Документирование процедуры предоставления отпусков работникам организации
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
етствующий документ-основание, при этом указывается наименование документа (заявление), дата и номер, а также нередко должность, инициалы и фамилия автора документа.
В ходе проверок документации по личному составу в любой организации проверяющие органы могут, помимо самих приказов, инспектировать и документы-основания.
Наиболее массовым документом-основанием является заявление - документ, адресованный должностному лицу учреждения или предприятия, в котором заявитель излагает свою просьбу к нему.
Заявление является личным документом, оформляется на чистом листе бумаги в соответствии с установленной предприятием формой (образцом) и подписывается лично человеком, подающим заявление.
Для придания заявлению юридической силы этот документ должен быть адресован руководителю организации (должностному лицу - представителю работодателя) с указанием его должности, инициалов, фамилии. Заявление обязательно должно содержать сведения о его авторе с указанием должности, инициалов и фамилии. Необходимо указание вида документа - слово заявление. Текст документа должен содержать предмет или причину составления заявления. Кроме того, важнейшими реквизитами заявления являются дата составления и собственноручная подпись работника.
Заявление на отпуск - это документ, содержащий просьбу работника о предоставлении ему отпуска определенного вида и продолжительности. Функциональное назначение рассматриваемого заявления состоит в инициации процедуры предоставления работнику отпуска, с последующим изданием приказа о предоставлении отпуска.
За время действия Кодекса законов о труде РСФСР сложилась практика написания работником заявления на отпуск за две недели до его начала. Такой порядок удобен и кадровой службе, и бухгалтерии. Однако в действующем Трудовом кодексе не установлена обязанность работника оформлять этот документ, если его отпуск предусмотрен графиком.
Таким образом, заявление на отпуск необходимо писать в следующих случаях:
предоставление отпуска сотрудникам, недавно принятым на работу (отпуск для них не предусмотрен в графике, так как он утвержден был раньше)
предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска тем, кто имеет на него право до истечения шести месяцев непрерывной работы в организации (часть 3 статьи 122 ТК РФ).
компенсация части отпуска, превышающей 28 дней (статья 126 ТК РФ)
предоставление неиспользованного отпуска (или компенсации за него) с последующим увольнением (статья 127 ТК РФ)
получение всех видов неоплачиваемых отпусков (статья 128 ТК РФ)
предоставление учебного оплачиваемого отпуска (статья 173,174 ТК РФ)
В заявлениях на отпуск в тексте обязательно указание вида отпуска, периода работы, за который он предоставляется, даты начала и окончания отпуска.
Важным моментом так же является то, что при подготовке заявления о предоставлении отпуска к нему обязательно следует приложить документы, подтверждающие обоснованность обращения заявителя:
. отпуск по беременности и родам - листок нетрудоспособности;
. отпуск в связи с рождением ребенка (по уходу за ребенком) - свидетельство о рождении ребенка;
. учебный отпуск - справка-вызов из образовательного учреждения;
. отпуск за стаж работы (предоставляется отдельным категориям работников в соответствии с федеральным законодательством) - справка о подтверждении стажа (выписка из личного дела).
Форма заявления на отпуск предусмотрена в Унифицированной системе организационно-распорядительной документации. Пример оформления заявлений приведен в Приложениях 4, 5. Рассмотрим подробнее оформление последнего.
Заявление на отпуск должно обязательно содержать следующие реквизиты:
1)адресат - руководитель организации с указанием его должности, фамилии и инициалов (например, директору ООО Аркада Ткачеву А.В.)
2)автор - должность, структурное подразделение, инициалы и фамилия (водителя электропогрузчика цеха №3 Петрова Д.М.)
)название вида документа (ЗАЯВЛЕНИЕ)
)текст
)подпись (Д.М. Петров)
)дата (31 мая 2010 г.)
В тексте указывается вид отпуска (ежегодный оплачиваемый), дата ухода в отпуск (с 28 мая 2010 года по 01 июня 2010 года), его продолжительность (5 дней), основание для получения отпуска (листок нетрудоспособности от 26.05.2010 №285, выданный Городской больницей №2).
Многие организации разрабатывают для заявления о предоставлении отпуска трафаретный бланк, в котором работник заполняет только переменные данные. В Приложении 6 можно ознакомиться с примером такого бланка (мы доработали предложенный вариант).
Заявление пишется в одном экземпляре. На заявлении проставляется виза руководителя структурного подразделения.
Виза - это реквизит, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации с содержанием документа.
В рассматриваемом документе виза будет выглядеть следующим образом: Не возражаю начальник цеха №3М.П. Воробьев 31.05.2010.
Таким образом, заявление о предоставлении отпуска является одним из оснований для издания приказа о предоставлении отпуска работнику. Написание заявления необходимо в случаях, не предусмотренных графиком отпусков (так как график уже сам по себе является достаточным основанием для издания приказа). К заявлению необходимо прилагать документы, подтверждающие право работника на соответствующий отпуск.
2.4 Приказ о предоставлении отпуска
После утверждения графика