Исследование и совершенствование документооборота (на материалах ОАО "РЖД")
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
?еловеко-месяца - работа консультанта, которая стоит дороже. Добавим еще два человеко-месяца с учетом достаточно большого количества сотрудников в организации. Средняя стоимость собственного персонала - примерно 12 580 руб. в месяц. Стоимость консультанта равна 157 270 руб. Итого получаем оценку стоимости работ по внедрению: около 377 466 руб.
Таким образом, суммарные расходы по внедрению такой системы при разумной организации процесса могут составить 1 321 131 руб. Стоимость сопровождения составит еще около 503 288 долларов за два года. Получаем 1 824 419 руб расходов за два года.
Теперь оценим прямой экономический эффект от внедрения.
Для определения стоимости тиражирования документов положим, что один напечатанный в организации лист стоит примерно 0,629 руб. Тогда в месяц организация расходует примерно 16 514 руб. на бумагу.
Наиболее пессимистичная оценка экономии трудозатрат, по нашим предположениям, составила величину около 20%. Исходя из средних месячных расходов на одного сотрудника в 12 582 руб . можно считать, что внедрение СЭД позволяет сэкономить 50 чел.*12 582 руб. *0,2 = 125 820 руб. в месяц.
При общих расходах на внедрение и эксплуатацию за два года в размере 1 824 419 руб. срок окупаемости СЭД составит менее двух лет.
Это достаточно хороший показатель.
Заключение
Целью выпускной квалификационной работы являлось обобщение и систематизация опыта совершенствования документооборота в организации и использование его в управлении. Данная цель достигнута и предполагает следующие выводы.
Документооборот на предприятии представляет собой движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение. Организацией документооборота на предприятии занимается канцелярия, служба делопроизводства и др. Их название варьируется - это может быть отдел общего делопроизводства, общий отдел, управление делами и т.д., но самое главное - суть данного подразделения остается одинаковой на всех предприятиях независимо от названия и заключается она в организации потоков документов на данном предприятии
В каждой организации документооборот строится на основе нормативно-методической базы делопроизводства, состоящей из законов, нормативных правовых актов, методических документов, а также индивидуальной инструкции по делопроизводству, которая принимается руководством.
В целях оптимизации документооборота все документы распределяются на документопотоки: регистрируемые и нерегистрируемые документы, входящие, исходящие и внутренние документы, документы, направляемые или поступающие из подведомственных организаций и т.д.
Для полноты картины документооборота на предприятии система документооборот не должен заканчиваться на ответственных исполнителях, т.е. система автоматизации документооборота организации не должна замыкаться только на канцелярии, а должна иметь продолжение в системах управления документооборотом подразделений организации.
Документооборот организации включает прохождение водящих, исходящих и внутренних документов.
Опыт отечественных предприятий по совершенствованию документооборота показал, что эффективная система документооборота достигается за счет соблюдения следующих условий:
-Исключение или крайнее ограничение возвратного движения документов;
-Однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя;
-Пребывание документа в той или иной инстанции должно быть обусловлено только необходимостью его обработки;
-Передача учетно-информационных сведений о ходе движения и исполнения документов, результатах контроля и других сведений в службу ДОУ с помощью регистрационных карточек, бездокументными способами, исключающими возвратное движение самих документов;
-Необходимость использования всех возможных вариантов движения документов, в том числе средств оргтехники.
В работе проведено исследование документооборота на примере ОАО "Российские железные дороги". На сегодняшний день ОАО "РЖД" включено в перечень открытых акционерных обществ, акции которых находятся в федеральной собственности и участие Российской Федерации в управлении которыми обеспечивает стратегические интересы, обороноспособность и безопасность государства, защиту нравственности, здоровья, прав и законных интересов граждан Российской Федерации.
ОАО "РЖД" имеет 17 филиалов, а также дочерние общества. Деятельность компании ведется на всей территории РФ и сопровождается большими объемами документов.
В ОАО "РЖД" ведется непрерывная работа по совершенствованию документооборота, что обусловлено наличием большого количества документов, а также развитой филиальной сетью организации.
Функции делопроизводства в ОАО "РЖД" осуществляет Департамент управления делами, в структуре которого создано два отдела: экспедиция и отдел документационного обеспечения. В компании существует как традиционный (бумажный) документооборот, так и создана автоматизированная система "Документооборот", позволяющая упростить обработку входящих, исходящих и внутренних документопотоков. Для регламентации бумажного документооборота в организации разработана и активно применяется инструкция по делопроизводству, в которой подробно описан порядок обработки документопотоков, а также правила оформления основных распорядительных и информационно-справочных документо