Организационное обеспечение деятельности отдела документационного обеспечения управления Костромской таможни
Дипломная работа - Юриспруденция, право, государство
Другие дипломы по предмету Юриспруденция, право, государство
?оответствии с требованиями к квалификации существуют следующие должности: Документовед, затем Документовед II категории и самой высшей является Документовед I категории. Во-вторых, изучив должностные обязанности сотрудника автор пришел к выводу, что данный работник соответствует должности Делопроизводителя.
Без сомнения, в целом данная структура управления делопроизводственной службой является рациональной и эффективной, исходя из того, что все обязанности строго распределены между должностными лицами, количество которых оптимально.
1.3 Основные организационно-нормативные документы по делопроизводству
Документационное обеспечение управления как одна из форм социальной деятельности (оно реализуется людьми и для людей), не может быть эффективным без наличия соответствующих нормативно-правовой базы. Под нормативно-правовой базой понимается комплекс правовых актов, устанавливающих правила эффективного осуществления данной деятельности.
Основными нормативными документами по упорядочению делопроизводства в таможне, безусловно, являются Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенном органе (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах) и ГОСТ Р 6.30-2003. Однако эти общеотраслевые нормативные документы не учитывают специфику ДОУ в Костромской таможне.
Проведенный практический анализ позволяет сделать вывод о том, что в целях совершенствования ДОУ и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов необходимо разработать и утвердить Инструкцию по делопроизводству Костромской таможни (далее - Инструкция). Инструкция должна устанавливать общие требования к функционированию службы документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами непосредственно в Костромской таможне. Она должна быть разработана в соответствии с основными положениями Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива таможенных органов, с учетом новой редакции ТК РФ, Государственной системы документационного обеспечения управления и на основе ГОСТА Р6.30-2003Унифицированные системы организационно-распорядительных документов. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов и учитывать все особенности работы ДОУ в Костромской таможне.
Структура инструкции должна отвечать как существу содержания самого делопроизводства, так и отражать специфику деятельности и правовое положение Костромской таможни, в нее должны быть включены следующие пункты:
1 Общие положение
2 Особенности подготовки и оформление отдельных видов документов
3 Правила оформления документов
4 Организация документооборота и исполнения документов
5 Поисковая система документов
6 Контроль исполнения документов
7 Организация работы с документами
8 Организация документов в делопроизводстве
9 Порядок передачи документов на хранение в архив. Комплектование архива.
Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации. Проект инструкции по делопроизводству дан в приложении № 3
В комплексе организационных документов особое место занимают должностные инструкции сотрудников службы ДОУ, в которых определены их основные функции, права, обязанности и ответственность. С помощью этого документа равномерно распределяется их нагрузка.
Учитывая предложения автора устранить несоответствие должности сотрудника (ныне делопроизводителя), возникает необходимость разработки новой должностной инструкции Делопроизводителя, проект которой представлен в приложении 4
Еще одним нормативным актом является Положение, определяющее порядок образования, структуру, функции, права и обязанности структурного подразделения. Таковыми является Положение об ОДО и Положение об архиве таможни. Изучив эти два документа автор предлагает дополнить Положение об архиве пунктом о взаимодействии архива с другими подразделениями, а именно:
6 Взаимосвязь с другими подразделениями
-с отделом документационного обеспечения - по вопросам документационного обеспечения управления;
-с отделом контроля - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;
-с отделом кадров - по вопросам подбора и расстановки кадров и повышение их квалификации в условиях широкого использования мероприятий, связанных с научной организацией труда;
-с отделом эксплуатации функциональных подсистем и информационного обеспечения - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств вычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдению требований нормативно-методических документов - по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники.
Этот пункт позволит установить и урегулировать взаимоотношения архива с другими подразделениями в таможне, это не мало важно для его эффективной работы.
Подводя итоги данной главы, необходимо отметить, что в связи с тем, что Костромская таможня является самостоятельной серьезной государственной структурой, то и нормативно-правовая база в этой организации построена в соответствии с федеральными нормативами. Но все-таки