая оценить эффективность управления рекламным печатным агентством и проведена оценка эффективности деятельности рекламных печатных агентств после их реинжиниринга и реструктуризации по методикам, предложенным автором;
4. предложены и обоснованы методические рекомендации по коробочному развертыванию бизнеса в сфере рекламных услуг, включающие в себя в частности, инструкции по получению лицензии, методические указания по развертыванию и настройке единого информационного пространства, рекомендации по набору штатного персонала и его дожностным инструкциям, а так же необходимые служебные положения, необходимые организации для работы с клиентами.
Практическая ценность работы заключается в следующем:
- разработана структура базы данных для организации единого информационного пространства рекламного печатного агентства;
- разработана информационная система, обеспечивающая учет заказов агентства на каждом из этапов их жизненного цикла, начиная от момента приема, и заканчивая проверкой их фактического выхода;
- на авторский программный комплекс АСОРЗ получен государственный патент 2009611910 от 17.02.2009г.;
- произведен фактический комплексный реинжиниринг рекламного печатного агентства ООО Редакция газеты О'Кей!, позволивший во время финансового кризиса не только сохранить свою долю рынка, но и стать практическим монополистом в Норильском промышленно регионе;
- на базе предложенных в работе методик коробочного бизнеса развернута работа печатных агентств в г. Уфа и в г. Стерлитамак.
Реализация поставленной в работе цели позволяет снизить трудовые и временные затраты на организацию приема, учета и выпуска продукции в рекламных печатных агентствах, минимизировать штат сотрудников, сформировать плоскую организационную структуру управления с четким разделением обязанностей как между подразделениями, так и между отдельными штатными единицами, что позволяет оперативно принимать тактические и стратегические решения.
Практическая ценность диссертационных исследований также состоит в том, что ее основные положения, выводы и рекомендации по реинжинирингу бизнес-процессов ориентированы на их широкое применение в рекламных агентствах малого и среднего бизнеса, ведущих свой бизнес на территории Российской Федерации. Результаты исследований могут быть применены при проведении консатинговых работ в однотипных предприятиях, выбраны за основу при стоимостном и временном анализе бизнес-процессов, определены как эталон в бенчмаркинге.
Апробация и внедрение результатов
Теоретические исследования диссертации докладывались на:
- Всероссийской научно-практической интернет-конференции Информационные системы и технологии в социально-экономических и правовых процессах, Северо-Кавказский социальный институт, г. Ставрополь, 2007г.;
- 1 региональной научной конференции м оло.^л у к и ы к и гт^еподпщ-слек, ЯОПИгШП'ОС, |удетон и учащиеся Научный ГЮчснцнад ИШ* - XX] нею;.. Норильский индустриальной институт, г. Норильск, 200Кг.;
VII Всероссийской науччо-предан ческой конференция студен ша, аопирянтов и молодых у1С11ых "Молодежь и аойремешп^зе информационней технологии", Томский по. шч^хнкч^ччеий учгиисрситет, Г, Томск. 20С9п
- 5-я международной няучво-ирчк.ичвд^ои конференции чПригр^ееизлые "ехжз.-югин раглитая*-, Тдмбпвоимн се ударе т1Ю!п:ъ;и университет, . Тампон, "2009г.:
Между шродной паучпе-технической кинфсрсицни л Состояв к & я иерепелшзы развития г-ягекчреч^юлол^н; (XV БенарДОсоВс-кис чтения) Ивановский государстве :тт,1Й злертЩ четкий уннисрситст им. Л .К. Ял ни на - ]' Иваново, 2009г.
- XII научно-практической конференции ^Реинжиниринг бизнее-проце^сон на основе современных информационных -телят шгий. Системы управления знаниями. Мшжоеокий государстнскный ункверейчеч экономна, статистики и информатики (МЭСИ% г, Москла, 2009г.
11 региональной научной ъ'онферешуш молидых ученых и преподавателем, ас-ниратдн, студентов и учащихся л Научный потенциял 1ШР - XXI пени, Пгцтл№КНЙ индустриальный институт, г. Норильск, 20091.,
- Таймырские чтения - 2С0У, Норильский индустриальный икиш^ут, г.Норнлиж, 2004г.
Практические результаты в виде информационной ииигеми иСОРЗ ттсдреим в ООО чРеднкция Iгнеты О'КейЬ, г. Норильск (Ш1 гФС'77-22244 от 2S.10.20G 5 г.) н и голе 2007г. ? где успешна функционируют по настоящее врем. Система была так же опроБсеана л ООО Сфера, г. Сте^личнмик (НИ №ТУП2-00052 от 22.) 0.200ЙГ), Г"Дс лиложн^тсльно себя .эарекомендовяля. обеспечил раг^ертывании ыоышчэ бизнеса с элишшольгшмн гатратамн и последующую его етнбшп.лостг, га организации управления Бизнес-процессами.
По ркау^ьтатнм работы онуол ико!5а.н о 9 статей лйт'щм. О&ьемоМ 2,75 псчзт;тых лясчн, ]улучено свидетельство о регистрац^й программы ЭКМ АСОРЗ в Федеральной службе па интелектуальной собственности, иатстам и товарным знакам, 2 акта о шмдренет результатов работы.
По теме /щссертацкя ииуПликов;шы евдуюшие работы:
1. Бережной Е.А. Инфологическое моделирование бэтпттсе-ггроцессов печатных а^нчетя Н Информационные системы ц технологии з социально-жшюиичссяих и правовых процентах: Маги риалы ии^ро^хийской научно-практической интернет-конференции / Под ред. ТТ.Т-Т. ТТли ян пни, В. О. Ысиеравой. Ж1В. Игнатенко. - Ставрополь: Изд-до СКСИ, 2007. 0,2 л.::.
2. Бережной Е.А., Фомичева СХ. Реинжиниринг Би.шсс-^роцессав рекламного печатного агентства И Организатор производства: Тсорешчеткий и кдучнопракгйчеекий журнал. 2009. - №1 (40). - 0,5 п.л.
3. Бережной Е.А. Мифологическое яголе.игрл нанпе йиинсс-иркщессов рекламных агентетв '! Экономика и управление. - 20ЙФ. - Ч 0,8 и.л.
4. Бережной Е.А. Реинжиниринг информационных процессов рекламных агентств малого и среднего бизнеса // Прогрессивные технологии развития: Сборник материалов 5-й международной научно-практической конференции: 23-24 ноября 2008. - Тамбов: Изд-во Першина Р.В., 2009. - 0,1 п.л.
5. Бережной Е.А. Автоматизация работы печатных издательств на примере ООО "Редакция газеты "О'Кей!" // Молодежь и современные информационные технологии: Сборник трудов VII Всероссийской научно-практической конференции студентов, аспирантов и молодых ученых. 25-27 февраля 2009г., ч.2. - Томск: Изд-во СПБ Графике, 2009. - ОД п.л.
6. Бережной Е.А. 1Т-реинжиниринг печатных агентств Норильск // Таймырские чтения - 2009 [Текст]: Сб. докладов / Науч. ред. О.Н. Хакимулина; Норильский индустр. ин-т. - Норильск: Изд-во НИИ, 2009. - 0,35 п.л.
7. Бережной Е.А. СМИ в условиях мирового финансового кризиса // XV Бенардосовские чтения: Материалы конференции, 27-29 мая 2009. - 0,1 п.л.
8. Бережной Е.А. Совершенствование бизнес-процессов рекламных печатных агентств // Научный вестник НИИ. - 2009. - № 5. - 0,3 п.л..
9. Бережной Е.А. Комплексное моделирование коробочных ЕЯР-систем для малого бизнеса // Реинжиниринг бизнес-процессов на основе современных информационных технологий. Системы управления знаниями: XII научно-практическая конференция (РБП-СУЗ-2009): Сборник научных трудов / Московский государственный университет экономики, статистики и информатики. - М., 2009. -0,2 п.л.
10. Свидетельство о государственной регистрации программы для ЭВМ Автоматизированная система обработки рекламных заказов (АСОРЗ) № 2009611910 от 17 февраля 2009г.
БЕРЕЖНОЙ ЕВГЕНИЙ АЛЕКСАНДРОВИЧ АВТОРЕФЕРАТ
0) О О N
Лицензия Р № 020412 от 12.02.97
Подписано в печать 14.04.10. Формат 60x84 1/16. Бум. офсетная. 1. л. 1,25. Бум. л. 0,6. РТП изд-ва СПбГУЭФ. Тираж 70 экз. Заказ 179.
1здательство Санкт-Петербургского государственного университета экономики и финансов 191023, Санкт-Пепгербург, Садовая ул., д. 21.
2009195498
Похожие диссертации
- Информационные логистические системы в деятельности рекламных агентств
- Развитие консатинговых услуг для малого и среднего бизнеса
- Теория и методология формирования и реализации организационных процессов на предприятиях сферы услуг
- Управление процессом финансового оздоровления предприятия
- Адаптивное управление бизнес-процессами рекламных организаций на основе контролинга