Дело о делопроизводстве
Информация - Менеджмент
Другие материалы по предмету Менеджмент
?ия" (далее - Постановление N 38)).
При составлении номенклатуры целесообразно резервировать несколько свободных номеров для заведения ранее не предусмотренных дел.
В номенклатуру дел включаются дела (документы) постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, а также документы, образующиеся в деятельности временно действующих коллегиальных органов (комиссий, советов и т.п.) и общественных организаций.
Пример 1.
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Отдел кадров (код 03) составляет номенклатуру дел и включает в нее ¦
¦дело с приказами о предоставлении трудовых отпусков. Заголовок дела¦
¦"Кадровые приказы о предоставлении трудовых отпусков за 2009 год" будет¦
¦иметь индекс, например, 03-05, где 03 - код отдела кадров, 05 -¦
¦порядковый номер дела в номенклатуре ¦
L--------------------------------------------------------------------------
Согласовываются номенклатуры дел:
государственными организациями:
сдающими документы в государственный архив, - с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) или экспертно-методической комиссией (ЭМК) государственного архивного учреждения один раз в 5 лет;
не сдающими документы в государственные архивы, - с центральной экспертной комиссией вышестоящей организации;
негосударственными организациями:
заключившими договор с государственным архивным учреждением, - с ЭМК (ЭПК) государственного архивного учреждения;
не заключившими договор, - не согласовываются.
Номенклатура дел утверждается руководителем организации и вводится в действие с начала делопроизводственного года, т.е. с 1 января.
. Хранение: оперативное и архивное
Все созданные в организации документы подлежат хранению, сроки которого зависят от содержания документа, его юридической значимости. Началом исчисления срока хранения документов является 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п. 4 Положения о порядке применения перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного Постановлением N 38).
Документы сроком хранения свыше 10 лет хранятся в архиве (архивное хранение), все остальные, а также документы, подлежащие архивному хранению, до передачи их в архив - по месту их создания (оперативное хранение).
Для оперативного хранения документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел, которые затем хранятся в рабочих комнатах или специально предназначенных для этого помещениях. Дела помещаются в запираемые шкафы, предохраняющие документы от пыли и солнечного света (ч. 2 п. 213 Инструкции по делопроизводству).
Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу передаются в архив организации по истечении года, но не позднее двух лет после их завершения делопроизводством.
Архив может быть выделен на предприятии в самостоятельное структурное подразделение, может входить в состав службы ДОУ, а при ее отсутствии обязанности по ведению архива могут возлагаться на одного из сотрудников организации. Лицо, ответственное за архив, назначается приказом. Обязанности ответственного за архив оговариваются в его должностной инструкции.
Положение об архиве утверждается руководителем организации, в составе которой он функционирует (Примерное Положение об архиве учреждения, организации, предприятия, утвержденное Государственным комитетом по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30.04.1997 N 5).
До передачи в архив документы должны быть сформированы в дела согласно номенклатуре дел, а также пройти экспертизу ценности.
По истечении сроков хранения в архиве документы либо передаются в государственный архив, либо уничтожаются. Негосударственные организации передают свои документы на государственное хранение в сроки и на условиях, предусмотренных в соответствующем договоре с учреждениями государственной архивной службы (подп. 15.1.4 Основных правил), а при их ликвидации или банкротстве (при отсутствии правопреемника) документы передаются на хранение в органы, зарегистрировавшие уставы таких организаций (подп. 15.2.8 Основных правил).
. Уничтожение документов
Уничтожению подлежат:
дела временного (до 10 лет) хранения по истечении сроков оперативного хранения;
дела, не подлежащие передаче в государственный архив по истечении сроков хранения.
Отбор документов для уничтожения производится при проведении экспертизы их ценности. По результатам экспертизы на дела с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении их к уничтожению (форма акта содержится в приложении 4 к подп. 4.5.1 Основных правил). Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором акт составлен.
Пример 2.
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Если срок хранения дела истекает 1 октября 2009 г., такое дело может¦
¦быть включено в акт об уничтожении дел не ранее 1 января 2010 г. ¦
L--------?/p>