Компьютеризация бухгалтерского учета
Информация - Бухгалтерский учет и аудит
Другие материалы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
ых компьютерной системы, а обобщается и систематизируется на счетах. Построение структуры компьютерных баз данных может быть различным: табличный принцип, на котором строятся бумажные реестры является не единственным при построении компьютерных баз данных. Базы данных могут быть также иерархическими, сетевые, реляционные.
При применении компьютеров учетный регистр объединяет три составных части:
) компьютерную базу данных с определенной структурой, предназначенную для накопления и хранения учетной информации;
) переменные величины, временно созданные в памяти компьютера для систематизации и обобщения учетных данных - бухгалтерских счетов;
) видеограммы и машинограммы, предназначенные для отображения сгруппированной и систематизированной учетной информации.
То есть, при бескомпьютерном способе обработки бухгалтерских данных под реестром бухгалтерского учета понимают средство, предназначенное для фиксации, накопления, систематизации, обобщение и отображение учетной информации. А в условиях компьютеризации бухгалтерского учета стадия отображения учетной информации, то есть предоставление систематизированных учетных данных в удобном для пользователя виде, как правило, является самостоятельным процессом, не связанным со стадиями накопления, обобщения и систематизации.
Одной из особенностей компьютерной формы учета является то, что она не существует без конкретной компьютерной программы. Учетные регистры разных программ похожие, но имеют и отличия.
Основные принципы компьютерной формы бухгалтерского учета:
) накопление и многократное использование учетных данных;
) количество счетов аналитического учета ничем не ограничивается и зависит от целей, поставленных руководством перед учетом;
) автоматическое получение информации об отклонении от установленных процедур (норм, нормативов, задач и т.п.);
) получение отчетных показателей в режиме диалога "человек-компьютер";
) автоматическое формирование всех учетных регистров и форм отчетности на основе данных, отображенных в системе счетов.
На предприятиях рассмотрение учетных задач может происходить не только в русле комплексной проблемы информационного обеспечения менеджмента, (то есть компьютеризация только учетного процесса), а осуществляться в рамках единой компьютерной системы управления предприятием и бизнес-процессами.
При этом лучше говорить о компьютерной системе, а не форме бухгалтерского учета.
Компьютерная система бухгалтерского учета - это технологическая система, которая обеспечивает ведение бухгалтерского учета на предприятии, функционирует на основе ЭВМ и других технических средств, обеспечивающих процессы регистрации, передачи, обработки и хранения учетных данных.
Компьютерная система предусматривает автоматизированное выполнение задач бухгалтерского учета, как в регламентном, так и в диалоговом (интерактивном) режимах. При использовании режима диалога увеличивается оперативность учета, контроля и анализа, появляется возможность получения необходимых справочных и аналитических данных на протяжении отчетного периода, а не только по его окончанию. При этом объем информации, которая регламентно предоставляется пользователям, значительно сокращается и ограничивается только данными, которые необходимы и достаточны для выполнения конкретных управленческих работ. Дополнительные данные можно получить по запросу. По желанию можно проверить правильность расчетов, получить расшифровки каждого результата с указанием всей входной информации и порядка проведенных расчетов.
В компьютерной системе бухгалтерского учета обеспечивается ограниченный доступ, как к первичной, так и систематизированной информации путем введения паролю секретности проверки полномочий на доступ к информации, выявление и недопущение несанкционированного доступа к информации, которая сохраняется на машинных носителях.
В компьютерной системе учета используется единая информационная база данных, которые на основании принципа двойной записи накапливает всю необходимую для системы учета информацию. При этом система бухгалтерского учета рассматривается как единая система и не делает деление учета по видам на оперативный или бухгалтерский, на управленческий, финансовый или налоговый.
2) Элементы метода бухгалтерского учета при его компьютеризации
.1) Электронное документирование
Применение компьютеров вносит значительные изменения в организацию документирования, которая состоит:
во-первых, в автоматическом составлении первичных документов,
во-вторых, в использовании электронных носителей первичной информации и электронных первичных документов
Составление, оформление и хранение первичных документов при компьютеризированном документировании имеет ряд отличий от бумажной обработки данных (рис.5)
Рис. 5. Порядок ведения автоматизированного документирования
При рассмотрении вопроса компьютеризации первичного документирования следует иметь в виду, что понятие документа в бухгалтерском учете и в теории автоматизированной обработки информации несколько отличаются.
В автоматизированной системе учета первичный документ может составляться вручную непосредственно на месте осуществления хозяйственной операции без создания электронного первичного документа. Потом этот документ передается в бухгалтерию для обра