Документирование процедуры предоставления отпусков работникам организации
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
елю организации или уполномоченному им лицу. Вне зависимости от того, каким числом руководитель организации утвердил график отпусков, он вступает в силу с 1 января календарного года.
Немаловажным является то, что работники должны быть ознакомлены с готовым графиком, причем, желательно каждого работника ознакомить под роспись. Однако в форме №Т-7 не предусмотрена графа, предназначенная для проставления подписей самими работниками. Из этой ситуации можно выйти следующим образом:
Вариант 1. Можно подготовить два экземпляра уведомления и направить сотруднику. Тонкости оформления будут рассмотрены в соответствующем разделе ниже. На втором экземпляре работник должен поставить отметку о получении извещения, свою подпись, дату и вернуть его в отдел кадров. Пример такого уведомления см. в Приложении 13, пример трафаретного бланка уведомления об отпуске см. в Приложении 14.
Вариант 2. Можно добавить в унифицированную форму Т-7 столбец под названием: Отметка об ознакомлении с графиком. Но вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.
Вариант 3. Приказы о предоставлении отпусков можно издавать таким образом, чтобы работники были ознакомлены с ними не позднее, чем за 2 недели до начала отпуска. Отметка об ознакомлении предусмотрена в форме приказа об отпуске. Она содержит фразу С приказом работник ознакомлен, личную подпись работника и дату ознакомления. Например, отпуск предоставляется с 18 августа 2009 года, с приказом об отпуске работник должен быть ознакомлен не позднее 3 августа 2009 года.
В случае если работник будет предупрежден о начале отпуска позднее, чем за 2 недели, либо ему вовремя не выплатили отпускные, то работодатель (по письменному заявлению работника) обязан будет перенести работнику отпуск на другой согласованный с ним срок. При переносе срока отпуска на другое время в соответствии со ст. 124 ТК РФ с согласия работника и работодателя (в лице руководителя структурного подразделения предприятия) в график отпусков вносятся соответствующие изменения. О внесении изменений руководителем предприятия издается приказ. Таким образом, в качестве основания для предоставления отпуска, срок которого был изменен в установленном ТК РФ порядке, является, наряду с заявлением работника на отпуск, приказ о внесении изменений в график отпусков. Обстоятельства, вследствие которых возникла необходимость в издании такого приказа, должны быть документально подтверждены.
Таким образом, с сотрудниками, которые работают в компании давно, все ясно. Им отпуск предоставляется по графику. А как быть с теми, у которых право на отпуск наступает в текущем календарном году, но в графике их нет, поскольку приняты они после 17 декабря?
Как правило, отпуска за первый год работы таким сотрудникам предоставляются на основании их личных заявлений. Однако (хотя об этом в Трудовом кодексе РФ напрямую и не говорится) целесообразнее было бы включать их в график отпусков. Во-первых, потому, что все же дату отпуска должен определять работодатель с учетом производственных и финансовых возможностей компании, а не работник (опять же за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, например, несовершеннолетние, чернобыльцы и так далее). Во-вторых, такой порядок предоставления отпусков удобен для их учета. В-третьих, включение отпусков в график исключает возможность конфликтных ситуаций по поводу сроков их предоставления.
Пример. В связи с открытием нового производства по изготовлению напольных покрытий в ООО Аркада в январе 2010 года было принято на работу 20 сотрудников. Поскольку право на использование отпуска, согласно статье 122 ТК РФ, у них возникает в текущем году (по истечении 6 месяцев работы в данной организации), инспектор по кадрам подготовила приказ о включении их в график отпусков на 2009 год (образец см. в Приложении 11), распределив отпуска по месяцам (начиная с июля 2010 года) таким образом, чтобы не был нарушен производственный процесс. При определении очередности учитывались пожелания вновь принятых сотрудников и мнение выборного органа первичной профсоюзной организации.
Сотрудников, принимаемых на работу с июля по декабрь, включать в график отпусков текущего года не нужно. Так как право на отпуск у них возникнет только в следующем календарном году, что будет учтено в графике на следующий год.
Таким образом, очередность предоставления отпусков определяется графиком отпусков (унифицированная форма №Т-7), составление которого происходит в 4 этапа. Утверждение должно происходить не позже 17 декабря. Работники должны быть ознакомлены с графиком отпусков под роспись, это можно сделать тремя способами. Сотрудников, принятых в первом полугодии, необходимо включать в график (оформлять это приказом), во втором - нет необходимости. Продление и перенесение отпуска так же отражается в графике отпусков. Такая процедура должна быть основана на приказе и подтвердительных документах.
2.3 Заявление о предоставлении отпуска
Для издания приказов по личному составу, к которым относятся и приказы о предоставлении отпуска, необходимо наличие в них ссылки на документы-основания. В силу сложившейся традиции любой приказ руководителя организации по личному составу издается на основе так называемого инициативного документа, который и является основанием для издания самого приказа. В приказе обязательным реквизитом является ссылка на соотв