Компьютеризация бухгалтерского учета
Информация - Бухгалтерский учет и аудит
Другие материалы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
рые разносторонне отображают первичную информацию. В каждой группе аналитических счетов информация группируется и обобщается в интересах управления по определенным признаком. Значительно повышаются информационная емкость системы счетов, возможности дальнейшего и более глубокого анализа информации.
Закодированные хозяйственные операции отображаются на соответствующем синтетическом счете и одновременно группируются по всем необходимым для управления признаками в группе аналитических счетов. При чем шифр счета состоит из довольно большого количества цифр и литер, в границах которого допускается любая система кодирования счетов. В наиболее распространенных программных системах План счетов может содержать и описание корреспонденции каждого счета, так что программа просто не разрешит осуществить неправильная бухгалтерская запись.
2.6) Двойная запись в КСБУ
Двойная запись при компьютеризации учета сохраняется, даже, если операции фиксируются один раз с помощью соответствующего кода. Принцип двойственности теперь реализуется на другом основании - путем кодирования всех учетных операций и разработки соответствующих алгоритмов для получения учетных показателей разных степеней и уровней. Записанная один раз информация в зависимости от программы обработки может быть использована многократно, в том числе и в разрезе корреспондирующих счетов для получения дебетовых и кредитовых оборотов.
При вводе информации в компьютер пользователь составляет учетные записи. Учетная запись состоит из следующих частей:
дата хозяйственной операции;
шифры счетов, которые дебетуются и кредитуются (включая характеристику в аналитическом разрезе);
количество (натуральные измерители для операций с активами);
сумма в национальной и, в случае необходимости, в иностранной валюте и курс валюты (для операции с иностранной валютой);
сумма хозяйственной операции (документа);
название и номер первичного документа;
короткое содержание хозяйственной операции.
В ряде программ алгоритм, который обеспечивают ввод учетных записей, называются механизмом "групповых операций".
2.7) Составление отчетов в компьютерных программах
Существенно изменяется также порядок составления отчетности. При компьютеризированном способе обработки данных отчетность формируется как в регламентном режиме, так и в режиме запросов к базе данных, а не составляется один раз для использования на протяжении продолжительного времени. Именно поэтому предприниматели не всегда могут своевременно получить отчеты, которые являются основными носителями информации для принятия управленческих решений, поскольку на их получение расходуется значительное количество времени и усилий учетных работников. Автоматизированный учет открыл перед учетчиками и руководителями довольно широкие возможности относительно составления отчетности, ведь именно уровень организации и качество информационного обеспечения определяют результативность управления.
Вся отчетность, которая предоставляется пользователям при использовании автоматизированной системы бухгалтерского учета условно, может быть, разделена на три класса:
) внешние (регламентированные) отчеты.
- Оборотная сальдовая ведомость
Шахматная ведомость
Обороты по счетам
Другие встроенные отчеты
Внешние (или регламентированные) отчеты - отчеты, которые являются обязательными для представления юридическими лицами государственным органам, инвесторам, кредиторам и т.п. (автоматически полученные в программах отчеты для налоговой инспекции, внебюджетных фондов, разнообразные справки, финансовые отчеты).
) системные внутренние отчеты.
- Финансовые
Налоговые
Статистические
Межотраслевые
Системные внутренние отчеты - необходимые бухгалтерам отчеты, которые помогают им проверять правильность ведения учета, а также отыскивать возможные ошибки.
) специфические (нестандартные отчеты
- Количество записей на складах
Задолженность перед бюджетом
Остатки по банковским счетам
Состояние расчетов с дебиторами та кредиторами
Специфические (нестандартные) отчеты - отчеты, которые не входят в основные формы бухгалтерской отчетности, и являются регламентированными лишь для некоторых видов предприятий. Компьютерные программы бухгалтерского учета дают возможность эффективно создавать такие виды отчетности путем допрограмирования.
Нестандартные отчеты необходимы для удовлетворения потребностей руководителей предприятия в систематическом получении ответов на актуальные вопросы. К этой группе относят отчеты, которые являются средством для проведения оперативного анализа, например, ежедневный отчет об оприходовании денежных средств и направления их расходования. Такой отчет не может быть заранее предусмотрен разработчиками, соответственно, его невозможно непосредственно получить штатными средствами программы.