Дело о делопроизводстве
Информация - Менеджмент
Другие материалы по предмету Менеджмент
мент передается в структурное подразделение, ответственное за исполнение.
. Занесение содержания резолюции в РКК или журнал регистрации входящих документов и передача документа непосредственному исполнителю, указанному в резолюции.
. На исполненном документе исполнителем или руководителем структурного подразделения - исполнителя слева в нижнем поле первого листа документа проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
---------------------------¬
¦ В дело 02-15 ¦
¦ Дан ответ ¦
¦ 01.10.2009 N 02-15/97 ¦
¦ Подпись ¦
¦ 01.10.2009 ¦
L---------------------------
Исходящие документы
. Подготовка и подписание документа. Обычно документы, требующие подписания, накапливаются службой ДОУ (например, за текущий рабочий день) и затем подаются уполномоченному должностному лицу на подпись.
. Регистрация документа производится в день его подписания. Если копии исходящих документов хранятся в структурном подразделении, его подготовившем, лицо, изготовившее документ, проставляет на нем индекс дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться копия отправляемого документа, а затем через дробь порядковый регистрационный номер, присваиваемый службой ДОУ исходящим документам в пределах делопроизводственного года. Если же копия документа будет храниться в службе ДОУ (такой способ практикуется в организациях с небольшим объемом документооборота), то регистрационный индекс проставляется централизованно только службой ДОУ.
. Отправка документов. После регистрации первый экземпляр исходящего документа направляется корреспонденту, а его копия подшивается в соответствующее дело.
Внутренние документы
"Жизнь" этих документов на этапе создания и регистрации схожа с "жизнью" исходящих документов, а процесс их исполнения близок к исполнению входящих документов. Но имеются следующие особенности.
. Внутренние документы регистрируются в отдельных РКК или журналах регистрации внутренних документов. Лишь при незначительном объеме документооборота их допускается регистрировать в общем журнале регистрации исходящих документов.
. Протоколы и приказы регистрируются отдельно друг от друга и от других внутренних документов.
. Общие и кадровые приказы регистрируются отдельно друг от друга. В свою очередь кадровые приказы с разными сроками хранения регистрируются отдельно.
. Номенклатура дел. Составление, согласование, утверждение
Номенклатура дел представляет собой составляемый в определенном порядке список дел, формируемых в организации в течение календарного года, с указанием сроков их хранения.
Различают три вида номенклатуры: типовая, примерная и номенклатура дел организации.
Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются службами ДОУ органов управления (вышестоящих организаций). На их основании организация разрабатывает свою собственную номенклатуру. При отсутствии вышестоящих организаций или органов номенклатура разрабатывается организацией самостоятельно.
Номенклатура дел организации составляется на дела всей организации (сводная номенклатура дел) и каждого структурного подразделения (п. 152 Инструкции по делопроизводству).
Если организация небольшая и не имеет структурных подразделений, ей достаточно составить одну общую для всей организации номенклатуру дел.
В графе 1 номенклатуры указывается индекс дела, включенного в номенклатуру. Он должен состоять из принятого в организации кодового номера структурного подразделения, а также порядкового номера конкретного дела в номенклатуре, которые разделяются тире.
В графе 2 указываются названия разделов (подразделов) и заголовки дел. Заголовок дела должен соответствовать содержанию и составу включаемых в него документов, быть кратким, конкретным и доступным для восприятия. Состав информации, указываемой в заголовке дела, зависит от категории дела и может включать в себя автора документов (приказы генерального директора по основной деятельности), адресата или корреспондента документов (переписка с ООО "А" по вопросам аренды) и др.
Графа 3 заполняется в конце года. В ней указывается количество дел (томов, частей), заведенных в организации в течение года под соответствующим заголовком.
В графе 4 указываются сроки хранения дел, определяемые согласно действующим перечням (Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.12.2006 N 82 "Об утверждении перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения" и Постановление Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 06.08.2001 N 38 "Об утверждении Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения и Положения о порядке его примене?/p>