Научная организация труда работников службы документационного обеспечения управления (на примере деятельности подразделения МВД – ОВО Василеостровского района г. Санкт-Петербурга)
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
°ет документам юридическую силу. Юридическая сила - это свойство официального документа, передаваемое ему действующим законодательством РФ, правомочностью организации издавшего его, определенным комплексом реквизитов и установленным порядком его оформления.
Обеспечение документирования - это лишь одна составляющая делопроизводства, вторая его составляющая - это организация работы с документами, которая предполагает весь спектр действий по созданию и обработке документов.
Организация работы с документами предполагает проектирование документооборота учреждения, т.е. движения документов с момента их создания или получения до определения их на архивное хранение или уничтожение, а также рациональное и оперативное использование их в текущей деятельности учреждения.
В обществе документы являются основными носителями различной (управленческой, научной, технической, статистической) социальнозначимой информации. Документы - носители первичной информации. В них информация фиксируется впервые, в то время как книги, газеты, журналы и др. содержат переработанную, вторичную информацию.
Возможность сохранения информации во времени позволяет различать документы как носители оперативной и ретроспективной информации.
Сейчас трудно найти какую-либо сферу человеческой деятельности, которая не захлебывается в потоке деловой переписки. Это, безусловно, касается и органов внутренних дел. Только милиция далеко не ограничивается просто пересылкой отчетов и указаний. Это часто секретные приказы и распоряжения, инструкции и разработки оперативно-специальных планов, уголовные дела и заявления граждан. Есть документы, от которых зависит не только четкое выполнение поставленных перед милицией задач, но и человеческие судьбы. Все должно быть строго учтено и быстро предоставлено заинтересованным службам даже по прошествии многих лет.
Делопроизводственная служба в структуре Министерства внутренних дел всегда была и остаётся ключевым звеном, она на протяжении двухсот лет продолжает функционировать и совершенствовать свою деятельность. От правильной организации делопроизводства зависит оперативность управления, надёжность, экономичность, организация управленческого труда, культура работы всех сотрудников, возможность использования документной информации в будущем.
Датой образования канцелярии МВД принято считать 20 января (7 января по старому стилю) 1804 года. Первым начальником канцелярии Министерства внутренних дел был назначен, ставший затем знаменитым государственным деятелем, Михаил Михайлович Сперанский. Разработанное им "Общее учреждение Министерства" определило окончательное единоначалие принципа организации и деятельности министерства. Установило единообразие его структуры, делопроизводства и отчётности, систему взаимоотношений структурных частей внутри министерства, а также с другими учреждениями. При министре был совещательный орган из начальников структурных частей министерства - совет министра, а для связи со всеми структурными частями - канцелярия министра.
Канцелярия МВД стала своеобразным штабом, в котором готовились проекты совершенствования деятельности и развития структуры, уточнения функций не только министерства внутренних дел, но и других министерств.
При рациональной организации делопроизводства руководители и сотрудники милиции освобождаются от несвойственных им операций по работе с документами, от этого повышается их производительность, сокращаются затраты, связанные с самой деятельностью аппарата управления, и в этом не последнюю роль играют вопросы установления правильного, чёткого документооборота - одной из составных частей делопроизводства.
Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения и отправки Организация документооборота в каждом учреждении, в том числе в органах внутренних дел должна отвечать определенным требованиям:
прохождение документов должно быть оперативным, целенаправленным, регулируемым, оптимальным;
следует исключить инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью,
каждое перемещение документа должно быть оправданным,
необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов,
в порядке прохождения и в процессе обработки основных категорий документов необходимо добиваться максимального единообразия, для чего следует разрабатывать примерные схемы прохождения и обработки основных категорий и видов документов
Исходя из основных сфер деятельности службы документационного обеспечения органов и учреждений в системе ОВД, можно выделить ее основные функции:
.Кадровое обеспечение служб документационного обеспечения управления.
2.Организация и ведение делопроизводства в органах внутренних дел.
.Контроль исполнения поручений руководителей ОВД.
.Организация архивной работы в системе ОВД.
.Защита государственной тайны в учреждениях системы ОВД.
Рассмотрим более подробно каждую из перечисленных функций.
Функциональные задачи кадрового обеспечения служб документационного обеспечения управления ОВД представлены на рис.1.
Рис.1 Функциональные задачи кадрового обеспечения служб ДОУ
Функциональные задачи организации и ведения делопроизводства в ОВД представлены на рис.2
Рис.2 Функци?/p>