Исследование и совершенствование документооборота (на материалах ОАО "РЖД")
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
крытого ключа ЭЦП оригинал уведомления, составленный на бумажном носителе с физическими подписями уполномоченных лиц и оттиском печати, должен быть направлен Стороной-инициатором другой Стороне курьером или почтовым отправлением с уведомлением о вручении.
Автоматически, по истечении срока действия, приостановлении действия или аннулировании УЦ сертификата ключа подписи одной из Сторон, а также истечении срока действия закрытого ключа подписи одной из Сторон.
Возобновление обмена ЭД производится в согласованный Сторонами срок на основании письменного уведомления Стороны-инициатора приостановления обмена ЭД другой Стороны об устранении причин приостановления и готовности возобновить обмен ЭД с приложением необходимых документов, в том числе подтверждающих устранение причин приостановления обмена ЭД.
Сторона вправе в одностороннем порядке расторгнуть Договор (отказаться от исполнения Договора) письменно уведомив об этом другую Сторону не позднее, чем за 60 календарных дней до даты прекращения действия Договора.
Для установки системы ЭТРАН необходимо:
.Заключить Договор об электронном обмене данными при подготовке документов для организации перевозок грузов с ДЦФТО;
.Заключить Договор о поставке комплекса программ АРМ Клиента системы ЭТРАН с заполненной заявкой на подключение к СПД МПС ф.500у с ИВЦ;
.Подготовить необходимые аппаратные, системные, сетевые и телекоммуникационные средства в соответствии с требованиями к системе;
.Обучить персонал.
Для подключения к системе ЭТРАН и обеспечения функционирования АРМ ППД необходимо располагать следующими вычислительными ресурсами:
Персональный компьютер с характеристиками не хуже чем:
Процессор Intel Pentium III с частотой 700 Mhz
Оперативная память 128 Мбайт
50 Мбайт свободного места на жестком диске
Видеоподсистема с разрешением не менее 800х600
Принтер формата А4
Операционная система Windows 98 SE или Windows 2000
Подключение к сети Интернет с эффективной скоростью работы с узлом доступа к системе ЭТРАН не менее 14 400 бит/сек
3.3 Оценка социальной и экономической значимости предложений
Предлагаемая система электронного документооборота позволит филиалу ОАО "РЖД" - ЮУЖД осуществлять следующие функции:
Оперативный контроль над ходом согласования заявок.
Планирование расходов Клиента за счет предварительного расчета стоимости перевозки по подаваемой заявке.
Возможность оперативного уточнения заявки до начала перевозки груза (по каждой отправке).
Возможность оформления перевозочных документов с использованием данных согласованной заявки.
Исключение вероятных ошибок в расчете провозной платы, связанных с ручным вводом перевозочных документов работником железной дороги.
Сокращение времени оформления перевозки за счет использования технологии обмена электронными данными.
Подача заявок в электронном виде с указанием пограничных передаточных станций в соответствии с планом формирования
Возможность получения оперативной информации о состоянии лицевого счета.
Наличие средств защиты информации, сертифицированных соответствующими государственными органами;
Наличие механизмов электронно-цифровой подписи, позволяющих после создания удостоверяющих центров перейти на полностью безбумажную технологию обмена документами;
Полный технологический цикл формирования документов в соответствии с Правилами перевозок грузов (заявка, перевозочные документы по отправлению на основе заявки, раскредитованные документы по прибытию дополнением документов по отправлению и т.д.);
Оформление всех видов железнодорожных документов, сопутствующих перевозке грузов.
Представление об экономическом эффекте от внедрения в ЮУЖД СЭД можно получить на некоторых расчетах, которые основаны на методике компании "Вест Концепт"
В соответствии с этой методикой для того, чтобы представить возможный экономический эффект от внедрения системы электронного документооборота, необходимо воспользоваться следующими расчетами на основе оценки труда сотрудника при работе с документами по традиционной бумажной технологии.
В качестве отправных цифр, которые могут быть использованы при расчете соответствующих возвратов, можно воспользоваться данными Siemens Business Services (были опубликованы в журнале iBusiness, N4, 2000):
-сотрудник ЮУЖД выполняет в день 10 операций по поиску различных документов
-Поиск одного документа занимает в среднем 2 минуты
-В 10% случаев сотрудник не находит нужный документ
-В случае, если документ не был найден сразу на его поиски тратится еще 2 минуты дополнительно
-Если документ все-таки не найден, сотрудник переключается на иную работу
-годовая зарплата 120 тыс.руб в год (10 тыс.руб в месяц)
-Накладные расходы на содержание сотрудника (налоги и пр.) 100%
Расчет экономии после внедрения СЭД:
(10 раз/день х 2 мин. + 10 раз/день х 10% х 2 минуты) х 1/(8 час. х 60 мин.) х 240 т.р.
Итог: если внедрить электронную систему управления документами, то получается 20 тыс. руб экономии в год в расчете на одного сотрудника.
Оценка эффективности и возврата инвестиций от внедрения системы документооборота - это, возможно, наиболее сложно формализуемый аспект внедрения системы электронного документооборота. В первую очередь потому, что эта система, с одной стороны, не является осознанной крайней необходимостью (как, например, торговая система для супермаркета или б